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DISEO DE UN MTODO PARA LA GESTIN DOCUMENTAL DE
DISEOS DE INGENIERA EN BUENCAF LIOFILIZADO DE COLOMBIA
CARLOS ANDRS BOTERO HINCAPI

CC: 1.053785.429
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

FACULTAD DE TECNOLOGAS
INGENIERA MECATRNICA
PEREIRA
2014
DISEO DE UN MTODO PARA LA GESTIN DOCUMENTAL DE
DISEOS DE INGENIERA EN BUENCAF LIOFILIZADO DE COLOMBIA
CARLOS ANDRS BOTERO HINCAPI

CC: 1.053785.429
Trabajo de grado para optar al ttulo de Ingeniero Mecatrnico
Directores
Ingeniero Alejandro Lpez Jaramillo. (Buencaf)
Ingeniero William Prado Martnez. (UTP)
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

FACULTAD DE TECNOLOGAS
INGENIERA MECATRNICA
PEREIRA
2014
NOTA DE ACEPTACIN
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
______________________________
Firma del presidente del jurado
______________________________
Firma del jurado
______________________________
Firma del jurado
Pereira, 12 de marzo de 2014
3
Dedicado a
Dios, por brindarme la fortaleza
necesaria para finalizar esta etapa,
a mi familia por su importante apoyo,
a Juan Felipe Botero y Oliva Osorio que
son dos de las personas que mas atesoro.
4
AGRADECIMIENTOS
Agradezco de manera calurosa a Buencaf Liofilizado de Colombia, por el

apoyo incondicional y al equipo de trabajo de la organizacin por brindarme
la oportunidad de crecer intelectual, personal y profesionalmente, a travs de
la ejecucin de mi trabajo de grado.
A los ingenieros Alejandro Lpez y Andrs Jaramillo por depositar su

confianza en mi como profesional, y por su acompaamiento durante esta
etapa.
Agradezco tambin a la ingeniera ngela Ospina por la sapiencia y paciencia

brindada en la realizacin de mi trabajo de grado.
A la Universidad Tecnolgica de Pereira por brindar tan maravillosos

conocimientos a la sociedad, y que directamente han impactado mi vida de
manera positiva.
5
CONTENIDO
pg.
LISTA DE FIGURAS...................................................................................... 10
LISTA DE TABLAS........................................................................................ 12
LISTA DE ANEXOS....................................................................................... 13
RESUMEN .................................................................................................... 14
1. INTRODUCCIN....................................................................................... 15
1.1 JUSTIFICACIN .................................................................................... 15
1.2 IMPORTANCIA........................................................................................ 17
1.3 MARCO CONCEPTUAL (GLOSARIO).................................................... 18
1.4 ANTECEDENTES TERICOS................................................................ 21
1.4.1 Conceptos sobre gestin documental de diseos ................................ 21
1.4.1.1 Diseo asistido por computador ........................................................ 21
1.4.1.2 Gestin del ciclo de vida de productos .............................................. 21
1.4.1.3 Administracin de datos del producto................................................ 21
1.4.1.4 Sistema de gestin documental (SGD) ............................................. 22
1.4.2 Conceptos sobre base de datos y red de computadoras ..................... 23
1.4.2.1 Base de datos.................................................................................... 23
1.4.2.2 Red de comunicaciones de datos o red de computadoras................ 24
1.4.3 Conceptos sobre el software Autodesk Vault .................................... 26
1.5 ANTECEDENTES PRCTICOS.............................................................. 27
1.6 OBJETIVOS ............................................................................................ 28
1.6.1 Objetivo general ................................................................................... 28
6
1.6.2 Objetivos especficos............................................................................ 28
1.7 ALCANCES ............................................................................................. 29
1.7.1 Optimizacin de los equipos de trabajo de los proyectistas de Buencaf

................................................................................................................. 29
1.7.2 Centralizacin de la informacin de diseos de ingeniera................... 29
1.7.3 Depuracin de la informacin digital innecesaria ................................. 29
1.7.4 Pruebas de manejo del software Autodesk Vault por parte de los
usuarios. .................................................................................................. 30
1.8 LIMITACIONES ....................................................................................... 30
1.9 METODOLOGA EMPLEADA ................................................................. 30
1.9.1 Fases de la implementacin................................................................. 31
2. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Y DEL PROCESO PRODUCTIVO..... 32
2.1 RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA ............................................... 32
2.2 DESCRIPCIN DEL PROCESO PRODUCTIVO .................................... 34
2.2.1 Primer subproceso: Recibo de caf verde ......................................... 35
2.2.2 Segundo subproceso: Tostacin........................................................ 36
2.2.3 Tercer subproceso: Molienda............................................................. 37
2.2.4 Cuarto subproceso: Extraccin .......................................................... 37
2.2.5 Quinto subproceso: Concentracin .................................................... 38
2.2.6 Sexto subproceso: Espumacin......................................................... 38
2.2.7 Sptimo subproceso: Congelacin..................................................... 39
2.2.8 Octavo subproceso: Clasificacin ...................................................... 40
2.2.9 Noveno subproceso: Liofilizacin....................................................... 40
2.2.10 Dcimo subproceso: Empaque ........................................................ 41
7
3. DIAGNSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIN
DOCUMENTAL DE DISEOS DE INGENIERA ..................................... 42
3.1 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN, ALMACENAMIENTO Y

DIRECCIONAMIENTO DE UN DISEO .................................................. 42
3.1.1 Anticuado procedimiento para actividades de gestin documental de

diseos..................................................................................................... 42
3.1.2 Falta de capacitacin adecuada de los usuarios de manejo de software

Autodesk Vault. ..................................................................................... 44
3.1.3 Falta de centralizacin documentacin de diseos de ingeniera......... 44
3.1.4 Renovacin del hardware y software usados para las tareas de gestin
de documentacin de diseos de ingeniera............................................ 45
4. ANLISIS DE IMPLEMENTACIN DE ACTIVIDADES DE GESTIN

DOCUMENTAL DE DISEOS DE INGENIERA ..................................... 46
4.1 FUNCIONAMIENTO DEL REA DE GESTIN DOCUMENTAL EN

BUENCAF LIOFILIZADO DE COLOMBIA ............................................. 46
4.2 CONVERSIN DE LIBROS DIRECTORIOS FSICOS DE

DOCUMENTACIN DE DISEOS EN FORMATO ELECTRNICO ...... 47
4.3 PROCEDIMIENTO ADECUADO PARA LA GESTIN DOCUMENTAL DE

DISEOS DE INGENIERA EN BUENCAF LIOFILIZADO DE
COLOMBIA .............................................................................................. 48
4.3.1 Elaboracin de un diseo tcnico o plano ............................................ 49
4.3.1.1 Codificacin de planos ...................................................................... 49
4.3.1.2 Elaboracin del diseo ...................................................................... 52
4.3.1.3 Almacenamiento del diseo o plano elaborado ................................. 54
4.3.1.4 Bsqueda de un diseo o plano almacenado.................................... 55
4.4 DIGITALIZACIN DE DOCUMENTACIN FSICA DE DISEOS

ALMACENADA EN EL ARCHIVO INACTIVO DE BUENCAF
LIOFILIZADO DE COLOMBIA ................................................................. 55
8
4.4.1 Alternativas de digitalizacin de documentacin fsica de diseos de
Buencaf Liofilizado de Colombia ............................................................ 56
4.4.2 Clculo del retorno de la inversin (ROI) del proyecto de digitalizacin

de documentacin fsica de diseos de Buencaf Liofilizado de Colombia
................................................................................................................. 57
4.4.3 Proceso de digitalizacin de informacin de diseo fsica por parte de

una empresa especializada ..................................................................... 59
4.5 TAXONOMA ESTABLECIDA PARA LA BASE DE DATOS

ADMINISTRADA POR EL SOFTWARE AUTODESK VAULT ............... 61
4.6 PROCEDIMIENTO DE CENTRALIZACIN Y DEPURACIN DE LA

DOCUMENTACIN DE DISEO, FSICA Y DIGITAL............................. 63
4.7 RENOVACIN DE HARDWARE Y SOFTWARE Y ESQUEMA DE

CLIENTES DE LA RED DE COMPUTADORES EN EL REA DE DISEO
EN INGENIERA ...................................................................................... 63
5. CONCLUSIONES...................................................................................... 65
6. RECOMENDACIONES ............................................................................. 66
BIBLIOGRAFA.............................................................................................. 67
ANEXOS ....................................................................................................... 70
9
LISTA DE FIGURAS
pg.
Figura 1. Topologas comunes de red. .......................................................... 25
Figura 2. Fundacin FNC 1927. .................................................................... 32
Figura 3. Vista de la planta recin fundada. .................................................. 33
Figura 4. Buencaf Liofilizado de Colombia en la actualidad. ....................... 34
Figura 5. Etapas del proceso productivo. ...................................................... 35
Figura 6. Recibo de caf verde...................................................................... 36
Figura 7. Tostadora. ...................................................................................... 36
Figura 8. Caf Molido .................................................................................... 37
Figura 9. Batera de extraccin ..................................................................... 37
Figura 10. Concentrador................................................................................ 38
Figura 11. Caf espumado. ........................................................................... 39
Figura 12. Cuarto fro de congelacin. .......................................................... 39
Figura 13. Esquema de zaranda de clasificacin. ......................................... 40
Figura 14. Tnel de liofilizacin ..................................................................... 41
Figura 15. Proceso de empaque en frascos.................................................. 41
Figura 16. Directorios de direccionamiento documentacin de diseos de

ingeniera. ................................................................................................ 43
Figura 17. Descripcin de la codificacin de un plano................................... 49
Figura 18. Grupo general del documento de diseo a elaborar. ................... 50
Figura 19. Rtulo del formato de papel A. ..................................................... 53
10
Figura 20. Rtulo del formato de papel C...................................................... 53
Figura 21. Flujo de proceso de digitalizacin de informacin fsica............... 60
Figura 22. Taxonoma establecida para el software Autodesk Vault. ......... 61
Figura 23. Red de computadores implementado para las tareas de gestin

documental de diseos de ingeniera....................................................... 64
11
LISTA DE TABLAS
pg.
Tabla 1. Conversin de libros directorios en formato electrnico. ............... 47
Tabla 2. Cantidad de diseos que contienen los directorios fsicos .............. 48
Tabla 3. Costo conversin directorios de documentacin de diseo fsicos.. 48
Tabla 4. reas de la planta o subgrupos. ...................................................... 50
Tabla 5. Formatos o tamaos de papel usados por Buencaf Liofilizado de

Colombia.................................................................................................. 51
Tabla 6. Escalas de trabajo en los documentos internos de diseo. ............. 54
Tabla 7. Cantidad de documentacin fsica almacenada en Buencaf

Liofilizado de Colombia. ........................................................................... 56
Tabla 8. Costo Alternativa 1, trascripcin manual de cada documento de

diseo. ..................................................................................................... 56
Tabla 9. Costo Alternativa 2, digitalizacin de documentacin de diseo por

parte de Buencaf y una empresa especializada..................................... 57
Tabla 10. Costo de mantenimiento y conservacin de la documentacin de

diseo fsica. ............................................................................................ 57
Tabla 11. Costo de la bsqueda y almacenamiento de un documento de

diseo fsico. ............................................................................................ 58
Tabla 12. Costo de fotocopia de documentacin de diseo fsico................. 58
12
LISTA DE ANEXOS
pg.
ANEXO A. Procedimiento gestin de documentacin de diseo en el rea de

ingeniera de Buencaf Liofilizado de Colombia (PRING)........................ 70
ANEXO B. Instructivo de elaboracin de planos tcnicos o documentos de

diseo en ingeniera (INING1).................................................................. 73
ANEXO C. Instructivo de apertura formatos de hojas y escalas de trabajo

usadas para la elaboracin de planos tcnicos de ingeniera (INING2)... 80
ANEXO D. Instructivo de bsqueda de documentacin de diseo en los

directorios digitales administrados por el rea de ingeniera (INING3) .... 88
ANEXO E. Instructivo de almacenamiento de documentacin de diseo de

ingeniera en el servidor Vault (INING4) .................................................. 93
13
RESUMEN
El caf ha sido uno de los pilares ms importantes de la economa

Colombiana. Por tal motivo, el pas ha tomado riendas en el asunto, y ha
aprendido a valorar cada vez ms este maravilloso sector, estableciendo,
formando y sosteniendo instituciones de alto prestigio que lleven a cabo las
arduas tareas de control y de generacin de valor agregado a las ms de 560
mil familias cafeteras del pas. La Federacin Nacional de Cafeteros de
Colombia (FNC) constituida a partir del ao de 1927, construy en el ao
1973 una planta dedicada a darle valor agregado al producto insignia de
Colombia, la cual llam Fbrica de Caf Liofilizado y que en la actualidad se
conoce como Buencaf Liofilizado de Colombia; se encuentra localizada en
el municipio de Chinchin, Caldas Colombia, donde se desarrollan
productos alimenticios a base de caf y cuyos procedimientos y
metodologas deben cumplir altos estndares de calidad para satisfacer los
mercados internacionales, llegando as en la actualidad a mas de 60 pases.
Debido a los cambios constantes que vive el mercado internacional del caf,
las organizaciones de esta gran envergadura deben estar en sintona con
dichos cambios para asegurar su desarrollo sostenible; para ello la
organizacin cuenta con polticas y medios apropiados.
El proyecto tuvo como fundamento integrar herramientas tecnolgicas de

ltima generacin actualmente propiedad de Buencaf Liofilizado de
Colombia, con un mtodo de gestin de documentacin de diseos de
ingeniera adecuado a estas herramientas tecnolgicas y que con la
colaboracin de las reas de ingeniera y gestin de las tecnologas de la
informacin y la comunicacin (TIC), se lograron optimizar dichos
procedimientos, obteniendo beneficios desde el cumplimiento de los altos
estndares exigidos por la organizacin, hasta el aumento de la seguridad de
la informacin administrada por el rea de ingeniera, teniendo un incremento
en la capacidad de gestin del conocimiento. Ha sido realizado en Buencaf
Liofilizado de Colombia y la ejecucin tuvo una duracin de
aproximadamente 7 meses, que durante los cuales se adquirieron
actualizaciones de software especializado, capacitaciones en el manejo de
este, estndares de procedimientos de gestin de documentacin de diseos
de ingeniera; con lo cual se ha impactado de manera positiva la calidad, la
productividad, la confiabilidad, la seguridad y la oportunidad de la informacin
en el proceso productivo de diseos de ingeniera.
Ha sido necesaria la aplicacin de conocimientos adquiridos en el estudio de

la carrera Ingeniera Mecatrnica; especficamente en reas de Diseo
asistido por computador, Diseo de proyectos y Herramientas de
administracin y gestin.
14
1. INTRODUCCIN
1.1. JUSTIFICACIN
Para Buencaf el compromiso es con todos: cafeteros, su equipo humano y

clientes, quienes son testigos de como el producto insignia de Colombia
satisface a los consumidores mas exigentes del mundo, generando valor y
confiabilidad a travs de procesos sostenibles y consistentes que garantizan
que Buencaf es BUENO PARA TODOS 1, con estas palabras Buencaf da
a conocer que sus valores y principios son primordiales para el adecuado
funcionamiento de la empresa, entre estos estn: Buencaf cuenta con el
mejor talento humano, Buencaf cuenta con certificaciones nacionales e
internacionales, Buencaf es amigable con el medio ambiente, y otros; por lo
tanto sus procesos y procedimientos estn basados en normatividades
exigentes y de alta calidad.
En los aos noventa se implementa en Buencaf un software especializado

en diseo asistido por computador - CAD (Computer Aided Design), cuya
casa matriz de este producto es Autodesk, Inc. que as mismo es especialista
en el tema de manejo de este tipo de informacin centralizada, lo cual podra
dar una solucin al problema tratado en este proyecto, mediante la aplicacin
de procedimientos y estndares en el rea, y consecuentemente aumentar la
calidad y eficiencia en el servicio ofrecido por el rea de ingeniera.
Actualmente la empresa cuenta con el apoyo del software AutoCAD Inventor

Professional Suite, el cual est dividido en tres partes: AutoCAD Mechanical,
Autodesk Vault y Autodesk Inventor Professional y cada uno est
constituido para diferentes soluciones de diseo.
Mediante la ejecucin del proyecto se establecern procedimientos de

manejo adecuado del software Autodesk Vault, que de una u otra manera
en la actualidad se usa en el rea de ingeniera, pero sin la integridad de
posibilidades que este puede ofrecer para la empresa, tales como: la
centralizacin de los datos, planos tcnicos y piezas 3D, acceso con niveles
de autorizacin para visualizacin, edicin y descarga de los datos, garanta
de seguridad y confidencialidad de la informacin almacenada, interactividad
efectiva entre diseadores, lderes y ejecutores de los proyectos; con lo cual
1
Buencaf Liofilizado de Colombia - 2012-08-05 - (http://www.buencafe.com/es/)
15
se optimizar la tecnologa que se tiene disponible en las instalaciones de
Buencaf para ser mas eficientes en el desarrollo de un proyecto.
Uno de los temas a impactar de manera positiva en la ejecucin del proyecto,

es el almacenamiento adecuado de los datos de diseo (planos de diseo,
fichas tcnicas, cronogramas, lista de materiales, entre otros), con el objetivo
de tener un historial de datos slido, con lo cual se generara un mayor
control y asertividad en la toma de decisiones a futuro con base en esta
informacin almacenada previamente.
Los procedimientos que se establecern, sern difundidos a los

colaboradores participantes involucrados en las actividades de diseos de
ingeniera de Buencaf, con el objeto de unificar los criterios de la
informacin y garantizar el correcto funcionamiento y desempeo de este.
Con el establecimiento de mecanismos adecuados y enfocados a

incrementar la seguridad de la informacin, tanto de diseos de ingeniera
bsica, como de diseos de ingeniera de detalle, planteado en este
proyecto, se evitar que se genere una fuga de informacin, lo cual se
entiende como una salida no controlada de informacin que hace que esta
llegue a personas no autorizadas2.
2
Fuga de informacin 2013-08-05 - (http://es.wikipedia.org/wiki/Fuga_de_informaci%C3%B3n)
16
1.2. IMPORTANCIA
Dos de los factores ms importantes en la actualidad para la mayora de

empresas, es su versatilidad y eficiencia de sus procesos, debido a que el
mercado y la economa se han globalizado en todos los sectores industriales
en general. Una compaa que brinde un servicio adecuado y una calidad
permanente a sus clientes actuales y potenciales, asegura su competitividad
y sostenibilidad en el transcurso del tiempo.
De acuerdo a lo anterior, se hace necesario mejorar continuamente los

procesos que se llevan a cabo internamente para el correcto funcionamiento
de una organizacin. Este proyecto impacta los procesos llevados a cabo en
el rea de ingeniera de Buencaf Liofilizado de Colombia y pretende que con
la gestin adecuada de la informacin, se optimicen los recursos actuales, se
aumente la disponibilidad de personal idneo, se garantice la seguridad de la
informacin y se incremente el nivel de satisfaccin de los clientes tanto
internos como externos.
Buencaf Liofilizado de Colombia, en la actualidad no cuenta con algn

procedimiento apropiado para estas tareas en la etapa de diseos de
ingeniera. En la actualidad, a pesar de que se tienen los recursos
tecnolgicos adecuados para realizar una slida y ptima gestin de los
datos de diseos de ingeniera, no se tiene establecido oficialmente un
mtodo acorde con la capacidad disponible de medio tecnolgicos, debido a
que los procedimientos que se vienen adoptando hasta ahora, han sido
establecidos desde los inicios de Buencaf Liofilizado de Colombia, y se ha
rezagado con respecto al avance tecnolgico que ha acogido.
17
1.3. MARCO CONCEPTUAL (GLOSARIO)
CAPITAL INTELECTUAL: Es un concepto casi contable. En procesos de

gestin documental, la idea es implementar modelos de medicin de activos
intangibles, denominados habitualmente modelos de medicin del capital
intelectual. A pesar de que estos modelos no pueden ser valorados mediante
unidades de medida uniformes, permiten tener una aproximacin del valor de
los intangibles de una organizacin. El objetivo de este concepto es llegar a
determinar si los intangibles de la organizacin estn mejorando o no.
DIGITALIZACIN: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que

se encuentra guardada de manera analgica (soportes, papel, video,
casetes, cinta, pelcula, microlm y otros) en una que solo puede leerse o
interpretarse por computador.3
GESTIN DEL CONOCIMIENTO: El conjunto de procesos y sistemas que

permiten que el capital intelectual de una organizacin aumente de forma
significativa, mediante la gestin de sus capacidades de resolucin de
problemas de forma eficiente, con el objetivo final de generar ventajas
competitivas sostenibles en el tiempo.
GESTIN DOCUMENTAL: Es el conjunto de normas tcnicas y prcticas

usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar
el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven
y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos,
aplicando principios de racionalizacin y economa.4
INDICADOR DE RENDIMIENTO: Son aquellas mediciones que utiliza una

organizacin para supervisar, entender, predecir y mejorar los resultados de
un proceso.
MTODO: Modo de decir o hacer con orden.5
3
Acuerdo 27 de 2006 (octubre 31). Diario Oficial N 46.528 del 31 de enero de 2007. Archivo general
de la nacin. Por el cual se modifica el acuerdo nmero 07 del 29 de junio de 1994. El consejo
directivo del archivo general de la nacin de Colombia.
4
Gestin documental 2013-07-16 (http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental)
5
Diccionario de la lengua espaola 2013-07-15 (http://lema.rae.es/drae/?val=M%C3%A9todo)
18
METODOLOGA: Es el conjunto de mtodos que se siguen en una
investigacin cientfica o en una exposicin doctrinal.6
NORMA ISO 15489: Norma en la cual se centra en los principios de la

gestin de documentos y establece los requisitos bsicos para que las
organizaciones puedan establecer un marco de buenas prcticas que mejore
de forma sistemtica y efectiva la creacin y mantenimiento de sus
documentos, apoyando la poltica y los objetivos de la organizacin. La
aparicin de esta norma, y de otras normas complementarias, responde a la
evolucin de los planteamientos del records management7 norteamericano,
como a la necesidad de integrar la gestin de documentos con el enfoque
basado en procesos y las normas de gestin de la calidad.8
RTULO: Es la zona de identificacin y de interpretacin de un plano. Se

encuentran en la esquina inferior derecha de los dibujos. Segn la norma
tcnica colombiana (NTC) 1914, esta se compone de tres datos
fundamentales: el propietario legal del dibujo, el nmero de identificacin y el
ttulo del dibujo.
Adems se puede agregar diferentes datos segn sea necesario, tales como:
tcnicos, administrativos o indicativos, como: la escala, nombre de la
institucin, mtodo de proyeccin, fecha, nmero de plancha, entre otros.
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL: Son todos aquellos programas de

ordenador creados para la gestin de grandes cantidades de documentos.
Suelen rastrear y almacenar documentos electrnicos o imgenes de
documentos en papel. Estos documentos generalmente no tienen una
organizacin clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder
con la informacin almacenada en una base de datos. La combinacin de
este tipo de bibliotecas de documentos con ndices almacenados en una
base de datos permite el acceso rpido mediante diversos mtodos a la
informacin contenida en los documentos.9
SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS (SGBD): Es un conjunto de

programas que permiten el almacenamiento, modificacin y extraccin de la
informacin en una base de datos, adems de proporcionar herramientas
6
Diccionario de la lengua espaola 2013-07-15 (http://lema.rae.es/drae/?val=metodolog%
C3%ADa)
7
Disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las organizaciones a ciertos activos de informacin
denominados Records, trmino que no tiene traduccin correcta al castellano.
8
ALONSO, Jos Alberto. La norma ISO 15489: un marco sistemtico de buenas prcticas de gestin documental
en las organizaciones. Resumen norma ISO 15489.
9
Software de gestin documental 2013-07-16 (http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n
_documental)
19
para aadir, borrar, modificar y analizar los datos. Los usuarios pueden
acceder a la informacin usando herramientas especficas de interrogacin y
de generacin de informes, o bien mediante aplicaciones para tal efecto.10
TAXONOMA: Ciencia que trata de los principios, mtodos y fines de la

clasificacin. Se aplica en particular, dentro de la biologa, para la ordenacin
jerarquizada y sistemtica, con sus nombres, de los grupos de animales y de
vegetales.11
VALOR DE UN DOCUMENTO: Se entiende por valor de un documento a la

funcin o utilidad que presta este en forma inmediata o futura.
VALOR PRIMARIO DE UN DOCUMENTO: Los documentos de valor

primario, son lo que se poseen utilidad inmediata. Pueden ser de carcter:
administrativo, legal, fiscal, cientfico-tecnolgico.
VALOR SECUNDARIO DE UN DOCUMENTO: Se entiende por valor

secundario a aquellos que se valoran a futuro. Este valor se subdivide en dos
categoras: predecible o evidencial, es decir, cuando la importancia de la
informacin puede ser detectada fcilmente y se establece el tiempo de
conservacin antes de ser destruida.
10
Sistema de gestin de bases de datos 2013-07-15 (http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gesti%C3
%B3n_de_bases_de_datos)
11
Diccionario de la lengua espaola 2013-07-16 (http://lema.rae.es/drae/?val=taxonom%C3%ADa)
20
1.4. ANTECEDENTES TERICOS
1.4.1. Conceptos sobre gestin documental de diseos
1.4.1.1. Diseo asistido por computador. En ingls Computer Aided

Design (CAD), est concebido para dar una solucin a problemas de diseo,
utilizando una amplia variedad de herramientas computacionales, las cuales
asisten a ingenieros, arquitectos y diseadores. Bsicamente se puede dividir
en herramientas de diseo en dos dimensiones (2D) y tres dimensiones (3D).
Pero desde un panorama un poco ms amplio, el proceso de diseo CAD se
puede dividir en 4 etapas: 1) Modelado geomtrico, 2) Anlisis y optimizacin
del diseo, 3) Revisin y evaluacin del diseo, 4) Documentacin y dibujo
final.12
1.4.1.2. Gestin del ciclo de vida de productos. En ingls Product

Lifecycle Management (PLM), es el proceso que administra el ciclo de vida
de un producto, desde su concepcin, pasando por su diseo y fabricacin,
hasta su servicio y eliminacin. A travs de la utilizacin de software
especializado, soluciona integralmente la gestin del ciclo completo de vida
de un producto, desde su diseo con soluciones CAD (Computer Aided
Design), pasando por el anlisis y la optimizacin de productos con
soluciones basadas en CAE (Computer Aided Engineering), luego el anlisis
de cmo se va a producir y mantener este producto usando soluciones DMF
(Digital Manufacturing) y compartiendo y reutilizando la informacin con cada
uno de los actores del ciclo productivo usando soluciones basadas en PDM
(Product Data Management).
Las soluciones mencionadas anteriormente, han superado su funcin bsica,

llegando a capacidades que difcilmente se consideraban en el pasado. Una
solucin CAD ha dejado de ser un simple software de diseo mecnico, al
convertirse en un software de diseo de sistemas con capacidades
especficas para cada tipo de producto, existiendo software para diseo
mecnico, diseo de plantas, diseo de componentes electrnicos, diseo de
tuberas, diseo de superficies complejas, diseo arquitectnico y civil, entre
otros.13
1.4.1.3. Administracin de datos del producto: En ingls PDM

(Product Data Management). Es el uso del software para administrar los
datos y procesos relacionados con la informacin de los productos, en un
12
Diseo asistido por computadora. 2013-06-21 (http://es.wikipedia.org/wiki/Dise%C3%B1o_
asistido_por_computadora#cite_ref-Kalpakjian_1-1)
13
Administracin del ciclo de vida de producto. 2013-07-12 (http://es.wikipedia.org/wiki/Admin
straci%C3%B3n_del_ciclo_de_vida_de_productos)
21
sistema nico y central. Esta informacin incluye diseo asistido por
computadora (CAD), modelos, informacin de partes, instrucciones de
manufactura, requerimientos, notas y mltiples equipos a travs de toda la
organizacin y apoya las necesidades especficas del negocio. Elegir el
software PDM correcto puede proporcionar a una empresa de cualquier
sector de la industria una base slida que se pueda ampliar fcilmente dentro
de una plataforma de administracin del ciclo de vida del producto (PLM).14
1.4.1.4. Sistema de gestin documental (SGD): Se entiende por

gestin documental como el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas
para administrar el flujo y la recuperacin de documentos de todo tipo en una
organizacin, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse y
as mismo eliminar los que ya no sirven, desde luego asegurar la
conservacin indefinida de los documentos ms valiosos aplicando principios
de racionalizacin y economa.
Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio

exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas
manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores,
cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde
los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los
ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista
de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de
codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los
informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y
nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de
apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informticos benefician
sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales en sistemas de
informacin son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de
cada documento de soporte papel o electrnico.15
Comenzaron a ser comercializados a principios de los aos sesenta para

proporcionar a muchos usuarios de grandes sistemas y mini ordenadores las
mismas capacidades y potencia que hasta ese momento solo podan
encontrarse en los programas de recuperacin de informacin de los grandes
distribuidores de bases de datos comerciales. La extensin y diversificacin
de la demanda, ha contribuido a que los fabricantes desarrollen sistemas de
gestin documental verstiles y sofisticados, enfocados en satisfacer
14
Gestin de datos del producto / PDM 2013-08-01 - (http://www.plm.automation.siemens.
com/es_es/plm/pdm.shtml)
15
Desarrollo de la gestin documental 2013-06-10 (http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n
_documental)
22
necesidades de almacenamiento, bsqueda y recuperacin de datos y a
diversificar la oferta de sus productos.
En la actualidad, coexisten en el mundo diversos sistemas de gestin

documental: desde el simple registro manual de correspondencia que entra y
sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo
la documentacin administrativa propiamente tal, sino que adems controlan
bases de datos de produccin, contabilidad, proyectos y dems subsistemas
de una organizacin.
La gestin documental se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no

slo a los administrativos o de archivo; por este motivo, la gestin
documental siempre ha sido una necesidad y un problema para las
organizaciones, representando gastos en locales e infraestructuras para
garantizar el estado de conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y
bsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, entre
otros.
La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma

frecuente la informacin archivada. De acuerdo a esto se entiendo que el
valor estratgico del conocimiento en las empresas, crece y viaja en
documentos impresos y digitales. La gestin documental busca optimizar los
procesos que rigen su ciclo de vida.16
1.4.2. Conceptos sobre base de datos y red de computadoras:
1.4.2.1. Base de datos: Es un conjunto de datos pertenecientes a un

mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En
este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos
compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e
indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnolgico
de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de
datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de
soluciones al problema de almacenar datos. Las bases de datos en general
se pueden clasificar de varias maneras, de acuerdo al contexto que se est
manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan; por
lo tanto se dice que clasifican segn la variabilidad de los datos
almacenados: bases de datos estticas y bases de datos dinmicas, o segn
el contenido: bases de datos bibliogrficas, bases de datos de texto
16
Lo que vale es el contenido 2012-08-08 (http://www.dinero.com/edicion-
impresa/tecnologia/articulo/lo-vale-contenido/35160)
23
completo, directorios y bases de datos o bibliotecas de informacin qumica o
biolgica.
Adems de la clasificacin por la funcin de las bases de datos, stas

tambin se pueden clasificar de acuerdo al modelo de administracin de
datos. Grosso modo existen algunos modelos de bases de datos, los cuales
se basan y se diferencian de acuerdo a los mtodos para almacenar y
recuperar la informacin almacenada. Cabe aclarar que los modelos de datos
no son cosas fsicas, sino abstracciones que permiten implementar un
sistema eficiente de base de datos, por lo general se refieren a algoritmos y
conceptos matemticos. Entre los principales modelos de bases de datos
frecuentemente utilizados, se encuentran los de red, los jerrquicos, los
relacionales y los orientados a objetos.17
1.4.2.2. Red de comunicaciones de datos o red de computadoras:

Se conoce como una red de comunicaciones de datos o red de
computadoras a un conjunto de equipos informticos conectados entre s por
medio de dispositivos fsicos que envan y reciben impulsos elctricos, ondas
electromagnticas, ondas de luz o cualquier otro medio para el transporte de
datos, con la finalidad de compartir informacin, recursos y ofrecer servicios.
Bsicamente, como en todo proceso de comunicacin, se requiere de un

emisor, un mensaje, un medio y un receptor. Entre los objetivos principales
para la creacin de una red de computadoras se encuentran: compartir los
recursos y la informacin a distancia, asegurar la confiabilidad y la
disponibilidad de la informacin, aumentar la velocidad de transmisin de los
datos y reducir el costo general de estas tareas. El ejemplo ms sencillo es
Internet, la cual es una gran red de millones de computadoras ubicadas en
distintos puntos del planeta interconectadas bsicamente para compartir
informacin y recursos.
Una red puede recibir distintos calificativos de clasificacin con base a

distintas taxonomas: por alcance, por tipo de conexin, por relacin
funcional, por tecnologa, por topologa fsica, por direccin de los datos, por
grado de autentificacin, por grado de difusin, y por servicio o funcin;
algunos de los cuales se clasifican de la siguiente manera:
Por alcance:
- Red de rea personal. (PAN)
- Red inalmbrica de rea personal. (WPAN)
- Red de rea local. (LAN)
17
Base de datos 2012-08-05 - (http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos)
24
- Red de rea local inalmbrica. (WLAN)
- Red de rea de campus. (CAN)
- Red de rea metropolitana. (MAN)
- Redes de rea amplia. (WAN)
- Red de rea de almacenamiento. (SAN)
- Red de rea local. (VLAN)
Por tipo de conexin:

- Medios guiados. (Cable coaxial, de par trenzado o fibra ptica)
- Medios no guiados. (Por radio, infrarrojos o microondas)
Por tecnologa:
- Point to point
- Broadcast
Por topologa fsica: (Vase Figura 1)

- Red en bus
- Red en anillo
- Red en estrella
- Red en malla
- Red en rbol
- Red mixta
Figura 1. Topologas comunes de red.
Fuente: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/4/4a/Topolog%C3%ADa_de_red.png
25
Por direccionalidad de los datos:
- Simplex o unidireccional
- Half duplex o semidplex
- Full duplex o dplex
Por grado de autenticacin:

- Red privada
- Red de acceso pblico
1.4.3. Conceptos sobre el Software Autodesk Vault:
El software Autodesk Vault es un programa con el cual se organizan,

almacenan y administran documentos y datos, lo cual permite realizar un
seguimiento de creacin, simulacin y procesos de documentacin para el
diseo y la ingeniera de equipos, productos o proyectos. Por lo tanto,
permite al usuario tener ms control sobre los datos de diseo con capacidad
de gestin de revisin y tambin encontrar y reutilizar rpidamente estos
datos, facilitando el manejo de la informacin, tanto de diseos como de
ingeniera. Este funciona de acuerdo a dos principios: una base de datos
relacional y un almacenamiento de archivos:
La base de datos relacional, almacena informacin acerca de los

archivos. La informacin almacenada de los archivos incluye el estado
actual del archivo, las versiones y ediciones de los archivos, y datos de
propiedades de los datos. De esta forma, al almacenar toda la
informacin de los datos en la base de datos, genera una plataforma
escalable, segura y de alto rendimiento para la documentacin de
relaciones e historias.
El almacenamiento de archivos se hace mediante una jerarqua de

carpetas donde el servidor Vault almacena copias de los archivos
administrados por el software Autodesk Vault. Este mantiene una copia
de cada versin de archivos y salva esta en la configuracin de las
propiedades del almacn de datos. Este tipo de almacenamiento de datos
es considerado un sistema cerrado, a causa de que generalmente no se
hace algn tipo de edicin o modificacin de archivos directamente desde
el almacn de datos, sino desde un cliente o usuario.
Autodesk Vault es una aplicacin cliente/servidor, a causa de que el

servidor Vault usa la base de datos y el almacn de archivos para proveer un
ambiente de trabajo cooperativo entre los usuarios de este. El software
26
consiste en dos partes: un servidor y un cliente. El servidor se encarga de
almacenar las copias maestras de todos los documentos y diseos. Al
confinar todos los datos en un espacio seguro, comn y centralizado, se
puede compartir fcilmente y administrar de manera efectiva la informacin
con el equipo de diseo.
1.5. ANTECEDENTES PRCTICOS
En Buencaf los procedimientos y actividades que se llevaban a cabo, con

respecto a la gestin de documentacin de diseo y proyectos, se
encontraban muy anticuados, a causa de que estos se venan haciendo
desde los inicios de la empresa. A pesar de que la organizacin ha obtenido
un gran avance tecnolgico en muchos procesos, tanto de produccin, como
administrativos, y que con los cuales han emanado grandes reconocimientos
a nivel mundial; la gestin de la documentacin de diseos de ingeniera, no
se le haba prestado el soporte adecuado para mejorar la eficiencia en este
tipo de tareas.
En vista de las problemticas mencionadas anteriormente, surge la

necesidad de optimizar y mejorar la gestin de la organizacin, en relacin a
la documentacin tcnica desarrollada por el rea de ingeniera de proyectos,
la cual cuenta con el soporte del rea de tecnologas de la informacin y
comunicacin (TIC), intercediendo diestramente en todos los procesos de la
organizacin, desde logsticos, hasta de produccin. El rea TIC presta un
gran soporte a las actividades de mantenimiento, diseo e ingeniera de
proyectos, pero debido al crecimiento enorme que ha sobrellevado la
empresa y la implementacin de filosofas de mantenimiento y sostenibilidad,
la organizacin ha descuidado un poco estas actividades de gestin, que en
el mundo de hoy suelen ser muy costosas.
A pesar de que en la actualidad el rea de diseo de proyectos, cuenta con

el apoyo de un software (Autodesk Vault) capaz de solucionar las
problemticas de gestin de documentacin, hasta ahora no se haban
solucionado debido a que el alcance para lograrlo era muy amplio.
Las actividades de generacin, direccionamiento, almacenamiento, bsqueda

y edicin de datos, se realizaban de manera muy manual y anticuada,
sumado a que se realizaban sin un objetivo claro y defino de el porque, el
para que, el como y el donde se deba realizar. Debido a esto, y al
crecimiento constante de la organizacin, la informacin existente es muy
amplia y sin la gestin adecuada.
27
1.6. OBJETIVOS
1.6.1. Objetivo general
Disear un mtodo basado en procedimientos y actividades de

almacenamiento, edicin, bsqueda y previsualizacin de diseos o planos
tcnicos, tanto fsicos y digitales, optimizando la utilizacin de personal
calificado, herramientas informticas y software existente en Buencaf
Liofilizado de Colombia.
1.6.2. Objetivos especficos
Realizar el anlisis para la implementacin de las actividades de gestin

documental de diseos de ingeniera o planos tcnicos, con el objeto de
cuantificar el ahorro de recursos de tiempo, dinero y mano de obra
calificada.
Analizar la gestin de documentos de diseo tcnicos, cuya existencia

solo est fsicamente en las instalaciones de Buencaf Liofilizado de
Colombia.
Establecer la taxonoma de la base de datos administrada por el software

Autodesk Vault.
Establecer una adecuada centralizacin de la informacin de diseos de

ingeniera.
Estandarizar el uso de clientes de la red de computadores relacionada

con el rea de diseo tcnico, mediante la creacin de documentos
oficiales de procedimientos e instructivos.
28
1.7. ALCANCES
Los alcances obtenidos durante la realizacin de este proyecto, se pueden

determinar de acuerdo a los siguientes aspectos:
Optimizacin de los equipos de trabajo de los diseadores y proyectistas

de Buencaf.
Centralizacin de la informacin de diseos de ingeniera.
Depuracin de la informacin digital innecesaria.
Pruebas de manejo del software por parte de los usuarios de este mismo.
1.7.1. Optimizacin de los equipos de trabajo de los proyectistas de

Buencaf:
La optimizacin de los equipos de trabajo de los proyectistas de Buencaf, se

concibe con el objeto de que las actualizaciones de software necesarios,
sean soportados por dicho hardware. Esto con el fin de que el software
Autodesk Vault funcione adecuadamente y sin limitaciones de mquina.
1.7.2. Centralizacin de la informacin de diseos de ingeniera:
La centralizacin de la informacin de diseos de ingeniera, consiste en

ubicar los diseos en un solo lugar, de acuerdo a los directorios elaborados
desde los inicios de la organizacin, en los cuales se encontraban
relacionados los cdigos de planos, la descripcin del documento y el lugar
donde se encontraba.
La documentacin existe bsicamente en medios digitales (Discos

compactos, discos duros) y medios fsicos, en diferentes localizaciones de la
organizacin. Todos estos, se pretenden ubicar en instalaciones
centralizadas: un servidor de almacenamiento para la gestin adecuada de
los archivos digitales y un lugar llamado archivo inactivo en Buencaf, para
certificar la conservacin y la seguridad de estos documentos fsicos, ambas
ubicaciones administradas por el rea TIC de Buencaf Liofilizado de
Colombia.
1.7.3. Depuracin de la informacin digital innecesaria:
A travs de la historia de Buencaf se han almacenado documentos de

diseos de ingeniera, los cuales en algunos de sus casos, no se llegaron a
implementar, adquirir, fabricar, o en ciertas ocasiones han tenido
modificaciones de diseo e incluso ya no existen en Buencaf. Cabe aclarar
que en la mayora de casos, se hace muy importante el adecuado
29
almacenamiento de esta, con motivo de que esto favorece a un recurso muy
importante de la organizacin, que se conoce como el conocimiento
adquirido a travs de historia.
Esta tarea se est llevando a cabo con mucho tacto, logrando disminuir el
consumo de espacio, tanto digital, como fsico de la organizacin.
1.7.4. Pruebas de manejo del software Autodesk Vault por parte de los
usuarios:
De acuerdo a las capacitaciones realizadas por el rea de TIC de Buencaf

se llevaron cabo las pruebas de funcionamiento y manejo apropiado del
software Autodesk Vault, logrando con ello estandarizar y fortalecer los
conocimientos de los usuarios en el manejo de las herramientas del software
y crear los protocolos e instructivos uso.
1.8. LIMITACIONES
Para ejecutar adecuadamente el proyecto, fue necesario contar con procesos

de adquisicin tanto de equipos nuevos, como con asesoras y
capacitaciones por parte del rea de TIC de Buencaf Liofilizado de
Colombia. Tambin la actualizacin del software especializado debi ser
efectuada por personal calificado para ello.
1.9. METODOLOGA EMPLEADA
Para la efectiva realizacin de este proyecto, se hizo uso de una metodologa

basada en el anlisis y la descripcin; en la cual se recolecta e identifica la
informacin de documentacin de diseos de ingeniera a centralizar y a
ordenar taxonmicamente en el servidor administrado por el software
Autodesk Vault. Posterior a ello, se analiza la viabilidad de la digitalizacin
de la documentacin fsica, con el fin de establecer que pros y contras
existen al tener toda la informacin digital y centralizada en un solo lugar.
Complementando lo anterior, se hizo un anlisis participativo, en el cual se

busc proponer soluciones a los problemas planteados por el estudio
descriptivo, teniendo como resultados diferentes puntos de vista, que
aumentaron la asertividad de la implementacin del proyecto.
30
1.9.1. Fases de la implementacin
Definicin del plan de trabajo.

Elaboracin del cronograma de actividades.
Recoleccin de la informacin.
Procesamiento y anlisis de la informacin recolectada.
Realizacin de taxonoma de servidor administrado por el software
Autodesk Vault.
Centralizacin y depuracin de la informacin digital en el servidor.
Elaboracin de procedimientos de uso.
Conclusiones.
Recomendaciones.
31
2. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Y DEL PROCESO PRODUCTIVO
2.1. RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA
En 1927 nace la Federacin Nacional de Cafeteros (FNC) como una entidad

sin nimo de lucro y con un objetivo muy claro: mejorar la calidad de vida de
los cafeteros Colombianos; por eso desde su fundacin ha enfocado todos
sus esfuerzos para lograrlo.
Figura 2. Fundacin FNC 1927.
Fuente: http://www.buencafe.com/es/experta.php
Gracias a ello, hoy es catalogada como una de las ONG ms grandes a nivel
mundial representando a ms de 500.000 familias cafeteras colombianas.
Apoyando su objetivo, la Federacin traslada los ingresos de las
exportaciones de caf verde y de Buencaf a los cafeteros a travs de
educacin, salud, infraestructura y aseguramiento del mercado, lo que ha
servido de motor para el desarrollo de la caficultura colombiana.
Para dar soporte a este proceso, la FNC cuenta con Cenicaf (centro de
investigaciones del caf) que busca desarrollar mejores prcticas de cultivo
desde el anlisis del medio ambiente que rodea los cafetales; tambin con
los Comits de Cafeteros, cuya tarea es llevar el conocimiento y la
experiencia a los cafeteros, visitndolos en cada finca del pas, acercndose
a ellos, conocindolos y entendiendo sus necesidades y finalmente
Almacaf, el gran centro de acopio del grano, pilar fundamental para la
administracin y distribucin del producto.
32
As la FNC cubre toda la cadena cafetera garantizando procesos sostenibles
y mejor calidad de vida para los cafeteros.
La industria del caf soluble se desarroll durante la Segunda Guerra

Mundial, cuando los soldados americanos requeran un producto de fcil
elaboracin, para ello utilizaron los avances tecnolgicos mejorando las
caractersticas de sabor y aroma de los cafs solubles existentes hasta el
momento. Los procesos ms conocidos de elaboracin de caf soluble a
nivel mundial, se basan en procesos de atomizacin, aglomeracin y
liofilizacin.
Buencaf nace del orgullo, empuje y las ganas del pueblo cafetero, en manos
de don Arturo Gmez Jaramillo, Gerente General de la Federacin Nacional
de Cafeteros (FNC), quien en 1973 tiene una iniciativa sin precedentes:
liofilizar caf colombiano, el mejor caf del mundo. Se comienza entonces la
construccin de la planta de caf liofilizado de Colombia en Chinchin -
Caldas, el corazn del eje cafetero.
Figura 3. Vista de la planta recin fundada.
Con una produccin inicial de 1800 toneladas/ao, la fbrica de caf liofilizado

de Colombia, comienza a exportar el producto a pases como Japn, Estados
Unidos, el Reino Unido y Alemania, de quienes aprende la exigente cultura
de la calidad que hoy en da se convirti en la regla de todos sus procesos.
Hoy, la Fbrica de Caf Liofilizado de Colombia se llama Buencaf Liofilizado

de Colombia, un nombre ms acorde con su filosofa y sus objetivos ya que
busca que todos quienes intervienen en sus procesos, desde los cafeteros
hasta sus clientes en el exterior, reciban siempre lo mejor de lo mejor. Esta
33
manera de pensar, le ha dado un excelente posicionamiento, que le ha
permitido ampliar su capacidad de produccin a 11500 toneladas/ao de caf
liofilizado 100% colombiano.
Figura 4. Buencaf Liofilizado de Colombia en la actualidad.
Fuente: http://www.federaciondecafeteros.org/clientes/es/nuestro_cafe/cafe_liofilizado/
Hoy el orgullo ha dado frutos permitiendo a la FNC asegurar que Buencaf

cuenta con una de las plantas de caf liofilizado ms grandes y tecnificadas
del mundo, llevando el mejor caf a ms de 60 pases.18
2.2. DESCRIPCIN DEL PROCESO PRODUCTIVO
El caf liofilizado es un producto soluble obtenido a travs de un sofisticado

proceso de congelacin.
La liofilizacin es un proceso en el que se congela el producto en estado

lquido y una vez congelado se introduce en una cmara de vaco para
realizar la separacin del agua por sublimacin. De esta manera se elimina el
agua desde el estado slido al gaseoso del ambiente sin pasar por el estado
lquido.19
La Figura 5 ilustra el proceso por el cual debe someterse el caf para obtener
como resultado caf soluble liofilizado.
18
Buencaf 2013-07-10 (http://www.buencafe.com/es/experta.php)
19
Liofilizacin 2013-08-19 (http://www.uv.es/~mbermejo/Freeze-Drying.pdf)
34
Figura 5. Etapas del proceso productivo.
Fuente: http://www.buencafe.com/es/contenido/procesos/images/1.gif
En el proceso productivo, interviene una cantidad considerable de fases o

subprocesos, pero los principales son diez, los cuales se conocen como:
Recibo de caf verde

Tostacin
Molienda
Extraccin
Concentracin
Espumacin
Congelacin
Clasificacin
Liofilizacin
Empaque
2.2.1. Primer subproceso: Recibo de caf verde
Buencaf usa caf trillado en almendra 100% colombiano, que proviene de

diferentes regiones cafeteras del pas, manualmente seleccionado y
cumpliendo con los estndares de trazabilidad que garantizan su calidad
desde el cultivo, lo que le permite a Buencaf ofrecer a sus clientes la mejor
opcin de caf liofilizado y extracto concentrado de caf.
35
Figura 6. Recibo de caf verde.
2.2.2. Segundo subproceso: Tostacin
La materia prima se somete a altas temperaturas que desarrolla reacciones

qumicas que favorecen el aroma, el sabor y el color propios de la bebida,
caractersticas fundamentales para obtener una buena calidad en el producto
final. La Figura 7, muestra una de las tostadoras de la planta de produccin.
Figura 7. Tostadora.
36
2.2.3. Tercer subproceso: Molienda
Tras el tueste, el grano es sometido al proceso de molienda, durante el cual

se reduce notablemente su tamao con el objetivo de aumentar la superficie
de contacto y facilitar as, la extraccin de los slidos solubles. La Figura 8
muestra la granulometra del caf despus de pasar por los molinos.
Figura 8. Caf Molido.
Fuente: http://4.bp.blogspot.com/_q4rrw3gmYm4/TJbIxkun3NI/AAAAAAAAAaY/Il1Y1
PgiIso/s1600/_MG_6815.JPG
2.2.4. Cuarto subproceso: Extraccin
Extraccin de los slidos solubles: el caf tostado molido se carga en

columnas percoladoras, por las que circula agua caliente bajo condiciones
controladas de temperatura y presin. En la Figura 9, se muestra una de las
bateras de extraccin, compuesta por las columnas percoladoras.
Figura 9. Batera de extraccin.
37
2.2.5. Quinto subproceso: Concentracin
Con el fin de incrementar la concentracin del extracto diluido, se utiliza la

tcnica de concentracin para garantizar un incremento en la proporcin de
los slidos solubles en el extracto, produciendo el extracto concentrado.
Buencaf cuenta con equipos de muy alta tecnologa, para llevar a cabo este
proceso, en la Figura 10, se muestra uno de los concentradores por
congelacin de agua de la planta de produccin.
Figura 10. Concentrador.
2.2.6. Sexto subproceso: Espumacin
En este subproceso se incorpora al extracto, aire seco a bajas temperaturas,

con el fin de aumentar su porosidad, facilitar la liofilizacin y permitir el ajuste
del peso especfico y el color del producto final. La Figura 11 muestra la
consistencia del caf al variar su densidad con la ayuda del aire seco.
38
Figura 11. Caf espumado.
Fuente: http://sommelierdecafe.com/wp-content/uploads/2010/01/coffee-cup-cenital-view.jpg
2.2.7. Sptimo subproceso: Congelacin
En el proceso de produccin de caf liofilizado, el extracto es congelado a

temperaturas de 50C aproximadamente. Durante este proceso, el extracto
espumado se enva a los cuartos fros y se esparce en forma homognea
sobre bandas para que alcance un estado slido que permita su posterior
granulacin y clasificacin. La Figura 12 muestra el interior de uno de los
cuartos fros utilizados para la congelacin del extracto.
Figura 12. Cuarto fro de congelacin.
39
2.2.8. Octavo subproceso: Clasificacin
Posterior a la congelacin del producto, se granula y se clasifica, para

determinar el tamao de grano en el producto final, luego de la liofilizacin.
Para ello, en el interior de los cuartos fros, existen sistemas de clasificacin
por mallas vibratorias, conocidas como zarandas de clasificacin, funcionan
con moto-vibradores. En la Figura 13, se puede observar un esquema de una
zaranda de clasificacin industrial.
Figura 13. Esquema de zaranda de clasificacin.
Fuente: http://www.agreteq.com/productos/4/img/Detalle-Zaranda-transp.jpg
2.2.9. Noveno subproceso: Liofilizacin
El extracto congelado, granulado y clasificado, es cargado en recipientes

especiales y llevado a las cmaras o tneles de liofilizacin, en donde, por
medio de calentamiento al vaco, se sublima el hielo, obteniendo un producto
seco, con un pequeo porcentaje de agua. En la Figura 14, se puede
apreciar un tnel de liofilizacin.
40
Figura 14. Tnel de liofilizacin.
Fuente: http://www.zj-xiandai.com/flash_images/201162110593989903.jpg
2.2.10. Dcimo subproceso: Empaque
Buencaf solamente empaca productos que cumplen con todas las

especificaciones de calidad. El caf es empacado en diferentes formatos:
bags, cajas, frascos y flexibles, posteriormente enviado a diferentes
mercados alrededor del mundo. El caf de Buencaf est caracterizado por
su consistencia, balance en prueba de taza y excelente sabor y aroma.
Figura 15. Proceso de empaque en frascos.
41
3. DIAGNSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIN
DOCUMENTAL DE DISEOS DE INGENIERA
3.1. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN, ALMACENAMIENTO Y

DIRECCIONAMIENTO DE UN DISEO
Previo a la ejecucin del presente trabajo en Buencaf Liofilizado de

Colombia, este procedimiento se poda considerar como obsoleto, a causa
de las siguientes caractersticas:
Anticuado procedimiento para actividades de gestin de documentacin

tcnica.
Falta de capacitacin adecuada de los usuarios de manejo de software
Autodesk Vault.
Falta de centralizacin de datos tcnicos y de proyectos.
Desactualizacin del software y el hardware usados para las tareas de
gestin de documentacin de diseos de ingeniera.
3.1.1. Anticuado procedimiento para actividades de gestin documental

de diseos.
El procedimiento llevado a cabo desde los inicios de Buencaf Liofilizado de

Colombia, se establece de acuerdo a las siguientes tareas: elaboracin,
almacenamiento, direccionamiento y bsqueda de diseos de ingeniera
La elaboracin de los diseos de ingeniera en Buencaf Liofilizado de

Colombia, al comienzo, se realizaban en su totalidad mediante tcnicas
manuales de dibujo tcnico bajo estndares y normatividades regidas por:
DIN (Deutsches Institut fr Normung)20 y ANSI (American National
Standards Institute)21. Cerca del ao 1992 en la organizacin se
implementan tecnologas CAD, con el objetivo de aumentar la eficiencia
en la elaboracin de los diseos tcnicos de proyectos, que a su vez se
comienzan a generar documentos en formato digital y que cambia el
paradigma de almacenamiento de estos por completo. Hasta la fecha, la
elaboracin de documentos tcnicos de proyectos se hacen mediante
tcnicas CAD.
20
Instituto Alemn de Normalizacin: Es el organismo encargado de la normalizacin de Alemania.
21
Instituto Nacional Estadounidense de Estndares: Es una organizacin sin nimo de lucro que
supervisa el desarrollo de estndares para productos, sistemas, procesos y servicios en los Estados
Unidos.
42
El almacenamiento de la documentacin de proyectos, desde los
comienzos de la organizacin, se realizaba en planotecas, cuya
administracin era realizada por el rea de diseo de proyectos, pero al
llegar las nuevas tecnologas de diseo mediante tcnicas CAD, este
almacenamiento se vena realizando hasta ahora en medios digitales,
tales como: discos duros, discos compactos, diskette y en la actualidad,
en un servidor dedicado a este tipo de tareas.
El direccionamiento de toda la documentacin generada, bien sea por

tcnicas manuales o tcnicas CAD, se ha venido realizando mediante la
generacin un cdigo de identificacin del documento, basado en: tipo de
plano, rea de la organizacin implicada, tamao o formato de
documento, nmero consecutivo y letra de indicacin de revisin o
modificacin. Posterior a esta tarea de generacin del cdigo de
identificacin, se ubicaba el documento donde correspondiera (medio
fsico o digital), y se diligenciaba un directorio o lista (Vase la Figura 16),
donde se detalla informacin como: descripcin del documento, cdigo de
identificacin y localizacin.
Figura 16. Directorios de direccionamiento documentacin de diseos de

ingeniera.
Fuente: Autor.
43
Para realizar una bsqueda de un diseo almacenado, se debe tener en
cuenta inicialmente si se posee el cdigo del documento; de no ser as, se
busca el cdigo del documento en los directorios destinados para tal fin
con base en la informacin del diseo, por ejemplo: descripcin del
diseo, rea o mquina de la organizacin implicada, tipo de documento o
diseo y/o fecha de elaboracin. Luego de encontrar el cdigo de
documento y la localizacin, se procede a buscar el documento en la
ubicacin sealada, la cual puede ser: un disco compacto, un lugar fsico,
un disco duro o el servidor Autodesk Vault de almacenamiento central.
3.1.2. Falta de capacitacin de usuarios de manejo adecuado del

software Autodesk Vault
Debido a la falta de capacitacin en el manejo de este software, se generan

en el rea de ingeniera diferentes problemticas, entre ellas se puede
considerar el no uso de este software de centralizacin de datos, el cual deja
de garantizar que los documentos o diseos elaborados estn seguros en un
solo lugar, entre otras ventajas. A pesar de que se cuenta con la
disponibilidad de los recursos tecnolgicos en Buencaf Liofilizado de
Colombia para llevar a cabo esta tarea adecuadamente, es inadmisible que
por la falta de capacitacin del personal usuario del sistema de centralizacin
de datos, se desista de hacer un uso correcto y provechoso del software, que
trae consigo muchos beneficios para la organizacin en general.
3.1.3. Falta de centralizacin de documentacin de diseos de

ingeniera
Segn diagnstico realizado en el rea de diseo con respecto a la

centralizacin de este tipo de documentacin, se encuentran algunas
deficiencias debido a problemticas como: el desconocimiento del manejo del
software y servidor dedicado para esta tarea por parte del usuario, falta de un
procedimiento adecuado y claro donde indique un cmo, un por qu, un para
qu y un donde realizarlo.
El hecho de no tener esta informacin centralizada, causa algunos

traumatismos en el funcionamiento adecuado del rea de diseo de
ingeniera, evidencindose en aspectos como: la baja seguridad de la
informacin, la desorganizacin de los documentos, el ndice de dificultad de
reutilizacin de un documento, minimizacin del retorno de la inversin de la
empresa en datos de diseo.
44
3.1.4. Renovacin del hardware y software usados para las tareas de
gestin de documentacin de diseos de ingeniera
Para el efectivo funcionamiento del software Autodesk Vault, se debe

cumplir con una serie de requerimientos de hardware y de software, los
cuales segn anlisis realizado, se establece que es necesario realizar una
actualizacin de ambos, cumpliendo con requerimientos mnimos como:
Hardware:
Procesadores Pentium 4 Athlon, 2.0 GHz mayor.
4 GB de memoria RAM (Random Access Memory)
10 GB espacio disponible de disco duro
Soporte de red
Lector DVD (Digital Versatile Disc22)
Software:
Sistema operativo Windows 7 Windows 8 Professional or Enterprise
edition.
Autodesk Inventor Professional Suite 2014
Autodesk Vault 2014
Microsoft Office 2010
22
What does DVD mean? 2013-10-11 (http://www.dvdforum.org/tech-dvdprimer.htm#1)
45
4. ANLISIS DE IMPLEMENTACIN DE ACTIVIDADES DE GESTIN
DOCUMENTAL DE DISEOS DE INGENIERA
4.1. FUNCIONAMIENTO DEL REA DE GESTIN DOCUMENTAL EN

BUENCAF LIOFILIZADO DE COLOMBIA
Las inversiones en tecnologa en las organizaciones, se encaminan al

aumento de la productividad y crecimiento de estas, objetivos con los que va
de la mano el crecimiento del volumen de informacin generada. El hecho de
saber en dnde, el cmo, el cundo, en qu formato se produce un
documento en la organizacin es una cuestin de valor, y no solo de orden o
esttica. Para ello las actividades de gestin documental, se encaminan en
aumentar la calidad de conservacin de los documentos y con ella la calidad
de los procesos de las empresas.
En general Buencaf Liofilizado de Colombia cuenta con un slido proceso

de gestin documental, con un adecuado manejo de documentos desde
correspondencia oficial mediante un software llamado SiDoc, hasta
documentos de procedimientos internos de la organizacin mediante un
software llamado E-qual, ambos basados en lenguaje de programacin e
interfaz IBM Lotus Domino23. Esta documentacin puede estar elaborada en
medios digitales o electrnico y medios fsicos.
La organizacin cuenta con instructivos y procedimientos de elaboracin,

distribucin, conservacin, control y registros de documentos y datos, para
soportar una gestin de documentacin adecuada24:
INCON001: Instructivo de elaboracin de documentos.

INCON002: Instructivo distribucin y conservacin de documentos.
PRADM014: Procedimiento control de documentos y datos.
PRCAL012: Procedimiento control de registros.
A pesar de que Buencaf cumple con altos estndares de calidad en los

procesos de gestin documental, hay ciertos aspectos que tienen
oportunidades de mejora, tales como: las tablas de retencin documental y la
gestin documental en general de diseos de ingeniera. Actualmente la
23
IBM Lotus Domino es una plataforma avanzada para alojar aplicaciones de empresa social. Ofrece
aplicaciones escalables y muy seguras a un precio muy bajo que permiten aumentar la productividad,
agilizar las operaciones y mejorar la toma de decisiones.
24
Esta documentacin es de carcter confidencial para Buencaf Liofilizado de Colombia. Solo es
posible visualizar estos procedimientos e instructivos desde las instalaciones de la organizacin y no es
permitido la copia de esta informacin sin previa autorizacin.
46
organizacin est trabajando en los ajustes necesarios que hay que llevar a
cabo para cumplir estndares y normatividad archivstica Colombiana,
mediante la consultora de una empresa especializada.
4.2. CONVERSIN DE LIBROS DIRECTORIOS FSICOS DE

DOCUMENTACIN DE DISEOS EN FORMATO ELECTRNICO
Con la finalidad de realizar una gestin apropiada de documentacin de

diseos en ingeniera, se hace necesario como primer medida, realizar una
conversin de los directorios fsicos de documentacin de diseos en
directorios electrnicos. Se propone realizar esta conversin, digitando toda
esta informacin, en libros de Microsoft Office Excel, y su posterior
administracin por parte del rea de diseo de ingeniera.
A pesar de que esta tarea ya ha sido elaborada en gran medida, an existe

cierta informacin en directorios fsicos, tal como se puede observar en la
siguiente tabla:
Tabla 1. Conversin de libros directorios en formato electrnico.
LIBROS DIRECTORIOS DE DOCUMENTACIN DE DISEOS

Formato
Libro Descripcin
Fsico Electrnico
E Diagrama electrnico. X X
K Diagrama elctrico. X
P Proyectos. X X
Q Diagrama de flujo e isomtricos. X X
U Varios. X X
Y Civiles y localizaciones. X X
Z Repuestos. X X
Proveedores Proveedores de equipos o montajes. X
Fuente: Autor.
En la Tabla 2 se puede dimensionar de manera global la cantidad de diseos

que contienen los directorios fsicos.
47
Tabla 2. Cantidad de diseos que contienen los directorios fsicos.
CANTIDAD DE DISEOS EN DIRECTORIOS FSICOS
Libro Descripcin Cantidad total
E Diagrama electrnico. 46
K Diagrama elctrico. 712
P Proyectos. 3220
Q Diagrama de flujo e isomtricos. 295
U Varios. 590
Y Civiles y localizaciones. 524
Z Repuestos. 6648
Proveedores Proveedores de equipos o montajes. 1735
TOTAL 13770
Fuente: Autor.
La tarea de conversin de estos directorios fsicos faltantes, puede ser

llevada a cabo por una persona practicante Auxiliar Administrativo del SENA,
y la duracin de la ejecucin es de aproximadamente unos 15 das hbiles,
complementando y verificando los dems libros en formato electrnico
convertidos previamente, con unos costos aproximados de:
Tabla 3. Costo conversin directorios de documentacin de diseo fsicos.
Recurso Valor Nmero Valor

da de das total
Practicante auxiliar administrativo SENA $23.000 19 $437.000
Fuente: Autor.
4.3. PROCEDIMIENTO ADECUADO PARA LA GESTIN DOCUMENTAL

DE DISEOS DE INGENIERA EN BUENCAF LIOFILIZADO DE
COLOMBIA
Para ejercer un adecuado procedimiento de gestin documental de diseos,

es necesario generar los instructivos y manuales en Buencaf Liofilizado de
Colombia para tal fin, de acuerdo a la siguiente informacin:
48
4.3.1. Elaboracin de un diseo tcnico o plano
Para elaborar adecuadamente un diseo tcnico o plano se debe hacer de la

siguiente manera:
Codificar el documento.
Elaborar el documento de diseo.
Almacenar el documento de diseo.
4.3.1.1. Codificacin de planos
Antes de dar inicio a las tareas de diseo, se debe generar el cdigo del
documento que se va a crear. (Vase Figura 17.)
Figura 17. Descripcin de la codificacin de un plano.
Fuente: Autor.
Establecer el grupo general al que pertenece el diseo:
Se debe determinar a que grupo general pertenece el diseo, este puede ser
un diagrama electrnico o elctrico, proyecto, diagrama de flujo o isomtrico,
estructural, civil, topogrfico, repuestos, entre otros. Esta informacin se
debe determinar de acuerdo a la Figura18:
49
Figura 18. Grupo general del documento de diseo a elaborar.
Fuente: Autor.
Establecer a que rea de la planta o subgrupo pertenece el diseo:
Para esta tarea es necesario saber a que equipo o rea de la organizacin

pertenece el diseo que se va a elaborar o se va a codificar. (Vase Tabla 4)
Tabla 4. reas de la planta o subgrupos.
REAS DE LA PLANTA O SUBGRUPOS

Cdigo Descripcin
RC Recibo y transporte de caf verde.
AL Almacenes de materiales, producto terminado y materiales de empaque.
TD Tostacin.
TM Molienda.
EX Extraccin.
CC Concentracin.
F1 Cuarto fro 1.
F2 Cuarto fro 2.
F3 Cuarto fro 3.
F4 Cuarto fro 4.
F5 Cuarto fro 5.
LC Liofilizacin 1. (Cmaras)
LT Liofilizacin 2. (Tnel)
L3 Liofilizacin 3.
L4 Liofilizacin 4.
L5 Liofilizacin 5.
M1 Empaque a granel y totes 1.
M2 Empaque de totes 2.
M3 Empaque de frascos 1 y 2.
M4 Empaque de bolsas.
M5 Empaque de extracto.
50
Tabla 4. (Continuacin)
SR Servicios de refrigeracin.
SV Servicios de vapor.
SA Servicios de aire.
SW Servicios de agua.
SK Servicios elctricos.
XA Administracin.
XG Planta general.
XI Edificio industrial.
XL Laboratorio de calidad.
OH Herramientas.
OU Varios.
Fuente: Autor
Establecer el formato o tamao de papel con el cual se va a elaborar el

diseo:
Los tamaos de papel que se deben usar para la elaboracin de los diseos
en Buencaf, son los que establece en general la American Nacional
Standards Institute (ANSI25), pero adicional a estos se debe usar el tamao
B1 de la Serie B de ISO 216, aunque para efectos de prctica, en Buencaf
se identifica con la letra F. (Vase Tabla 5)
Tabla 5. Formatos o tamaos de papel usados por Buencaf.
FORMATO O TAMAO DE PAPEL

LETRA TAMAO PAPEL TAMAO TIL
A 280x216 241x186
B 432x280 403x250
C 560x432 524x412
D 864x560 826x538
E 1118x864 1084x841
F 1000x705 960x684
Fuente: Autor.
Generar el consecutivo correspondiente, con base en la informacin de

grupo general y subgrupo:
Para generar el consecutivo, se debe tener en cuenta la informacin del

grupo general y rea de la planta o subgrupo asignado, esto con el fin de
25
ANSI: Es una organizacin Norteamericana, sin nimo de lucro, que supervisa el desarrollo de
estndares para productos, servicios, procesos y sistemas en los Estados Unidos.
51
conocer el ltimo plano o documentos de diseo realizado de dicha rea o
equipo de la planta, basndose en los directorios de documentacin de
diseo electrnicos existentes.
4.3.1.2. Elaboracin del diseo
Posterior a la tarea de codificacin del diseo, se debe tener en cuenta

ciertos aspectos para elaborar adecuadamente el diseo:
Seleccionar el programa o software a utilizar.
La tarea de elaboracin del diseo se debe realizar con base en dos software
de diseo CAD, los cuales la organizacin posee para tal fin. AutoCAD e
Inventor, ambos programas pertenecientes a la misma casa matriz
Autodesk. En la actualidad su ltima versin es 2014 y cada uno es usado
con un enfoque diferente. AutoCAD por su parte es usado generalmente,
para diseo arquitectnico, civil y elctrico, mientras que el Inventor es
utilizado para disear elementos y ensambles mecnicos en 3D con gran
precisin y ofrece diferentes herramientas especializadas para llevar a cabo
anlisis tcnicos, que permiten prever y corregir, en su gran mayora, los
puntos dbiles de diseo.
Observar el formato de papel a usar:
De acuerdo al tamao de papel seleccionado en la tarea de codificacin

previa, Buencaf Liofilizado de Colombia tiene un estndar de diseo de
rtulos a usar en la elaboracin de diseos o planos. Para realizar una
operacin de apertura de estas plantillas o rtulos en cada uno de los
software dedicados para las tareas de diseo en la organizacin, se debe
hacer mediante el instructivo de actividades dado por el Anexo C. En las
siguientes figuras, se puede observar los rtulos usados para el formato A y
C:
52
Figura 19. Rtulo del formato de papel A.
Fuente: Buencaf.
Figura 20. Rtulo del formato de papel C.
Fuente: Buencaf.
53
Elegir la escala adecuada de trabajo que se va a usar.
En Buencaf Liofilizado de Colombia, adems de tener un estndar en los

formatos de papel y rtulos o plantillas, se tiene un estndar en la escala de
trabajo. Este estndar se puede observar detalladamente en el Anexo C. En
la Tabla 6, se ilustra las escalas de trabajo usadas en la organizacin:
Tabla 6. Escalas de trabajo en los documentos internos de diseo.
IDENTIFICACIN
ESCALA
BUENCAF
1 1:1
2 1:2
3 1:5
4 1 : 10
5 1 : 20
6 1 : 50
7 1 : 100
8 1 : 125
9 1 : 250
M 1 : 1000
N 1 : 200
R 1 : 2,5
U 1 : 25
V 1 : 7,5
W 1 : 75
X 2:1
Y 5:1
Fuente: Buencaf.
Elaborar el diseo sobre el rtulo o plantilla.
En este punto, el dibujante, diseador y/o proyectista, debe realizar las tareas
establecidas para realizar un dibujo tcnico apropiado. Estas tareas estn
estipuladas por las aptitudes requeridas para desempear dicho cargo en la
organizacin. De acuerdo a esto, no se profundizar ms en este punto en el
desarrollo de este documento.
4.3.1.3. Almacenamiento del diseo o plano elaborado
El almacenamiento de los documentos de diseo elaborados en Buencaf

Liofilizado de Colombia, se debe hacer siguiendo el instructivo de
almacenamiento en el servidor de Autodesk Vault destinado para centralizar,
54
aumentar la seguridad y oportunidad de la informacin. Este se puede
observar con ms detalle en el Anexo E; all, adems de suministrar las
tareas que se deben llevar a cabo para realizar un correcto almacenamiento,
se puede encontrar ms informacin del funcionamiento del software
Autodesk Vault.
4.3.1.4. Bsqueda de un diseo o plano almacenado
La bsqueda de un documento de diseo o plano tcnico, el cual ha sido

elaborado, comprado o simplemente archivado en las instalaciones de la
organizacin, se debe hacer basndose en ciertos criterios de bsqueda:
Cdigo del documento. (Grupo general y subgrupo de este)

Posible descripcin o nombre del plano.
La posible fecha de realizacin del diseo o documento.
El proveedor que suministr el diseo o plano tcnico.
La persona quien elabor el documento.
Para realizar una adecuada bsqueda de un documento de diseo, se debe

iniciar por localizarlo en los directorios electrnicos existentes de MS Office
Excel; esta tarea se realiza con la intensin de ubicar el cdigo del
documento de diseo y as hallarlo fcilmente con el buscador del software
Autodesk Vault. (Vase Anexo D)
4.4. DIGITALIZACIN DE DOCUMENTACIN FSICA DE DISEOS

ALMACENADA EN EL ARCHIVO INACTIVO DE BUENCAF LIOFILIZADO
DE COLOMBIA
Existen bsicamente 2 formas de digitalizar la documentacin de diseo

fsica de la organizacin: trascribindola manualmente o escanendola. Para
llevar a cabo esta tarea, deben considerarse ciertos aspectos, tales como: la
cantidad de documentacin en formato de papel pequeo (A) y la cantidad de
documentacin en formato de papel grande (>A), segn nomenclatura
interna de Buencaf Liofilizado de Colombia. La Tabla 7 muestra la cantidad
de documentacin de diseo fsica, que se encuentra almacenada y
codificada adecuadamente en el archivo inactivo.
55
Tabla 7. Cantidad de documentacin fsica almacenada en Buencaf
FORMATO CANTIDAD
Menores a A 1700 aprox.
Mayores a A (Entre B y ) 3000 aprox.
Fuente: Autor.
4.4.1. Alternativas de digitalizacin de documentacin fsica de diseos

de Buencaf Liofilizado de Colombia
A continuacin se observa el anlisis realizado para llevar a cabo la tarea de

digitalizacin de la documentacin de diseo fsica, con 2 alternativas
diferentes:
Alternativa 1:
Se propone contratar el servicio de un dibujante temporal, puede ser

subcontratado solo para la tarea de trascripcin manual de cada documento
de diseo, esto con el objetivo de tener la informacin adems de digital, la
posibilidad de ser editada y modificable a futuro:
Tabla 8. Costo Alternativa 1, trascripcin manual de cada documento de

diseo.
Tasa Tiempo Costo mes

Formato de Total
trascripcin total dibujante Costo total
papel planos
de planos (meses) subcontratado
Menor a A 15 / da 1700 3,8 $6042.000 COP
$1590.000 COP
Mayor a A 8 / da 3000 12,5 $19875.000 COP
TOTAL $25917.000 COP
Fuente: Autor.
Alternativa 2:
Se propone dividir en dos partes este proceso de digitalizacin. Por una

parte, contratar una persona practicante Auxiliar Administrativo(a) del SENA,
para que realice la digitalizacin de los documentos de diseo de formato
pequeo (formato A), adicionalmente, digitando la informacin necesaria para
llenar los directorios electrnicos de bsqueda de un documento de diseo;
este procedimiento se puede realizar con los recursos tecnolgicos de
Buencaf Liofilizado de Colombia.
Por otra parte se propone contratar el servicio de digitalizacin de

documentacin de diseo de formatos >A, con una empresa especializada
en este tipo de actividades, con el fin de obtener toda la informacin en
56
formato electrnico. El proceso llevado a cabo deber ser con base en
normatividades nacionales e internacionales26 y en un formato con el cual se
puede almacenar de manera digital adecuadamente27. Adems esta empresa
se le exigir como entregable o producto, la digitacin de la informacin
adicional necesaria para incluirla en los directorios electrnicos administrados
por el rea de diseo en ingeniera. Los costos relacionados con esta
actividad, se pueden observar en la siguiente tabla:
Tabla 9. Costo Alternativa 2, digitalizacin de documentacin de diseo por

parte de Buencaf y una empresa especializada.
Formato Total Duracin Costo por
Recurso Costo mes Costo total
de papel planos (das) plano
Practicante
<A 1700 20 $690.000 COP $690.000 COP
SENA
Empresa 28
>A 3000 30-45 $7.000 COP $21000.000 COP
especializada
TOTAL $21690.000 COP
Fuente: Autor.
4.4.2. Clculo del retorno de la inversin (ROI) del proyecto de

digitalizacin de documentacin fsica de diseos de Buencaf
Liofilizado de Colombia
La digitalizacin de la documentacin de diseos de ingeniera, se sustenta

de acuerdo al siguiente anlisis de retorno de la inversin (ROI):
Costo de mantenimiento y conservacin de la documentacin de diseo

fsica:
Los costos relacionados con el mantenimiento y conservacin de esta

documentacin, se basan en la utilizacin de recursos de mano de obra
calificada e insumos como papeles rotuladores, cinta adhesiva, paos de
limpieza, flderes, entre otros; segn la siguiente tabla:
Tabla 10. Costo de mantenimiento y conservacin de la documentacin de

diseo fsica.
Tiempo Costo total
Recurso Costo (hora)
(horas/mes) (mensual)
Dibujante tcnico Buencaf $6.281 COP 8 $50.248 COP
Proyectista tcnico Buencaf $10.447 COP 8 $83.583 COP
Materiales e insumos $25.000 COP No aplica $25.000 COP
TOTAL $158.831 COP
Fuente: Autor.
26
Norma UNE-ISO 15489: Gestin de documentos de archivo. Ley 594 de 2000: Ley general de
archivos en Colombia.
27
Estndar ISO 19005 de 2005: Gestin de documentos Formato de documento electrnico para la
conservacin a largo plazo.
28
Ver Anexo C: Cotizacin de servicio de digitalizacin por parte de empresa especializada.
57
Costo de la bsqueda y almacenamiento de un documento de diseo
fsico:
El procedimiento que actualmente se utiliza para realizar una bsqueda de

un documento fsico, requiere utilizar recursos de mano de obra calificada,
tanto de personal del rea de ingeniera, como del rea de TIC de Buencaf
Liofilizado de Colombia:
Tabla 11. Costo de la bsqueda y almacenamiento de un documento de

diseo fsico.
Tiempo Costo total
Recurso Costo (hora)
(horas/mes) (mensual)
Dibujante tcnico Buencaf $6.281 COP 12 $75.372 COP
Auxiliar administrativa gestin $4.166 COP 12 $49.992 COP
documental Buencaf.
TOTAL $125.364 COP
Fuente: Autor.
Costos de fotocopia de un documento de diseo fsico:
Los costos relacionados con la fotocopia de la documentacin de diseo para

su revisin, uso, edicin y trabajo en general, se basan en el costo de
mantenimiento de la fotocopiadora de gran formato, costos de energa
elctrica, costos de papel y costos de mano de obra calificada para su
operacin.
Tabla 12. Costo de fotocopia de documentacin de diseo fsico.
Costo
Cantidad Tiempo Costo total
Recurso (unidad u
mensual (horas/mes) (mensual)
hora hombre)
Fotocopiadora gran
$2.215 COP 15 No aplica $33.225 COP
formato y papel
Proyectista tcnico
$10.447 COP No aplica 12 $125.364 COP
Buencaf
TOTAL $158.589 COP
Fuente: Autor.
En resumen, se puede apreciar que los costos mensuales relacionados con

la gestin documental de la documentacin fsica de diseo existente en
Buencaf Liofilizado de Colombia, suma un total de $442.784 pesos, por lo
tanto al ao los costos ascienden a $5313.408 pesos; estos costos se
consideran como retorno de la inversin esperada en un ao, sin embargo,
en este valor no se aprecian variables cualitativas, como el valor de la
disponibilidad del recurso humano calificado, el valor de la seguridad de la
informacin, el valor de la conservacin de la informacin fsica sin
manipulacin o poca manipulacin, el valor de la oportunidad de la
informacin, entre otras.
58
Segn los anlisis realizados, se puede determinar el ROI a 5 aos de las 2
alternativas propuestas para efectuar el proceso de digitalizacin:
ROI = (((Retorno inversin esperada * 5) inversin inicial) / (Inversin
inicial))*100
Entonces:
ROI Alternativa 1:
Inversin inicial = $25917.000 pesos
Retorno de la inversin esperada= $5313.408 pesos
ROI A1= ((($5313.408*5) - $25917.000) / (25917.000))*100
ROI A1= ($650.040) / ($25917.000))*100
ROI A1= 2,5%
ROI Alternativa 2:
Inversin inicial = $21690.000 pesos
Retorno de la inversin esperada= $5313.408 pesos
ROI A2= ((($5313.408*5) - $21690.000) / (21690.000))*100
ROI A2= ($4877.040) / ($21690.000))*100
ROI A2= 22,5%
4.4.3. Proceso de digitalizacin de informacin de diseo fsica por

parte de una empresa especializada
De acuerdo al anlisis de digitalizacin de documentacin fsica de diseos

almacenada en Buencaf Liofilizado de Colombia, se solicit una oferta
econmica con una empresa especializada en gestin documental, las
tecnologas de la informacin y la administracin de procesos de gestin, con
el objetivo de puntualizar temas como: los costos, los beneficios obtenidos, el
procedimiento a realizar; todo ello regido por marcos legales y por acuerdos
de confidencialidad entre ambas partes.
Los costos asociados al proceso de digitalizacin de la informacin fsica

estn en poder de Buencaf Liofilizado de Colombia en una oferta
econmica.
Algunos de los beneficios ms determinantes argumentados por la empresa

GLOBALDoc29 al llevar a cabo el procedimiento de digitalizacin de la
informacin fsica son:
Reduccin de espacio.
Rapidez de consulta.
Centralizacin de la informacin.
Reduccin de empapelamiento.
29
GlobalDoc S.A.S, Desquebradas Risaralda, Colombia. NIT 900.142.530-6
59
Informacin mucho ms segura.
No se deteriora con el uso.
Se crea conciencia del valor documental del archivo.
Se puede hacer Back Up de la documentacin.
Reduccin en la manipulacin de legajos, carpetas, AZs, entre otros.
Reduce manejo de fotocopias e impresiones.
Reduccin en gastos de correo.
Rpido traslado de la informacin.
Eficiencia y agilidad en la estructura administrativa de cada empresa.
Recuperacin del valor documental de cada documento. Cuenta con
todas las seguridades necesarias para mantener la debida
confidencialidad de los documentos.
Permite reducir los costos en la administracin documental.
Permite a la empresa dedicarse a su razn de ser; proporcionando mayor
tiempo a las tareas que le brindan mayor rentabilidad a la compaa.
No hay compra de activos, por lo tanto no hay depreciaciones.
Al ser un servicio, permite descontar su costo global, para efectos de
reduccin de pagos de impuestos.
El procedimiento que propone la empresa GLOBALDoc, se puede ilustrar

en la siguiente imagen:
Figura 21. Flujo de proceso de digitalizacin de informacin fsica.
Fuente: Oferta econmica GlobalDoc S.A.S de enero 14 de 2014.
60
4.5. TAXONOMA ESTABLECIDA PARA LA BASE DE DATOS
ADMINISTRADA POR EL SOFTWARE AUTODESK VAULT
La taxonoma establecida en el software Autodesk Vault, el cual es el

servidor destinado para la centralizacin de la documentacin de diseo, se
determin de acuerdo a una distribucin por secciones de la planta de
produccin, entre otras reas comunes; algo similar a los subgrupos de la
codificacin de los planos o diseos elaborados en Buencaf Liofilizado de
Colombia.
Mediante la Figura 22 se puede observar la taxonoma establecida, basada

en una organizacin de tipo jerrquico, donde se puede realizar una
administracin de toda la documentacin de diseo, lo mas eficientemente
posible. En el Anexo E, se puede observar ms acerca del funcionamiento
del software Autodesk Vault.
Figura 22. Taxonoma establecida para el software Autodesk Vault.
61
Figura 22. (Continuacin)
Fuente: Autor.
62
De acuerdo a la distribucin de la base de datos establecida, se deben ubicar
todos los diseos en cada una de las reas definidas de la planta por la
taxonoma de la base de datos y sin importar el tipo de diseo que se realice
o se haya realizado; es decir, los diseos tcnicos se deben encontrar
ubicados de acuerdo al subgrupo rea de la planta asignado en la
codificacin del documento y no por el grupo general. Vase el numeral
4.3.1.1...
4.6. PROCEDIMIENTO DE CENTRALIZACIN Y DEPURACIN DE LA

DOCUMENTACIN DE DISEO, FSICA Y DIGITAL.
Esta tarea consiste en localizar y centralizar la documentacin de diseo,

propiedad de Buencaf Liofilizado de Colombia, la cual se encontraba
dispersa en diferentes medios de soporte a causa de la metodologa de
almacenamiento llevada a cabo en el pasado por los proyectistas y
dibujantes del rea de ingeniera.
Como medida inicial se pretende centralizar la documentacin de diseo en

formato digital, y en el futuro, se pretende adicionar la documentacin de
diseo fsica de Buencaf ya digitalizada, usando el servidor destinado para
tal fin y administrado por el software Autodesk Vault. Este procedimiento se
detalla en el Anexo E del presente documento.
A la fecha se ha logrado localizar toda la documentacin de diseo indicada

por los directorios digitales de documentacin de diseo, y se ha logrado
centralizar un 20% de toda la informacin digital en el servidor Autodesk
Vault. Se propone realizar la centralizacin de la documentacin faltante
paulatinamente por los dibujantes y proyectistas que laboran en el rea de
ingeniera, esto con el fin de darle continuidad al procedimiento de gestin
documental de diseos y proyectos. (Vase Anexo A)
4.7. RENOVACIN DE HARDWARE Y SOFTWARE, Y ESQUEMA DE

CLIENTES DE LA RED DE COMPUTADORES EN EL REA DE DISEO
EN INGENIERA.
Para efectuar la correcta funcionalidad y operabilidad de los procedimientos

de gestin documental de diseos de ingeniera en Buencaf Liofilizado de
Colombia, se realizaron renovaciones o repotenciaciones de hardware y
software relacionados con estas actividades mediante el acompaamiento
del rea TIC de la organizacin. Los equipos que se renovaron
tecnolgicamente, bsicamente fueron 3 estaciones de diseo y el servidor
63
dedicado; ste, adems de usarse como servidor Autodesk Vault, se usa
como servidor para diferentes aplicativos de la organizacin, por lo tanto, el
servidor Vault, funciona con una mquina virtual configurada por el rea TIC
para este fin. La Figura 23 muestra el la red de computadores implementado
para las tareas de gestin documental de diseos de ingeniera en Buencaf
Figura 23: Red de computadores implementado para las tareas de gestin

documental de diseos de ingeniera.
Fuente: Autor.
En el desarrollo del proyecto, se realizaron las adquisiciones del hardware y

el servicio de las actividades de renovacin de software realizadas por la
empresa iac (ingeniera asistida por computador) de la ciudad de Medelln,
Colombia, la cual es la consultora especializada de Autodesk elegida por la
organizacin. Las ofertas econmicas relacionadas con este aspecto, estn
en poder de Buencaf Liofilizado de Colombia.
64
5. CONCLUSIONES
Se realizaron los anlisis correspondientes a la implementacin de las

actividades de gestin documental de diseos de ingeniera o planos
tcnicos, teniendo en cuenta los recursos de tiempo y mano de obra
calificada.
Para la gestin adecuada de documentos de diseos tcnicos, cuya

existencia solo est fsicamente en Buencaf Liofilizado de Colombia, se
propusieron dos alternativas diferentes de implementacin, con lo cual
ahora la organizacin tiene la potestad de seleccionar la ms acertada de
acuerdo a los anlisis de retorno de la inversin realizados.
En la ejecucin del proyecto, se estableci la taxonoma ms apropiada

de la base de datos administrada por el software Autodesk Vault,
satisfaciendo las necesidades de la empresa.
El procedimiento de centralizacin de la informacin se ha logrado

establecer en la organizacin, con lo cual se espera que en el transcurso
de los 9 meses siguientes, se centralice la informacin restante
previamente realizada y elaborada por la organizacin.
Para estandarizar el uso de clientes de la red de computadores

relacionada con el rea de diseo tcnico en ingeniera, se elaboraron
instructivos y procedimientos de actividades de elaboracin,
almacenamiento, consulta y edicin de documentacin de diseo,
avalados y aprobados por la empresa.
65
6. RECOMENDACIONES
En las actividades de induccin y/o reinduccin del personal de diseo del

rea de ingeniera, se deben tener en cuenta los instructivos y
procedimientos elaborados en este proyecto, esto con el fin de darle
continuidad a los procesos adecuados de gestin documental de diseo
en Buencaf Liofilizado de Colombia.
Se hace necesario adquirir compromisos tanto de los empleados

relacionados con el rea de diseo en ingeniera, como de Buencaf
Liofilizado de Colombia, para efectuar las actividades de centralizacin y
digitalizacin de la informacin restantes, con lo cual se lograr optimizar
los procesos de gestin documental en ingeniera.
Se deben realizar capacitaciones al personal relacionado con el rea de

diseo en ingeniera, con el objetivo de actualizar los conocimientos, tanto
en el aspecto ingenieril y de diseo, como de aspectos de gestin
documental, con el objetivo de llevar los procesos de gestin documental
de diseo a un nivel mayor en el aspecto organizacional, teniendo en
cuenta los conceptos de Product Lifecycle Management (PLM).
Es muy importante realizar las actividades de acuerdo a los instructivos y

procedimientos elaborados en este proyecto, con el objetivo de continuar,
mantener y aumentar el capital intelectual y por lo tanto tener una gestin
del conocimiento ntegra en Buencaf Liofilizado de Colombia.
66
BIBLIOGRAFA
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electrnica]. Disponible en Internet: <http://es.wikipedia.org/wiki/Admin
straci%C3%B3n_del_ciclo_de_vida_de_productos>. [Citada el 5 de agosto de
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MORENO M. Rosa. La norma ISO 15489: Un marco sistemtico de
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25p. [Resumen norma ISO 15489].
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2006. Diario oficial N 46.528 del 31 de enero de 2007. Por medio del cual
se modifica el acuerdo nmero 07 del 29 de junio de 1994. [Citada el 8 de
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67
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1 de agosto de 2013].
[11] GESTIN DOCUMENTAL [Pgina electrnica]. Disponible en Internet:

<http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental>. [Citada el 5 de
agosto de 2013].
[12] HISTORIA DE LAS BASES DE DATOS EN CIENCIA DE LA

INFORMACIN [Pgina electrnica]. Disponible en Internet:
<http://recursostic.javeriana.edu.co/wiki/index.php/Historia_de_las_bases
_de_datos_en_Ciencia_de_la_Informaci%C3%B3n>. [Citada el 10 de
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[13] IBM DOMINO. Security-rich application platform for social business

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CERTIFICACIN. Documentacin. Presentacin de tesis, trabajos de
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ICONTEC, 2008. 36p. NTC 1486.

CERTIFICACIN. Referencias bibliogrficas. Contenido, forma y
estructura. Bogot D.C: ICONTEC, 2008. 33p. NTC 5613.

CERTIFICACIN. Referencias documentales para fuentes de informacin
electrnica. Bogot D.C: ICONTEC, 1998. 23p. NTC 4490.
[17] PUBLICACIONES SEMANA S.A. Lo que vale es el contenido [Pgina

electrnica]. Publicado el 8 de abril de 2006. Disponible en Internet:
<http://www.dinero.com/edicion-impresa/tecnologia/articulo/lo-vale-
contenido/ 35160>. [Citada el 19 de octubre de 2013].
[18] REAL ACADEMIA ESPAOLA [Pgina electrnica]. Diccionario de la

lengua espaola (DRAE). 22a ed. Disponible en Internet:
<http://www.rae.es/recursos/diccionarios/drae>. [Citada en varias
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68
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2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de Archivos y se dictan
otras disposiciones. 12 p. Disponible en la pgina electrnica del Archivo
general de la nacin
(<http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023>). [Citada el 27 de
octubre de 2013].
[20] SISTEMA DE GESTIN DE BASES DE DATOS [Pgina electrnica].

Disponible en Internet: <http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gesti%C3
%B3n_de_bases_de_datos>. [Citada el 5 de agosto de 2013].
[21] SOFTWARE DE GESTIN DOCUMENTAL [Pgina electrnica].

<http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n _documental>.
[Citada el 5 de agosto de 2013].
[22] TANENBAUM, Andrew S. (2003) (Google Books). Redes de

computadoras (Disponible en Internet
en:<http://books.google.es/books?id=WWD-4oF9hjEC>) (4 edicin).
Pearson Educacin. ISBN 9789702601623. [Citado el 26 de enero de
2013]. (la versin online solo ofrece una vista parcial del contenido)
[23] WHAT DOES DVD MEAN? [Pgina electrnica]. Disponible en

Internet: <http://www.dvdforum.org/tech-dvdprimer.htm#1>. [Citada el 11
de octubre de 2013].
69
ANEXOS
ANEXO A. Procedimiento gestin de documentacin de diseo en el rea de

ingeniera de Buencaf Liofilizado de Colombia (PRING).
- OBJETO
Manejo del software Autodesk Vault, con el fin de darle una gestin
adecuada a la documentacin de diseo y planos tcnicos en ingeniera.
- ALCANCE Y CAMPOS DE APLICACIN
Aplica para el rea de diseo en ingeniera. Incluye actividades de

elaboracin, almacenamiento, bsqueda y edicin de documentos.
- DEFINICIONES Y CLASIFICACIN
Almacenamiento
Bsqueda
Edicin
Centralizacin
- CONDICIONES GENERALES O PREVIAS
- Establecer el tipo de actividad a realizar, relacionado con la gestin

documental del rea de diseo en ingeniera. Esta puede ser:
- Elaboracin
- Almacenamiento
- Bsqueda
- Edicin
- Tener a disposicin un equipo de trabajo de diseo y un usuario

establecido por el rea TIC con las autorizaciones necesarias para ingresar
y realizar la actividad.
- Contar con el servicio del servidor Vault, administrado por el rea TIC.
- Remitirse a los INING de elaboracin, almacenamiento, bsqueda y

edicin de documentacin de diseo.
70
- PROCEDIMIENTO
Inicio
Recibir solicitud por

parte del coordinador
Establecer el tipo de
actividad a realizar
Confirmar equipo de trabajo

y usuario habilitado
NO NO NO
Elaborar? Almacenar? Buscar?
SI SI SI
Desarrollar Desarrollar
actividad actividad
Almacenar
documento
Almacenar
documento
FIN
71
- APNDICE
INFORMACIN COMPLEMENTARIA
- Vase Instructivo de elaboracin de planos tcnicos o documentos

de diseo en ingeniera. (INING1)
- Vase Instructivo de apertura formatos de hojas y escalas de

trabajo usadas para la elaboracin de planos tcnicos de ingeniera.
(INING2)
- Vase Instructivo de bsqueda de documentos de diseo en los

directorios digitales administrados por el rea de ingeniera. (INING3)
- Vase Instructivo de almacenamiento de documentacin de diseo

de ingeniera en el servidor Vault. (INING4)
- ANTECEDENTES
- INCON001
- Mtodo desarrollado o definido internamente en el rea de
ingeniera.
72
ANEXO B. Instructivo de elaboracin de planos tcnicos o documentos de
diseo en ingeniera (INING1)
- OBJETO
Establecer las actividades necesarias para elaborar un documento de diseo o

plano tcnico en el rea de ingeniera adecuadamente, teniendo en cuenta el valor
del documento como incremento en el capital intelectual de la organizacin y la
posterior gestin del conocimiento.
Aplica para el rea de ingeniera, la cual es la responsable de la administracin del

rea de diseo. Incluye documentacin de diseo de mantenimiento, mejoras y
proyectos.
Centralizacin
Servidor
Gestin documental
Capital intelectual
Digitalizacin
Gestin del conocimiento
Rtulo
Taxonoma
Diseo asistido por computador
Gestin del ciclo de vida de productos
Base de datos
Red de computadoras
Diseos o planos tcnicos realizados por el dibujante, diseador o proyectista apto

para realizar la actividad. Poseer acceso a una estacin de trabajo con el sofware
de diseo especializado instalado.
- INSTRUCCIN
Para elaborar adecuadamente un diseo tcnico o plano se debe se debe ejecutar

las siguientes actividades:
Codificar el documento.
Elaborar el documento de diseo.
73
1. Codificacin del documento
Antes de dar inicio a las tareas de diseo, se debe generar el cdigo del
documento que se va a crear.
Establecer el grupo general al que pertenece el diseo:
Se debe determinar a que grupo general pertenece el diseo, este puede ser un
diagrama electrnico o elctrico, proyecto, diagrama de flujo o isomtrico,
estructural, civil, topogrfico, repuestos, entre otros. Esta informacin se debe
determinar de acuerdo a la siguiente figura:
Establecer a que rea de la planta o subgrupo pertenece el diseo:
Para esta tarea es necesario saber a que equipo o rea de la organizacin

pertenece el diseo que se va a elaborar o se va a codificar.
REAS DE LA PLANTA O SUBGRUPOS

Cdigo Descripcin
RC Recibo y transporte de caf verde.
AL Almacenes de materiales, producto terminado y materiales de empaque.
TD Tostacin.
TM Molienda.
EX Extraccin.
74
CC Concentracin.
F1 Cuarto fro 1.
F2 Cuarto fro 2.
F3 Cuarto fro 3.
F4 Cuarto fro 4.
F5 Cuarto fro 5.
LC Liofilizacin 1. (Cmaras)
LT Liofilizacin 2. (Tnel)
L3 Liofilizacin 3.
L4 Liofilizacin 4.
L5 Liofilizacin 5.
M1 Empaque a granel y totes 1.
M2 Empaque de totes 2.
M3 Empaque de frascos 1 y 2.
M4 Empaque de bolsas.
M5 Empaque de extracto.
SR Servicios de refrigeracin.
SV Servicios de vapor.
SA Servicios de aire.
SW Servicios de agua.
SK Servicios elctricos.
XA Administracin.
XG Planta general.
XI Edificio industrial.
XL Laboratorio de calidad.
OH Herramientas.
OU Varios.
Establecer el formato o tamao de papel con el cual se va a elaborar el diseo:
Los tamaos de papel que se deben usar para la elaboracin de los diseos en
Buencaf, son los que establece en general la American Nacional Standards
Institute (ANSI), pero adicional a estos se debe usar el tamao B1 de la Serie B de
ISO 216, aunque para efectos de prctica, en Buencaf se identifica con la letra F.
FORMATO O TAMAO DE PAPEL

LETRA TAMAO PAPEL TAMAO TIL
A 280x216 241x186
B 432x280 403x250
C 560x432 524x412
D 864x560 826x538
E 1118x864 1084x841
F 1000x705 960x684
75
Generar el consecutivo correspondiente, con base en la informacin de grupo
general y subgrupo:
Para generar el consecutivo, se debe tener en cuenta la informacin del grupo

general y rea de la planta o subgrupo asignado, esto con el fin de conocer el
ltimo plano o documentos de diseo realizado de dicha rea o equipo de la
planta, basndose en los directorios de documentacin de diseo electrnicos
existentes.
2. Elaboracin del diseo
Posterior a la tarea de codificacin del diseo, se debe tener en cuenta ciertos

aspectos para elaborar adecuadamente el diseo:
- Seleccionar el programa o software a utilizar.
La tarea de elaboracin del diseo se debe realizar con base en dos software de
diseo CAD, los cuales la organizacin posee para tal fin. AutoCAD e Inventor,
ambos programas pertenecientes a la misma casa matriz Autodesk. En la
actualidad su ltima versin es 2014 y cada uno es usado con un enfoque
diferente. AutoCAD por su parte es usado generalmente, para diseo
arquitectnico, civil y elctrico, mientras que el Inventor es utilizado para disear
elementos y ensambles mecnicos en 3D con gran precisin y ofrece diferentes
herramientas especializadas para llevar a cabo anlisis tcnicos, que permiten
prever y corregir, en su gran mayora, los puntos dbiles de diseo.
- Observar el formato de papel a usar:
De acuerdo al tamao de papel seleccionado en la tarea de codificacin previa,

Buencaf Liofilizado de Colombia tiene un estndar de diseo de rtulos a usar en
la elaboracin de diseos o planos. Para realizar una operacin de apertura de
estas plantillas o rtulos en cada uno de los software dedicados para las tareas de
diseo en la organizacin, se debe hacer mediante el instructivo INING2. En las
siguientes figuras, se puede observar los rtulos usados para el formato A y C:
76
Rtulo del formato de papel A.
Rtulo del formato de papel C.
77
- Elegir la escala adecuada de trabajo que se va a usar.
En Buencaf Liofilizado de Colombia, adems de tener un estndar en los

formatos de papel y rtulos o plantillas, se tiene un estndar en la escala de
trabajo. Este estndar se puede observar detalladamente en el INING2. En la
siguiente tabla, se ilustra las escalas de trabajo usadas en la organizacin:
Escalas de trabajo en los documentos internos de diseo.
IDENTIFICACIN
ESCALA
BUENCAF
1 1:1
2 1:2
3 1:5
4 1 : 10
5 1 : 20
6 1 : 50
7 1 : 100
8 1 : 125
9 1 : 250
M 1 : 1000
N 1 : 200
R 1 : 2,5
U 1 : 25
V 1 : 7,5
W 1 : 75
X 2:1
Y 5:1
- Elaborar el diseo sobre el rtulo o plantilla.
En este punto, el dibujante, diseador y/o proyectista, debe realizar las tareas
establecidas para realizar un dibujo tcnico apropiado. Estas tareas estn
estipuladas por las aptitudes requeridas para desempear dicho cargo en la
organizacin. De acuerdo a esto, no se profundizar ms en este punto en el
desarrollo de este documento.
- SEGURIDAD INDUSTRIAL
No aplica para el presente documento.
- ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
78
- APNDICE

(INING2)


79
ANEXO C. Instructivo de apertura formatos de hojas y escalas de trabajo
usadas para la elaboracin de planos tcnicos en ingeniera (INING2).
- OBJETO
Establecer las actividades necesarias para realizar la apertura de formatos de

hojas y seleccin de escalas de trabajo, usadas en un documento de diseo o
plano tcnico en el rea de ingeniera.

proyectos.
Gestin documental
Rtulo
Diseos o planos tcnicos realizados por el dibujante, diseador o proyectista apto

para realizar la actividad. Poseer acceso a una estacin de trabajo con el sofware
de diseo especializado instalado.
Poseer instaladas las plantillas de trabajo para cada software de diseo (AutoCAD
e Inventor) empleados en el rea de ingeniera.
- INSTRUCCIN
Buencaf Liofilizado de Colombia, cuenta con estndares en la elaboracin de

documentacin de diseo o plano tcnicos, lo cual permite mantener un orden en
todo el proceso de gestin de este tipo de documentos.
Este instructivo muestra las tareas que se deben realizar para seleccionar la
escala de trabajo, teniendo en cuenta el tamao de papel a utilizar en la
elaboracin de un plano tcnico o documento de diseo. (Ver INING1)
En el software usado por el rea de ingeniera en dicha actividad, se deben

realizar tareas de configuracin diferentes para ambos casos, Autodesk
AutoCAD Mechanical y Autodesk Inventor. Inicialmente se debe tener en cuenta
la siguiente tabla, la cual representa las escalas usadas de manera estndar en la
80
organizacin y a partir de all se selecciona el programa con el cual se va a
disear o elaborar el documento o plano tcnico.
IDENTIFICACIN
ESCALA
BUENCAF
1 1:1
2 1:2
3 1:5
4 1 : 10
5 1 : 20
6 1 : 50
7 1 : 100
8 1 : 125
9 1 : 250
M 1 : 1000
N 1 : 200
R 1 : 2,5
U 1 : 25
V 1 : 7,5
W 1 : 75
X 2:1
Y 5:1
1. Documentos a elaborar con Autodesk AutoCAD Mechanical:
Cuando se van a elaborar documentos de diseo con este programa, se debe

tener en cuenta la tabla anterior, puesto que aqu se usa la identificacin de la
columna izquierda para seleccionar adecuadamente al archivo a usar. Por
ejemplo: Se pretende realizar un diseo con escala 1 : 50 y en un formato de hoja
tamao C. Entonces se realizan las siguientes tareas:
- En el equipo de trabajo debe hallarse las plantillas predeterminadas, diseadas

por la organizacin en la siguiente ruta: C:\WORKING FOLDER\FORMATOS
ACAD
81
- Ahora se puede seleccionar la plantilla adecuada para el diseo que se pretende
realizar, basndose en la tabla previamente mencionada (Tabla de identificacin
de escalas). Retomando el ejemplo, se debe seleccionar la plantilla llamada C6. Al
realizar la apertura de esta aparece de la siguiente forma:
82
Si se observa detalladamente el rtulo de esta plantilla abierta se puede observar
que ya est definida la escala de trabajo (1) y que el rtulo es el diseado por
Buencaf Liofilizado de Colombia (2). En este momento ya es posible comenzar a
realizar el diseo o el plano tcnico:
2. Documentos a elaborar con Autodesk Inventor:
En este software se puede decir que es menos complejo el proceso de seleccin

tanto de tipo de papel, como de la escala de trabajo, puesto que en este programa
cuando se va a realizar un documento de diseo o plano tcnico, se tiene mucha
versatilidad en seleccionar la escala de la vista que se inserta en la plantilla y
adems se usan solo dos plantillas de trabajo; una para el formato de papel A y la
otra para los dems formatos estandarizados por la organizacin (B, C, D, E, F).
(Ver INING1)
En la imagen se muestra cuando se pretende crear un nuevo documento de

diseo, como seleccionar bien sea la plantilla del formato A (1) o la plantilla para
los dems formatos (2):
83
Por ejemplo se pretende realizar un diseo en papel de tamao A y la escala de
trabajo es de 1 : 125:
- Se debe abrir la plantilla del formato A, al hacerlo, el programa pregunta por los
datos que debe llevar el contenido del rtulo del documento, estos datos se puede
registrar posteriormente:
- Al dar clic en Aceptar, el espacio de trabajo luce de la siguiente manera:
84
- Cuando se ha diseado previamente la pieza en 3D, y se pretende realizar el
plano tcnico de esta se debe dar clic en vista base (1) y se debe seleccionar la
pieza o ensamble diseado (2):
- Al seleccionar la pieza o ensamble diseado, se puede observar que este se

puede insertar en el documento inmediatamente, pero se recomienda seleccionar
la escala con la cual se va a ingresar la vista (1), en este ejemplo es 1 : 125:
85
- El documento quedara de la siguiente manera:
- Para seleccionar un formato de papel mayor, se debe abrir la plantilla de los

formatos de papel ms grandes, y en el campo Hoja de la barra del navegador
(izquierda) dar clic derecho, luego Editar Hoja en el men contextual (1):
86
- En la ventana de Editar hoja, seleccionar el tamao de la hoja que se pretende
utilizar en el campo Tamao (1):
En este punto se puede comenzar a elaborar el documento de diseo o plano

tcnico. Cabe anotar que los tamaos de las hojas se puede cambiar en cualquier
momento, excepto en la plantilla de formato A.
- APNDICE



87
ANEXO D. Instructivo de bsqueda de documentacin de diseo en los
directorios digitales administrados por el rea de ingeniera (INING3).
- OBJETO
Establecer las actividades necesarias para buscar un documento de diseo o

plano tcnico en el rea de ingeniera adecuadamente, teniendo en cuenta el valor
del documento como incremento en el capital intelectual de la organizacin y la
posterior gestin del conocimiento.

proyectos.
Centralizacin
Servidor
Gestin documental
Capital intelectual
Digitalizacin
Taxonoma
Base de datos
Red de computadoras
- Dibujante, diseador o proyectista apto para realizar la actividad. Poseer acceso

a una estacin de trabajo con el sofware de diseo especializado instalado.
- Tener acceso a los directorios digitales existentes en libros de MS Office Excel y

administrados por el rea de ingeniera.
- INSTRUCCIN
1. Se debe verificar que exista conexin con la ruta: \\server01\Aplicred\Planos

Empaques. Se procede a abrir esta carpeta y se observa que existen cuatro
subcarpetas: Planos P-K-E-Q-Y-U, Planos PM, Planos Z y Planos ZM, las cuales
contienen a su vez los archivos que representan los libros directorios de todos los
documentos de diseo y planos tcnicos existentes en Buencaf Liofilizado de
88
Colombia, clasificados por grupo general y subgrupos. (Ver INING1 Instructivo
de elaboracin de planos tcnicos o documentos de diseo en ingeniera)
2. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos para realizar una bsqueda
adecuada: Grupo general, subgrupo o rea de la planta, nombre del documento o
elemento de bsqueda. Por ejemplo: Se desea buscar el Eje del votator del grenco
1. Entonces se tienen los siguientes datos:
- Grupo general: Repuestos (Z), porque no es mejora o proyecto.

- rea de la planta: Concentracin (CC), porque los grencos son del rea
concentracin.
- Elemento de bsqueda: Eje votator.
3. Con los datos anteriores se procede a realizar apertura del libro directorio de
planos Z.
89
4. Se abre la pestaa del subgrupo o rea de la planta de influencia.
5. Como se puede observar en los libros directorios de los documentos de diseo,

existen cinco columnas, las cuales nos ofrecen datos como cdigo de plano
antiguo, cdigo de plano actual, descripcin del documento, localizacin o autor y
en el ttulo de cada pestaa del libro est la descripcin general del subgrupo con
los equipos que contiene. Se procede a efectuar una bsqueda como
normalmente se realiza en MS Office Excel con las palabras claves (1) que se
tienen para realizar la bsqueda. Se observan los resultados que coinciden con las
palabras clave ingresadas, y se procede a tomar el dato del cdigo de plano actual
(2), en este caso es ZCCD154:
90
6. Con el cdigo localizado, se procede a realizar la bsqueda en el software
Autodesk Vault, de acuerdo al subgrupo o rea de planta (1) (Ver Instructivo de
manejo y almacenamiento de planos en el software Autodesk Vault), se abre la
carpeta y se puede previsualizar el documento (2):
91
7. Cuando se encuentra el documento, se puede disponer de el como se necesite
y se pueden hacer las actividades encomendadas, bien sea de edicin, de
impresin o de distribucin o colaboracin.
- APNDICE


(INING2)

92
ANEXO E. Instructivo de almacenamiento de documentacin de diseo
de ingeniera en el servidor Vault (INING4).
- OBJETO
Establecer las actividades necesarias para almacenar y centralizar un

documento de diseo o plano tcnico en el rea de ingeniera
adecuadamente, teniendo en cuenta el valor del documento como
incremento en el capital intelectual de la organizacin y la posterior gestin
del conocimiento.
Aplica para el rea de ingeniera, la cual es la responsable de la

administracin del rea de diseo. Incluye documentacin de diseo de
mantenimiento, mejoras y proyectos.
Centralizacin
Servidor
Gestin documental
Capital intelectual
Digitalizacin
Taxonoma
Gestin del ciclo de vida de productos
Base de datos
Red de computadoras
Diseos o planos tcnicos realizados por el dibujante, diseador o proyectista

apto para realizar la actividad. Poseer acceso a una estacin de trabajo con
el sofware de diseo especializado instalado.
- INSTRUCCIN
Autodesk Vault, es un software especializado para la administracin de

datos de ingeniera, el cual funciona de manera integral con otros software de
la casa matriz Autodesk. Buencaf Liofilizado de Colombia utiliza para las
labores de diseo tcnico y de ingeniera, dos software, Autodesk Inventor
y Autodesk AutoCAD Mechanical, ambos compatibles con el uso de
Autodesk Vault. La licencia de la cual es acreedora la organizacin se llama
93
Autodesk Vault Basic y el funcionamiento bsicamente de este, consiste en
organizar, almacenar y administrar documentos y datos, lo cual permite
realizar un seguimiento de creacin, simulacin y procesos de
documentacin para el diseo y la ingeniera de equipos, productos o
proyectos. Por lo tanto esta versin, se emplea solo para las labores entre el
grupo de diseo, y el alcance de esta no abarca otras reas de la
organizacin como logstica de aprovisionamiento, comercial o produccin.
Algunas de las caractersticas propias de este software son:
Datos y documentacin centralizada.

Evita duplicidad de archivos.
Diseo de tipo concurrente. (Varios usuarios trabajando simultneamente
en un proyecto)
Alta seguridad de la informacin. (Autenticacin de usuario necesaria)
Administracin de versiones. (Histrico)
Relaciones entre archivos. (Hojas de especificaciones, cotizaciones,
otras)
Indexacin de propiedades de los archivos.
Si se desea conocer mas acerca del funcionamiento del software y adquirir

habilidades esenciales en el manejo de este, se debe recurrir a la ayuda
ofrecida por la comunidad Autodesk presente en la web en
http://wikihelp.autodesk.com/enu y amparada por los trminos de uso dados
en http://knowledge.autodesk.com/creative-commons.
A continuacin se dan las instrucciones para llevar a cabo las tareas de

gestin de documentacin de diseo, teniendo en cuenta que esta tarea se
puede hacer mediante: 1)Autodesk Inventor, 2)Autodesk AutoCAD
Mechanical y 3)Archivos Office u otros.
1. Para subir archivos ya creados y que sean de tipo ensamble, pieza, plano
o descomposicin, desde Autodesk Inventor 2014 al servidor
administrado por Autodesk Vault 2014, se deben ejecutar las siguientes
tareas:
94
- Abrir el software Autodesk Inventor 2014
- Se establece el proyecto de trabajo, este siempre va a ser ENSANCHE:
95
- Dirigirse a la pestaa Vault en la cinta de opciones:
- Iniciar sesin de trabajo con el servidor Autodesk Vault:
96
- Abrir el archivo, ensamble o plano que se desea subir a Vault:
- Abrir la pestaa Vault (1) en la cinta de opciones y se puede observar que

ya no es necesario iniciar sesin de trabajo de nuevo. Para subir el archivo,
ensamble o plano, dar clic en Aplicar check-in (2):
97
- En la ventana emergente se recomienda marcar la opcin Cerrar archivos y
suprimir archivos de trabajo, con el objetivo de garantizar que los datos no
queden repetidos en el computador de trabajo y en el servidor Vault:
- Dar clic en Si, para confirmar la supresin de los archivos en cuestin de

nuestro computador de trabajo:
- Al finalizar el proceso, el software cerrar el ensamble, archivo o plano

abierto y se observar la pantalla de inicio de Autodesk Inventor. Para
98
verificar que los archivos se hayan subido al servidor Vault correctamente,
primero se debe observar la carpeta de trabajo del computador de diseo en
el explorador de Windows y se verifica que el archivo, ensamble o plano con
los archivos asociados ya no existan all. En este ejemplo, en la ruta actual
existen otros archivos (imgenes, elementos de pieza y planos) que no
estaban asociados al ensamble que se subieron al servidor Vault, estos
servirn de ejemplo ms adelante:
- Posterior a la verificacin en el equipo de trabajo, se debe abrir el software

Autodesk Vault. Esta tarea se puede realizar de dos formas: (1) Abrirlo
directamente desde la pantalla de inicio de Autodesk Inventor (2) Abrirlo
desde el computador de diseo, dando clic en la ruta: Inicio > Todos lo
programas > Autodesk > Autodesk Data Management > Autodesk Vault
Basic 2014:
99
- Se inicia sesin de trabajo:
- Se debe dirigir en el explorador de Autodesk Vault a la ruta donde se

debera encontrar almacenado el archivo o ensamble en cuestin y se
verifica la informacin que el software almacena adicionalmente, como: autor,
fecha y hora, comentarios de versin (si se comenta cuando se realiza
check-in)
100
2. Para subir archivos desde Autodesk AutoCAD Mechanical 2014 al
servidor Autodesk Vault 2014, se debe llevar a cabo el siguiente
procedimiento:
- Inicialmente se debe verificar que el archivo que se desea subir al servidor,

se encuentra almacenado en la direccin correspondiente, dentro de la
carpeta de trabajo y en la ruta especificada por la codificacin del
documento:
101
- Se abre el software Autodesk AutoCAD Mechanical 2014:
- Se abre el diseo o documento que se desea subir al servidor Autodesk

Vault 2014:
102
- Se debe iniciar sesin de trabajo para establecer conexin con el servidor
Autodesk Vault 2014:
- Con el documento de diseo abierto, se procede a aplicar check-in para

subir el archivo al servidor:
103
- Se verifica la direccin en la cual se va a ubicar el documento en el
servidor, y se marca la opcin Cerrar archivos y suprimir copias de trabajo,
luego Aceptar:
- El documento de diseo se cierra al terminar el proceso de subida. Se debe

abrir luego el software Autodesk Vault 2014:
104
- Se inicia sesin de trabajo en el software, para establecer la conexin:
- Por ltimo se verifica que el documento se haya grabado en la ruta

establecida desde el computador de diseo.
105
3. Para subir archivos que no pertenecen a un tipo de archivo generado con
Autodesk Inventor 2014 o Autodesk AutoCAD Mechanical, tales como
imgenes, videos, archivos en formato pdf:
- Esta tarea se realiza directamente desde el software Autodesk Vault 2014

y no como en la tarea anterior, desde el software Autodesk Inventor 2014.
Para ello se abre el software Autodesk Vault 2014 y se inicia sesin de
trabajo:
- Previo a la realizacin de la tarea de subir archivos al servidor Vault, debe

tener clara la ruta donde se encuentran localizados los archivos en el equipo
de trabajo. Luego de haber iniciado la sesin de trabajo en el servidor
Autodesk Vault 2014, se abre la ruta donde se desean ubicar los archivos
al realizar la tarea de Aadir archivos; sta en general debera ser la misma
que tenemos en el equipo de trabajo:
106
- Para aadir archivos al servidor Vault 2014, se debe dar clic en el botn
Aadir archivos. Este se encuentra en la Barra de herramientas estndar (1)
en el men Archivo (2):
- En la ventana emergente, se selecciona los archivos que se desean subir al

servidor. Se debe tener en cuenta que los archivos seleccionados, se subirn
a la misma ruta que se tenga abierta en el explorador del servidor
Autodesk Vault:
- En la ventana emergente se selecciona la opcin Suprimir copias de trabajo

(1) y se da clic en Aceptar para subir los archivos al servidor Vault. Se puede
107
observar tambin la ruta donde se van a guardar los archivos que se van a
subir al servidor Vault (2):
- Se espera a que termine el proceso. Posterior a ello se verifica en el

explorador de Windows del equipo de trabajo, que los archivos en cuestin
ya no existan, esto con el fin de evitar la duplicidad de la informacin:
108
- APNDICE
- Vase Instructivo de elaboracin de planos tcnicos o

documentos de diseo en ingeniera. (INING1)

trabajo usadas para la elaboracin de planos tcnicos de
ingeniera. (INING2)
- Vase Instructivo de bsqueda de documentos de diseo en

los directorios digitales administrados por el rea de ingeniera.
(INING3)
109

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DISEO DE UN MTODO PARA LA GESTIN DOCUMENTAL DE

DISEOS DE INGENIERA EN BUENCAF LIOFILIZADO DE COLOMBIA

CARLOS ANDRS BOTERO HINCAPI

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

CARLOS ANDRS BOTERO HINCAPI

Trabajo de grado para optar al ttulo de Ingeniero Mecatrnico

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

Firma del presidente del jurado

Firma del jurado

Firma del jurado

Pereira, 12 de marzo de 2014

Dios, por brindarme la fortaleza

necesaria para finalizar esta etapa,

a mi familia por su importante apoyo,

a Juan Felipe Botero y Oliva Osorio que

son dos de las personas que mas atesoro.

Agradezco de manera calurosa a Buencaf Liofilizado de Colombia, por el

A los ingenieros Alejandro Lpez y Andrs Jaramillo por depositar su

Agradezco tambin a la ingeniera ngela Ospina por la sapiencia y paciencia

A la Universidad Tecnolgica de Pereira por brindar tan maravillosos

1.1 JUSTIFICACIN .................................................................................... 15

1.3 MARCO CONCEPTUAL (GLOSARIO).................................................... 18

1.4 ANTECEDENTES TERICOS................................................................ 21

1.4.1 Conceptos sobre gestin documental de diseos ................................ 21

1.4.1.1 Diseo asistido por computador ........................................................ 21

1.4.1.2 Gestin del ciclo de vida de productos .............................................. 21

1.4.1.3 Administracin de datos del producto................................................ 21

1.4.1.4 Sistema de gestin documental (SGD) ............................................. 22

1.4.2 Conceptos sobre base de datos y red de computadoras ..................... 23

1.4.2.1 Base de datos.................................................................................... 23

1.4.2.2 Red de comunicaciones de datos o red de computadoras................ 24

1.4.3 Conceptos sobre el software Autodesk Vault .................................... 26

1.5 ANTECEDENTES PRCTICOS.............................................................. 27

1.6 OBJETIVOS ............................................................................................ 28

1.6.1 Objetivo general ................................................................................... 28

1.7 ALCANCES ............................................................................................. 29

1.7.1 Optimizacin de los equipos de trabajo de los proyectistas de Buencaf

1.7.2 Centralizacin de la informacin de diseos de ingeniera................... 29

1.7.3 Depuracin de la informacin digital innecesaria ................................. 29

1.8 LIMITACIONES ....................................................................................... 30

1.9 METODOLOGA EMPLEADA ................................................................. 30

1.9.1 Fases de la implementacin................................................................. 31

2. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Y DEL PROCESO PRODUCTIVO..... 32

2.1 RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA ............................................... 32

2.2 DESCRIPCIN DEL PROCESO PRODUCTIVO .................................... 34

2.2.1 Primer subproceso: Recibo de caf verde ......................................... 35

2.2.2 Segundo subproceso: Tostacin........................................................ 36

2.2.3 Tercer subproceso: Molienda............................................................. 37

2.2.4 Cuarto subproceso: Extraccin .......................................................... 37

2.2.5 Quinto subproceso: Concentracin .................................................... 38

2.2.6 Sexto subproceso: Espumacin......................................................... 38

2.2.7 Sptimo subproceso: Congelacin..................................................... 39

2.2.8 Octavo subproceso: Clasificacin ...................................................... 40

2.2.9 Noveno subproceso: Liofilizacin....................................................... 40

2.2.10 Dcimo subproceso: Empaque ........................................................ 41

3.1 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN, ALMACENAMIENTO Y

3.1.1 Anticuado procedimiento para actividades de gestin documental de

3.1.2 Falta de capacitacin adecuada de los usuarios de manejo de software

3.1.3 Falta de centralizacin documentacin de diseos de ingeniera......... 44

4. ANLISIS DE IMPLEMENTACIN DE ACTIVIDADES DE GESTIN

4.1 FUNCIONAMIENTO DEL REA DE GESTIN DOCUMENTAL EN

4.2 CONVERSIN DE LIBROS DIRECTORIOS FSICOS DE

4.3 PROCEDIMIENTO ADECUADO PARA LA GESTIN DOCUMENTAL DE