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sistemas

GUIA OFICIAL
Sistema escolar 2.5

Para entrar em contato com a Hardsystem Technologies, utilize o endereço abaixo.

Hardsystem Technologies.

Endereço: Rua limeira, 1161

Bairro: Jardim Hortência
Cidade: Limeira-SP
(19) 3443-2519 - contato@hardsystemtechnologies.com.br

Antes de instalar o sistema escolar certifique-se que você tem instalado em

seu computador o Microsoft Office 2000 ou superior (Word, Excel,
Access,etc.).

Para acessar o sistema, procure no meu “Iniciar” → Programas →“Sistema escolar” e

clique no atalho “Sistema escolar”.

Usuário: ADMIN
Senha: 12345

UTILIZANDO O SISTEMA
Menu Cadastro
Dados da escola

Janela destinada ao cadastro da escola, os relatórios sairão com os dados

fornecidos acima.
Após inserir as informações necessárias clique no botão “Salvar” e em
seguida no botão “Fechar”.

Cadastro de Disciplinas
Cadastro utilizado para fornecer ao sistema as matérias (disciplinas)
utilizadas pela escola, antes de lançar as notas e as faltas primeiro você
deve fazer o cadastro das matérias (disciplinas). Estas matérias sairão no
boletim escolar, portanto informe conforme você deseja que saia no
boletim.
Cadastro de alunos

Janela destinada ao cadastro de alunos e informações dos alunos

Para localizar um aluno você deve digitar o nome dele no campo ao lado de
“LOCALIZAR” selecionando a pesquisa por nome do aluno, código ou
matrícula no “Procurar aluno por”.

Quando o item “Ativos” estiver selecionado significa que estes alunos estão
freqüentando a escola, quando o item inativos estiver selecionado você verá
todos os alunos que não estão mais freqüentando a escola.

Para editar um cadastro de aluno selecione o nome dele no grid e clique no

botão editar.
Para excluir um cadastro selecione o nome do aluno no grid e clique no
botão excluir.
Para exibir o relatório com os dados do aluno clique no botão relatório.

Para cadastrar um novo aluno clique no botão novo, a tela abaixo será
exibida.
Insira todas as informações que desejar e clique no botão “Salvar” e em
seguida “Fechar”.

Obs.: O número da matrícula é gerado automaticamente pelo sistema, mas

você pode fornecer o número , se você fornecer um número de matrícula
que já existe o sistema irá automaticamente gerar uma nova matrícula para
evitar repetição.

Menu
Cadastro de professores
Para o cadastro dos professores você deve proceder da mesma forma que
no cadastro de alunos.
Para cadastrar um novo professor clique no botão “Novo”. A tela abaixo
aparecerá.
Insira as informações necessárias. Nesta mesma tela clique na aba “Outras
informações”. Você verá a tela abaixo.

No campo 1ª matéria do professor você deve informar qual é a matéria do

professor o mesmo equivale para a 2ª matéria caso este professor lecione
mais de uma matéria. Informe a matéria do mesmo jeito que você quer que
apareça no boletim do aluno ex (Matemática, Física, Português, etc.) após
inserir os dados, clique no botão “Salvar” e em seguida sair.

Menu
Cadastro de turmas
Para cadastrar uma nova turma clique no botão Nova turma.

Informe os dados necessários e clique no botão salvar.

Para editar o cadastro de turmas o processo é semelhante, selecione a

turma no grid e clique no botão Editar você verá a tela acima edite os dados
e clique no botão salvar e fechar.

Para excluir uma turma selecione a turma no grid e clique no botão excluir
turma, todos os alunos, professores, notas, faltas serão excluídos junto com
a turma.

Para cadastrar alunos em turmas você deve ter pelo menos uma turma
cadastrada, se você ainda não cadastrou nenhuma turma então cadastre a
turma caso contrário selecione a turma no grid e clique no botão “Alunos
em turmas”. A tela abaixo será exibida.
Note que na parte de cima do sistema aparecem os dados da turma que
você cadastrou.
Para cadastrar um aluno nesta turma clique agora no botão Novo. A tela
abaixo aparecerá.
Nesta tela selecione o nome do aluno no grid e clique no botão “Adicionar
aluno a turma”.
Você receberá um aviso de que o aluno foi cadastrado na turma com
sucesso, em seguida você retornará a tela da turma note que o aluno que
você selecionou já está cadastrado nesta turma. Veja a tela abaixo.

Nesta turma temos dois alunos cadastrados. Para Excluir um aluno

selecione o nome dele e clique no botão excluir. O número de chamada
pode ser gerado automaticamente ou definido por você. Para exibir o
relatório dos alunos cadastrados nesta turma clique no botão relatório.
Clique no botão fechar para retornar a tela do cadastro de turma.
Para cadastrar um professor na turma o processo é semelhante ao do
cadastro de aluno em turma.

Selecione a turma que você quer cadastrar o professor e clique no botão

professores em turmas. Você verá a tela abaixo.
Para cadastrar um professor clique no botão Novo você verá todos os
professores cadastrados na escola. Tela abaixo.
Selecione o professor e clique no botão Adicionar professor a turma, em
seguida você receberá um aviso de que o professor foi cadastrado na turma
com sucesso e retornará a tela de cadastro de professor em turma. Tela
abaixo.

Note que agora você tem um professor cadastrado nesta turma. Clique no
botão fechar para retornar a tela de Cadastro de turmas.
Para lançar falta para os alunos selecione a turma e clique no botão Lançar
Faltas dos alunos.
A tela abaixo será exibida.
Para lançar a falta selecione o código do aluno (à esquerda) após selecionar
o código do aluno será exibido automaticamente o nome e a matrícula do
aluno, para saber qual aluno pertence cada código você pode clicar no
botão com a figura de um binóculo e serão exibidos todos os alunos
cadastrados nesta turma, após selecionar o código do aluno você deve
selecionar também o código do professor e a matéria (caso não apareça à
matéria você deve primeiro fazer o cadastro em Disciplinas), para saber
qual professor pertence cada código você pode clicar no botão com a figura
de um binóculo será exibido o relatório com o nome de todos os professores
cadastrados nesta turma.

Quando você selecionar o aluno e o professor você deve clicar no botão

“Lançar falta” em seguida a tela abaixo aparecerá.

Informe os dados necessários e clique no botão salvar. As faltas serão

lançadas para o aluno que você selecionou. Como na tela abaixo.
Para editar o registro de falta selecione a falta e clique no botão editar. Para
excluir a falta clique no botão excluir. Para exibir somente as faltas do 1º
Bimestre marque a caixinha (1º Bimestre) e assim sucessivamente.

Obs. O exemplo citado até agora foi somente para um aluno e um professor.
Clique no botão fechar para retornar a tela de cadastro de turmas.
Cadastro de notas bimestrais

Para cadastrar as notas bimestrais clique no botão Notas alunos. Você verá
a seguinte tela.
Selecione o professor através do seu código para saber o código clique no
botão com a imagem de um binóculo será exibido o relatório com todos os
professores cadastrados nesta turma com seus respectivos códigos.

Após selecionar o código do professor você deve selecionar também a

matéria deste professor (caso as matérias não estejam aparecendo, você
deve primeiro cadastrá-las em Cadastro de Disciplinas).
Clique no botão novo e preencha o grid com o código do aluno após
selecionar o código do aluno aparecerá à matrícula, o número de chamada e
o nome do aluno vejam na tela abaixo.

Após selecionar o aluno clique no botão salvar. Repita estes passos até que
todos os alunos apareçam no grid. Assim que todos os alunos aparecerem
no grid você pode lançar as notas bimestrais dos alunos para este professor
sempre clique no botão Salvar notas.
Para editar as notas dos alunos basta você selecionar a nota e apertar à
tecla backspace (tecla com a setinha para o lado esquerdo) a nota será
apagada, para excluir algum aluno do grid selecione o código e clique no
botão excluir, o aluno e as notas serão apagados.

Para exibir o relatório das notas clique no botão relatório nota. Para exibir o
boletim escolar dos alunos clique no botão Relatório boletim será exibo as
notas bimestrais de todos os alunos desta turma assim como todas as
matérias. Os relatórios podem ser exportados para pdf, Word, Excel, TXT,
HTML. Para exibir as faltas de todos os alunos desta turma e deste professor
clique no botão Relatório falta você pode selecionar as faltas por bimestre
ou todos os bimestres de uma só vez. Clique no botão fechar para retornar a
tela de cadastro de turmas. Tela abaixo.
Para saber se algum aluno está sem turma clique no botão alunos sem
turmas. Para localizar aluno na turma vá até “Procurar aluno em turma por”
você pode localizar por código ou matrícula após escolher clique no botão
localizar e informe os dados que você escolheu.
Feche a tela de cadastro de turma (feche no 2º (x) no campo superior
direito).

Menu
Cadastro Rematrícula
Antes de utilizar o menu Rematrícula é necessário que você faça o backup
do banco de dados, pois as alterações realizadas aqui não podem ser
desfeitas. Usuários com contas limitadas não tem acesso a este menu.

Para realizar a rematrícula dos alunos primeiramente passe todos os alunos

para inativos, conforme cada aluno for renovando matrícula você passa o
aluno para Ativo, assim você não precisa criar novamente os cadastros
apenas atualizá-los.

Caso todos os professores continuarem no novo ano letivo você não

precisará passar todos os professores para inativos, se a maioria dos
professores não continuar na escola você pode passar todos os professores
para inativo, e ir passando os professores que continuar na escola para
ativos.

Limpar turmas alunos: Excluem todos os alunos das turmas incluindo notas
e faltas, esta opção limpa as turmas assim no novo ano letivo você terá que
cadastrar os novos alunos nas turmas.

Limpar turmas professores: Exclui todos os professores das turmas incluindo

notas e faltas, prepara as turmas para receber os novos professores.

Excluir registro de mensalidades (boleto): Excluem todas as mensalidades

na forma de boleto, os novos valores você deve informar no ato da
rematrícula e gerar novamente os boletos para os alunos.

Excluir registro de mensalidades s/boleto: Exclui todas as mensalidades na

forma de pagamento sem boleto, como é um novo ano letivo, novos valores
devem ser apresentados.

Alterar o ano letivo das turmas: Altera o ano letivo de todas as turmas
cadastradas no sistema para o ano que você informar evitando que você
tenha que criar todas as turmas novamente.
Excluir Turmas: Caso você queira excluir todas as turmas do sistema.

Excluir alunos inativos: Exclui todos os alunos que não renovaram matrícula
e que já não estão mais na escola.

Excluir professores inativos: Exclui todos os professores que não estão mais
na escola.

Biblioteca

Para adicionar um livro clique no botão adicionar livro informe os

dados do livro e clique no botão salvar. Para editar um livro selecione
o livro no grid e clique no botão editar livro após o término da edição
clique no botão salvar.
Para emprestar um livro ao aluno selecione o nome do livro no grid e
clique no botão emprestar livro, logo em seguida aparecerá no grid
que o livro está emprestado para saber para quem o livro foi
emprestado basta clicar duas vezes no nome do livro e ir até a aba
empréstimo lá estará os dados de quem está com o livro. Para
devolver um livro selecione o livro no grid e clique no botão devolver
livro informe os dados necessários e clique no botão devolver em
seguida aparecerá no grid à informação de que o livro está disponível.
Botão relatório exibe o relatório dos livros emprestados você pode
procurar por período ou por mês.

Botão relatório histórico, mostra o histórico dos livros para quem foi
emprestado.
Botão excluir histórico, limpa os históricos de todos os dos livros.
Botão excluir livro, exclui o livro selecionado.
Feche a tela biblioteca clicando no botão fechar.

Controle de pagamento com

boleto

Banco Itaú: carteira 175 sem registro

Bradesco: carteira 06 sem registro
Banco do Brasil: carteira 18 convênio com 7 dígitos, nosso número
com 17 dígitos cobrança sem registro.
Unibanco: Carteira especial sem registro ESP
Banco real: Carteira 57 sem registro.
Caixa: Carteira 01 sem registro.
Santander: Carteira simples cobrança sem registro.
Controle de pagamento por boleto você gera o boleto para o aluno e
através deste sistema você tem o controle dos alunos que pagaram
ou não o boleto use esta opção se a escola emitiu o boleto por este
sistema. Para o nosso exemplo usaremos o banco Itaú o
procedimento é o mesmo para os demais bancos, clique então no
banco Itaú. A tela abaixo aparecerá.

No canto superior esquerdo você tem todos os alunos ativos

cadastrados na escola, no canto inferior na parte de baixo você tem
as mensalidades dos alunos, cada aluno selecionado tem sua própria
mensalidade, no canto superior direito você tem as opções de
pesquisa para saber se algum aluno está em débito com a escola,
você pode pesquisar por período ou por mês. Na figura acima o aluno
ainda não possui mensalidade gerada, para gerar a mensalidade
selecione o aluno no grid e clique no botão Gerar Boleto. Você verá a
tela abaixo.
Note que são exibidas algumas informações sobre o aluno como, por
exemplo, o valor total do curso 800, dividido em 8 parcelas de 100,
informe estes valores nesta tela. Ou seja, serão criados 8 boletos de
100 reais, agora clique na aba informações do cedente você verá a
tela abaixo.
Informe os dados que o banco lhe forneceu como, por exemplo,
agência, conta dígito, em outros bancos será necessário fornecer
também o código do cliente, mas para o nosso exemplo usaremos as
informações como na figura acima, após inserir estas informações
clique no botão Salvar para que você não precise ficar digitando toda
vez que for gerar boleto. O campo nosso número não se repete e é
gerado automaticamente pelo sistema. Após preencher todos os
campos clique novamente na aba dados do boleto e clique no botão
gerar boleto. Se você fez tudo certo a tela abaixo é exibida.
Note que agora o aluno Edson Pontes possui mensalidade gerada.
Para visualizar os boletos clique no botão visualizar boleto você terá a
opção de exibir em forma de carnê se preferir. Você deve enviar os
boletos aos alunos e conforme os mesmos forem fazendo os
pagamentos você deve dar baixa no sistema, para dar baixa
selecione o boleto pago e clique no botão Baixa em boleto. Tela
abaixo.
Informe a data de pagamento, valor pago e a forma de pagamento e clique
no botão Salvar. Pronto a baixa foi efetivada com sucesso.

Clicando com o botão direito do mouse no grid mensalidades dos alunos

você terá a opção de desfazer baixa quando porventura você efetuar errado
e também terá a opção de visualizar os alunos que efetuaram o pagamento
atrasado no mês.

Botão excluir boleto como o próprio nome diz exclui o boleto selecionado e
conseqüentemente a mensalidade.

Botão alunos sem mensalidade mostra os alunos que estão sem

mensalidade no mês ou os alunos que não possuem nenhuma mensalidade
gerada.

Botão Relatório mensalidade mostra as mensalidades de um ou de todos os

alunos.

Botão Pagamento total mostra quanto você tem a receber no mês, quanto
ainda falta receber e o total recebido.

Os procedimentos citados acima servem para os demais bancos.

Controle de pagamento sem

boleto
Se você não pretende emitir boleto por este sistema então você tem a
opção de controle de pagamento sem boleto, você gera as mensalidades
para os alunos e conforme os mesmos forem pagando você dá baixa no
sistema tendo assim um controle mais rápido de quem pagou e de quem
está em débito.
No canto superior esquerdo você tem todos os alunos cadastrados na
escola, no canto inferior na parte de baixo você tem as mensalidades dos
alunos, no canto superior direito você tem as opções de pesquisa que lhe
traz os alunos que estão débitos, você pode pesquisar por mês ou por
período.
Na figura acima note que o aluno Edson Pontes ainda não possui
mensalidade gerada, para gerar as mensalidades para o aluno selecione o
nome dele no grid e clique no botão Gerar Mensalidade. A tela abaixo é
exibida.
Note que na figura acima o sistema apresenta os dados de pagamento do
aluno realizado durante o cadastro de alunos, basta você informar os dados
apresentados acima em valor da(s) parcela(s) informe 100,00 em
quantidade de parcelas informe 8 e escolha o dia de vencimento das
parcelas o sistema irá gerar uma mensalidade por mês, veja na tela abaixo.

Note na figura acima que foi gerado 8 parcelas de 100 reais.

Conforme os alunos forem pagando você dá baixa no sistema, para dar
baixa você deve selecionar o registro e clicar no botão Baixa em
mensalidade, veja na tela abaixo.

Na parte superior do sistema existe o menu ferramentas com as opções:

Desfazer baixa: Como o próprio nome diz serve para desfazer baixa caso
você tenha realizado de forma errada.

Pagamento atrasado: Exibe o relatório de todos os alunos que realizaram o

pagamento atrasado no mês.

Excluir todas as mensalidades do aluno: Apaga todas as mensalidades do

aluno selecionado.

Imprimir recibo: Imprime recibo das mensalidades pagas.

Imprimir carnê: imprime carnê das mensalidades.

Botão excluir mensalidade, para excluir mensalidade você seleciona a

mensalidade a ser excluída e clica no botão excluir mensalidade.

Botão alunos sem mensalidade mostra os alunos que estão sem

mensalidade no mês ou os alunos que não possuem nenhuma mensalidade
gerada.

Botão relatório mensalidade mostra o relatório das mensalidades de todos

os alunos.

Botão pagamento mensal mostra quanto você tem a receber no mês,

quanto ainda falta receber total já recebido e exibe relatório dos alunos que
efetuaram o pagamento no mês.
Menu
Ferramentas Contas de usuários
Nesta tela você pode criar as contas de usuários do sistema existem dois
tipos de contas a conta de Administrador que dá acesso total ao sistema e a
conta Limitada.
Na conta limitada você pode definir o que cada usuário do sistema pode ter
acesso, você pode, por exemplo, impedir que usuários alterem cadastros ou
criem cadastros.
Por padrão a primeira conta de administrador não pode ser excluída, pois é
a partir dela que você irá criar as outras contas de usuários, nesta conta de
administrador você pode alterar o nome de usuário e a senha má tome
cuidado para não esquecer estas informações ou você não poderá criar as
outras contas de usuários.

Obs. Usuários com contas limitadas não terão acesso as Configurações das
contas de usuários, ou seja, não conseguirão acessar a tela acima.

Menu
Ferramentas Backup

Para evitar a perda de dados é importante que se faça o backup do banco

de dados, o banco de dados do sistema escolar se chama Escola.mdb e
está na pasta C:\Arquivos de programas\Hardsystem Technologies\Sistema
escolar 2.5, para localizar esta pasta clique no botão com a imagem de um
binóculo ao lado do local do banco de dados você verá a tela abaixo.
Note que o sistema já abre a pasta que contém o banco de dados, selecione
o banco de dados escola. mdb e clique no botão abrir. Você retornará a tela
de backup na tela de backup você deve agora selecionar o destino para
onde o banco de dados deve ser salvo, para isso clique no botão com a
imagem de um binóculo ao lado do Destino do banco de dados, tela abaixo
aparecerá.
O banco de dados será salvo em um pen drive com o nome Escola, o nome
do banco de dados deve ser sempre Escola, clique no botão salvar e você
retornará a tela de backup como na figura abaixo.

Note como ficou a tela de backup, agora basta você clicar no botão Salvar e
aguardar o fim do backup. Quando o backup terminar você receber a
mensagem de backup finalizado.
Menu
Ferramentas Consultar base de dados
Esta opção permite a você consultar uma base de dados de um ano anterior
caso você precise buscar alguma informação. Para isso basta apenas
localizar o banco de dados Escola.mdb e clicar no botão abrir, após o
término da consulta será necessário fechar o sistema escolar e abrir
novamente assim você não altera os dados da base de dados do ano
anterior.

Menu
Ferramentas Utilizar o sistema em rede
Esta opção permite que você configure o sistema escolar para trabalhar em
rede.

Para o sistema escolar trabalhar em rede você pode, por exemplo, copiar o
banco de dados Escola.mdb para uma pasta compartilhada em um servidor,
e em cada computador da rede será necessário Mapear unidade de rede
para a pasta compartilhada no servidor e definir uma letra para este
mapeamento.

Após realizar estas etapas você pode clicar no menu ferramentas – utilizar o
sistema em rede. Veja a tela abaixo.

Para localizar a unidade mapeada com o banco de dados Escola.mdb clique

no botão com a imagem de um binóculo,no nosso caso a unidade mapeada
é a Z:\. Sua tela deve ficar parecida com a tela acima em seguida clique no
botão salvar.

Não é preciso ter um servidor para poder utilizar o sistema escolar em rede,
você pode realizar os passos acima em um computador convencional.

Quando o sistema escolar estiver trabalhando em rede você verá o título “O

sistema está trabalhando em rede” na tela principal do sistema.

Obs. Você não pode excluir nem recortar o banco de dados Escola.mdb da
pasta do sistema escolar, você pode apenas copiar. Mesmo utilizando o
sistema em rede você deve manter o banco de dados Escola.mdb em cada
computador da rede.
Caso você não queira mais utilizar o sistema escolar em rede clique no
menu ferramentas- utilizar o sistema em rede, a imagem acima aparecerá,
apague os dados e clique no botão salvar. Quando você reiniciar o sistema
escolar ele estará utilizando o banco de dados local.

Na tela principal do sistema escolar na barra de título você verá a

mensagem “O sistema não está trabalhando em rede”.

Caso o sistema esteja configurado para trabalhar em rede e o mesmo não

consiga fazer a conexão com o banco de dados o sistema irá se conectar
com o banco de dados local para você verificar se o local de rede informado
está correto ou existe, você não terá acesso aos relatórios até que estas
configurações sejam acertadas.

Na tela principal do sistema escolar na barra de título você verá a

mensagem “O sistema não está trabalhando em rede”.

Menu Ajuda
Manual do sistema

Procurar atualização - verifique se você está conectado a internet e que seu

browser esteja trabalhando On-line para poder fazer o download da
atualização.

Sobre – informações de identificação do computador você precisará desta

informação futuramente.