Mdulo 2.

Direccin de Proyectos
Caso Practico 1. Caso de xito de Implantacin de una P.M.O. en la Bolsa Nacional de Valores de
Costa Rica

Master Especialidad en Project Management PMP

Presentado Por:

Joaquin Enrique Guerrero Torres

Ingeniero Mecnico
Edad 42 aos
8 de aos de Experiencia como Profesional de Mantenimiento en Ecopetrol S.A.

Barrancabermeja, Colombia, Octubre 3 de 2015

a. Qu ventajas especficas trajo consigo la realizacin de la ENCUESTA a PERFILES
EJECUTIVOS de B.N.V. involucrados con la Gerencia de Proyectos (Project
Management) de dicha Organizacin?

Las ventajas que trajo la encuesta a las personas con perfiles ejecutivos fueron:

Permiti dar una idea ms clara de los problemas que deban atacarse primero, es decir permiti
establecer un nivel de prioridad de las principales necesidades.

Se realiz un anlisis de riesgo en la planificacin y se realiz un plan de mitigacin para los

siguientes riesgos:

Falta o poca Comunicacin a los stakeholders del avance de la implantacin de la PMO

Falta de conocimiento y experiencia del personal involucrado en el tipo de proyecto

Uno de los objetivos principales de la realizacin de la encuesta era crear credibilidad en los
directores de la bolsa, entregando resultados eficientes y eficaces, para as anular o minimizar la
resistencia a los cambios venideros por la implementacin de la estrategia de la PMO.

Se identificaron varios resultados que fueron:

La necesidad de crear una metodologa en Gerencia Profesional de Proyectos.

Una gestin inadecuada en la interrelacin de los proyectos, en la planificacin del tiempo e
inadecuada identificacin de los requerimientos (requisitos).
Falta de destrezas necesarias de los gerentes de proyectos, por ejemplo: Identificacin de
riesgos, capacidad de delegar, Dominio en temas de proyectos, etc.
Falta de habilidades que debe tener un Gerente de proyectos, por ejemplo: Planificacin,
Conocimiento del negocio, Comunicacin, organizacin y manejo del tiempo, etc.

b. Cmo se manej la Informacin vinculada con este Proyecto de Implementacin de

P.M.O.?

La Estrategia del manejo de la informacin para la implementacin de la oficina de Proyectos

(PMO) en la bolsa de BNV, fue:

1. Inicialmente a la PMO se le asign la tarea de recolectar la informacin de todos los

proyectos y clasificarlos segn los objetivos estratgicos, clasificarlos por estado y otros
requerimientos.
2. El siguiente paso fue el anlisis de las necesidades de informacin, en donde se defini que
lo ms importante en el manejo de la informacin eran comunicar el avance y las
dificultades que se podran encontrar en los proyectos y el impacto que el producto del
proyecto podra causar en los usuarios finales de la BNV..
3. Despus de que la PMO clasificara la informacin, esta se guarda en una base de datos y se
crean los informes necesarios para la Gerencia General.
4. Seguido a la creacin de los informes se realiza el anlisis de la informacin en donde se
identifican posibles problemas de gestin y problemas en la ejecucin de la estrategia, esta
informacin es clave para la PMO, ya que de esta depende las estrategias para eliminar los
problemas en comn de los proyectos.

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 5. La informacin detallada de cada proyecto deba ser colocada en el MS Project Server por
el Gerente de Proyecto. Esto para los proyectos que estaban en ejecucin o congelados (es
decir, que contaban con cronograma hecho en MS Project). Adems la documentacin de
los proyectos se deba colocar en el SharePoint Server.
6. La gerencia cada semestre presentaba a toda la empresa un resumen del avance de la
estrategia del portafolio de proyectos, tambin se deba comunicar a la junta directiva el
estado del avance de la estrategia

c. Qu importancia tuvo en el xito del Proyecto el apartado de Formacin o Capacitacin

dirigida a los empleados?

Cabe resaltar que la capacitacin fue un factor clave en el xito de la implementacin de la PMO,
debido a que los gerentes seleccionados (personal de mandos medios y trabajo operativo), en su
mayora, no conoca la teora sobre cmo se debe llevar un proyecto, aunque la practica si la
conocan, por la experiencia de haber llevado proyectos pequeos, medianos e inclusive grandes.

La organizacin de esta capacitacin se manej por medio de un proyecto, es decir se cre un Acta
Constitutiva, Estructura Detallada de Trabajo (EDT) y un Cronograma. Se plane el uso del
recurso humano y se analizaron los riesgos.

La clave de que la capacitacin fuera todo un xito, fue la metodologa empleada, a cada
participante se le asign un proyecto, y este debera ir desarrollando la documentacin del mismo
conforme se fueran viendo los temas, adems se combin el uso de la herramienta MS-Project
Professional en el tema de gestin de Tiempo.