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PARTES DE UN OFICIO.
1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
a)Membrete
b)Lugar y fecha
c)Cdigo
d)destinatario
f)Texto
g)ante firma
h) Firma,posfirma y sello
i) con copia
j) pie de pgina.
-Referencia
-Anexo
Modelo de oficio
CAJAMARCA
c) OFICIO N01-2012-CCSP.CEBA-J.XXIII-C
d) Seor : Ing.Julio Vargas Sotomayor
g) Atentamente
i)c.c:
Archivo
j) CPC/d
LA SOLICITUD ;CONCEPTO, PARTES Y MODELOS
CONCEPTO.-La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho,
beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.
El derecho a peticin en caso de Per est amparado por el Art.2 inciso.20,de la actual
Constitucin Poltica que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones
,individual o colectivamente ,por escrito ante la autoridad competente, la que est obligada a
dar al interesado una respuesta tambin por escrito dentro del plazo legal, bajo
responsabilidad.
Los miembros de las fuerzas Armadas y Polica Nacional slo pueden ejercer individualmente el
derecho de peticin.
La solicitud inicia el trmite de una accin no contenciosa. Puede ser entregada personalmente
por el interesado, por intermedio de otra persona o remitida va fax o por correo, en este
ltimo caso como correspondencia certificada. Al enviarse por correo, debe ser depositada
antes del vencimiento del plazo establecido para su presentacin. Si la solicitud llega a su
destino despus del plazo fijado para su entrega, se toma en cuenta como si hubiera sido
presentada la fecha de su depsito en el correo lo que se prueba con el respectivo
comprobante de recepcin del correo o su certificacin.
A veces la solicitud se presenta acompaada de los requisitos que exigen las instituciones para
tratar o entender el pedido formulamos. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de
estudios hay que adjuntar el recibo del pago que se ha efectuado por este concepto. Dichos
requisitos pueden ser certificados, constancias, recibos, fotografas, fichas, declaraciones
juradas, el currculum vitae del interesado, etc. Los documentos que se acompaan a la
solicitud debe presentarse debidamente ordenados (en el orden en que lo exigen), numerados
y engrapados ,o colocados en un flder para que no se pierdan o confunda.
2.-ENLACE
La solicitud establece relacin entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a quien est
dirigida (destinatario).
El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y responsabilidades
individuales, al margen del cargo que podra desempear en la institucin o fuera de ella.
Esta facultad la tiene toda persona natural capaz mayor de 18 aos; asimismo los
representantes legales a nombre de aqullos a quienes representan.
Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de sus padres o
apoderados; salvo que algunas instituciones permitan ejercerlo en determinados casos, como
los colegios para que soliciten sus certificados de estudios al concluir su educacin secundaria.
La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin e incluso por una
persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.
Toda solicitud debe presentarse por lo menos con una copia, la cual debe ser sellada, firmadas
y numerada por la persona que recepciona su original. Esta copia es la nica constancia de la
presentacin de la solicitud y permanece en poder del solicitante par efectuar cualquier
reclamo si se pierde o demora la atencin.
*Aclaramos: ltimamente cada institucin cuenta con formatos de solicitud y all simplemente
hay que llenar los datos y la peticin correspondiente.Pero,si no cuenta con ese formato hay
que redactarlo en computadora y en sitios donde no existiera ste ltimo puede hacerse
manuscrito en papel bond con letra legible y sin errores ortogrficos. Tambin cada institucin
tiene algunos modelos llenados para facilitar la peticin al usuario en caso de formatos que
usa la entidad.
1.-Sumilla: Es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La
sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de la
solicitud.
b) Ciudadana
c) Edad
d) DNI (documento nacional de identidad)
e) domicilio.
Ejemplo
Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 aos de edad, con DNI N 26639848, domiciliada en
el Jr..Alfonso Ugarte N 298, Cajamarca, a usted con toda consideracin expongo lo siguiente:
5.-El texto, cuerpo o peticin: Es el asunto argumentativo que consta de dos partes:
a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivos legales
vigentes por los que se solicita.
Ejemplo:
Que deseando continuar mis estudios, solicito se digne autorizar que se me otorgue mi
certificado de estudios del 5to ao A cursado y probado enpara el efecto, acompao el
recibo de pago en tesorera y las fotografas correspondientes.
Ejemplos:
Por lo expuesto:
Por tanto:
Ejemplo:
8.-Firma.
Modelo de solicitud
SD
Andrea Gmez Marn, alumna del primer grado, seccin, A turno maana, del plantel que
usted dignamente dirige, con 19 aos de edad y domiciliada en el Jr.Bolvar N 240 Cajamarca,
ante usted, con el debido respeto expongo lo siguiente:
Que es para m requisito indispensable para poder conseguir trabajo ( a medio tiempo)
presentar una constancia de estudios del ao que estoy cursando y as poder ayudar a mis
padres que se encuentran delicados de salud ,por lo que recurro a su despacho para que se me
expida dicho documento.
POR TANTO:
CAJAMARCA
Isidro Llico Grados, con DNI N 26701208 , domiciliado en el Jr.Chota N 238 de esta ciudad,
ante usted ,con el debido respeto expongo:
Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue, por la dependencia
correspondiente, un certificado de los servicios que prest en esa Direccin regional como Jefe
de la Unidad de Planillas,Grado IV,Subgrado 1,durante dos aos: del 02 de enero del 2010
hasta el 31 diciembre del 2011.
POR LO EXPUESTO:
Carmela Chugnas Aguilar, identificada con DNI N 26707070, con domicilio legal en el Jr.Sinchi
Roca N 212, distrito de Baos del Inca, provincia y departamento de Cajamarca, ante usted
con el respeto que se merece expongo:
Entre los aos 2008 y 2011 efectu mis estudios secundarios en el CEBA JUAN XXIII, ciclo
avanzado, forma de atencin presencial, a su cargo y siendo de necesidad, para continuar con
mis estudios superiores, contar con los Certificados de Estudios, recurro a su despacho para
que se sirva disponer a quien corresponda se me expida los certificados correspondientes.
Hago de su conocimiento que los estudios los curse en turno nocturno como indico a
continuacin:
Segundo B 2009.
Asimismo Adjunto las fotografas correspondientes y los recibos de pago por derecho de
certificados.
POR TANTO:
DNI N 26707070
Trabajo Domiciliario: Redactar dos solicitudes: uno pidiendo Constancia de estudios al director
del CEBA Juan XXIII para trabajo en Centro Comercial el Quinde y otro dirigido al Rector de la
Universidad,solicitando vacante como postulante a la Universidad Nacional de
Cajamarca,facultad de Medicina Humana.
EL ACTA
1. CONCEPTO: El acta es un documento que contiene el testimonio de las acciones
ms importantes que han acontecido en la realizacin formal de determinados actos
administrativos, por ejemplo, de lo que ha pasado en una sesin o en una visita de
inspeccin.
El acta es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que
sirven de base o sustento para nuevas acciones, como puede ser para la expedicin de
resoluciones, envi de circulares,oficios,etc.
Las actas constituyen instrumentos pblicos cuyos contenidos deben tenerse por
verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario.
Se redactan por propia iniciativa o en cumplimiento de disposiciones establecidas .Se
usa tanto en la administracin pblica como privada.
2. CLASES DE ACTAS
Distinguimos dos clases de actas: Actas de trabajo y acta de sesin
2.1.-ACTA DE TRABAJO
Conocemos con este nombre a las diferentes actas, que se elaboran con el fin de dejar
constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de nuestras
obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.
Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los
acontecimientos Son elaboradas por el secretario(a) o por quien hace sus veces, en
presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervencin de personas
interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adicin, supresin p
rectificacin de alguna incidencia que consideren pertinente.
Por ejemplo ,se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a
plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institucin con fines de ratificacin o
promocin interna; en la ejecucin de las diferentes etapas de un proceso electoral; al
decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia, al realizar diligencias judiciales
como audiencias, inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto; al
efectuar visitas de inspeccin administrativa a centros de trabajo, establecimientos
comerciales o lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o
incendios; al incautar, exterminar ,transferir, inventariar ,entregar y depositar bienes; al
asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o
conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin administrativa
considerada delicada o de responsabilidad. Algunas entidades preparan formularios o
dan lineamientos para redactar este documento.
Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por el
funcionario que presidi el acto, el secretario y las personas interesadas que han
interviniendo .Si alguien que est obligado a que ha intervenido se niega a firmar el
acta, la autoridad que dirigi la accin har constar tal negativas en la parte final del
documento en presencia de los dems.
Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin o, en su
defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen inters en el asunto.
2.1.1. SOLICITUD DE COPIAS DE ACTAS DE TRABAJO
Los servidores que han intervenido en los actos que constan en las actas de trabajo,
pueden solicitar copia simple de las mismas; de igual manera, quienes prueben tener
legtimo inters, podrn solicitar copia certificada de tales actas.
2.1.3. PARTES
a) El acta de trabajo presentas las siguientes partes obligatorias.
1. Ttulo(tipifica el acta)
2. Texto
4. con copia
5. Pie de pgina
Membrete
Cdigo
Anexo
Y COMUNICACIONES
El arrojo de las placas se realiz de manera normal, con conformidad con las
formalidades de ley impartidas mediante la R.M..del ,,,,,,,,de mayo 2012.
No habiendo ninguna observacin que anotar ,firmamos esta acta ,en original y dos
copias.
4) C.c:
Unidad de Administracin
Archivo
5)gtd
1.-La autoridad con facultad para citar a sesiones y reuniones de diversa ndole.
PARTES DE LA CITACIN
La citacin presenta las siguientes partes obligatorias:
3.Texto
4.Lugar y fecha.
6.Pie de pgina
-Membrete
-Con copia
Las frmulas ms usadas con este fin son:Por el presente documento,se cita.. Se
cita Cito a usted:::,cuando es la autoridad quien cita directamente; en cambio,se
emplea:Po disposicin de.,Por encargo de,Por orden de,cuando el que citas
lo hace por delegacin de facultades.
2.Otros.
A veces esta seccin termina con una frmula final que insta a concurrir a la cita
puntualmente:se ruega puntual asistencia,o comprende una advertencia:Se dispondr
el descuento de ley para los que no asistan,Los que no asistan pagarn una multa de
S/,100 nuevos soles.
CLASES DE CITACIN
1.-CITACIN INDIVIDUAL.Es aquella que se enva al interesado o a los interesados
en forma individual.Se redacta en papel A5.Estas citacin vien a ser una esquela.
El destinatario,al recibir la citacin,deber firmar la copia o el cargo correspondiente
,como constancia de su recepcin.
Mariscal Luzuriaga.
CITACIN
Secretaria
Npm.
Modelo 2
CITACIN
MIEMBROS.
Decano
OBSERVACIONES:
A) En la citacin que se efecta por segunda vez se coloca como ttulo Segunda
Citacin,con el fin de advertir que el acto al que se est llamando se realizar de todas
maneras con los miembros que asistan o con la proporcin mnima que permite la
ley.Los estatutos de pocas instituciones permiten citar por tercera vez.
b)Existen citaciones colectivas que se redactan sin individualiza a las personas que se
citan.Se difunden por medio de carteles o avisos periodsticos.
ESTRUCTURACIN
Los formatos de citacin ms conocidos son los siguientes:
..
AGENDA.
1. .
2. .
..
Da:..
Hora:
Local:
Agenda:
1.
2. .
Miembros:
1. . ..
2. . .
3. . ..
CONCEPTO. La constancia es un documento similar al certificado .Los dos acreditan
la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.
No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos,razn por la cual se
utilizan los dos indistintamente.a pesar de ello hay una diferencia que podramos
aceptar,en principio, y que consiste en considerar al certificado como testimonio de
hechos ocurridos o ya concluidos y a laconstancia como testimonio de hechos en
realizacin o que acaban de ocurrir.
Por ejemplo,se expide constancia de trabajo cuando se est laborando;constancia de
ingreso,cuando uno es admitido a un centro de estudios,constancia de matrcula,luego
que se ha efectuado este acto;constancia de vacante,cuando en una institucin
educativa existe vacante para matricular a un alumno(a),etc.
La constancia se usa en la instituciones tanto pblicas como privadas.se redacta en
papel A4 o en formulario preparado,a propsito,para cada caso.(Las constancias que se
expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente)
SEMEJANZAS ENTRE CERTIFICADO,CONSTANCIA Y COPIA
CERTIFICADA
Estos tres documentos tienen muchos puntos en comn ,Se parecen bastante.Tal es as
que se asemejan en los siguientes aspectos.
CAJAMARCA
HACE CONSTAR:
Que, la Srta. Vilma Soln Aguirre viene laborando en esta Entidad Departamental de
la Regin de Salud de Cajamarca,en calidad de contratada,en la unidad de Trmite
Documentario,desde 01 de enero del ao en curso,desempendose con eficiencia y
responsabilidad.
Se expide la presente constancia a peticin de la interesada para los fines que crea
conveniente.
Director
CONSTANCIA N 820
la Secretaria de la Escuela de Graduados hace constar que don Alex Castaeda Ocn ha
sido admitido a unidad de Posgrado de Facultad de Educacin,en el concurso de
Admisin marzo 2012 ,para seguir estudios de Maestra en Planificacin y Medio
Ambiente.
Se expide la presente constancia a solicitud verbal del interesado para los fines que
estime conveniente.
Rector Secretaria
CONSTANCIA DE VACANTE
DEJA CONSTANCIA:
Que en este plantel existe una vacante , en el 4to grado de Educacin Secundaria,Ciclo
avanzado,Forma de Atencin Presencial ,en el ao escolar 2012 y que est siendo
reservada para la alumna Juana Vargas Cabanillas.
Se expide la presente constancia a pedido de parte de la interesada para los fines que
estime conveniente.
Director
SCV/jhg
CONSTANCIA
Director Secretaria
VJC/dtv
Nota. Como estos tres documentos se usan indistintamente ,los tres tienen el mismo
valor legal ; e incluso,uno puede sustituir a otro,dependiendo de la circunstancia en la
que se presenta,ya que los tres son documentos probatorios de la verdad,y sirven de
prueba de la afirmacin que se hace en uno u otro sentido.
. ETIMOLOGA. Deriva del latn directus, participio pasivo e dirigere (dirigir). Adjetivo: "recto,
derecho".
3. FUNCIN. Este documento permite a las autoridades dictar normas, disposicones y rdenes
de carcter general. Les facilita difundir y orientar la aplicacin de leyes, decretos, reglamentos,
estatutos, etc.
Sirve, tambin, para prescribir y canalizar el comportamiento o procedimiento que las personas
y dependencias subordinadas deben seguir en determinadas situaciones.
o Normar reuniones y actividades de diversos tipos que puedan surgir en una institucin.
o Fijar procedimientos de trmite documentario.
o Dictar disposiciones sobre asistencia, permisos y licencias del personal.
o Dar normas para la conservacin de muebles e inmuebles.
o Establecer pautas para el refrigerio, etc.
5. ESTRUCTURA:
1. Cdigo.
2. Ttulo.
3. Texto.
4. Lugar y fecha.
5. Firma, posfirma y sello.
6. Distribucin.
7. Pie de pgina.
o Membrete.
o Nombre del rgano que formula el proyecto de directiva.
o Anexo.
El mbito de difucin de la directiva puede ser a nivel nacional, regional o institucional, segn la
jerarqua del funcionario que la aprueba. Por ejemplo, puede ser aprobada por un ministro,
presidente regional o director de una USE.
La directiva enlaza a la autoridad con facultad para expedir disposiciones gubernamentales con
el personal subordinado.
La directiva se formula por propia iniciativa o por encargo o mandato dela superioridad en el
rgano a cuya rea de competencia incumbe la norma o medida a dictarse, pero la facultad de
firmarla corresponde slo al funcionario autorizado para expedir disposiciones
gubernamentales.
9.1.2. Objeto u objetivos: seala el beneficio que se obtendr o la meta que se alcanzar
con la aplicacin de las normas de la directiva.
Por ejemplo:
9.1.3. Base legal o antecedentes: hace mencin a los dispositivos legales que amparan
adoptar las medidas que forman parte de la directiva.
9.1.4. Alcance: hace mencin a las dependencias y/o personal a quienes compete cumplir
o ejecutar lo que se dispone mediante la directiva.
9.2.1. Formulada por: identifica al rgano o a los que elaboran el proyecto de la directiva.
Se localiza debajo del ttulo del documento.
9.2.2. Vigencia: precisa a partir de cundo rige la directiva. Pocas veces se seala el
trmino de la vigencia.
Una de estas medidas de seguridad consiste en que dicha autoridad rubrica cada una de las
pginas del documento, en su margen izquierdo, a excepcin de la ltima en la que aparece
sufirma y sello. Esta accin se efecta no obstante que los documentos pudieran estar visados
por los jefes de los rganos que intervinieron en su elaboracin.
INFORME.
10
DEC
Concepto
3. Definicin de las actividades que se van a realizar para lograr los criterios de evaluacin
propuestos; en esta fase preliminar se determinan las fuentes de informacin y los recursos
materiales y humanos mediante los cuales se obtendr la informacin.
Bibliografa
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