Unidad 2

Administracin de Proyectos de TI 2

Tema
ACTIVIDADES DEL SABER

Ingeniera

En
Tecnologas de la informacin y la comunicacin.

Elaborado por:

Fernando Fernndez Rodrguez

Maestro:

M.A.R.H e ING. Carlos Alfredo Montes Carnero

Ramos Arizpe, Coahuila 16/10/2017

1
 I. INTRODUCCIN.

Este trabajo realizado para calificar el saber y saber hacer de la materia de

Administracin de Proyectos de TI 2 tiene como objetivo dar a conocer las opiniones
de diversos autores referentes a los temas de las metodologas empleadas entre
los actores de un proyecto de TI los cuales son divididos en Formales e Informales
y pueden enfocar lo que son presentaciones, informes, reportes, minutas, bitcoras,
memorndum, manual de organizacin entre otros.

Cabe mencionar que la comunicacin entre los integrantes de este es de suma

importancia ya que para obtener buenos resultados en un proyecto es indispensable
la manera en que estos desarrollan su comunicacin ya sea entre pares,
subordinados o jefes este trabajo est dedicado a todo pblico lector y en especial
a todos los alumnos y maestros de la carrera de TIC de ingeniera y tsu de la materia
de administracin de proyectos de TI 2 para demostrar la manera en que debe ser
distribuida dicha informacin.

2
 II. INDICE.

III. DESARROLLO 3
3.1 METODOS DE COMUNICACIN ENTRE LOS ACTORES DE UN 3
PROYECTO
3.2 CUL ES LA INFORMACIN CLAVE PARA LOS ACTORES DEL 9
PROYECTO DE TI
3.3 MATRIZ DE COMUNICACIN 13
3.4 INFORMACIN CLAVE PARA CADA ACTOR INVOLUCRADO. 13
3.5 MTODOS DE COMUNICACIN, JUSTIFICACIN Y FORMATO. 14
3.6 REPORTE SOBRE JUSTIFICACIN DE LA INFORMACIN. 15
IV. CONCLUSIN. 17
V. BIBLIOGRAFAS. 18

3
 III. DESARROLLO.

3.1 MTODOS DE COMUNICACIN ENTRE LOS ACTORES DE UN PROYECTO.

Los mtodos de comunicacin tienen como objetivo el poner y proporcionar la

informacin necesaria a la disposicin de los interesados de una manera oportuna,
en tal sentido, de buscar mantener de manera clara la forma y los canales de la
distribucin de la informacin necesaria y pertinente al proyecto esto por medio del
emisor (el que emite el mensaje), receptor (el que recibe el mensaje) y transmisor
(el que transmite el mensaje).

Los mtodos de comunicacin son los siguientes:

MEMORNDUM

Es un documento que se utiliza para transferir informaciones, bien sea de una

empresa, una institucin, una casa de estudios, etc. En esta clase de informacin
se transmiten recomendaciones, felicitaciones, advertencias, instrucciones,
decisiones o citaciones. Las partes del memorando son:

Nombre del receptor

Nombre del remitente

Fecha

Asunto

Contenido

Firma

Requisitos:

Debe ser un mensaje corto, claro y contundente.

4
 Debe llevar un membrete en la parte superior, preferiblemente.

Debe usarse para comunicar alguna informacin relevante, de forma rpida, como:
solicitudes de informes, remisin de informes, resoluciones, peticiones, etc.

Se trata de un documento de ndole interna, exclusivamente.

No puede sobre pasar una cuartilla.

Lleva como ttulo: Memorando.

BITCORA

Representa un cuaderno donde se reportan los avances y resultados de un

determinado estudio o trabajo; el mismo incluye hiptesis, observaciones, ideas,
datos, etc.

Su organizacin es cronolgica, lo que facilita la revisin de los contenidos

anotados. Los cientficos suelen desarrollar bitcoras para explicar el proceso y
compartir sus experiencias con otros especialistas. La bitcora debe incluir y
describir las condiciones exactas bajo las cuales se ha trabajado el proyecto.

Existen tres tipos de bitcoras:

Manual:

Es un registro a manera de diario en el cual existen datos comunes como:

fecha, hora, proceso, observaciones.

Electrnica:

Generalmente recopilan informacin de todo tipo (textos, audio, imagen,

cdigos, etc.) y pueden ser escritos por uno o ms autores.

Blogs:

Son bitcoras virtuales publicadas en Internet de una manera no tan formal.

INFORMES

5
 Es un documento que elabora a peticin de una persona, departamento o entidad.

Contiene una exposicin detallada y ordenada de hechos o actividades.

Existen diferentes tipos de informes:

Informe descriptivo o expositivo:

Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva. Ejemplo: Informe sobre un

accidente de trabajo ocurrido en la empresa.

Informe valorativo:

Junto al anlisis de los hechos da una visin personal, incluyendo recomendaciones

y terminando con una conclusin. Ejemplo: Informe que aportan los representantes
de los trabajadores sobre la necesidad o no de realizar un despido colectivo.

Informe demostrativo:

Refleja la constatacin de unos hechos y su prueba. Informe sobre la investigacin

de unos hechos concretos.

AVISO

Es una comunicacin breve, directa y concreta que informa al personal de la

empresa de alguna noticia o advertencia. Debe ir fechado y firmado por la persona
que lo emite.

Caractersticas:

Son comunicaciones breves.

Es la nota en la que se ofrece una noticia o se hace una advertencia.

Puede tener carcter oficial o personal.

Su redaccin deber ser clara y sola con los datos imprescindibles.

Debe ir encabezado por las palabras.

6
MANUAL ORGANIZACIONAL

Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirve

para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin, y
funcionamiento de la dependencia; es un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia,
organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren
necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.

CARTA DE EXPOSICIN DE MOTIVOS

La carta es un papel escrito y ordinariamente cerrado, que una persona enva a otra
para comunicarse con ella. Dos requisitos requiere el arte epistolar, uno de fondo y
otro de forma: confianza en s mismo y espontaneidad en el estilo. Hay que escribir
siguiendo fielmente el propio pensamiento, para no desviarse del objetivo deseado.

CARTAS COMERCIALES

La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas

comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele
ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas
comerciales. Los ms importantes son: de compraventa, de reclamacin, de ofertas,
de solicitud de informacin y de publicidad.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms

rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

REPORTES

Un reporte es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede ser
impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una informacin, aunque

7
puede tener diversos objetivos. Existen reportes divulgativos, persuasivos y de otros
tipos.

ACTA ADMINISTRATIVA

Un acta administrativa, es un relato de hechos o declaraciones que son

directamente escritas en un papel. Estas declaraciones tienen por objeto plasmar
hechos propios que involucran al trabajador o de los testigos y de las circunstancias
objetivas que rodearon dichos hechos, y de los cuales se hace su descripcin.

MANUAL

Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en

la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de
ellas.

El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y
transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas
las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se est realizando o no adecuadamente. Tambin el manual de
procedimientos contiene una descripcin precisa de cmo deben desarrollarse las
actividades de cada empresa.

CIRCULAR

La circular son comunicaciones escritas de inters comn, con el mismo contenido

o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto internas como
externamente, es decir, orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados.
Carta dirigida a diversas personas, para notificarle algo por lo que se dice tambin
que es un documento en el cual se instruye u orienta sobre un tema determinado.
8
CARTA AL PERSONAL

Una carta de recomendacin es un documento por medio del cual una persona o
entidad recomienda a otra, cuando vas a conseguir trabajo normalmente uno de los
documentos que te piden para presentar la entrevista es una carta de
recomendacin ya que en esta se podr observar qu tan buen trabajador es una
persona o que buena es una empresa como contratista.

NOTA TECNICA

Las notas tcnicas son un tipo de lectura que se elaboran con el objeto de
complementar o profundizar en los contenidos del programa de un curso, de un
bloque temtico o de una asignatura. En su elaboracin pueden incluirse o utilizar
textos y esquemas de otros autores que enfatizan o aclaran algn aspecto clave del
contenido que queremos tratar. En torno a las notas puede proponerse alguna
actividad, principalmente de comprensin y de reflexin.

REGISTRO DE PERSONAL

El registro de personal es una funcin tcnica importante para llevar a cabo la

poltica de personal, se lleva especficamente en el file o carpeta personal, ficha de
personal y, ficha familiar, siendo su finalidad servir de fuente de informacin
necesaria para determinar la situacin actual del colaborador.

BITACORA DE LLAMADAS

Es una hoja de registro en la que se registran las llamadas entrantes o las salientes
segn sea el caso, la hora, quien las realiz y el recado si es que lo hay.

Existen varias formas de hacer estos controles y como no existe un formato

especfico, se encuentra a criterio del diseador hacerlo.

3.2 CUL ES LA INFORMACIN CLAVE PARA LOS ACTORES DEL PROYECTO

DE TI

GERENTE DE PROYECTO

9
Es el responsable de la definicin del proyecto y de la asignacin de recursos al
mismo, adems es encargado de dar soporte a las tareas de estimacin y definicin
de las actividades contenidas en los planes y realiza la revisin y aprobacin de los
mismos.

LDER DE PROYECTO

Este es el responsable de atender las necesidades de los Analistas de Sistemas,

Arquitectos, Ingenieros de Software, Capacitadores, Responsable de pruebas,
Testers, Responsable de calidad en conclusin este rol es el responsable de llevar
a buen trmino la ejecucin del proyecto.

ANALISTA DE SISTEMAS

Es el encargado del diseo del sistema: Anlisis general, anlisis detallado,

diagrama conceptual, diseo y generacin de la base de datos y normalizacin de

DISEADOR

Es el responsable de la creacin de un concepto de sistema que ayude a cumplir

los objetivos de negocio fijados por los interesados, asegurndose que el sitio
cumpla con las caractersticas de accesibilidad, navegabilidad, interactividad y
usabilidad que garanticen una experiencia agradable al usuario.

INGENIERO DE SOFTWARE

Su principal responsabilidad es definir y mantener el cdigo fuente de uno o varios

componentes, garantizando que cada componente implemente la funcionalidad
correcta. Tiene responsabilidad por la integridad de uno o ms subsistemas de
implementacin y de sus contenidos a lo largo del desarrollo. Es tambin
responsable de asegurarse que el cdigo generado est libre de errores por medio
de la ejecucin de pruebas unitarias del cdigo construido.

RESPONSABLE DE CALIDAD

10
Gracias a este rol los proyectos van encaminados a buen xito ya que su principal
responsabilidad es de garantizar el cumplimiento de los compromisos hechos con
el proyecto desde el punto de vista del proceso a seguir.

RESPONSABLE DE PRUEBAS

Esta persona tiene como responsabilidad garantizar que se cumplan los

requerimientos funcionales establecidos para el producto y el que el producto est
libre de fallas, por medio de la planeacin y ejecucin de las pruebas a todo el
software construido.

ADMINISTRADOR DE LA CONFIGURACIN DEL PROYECTO

Este rol es responsable del versionamiento y ubicacin de cada producto de trabajo

del proyecto que permita asegurar la disponibilidad de los mismos en un repositorio
de proyecto incluyendo el cdigo y la documentacin generada durante el ciclo del
proyecto.

CLIENTE

La responsabilidad por parte del cliente designar a un lder de proyecto de su parte

que funja como el canal principal sobre el cual se estarn llevando acuerdos,
notificaciones, reuniones de avance y autorizacin de requerimientos, as como de
la aceptacin del producto y proyecto.

TIPOS DE PRESENTACIONES, INFORMES, REPORTES.

El informe es la forma expositiva que tiene como propsito transmitir la informacin

precisa respecto de un asunto especfico, no admite otras formas de expresin
lingstica como podran ser la argumentacin, la descripcin literaria y la narracin.

El informe tiene como propsito transmitir la informacin precisa respecto de un

asunto especfico. Responde a las preguntas: qu?, quin?, dnde?, cundo?
y cmo? Su extensin es variable segn el fin que persiga.

Las partes que integran el informe son:

Texto central

11
Ttulo: indica el tema

Propsito: se recomienda escribirlo en el primer prrafo o en la introduccin, segn

la extensin del informe, para orientar la lectura del mismo.

Mtodo: siempre ayudar a comprender y valorar mejor la informacin contenida en

un informe, si se precisa el modo en que se llev a cabo la obtencin y el registro
de los datos.

Resultado: se ordena toda la informacin. Considerar la convivencia de incluir

informacin adicional (grficas, cuadros, apndices, etc.) que explique mejor la
informacin central.

Conclusiones: parte muy importante, pues en ella se interpretan los datos obtenidos
y se efectan los comentarios respecto de los resultados obtenidos.

Caractersticas

En un informe se aprecian las siguientes:

Se describe un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles

soluciones.

Casi siempre se dirige a un superior jerrquico.

Puede ser de diverso tamao o contenido.

Es de carcter interno.

Puede ir acompaado de anexos: cuadros, fotografas, dibujos, mapas, planos, etc.

La presentacin es el proceso mediante el cual se dispone contenido de frases

comunes de un tema para una audiencia. Una presentacin es una forma de ofrecer
y mostrar informacin de datos y resultados de una investigacin. Es utilizado,
generalmente, como apoyo para expresar los resultados de una investigacin pues
con la presentacin se dispone de un contenido multimedia (es decir cualquier
apoyo visual o auditivo) que de una referencia sobre el tema y ayude a explicar los
datos obtenidos de una investigacin.

12
 El reporte contiene informacin recabada sobre el evento designado de forma
organizada y relacionada de una manera que denota aspectos de una temtica
especfica.

Caractersticas de los reportes (visita, documental, etc.)

Claridad.
Concisin.
Debe ser personal.
Debe tener un orden lgico.
Debe ser breve y presentar un estilo narrativo.
Puede ser subjetivo, pero debe respaldar la informacin presentada a partir de
argumentos, reflexiones y referencias a fuentes serias.

3.3 MATRIZ DE COMUNICACIN

La Matriz de Comunicacin es una herramienta de evaluacin diseada para

determinar con exactitud cmo se comunica un individuo y para proporcionar un
marco conceptual para determinar objetivos de comunicacin lgicos.

El diseo de la Matriz de Comunicacin est basada en la evaluacin de siete

niveles de comunicacin:

Comportamiento preintencional
Comportamiento intencional
Comunicacin no convencional
Comunicacin convencional
Smbolos concretos
Smbolos abstractos
Lenguaje

3.4 INFORMACIN CLAVE PARA CADA ACTOR INVOLUCRADO.

13
GERENTE DEL PROYECTO. Es el encargado de la direccin de un proyecto y
obtiene formatos como Project chrter que es el que lleva toda la planeacin de un
proyecto adems de dirigir a los dems actores.

PROGRAMADOR. Es el encargado de llevar el script, el cdigo fuente y diseo del

sistema al cliente.

DOCUMENTADOR. Es el encargado de llevar datos como minutas, bitcoras,

manuales tcnicos entre otros al cliente y al gerente y lder del proyecto.

PROBADOR. Es el encargado de llevar el script, el cdigo fuente y el diseo del

sistema adems del programador para realizar las pruebas pertinentes antes y
durante la entrega al cliente.

CLIENTE. Es el encargado de llevar todos los datos adems del Project Charter
para observar los entregables adems de otros documentos que el documentador,
lder y gerente del proyecto le hacen llegar.

DISEADOR. Es el encargado de llevar el script del sistema, as como los archivos

multimedia que le colocar al sistema.

3.5 MTODOS DE COMUNICACIN, JUSTIFICACIN Y FORMATO.

JUSTIFICACIN.

La comunicacin se entiende como todo el conjunto de mensajes que se

intercambian entre los integrantes de la organizacin, as como entre esta y el
entorno donde se est desarrollando, y sin ella, muy posiblemente no existira nada,
ya que es la base para crear estrategias, planes y programas para la subsistencia
de cualquier actividad.

Tipos de formatos de la comunicacin escrita

Carta comercial: Es el papel escrito por medio del cual se comunican 2 personas,
para tratar un asunto determinado.

Memorndum: es la comunicacin breve que se utiliza para recordar un asunto o

dar indicaciones simples.

14
 Circular: Es el escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo
asusto a varias o a numerosas personas.

Minuta y acta: Es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos

tratados en una reunin.

Informe: Tiene como propsito el ayudar a las personas a comprender el ambiente

de la institucin a la cual pertenecen.

Oficio: Forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del

gobierno y en ciertas instituciones como sociedades, sindicatos clubes.

Telegrama: Se transmite por hilos telegrficos, en comunicaciones terrestres en

una misma ciudad o pas.

Tcnicas de Participacin Oral

Charla
Conferencia
Discurso Charla Reunin de personas donde un expositor proporciona la
informacin y dialoga con el resto.
Su objetivo: Transmitir informacin, crear un estrado mental o punto de vista.
Conferencia Personas que escuchan frente a frente la informacin que otra
proporciona su objetivo depender del tema, pueden ser: Presentar informacin de
manera formal y directa. Plantear informacin especializada. Identificar una
problemtica general o un aspecto de sta. Discurso Razonamiento oral persuasivo
de alguna extensin, dirigido a un pblico por una sola persona.

3.6 REPORTE SOBRE JUSTIFICACIN DE LA INFORMACIN.

Bsicamente, son la forma como los seres humanos organizamos la informacin

que poseemos para poderla entender, utilizar y saber dnde est.

Los Sistemas de Informacin actuales buscan atesorar piezas de informacin tales

como libros, revistas, entre otros, para facilitar la produccin de conocimiento sin la

15
 necesidad de experimentar cada parte de la realidad sobre la que se cimienta la
idea. As vemos como bibliotecas y centros de documentacin, entre otras fuentes
de informacin, facilitan el desarrollo de nuevas ideas y conceptos: conocimientos.

La creacin de Sistemas de Informacin en temas especficos no es una novedad.

Tradicionalmente, han sido sistemas que pueden enmarcarse en las siguientes
caractersticas:

Los registros o datos que almacena, se encuentran centralizados en un slo lugar

con restricciones de acceso, horario, entre otros.
Su creacin ha sido planteada de forma institucional conforme a la satisfaccin de
necesidades determinadas por hechos circunstanciales tales como el desarrollo de
proyectos (enmarcados en tiempo y contenido), entre otros.
Su oferta es unilateral, es decir que el usuario solo puede consultar y recibir
informacin, pero no puede complementarla o comentarla.
Buscan recopilar informacin con caractersticas especficas, con parmetros
predeterminados que normalmente tienen poca flexibilidad para adaptarse a los
cambios de estructura de la informacin que produce la organizacin o del entorno.
La informacin es parcial y est fragmentada por criterios de seleccin que la
mayora de las veces deja al usuario sin capacidad de interactuar con la informacin
que necesita.
No son fcilmente compatibles con otros sistemas, lo que los hace fcilmente
obsoletos tanto en su soporte tcnico como en sus contenidos.
Una vez cumplen su propsito son desmontados, ya que su diseo no es flexible o
adaptable a nuevas condiciones.
Las fuentes de informacin que cita, en su mayora son tericas, sin un marco
espacio-temporal, lo cual las hace aparecer como vigentes pese a que existan
desarrollos posteriores.
El proceso de actualizacin es muy costoso y parcializado hacia aquella informacin
que sea recibida.

16
 IV. CONCLUSIN.

Entendemos que la comunicacin es el proceso mediante se puede transmitir

informacin de una entidad a otra. En otras palabras, es el proceso de
comunicarnos con las personas que nos rodean, durante el proceso de este curso,
obtuvimos grandes conocimientos acerca de la importancia de la comunicacin
entre los seres humanos.

Pero al comunicarnos necesitamos de ms herramientas como las funciones de la

comunicacin que nos ayudan a comunicarnos de diversas maneras.

Dentro de la comunicacin tambin juegan un papel importante la escritura, y de la

mano de la escritura los signos de puntuacin que nos permiten expresar nuestras
palabras de una forma correcta para su lectura.

Entre muchos ms temas que abarca la comunicacin y por la cual lleva por nombre
este curso, podemos decir que como futuros ingenieros tenemos las bases puestas
para emprender un camino como profesionales para poner en prctica lo aprendido
en este curso.

17
V. BIBLIOGRAFAS.

Berlo, D. K. (1979). El Proceso de Comunicacin. Argentina: Ateneo.

Bonilla G., Carlos. (1994) La comunicacin. Funcin bsica de las relaciones
pblicas, Espaa: Trillas
Fernndez C., C. (2002) La comunicacin en las organizaciones, Mxico:
Trillas.
Ocampo V. M. (2007) Comunicacin empresarial. Plan estratgico como
herramienta gerencial Bogot: ECOE
Ocampo V. M. (2007) El comunicador y la organizacin.: Comunicacin
empresarial (1ra edicin). Bogot: Universidad de la Sabana
Thompson., S. F. (2009). Cultura Organizacional. Bogot: Trillas.

18