Diseador instruccional: Favor de colocar la lectura en el formato institucional e

incluir al inicio alguna imagen que haga referencia al procesador de textos Word.
Funciones Avanzadas de Word.
Autor: Leticia Pureco Reyes.
Al escuchar la palabra procesador de textos, lo primero que se nos viene a la mente
es el manejo de diferentes tipos de letra, tamaos y colores, as como el manejo de
prrafos como la alineacin del texto y uso de vietas; realmente los primeros
procesadores de texto que salieron al mercado nicamente permitan a los usuarios
la manipulacin del texto, pero con el paso del tiempo los procesadores han
evolucionado de tal manera que nos permiten realizar muchas otras tarea como por
ejemplo: copiar informacin, incluir elementos predeterminados, utilizar un corrector
ortogrfico entre otros.
A continuacin conoceremos algunos comandos de Word ms sofisticados que nos
facilitaran la elaboracin de documentos.
En el men Inicio adems de encontrar las opciones para modificar el formato del
texto podemos encontrar una herramienta denominada Portapapeles, su funcin es
permitir al usuario copiar, pegar o cortar informacin. Para poder utilizar esas
opciones primeramente deberemos seleccionar el texto sobre el cual se aplicar el
comando. Conozcamos ms a fondo cada una de esas funciones:
Comando Funcin
Primeramente debers seleccionar el texto u objeto, una vez
seleccionado debes hacer clic en el comando CORTAR, en ese
momento el texto seleccionado desaparecer pero quedar
guardado en el Portapapeles para que lo pegues en cualquier otra
parte del documento si as lo deseas.
Primeramente debers seleccionar el texto u objeto, una vez
seleccionado debes hacer clic en el comando COPIAR, en ese
momento no vers nada pero existir en el Portapapeles una
copia de la informacin seleccionada para que la pegues en
cualquier otra parte del documento.
El comando Pegar te permitir colocar en cualquier parte del
documento la informacin que se encuentre almacenada en el
Portapapeles una vez que hayas ejecutado los comandos Cortar
o Copiar. Para utilizar el comando debes colocar el cursor en el
espacio donde deseas colocar el texto y hacer clic en el comando
Pegar. En ese momento el elemento copiado o cortado
aparecer en el espacio donde colocaste el cursor.
Tabla 1.- Comandos del Portapapeles.
Otros comandos que te apoyarn en la elaboracin de una portada, inclusin de un
encabezado, pie de pgina, as como los nmeros de pgina se encuentran en el
men Insertar, a continuacin se describen ms a detalle en la tabla 2.
Comando Funcin
El comando Portada te permite incluir a tu documento una hoja
con los elementos que podras requerir en la presentacin de un

documento, al presionar la flechita que se encuentra en

ese comando podrs ver diferentes diseos como por ejemplo:

Para seleccionar el diseo de tu agrado debers hacer clic sobre

la opcin que te haya gustado, en ese momento aparecer en la
hoja donde se encuentra el cursor el diseo elegido. Ahora
nicamente tendrs que colocar los datos que se requieren para
que completes la portada.
Este comando permite incluir en el documento una hoja nueva,
al hacer clic sobre l aparecer una hoja por debajo de la que
tienes posicionado el cursor.
Ese comando permite incluir en todas las hojas informacin en
la parte superior de la hoja, al igual que en la portada existen
diseos predeterminados que se mostrarn al hacer clic sobre

la flecha en ese momento aparecer un listado con

algunos diseos sugeridos como por ejemplo:
Para seleccionar el diseo de tu agrado debers hacer clic sobre
la opcin que te haya gustado, en ese momento aparecer en la
parte superior de la pantalla el encabezado seleccionado, ahora
nicamente tendrs que colocar la informacin requerida para
completar el trabajo. En caso que ninguno de los diseos te
agrade t mismo podrs elaborar el encabezado seleccionando
la opcin En Blanco.
Ese comando permite incluir en todas las hojas la misma
informacin en la parte inferior o algn diseo, para incluir un
pie de pgina se debe hacer clic en ese comando,
inmediatamente aparecern algunos diseos predefinidos que
puedes seleccionar, para elegir el diseo debers hacer clic
sobre l y en ese momento se incluir en tu documento. Algunos
de los diseos que puedes seleccionar son:

Al igual que en el encabezado si ninguno de los diseos fue de

tu agrado t mismo podrs elaborar el encabezado
seleccionando la opcin En Blanco.

Ese comando te permite incluir al documento nmeros de

pgina, al seleccionar esa opcin podrs ver diferentes opciones
que te irn mostrando diseos predeterminados para incluir en
el documento los nmeros, una vez que hayas elegido el que te
haya gustado debers hacer clic en l y automticamente
aparecern en todas las hojas los nmeros.
 Como su nombre lo indica este comando te permite incluir a tu
documento un cuadro de texto, para utilizarlo debes hacer clic
sobre l, en ese momento aparecern diferentes diseos para
incluir el cuadro de texto, para seleccionarlo debers hacer clic
en la opcin que te guste e inmediatamente aparecer el cuadro
en tu documento para que incluyas el texto deseado.
Tabla 2.- Comandos avanzados del men Insertar.
Ahora que ya has incluido algunos elementos en tu documento para mejorar su
estructura, ser momento de revisar el diseo de las pginas, esto se refiere a los
mrgenes, orientacin de la hoja, nmero de columnas en que se presentar el
texto. En la tabla 3 se describen a mayor detalle los comandos que te apoyarn en
el diseo de la pgina.
Comando Funcin
El comando de mrgenes te permite cambiar el tamao del
espacio que existe entre el borde de la hoja y el texto, esto es
muy importante para determinar el espacio que se dejar al
momento de realizar la impresin del documento. Al hacer clic
en esa opcin aparecern diferentes opciones:

En caso que ninguna de ellas se ajuste a lo que requieres podrs

seleccionar la opcin para que coloques
los valores que desees en cada margen.
La orientacin te permite cambiar la hoja de vertical a horizontal
de acuerdo a lo que necesites en el documento que te
encuentras elaborando.

El comando columnas te permite especificar el nmero de

columnas en el que aparecer el texto en el documento, cuando
hagas clic en ese comando podrs visualizar las opciones:
 Normalmente un documento se presenta
en una columna, pero en caso que
requieras escribir alguna poesa, cancin o
algn otro elemento que requiera tener en
una misma hoja dos columnas pudieras
utilizar esa opcin, o bien si requieres
elaborar un trptico podras utilizar la
funcin de tres columnas.

Una vez que hayas elegido el diseo a utilizar debers hacer clic
sobre l, en ese momento en el documento quedar establecido
el nmero de columnas a utilizar.
El comando de saltos permite realizar un cambio entre una
pgina y otra, una columna y otra o bien crear secciones en un
documento. Al hacer clic en esa opcin podrs visualizar las
siguientes opciones:
 Una seccin es un conjunto de pginas, por ejemplo si tienes 10
hojas en orientacin vertical y deseas incluir la hoja 11 y 12 en
orientacin horizontal debers incluir un salto de seccin en la
hoja 10, modificar el diseo de pgina y posteriormente en la
hoja 12 volver a incluir otro salto de seccin para que puedas
modificar nuevamente el formato vertical.

Tabla 3.- Comandos del men diseo de pginas.

Algunos otros comandos de Word que te permiten crear tablas de contenidos o

elaborar bibliografa se localizan en el men Referencias, en la tabla 4 se explican
ms a detalle esos comandos:

Comando Funcin
Este comando te permite crear una tabla de contenidos sobre el
documento que has elaborado, por ejemplo si has realizado una
investigacin que tenga varios ttulos y subttulos la tabla de
contenidos te permitir crear la hoja para que el lector conozca en
qu pginas se encuentran cada tema y subtema.

Para elaborar la tabla de contenidos te recomiendo que utilices los

diferentes estilos de Ttulo y Subttulo que se encuentran en el
men Inicio para que al insertar tu tabla automticamente
aparezcan los elementos. Por otro lado si deseas realizar de
manera manual tu tabla tendrs la oportunidad de incluir los datos
que desees.

Las opciones para incluir la tabla de contenidos son:

Una nota al pie te permite incluir en la parte inferior del documento
alguna observacin que consideres importante, para incluir una
nota nicamente debes hacer clic sobre ese comando y en ese
momento aparecer en la parte inferior un espacio para que
incluyas la informacin.
Una cita a un documento se crea cuando has copiado y pegado
texto de algn libro, revista, pgina de Internet o bien parafraseado
la informacin; en ese momento debes agregar los datos de la
referencia que incluyen: nombre y apellidos del autor, ao de
publicacin, nombre del artculo, revista, entre otros. Para ello
Word ha elaborado una herramienta que te permite capturar toda
la informacin y crea automticamente la cita y la bibliografa de
acuerdo a los datos registrados.
Para crear una cita debes hacer clic con el mouse en el comando
Insertar Cita, en ese momento aparecer la opcin

la cual tendrs que seleccionar,

aparecer una ventana donde debers registrar todos los datos:
 Primeramente indicar si es un libro, artculo, revista, etc. Una vez
que hayas seleccionado la opcin deseada tendrs que capturar la
informacin: Autor, Ttulo, Ao, etc. Cuando tengas toda la
informacin dars clic en el botn Aceptar quedando almacenada
la informacin y apareciendo la cita ya elaborada.

Cuando tengas la informacin registrada podrs elaborar tambin

las referencias bibliogrficas o bibliografa seleccionando la
opcin:

Es muy importante mencionar que el estilo determinar la

estructura de las citas y referencias, por lo regular tendrs que usar
el formato APA.
Tabla 4.- Comandos principales del men Referencias.
Por otro lado existe un men que apoya a los usuarios en la revisin de la gramtica,
ortografa, as como la administracin de las modificaciones realizadas a un
documento. Este men recibe el nombre de Revisar, en la tabla 5 se describen
algunos de sus comandos:
Comando Funcin
Este comando permite al usuario revisar la ortografa y gramtica
de un documento, para utilizarlo basta con hacer clic sobre l, en
ese momento aparecer una ventana con las sugerencias para
realizar las modificaciones.
Esta opcin es muy til cuando el documento es modificado por
varias personas, te permite ver los cambios realizados por cada
individuo y tener un seguimiento de las modificaciones. Para
activar el control de cambios debes hacer clic sobre esa opcin y
seleccionar la opcin Control de cambios.
Este comando te permite proteger el documento para que ninguna
persona realice cambios, inclusive puedes incluir una contrasea.
Para aplicar este comando basta con hacer clic en esa opcin,
inmediatamente vers del lado derecho de la pantalla una ventana
 para que puedas configurar la restriccin de acuerdo a tus
necesidades.
Tabla 5.- Comandos principales del men Revisar.

Por ltimo es importante conozcas que existe un men denominado

Correspondencia, este permite utilizar un documento base para personalizarlo y
generar cartas, sobres o enviar correos electrnicos.
Por ejemplo: si tuvieras que enviar una invitacin de graduacin a todos los padres
de familia de los estudiantes de una universidad tendras que personalizar la
invitacin colocando el nombre del estudiante y la licenciatura a la que pertenece
mientras que la fecha y hora, lugar y dems datos de la graduacin seran los
mismos. Para ello tendras que tener en un documento de Word una tabla con
listado de los estudiantes que se van a graduar, los datos de los padres de familia
y en otro documento la carta elaborada.
Ahora ya conoces algunos comandos importantes de Word que te facilitarn la
elaboracin de documentos.

Referencias:
Microsoft Word 2013 EE.UU.