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Septembre 2004
Conception et Mise en place des Tableaux de Bord de Gestion
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Remerciements
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Ddicace
A Ma Femme
A Ma Fille Rim
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SOMMAIRE
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INTRODUCTION....7
A Dfinitions.17
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I- dmarrage de l'opration.....30
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B Rgles d'utilisation.33
A- Fiche Signaltique37
B- Activits..38
C- Personnel38
D- Appartenance au groupe38
E- Organigramme de la socit..38
F- Cycle dexploitation..40
G- Systme dinformation de la socit..41
1. Linventaire de lexistant.42
2. Constitution du comit de pilotage..42
3. Dsignation des dpartements concerns.42
4. Entretien avec les chefs de dpartements.....43
5. Rflexion et conception des tableaux de bord de gestion.43
6. Validation des tableaux de bord par le comit de pilotage....43
7. Envoyer la synthse gnrale au diffrent chef de dpartement.44
8. Accompagnement pour la ralisation..44
CONCLUSION..59
BIBLIOGRAPHIE.....61
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INTRODUCTION
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INTRODUCTION
Ceci tant, concevoir un tableau de bord, le construire et le faire vivre est une
question qui, par essence, dlicate. Dlicate car elle renvoie des notions tires du
monde de lentreprise qui doit instaurer un modle de pilotage propre son secteur, et
qui tient compte de sa particularit et de son environnement.
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PARTIE I :
APPROCHE THEORIQUE DES
TABLEAUX DE BORD DE GESTION
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Evidemment, l'information n'a pas besoin, pour tre accessible et valable, d'tre
prsente sous forme de tableau de bord, comme une automobile n'a pas besoin de
tableau de bord pour fonctionner. Mais imaginons les complications pour le conducteur
qui, chaque fois qu'il voudrait vrifier la temprature du moteur ou le niveau d'huile,
devrait arrter son vhicule, ouvrir le capot, etc. jusqu' ce qu'il dcide de s'en remettre
au hasard. Malheureusement, cette dernire analogie s'applique encore trop souvent
nos entreprises.
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Plan Oprationnel
Moyen terme
PREVISIONS
Budgets
Court terme
Budget Budget Budget 1 an
dinvestissements de trsorerie Dexploitation
Rsultats
estims J+1
Comptabilit J+10
Rsultats
Contrle budgtaire
rels J+15
Gnrale Analytique
Pour mener sa mission de faon efficace, tout gestionnaire est amen : savoir,
comprendre et agir. Autrement dit, il doit tre au courant du droulement des activits et
du fonctionnement de son unit, pour pouvoir tre l'afft des problmes, grer le
changement et prendre les bonnes dcisions. Ce qui l'amne se poser les questions
suivantes:
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1- Notion de performance :
Il ne s'agit alors pas de confronter les donnes financires et non financires mais
de retenir leur complmentarit. Aussi, Kaplan et Norton fondent-ils le tableau de bord
prospectif sur quatre perspectives: ressources humaines, processus internes, clients et
perspectives financires. Ce modle fait apparatre les liens de causalit suivants: Les
comptences du potentiel humain influent sur le bon droulement des processus
internes, qui eux-mmes sont gnrateurs de la satisfaction du client, dont la rsultante
sera terme des rsultats financiers favorables. L'quilibre suivant est alors ralis.
Ainsi, tre performant revient satisfaire les actionnaires, les clients, le personnel
et les partenaires. Ceci signifie que tous les niveaux de l'entreprise sont concerns par la
mesure et le suivi de la performance. La performance constituera alors un voyage
continu la recherche de la comptitivit tous les niveaux.
2- Mesure de performance
La mesure de performance s'tend alors des donnes telles que: la qualit, les
dlais, la satisfaction des clients, l'innovation, le potentiel humain et la technologie.
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Les liens avec la stratgie peuvent tre formels ou informels. Le lien formel qui est
peut-tre le plus fort consiste attribuer la responsabilit des initiatives stratgiques
des personnes (des quipes, des services, etc.) et intgrer les mesures de ces
initiatives aux tableaux de bord correspondants. On peut aussi mettre en place le tableau
de bord au niveau suivant de lorganisation et pondrer les indicateurs et les
perspectives pour donner la priorit aux composantes vraiment essentielles de la
stratgie de lentreprise.
Les systmes d'information devraient alors tre capables de stocker, grer et faire
remonter des flux de donnes importants et ce, en conservant l'information toute sa
valeur.
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Un lien logique peut donc tre tabli entre la structure de l'organisation, les
activits de gestion, les indicateurs, les tableaux de bord, le systme d'information et le
support informatique. Ainsi, pour russir un projet de tableau de bord, la dmarche
valeur ajoute qui semble la plus fructueuse doit combiner ces lments:
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Une analyse des besoins de gestion, c'est dire l'identification des objectifs, des
proccupations des gestionnaires et des indicateurs correspondants.
Le dveloppement d'un systme d'information pouvant fournir ces indicateurs.
L'utilisation des capacits offertes par les nouvelles technologies de l'information
pour la consolidation des donnes, la prsentation graphique sophistique,
l'accs interactif et la communication des tableaux de bord.
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A - Dfinitions:
Par analogie avec la conduite d'un vhicule qui exige l'observation d'un tableau
de bord donnant au pilote une synthse des informations ncessaires au maintien de sa
trajectoire, on appelle Tableau de Bord de Gestion l'ensemble des indicateurs
fournissant un responsable les renseignements utiles au pilotage immdiat de
l'entreprise.
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II- Indicateurs:
Les indicateurs doivent tre toujours, si cela est possible, rapports une valeur
de rfrence, un objectif.
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La prcision et la rapidit de l'information ont un cot qui n'est justifi que si la valeur
ajoute est indispensable la pertinence et au bnfice de l'action dcide et que la
rapidit de sortie de l'information est cohrente avec le dlai de raction.
Les entreprises doivent faire voluer leurs systmes de mesures pour mieux
reflter ce qui est fondamental au succs de leur stratgie. Pour cela, le systme de
mesures doit suivre non seulement les rsultats, mais aussi l'ensemble des
fonctionnements qui conduisent ces rsultats.
De cette faon, il est possible de fixer les objectifs clairs aux salaris. On peut
alors piloter efficacement la mise en uvre de la stratgie, et ragir rapidement si l'on
constate des carts. En effet le tableau de bord doit voluer avec l'organisation et
correspondre aux changements de priorits de l'entreprise.
En aucun cas, le contrleur de gestion ne peut tre l'auteur des tableaux de bord
oprationnels et ce, pour plusieurs raisons:
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Une action corrective impose d'en haut ne sera pas mene avec autant
d'enthousiasme que si elle est dcide par ceux qui devraient la mettre en uvre.
La mesure qui n'est pas associ un niveau d'objectifs n'est pas significative.
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PARTIE II :
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Dans ce cas, l'entreprise se base pour l'identification des indicateurs sur l'analyse
de ses propres proccupations de gestion. Les indicateurs produits s'avrent
gnralement pertinents car, en envisageant cette possibilit, l'entreprise s'assure
de la cohrence de ses tableaux de bord avec ses mthodes de gestion, ses
besoins et ses objectifs. Il faudrait alors chercher l'information ncessaire pour la
production d'indicateurs.
Dans ce cas, le choix des indicateurs des tableaux de bord s'effectue partir des
donnes produites par les systmes d'information de l'entreprise. Ceci implique
bien sr une meilleure utilisation des donnes disponibles mais une faible
pertinence des indicateurs car les objectifs de l'entreprise ne sont pas pris en
considration.
En gnral, il ne s'agit pas pour une entreprise de choisir l'une des possibilits
offertes mais de savoir coordonner les trois pour profiter des avantages de chacune. En
combinant besoins, donnes disponibles et exemples existants, l'entreprise s'assure
alors une bonne mthodologie de choix des indicateurs.
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Cette tape consiste analyser les conditions dans lesquelles volue l'entreprise.
Ceci passe par l'analyse de l'organigramme de gestion et par l'laboration d'un plan
d'action.
Cette phase consiste vrifier si les conditions favorables sont runies au dpart
et si l'entreprise est en mesure d'en garantir la prsence tout au long du projet. Ceci
implique l'ensemble des moyens organisationnels, humains, techniques, financiers et
informationnels.
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3- Analyse de la rentabilit:
Les dcisions prises dans le cadre d'un systme de tableaux de bord dpendent
directement de la qualit de mesure et de la pertinence des indicateurs retenus. Par
consquent, l'analyse menant la slection, construction et prsentation des indicateurs
s'avre tre une tape critique. Les indicateurs doivent alors tre soumis tout au long de
cette analyse des conditions et critres dterminants :
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Ceci revient analyser les indicateurs existants. Pour ce faire, on peut consulter
des documents formels d'organisation : bilans, comptes de rsultat, rapports annuels,
plans stratgiques, plans directeurs etc, pour en tirer des indicateurs mais aussi des
proccupations d'amlioration et des objectifs.
Les intervenants sur les activits et processus concerns devront dcliner les
objectifs globaux en objectifs fonctionnels, puis en objectifs individuels. Ces derniers
feront l'objet d'une slection par ordre de priorit et on ne retiendra que ceux qui sont
essentiels la performance globale. La priorit accorde aux indicateurs correspondra
celle accorde aux objectifs et aux proccupations dont ils sont issus. Toutefois, il est
important de signaler que des indicateurs pertinents peuvent dcouler dimportante
proccupations de gestion sans avoir un objectif spcifique. Dans ce cas, on ne peut
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comparer le rsultat obtenu un objectif mais il est tout de mme intressant d'en suivre
les tendances et de les comparer avec d'autres units.
Une fois que l'entreprise a fix les objectifs poursuivre, elle pourra procder
l'analyse des processus pour identifier les activits cls.
Ces activits dites critiques sont en gnral les activits forte valeur ajoute qui
contribuent le plus la performance globale de l'entreprise.
Ayant repr l'ensemble des activits critiques, on est mme de dfinir les
critres d'apprciation de la performance de chaque activit. Les facteurs cls de succs
sont les conditions qui permettent :
Identifier les facteurs cls de succs pour une activit, revient tablir la liste des
lments susceptibles damliorer la performance, puis liminer ceux qui se rvlent
tre moins importants. Il convient alors de dterminer les paramtres qui peuvent
mesurer les facteurs cls de succs retenus. De ces paramtres mesurables dcouleront
les indicateurs qui rpondent aux objectifs fixs auparavant.
Les indicateurs devront alors tre soumis deux types de filtre: filtre par les
stratgies et filtre par les objectifs.
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Les indicateurs choisis doivent tre en phase avec les stratgies de l'entreprise.
Par exemple, si les orientations stratgiques de l'organisation prvoient de renoncer
certaines activits annexes pour se concentrer sur ses principaux mtiers, il serait inutile
de mesurer les performances des activits qui seront abandonnes.
Le filtre consiste tablir des priorits parmi les indicateurs possibles, pour ne
retenir que les indicateurs suffisants, exploitables et qui servent atteindre les objectifs
de l'entreprise. Il s'agit en fait d'un aller-retour entre la liste d'indicateurs et les objectifs
dj dfinis pour s'assurer de la cohrence tout au long de l'laboration du systme de
tableaux de bord.
Ainsi, l'entreprise aura dfini les indicateurs pertinents qui figureront sur ses
tableaux de bord. Ceci dit, il peut tre utile de conserver quelques-uns uns des
indicateurs non retenus dans les bases de donnes de l'entreprise, ceux -ci pourraient
s'avrer tre utiles dans d'autres tableaux de bord.
Dans cette tape, il faut tablir des fiches indicateurs qui rassemblent les
informations suivantes :
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. Consignes d'utilisation,
. Glossaire,
. Aides la comprhension et interprtation des indicateurs,
. Sommaires, faits saillants,
. Informations dtailles,
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I- Dmarrage de l'opration:
Au cours d'une premire phase, les principaux cadres de l'entreprise, qui auront
par la suite fournir des chiffres la Direction, et qui devront gnralement eux-mmes
tenir un tableau de bord, seront runis par le matre d'ouvre qui leur prsentera, si
possible en prsence du chef d'entreprise lui-mme:
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Les analyses qui seront ncessaires, les dlais prvisibles et la part prise par
chacun dans ces analyses, en leur prcisant qu'ils seront associs;
Qu'ils expriment leur accord sur les solutions envisages, particulirement sur les
missions et objectifs principaux et sur les indicateurs de rsultats retenus;
Qu'ils apportent leur aide dans la recherche rapide des meilleures sources
d'information.
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Que chacun d'eux est en mesure d'laborer les indications traduisant ses
principales missions et dispose, par ailleurs des informations "latrales" et de
concurrence indispensables son action;
1- Procdures d'tablissement
Il est trs utile de fixer par crit, sous une forme schmatique mais suffisamment
claire, le rle de chacun dans l'tablissement des documents, les dates auxquelles les
informations doivent parvenir, les modalits de fourniture de ces donnes. La prcision
apporte ce stade du lancement permet de confier la tenue des documents des
excutants, en librant les responsables eux-mmes de ces tches matrielles (qui
devront cependant tre effectues sous leurs contrles directs). Elle facilitera, d'autre
part, le fonctionnement harmonieux et rapide du systme.
2- Procdures de rvision
Il ne faut pas figer le tableau de bord dans sa forme initiale, mais en faire un
instrument "vivant", voluant avec l'organisation de l'entreprise, ses problmes, les
sources d'informations dont elle peut disposer, etc.
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Cet examen pourra, par exemple, tre fait chaque anne l'occasion de
l'tablissement du tableau de fin d'anne.
B Rgles dutilisation :
Les dlais de mise jour ayant t clairement fixs (par exemple: 2 jours
ouvrables aprs la fin du mois), tous les tableaux de bord de l'entreprise sont en principe
disponibles en mme temps. L'information manquante devra tre laisse en blanc: en
aucun cas la sortie du tableau de bord ne devra tre retarde et on incitera ainsi le
responsable combler ce manque ds que possible. A l'chance convenue, un
dialogue constructif pourra donc s'instaurer entre les niveaux hirarchiques. Une runion
mensuelle sera organise afin que le tableau de bord ne demeure pas un simple outil
d'information mais qu'il suscite un processus de suivi de gestion et de prise de dcisions.
Les dveloppements rapides de l'informatique permettent de faciliter la fiabilit et la
rapidit des changes d'informations; encore faut-il bien prparer les dialogues venir et
ne pas s'en tenir la production automatique de donnes mal comprises et utilises.
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De brves indications sur les causes d'cart, les vnements d'origine externe ou
interne ayant affect la gestion, et leur impact estim sur les rsultats constats et
les rsultats futurs;
Pour garantir la bonne orientation prise par la conjugaison des actions locales,
l'entreprise procdera des contrles priodiques. Un compromis entre une priodicit
trop faible et une priodicit trop forte est trouver. La priodicit gnralement retenue
est de un mois. Cependant, certaines informations doivent tre modifies chaque jour et
peuvent faire l'objet d'une mise jour spare qui est grandement facilite par l'utilisation
de l'informatique. Il en est ainsi du chiffre d'affaires, des existants en stock, des
consommations de matires premires ou du niveau de la trsorerie par exemple.
Ce contrle devrait surtout porter sur la rvision des indicateurs et sur les
volutions indispensables du Tableau de bord, il doit toujours tre en harmonie avec
l'quipe l'utilisant, avec le systme contrler et avec les objectifs fixs. Chaque
volution de ces paramtres doit imprativement entraner une modification de tableau
de bord et de mme, 'la dfinition des indicateurs, leur choix et leur construction doivent
suivre l'apprentissage du groupe qui les affinera et les ajustera au fur et mesure de son
exprience.
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PARTIE III :
APPLICATION AU NIVEAU DE LA
SOCIETE
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A- Fiche Signaltique :
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B- Activits :
C- Personnel :
D- Appartenance au groupe :
Les Ateliers De Lingerie fait partie dune vingtaine de Socits que compte le
Groupe SENOUSSI. Le Groupe SENOUSSI est lun des plus grands Groupes de
Textiles au Maroc. L'effectif actuel du Groupe est denviron 5.000 personnes, dont plus
de 400 ingnieurs et cadres.
La Confection du jeans.
La Confection de la lingerie Fminine.
Actuellement le groupe a investi 600 Millions Dhs pour la cration dune unit de
filature et de teinture du denim.
E- Organigramme de la socit :
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Service Service
Audit Control De
Gestion
Service
Achats et Service Service Service Service Service
Transit Magasin Costing Coupe Comptabilit Financier
Service
Service Service Atelier Administratif
Facturation Qualit Production
Laboratoire
Conception et Mise en place des Tableaux de Bord de Gestion
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F- Cycle dexploitation :
Client
Envoi Dossier Technique
Rception import
Coupe
Emballage
Contrle
Export
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Grce ses systmes dinformations, la socit est capable dalimenter tous les
gestionnaires, de donnes ncessaires la prise de dcision.
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1. Linventaire de lexistant :
La premire tape consiste tablir une liste de tous les tableaux, indicateurs,
graphiques et schmas, qui constituent une base de travail pour les gestionnaires dans
les prises de dcisions.
Cette premire tape nous permettait de faire un tour dhorizon assez large des
formes dindicateurs et de tableaux dj existants.
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Achats AC
Atelier Production AP
Costing CO
Coupe CP
Financier/Comptable FI
Industriel/Commercial DI
Informatique IN
Magasin MA
Maintenance MN
Ordonnancement lancement OL
Personnel PR
Qualit QL
Recherche et Dveloppement RD
Une dure de rflexion dun mois devra tre observe pour la ralisation et la
synthtisation des tableaux de bord.
Une runion doit tre tenue aprs la ralisation des tableaux de bord pour
discuter de la pertinence des tableaux, leur concordance avec les objectifs assigns et la
validation avec la stratgie gnrale.
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GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
Dpartement concern
Non de lindicateur ou de ltat
Priodicit
Dlais
Source dinformation
Responsable de la mise jour
Code du tableau
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GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
DEPARTEMENT : INDUSTRIEL/COMMERCIAL
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
DEPARTMENT : PRODUCTION
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
DEPARTEMENT : MAINTENANCE
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
Synthse des ordres de lancement du mois X J+1 GPO Ordonancement -Lancement OL-01
Ecarts quantits planifies quantits ralises X J+1 Fichier Plan Fabrication Ordonancement -Lancement OL-02
Synthse des rajustements planning X J + 10 Fichier Plan Fabrication Ordonancement -Lancement OL-03
Ecart dlai de fabrication rel-prvu X J+1 GPO Ordonancement -Lancement OL-04
Livraisons hors dlais X J+1 Fichier Plan Fabrication Ordonancement -Lancement OL-05
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
DEPARTEMENT : COUPE
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
DEPARTEMENT : QUALITE
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
DEPARTEMENT : ACHATS
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
DEPARTEMENT : MAGASIN
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
DEPARTEMENT : PERSONNEL
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
DEPARTEMENT : INFORMATIQUE
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
ETATS FINANCIERS
TRESORERIE
RECOUVREMENT ET ENCAISSEMENT
Synthse des crances client par chance X J + 10 Compta 500 Financier FI-08
Synthse des recouvrement client X J+1 Compta 500 Financier FI-08
Prvision de recouvrement X J + 10 Fichier DAF FI-09
DETTES ET DECAISSEMENT
Synthse des dettes fournisseurs par chance X J + 10 Compta 500 Financier FI-10
Synthse des Dcaissement par nature et par fournisseur X J+1 Compta 500 Financier FI-10
Prvision de dcaissement X J + 10 Fichier Financier FI-11
GROUPE SENOUSSI
POLE CONFECTION LINGERIE
LES ATELIERS DE LINGERIE
FRAIS GENERAUX
EQUILIBRE FINANCIER
CONCLUSION
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Conclusion
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BIBLIOGRAPHIE
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Bibliographie
La direction par objectifs "direction participative par les objectifs", gelinier ditions
hommes et techniques.
Le contrle de gestion - mthode outils tableaux de bords, par herve allegre franois
mouterde, dition du moniteur - collectivits locales, 1989
Le tableau de bord prospectif : pilotage stratgique, les 4 axes du succs, line nishimata
et robert s. kaplan, 1998.
Principes et mise en place du tableau de bord de gestion j.de guerny, j.c. guiriec et
j.lavergne - delmas et cie.
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