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MANUAL EXCEL
BASICO
2010
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
TABLA DE CONTENIDO
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
4.1.1 Copia De Un Rango.................................................................................. 45
4.1.2 Borrado De Un Rango .............................................................................. 47
4.1.3 Rellenar Un Rango ................................................................................... 48
4.1.4 Mover Un Rango...................................................................................... 49
4.2 Alto Y Ancho De Celda ................................................................................ 49
4.3 Operaciones Con Filas Y Columnas ............................................................... 49
4.3.1 Insertar ................................................................................................. 49
4.3.2 Eliminar ................................................................................................. 51
4.3.3 OCULTAR ............................................................................................... 51
4.3.4 Mostrar .................................................................................................. 52
4.4 Estructura Adecuada De Una Tabla ............................................................... 52
4.5 Insertar Tabla ............................................................................................ 54
5. GRFICOS .................................................................................................. 59
5.1 Insertar Grficos ........................................................................................ 59
5.2 Opciones Del Grfico .................................................................................. 60
5.3 Herramientas de grficos ............................................................................ 61
5.3.1 Mover el grfico ...................................................................................... 61
5.3.2 Acceso a los distintos objetos del grfico .................................................... 61
5.4 Tipos Particulares De Grficos ...................................................................... 64
5.4.1 Grficos Circulares................................................................................... 64
5.4.2 Grficos En Columnas .............................................................................. 65
5.4.3 Columnas con varias series de datos .......................................................... 66
5.4.4 Grficos Lineales ..................................................................................... 68
5.4.5 Grficos De Dispersin ............................................................................. 70
5.4.6 Complementos ........................................................................................ 73
5.4.6.1 Pictogramas ......................................................................................... 73
5.4.6.2 Lneas De Tendencia ............................................................................. 76
8. FILTROS .................................................................................................... 99
8.1. Autofiltro .................................................................................................. 99
8.2. Crear criterios.......................................................................................... 103
8.3. Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos ...................... 104
8.4. Filtrar por seleccin .................................................................................. 107
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Si tienes un icono del programa Excel en el escritorio, basta con que hagas un doble
clic sobre l para iniciarlo. Si no, sigue la ruta: Inicio Programas Microsoft
Office Microsoft Excel 2010. Obtendrs una ventana con un contenido similar al
de la imagen.
En la parte inferior de cada grupo puede aparecer un pequeo botn con la imagen de
una flecha. La llamaremos flecha del grupo correspondiente.
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Esta barra se puede personalizar. Para ello puedes pulsar sobre la pequea flecha de
su derecha y abrir el catlogo de comando que puedes incorporar. Si no estn los que
te interesan puedes elegir Ms comandos
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una pequea ventana con las operaciones de formato ms frecuentes: fuentes,
decimales, porcentajes, etc.
Si tienes la costumbre de acceder a los mens con el teclado en lugar de usar el ratn,
tambin puedes lograrlo ahora. Pulsa la tecla Alt y aparecern arriba las teclas que te
dan acceso a las distintas fichas.
En la imagen puedes observar las teclas que permiten acceder con Alt a las distintas
fichas y comandos. Despus se puede anular el acceso pulsando de nuevo la tecla Alt.
La cinta de opciones se puede personalizar, cambiando el orden y los contenidos de los
grupos, pero no lo desarrollaremos aqu. Con el botn derecho pulsado sobre la cinta
se puede elegir esa opcin.
Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas estn
rotuladas con nmeros desde 1 hasta 1.048.576 filas, y las columnas (hasta 16.000
columnas) con letras simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y as
hasta la ltima columna que se nombra con las letras XFD.
Cada celda se nombra mediante su fila y columna. As por ejemplo la celda B4 ser la
situada en la fila 4 y columna B.
Los rtulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la
parte superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un
rtulo se Gua de Excel 2010 Primeros pasos Antonio Roldn 5
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seleccionar toda la columna o fila. Una celda se selecciona al pulsar sobre la
interseccin del rtulo de su fila y el de su columna. Si pulsas sobre la esquina superior
izquierda del rea de trabajo se seleccionar toda la hoja.
Un libro de Excel en realidad se compone de varias hojas. Seala las distintas pestaas
que figuran en la parte inferior de la pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. para
verlas todas.
El botn de Office ha sido sustituido por la entrada Archivo, que abre la Vista
backstage, a la que podemos traducir por interioridades o tramoya, porque
contiene todas las operaciones que no actan sobre el rea de trabajo.
Entre ellas estn las opciones de Archivo (Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir...), y otras
como
Reciente: Aloja la lista de los libros abiertos recientemente.
Informacin: Contiene los permisos, propiedades del libro, modificaciones, autor
Guardar y enviar: Es una ampliacin del antiguo Enviar. Gua de Excel 2010 Primeros
pasos Antonio Roldn 6
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Ayuda: Se ha ampliado con informaciones de versiones, activacin, actualizaciones y
otros
Opciones de Excel: Contiene tantas opciones que es imposible explicarlas aqu. Se
recomienda no entrar en esta opcin salvo que se domine el tema.
CON EL RATN
El cursor se desplaza a la celda que seale el ratn al pulsar el botn izquierdo.
Tambin con el ratn se puede mover el cursor mediante las barras de desplazamiento
horizontal o vertical.
CON EL TECLADO
Las principales combinaciones de teclas para mover el cursor son, adems de las
usuales de flecha de cursor y RePg o AvPg, etc. son las siguientes:
Combinacin de teclas
Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.
Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del rea de datos.
Inicio Seala a la primera columna A de la fila actual.
Ctrl+Izquierda Salta a la columna ms a la izquierda del bloque actual.
Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y
Ctrl+Abajo
Ctrl+AvPg Salta a la hoja anterior de la tabla.
Ctrl+RePg Salta a la hoja siguiente de la tabla. El resto de combinaciones de teclas
figuran en la Ayuda de Excel.
VISTAS
Podemos alejar o acercar la visin del rea de trabajo. Para ello se dispone de la ficha
Vista que contiene el Zoom adems de otras opciones que iremos estudiando ms
adelante.
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Como todos los de su clase, permite aumentos y disminuciones paso a paso con los
signos + y de los extremos o moviendo el cursor.
CELDA ACTIVA
Una frmula: Es una expresin que indica la operacin que hay que efectuar en esa
celda: =4+E3, =SUMA(A2:B4), etc.
Adems, todas las celdas poseen un formato, que es el conjunto de tipos de letra,
colores, alineacin o bordes que cambian el aspecto de cada celda.
Debemos, pues, distinguir el valor de una celda de su frmula. El valor es el resultado
de aplicar una frmula. Por ejemplo, si una celda contiene la frmula =2+2, su valor
ser 4.
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Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia, que la distingue de las dems.
Es un smbolo compuesto de las letras correspondientes a la columna a la que
pertenece y unos nmeros coincidentes con los de su fila: C5, AA8, BC234; etc.
Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o
rellenado de rangos el programa supone que al mover unas celdas, tambin se han de
mover las referencias contenidas en las frmulas. As, si en la celda N7 est contenida
la frmula =A4*34, al copiarla o arrastrarla a la celda N10, su frmula se ver tambin
arrastrada a A7*34. Los datos sufrirn el mismo movimiento que la celda que los
contiene.
Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algn dato que contenga,
escribiremos referencias absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo
$. Hay tres modalidades:
Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.
Tipo $B32: slo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.
Tipo B$32: se alterar la columna y permanecer la fila.
Para convertir una referencia relativa en absoluta, adems de escribir manualmente el
signo $, basta pulsar la tecla F4 al escribirla. Con una primera pulsacin se cambiar al
tipo $A$32 y con sucesivas pulsaciones ir cambiando a A$32 y a $A32.
Tambin podemos referirnos a una celda mediante un nombre asignado por nosotros.
Lo vers ms adelante.
Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de
esta seguido de un signo de admiracin, antes de escribir la referencia propiamente
dicha. Por ejemplo Hoja1!D$2
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FUENTE
No necesita explicacin particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros
de eleccin de fuentes en Windows. Los aspectos de tamao, fuente, color, efectos,
etc. son de comprensin fcil.
BORDES
Tambin es muy simple cambiar los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo
ms importante de resear es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a
toda un rea, si est seleccionada y no slo a una celda. Los conceptos de bordes
predeterminados, estilo de lneas, colores de lneas y sombras, etc. se explican por s
solos.
RELLENO
En esta pestaa puedes rellenar el fondo de cada celda. No contiene opciones tan
potentes como otros programas de Office, pero basta con la gama que ofrece. Se
desaconseja el uso de tramas, porque pueden hacer confusa la lectura de los datos.
ALINEACIN
Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una
celda respecto a su contorno cambiando numerosos parmetros, como: la alineacin
horizontal, la vertical, inclinacin del texto, la distancia a la cuadrcula. Para
comprender todas ellas el mejor camino es experimentar con algn texto concreto.
PROTEGER
Las celdas de una hoja de clculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su
contenido por una distraccin. Con esta opcin se pueden activar o dejar en blanco
cada una de dos opciones: Protegido u Ocultar. Esta operacin se har por separado
en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se dejarn para entrada o
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modificacin de datos. La proteccin slo ser efectiva si despus se protege todo el
documento con el comando Herramientas Proteger...
NMEROS
Las opciones de formato numrico tambin son muy variadas:
Categora: Se puede expresar un nmero como fecha y hora, moneda, formato
general, etc. Al elegir cada categora se abren las opciones particulares de la misma:
nmero de decimales, formatos de fecha, unidades de moneda, etc.
FORMATO PERSONALIZADO
Para operaciones elementales no hay que alterar el cdigo que figure en este campo.
No obstante, hay casos, como en las unidades fsicas, en los que desearemos aadir
smbolos como w, Km. o . Para ello aadiremos el smbolo \ detrs del formato
estndar (u otro cualquiera que figure como cdigo) y a continuacin el smbolo
deseado: #.##0.00\, estndar\Km., etc.
Tambin se puede aadir texto usando comillas dobles, como en estndar botes de
pintura
Para ms detalles hay que consultar el apartado Cdigos de formato numrico de la
ayuda de Excel.
BOTONES DE FORMATO
La mayora de las veces usars mejor los botones directos, tanto de la ficha de Inicio
como del men contextual.
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Si seleccionas varias celdas a la vez (se puede hacer manteniendo pulsada la tecla Ctrl
mientras las sealas) y al finalizar de escribir en la ltima pulsas CTRL+INTRO, se
rellenarn todas con el mismo valor.
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Guardar
Guarda la informacin del Libro de Trabajo actual en su archivo correspondiente (cuyo
nombre ya se conoce) pero no lo cierra y permite seguir trabajando sobre l y
modificarlo. Guardar como
Es similar al anterior, pero pide previamente el nombre y la carpeta en la que debe ser
guardado. Hay que usar este comando cuando no se ha asignado an un nombre a un
trabajo o si se desea una copia del mismo con nombre diferente.
Ha aumentado el catlogo de formatos de archivo incorporados. Los ms importantes
son:
Libro de Excel: Lo leen Excel 2007 y 2010
Libro Excel 97-2003 para ser ledo por versiones anteriores de Excel
Texto: Convierte la hoja en texto puro. Es til para copiar a otras herramientas de
edicin o clculo.
PDF y OpenDocument: Lo guarda en estos dos estndares que son ahora muy
populares.
Pgina web: Construye una versin en HTML para Internet
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Imprimir
Obtiene una copia impresa del rea de datos actual.
Guardar y enviar
Enva el documento como correo, lo guarda en la Web o en
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2. FRMULAS EN EXCEL
Nmeros: =34+23^3
Referencias y nombres de celdas: =C5/3+C4/2; =TOTAL*(23+12*C4)
Funciones: =SUMA(E3:E23)+D12
Tambin se admiten operadores de comparacin: <, >, >=, pero su uso puede ser
complicado.
Si no se usan los parntesis, se calculan en primer lugar las funciones, seguidas de las
potencias, en segundo lugar multiplicaciones y divisiones, para terminar con la suma y
la resta.
Toda frmula ha de venir precedida del signo = (o del +) para que Excel interprete que
es algo que hay que calcular. En las celdas que alojan frmulas hay que distinguir
entre ellas y sus resultados, que son los que aparecen en pantalla. As si se escribe
=20+30, el resultado ser 50, que es lo que veremos en la hoja.
Las funciones de Excel son palabras clave que producen un clculo determinado. Las
ms populares son SUMA, CONTAR, PROMEDIO, RAIZ, SI,
Slo se usan como parte de una frmula, por lo que han de ir siempre precedidas del
signo =.
Todas ellas han de venir seguidas por los datos sobre los que actan, escritos entre
parntesis, que es lo que se llama argumento. Lo vemos con algunos ejemplos:
=HOY() Devuelve la fecha actual. No tiene argumentos, pero hay que escribir los
parntesis.
Cuando no se recuerda la palabra clave de una funcin, se acude al botn fx, situado
junto a la lnea de edicin,
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AUTOSUMA
Las funciones SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX y MIN se pueden insertar
fcilmente con el botn , situado a la derecha de la ficha Inicio.
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La apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A
continuacin descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejando
el resto a tu experimentacin.
Seala con el ratn una celda en cualquier modelo. Observa la zona de Formatos en la
ficha de Inicio, los grupos Fuente, Alineacin, etc.:
Cambia ahora las caractersticas de esta celda a tu gusto. Para eso puedes seguir
usando la ficha Inicio, en la que dispones, a la izquierda, de todas las opciones de
Fuente, Bordes, Relleno, etc.
Puedes tambin cambiar el tipo de letra, el tamao y convertirla en negrita,
subrayada, etc.
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derecha, y a su lado los de aumentar o
disminuir sangra. Experimenta con
todos ellos.
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
opciones que te ofrece el men
contextual. En esta versin se han
enriquecido mucho.
Tambin es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un
grupo de celdas.
Cambio de fondo
Cambio de borde
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Usa el botn que se sita a la izquierda del anterior
Experimenta con varias celdas asignando los distintos bordes que figuran en el men
desplegable o los de la ventana de bordes.
Ten en cuenta que son aditivos. Si eliges borde inferior y borde superior se dibujan
ambos. La opcin de Dibujar borde es muy efectista, pero te puedes confundir con
facilidad.
En todos los modelos que consultes vers que puede haber celdas en las que los
nmeros se presentan con un decimal y sin embargo en otras hay dos. Igualmente,
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unas estarn expresadas en euros y otras en porcentaje. Existirn celdas que expresen
fechas y horas, e incluso smbolos especiales, como 34 km/h.
Aprenderemos a continuacin cmo se cambian los formatos de los nmeros. Elige una
celda que contenga un nmero. Abre la ficha de Inicio.
2.4.2 Categoras
La lista desplegable situada sobre los botones permite elegir la categora de formato.
Explicaremos algunas:
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General
No se fija un formato numrico especfico, y se deja a Excel que elija el ms adecuado.
Nmero
Posee las propiedades vistas en anteriores prrafos: nmero de decimales y separador
de miles. Si abres la ventana clsica con el botn derecho o con la flecha del grupo, se
abrir para ofrecerte otra opcin, y es la forma de presentar los nmeros negativos,
que es muy til en modelos de tipo financiero, para distinguir el efectivo de las deudas.
Moneda
Si defines el formato de una celda como moneda, el programa la elegir segn la
regin geogrfica que est definida en tu equipo. Si abres la ventana clsica (con la
flecha del grupo Nmero) podrs elegir otras monedas.
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Fecha
Texto
Convierte el nmero en texto sin valor de clculo.
Personalizada
Esta categora no est visible en la lista, pero la puedes usar abriendo el cuadro de
formatos con el botn derecho.
Para aadir una palabra, unidad o smbolo a una cantidad numrica debes alterar su
cdigo. Para ello elige la categora de Personalizada y busca un tipo de formato en la
lista de tipos, por ejemplo Estndar, o 0,00. Escribe la palabra que deseas que figure
en la celda detrs del nmero, por ejemplo cm. Adela al cdigo entre dos comillas:
Estndar "cm." En la imagen se ha definido el formato en km/h.
En los modelos de Fsica o Qumica es muy til aadir las unidades de las magnitudes
al cdigo estndar: g/l, m/s, newton, etc.
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En sesiones posteriores se ampliarn algunas ideas sobre formatos.
Pincel de formato
Escritura de un porcentaje
Si deseamos aplicar a una cantidad un porcentaje que est escrito con el formato
correcto, bastar multiplicar la cantidad por el porcentaje.
Observa este clculo: Halla el 15% de 34.000
Aumento o disminucin
Para aumentar en un porcentaje una cantidad, bastar con multiplicarla por la celda
del porcentaje aumentada en una unidad. As, para aumentar un 33% hay que
multiplicar por 1,33. Si, por ejemplo, el porcentaje se ha escrito en la celda B3 y la
cantidad en la B2, el aumento se escribira como =B2*(1+B3), con parntesis.
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Para disminuir usaremos la resta. En el ejemplo anterior la frmula =B2*(1-B3)
disminuira la cantidad en un 33%.
Estas operaciones son fundamentales para crear libros de Excel de forma rpida. Las
usars a diario.
Las operaciones bsicas de edicin de Cortar, Copiar y Pegar las tienes implementadas
en la parte izquierda de la ficha Inicio. No hay que explicar su funcionamiento, que es
idntico al de otros programas. S debes saber que para seleccionar las celdas que
desees copiar o cortar debers mover el ratn con el botn izquierdo pulsado.
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Si pulsas sobre la flechita situada debajo de Pegar obtendrs las opciones de Pegado
Especial. En esta versin se usan iconos, lo que oscurece un poco su significado. Deja
el ratn sobre cada uno de ellos hasta que obtengas la etiqueta explicativa.
Una opcin muy interesante es la de Pegar Valores, que no copia las frmulas y as
evita a veces confusiones.
Puedes tambin pegar como imagen (busca su botn en la fila inferior), con lo que
pierdes toda la informacin matemtica, pero te puede interesar si usas esa posibilidad
en Word o PowerPoint.
Hay opciones que no aparecen como botn, como la de Transponer, que al pegar
intercambia las filas con las columnas. Si deseas acceder a ella o a otra cualquiera que
no encuentres, pulsa sobre la frase Pegado especial que figura en la parte baja de la
ventana de botones, y obtendrs las opciones que faltan
2.7 Deshacer-Rehacer
Si alguno de los cambios de formato que has efectuado no te satisface, puedes acudir
al botn correspondiente de la Barra de acceso rpido (la ms alta de la pantalla) que
te permite Deshacer, para que el programa no tenga en cuenta el ltimo cambio. Si
no lo vieras, con la flecha situada al final a la derecha puedes personalizar la barra e
incorporarlo.
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Practica con varios cambios de formato y despus acudes alternativamente a los dos
comandos para ver su efecto.
Eliminar est situado en la parte derecha de la ficha de Inicio. Quita de la hoja todas
las celdas seleccionadas, y otras ocupan su lugar. Si has seleccionado toda una fila o
varias pinchando sobre su nmero, todo lo sta contenga desaparecer de la hoja, y
las dems se movern para tapar el hueco. Igual ocurrir con grupos de columnas.
Estos otros comandos estn situados en la misma zona derecha de la ficha de Inicio.
Se accede a ellos por el botn Insertar. Como en los anteriores, dispones de varias
posibilidades:
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Celdas: No es muy aconsejable, pues
se puede desorganizar todo tu esquema
de clculo. Experimenta con l.
Filas y columnas: Se insertan tantas
como se hayan seleccionado. Puede ser
algo premioso. Selecciona previamente
el lugar (celda, fila o columna) donde
deseas insertar.
Hoja: La ltima opcin del botn Insertar se refiere a una hoja completa. Te aade
una hoja delante de la actual, con un nombre automtico. Si quieres cambiarlo, pulsa
con el botn derecho del ratn sobre su pestaa y pide Cambiar nombre.
Observa, y esto es nuevo en la versin 2010, que puedes cambiar el color de las
etiquetas de hoja.
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En algunas situaciones se puede desear incluir en una celda todo un prrafo con saltos
de lnea, como ocurre en la siguiente imagen
Para conseguirlo debes seleccionar la celda deseada, abrir la ficha de Inicio y pulsar
sobre el botn Ajustar texto.
Si una vez que ests escribiendo un texto deseas activar el salto de lnea, puedes usar
la combinacin de teclas Alt-Intro
Mediante esta ficha de opciones puedes decidir cmo deseas ver la hoja en la que
ests trabajando.
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De las primeras opciones, es aconsejable que por ahora elijas slo Normal, para no
confundirte. Algunas de las otras las veremos ms adelante.
A continuacin se te permite ocultar o mostrar los distintos elementos, como las lneas
de cuadrcula, los ttulos, etc. esto estaba antes algo escondido en Herramientas
Opciones
Puedes practicar habilitando unas u otras hasta que el entorno de trabajo te satisfaga.
Del resto de posibilidades la ms interesante es el Zoom, que te permite acercar o
alejar la visin de las celdas. En realidad, es mucho ms prctico acudir al desplazador
que figura en la parte baja de la pantalla, en la Barra de Estado
En la misma ficha Vista tienes la opcin de Nueva ventana. Con ella puedes
conseguir ver dos o ms hojas de forma simultnea. Acude despus al botn
Organizar todo para elegir entre Mosaico, Vertical, Cascada y otros. En la imagen se
han situado dos hojas en mosaico
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2.13 Complementos
2.13.1 ESTILOS
Aplicar Un Estilo
En la ficha Inicio dispones del grupo de estilos de celda. Con el botn Estilos de
celda accedes al catlogo de los mismos.
Puedes elegir estilo en el catlogo que se te ofrece. Basta seleccionar un rango o celda,
abrir el catlogo y sealar el estilo deseado.
Los estilos se pueden actualizar y modificar, y vers ms adelante que los puedes
crear. Para modificar un estilo, seleccinalo con el botn derecho, lo que te da acceso a
las opciones de Aplicar, Modificar, etc.
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Mediante el botn Aplicar formato puedes alterar las caractersticas del estilo.
Desde el mismo catlogo puedes crear un estilo nuevo. Para ello basta que asignes a
una celda, directamente, sin usar estilos, todas las opciones de formato que quieras:
fuentes, relleno, bordes, etc. Por ejemplo, en la figura se ha elegido un amarillo de
fondo, el ttulo est bien centrado y el tamao de la fuente es de 14 puntos.
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Si deseas crear un estilo, abre el catlogo de estilos de la ficha de Inicio y pulsa sobre
la opcin Nuevo estilo de celda (en la parte inferior de la ventana). Veras de
nuevo la ventana de Modificar estilos, le asignas un nombre, por ejemplo prueba, y
cambias, si as lo deseas, sus caracterstica con el botn Aplicar formato. A partir de
que aceptes los cambios, tu nuevo estilo se incorporar al catlogo.
Una observacin importante: el estilo que has creado slo te vale para el documento
con el que ests trabajando. Sin embargo, con la opcin de Combinar estilos, lo
puedes pasar a otros archivos.
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Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2010 nos permite modificar factores
que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin,
encabezados y pies de pgina, tamao del papel,...
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3.1.1.1. Orientacin
3.1.1.2. Escala
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3.1.1.3. Tamao de papel y calidad de impresin
Como norma general tanto el Encabezado como el Pie de Pgina deben ser inferiores a
los valores de margen superior e inferior respectivamente, ya que estos ltimos
delimitan el espacio donde insertar las celdas con la informacin. Las posiciones del
encabezado y del pie de pgina se refieren a la distancia desde el borde de la pgina, y
no desde el margen correspondiente. Otra forma bastante ms rpida y fcil de indicar
los mrgenes es a travs de la Vista Preliminar, donde es posible modificar estos
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valores grficamente al pinchar con el ratn sobre la lnea discontinua y moverla segn
las necesidades.
Tanto el encabezado como el pie de pgina se utilizan para incluir informacin que se
desea aparezca en todas las pginas, tales como nmero de pgina, fecha, nombre del
documento, nombre del autor Excel 2007 ofrece un conjunto de opciones
predefinidas tanto para el pie de pgina como para el encabezamiento,
pero tambin permite personalizar estos valores.
Por defecto suele estar seleccionada la opcin ninguno. Para modificar alguno de los
valores se puede operar de dos formas, creando uno nuevo o usando uno anterior:
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2. Para personalizarlos, se pulsa sobre Personalizar Encabezamiento... o Personalizar
pie de Pgina... apareciendo un cuadro de dilogo donde se puede introducir el texto
independientemente; en las partes derecha, central e izquierda del mismo.
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Esta opcin se utiliza para que aparezca en todas y cada una de las pginas a imprimir
una(s) determinada(s) columna(s) y/o fila(s) de la hoja de clculo.
Generalmente se desea repetir la fila y/o columna que contiene los ttulos. Utilizando
nuevamente el botn es posible indicar esta informacin por medio del ratn. Si se
teclea directamente hay que indicar el rango utilizando el smbolo $ precediendo el
nmero de las filas o las letras de las columnas (ejemplo $4:$5 para repetir siempre la
fila 4 y 5, $C:$D para indicar que se repetirn las columnas C y D).
3.1.4.3. Imprimir
De las varias opciones presentes cabe destacar Lneas de Divisin que permite realizar
la impresin utilizando los bordes de las celdas que tiene por defecto la hoja de
clculo.
Normalmente no suele estar seleccionada y el usuario del programa define sus propios
bordes de celdas.
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4. RANGOS Y TABLAS
Los rangos y tablas en Excel son la base de los tipos de libros ms usados, como
listados, bases de datos, resmenes estadsticos, etc. En las ltimas versiones se ha
ido dando cada vez ms importancia a la gestin de tablas, acercando sus prestaciones
a las pequeas bases de datos
Tambin puedes seleccionar con el teclado, sealando un vrtice o esquina del rango y
usando las teclas de flechas de cursor para ampliar la seleccin hasta el punto
opuesto, manteniendo pulsada la tecla de Maysculas.
Los rangos se copian con el mismo procedimiento general de todos los objetos de
Windows: Se seleccionan, se pide Copiar, se seala la celda de destino y se pide
Pegar. Como en otros programas, puedes usar para estas dos operaciones las
combinaciones de teclas Ctrl+C para copiar y Ctrl+V para pegar, adems de los
botones que aparezcan en la barra de herramientas.
Ten en cuenta algo muy importantes, y es que al copiar las frmulas, si las
hay, las referencias cambian siguiendo el copiado de un rango.
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Por ejemplo, supongamos un clculo del IVA situado en las primeras celdas de una
hoja
Si ahora copiamos todo ese rango de clculo a otras celdas, los datos no cambian, pero
s las frmulas:
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Observa ahora esta otra forma de copiar una suma:
Aqu la afirmacin anterior de que las copias son relativas no nos sirve en este caso
para la celda $D$5, que permanece igual en las dos copias. La causa de esta
discrepancia es el signo $, que sirve para proteger la referencia de una celda ante
los cambios: es una referencia ABSOLUTA.
Resumiendo:
Hay tres tipos de referencia de una celda:
Mixta: Contiene un signo $ que protege la fila o la columna en los cambios: $D9,
$AA2, F$34,... pero el resto no se protege.
Para borrar un rango basta seleccionarlo y pulsar la tecla Supr. De esta forma se
borran los contenidos (datos y frmulas) pero no los formatos, como bordes, rellenos y
dems. Logras el mismo efecto si usas el botn derecho y pides Borrar contenido.
Si deseas concretar mejor debers acudir al grupo Modificar y usar el icono de la
goma de borrar. Si pulsas en la flecha te permitir borrar slo unos elementos:
formatos, contenidos, comentarios, etc.
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4.1.3 Rellenar Un Rango
Sin dejar de pulsar el botn izquierdo del ratn, arrastra ese controlador hasta que la
seleccin llegue al final de la fila o columna, hasta donde quieras copiar, suelta el
botn y se rellenar toda ella con los valores que tiene la primera celda.
Con esta herramienta puedes crear series de nmeros consecutivos. Por ejemplo,
escribe 1 y debajo 2. Selecciona ambos y usa el controlador de relleno hacia abajo.
Vers aparecer la serie de los nmeros naturales. Si llegas a escribir 2 y 4 te
resultaran los pares. Practica un poco con esas series.
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Para cambiar la altura de una fila debes acudir a la ficha de Inicio y al grupo de
Formatos de celdas. Si pulsas sobre el botn Formato se abrir el men desplegable
en el que puedes elegir Alto de fila, Ancho de columna, etc.
El mismo efecto se logra cambiando los mrgenes en los rtulos de fila o columna
sealando y arrastrando con el ratn:
Una vez construida una tabla de datos cualquiera, puede que necesites insertar,
eliminar, ocultar o mostrar filas y columnas. Los procedimientos son los
siguientes:
4.3.1 Insertar
Excel inserta tantas filas como t selecciones. En contra de lo esperado, no hay que
abrir la ficha de Insertar, sino la de Inicio, despus el grupo Celdas, y ah
encontrars la operacin de Insertar. Puedes elegir entre insertar filas, columnas, hoja,
etc.
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Si sealas el rtulo de una fila y pides Insertar filas en hoja, se aadir otra fila ms
en lugar de la seleccionada, sin consultarte.
Si seleccionas varias, insertar tantas como hayas elegido
As, en la imagen se ven cuatro filas seleccionadas
Y al pedir Insertar filas en hoja, bajarn todos los datos cuatro alturas para hacerles
sitio
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4.3.2 Eliminar
Es la operacin contraria. Selecciona las filas o columnas que desees eliminar y usa el
botn que tienes debajo del de Insertar, rotulado como Eliminar (imagen de una
goma de borrar). Abre el men con la flecha adosada y obtendrs las opciones.
4.3.3 OCULTAR
Para ocultar filas o columnas (no se elimina, sigue ah, pero oculta) debes
seleccionarlas, pulsar con el botn derecho y elegir Ocultar. Efectuada esta operacin,
observars que en la tabla de columnas o filas existe un salto.
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4.3.4 Mostrar
Para volver a mostrar los elementos ocultados, hay que seleccionar desde unas filas
o columnas anteriores a las ocultas hasta otras posteriores, y con el botn
derecho pedir Mostrar. As las vers de nuevo.
Si deseas poder usar todas las prestaciones de Excel en tus tablas, acostmbrate
desde el principio a organizarlas bien. Aqu tienes algunos consejos:
1). Separa tu tabla del resto de la hoja con celdas en blanco. Nunca deben solaparse
dos tablas de datos. Obsrvalo en las imgenes:
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
2) Utiliza siempre una fila de encabezados o rtulos. No escribas tus datos en columna
sin especificar su naturaleza en la primera fila de la tabla. Esto te ayudar despus en
la aplicacin de las operaciones de Datos.
4) Destaca, mediante formatos, bordes y colores, las distintas columnas, y las filas que
contengan totales, encabezados o subtotales.
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Excel llama Tabla a un rango de hoja de clculo que permite el aadido de datos,
filtros y totales de forma automtica. Aunque Excel usa la expresin Insertar tabla,
ms bien se trata de transformar un rango en una tabla aadiendo prestaciones
nuevas.
Para crear una tabla se deben seguir estos pasos:
Selecciona el rango de datos que desees convertir en una tabla.
Para entenderlo, usamos una tabla con frecuencias del nmero de hijos. Puedes
copiarla desde este texto a Excel.
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
En la ficha de Insertar elige Tabla
En la ficha de Diseo, podrs estudiar todas las opciones que ofrece esta estructura.
Por ejemplo, cambia el estilo de tabla con los colores que ms te gusten .
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Tambin aparecen las listas desplegables de Autofiltro para cada columna de la tabla.
Pulsa sobre estas flechitas para ver las posibilidades de seleccin que tienes. Este tema
se volver a tocar en la sesin de Datos.
La tabla prolonga sus propiedades si escribes bajo ella. En la tabla de hijos aade una
frecuencia para 7 hijos debajo de la tabla, y vers cmo se incluye de forma
automtica en ella:
Si pulsas sobre una celda de la tabla con el botn derecho acceders a muchas otras
posibilidades que te ofrece la estructura de tabla:
No vamos a estudiarlas todas, pero sera conveniente que experimentaras un poco con
algunas
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Totales
Si no deseas una suma en el total, sino un promedio o un mximo, pulsa sobre la celda
deseada y vers una flecha de lista desplegable con varias opciones. Experimenta, por
ejemplo, el uso de promedios
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Insertar y eliminar
Con el mismo botn derecho puedes insertar o eliminar filas y columnas. Experimenta
esa posibilidad.
Prolongacin de propiedades
Si en la tabla has definido unos formatos, incluso de tipo condicional, al escribir nuevos
datos se prolongar hacia abajo todo lo definido.
Esta posibilidad de insertar nuevos datos sin alterar la estructura de la tabla es en
parte la que justifica esta prestacin.
Ordenar
Las tablas se ordenan como cualquier otro rango de datos. Pulsa sobre ella con el
botn derecho, elige Ordenar y luego una de las opciones ofrecidas.
Convertir en rango
Quitar duplicados
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5. GRFICOS
En la explicacin que sigue usaremos esta tabla como ejemplo. Como es de pequeo
tamao, cpiala si quieres en una hoja nueva de Excel
Deseamos crear un grfico de barras (o columnas) que permita comparar los meses.
Siempre que confecciones un grfico debes comenzar por seleccionar la tabla de datos,
incluidos los rtulos superiores.
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Cuando se pulsa una vez sobre un grfico, el contorno se transforma en un marco azul
con puntos de anclaje para cambiar el tamao, y tienes acceso a todas las opciones de
la ventana de grfico: Moverlo, borrarlo, modificar el rea de datos, copiarlo, cambiar
el tipo, etc. Para saber mejor qu puedes hacer, pulsa con el botn derecho sobre el
grfico para obtener el men contextual.
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Con ella puedes cambiar rpidamente el diseo del grfico y los colores, con lo que
puede ser que no necesites otros cambios. Si deseas tener ms dominio sobre ellos,
lee los siguientes prrafos.
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Para acceder a todas las propiedades de cada objeto, debes hacer doble clic o pulsar
con el botn derecho, para que o bien se abra una ventana de propiedades, o bien
(caso del ttulo) acceder a su contenido. Observa cmo se ha cambiado la apariencia
del grfico del ejemplo:
rea del grfico: Se activa cuando pulsas sobre el fondo del grfico. Si usas el botn
derecho y eliges Formato del rea del grfico, obtendrs un catlogo muy completo
de opciones posibles:
rea de trazado: Es la parte propia del grfico, su contenido, la que est enmarcada
por los ejes. Puede recibir otros nombres, como plano posterior. Tiene opciones
similares a la anterior.
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Series y puntos: Reciben estos nombres los elementos que representan a los datos:
Lneas, columnas, sectores, etc. Si pulsas sobre ellos se activan todos los datos, pero
si vuelves a pulsar sobre uno determinado, slo se activa l y lo puedes tratar por
separado.
Cambio de escala
Ocurre a veces que los elementos del grfico no estn bien centrados, quedando hueco
encima o debajo de la serie de datos. Para centrarlos mejor hay que cambiar la escala
del eje Y. Intntalo: sita el puntero del ratn sobre el eje Y y cuando aparezca el
rtulo de Eje Vertical, haz doble clic con el ratn (o usa el botn derecho y usa
Formato de eje). Se abrir una ventana con opciones. Seala la pestaa Escala y
cambia el mnimo, el mximo o cualquier otro dato. En el ejemplo se ha cambiado el
mnimo (hay que pasarlo de Automtico a Fijo), y las columnas ms pequeas se
vern disminuidas:
Etiquetas en el eje X
En el eje X no se manejan el mximo o el mnimo, sino la forma de aparecer las
etiquetas.
Existen muchas opciones. Si pulsas tambin con el botn derecho, acceders a todas
ellas. En la imagen siguiente se ha cambiado el ngulo de inclinacin del texto:
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Cpialo a un archivo de Excel y construye un grfico circular sobre esos datos. Usa la
secuencia Insertar- Circular-En 3D. Obtendrs un grfico similar a este:
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Para lograrlo basta usar el botn derecho sobre el grfico y elegir Cambiar el tipo de
grficoy de esa forma acceder a todas las figuras geomtricas.
Como prctica para aprender bien las tcnicas, intenta confeccionar un grfico
parecido al de la imagen con el ejemplo que usamos en el grfico de sectores:
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Supongamos, por ejemplo, que deseramos representar una tabla que est clasificada
por sexos:
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Este grfico informa mucho mejor de las cantidades relativas. En l percibimos que la
proporcin de hombres es ligeramente superior en Bilbao que en Mlaga. Otro hecho
destacado es que en Sevilla existe la mayor proporcin femenina y en Zaragoza la
masculina.
Estos grficos son muy populares, y se usan cuando se desea representar el cambio de
una magnitud a lo largo del tiempo o de cualquier proceso. Su construccin es similar
a la de otros tipos. Se seleccionan los datos y se pide insertar el grfico determinado.
Prueba, por ejemplo a representar linealmente los datos que ya hemos usado en el
caso de columnas. Elige como tipo Lnea y como subtipo Lnea con marcadores. Te
deber quedar as:
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Los grficos de dispersin describen como una nube los datos conjuntos de dos
variables X-Y. Debes usar este tipo de grfico cuando deseas comparar dos variables
que se representan por muchos pares de datos: Estatura-peso, Superficie de un
territorio-Riqueza, Edad-Rendimiento, Horas de estudio-Calificacin, etc.
El grfico de dispersin lo debes dejar como una nube si los datos X e Y estn muy
entremezclados, como en este ejemplo:
Captura cada par de columnas por separado y pgalas en Excel una debajo de otra,
para conseguir tener slo una columna para las antigedades y otra para las averas.
Seleccinala y pide insertar grfico de Dispersin con slo marcadores. Obtendrs un
grfico similar al siguiente:
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La nube la vers acompaada de una lnea recta que te representa mucho mejor la
tendencia a crecer las averas con la antigedad
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En otras ocasiones los pares parecen pertenecer a los valores X-Y de una funcin o
relacin determinada, y su grfico se asemeja ms a una lnea. Esto ocurre con los
datos de la siguiente tabla:
Cpiala en Excel, y si no te gusta verla formada por filas, usa de nuevo Copiar despus
Pegado Especial con la opcin de Trasponer, para que los datos caigan en columna.
Pide despus Insertar un grfico de Dispersin y elige el subtipo de Lneas suavizadas
y marcadores.
A esta lnea le puedes aadir una tendencia, como se puede observar en el siguiente
grfico creado a partir de la tabla anterior. En l se ha aadido una lnea de tendencia
de tipo exponencial, con ecuacin y valor de R2 (Ver Complementos).
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5.4.6 Complementos
5.4.6.1 Pictogramas
Los pictogramas son grficos de columnas en los que stas se han sustituido por
dibujos alusivos al tema que se est tratando. Por ejemplo, si estudiamos produccin
de petrleo, cada barra puede sustituirse por un barril o una pila de barriles. En Excel
es muy sencillo crear pictogramas. Sigue estos pasos:
Construye un grfico de columnas a partir de unos datos. Por ejemplo, a partir de
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Lo ms rpido es que selecciones estos datos en este mismo documento y los copies
en Excel con Copiar y Pegar. A partir de ellos construye un grfico de columnas que
sea ms bien ancho, como el siguiente. Puedes sealar la Serie de datos y con el
botn derecho acceder a su formato. Busca la opcin de Ancho de Intervalo y
redcelo a un porcentaje pequeo. Tambin puedes cambiar el grado de
Superposicin de series.
Imagina que t la tienes en el archivo arbol.gif. Para que esta imagen sustituya a las
columnas debers hacer lo siguiente:
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En este tipo de grficos, y especialmente los que describen una evolucin temporal,
puede ser interesante dotarlos de una lnea de tendencia, que oriente sobre qu tipo
de funcin terica se aproxima ms a los datos reales. El caso del ejemplo no parece
pertenecer a un tipo concreto, como exponencial, potencial, logartmica, etc. En estos
casos es preferible ir probando y elegir la que presente un coeficiente R2 ms alto
(coeficiente de determinacin que mide en cierta forma el ajuste de la funcin terica
con los datos).
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El procedimiento es el siguiente:
Selecciona la serie de grficos y usa el botn derecho para elegir Agregar lnea de
tendencia
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Se observa que el ajuste no es muy bueno, por lo que se puede optar por no incluirla.
Si deseas borrarla, debers acudir, con el grfico seleccionado, a Herramientas de
Grficos > Presentacin > Anlisis > Lneas de tendencia > Ninguno.
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Sintaxis: =ENTERO(numero).
Celda C3 = ENTERO(B3)
Sintaxis: =REDONDEAR(numero;num_decimales).
Numero: corresponde al nmero de que se va a aplicar la funcin.
Num_decimales: es el numero de decimales que quieres que aparezca en la
respuesta (1, 2 , 3 o n; nmeros decimales)
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Celda C3 = REDONDEAR(B3;1)
Sintaxis: =SUMAPRODUCTO(matriz1;matriz2;matriz3;...)
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En el ejemplo la funcin MAX determina de la lista quien tiene mayor edad del rango
de las 10 personas.
En el ejemplo la funcin MIN determina de la lista quien tiene Menor edad del rango
de las 10 personas.
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Celda B14 = MIN(B3:B12)
Sintaxis: =CONTAR(rango)
Sintaxis: =CONTARA(rango)
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7. ORDENAR DATOS
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1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la
celda activa est en una columna de tabla.
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3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea
ordenar; en nuestro caso Profesin.
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7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que
desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuacin, repita los pasos del dos
al seis.
Aceptar y esta ves ordena por el segundo color (rojo) conservando el primero
(amarillo).
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales
que desea incluir en la ordenacin.
Puede ordenar por ms de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar
por el mismo valor en una columna o fila y ordenar despus otra columna o fila dentro
de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y
empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los
empleados del mismo departamento) y, despus, ordenar por nombre (para escribir
los nombres en orden alfabtico dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta
un mximo de 64 columnas.
NOTA Para obtener resultados ptimos, el rango de celdas que se ordene debe
tener encabezados de columna.
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea
ordenar; en nuestro caso seleccionamos Centro.
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6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a
continuacin, repita los pasos del dos al cinco. Por lo tanto esta vez se va a ordenar
por Profesin sin alterar el orden anterior (Por Centro).
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Por valor
1. En Ordenar segn, seleccione Valores.
2. En Criterio de ordenacin, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
Para los valores numricos, seleccione De menor a mayor o De
mayor a menor.
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Para los valores de fecha y hora, seleccione De ms antiguos a
ms recientes o De ms recientes a ms antiguos.
NOTA Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Excel
ordenar los grupos de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de
detalle permanezcan juntas, aunque estn ocultas.
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8. FILTROS
8.1. Autofiltro
Para filtrar una lista ejecute los siguientes pasos:
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1. Elija Filtros de texto y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del
operador de comparacin o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carcter especfico,
seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres
especficos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o,
para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto,
escriba campana.
Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un
carcter comodn.
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1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color
de fuente o un conjunto de iconos.
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Asegrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de
celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna
seleccin).
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Por lo tanto el filtro queda de la siguiente manera:
Puede filtrar datos rpidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda
activa.
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2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:
Para filtrar por texto, nmero o fecha y hora, haga clic en Filtrar por
valor de la celda seleccionada.
Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.
Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente
de la celda seleccionada.
Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda
seleccionada.
En nuestro caso seleccionamos Filtrar por valor de la celda seleccionada.
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9. AUDITORIA
Para evitar este inconveniente Excel nos ofrece una serie de herramientas de
auditorias de frmulas que ayuda precisamente a determinar si la eliminacin de
una determinada celda puede tener efectos perjudiciales sobre la hoja.
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As, si se quiere eliminar una celda, pero no se tiene seguridad sobre si la hoja de
clculo se ver afectada por la eliminacin, se puede recurrir a la barra Auditoria
encontrando las celdas que dependen de ella (Rastrear Dependientes)
Ejemplo:
Rastrear Precedentes
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Rastrear Dependientes
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Las flechas permanecen en pantalla hasta que se guarda la hoja o hasta que se clica
sobre el botn Quitar Flechas.
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10. FORMULARIOS
Microsoft Excel funciona con varios tipos de informes. Puede utilizar los formularios
que se proporcionan con Excel para escribir datos en rangos, listas o en otras bases de
datos. Se pueden disear formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, as
como para abrirlos en Excel o incluirlos en pginas Web. Para capturar y organizar los
datos en los formularios en pantalla, se puede utilizar un libro de Excel u otro
programa o base de datos.
Pasos:
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2. Una ves insertado el Icono Formulario nos ubicamos en la lista para que est
activa, y pulsar en el icono Formulario .
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Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si
queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en
Cerrar.
Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos
grficos, podemos aadir ttulos WordArt, imgenes, fotografas, autoformas, etc...
Para realizar lo anterior vamos a la Ficha Inserta y seleccionamos el Grupo
Ilustracin.
Sobre las imgenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como
mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias barras de herramientas; fundamentalmente las pestaas de Diseo y
Formato que vimos para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear hojas de clculo con una
componente grfica atractiva.
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Aparece el una serie de imgenes que por defecto trae excel.
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Para insertar una imagen prediseada del catlogo de Office debemos seguir los
siguientes pasos:
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Por ejemplo al escribir "vaca" aparecen las imgenes que tengan relacin con
ese concepto, como puedes ver en la imagen de la derecha.
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Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos
de una informacin global.
Es decir con una Tabla Dinmica se pueden hacer resmenes de una Base de Datos,
utilizndose para, promediar, o totalizar datos.
Debe ser muy importante la cantidad de informacin a manejar para que el uso de la
tabla dinmica se justifique.
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Paso 1:
Paso 2:
124
DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
125
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En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y
que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel.
Paso 3:
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la
tabla dinmica. Pero si queremos el modelo tradicional de Tabla Dinmica; en
Herramientas de tabla Dinmica; elegimos Opciones de Tabla Dinmica;
seleccionamos opciones (ver imagen)
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Paso 4:
129
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Para el siguiente ejemplo el campo de pgina ser la ciudad y para los otros dos
restantes Mes y Empleado.
O tambin se puede arrastrar cada campo a su respectiva ubicacin segn los criterios
de anlisis; as:
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Paso 5:
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Paso 6:
133
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134
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Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos
escoger el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en el
tema de grficos.
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En caso de querer cambiar el tipo de grfico, los datos de origen o la Ubicacin de clic
derecho en el rea del grfico y modifique cualquiera de las opciones segn sea la
necesidad.
Para iniciar la evaluacin de datos activando o desactivando campos segn sea el caso;
se debe insertar la lista de campos para realizar la evaluacin de datos.
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Por ejemplo si necesito obtener un grfico por los empleados; debo mover Empleado
del campo de eje (categora); al campo de leyenda (series); observe como queda el
nuevo grfico:
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4. Cuando termine de agregar los comandos que desee, haga clic en Aceptar.
Para eliminar un Icono adicionado de la barra de acceso rpido; se debe ubicar sobre
el icono; dar clic derecho del Mouse y elegir la opcin eliminar de la barra de
herramientas de acceso rpido:
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