UNIDAD

MANUALES ADMINISTRATIVOS
4

Introduccin a la unidad
Los administradores dan cada vez ms importancia al manejo de informacin en
su bsqueda constante de la combinacin correcta, de estrategia, motivacin,
tecnologa y diseo de la organizacin, que permitan mantener una ventaja
competitiva.

Las empresas deben formalizar la informacin en funcin de su estructura y

operacin para testimoniar, internamente entre sus miembros, cmo se
encuentran organizados, cmo es su funcionamiento, cul es su razn de ser y
hacia dnde se encaminan. Toda la informacin referente a este cometido se tiene
que transmitir para hacerla del conocimiento del personal, para que su
participacin sea acorde a los propsitos perseguidos y apegados a los
lineamientos establecidos. Por lo tanto, la administracin utiliza los instrumentos
conocidos como manuales administrativos.

Esta unidad trata sobre los objetivos que se persiguen al elaborar manuales
administrativos para las organizaciones, as como su clasificacin e importancia.

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 Unidad IV. Manuales administrativos

Objetivo particular de la unidad

Identificar la importancia y el uso que tienen los manuales administrativos
dentro de la organizacin para alcanzar los objetivos propuestos y lograr su
desarrollo.
Clasificar los manuales administrativos.

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LO QUE S

Ingresa al foro de discusin Manuales administrativos comenta en cinco renglones

por qu crees que sea importante que la informacin de la empresa se tenga
ordenada y sistematizada.

Pulsa el botn Colocar un nuevo tema de discusin aqu; pon en el apartado

Asunto el ttulo de tu aportacin, redacta tu comentario en el rea de texto y haz clic
en Enviar al foro.

Temas de la unidad IV
1. Concepto
2. Objetivos
3. Clasificacin bsica
3.1. Por su naturaleza
3.2. Por su rea de aplicacin
3.3. Por su contenido
3.4. Por su mbito

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Resumen de la unidad

MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Concepto Objetivos

Clasificacin
Por su mbito
Manuales
Administrativos

Por su
Por su contenido naturaleza
Por su rea de
aplicacin

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Tema 1. Concepto

Objetivo del tema

Identificar la importancia que tienen los manuales administrativos para la
operacin de la empresa.

Desarrollo
Los manuales administrativos son documentos que contienen informacin
ordenada y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que, al mencionar
documentos, hablamos de los hechos en papel o en una computadora.

Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de informacin

de organizacin, de procedimientos, de reas funcionales, de operacin, de
cuentas, de proveedores, de llaves de firmas, de calidad, entre otros manuales.

Los manuales presentan una visin conjunta del organismo social, as como la
ejecucin correcta de las actividades a realizar por los integrantes para propiciar la
uniformidad del trabajo. Los manuales administrativos, como el manual de
organizacin y el manual de procedimientos, permiten que el personal conozca a
la empresa, su historia, su estructura, sus procesos, sus objetivos, polticas, etc.
Los manuales administrativos, en particular el manual de calidad y el manual de
procedimientos, sirven de base para la evaluacin de la operacin de la empresa,
al llevar a cabo la auditora administrativa. Otra aplicacin de los manuales

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administrativos es que sirven para realizar la evaluacin durante la auditora

administrativa.

Los manuales administrativos se pueden realizar en un rea de la empresa como

la direccin de ingeniera de anlisis, la direccin de organizacin y mtodos,
gerencia de simplificacin o modernizacin administrativa, la direccin de calidad
de la empresa, entre otras reas. Estas reas son las que, adems de elaborar los
manuales, deciden su forma de distribucin y actualizacin.

El personal idneo para elaborar el manual de organizacin es el Lic. en

Administracin, ya que cuenta con el perfil adecuado: tiene conocimientos,
habilidades, actitudes y aptitudes, facilidad de palabra y empata con el personal,
es asertivo y abierto al cambio para desarrollar este trabajo. El administrador tiene
amplios conocimientos sobre las empresas, reas funcionales, proceso
administrativo, sabe gerenciar proyectos mediante la planeacin, organizacin,
direccin y control, tanto del personal como de los recursos materiales,
financieros, tecnolgicos y el tiempo involucrado en este tipo de proyectos; cuenta
con conocimientos especficos acerca de la estructura, sistemas y procesos que
se llevan a cabo en las empresas.

Es importante sealar que se podra contratar a firmas consultoras externas,

especialistas en la elaboracin de manuales administrativos (este tema se trata en
la unidad VI de este curso).

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ACTIVIDAD 1

Explica qu es un manual administrativo y por qu es importante que las empresas

cuenten con este tipo de documentos.

Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envo y se mostrar un editor de texto en el

que debers redactar tu informacin. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic
en Guardar cambios.

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Tema 2. Objetivos

Objetivos del tema

Identificar los propsitos principales por los que se elaboran los manuales
administrativos en las empresas.

Desarrollo

Los manuales administrativos tienen como objetivos:

Objetivo de los manuales administrativos

A) Sistematizar la informacin de la empresa. Las empresas cuentan con
informacin acerca de cmo se form, es decir, su historia; determina objetivos,
pero en ocasiones no los tiene por escrito; opera con procedimientos
establecidos, pero en muchos casos pasan por tradicin oral de un empleado a
otro; cuenta con informacin de los puestos que integran la empresa, pero no
est documentada. Es por todo esto que es indispensable que una empresa
ordene y sistematice su informacin y la plasme en manuales administrativos.
B) Informar. Informar a todos los miembros de la organizacin sobre diferentes
aspectos de la empresa como son su historia y evolucin, su estructura orgnica,
objetivos, polticas, sus procesos, entre otros.

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C) Auxiliar en la induccin y capacitacin del personal. Cuando un empleado

ingresa a la empresa, parte importante de su buen desempeo dentro de ella es
que la conozca y se familiarice, tanto con la empresa como con su puesto, cmo
se cre la empresa, cul es su misin, visin, filosofa, valores, objetivos, quin
ser su jefe, cules funciones va a llevar a cabo, entre otros datos. Esta
informacin est contenida en los manuales administrativos, por lo que al nuevo
empleado se le puede entregar, fsicamente o enviar por correo electrnico, el
manual de bienvenida, el manual de induccin y el manual de organizacin. En
estos manuales podr leer la informacin que le permita identificarse e integrarse
mejor y ms rpido a la empresa.
D) Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa. El
tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos permite, en
primer lugar, dar al personal en forma detallada cmo va a desarrollar sus
funciones; con base en estos manuales, capacitar al personal, evaluar su
desempeo e inclusive servir de base en la auditora administrativa, con el objeto
de evaluar la eficiencia y eficacia con que opera la empresa (esto ocurre cuando
el auditor compara las funciones y actividades que debe llevar a cabo cada
empleado de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos), con la
forma real de cmo efecta sus actividades da a da. Esto permite al auditor
detectar las desviaciones en que incurre el empleado conforme a lo establecido
en los manuales administrativos.
E) Cubrir un requisito de certificacin ISO. Una empresa que quiere certificado
tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales
administrativos, tambin llamados manuales de calidad.

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ACTIVIDAD 1

La empresa que cuenta con manuales administrativos puede disminuir sus costos.

Explica por qu se puede afirmar esta idea.

Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envo y se mostrar un editor de texto en el

que debers redactar tu informacin. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic
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Autoevaluacin
Escribe en los espacios en blanco las palabras que completen las oraciones.

1. Los __________________ ordenan y sistematizan la informacin de la

empresa.

2. La ____________ de la empresa se debe incluir en un manual

administrativo.

3. Los manuales administrativos en el rea de recursos sirven para

________________ y _____________ al personal de la empresa.

4. Los manuales administrativos, como es el de procedimientos,

_________________ las actividades que llevan a cabo los empleados.

5. El _________________________ se basa en el manual de

procedimientos para evaluar si el personal realiza sus actividades
conforme a lo establecido.

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Tema 3. Clasificacin

Objetivos del tema

Identificar los diferentes tipos de manuales administrativos que pueden elaborarse
para uso en las empresas.

Desarrollo

Clasificacin de los manuales

Los cuales contienen
informacin de una sola
Microadministrativos
empresa o de un rea de
la empresa.
Utilizados en los
corporativos donde se
1. Por su naturaleza
Macroadministrativos
incluye informacin de
ms de una empresa.
Que incluyen informacin
de una o ms
Mesoadministrativos
organizaciones de un
solo sector.

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El origen de este tipo de manuales administrativos

parte de que las empresas pequeas y medianas
cuentan, por lo general, con una estructura
organizacional pequea, es decir, no tienen gran
cantidad de niveles jerrquicos ni de reas y el
nmero de puestos con que cuentan son poco
especializados, por lo que el manual de organizacin
2. Por su rea de
aplicacin de esas empresas no es de gran magnitud, pero
debido al crecimiento y expansin de las empresas, el
nmero de puestos y reas va en aumento, la
especializacin de ambos hace ms compleja la
utilizacin de un solo manual; por lo tanto, en vez de
contar con un solo manual para toda la empresa, se
elaboran por reas y cada uno de stos contiene
informacin de un rea en especfico de la empresa.
La magnitud de la empresa y la naturaleza y
complejidad de sus funciones servirn para
determinar la especialidad y cantidad de los
manuales. Tal vez una empresa pequea puede
contener su informacin en un manual de
organizacin y un manual de procedimientos, pero,

3. Por su contenido conforme la estructura de la empresa va creciendo y

el nmero y naturaleza de sus funciones se va
sofisticando, es necesario elaborar manuales
especializados ya no slo de organizacin ni
procedimientos. Las empresas cuentan con manuales
de diferentes tipos: manuales de bienvenida, de
induccin, de calidad, de operaciones, de
proveedores, de clientes, de objetivos, de polticas,

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de formas, de diagramas de flujos, de puestos, de

firmas e inclusive de llaves.
Que contienen
informacin global de la
empresa. Los manuales
generales son los que
van a contener
informacin de toda la
empresa; incluyen
Manuales generales informacin del rea de
recursos, humanos,
finanzas, mercadotecnia,
operaciones e
informtica. Difcilmente
en la realidad de las
4. Por su mbito empresas vas a encontrar
un manual general.
Que contienen
informacin detallada de
toda la empresa; por
ejemplo, el manual de
formatos de la empresa
incluye todas las formas
Manuales especficos
tanto impresas como
digitales que se emplean
en las operaciones de la
empresa. Es especfico
porque slo contiene
informacin relacionada

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con los formatos de la

empresa.
Ahora bien, en algunas empresas se elabora un
manual administrativo para cada rea, por ejemplo,
esto pasa en empresas grandes donde encontramos
el manual de procedimientos del rea de produccin.

ACTIVIDAD 1

Elabora un mapa conceptual de los diferentes tipos de manuales administrativos

estudiados en este tema.

Realiza esta actividad en un procesador de textos, gurdala en tu computadora y,

una vez concluida, presiona el botn Examinar, localiza el archivo, seleccinalo y
haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma.

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ACTIVIDAD 2

Investiga, en tres empresas de diferente giro, con qu tipo de manuales

administrativos cuentan (que al menos tengan tres manuales cada una). Antalos,
clasifcalos y escribe la informacin en la siguiente tabla:

NOMBRE DEL TIPO DE

MANUAL MANUAL

Realiza esta actividad en un procesador de textos, gurdala en tu computadora y,

una vez concluida, presiona el botn Examinar, localiza el archivo, seleccinalo y
haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma.

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Cuestionario de la Unidad

Contesta el siguiente cuestionario. Elabralo en tu equipo personal y

posteriormente sbelo al sitio.

1. Define qu es un manual administrativo.

2. Escribe los objetivos de los manuales administrativos.
3. Por que es importante para las empresas contar con manuales
administrativos?
4. Cmo se clasifican los manuales administrativos?
5. Por su contenido, los manuales se clasifican en:
6. Los manuales administrativos, por su rea de aplicacin, cmo se
clasifican?
7. Los manuales generales, qu informacin contienen?
8. Los manuales especficos, qu informacin contienen?
9. Los manuales por su naturaleza, se clasifican en:
10. Escribe el nombre de tres manuales administrativos.

Descarga archivo CUESTIONARIO_U4_final

Realiza esta actividad en un procesador de textos, gurdala en tu computadora y,

una vez concluida, presiona el botn Examinar, localiza el archivo, seleccinalo y
haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma.

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Examen de Autoevaluacin

Participa en el siguiente Rally. Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las
siguientes aseveraciones.
Verdadera Falsa

1. Un manual administrativo es un documento que

( ) ( )
contiene informacin ordenada y sistematizada de una
organizacin. ( ) ( )

2. El objetivo de los manuales es representar las

funciones de la empresa. ( ) ( )

3. Los manuales administrativos contienen informacin

que permite al administrador tomar decisiones bajo ( ) ( )
condiciones de certidumbre.
( ) ( )
4. Los manuales, por su naturaleza, se clasifican en
organizacionales y de procedimientos.

5. Los manuales, por su rea de aplicacin, se clasifican

en generales y especficos. ( ) ( )

6. Los manuales, por su contenido, se clasifican en

macroadministrativos, microadministrativos y ( ) ( )
mesoadministrativos.

7. El manual de organizacin es el que contiene ( ) ( )

informacin acerca de la estructura de una empresa.

8. El manual de procesos contiene los procedimientos que

se llevan a cabo en la empresa. ( ) ( )

9. El manual de polticas contiene las reglas de la

empresa. ( ) ( )
( ) ( )
10. El manual de puestos contiene el catlogo de puestos.

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LO QUE APREND

Entra al foro de discusin Manuales administrativos y comenta sobre qu son los

manuales administrativos, por qu es importante que se cuente con ellos en la
organizacin y los diferentes tipos de manuales que hay.

Pulsa el botn Colocar un nuevo tema de discusin aqu; pon en el apartado

Asunto el ttulo de tu aportacin, redacta tu comentario en el rea de texto y haz clic
en Enviar al foro.

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Glosario de la unidad

ISO (Organizacin Internacional para la Estandarizacin)

Es una organizacin no gubernamental establecida en 1947. Su misin es
promover el desarrollo de la estandarizacin y las actividades con ella relacionada
en el mundo, con la mira en facilitar el intercambio de servicios y bienes para
promover la cooperacin en la esfera de lo intelectual, cientfico, tecnolgico y
econmico. Todos los trabajos realizados por la ISO resultan en acuerdos
internacionales los cuales son publicados como estndares internacionales.

Manuales administrativos
Son documentos que contienen informacin ordenada y sistematizada de la
empresa. Cabe aclarar que, al mencionar documentos, hablamos de los hechos
en papel o en una computadora.

Memoria USB
Es un pequeo dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash para
guardar la informacin que puede requerir o no bateras (pilas). Estas memorias
son resistentes a los rasguos (externos) y al polvo que han afectado a las formas
previas de almacenamiento porttil, como los disquetes, discos compactos y los
DVD.

Sistematizar
Organizar segn un sistema.

USB (Universal Serial Bus)

Es un puerto que sirve para conectar perifricos a una computadora.

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MESOGRAFA
Bibliografa bsica

Bibliografa complementaria

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