ELABORACIN DE UN INSTRUMENTO DE EVALUACIPN EN LA DISTRIBUIDORA

LAP
Actividad # 13

APRENDIZ:
JESSICA LORENA OSPINA VALENCIA
CC. 1053809814

INSTRUCTORA: SILVIA MARIA SERRANO SERRANO

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
ESPECIALIZACIN GESTIN DEL TALENTO HUMANO
PORCOMPETENCIAS
METODOLOGA VIRTUAL
FICHA 1457641
Manizales 17 de Octubre

Contenido

JUSTIFICACIN......................................................................................................3
POLTICAS............................................................................................................4
NORMAS...................................................................................................................4
DEFINICIN DE MANUAL DE FUNCIONES......................................................5
DESCRIPCIONES DE CARGOS...........................................................................10
BENEFICIOS DE ESTE PROCESO.......................................................................11
PARTICIPANTES....................................................................................................12
PERIODICIDAD.....................................................................................................13
PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL................................................14
INSTRUMENTOS DE MEDICIN........................................................................15
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIN DEL MANUAL................................16
 JUSTIFICACIN

El presente Estudio permite plantear la gran importancia ya que podr dotarse a la

empresa de una herramienta tcnica y moderna de fcil manejo para los
departamentos de la empresa logrando as los objetivos propuestos por la
comercializadora LAP.

La tarea de planificar es un proceso de anlisis de las necesidades del personal en

una organizacin y el desarrollo de un programa que satisfaga las insuficiencias de
la empresa eso con lleva a tener un manual de funciones que facilite el proceso de
reclutamiento, seleccin y contratacin, definiendo as cual es el perfil mnimo
requerido y a la vez cual es la descripcin detallada de todas las competencias,
experiencias, funciones, nivel acadmico, etc.
POLTICAS

Mantener una Imagen Corporativa buena

Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa,
para lo cual debern conocerlos procedimientos a fin de orientarlos. Todos
los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento tico.
Los puestos de trabajo en la empresa son de carcter poli funcional; ningn
trabajador podr negarse a cumplir una actividad para la que est
debidamente capacitado.
La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto ms importante y est
enfocada en la satisfaccin del cliente.
Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.

NORMAS
 Todo trabajador que ingrese a la empresa se entiende sometido a perodo de
prueba, con el objeto de apreciar sus aptitudes y desempeo de acuerdo con
el oficio para el que se desea contratar
La empresa reconocer sobre remuneracin por horas extras y dems
beneficios que la ley determine para tales efectos
Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y
compaeros

DEFINICIN DE MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO GERENTE GENERAL
DEPENDENCIA GERENCIA
NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales

Planifica: el gerente comercial es el encargado de planificar las funciones,

proyectos y dems actividades que se realizan en la empresa.

Supervisa: conoce a la perfeccin las tareas que realizan da a da sus

vendedores y supervisa el trabajo del equipo.

Escucha: saber escuchar es parte de las claves de toda gestin comercial.

Lidera: representa a sus vendedores, frente al directorio y los clientes.

Respalda y defiende las gestiones realizadas y acompaa al equipo en la
 ardua tarea de vender y captar nuevos clientes.

Selecciona personal: el gerente comercial, es el responsable de contratar y

despedir a los vendedores.

Entre otras.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Director financiero y administrativo
DEPENDENCIA ADMINISTRACIN
NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales

El papel del financiero va desde la presupuestacin, la prediccin y el

manejo de efectivo, hasta la administracin crediticia, el anlisis de
inversiones y el procura miento de fondos.

Administrar los fondos que ingresaren de los proyectos de prestacin de

servicios as como los fondos de los proyectos financiados por organismos
del exterior, de acuerdo a las leyes, reglamentos y al Manual de
 Procedimientos de la Empresa Pblica ESPOL- TECH. 2.

Supervisar los registros contables de los recursos nacionales e

internacionales de cada uno de los proyectos y programas de acuerdo a los
Principios de contabilidad generalmente aceptada y el cumplimiento de lo
prescrito en los contratos.

Realizar los pagos imputables con recursos de los proyectos y con recursos
de la contraparte local cumpliendo los requisitos legales y los establecidos
en los contratos y convenios de entendimiento respectivo.

Presentar los informes financieros a los organismos de control superior

correspondiente de acuerdo a lo establecido en la ley Orgnica de las
Empresas Pblicas.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Director de Logstica
DEPENDENCIA rea operativa
NUMERO DEL CARGO 1

Coordinar las diferentes a rea de almacn (entrada, reposicin, preparacin

de pedidos y preparacin delos mismos).
 Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la empresa.

Optimizar, organizar y planificar la preparacin y distribucin de pedidos.

Optimizar procesos de trabajo.

Gestin y supervisar al personal a su cargo.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Coordinador de comercial y
mercadeo
DEPENDENCIA rea de venta
NUMERO DEL CARGO 1

Realizar la organizacin y lanzamiento de los productos del comercial LAP.

Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear nuevos

comercios comerciales y seguimiento permanente a los actuales.

Cumplir con el cumplimiento presupuestales asignados

Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluaciones de actividades

Disear promociones con actividades de marca.

Impulsar al mercado y las fuerzas de ventas mensuales

Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de venta.

 IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Coordinador talento humano
DEPENDENCIA rea de recursos humano
NUMERO DEL CARGO 1
 Desarrollo de programas de bienestar de la compaa.
Proceso de seleccin y contratacin de personal nuevo

Coordinar de charlas y capacitar al personal de diferentes temas

Apoyo en temas de cumplimiento de horarios, permisos de trabajo,

incapacidades, ausentismo, etc.

Ejecutar y coordinar las actividades de seleccin para dotar a las reas de la

empresa del personal idneo para cada puesto de trabajo.

Coordinar con reas y llevar a cabo los procesos de promocin,

capacitacin, vacaciones, licencias, recome, reconocimientos, temas
disciplinario y retiros de personal.

Ejecutar las actividades relacionadas con la seleccin, contratacin e

induccin del personal nuevo.

Hacer seguimiento al desarrollo desempeo del personal vinculado.

Coordinar las actividades de bienestar y beneficios que otorga la compaa

Coordinar el diseo, aprobacin, adquisicin y entrega de uniforme y

dotacin de personal.

Mantener actualizado el archivo de hojas de vida y de elegibles

Coordinar los remplazos en casos de ausencias.

Coordinar todo lo referente a salud ocupacional

Elaborar las liquidaciones de nmina, seguridad social y parafiscales

Coordinar la liquidacin de contratos

Reclamos, retiros entre otros

DESCRIPCIONES DE CARGOS

Nombre: Fernando Prez

Cargo: Director de logstica y ventas

Edad: 49 aos

Tiempo de servicio: 5 aos

Estudios acadmicos: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logstica.

Responsabilidades: Planificar la estrategia para las actividades de suministro de la

empresa (transporte, almacenaje, distribucin) con el fin de garantizar la
satisfaccin del cliente.

Desarrollar y aplicar procedimientos operativos para recibir, manejar, almacenar

y enviar mercancas y materiales.
Garantizar que las estructuras estn en su lugar para vigilar el flujo de
mercancas (por ejemplo, sistemas informticos de niveles de existencias,
tiempos de entrega, costes de transporte y valoracin del rendimiento).

Coordinar y controlar los procesos de comercializacin de productos.

Asignar y gestionar los recursos de la plantilla conforme a las necesidades

(cambiantes).

Servir de enlace y negociar con otros departamentos, proveedores, fabricantes,

empresas de transporte, clientes y minoristas.

Controlar la calidad, el costo y la eficiencia en reas de venta y logstica

empresarial.
Situacin problema: Se esfuerza por innovar, controlar y poseer gran sentido de
pertenencia y liderazgo, A veces se muestra temeroso para tomar alguna decisin,
busca apoyarse en alguien para que las cosas le salgan bien.

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

Mejor coordinacin y organizacin de las actividades de la empresa.

Designa responsabilidades en la ejecucin de las tareas.
Ayuda a definir y repartir mejor las cargas de trabajo.
Nos proporciona informacin detallada de las obligaciones y caractersticas
de cada puesto.
Nos ayuda a detectar posibles duplicidades de tareas en los puestos de
trabajo y corregirlas.
A la persona que ocupa ese puesto de trabajo, le hace conocer con precisin
y seguridad las tareas que debe realizar.
Hace que resalten los mritos de la persona que ocupa el puesto de trabajo e
indica tambin los fallos y aciertos.
Facilita los procesos de seleccin y contratacin de personal, ya que
indica las aptitudes y competencias que debe tener la persona que ocupa el
puesto de trabajo.
Proporciona buena informacin a la hora de realizar evaluaciones de
desempeo.

PARTICIPANTES

Nombre: Ricardo Vargas

Cargo: Director Financiero y Administrativo
Edad: 55 aos
Tiempo de servicio: 20 aos
Estudios: Contador Pblico y Tecnlogo en contabilidad y finanzas del SENA.
Responsabilidades: Tiene a su cargo los Auxiliares Contables y el Coordinador de Cartera.
Nombre: Fernando Prez
Cargo: Director de Logstica
Edad: 49 aos
Tiempo de servicio: 5 aos
Estudios: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logstica y Cadena de
Suministros.
Responsabilidades: De l depende todo lo que tiene que ver con distribucin y transportes.

Nombre: Carlos Rodrguez

Cargo: Coordinador Comercial
Edad: 50 aos
Tiempo de servicio: 31 aos como vendedor y 20 de ellos con la empresa
Estudios: Tecnologa en mercadeo y publicidad
Responsabilidades: Encargado de las ventas y las planillas de pago por comisiones para
todos los vendedores de la empresa.

Nombre: Carolina Prieto

Cargo: Coordinadora de Talento Humano
Edad: 36 aos
Tiempo de servicio: 10 aos
Estudios: Tecnloga en Gestin del Talento Humano
Responsabilidades: Gestin de la nmina, el reclutamiento y la seleccin de talento
humano.

PERIODICIDAD

Periodo Inicial
La distribuidora empez funcionando en una bodega alquilada, en un sector
popular de la ciudad de fcil acceso para todos. Para transportar los
productos compr, a crdito, una camioneta Ford 1970. Los primeros 10
aos fueron de trabajo duro y de un aprendizaje permanente, que trajo
buenos resultados econmicos a la familia.

Periodo Intermedio
 En los ltimos 10 aos el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido
y ascendente. Esto les permiti hacer presencia en seis ciudades intermedias con un
Centro de Distribucin (CD) en cada una, que cuenta con una flota propia de ocho
camiones y otros trabajando por contrato. En cada CD existe una planta de personal
directa de 18 personas, que se encargan de las reas administrativa y comercial.
Otros empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25, estn encargados de
la bodega.

Han pasado los aos y recientemente el Seor Preciado ha sido diagnosticado con
presin arterial alta y riesgo de infarto, lo que lo oblig a dar un paso al costado para
destinar tiempo a cuidar de su salud, disminuyendo el nivel de estrs propio del
negocio.

Periodo Final
En este periodo encontramos la decada de la empresa puesto que algunos de los
mejores vendedores han abandono la empresa y decidieron irse para la competencia
obteniendo as una mejor retribucin econmica y algunos beneficios que la empresa
no le ofreca.

Adems Encontramos que la empresa no posee alta vocacin al servicio, reactividad

e innovacin y que las ventas han disminuido notoriamente.

PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

Paso 1 DEFINA EL CONTENIDO

Realizar una introduccin e identificar el objetivo de las reas en las que se piensa aplicar
el manual. Para ello debes aclarar quienes sern los responsables en cada rea para
implementarlo

Paso 2 RECOPILACION DE LA INFORMACION

Se necesita documentar, de manera lgica, cada detalle operativo de las reas, para ello se
recomienda realizar un estudio preliminar de cada una.

Paso 3 ESTRUCTURARLO

La Estructura debe ser limpia, con una redaccin legible y lgica para aqul que lo lea.
Tambin es importante cuidar la ortografa y los siguientes detalles.

Paso 4 COMUNICARLO

Objetivo primordial ser difundir su existencia. Debes trabajar tu estrategia de

comunicacin para que cada colaborador est enterado de ello y tambin dar las
herramientas para su fcil acceso.
Como recomendacin, el experto asegura que estos manuales deben contar con
lugar y fecha de la elaboracin, as como los responsables de su realizacin y
aquellos que lo autorizan. Tambin es importante cuidar los formatos en los que se
presentan para cada rea y que la informacin sea clara para cada persona que
pueda tener acceso a ella.
INSTRUMENTOS DE MEDICIN

Es un medio o mecanismo que permite a las organizaciones determinar cules son

sus fortalezas y debilidades, que va desde su recurso humano hasta su produccin,
Enfocado en la mejora contina de toda la empresa de manera armnica y activa,
con el propsito de mejorar la calidad y la productividad de la misma.

En la empresa LAP se aplicaran los siguientes instrumentos de medicin para

evaluar e identificar las habilidades y posibles falencias en la organizacin.

Listas de chequeo

Encuestas

Entrevistas

Investigaciones

Foros

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIN DEL MANUAL

Todos los empleados de la empresa LAP debern consultar permanentemente este

manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado,
ejerciendo apropiadamente el autocontrol; adems de presentar sugerencias
tendientes a mejorar los procedimientos.

Los jefes de las diferentes reas o departamentos porque podrn evaluar

objetivamente el desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la
adecuacin de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente
interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas
operaciones.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la
medicin del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han
sido establecidos para prevenir prdidas o desvos de bienes y recursos,
determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos
institucionales; estableciendo bases slidas para la evaluacin de la gestin en cada
una de sus reas y operaciones.