Ejemplo integracin Campus Management &FICA

Introduccin
FICA es una solucin SAP para el Sector Pblico. Su comportamiento es de libro auxiliar. Cuentas por Cobrar
(AR), ms en este caso, se orienta a organizaciones con un gran volumen de clientes y operaciones. Algunos
ejemplos de aplicacin: cobros de cuotas de alumnos en universidades.
En este caso, se observarn algunos ejemplo de la integracin de Gestin de Centros Educativos (Campus
Management) y FICA.
Integracin general: CO /FM y SD.
Un proceso bsico de FICA est formado por diferentes Componentes:

Alta interlocutor comercial/Cliente (IC o BP en ingls)

Definicin del calendario
Registracin Contable
Definicin de clculos /frmulas
Compensacin
Emisin de Estados de Cuenta
Plan de Pagos
Clculo de Intereses
Reconocimiento de Ingresos
Mtodos de Pago (Cobro)
Generacin de Informes
Facturacin

Componente alta Interlocutor Comercial

Es idea en este caso, que se genere un Dato Maestro en forma centralizada (Interlocutor comercial) y que ste
luego pueda tomar diferentes roles, para los cuales, sern creados datos adicionales, segn sea necesario.

Categoras de BP
Determinarn determinadas caractersticas del dato maestro a ser creado. Las estndares SAP son:

Persona-individuo
Organizacin. Ej. Compana, un sector de una empresa, un club, una asociacin, etc.
Grupo: Ej. Pareja, Consorcistas.

Roles de BP
Sirven para generar informacin adicional, en funcin de una clasificacin, que en este caso, adems de las
estndares, el usuario puede generar nuevas.

Persona de Contacto
Cliente Potencial
BP general
Empleado
Unidad organizacional
Usuario de Internet
 Especficos del componente BP

Contratista instalador
Contratista
Oficial de Cuentas, receptor de estados de cuentas
CRM: Sold-to-Party /Ship-to-party
B2B: Bider , proveedor del portal.

Un ejemplo de integracin entre el Mdulo Campus Management (CM, es una solucin para las Universidades) y
FICA

Tipos de Clientes

Estudiante: parte de la informacin se genera en el Mdulo Campus Management (CM).

Cliente (Persona o Compaa): la informacin se genera en FICA directamente.

Informacin General Dato Maestro (1)

Datos Bancarios
Tarjetas Bancarias (2)
Direcciones (3)
Informacin de la parte contratante

En caso de ser Estudiante, en CM se habr creado

Dato maestro - Se relacionar con (1)

Limitaciones Fsicas
Trabajo
Tarjetas Bancarias - Se relacionar con (2)
Residencia - Se relacionar con (3)

Luego el BP ser el que se relacione con una cuenta de Contrato. Y de sta dependern los diferentes contratos
que se contraigan con ste.

Proceso de alta

Definir la clave de cliente

Identificar la transaccin (crear/modificar/visualizar)
Generar informacin detallada del cliente
Guardar informacin.

Informacin, volviendo al ejemplo con CM, que se podra generar se detalla en el cuadro siguiente

Datos personales Nombre, apellido, fecha nacimiento, etc.

Direccin Direccin declarada por el cliente. Puede categorizarse de diferentes formas. (ej. (particular/de
recepcin de correspondencia/Laboral)
Resumen de direcciones Si el cliente informa ms de una direccin
Datos acadmicos
Datos para tasas Descuentos o recargos que se le pueden generar
Asignacin subvencin Becas ofrecidas a los clientes x parte de un tercero
Objetos de contrato Concepto de cobro que categoriza un cargo y abono del estado del cliente
Pagos Informacin bancaria del cliente relacionado a sus cuentas bancarias para devoluciones o
transferencias o de tarjetas de crdito.
Personas de referencias Otros BP relacionados con el BP en proceso.
Componente Definicin del Calendario
La seleccin de Calendario y Perodos permite al administrador de FICA establecer las fechas relevantes para el
cumplimiento de las actividades que representan un impacto en los procesos relacionados con el BP.
Estos perodos tendrn una duracin, y slo en se intervalo se podr realizar la contabilizacin del cliente.
Algunas fechas que podran incluirse en un calendario son: vencimiento de pagos, en caso de un estudiante:
calendario de exmenes, de entrega de trabajos fianales,etc.

La informacin que es posible visualizar en un calendario es

Campo Descripcin
Agrupacin de clase de fecha Perodo que se subdivide en fechas relacionadas
mediante la agrupacin de clases de fechas.
Clase de Fecha Categorizacin de una fecha. Ej. Para una Universidad
podra ser:
Ao Universitario y perodo (Ej.2011
acadmico/cuatrimestral)
Fecha de inicio y fecha final (3-Marz al 3Jul)
Hora de inicio y hora final. (19 a 22hs)

Componente Contabilizacin

Permite registrar los diferentes cargos y abonos con el cliente. Para ello ser preciso del siguiente conjunto de
elementos:

Clave de Reconciliacin: Es el nmero asignado a todo cargo o abono, que resguarda la informacin acumulada
de cada una de las transacciones. Clave con la que se sealan los registros de totales de la cuenta corriente
contractual para la transferencia a contabilizaciones subsiguientes.
Nro de Documento: Clave que identifica unvocamente un documento en una cuenta corriente contractual para
cada mandante.
Fecha de Contabilizacin: fecha con la que se ha de contabilizar (o se contabiliz), el documento.
Fecha del documento: fecha de creacin del documento original.
Clase de documento: categorizacin de la contabilizacin que se est realizando.
Moneda: divisa en la que se realiza la contabilizacin.
Proceso de Contabilizacin
Identificar la transaccin (crear/modificar/visualizar)
Contabilizar documento
Guardar informacin.

Integracin con Control de Fondos (Funds Management FM)

Definicin de clculos /frmulas

El proceso Clculo de Tasas o Precios es un proceso masivo a travs del cual se generan las contabilizaciones tanto
de cargos como de abonos a un cliente o un grupo de ellos en base a un esquema de precios que se haya
solicitado. (configuracin de un esquema de precios especfica).

Proceso de Contabilizacin
Definir los criterios para el clculo de tasas
Visualizar resumen de costos
Realizar anlisis de tasas
Seleccionar clculo de costos
Contabilizar documentos.

Criterios Descripcin Definicin

Estudiante Mtodo de seleccin Un mtodo de seleccin elige S/un procedimiento
predefinido para determinada cantidad de objetos
Parmetros Base de clculo para tasas Por mdio de este processo se puede determinar si el
clculo de tasas se produce em base a datos de la
solicitude de admisin o em base a datos de los estdios.
Modo de procesamiento del clculo de tasas Este es slo relevante en un clculo de tasas en la base
 de clculo datos de estudios. El modo de procesamiento
contiene los siguientes atributos.
Modo de seleccin de datos
Modo de procesamiento de datos
Fecha de clculo de tasas De esta fecha depende qu perodos de clculo de tasas
tomar el sistema como base para el clculo. ste
verifica si esta fecha de clculo de tasas se encuentra
entre la fecha de inicio y la fecha de fin de un perodo de
clculo. Utilizando todos aquellos periodos en los que se
cumpla esta condicin.

Compensaciones

El proceso de Compensacin permite saldar una partida abierta en forma parcial o total de un cliente. Y a su vez
actualizar el estado de cuenta de ste.
Existen diferentes formas para saldar una partida abierta: pago en un banco, percepcin de un cheque, una beca
en el caso de un estudiante, etc.
El proceso de Compensacin est relacionado al proceso de Contabilizacin, ya que en ste ltimo se generan los
documentos de cargo/abono que luego sern compensados.
Existen dos tipos de compensacin:
Individual: es la compensacin realizada de las partidas abiertas de un solo BP.
Masiva: es la compensacin realizada automticamente por el sistema de un grupo de BP. Para esto se
definen las reglas a seguir. Ej. Documentos con fechas de vencimiento ms antiguos, compensarn los
documentos con cargos ms antiguos.

Proceso de Compensacin

o Identificar el tipo de compensacin (Individual /Masiva)

o Especificar los criterios deseados para la compensacin
o Especificar si se realizar una Propuesta de compensacin (de pago/cobro)
o Seleccionar partidas abiertas
o En caso de haberse seleccionado realizar una Propuesta
Ejecutar propuesta
Analizar la propuesta
o En caso de optarse por compensar directamente
Ejecutar Compensacin
o Verificar contabilizaciones

Informacin disponible para una Compensacin Individual

Solapa Criterios Descripcin Definicin

Nro. Interlocutor Clave que identifica unvocamente a Las contabilizaciones en la c/Cte. Estn siempre
Comercial (BP) un BP asignadas a un BP y una Cuenta Contrato. El registro
maestro del BP contiene los datos que se necesitan
Datos de para el desarrollo de la gestin comercial, por ejemplo:
Seleccin direcciones, datos bancarios, telfono, as como
ampliaciones especificas de la aplicacin y del cliente.
Nro Cta contrato Clave que identifica una cuenta Las contabilizaciones en la c/cte. Contractual estn
contrato unvocamente en cada asignadas siempre a una cuenta contrato y a un
 mandante. interlocutor comercial (BP). En el registro de la c/cte.
Contractual pueden establecerse procedimientos en
funcin del BP, que deben utilizarse en el tratamiento
posterior de las posiciones de documento. Entre estos
se cuentan por ej. Las vas de pago, los procedimientos
de reclamacin y las tolerancias.
Contrato Clave que identifica un contrato o
una posicin de contrato en funcin
del rea de aplicacin.

Solapa Criterios Descripcin Definicin

Datos de Sociedad Identifica la entidad Jurdica
Seleccin independiente.
Fecha La fecha se precisa para la creacin automtica de
vencimiento de reclamaciones, cargos, reembolsos o para la
partidas sin contabilizacin de intereses de crditos.
descuento por
pronto pago.
(Vto. neto
hasta).
Parmetros Fecha de Fecha con la que se registra A partir de la fecha de contabilizacin en la
de Contabilizacin contablemente el documento en la transferencia de registros de totales a la contabilidad
contabiliza del documento. C/Cte contractual. principal SAP R/3 y del perodo de contabilizacin.
cin Estos datos se precisan para la correcta actualizacin
conforme a los perodos, de la cuentas de mayor o de
las clases de costes que consten en el documento. En la
consideracin de la fecha clave y del perodo de las
partidas abiertas se hace referencia a la fecha de
contabilizacin.
Moneda Divisa en la que se realiza la De acuerdo al pas.
transaccin.
Motivo de Clave para la operacin econmica El motivo de compensacin se almacena en las
Compensacin que ha llevado a la compensacin. posiciones de documento compensadas para su
informacin y puede editarse en las valoraciones de las
partidas individuales.
Clase de Clave con la que se ha definido una La clase de documento clasifica los documentos de la
documento clase de documento. C/Cte. Contractual. Esta se almacena al contabilizar un
documento en la cabecera del documento.
A cada clase de documento se le asigna un rango de
nmeros para la creacin de documentos individuales
en modo interactivo.
Clave de Clave con la que se sealan los La clave se utiliza en la transferencia de los registros de
reconciliacin P registros de totales de la c/Cte. totales a la contabilidad principal. Esta clave permitir
contabilidad Contractual para la transferencia a la reconciliacin entre los registros de totales y los
principal. contabilizaciones subsiguientes. documentos correspondientes a la contabilidad
principal.
Indicadores Id Fecha Fecha en la que se ha planificado la La fecha de ejecucin forma, conjuntamente con el
de ejecucin del programa. identificador adicional, una clave para la identificacin
ejecucin de la ejecucin de reclamacin. Se la utiliza slo como
forma de identificacin de la ejecucin.
Identificador La caracterstica del identificador adicional se utiliza
para distinguir ejecuciones de reclamacin con la
misma fecha de ejecucin.

Informacin disponible para una Compensacin Masiva

Solapa Criterios Descripcin Definicin

 Nro. Interlocutor Clave que identifica unvocamente a Las contabilizaciones en la c/Cte. Estn siempre
Comercial (BP) un BP asignadas a un BP y una Cuenta Contrato. El registro
maestro del BP contiene los datos que se necesitan
para el desarrollo de la gestin comercial, por ejemplo:
direcciones, datos bancarios, telfono, as como
Datos de ampliaciones especificas de la aplicacin y del cliente.
Seleccin Nro Cta contrato Clave que identifica una cuenta Las contabilizaciones en la c/cte. Contractual estn
contrato unvocamente en cada asignadas siempre a una cuenta contrato y a un
mandante. interlocutor comercial (BP). En el registro de la c/cte.
Contractual pueden establecerse procedimientos en
funcin del BP, que deben utilizarse en el tratamiento
posterior de las posiciones de documento. Entre estos
se cuentan por ej. Las vas de pago, los procedimientos
de reclamacin y las tolerancias.

Criterios Descripcin Definicin

Sociedad Identifica la entidad Jurdica
independiente.
Fecha La fecha se precisa para la creacin automtica de
vencimiento de reclamaciones, cargos, reembolsos o para la
Solapa
partidas sin contabilizacin de intereses de crditos.
descuento por
pronto pago.
(Vto. neto
hasta).

Mtodos de Pago

El mtodo de pagos permite disminuir las deudas obligaciones de un cliente.

El pago de una deuda puede ser a travs de dos tipos:
Depsitos bancarios
Pagos con tarjetas de crdito.

El pago puede ser depositado en una:

Cuenta concentradora: cuenta virtual que es un nmero de cuenta bancario, en el cual los clientes
podrn realizar depsitos a sus cuentas a travs de cualquier sucursal bancaria. (Para reconocer al cliente
que realiza el pago existe un Nro. De referenciado).
Por ejemplo en el caso de un alumno, el Nro. de Matrcula /Inscripcin

Cuenta de Ingresos Varios: cuenta en la que se realizan pagos especficos del cliente.
Por ejemplo en el caso de un alumno, podra ser el pago de una credencial, un curso y su nro
referenciado estara conformado por el campus que paga, el tipo de servicio, el cliente y el tipo de
cliente.
En ambos casos, el cliente es quien define el tipo de cuenta que recibe los pagos y la estructura de la referencia
bancaria.