Por qu un sistema de Business Intelligence?

Un sistema de Business Intelligence es un software o aplicativo que tiene como

finalidad transformar los datos de una compaa en informacin y conocimiento
para obtener una ventaja competitiva.

Estas herramientas de Business Intelligence permiten reunir, depurar,

transformar los datos obtenidos de operaciones diarias como pedidos,
albaranes, facturas, movimientos contables, nminas, operaciones en
informacin estructurada lista para su explotacin directa mediante anlisis y
conversin en conocimiento que sirva para el soporte a la toma de decisiones de
negocio. Permite adaptar la frecuencia y el formato de la informacin al gusto de
nuestras necesidades. As la herramienta Business Intelligence debe adaptarse
a las necesidades de un director de almacn, a un director comercial o a un
director general proveyendo indicadores de utilidad para cada uno de ellos.

Los beneficios que aporta una herramienta de Business Intelligence son la

integracin de distintas fuentes de informacin, el manejo a nivel de usuario,
reduccin de la dependencia del departamento de sistemas, la reduccin del
tiempo para preparacin y aumento del tiempo para el anlisis, disponibilidad de
la informacin en el momento que se necesita, aumento de criterios y medidas
de anlisis.

Qu es Business Intelligence?

Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en informacin,

y la informacin en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso
de toma de decisiones en los negocios.
Desde un punto de vista ms pragmtico, y asocindolo directamente con las
tecnologas de la informacin, podemos definir Business Intelligence como el
conjunto de metodologas, aplicaciones y tecnologas que permiten reunir,
depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e informacin
desestructurada (interna y externa a la compaa) en informacin estructurada,
para su explotacin directa (reporting, anlisis OLTP / OLAP, alertas...) o para
su anlisis y conversin en conocimiento, dando as soporte a la toma de
decisiones sobre el negocio.

La inteligencia de negocio acta como un factor estratgico para una empresa u

organizacin, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que
proporcionar informacin privilegiada para responder a los problemas de
negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos,
eliminacin de islas de informacin, control financiero, optimizacin de costes,
planificacin de la produccin, anlisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un
producto concreto, etc

Qu aporta a las empresas?

La inteligencia aporta mltiples ventaja a las empresas que la aplican y se ha

convertido en un factor clave para mejorar la competitividad de las empresas.

1. Reduccin de costes, mayor eficiencia

El personal de la empresa de todos los departamentos, necesita disponer de
informacin fiable y pertinente para poder realizar su trabajo. La mayora de las
empresas no son conscientes de la cantidad de trabajo y recursos necesarios
para generar toda esa informacin y distribuirla entre las personas que la
necesitan. Tampoco muchas son realmente conscientes del importante coste
que supone el no hacerlo, ya que esto se traduce en falta de coordinacin,
decisiones errneas y un mal aprovechamiento de los recursos disponibles en la
empresa. No hay informacin ms cara que la que no se encuentra disponible
en el momento necesario.

Ese trabajo suele realizarse de forma manual por los propios interesados, que
detrayendo tiempo de sus propias obligaciones, se ven obligados a dedicarlo a
una tarea perfectamente automatizable como la generacin de informes.
Generalmente lo hacen apoyndose en herramientas como hojas de clculo.
Aunque este es un factor que pasa inadvertido, una parte muy importante de las
horas de trabajo de oficina consiste en la recopilacin de datos y generacin de
informes. Un buen sistema de inteligencia de negocios ha de ser capaz de
automatizar gran parte de ese trabajo, minimizando la posibilidad de errores y
permitiendo que la gente dedique su tiempo y talento a lo realmente importante,
analizar la informacin, no procesarla. Esto mejorar la toma de decisiones, la
coordinacin entre departamentos y agilizar en general todos los procesos de
la empresa.

2. Ms capacidad para tomar decisiones

Al reducir los costes de obtener informacin, se abre un nuevo horizonte para la

empresa con muchas ms posibilidades. En primer lugar se mejora la seguridad
en la toma de decisiones, ya que al disponer de informacin ms relevante,
fidedigna y actualizada estamos en mejor posicin para tomar decisiones que se
ajusten a la realidad de la empresa y de nuestro mercado. Cuantas decisiones
errneas podran evitarse se dispusieran de la informacin adecuada presentada
con un formato que facilitase su comprensin?

En segundo lugar la empresa puede comenzar a plantearse cuestiones o

proyectos que antes eran imposibles de valorar por falta de tiempo o recursos
necesarios para hacer una estimacin fiable de los costes y beneficios
potenciales. En general, disponer de informacin relevante amplia nuestra
horizonte, ya que el conocimiento es poder.

3. Mejor capacidad de respuesta

La mejora en la capacidad de respuesta, tambin es notable. No slo podemos

disponer ms rpidamente de la informacin necesaria de una manera mucho
ms visual e intuitiva que nos permite localizar mucho antes los errores. Tambin
podemos definir nuestro propio sistema de alertas ante excepciones.

Ya no es necesario que alguien este continuamente revisando valores y datos

para saber que si algo va mal. Se puede programar al sistema para genere
notificaciones cuando un valor concreto se encuentre fuera de los parmetros
que hemos establecido. El sistema proceder a chequear todos esos indicadores
de manera continua y al encontrar cualquier tipo de anomala, avisar a las
personas registradas como responsables para ese tipo de asuntos. A
continuacin les ofrecemos algunos ejemplos:

Una rotura de stock de un determinado producto. Avisar al jefe de compras.

Un descenso de ventas en una zona. Mandar mail al delegado y a su

responsable.

Un nivel de impago mayor del 20% por parte del algn cliente. Mandar mail al
comercial y al departamento de cobros

4. Mayor visibilidad mejor comprensin del negocio

Los sistemas de inteligencia de negocios no solamente son capaces de
proporcionarnos informacin analtica y fiable de manera rpida. Adems
pueden hacerlo con formatos visuales atractivos que facilitan su comprensin y
visualizacin.

Esta flexibilidad para presentar la informacin no solamente nos permite

asimilarla mucho ms rpido y detectar de mejor los puntos cruciales que pueden
sernos tiles

Tambin nos sirve para darnos cuenta de aspetos que hasta ahora poda
habernos pasados inadvertidos, entre tantas filas y columnas de nmeros.

Muchas veces la perspectiva con la que miramos la realidad es un factor crucial

a la hora de dar la solucin correcta al problema que tenemos enfrente. Los
sistemas de inteligencia de negocios nos ofrecen mltiples de vista,
permitindonos mejorar nuestra perspectiva y nuestra habilidad para
comprender el negocio.
Entre los beneficios que aporta la Inteligencia Empresarial, destaca una ventaja
competitiva: Proporcionar informacin privilegiada para responder a los
problemas de negocio

uso de Business Intelligence

Reduccin de costes: Una gran parte de las horas de trabajo consiste

en la recopilacin de datos y generacin de informes. Un buen sistema de
inteligencia de negocios es capaz de automatizar gran parte de ese
trabajo, minimizando la posibilidad de errores y permitiendo que la gente
dedique su tiempo a analizar la informacin, no procesarla.

Generacin de ingresos: Los departamentos pueden crear un flujo

recurrente de ingresos al vender informacin a clientes, socios y
proveedores. Adems, gracias al fcil acceso a las rdenes, la
contabilidad, la produccin, los envos, el servicio a clientes e las bases
de datos externas, se pueden encontrar respuestas a preguntas tan
 detalladas como cul fue el xito de mi campaa de correo directo? o
cules fueron los diez artculos ms populares en nuestras tiendas
durante las ltimas tres semanas?

Resultados fiables y a la medida: En las pymes la fiabilidad del Business

Intelligence aumenta al ser menor la cantidad de datos que maneja el
sistema, lo que le permite tener en cuenta todos ellos a la hora de extraer
conclusiones, pudiendo crear indicadores totalmente adaptados a las
necesidades de la empresa.

Nuevas oportunidades de negocio: La utilizacin eficiente de los datos

permite adelantarse a acontecimientos futuros y anticiparse as a las
necesidades de los clientes y evitar posibles errores.

Mejor accesibilidad a la informacin: Estas herramientas no solo

recogen gilmente todos los datos, sino que tambin posibilitan acceder
fcilmente a la informacin, y en tiempo real. Adems, pueden integrar y
unificar los sistemas de la informacin.

Otras de las ventajas del uso de Business Intelligence son: La optimizacin de la

toma de decisiones a travs de una adecuada gestin de la informacin;
obtencin de datos sobre dnde estuvo la empresa, cmo est ahora y dnde
debera estar; manejo de inventarios de una manera ms efectiva o el acceso a
informacin sobre a qu clientes, mercados o con qu productos dirigirse.

Mercado actual del BI?

El entorno econmico actual origina cambios continuos en el mercado. Esta

situacin genera nuevas necesidades en Business Intelligence por lo que las
empresas deben disponer de plataformas BI actualizadas que cubran todos los
requerimientos de negocio.

El cambio que est teniendo lugar hacia la moderna plataforma de BI&A ha

llegado a un momento crtico en el que ha mostrar a las organizaciones el camino
que les ha de llevar hacia las modernas, giles y rpidas plataformas de
inteligencia de negocio, que les van a proporcionar valor competitivo a partir de
procesos de analtica que bucean con ms profundidad en el interior de datos
procedentes de todo tipo de fuentes

Necesidad del uso de Business Intelligence

Sociedad global donde la informacin se propaga rpidamente
Gran cantidad de datos existentes.

Eleccin de herramientas capaces de extraer la informacin disponible

Gran rivalidad en el mercado

No existe una gua bsica de herramientas y soluciones

14.400 millones de dlares son los ingresos logrados, segn la consultora

Gartner, por las plataformas de BI. Una cifra que supone un aumento del 8%
frente a los 13.300 millones de dlares ingresados en 2012.

Frente a otros aos en los que este mercado iba a mejor ritmo, 2013 ha cerrado
con un crecimiento de un solo dgito en el segmento de Business Intelligence.
Desde la consultora Gartner apuntan a una serie de factores que explicaran su
ralentizacin.

En primer lugar, recuerdan que ninguna regin del mundo creci ms del 12%,
lo que acaba con el supuesto estratgico que tenan muchos de los grandes
fabricantes de que los mercados emergentes llevaban un ritmo muy superior al
resto.

En segundo lugar, de acuerdo con la consultora, sigue reinando la confusin en

torno a la mejor forma de tratar y analizar el Big Data. De hecho, la mayora de
la inversin en este entorno se realiz fuera del BI tradicional, es decir, en silos,
infraestructuras y servicios experimentales.

En tercer lugar, durante 2013, las empresas no incrementaron sus presupuestos

de TI, as que las herramientas de BI tradicionales supusieron un exceso.
Costes de implementacin

Para la implementacin considerar los siguientes:

1. Qu realmente necesitamos para tomar decisiones en nuestra

empresa?, la respuesta a dicha pregunta nos indicar las bases para
determinar los elementos necesarios para implementar dicha solucin.

2. Definir la etapa de la informacin en la que est nuestra empresa. Para

este punto es determinar si lo que necesitamos en primera instancia es tener
informacin confiable y oportuna para facilitar y mejorar nuestra operacin,
esto en pocas palabras indicara que si nuestra empresa estara o no
preparada para aprovechar herramientas analticas y/o predictivas si acaso
tuviramos deficiencias en nuestro flujo de informacin ms bsico.

3. Determinar si es necesario apoyo externo para poder realizar dicha

solucin, para lo cual tendremos que decidir en funcin de los objetivos del
negocio que tipo de apoyo solicitaramos (Por ejemplo, asesora en procesos
de negocio, asesora en tecnologa, etc.).

4. Definir la cuestin de tecnologa requerida en caso de no contar con ella,

en este punto muchas empresas por desconocimiento no explotan al mximo
la tecnologa con la que ya cuentan, es decir, la mayora de las empresas
cuentan con licenciamiento de software, especialmente de Base de Datos, ya
sean heredados de un sistema o utilizado en algn proceso del negocio, que
dicho licenciamiento puede ser aprovechado en forma parcial o total en la
solucin.

5. Definir si nuestra empresa est preparada para adoptar una solucin de

BI en todos sus niveles y si el personal est consciente que se requiere apoyo
y aceptacin de los objetivos planteados de dicha solucin.

6. En la parte que se refiere a tecnologa, es necesario determinar si estn

disponibles todos los elementos requeridos para dicha implementacin, es
decir, los sistemas de operacin y administracin ya sean independientes o
 integrados en un ERP estn lo suficientemente maduros para ser explotados
en una solucin integral de BI.

Con las premisas previamente planteadas, nuestra solucin de BI no debera

ser considerada como un costo a la empresa, ms bien debe ser considerada
como parte del funcionamiento de la empresa, en pocas palabras si la solucin
da un valor tangible e intangible no sera relevante el costo econmico en el
que se pudiera incurrir.

Partiendo del punto anterior una solucin de BI es considerada un costo

cuando ocurre al menos alguno de los siguientes puntos:

No comprender que es Business Intelligence

Creer que Business Intelligence es una tecnologa

Cultura organizacional en la cual se desconocen objetivos y metas del

negocio

No determinar cmo medir el valor de las decisiones

Considerar valor solo en los beneficios tangibles

Considerar la solucin de BI como una moda tecnolgica

Una solucin de Business Intelligence no debera ser considerada un costo, ms

bien se considerara como un activo de la empresa, esto en trminos del valor
del negocio, es decir, dicha solucin puede y debe ser aprovechada como
estrategia del funcionamiento del negocio para coordinar y armonizar todas las
reas de la empresa y orientarlas al objetivo de la misma que consiste en generar
dinero ahora y en el futuro.