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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 1

INFORME
DE GESTIN
ADMINISTRACIN
Y
CONSEJO DE
ADMINISTRACIN

Edificio Los Conquistadores Propiedad Horizontal JFB 2012


2 Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012

INFORME DE GESTION - ADMINISTRACIN Y CONSEJO DE ADMINISTRACIN

Apreciados copropietarios y amigos:

Este 31 de Marzo de 2012, nos daremos a la tarea, una vez ms de analizar el estado general de
nuestra copropiedad. Durante el transcurso de nuestra gestin administrativa hemos sido
reiterativos en poder contar con la participacin del 100% de los propietarios, quienes tenemos el
deber legal de sealar el rumbo que debe tomar nuestra copropiedad.

Durante el desarrollo de nuestra gestin, hemos ejecutado varias obras de mantenimiento y


mejoramiento de las zonas comunes de nuestro edificio que han brindado mayor bienestar y
comodidad a los copropietarios. Todas estas obras han sido realizadas tanto en las zonas internas
como externas del edificio.

Pero, para el buen desarrollo de estos trabajos, es necesario Seor Propietario, contar con su
valioso apoyo y participacin, no solo desde el punto de vista econmico, sino a travs de sus
opiniones, sugerencias y acatando las recomendaciones que se puedan llegar a impartir.

Antes de detallar los logros, gestiones en proceso y asuntos pendientes, queremos destacar el
arduo y a veces desgastante trabajo que realiz el actual consejo, en sus mltiples reuniones
donde siempre hubo una excelente asistencia y que gracias al esfuerzo de sus miembros podemos
socializar orgullosamente con ustedes.

La labor de consejero no es fcil y menos cuando la comunidad no se compromete con el


desarrollo y mejoramiento de su patrimonio pero este consejo entrega este informe con la
satisfaccin de que se lograron importantes avances que se han visto reflejados en los informes
contables y en el diario vivir de la copropiedad y que ser un valioso aporte para quienes en la
prxima asamblea sean designados como nuevos consejeros.

La Administracin y el Consejo de Administracin se permiten presentar a Ustedes el informe de


gestin correspondiente a las labores realizadas durante el perodo 2011-2012. Este grupo
administrativo estuvo conformado as:

A. Consejo de Administracin:
Miembros Principales
Presidente Sandra Patricia Pelez
Vicepresidente Mara del Pilar Urrea
Secretario Juan Fernando Briceo
Vocal 1 Hernn Lpez
Vocal 2 Carlos David Pardey

Miembros Suplentes de Nmero


1 Luis Enrique Ossa
2 Jorge Eliecer Rengifo
3 Edgar Humberto Mora
4 Jorge Enrique Correa
5 Gloria Chara

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B. Administrador: Harry Arturo Zea Ramrez


C. Contadora: Mara del Socorro Quintero
D. Revisor Fiscal: Gerardo Juan Payan

Adicionalmente se cont con la participacin activa de todos los proveedores:

Rubro Proveedor
Vigilancia Fortox S.A.
Aseo Zonas Comunes Rapiaseo Ltda.
Mantenimiento Ascensores Tecnivec S.A.
Mantenimiento Subestacin de Energa Enertcnica S.A.
Mantenimiento Planta Elctrica Tecnodiesel Ltda.
Mantenimiento Motobombas Motobombas Luna Ltda.
Mantenimiento Tanques de Almacenamiento de agua Motobombas Luna Ltda.
Mantenimiento Puertas Peatonales Instaltec Ltda.
Mantenimiento Puerta Vehicular Instaltec Ltda.
Mantenimiento Citofona y Telfonos Monederos Contels
Servicio Televisin por Cable Une TV
Servicios Pblicos Emcali
Recarga de Extintores Millenium
Fumigaciones Truly Nolen

El periodo inici con la Administracin de la seora Luz Marina Cardozo quin estuvo al frente del
cargo hasta Agosto 30 de 2011 y se procedi a la seleccin y eleccin del nuevo Administrador
Harry Arturo Zea quin nos acompaa desde el 1 de Septiembre de 2011 a la fecha.

Este grupo administrativo afront las necesidades de la copropiedad categorizndolas en 3


aspectos bsicos:

1. Aspectos Legales: Todo lo relacionado con procesos a favor o en contra del edificio
incluyendo aquellos que obran contra la D.N.E. y Adinka. As mismo, todo lo relacionado
con faltas al Reglamente de Propiedad Horizontal, Cobros Pre y Jurdicos por mora en el
pago de expensas comunes y finalmente Asesoras de tipo legal en diferentes aspectos del
edificio.
2. Aspectos Administrativos: Aquellos relacionados netamente con la labor administrativa
como el manejo de proveedores, bancos, seguros y plizas, etc.
3. Aspectos de Adecuaciones Locativas, Reparaciones y Mantenimiento: Quizs el rubro
donde ms nfasis se hizo dada la gran cantidad de necesidades y dificultades para
llevarlas a cabo.

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1. ASPECTOS LEGALES

1.1. Razn Social.

El Edificio Los Conquistadores Propiedad Horizontal recibi su personera jurdica a


partir del 2 de septiembre de 2002, mediante Resolucin No. 229 expedida por la
Secretaria de Gobierno, Convivencia y Seguridad.

1.2. Representacin Legal.

El Administrador obtuvo la representacin legal de la personera jurdica expedida por la


Secretaria de Gobierno.

1.3. Impuestos.

Se hicieron las respectivas retenciones de Industria y Comercio y Retencin en la Fuente y


se presentaron las respectivas declaraciones en los periodos necesarios. Igualmente se
presentaron los medios magnticos.

1.4. Libro de Propietarios.

Este documento esta implementado pero falta hacerlo firmar por cada copropietario con
el respectivo registro de coeficiente de propiedad y las restricciones que pudieran existir
sobre los bienes privados o de dominio particular. Adems se efecta la publicacin de los
propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.

1.5. Acta de Asamblea No. 10.

De acuerdo a la Ley, La comisin nombrada por la anterior asamblea y conformada por las
siguientes personas: Mara del Pilar Urrea, Sandra Pelez y Carlos Pardey verific y aprob
el Acta No. 10 correspondiente a la Asamblea General Ordinaria celebrada en Marzo 26 de
2011. Posteriormente el Acta fue publicada en las carteleras de acuerdo a los trminos de
ley sin que se hubiere presentado impugnacin alguna.

1.6. Fondo de Imprevistos.

Esta ltima corresponde al fondo de imprevistos dando cumplimiento al artculo 35 de la


ley 675 correspondiente al 1% del presupuesto. Al cierre del 31 de diciembre se cuenta
con la suma de $6.995.616 m/cte.

1.7. Mdulos de Contribucin.

El Edificio Los Conquistadores es de uso mixto y como tal, el reglamento de propiedad


horizontal en su Artculo 27 estipula que el pago de las expensas comunes debe ser
aplicado mediante Mdulos de Contribucin. La ley 675 de 2001 tambin lo advierte pero
hace la salvedad que la manera como queden distribuidos los mdulos de contribucin
debe hacer parte integral del Reglamento. Por lo tanto, se est trabajando en la

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modificacin del mismo para poder validar este tipo de cobro. Mientras tanto el cobro de
expensas comunes seguir siendo por coeficiente de participacin.

1.8. Reglamento de Propiedad Horizontal.

El reglamento se encuentra reformado de acuerdo a la Ley 675 de 2001. Por esta razn la
propiedad esta regida por sus estatutos de acuerdo a la Sentencia C-488-2002 y se deben
tener en cuenta todas las sentencias proferidas por la Corte con relacin a la Ley 675 de
2001. Sin embargo, es necesario realizar algunas modificaciones en el reglamento en lo
que te tiene que ver con inconsistencias de transcripcin, la forma como se aplicaran los
mdulos de contribucin, cobro de intereses y de sanciones.

1.9. Manual de Convivencia.

Dicho manual ya est desarrollado pero falta socializarlo a travs del Comit de
Convivencia que no fue elegido en la anterior Asamblea. Esperamos que este ao, haya
postulaciones y se puede elegir este comit para cumplir con los requisitos de ley.

1.10. Incumplimiento al Estatuto Vigente.

Se han presentado algunos incumplimientos a los aspectos legales aprobados que rigen la
copropiedad, los cuales ya estn en el debido proceso de notificacin.

1.11. Procesos Jurdicos.

1.11.1. Contra la copropiedad.


Actualmente la copropiedad no esta involucrada en ningn proceso en su contra.

1.11.2. Iniciados por la copropiedad.


La copropiedad ha iniciado varios procesos a saber:

1.11.2.1. Rendicin de Cuentas contra Adinka.

Este proceso se inici en Septiembre de 2009 en cabeza de los abogados Carlos Arias y
Diego Marulanda y pretenda obtener por parte de Administraciones Adinka todas
las cuentas y soportes contables del periodo de su administracin, ya que de enero a
septiembre de 2008 no presentaron la contabilidad completa. En reunin sostenida por
parte del consejo con el Dr. Diego Marulanda, el da 24 de junio de 2011 como consta en el
acta de consejo de administracin No.029-011, el Dr. Marulanda manifiesta el
incumplimiento por parte de la copropiedad al contrato de prestacin de servicios firmado
para solicitar rendicin de cuentas a la empresa Adinka, ya que los pagos acordados con la
Administracin no se han cumplido, por tal motivo su oficina ha dejado el caso sin realizar
gestin.

El Consejo le solicita retomar este caso de forma inmediata dado la importancia que tiene.

El da 26 de octubre el Dr. Marulanda solicita reunin con la presidente del consejo, en


dicha reunin el Abogado informa que la empresa Adinka ya no existe, por lo cual la nica

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opcin es demandar directamente al Sr. Vctor Emilio Cabrera, en reunin de consejo


realizada el 29 de octubre de 2011 como consta en el acta 040-2011, la presidente informa
sobre la situacin actual del caso , el consejo decide no realizar ninguna accin y cerrar el
caso, ya que no se quiere que la copropiedad se vea afectada por una contrademanda. El
costo de este proceso fue de $3.500.000 y ya fue pagado en su totalidad.

Se anexa informe por parte del Dr. Marulanda.

1.11.2.2. Accin Popular contra la Fiscala General de la Nacin.

Este proceso se inici en Septiembre de 2009 en cabeza de los abogados Carlos Arias y
Diego Marulanda y pretende obtener el desalojo por parte de la Fiscala, del Edificio Los
Conquistadores, por el alto riesgo al que estn expuestos los copropietarios en cuanto a la
seguridad por lo que representa la Fiscala como institucin encargada de administrar
justicia. Este proceso tuvo un costo de $4.500.000 y a la fecha se han abonado $2.250.000.

Se anexa informe por parte del Dr. Marulanda.

1.11.2.3.Proceso Jurdico contra la D.N.E.

Este proceso se inici en Septiembre de 2009 en cabeza del abogado Gustavo Posso y
pretende obtener el pago de las expensas comunes que deban de la vigencia del ao
2008. La demanda fue admitida y se logro el embargo de 5 locales comerciales y cuentas
bancarias.

Este proceso fue trasladado en noviembre de 2011 a la Fiduciaria la Previsora ya que en


octubre 12 de 2011 sali auto que informa del proceso de liquidacin de la D.N.E. y la
orden de trasladar todos los procesos a la liquidadora y e levantamiento de las medidas
cautelares.

El documento enviado a la entidad liquidadora certifica que el valor de la deuda de la


DIRECCION NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES, NIT 800.101.599-5 por concepto de cuotas de
administracin, intereses y multas de Locales Comerciales al 30 de Noviembre de 2011 es
de CIENTO SESENTA Y UN MILLONES DOSCIENTOS QUINCEMIL SETECIENTOS ONCE pesos
m cte. ($161.215.711); y el valor de la deuda por concepto de cuotas de administracin,
intereses y multas de los Garajes y otras expensas al 30 de Noviembre de 2011 es
VEINTIUN MILLONES CIENTO CINCUENTA MIL SETENTA pesos m cte. ($21.150.070), para un
total de CIENTO OCHENTA Y DOS MILLONES TRESCIENTOS SESENTA Y CINCO MIL
SETECIENTOS OCHENTA Y UN pesos m cte. ($182.365.781).

El Abogado Posso conjuntamente con el Administrador Harry Zea, han estado al tanto de
este proceso enviando a la Fiduciaria La Previsora la documentacin y soportes necesarios
para sustentar el proceso.

Estamos a la espera de la respuesta por parte de la Liquidadora a las pretensiones de la


Copropiedad sobre el cobro de los dineros adeudados por la D.N.E.

Se anexa informe por parte del Dr. Gustavo Posso.

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1.12. Conciliaciones.

Segn decisin de la asamblea general realizada el da 26 de marzo de 2011, se eligi una


comisin conformada por 3 copropietarios los cuales deberan realizar conciliacin con la
Fiscala, en las temas de demanda cobro jurdico, acueducto y aplicacin de mdulos de
contribucin.

La comisin se rene el da 24 de mayo de 2011 don el Dr. Gustavo Posso con el fin de ser
ilustrados sobre la demanda en curso contra la D.N.E. para el cobro de las cuotas de
administracin, la comisin solicita soporte jurdico dado la diferencia de concepto entre el
Revisor Fiscal de la copropiedad y la administracin.

Para obtener el concepto jurdico se solicita tener las copias del expediente, estas copias solo
se lograron obtener en el mes de agosto y el concepto jurdico se recibe el 16 de septiembre,
pero en el mes de octubre se tiene informacin de la liquidacin de la D.N.E.

Por tal motivo esta demanda no es conciliada con la Fiscala, ya que en estos trminos se debe
esperar la respuesta de Bogot sobre este caso.

1.12.1. Reunin con Fiscala.

Sobre el acueducto en reunin sostenida con las representantes de la Fiscala, la


Administracin y dos Consejeros se logra mediante estudio de consumo de acueducto
desde le 2008 demostrar a la Fiscala que este cobro esta acorde con el consumo de la
entidad.

La Fiscala aprueba el pago del acueducto causado por el ao 2011 por valor de
$12.000.000.

Sobre el cobro de la administracin se aclara que ni la asamblea, ni el consejo desconoce


que por la naturaleza de la copropiedad al ser mixta se debe realizar el cobro por medio de
Mdulos de Contribucin, esto no ser posible hasta cuando el Reglamento de la
Copropiedad sea reformado para tal fin, por lo tanto el cobro de la cuota de
administracin debe seguirse haciendo por medio del coeficiente de copropiedad.

Para tal fin de la reforma que se debe hacer se han realizado dos cotizaciones, este tema
deber ser tratado en Asamblea Extraordinaria, ya que se debe ser aprobado por esta
todos los cambios que se deban realizar al Reglamento de la Copropiedad.

1.13. Procesos Jurdicos contra Residentes y/o Propietarios.

1.13.1. Proceso Restitucin de Zonas Comunes.

Proceso radicado el 6 de octubre de 2011 en el Juzgado Diecinueve Civil Municipal de Cali,


por la Dra. Adriana Celis en contra la Sra. Francia Ariza del Apto 304-A con el fin de lograr
la restitucin de la zona comn modificada por la Sra. Ariza al instalar piso en la terraza sin
contar con el debido permiso de la administracin y de la asamblea. El contrato suscrito
con la Dra. Celis fue por un valor de $5.000.000 y se deja constancia que nunca fue
presentado al Consejo de Administracin ni aprobado por el mismo.

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Este proceso ya ha sido fallado a favor del Edificio Los Conquistadores se esta a la
espera del envo de la notificacin a la parte demandada para que inicie los trabajos
necesarios para el restablecimiento de esta zona comn.

1.13.2. Cobros Jurdicos Expensas Comunes.

1.13.2.1. Procesos Ejecutivos.

Actualmente estn en proceso de demanda 3 propietarios.

2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

2.1. Consejo de Administracin.

Una vez elegido el Consejo de Administracin sesion ordinariamente y extraordinariamente


cuando se requiri.

Hasta el 16 de marzo se han realizado un total 28 reuniones de las cuales 11 fueron de


carcter ordinario donde se evaluaron y aprobaron los Estados Financieros de cada mes, el
informe de gestin administrativa y el informe de revisora fiscal correspondiente.

Asimismo, se realizaron 16 reuniones de carcter extraordinario donde se hizo constante


seguimiento al plan de tareas formulado para esta vigencia y se tocaron tpicos como
problemas de convivencia, reparaciones locativas, mantenimientos y aspectos legales de la
copropiedad. Adicionalmente hubo 2 reuniones informales donde se trataron temas de
navidad.

Este Consejo de Administracin se ajust a los estatutos y al Reglamento de Propiedad


Horizontal por lo cual la designacin de principales fue para los cargos Presidente,
Vicepresidente, Secretario y 2 Vocales y los suplentes fueron designados por nmero y no por
cargos como se venia realizando anteriormente.

Este Consejo adems adopt la poltica de invitar abiertamente a todos los miembros del
Consejo sin distinguir Principales y Suplentes con el fin de hacer una labor ms participativa y
de mayor transparencia y siempre hubo asistencia de ms del 60% de los convocados. Nuestra
gratitud por su presencia y colaboracin.

A continuacin se relacionan las fechas de las reuniones donde se adoptaron y aprobaron las
principales tareas en beneficio de la copropiedad y otras decisiones:

Mayo 2: Se aprueba iniciar la demanda contra la Sra. Ariza, por el cambio de zona
comn.
Mayo 17 Se realiza reunin con la comisin para la conciliacin con la Fiscala, se
aprueba conseguir asesora jurdica.
Se aprueba la compra de la puerta vehicular con la Empresa INSTALTEC.
Se aprueban las esclusas para las puertas peatonales con la Empresa
INSTALTEC.

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Se aprueba TECNIVEC como el nuevo proveedor para el mantenimiento de


los ascensores.
Junio 4 Se aprueba la compra de los tapetes para los ascensores con la empresa
MASTER QUIMICA.
Se lee el concepto para la realizacin la rampa para la torre B, no es viable
este proyecto ya que no cumple con la norma.
Se aprueba el mejoramiento del parque, en pintura y mantenimiento a los
juegos infantiles.
Se elige a FORTOX como la nueva empresa de vigilancia.
Junio 14 Se aprueba la compra de los telfonos monederos.
Se aprueba la compra de una escalera en tijera.
Junio 24 Reunin con el Abogado Diego Marulanda, para conocer el proceso de
rendicin de cuentas de Adinka, se aprueba realizar el pago del excedente del
contrato.
Se aprueba a MOTOBOMBAS LUNA como proveedor para el mantenimiento
preventivo de las motobombas.
Julio 1 Se aprueba la compra del tanque hidroflow para la torre A.
Agosto 10 Eleccin del nuevo administrador de la copropiedad.
Septiembre 22 Se aprueba cambiar el sistema de apertura para las puertas peatonales con la
empresa INSTALTEC.
Se elige a TECNODIESEL como el proveedor para el mantenimiento de la
planta elctrica.
Se aprueba la compra de escritorio, sillas para los guardas, ventiladores y
botiquines para ambas torres.
Octubre 1 Se aprueba la instalacin del sistema de citofona para los ascensores trabajo
realizado por TECNIVEC.
Octubre 19 Se aprueba la instalacin de reflectores para el parque.
Octubre 29 Decisin unnime por parte de los miembros de consejo para reversar el
cubrimiento dentro de la pliza de seguro a las unidades privadas.
Se aprueba tomar el cubrimiento para las decisiones tomadas por el consejo
por valor de $200 millones de pesos.
Noviembre 2 Se aprueba las adecuaciones para los shuts con la empresa JDM, ya que se
encuentran muy deterioradas y la copropiedad debe cumplir con la norma
para evitar una multa.
Noviembre 28 Se aprueba la adecuacin de la oficina.
Diciembre 10 Se aprueba las siguientes impermeabilizaciones.
o Tanque superior de la torre A
o Loza de la torre A.
o Tanque superior de la torre B.
o Loza de la torre B.
o Jardineras exteriores.
o Terminacin filtro en parque infantil sector sur
Enero 16 Se aprueba la reparacin del repello de las fachadas de los balcones de la
torre A por valor de $1.328.842 con la Empresa Pintamos y mucho mas.
Se aprueba el mantenimiento de la subestacin elctrica con la empresa
Enertcnica, ya que la subestacin lleva ms de 10 aos sin ningn tipo de

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mantenimiento.
Se deja constancia que las actas del Consejo de Administracin se encuentran
debidamente elaboradas, enumeradas, aprobadas, firmadas por la
Presidente y Secretario del Consejo.

2.2. Libros Oficiales y Actas.

Los libros oficiales se encuentran impresos hasta el mes de diciembre de 2011. Entre estos
estn: Libro mayor y balance, libro diario resumido y detallado y libro de propietarios.

El libro de actas no se hizo registrar porque no es necesario registrarlo ni ante la DIAN ni ante
Cmara de Comercio, sin embargo todas las actas de las reuniones de consejo de
administracin y de asambleas se encuentran debidamente firmadas y en custodia de la
administracin.

2.3. Mecanismos de Seguridad.

2.3.1.Vigilancia.

Dando cumplimiento a la Ley 365 de la Superintendencia de Seguridad y Vigilancia, se


presta el servicio de seguridad a travs de la empresa FORTOX, a partir de 1 de julio de
2011. Esta empresa esta debidamente registrada y autorizada para prestar este servicio.
Segn convenio con esta empresa se obtiene un descuento del 5% sobre la facturacin
por pronto pago.

Adicionalmente de manera colateral por la vecindad con la fiscala se tiene vigilancia en el


permetro del edificio con personal de vigilancia propio de fiscala y desde Enero se cuenta
con apoyo de agentes de polica.

2.3.2.Pliza de Zonas Comunes.

El Edificio cuenta con la pliza de multirriesgos No. 994000000088 con la Aseguradora


Solidaria de Colombia, incluyendo pliza de manejo para el administrador y
responsabilidad civil extracontractual.

A pesar de los esfuerzos por conseguir el cubrimiento para el evento de terremoto no ha


sido posible obtener este amparo para este riesgo. Se pretende al renovar la pliza
cambiar de agente y tratar con las certificaciones necesarias que no se necesita el
reforzamiento estructural para este amparo y adicionalmente se esta buscando una
alianza estratgica con la Aseguradora de la Fiscala para tratar de buscar este amparo.

Para la vigencia del 2011-2012, al renovar la pliza en julio de 2011, la anterior


administradora aprob sin consentimiento alguno del Consejo de Administracin el
amparo adicional de los bienes privados aumentando la prima en $4.267.471.005 lo que
ocasion un mayor valor a pagar en la pliza por $4.599.365. Dicha pliza entonces tuvo
un costo total de $19.058.124.

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Esta decisin ocasion adems que se presentara una coexistencia de plizas de seguros
debido a que algunos copropietarios ya tienen asegurado su bien privado a titulo personal
y ms an, con mejores cubrimientos incluyendo el amparo de terremoto, mientras que el
amparo suscrito dentro de la pliza de zonas comunes tampoco incluye el amparo de
terremoto.

Por esta razn consideramos que fue una determinacin no conveniente y el Consejo en
reunin de Octubre 29 determin por unanimidad reversar este cubrimiento de bienes
privados y tramitar ante Aseguradora Solidaria la correccin y posterior disminucin en el
valor total de la pliza. Dicho trmite ya fue radicado y corregido y se est a la espera del
reajuste del saldo por pagar.

2.3.3.Sistema Contra-Incendios.

Todo el sistema contraincendios funciona adecuadamente, los gabinetes contraincendios


en las zonas comunes (26) se encuentran completos con su respectivo kit: Manguera,
boquilla, hachuela, llave de acople, extintor de polvo qumico seco. As mismo se
completaron los vidrios y chapas faltantes. Se cuenta con dos extintores con Solkaflam
para los cuartos de maquinas y uno adicional de CO2 para la subestacin elctrica. Todos
los extintores se encuentran debidamente recargados de acuerdo a su programacin.

2.4. Fumigacin y Desratizacin.

El Edificio cuenta con un programa peridico (Cada cuatro meses) de fumigacin y


desratizacin de las zonas comunes ajustndose a los trminos de ley y as obtener la
certificacin necesaria por parte de la Secretaria de Salud Pblica.

2.5. Servicios Pblicos.

El edificio cuenta con el suministro de todos los servicios pblicos. Se ha insistido de manera
constante en la instalacin de un contador independiente de acueducto para la Fiscala pero
ha sido difcil porque quien tiene que solicitar el servicio es el propietario (D.N.E.) o su
depositario (Miraluna) y ambas personas jurdicas estn en liquidacin. Mientras tanto se
tiene un acuerdo de pago con respecto a este rubro.

El servicio de gas natural es suministrado por la empresa Gases de Occidente S.A.

2.6. Revisora Fiscal.

El edificio Los Conquistadores cuenta con Revisora Fiscal la cual garantiza el cumplimiento
de la ley.

El Revisor Fiscal mensualmente enva informe con correcciones si las hubiere, a los estados
financieros las cuales han sido realizadas por parte de la contadora y la administracin.

De acuerdo a lo establecido en la Ley 222 de 1995, copia de este informe fue entregado
oportunamente al Revisor Fiscal para que en su dictamen informe sobre su concordancia con
los Estados Financieros.

2.7. Manejo de recursos.

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Los pagos a proveedores y compras superiores se realizaron por medio de cheques con firma
conjunta del administrador y del presidente del consejo o su suplente. El cheque se genera
con su debido comprobante de egreso. No se recibieron pagos de copropietarios en efectivo y
los ingresos en efectivo por concepto de telfonos monederos fueron consignados
debidamente.

2.8. Contratos.

Durante la vigencia del 2011-2012 se suscribieron contratos para la gran mayora de las
adecuaciones y prestacin de servicios:

AREA PROVEEDOR DESCRIPCION VR. MENSUAL FECHA FIRMA


ADMINISTRATIVA Harry Zea Administrador $ 1.865.000 Septiembre 1 de 2011
ADMINISTRATIVA Gerardo Juan Payan Revisor Fiscal $ 613.600 Abril 1 de 2009

ADMINISTRATIVA Mara Del S. Quintero Contadora $ 711.360 Julio 1 de 2009


LEGALES Diego Marulanda & Asoc. Rendicin De Cuentas Adinka $ 3.500.000 Septiembre 11 de 2009
LEGALES Diego Marulanda & Asoc. Accin Popular Contra La Fiscala $ 4.500.000 Septiembre 11 de 2009
LEGALES Gustavo Posso Cobro Jurdico D.N.E. N/A Julio 28 de 2009
LEGALES Adriana Celis Restitucin Zona Comn Francia Ariza $ 5.000.000 Mayo de 2011
MANTENIMIENTO Rapiaseo Servicio Aseo Zonas Comunes $ 3.790.542 Octubre 18 de 2008
MANTENIMIENTO Fortox Servicio Vigilancia 24 Horas $ 10.579.655 julio 1 de 2011
MANTENIMIENTO Motobombas Luna Mantenimiento Motobombas (11) $ 261.000 Julio 15 de 2011
MANTENIMIENTO Tecnivec Ltda. Mantenimiento Ascensores (4) $ 835.200 Junio 1 de 2011
MANTENIMIENTO Tecnodiesel Mantenimiento Planta Elctrica $ 220.400 Octubre 4 de 2011
OBRAS CIVILES Eyner Puentes Impermeabilizacin Loza Sup. Torre A $ 2.350.000 Octubre 30 de 2010
OBRAS CIVILES Best World Reparaciones Fiscala - Apto 301-A $ 2.233.123 Diciembre 22 de 2010
OBRAS CIVILES Jairo Beltrn ass Tanques Almacenamiento Agua $ 2.434.000 Marzo 16 de 2011
OBRAS CIVILES JDM Adecuacin Shuts a la Norma Tcnica $ 7.188.000 Diciembre 18 de 2011
OBRAS CIVILES Alberto Paz Adecuacin Saln De Reuniones $ 1.430.000 Enero 10 de 2012
OBRAS CIVILES Alberto Paz Impermeabilizaciones Varias $ 12.435.000 Febrero 2 de 2012

OBRAS CIVILES Pintamos Y Mas Fachadas Balcones Torre A $ 1.328.842 Febrero 3 de 2012

2.9. Propiedad Intelectual y derechos de autor.

En cumplimiento del Art. 1 de la ley 603 de julio 27 del 2000 se garantiza ante los
copropietarios y ante autoridades que los productos protegidos por derechos de propiedad
intelectual estn utilizados en forma legal, es decir, con el cumplimiento de las normas
respectivas y debidas autorizaciones.

Con respecto al software legal, la contabilidad se lleva a travs de un contador pblico


independiente con software licenciado.

2.10. Laborales.

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En cumplimiento del Decreto 1406 de 1999 en sus artculos 11 y 12, se informa que el Edificio
no cuenta con contratos de forma directa con empleados. Los servicios de seguridad, aseo y
mantenimiento se prestan a travs de empresas especializadas en el ramo por Outsourcing y
los pagos son realizados una vez verificadas las planillas de pago de aportes a la seguridad
social.

2.11. Bancos.

El Edificio Los Conquistadores P.H. cuenta con tres cuentas a saber:

Banco Caja Social Cuenta Corriente No. 21002710191


Banco Caja Social Cuenta Corriente No. 21500272650
Banco Caja Social Cuenta de Ahorros Subediario No. 24023398597

2.12. Integracin y Convivencia.

Se promovi la integracin y la convivencia de los residentes a travs de celebraciones como:

Da de la Madre: Se entreg un detalle alusivo a esta fecha.


Da de los nios: Se entregaron boletas de cine para los nios y sus acompaantes.
Novena de Navidad: Con buena participacin de los residentes durante toda la novena
y el ltimo da se rifaron obsequios y hubo un refrigerio especial. As mismo, se
recogi un dinero por parte de los residentes destinado a ofrecer un aguinaldo a todo
el personal de servicio (vigilantes y personal de aseo).
Celebracin de Misas: En accin de gracias y por las intenciones de los residentes que
estaban delicados de salud.

2.13. Anlisis Financiero.

2.13.1. Situacin Financiera y Evolucin Previsible.

La copropiedad presenta suficiencia financiera, en cuanto posee un efectivo disponible en


cuanta de $95.230.809. Este dinero podr ser orientado al pago de los pasivos con
terceros en cuanta de $13.845.110, los cuales se cancelaron normalmente durante este
ao y efectuar las reparaciones locativas que durante el 2012 se estiman en $39.930.180
de las cuales ya se han iniciado algunos de estos proyectos.

Los pasivos se pagan oportunamente, en promedio de 30 das. Se est esperando el


resultado de la gestin de cobro ante la liquidadora de la D.N.E., de las cuotas por cobrar a
la D.N.E.

Durante la vigencia del 2011 se presentaron excedentes en cuanta de $17.813.693


teniendo en cuenta que no se increment la cuota de administracin por la no aprobacin
del presupuesto para el mismo periodo. Esta situacin no incidi en la operacin normal
del Edificio por cuanto se estn generando excedentes del ejercicio. Estimamos que con el
proyecto de presupuesto proyectado para el 2012 la cuota continuara en el mismo valor.

2.13.2. Balance General.

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14 Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012

El comportamiento de las finanzas del edificio est pasando por un buen momento. Se
present una disminucin en el rubro de deudores. Por otra parte el disponible aument
en un 2.32% manteniendo la tendencia de mejoramiento financiero del edificio.

As mismo, los pasivos presentaron una disminucin del 56.25% saneando el flujo de caja
con respecto a los ingresos retenidos.

En cuanto al patrimonio, este aument en un 13% continuando con el mejoramiento


continuo de las finanzas del edificio.

Es de aclarar que todos los pagos estn al da por todo concepto con nuestros
proveedores.

Con respecto a las cuentas de orden se realiz una depuracin y actualizacin que
evidencia una variacin del 91.24% producto de unos bienes que no fueron devueltos a la
copropiedad por la empresa Adinka y el retiro de una contingencia estimada en
$2.000.000.000 que se pretendan recuperar por una supuesta demanda a la D.N.E. por
haber vendido la propiedad con vicios ocultos entre ellos, sin reforzamiento estructural.

Anlisis de los ltimos 4 aos

Ao Activo Pasivo Patrimonio Cartera Cuotas Ext. Excedente/Dficit


2008 172.378.043 190.342.418 (17.964.375) 40.215.503 (52.313.726)
2009 259.639.196 115.210.573 144.428.621 26.749.480 27.188.626 163.825.057
2010 257.279.283 69.369.177 187.910.106 22.572.977 43.481.484
2011 242.997.635 30.278.220 212.719.415 34.706.080 17.813.693

En cuanto al comportamiento del Activo, hay una tendencia equilibrada en los aos en que
la copropiedad paso a manos de los propietarios. La cifra ms baja del 2008 tiene su razn
en que los Estados Financieros fueron parciales para este periodo.

En cuanto al Pasivo se evidencia una tendencia que cada vez muestra una reduccin
considerable debido al mejoramiento de la situacin financiera de la copropiedad
producto de la recuperacin de cuentas por cobrar y por reduccin de pasivos por cuenta
de una administracin anterior (Adinka).

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 15

El Patrimonio igualmente muestra un mejoramiento continuo por la misma razn.

La cartera tomando como base solamente la de los propietarios nuevamente presenta un


aumento debido a un grupo minoritario de propietarios que ya superan ms de 1 2 aos
de deuda y que equivalen al 60% del total de cartera. Actualmente se est siguiendo el
debido proceso para la recuperacin de esta cartera.

Solo se present dficit en 2008 cuando se recibi la copropiedad a la anterior empresa


administradora (Adinka) y despus ha presentado excedentes que han ido disminuyendo
porque se han venido presentando gastos en mantenimiento y adecuaciones locativas que
anteriormente no se podan realizar por falta de disponible.

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16 Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012

2.13.3. Estado de Resultados:

INGRESOS

Los ingresos operacionales se han mantenido constantes, sin embargo hay una
disminucin del 41.53% por un menor valor recaudado por concepto de intereses de mora
en cuotas de administracin.

EGRESOS

Aumentaron con respecto a los del 2010 con una diferencia de $30.381.218 (9.44%)
debido a que los rubros de mantenimiento, reparaciones, adecuaciones e instalaciones
aumentaron significativamente por los proyectos ejecutados durante la vigencia. Y las
provisiones de cartera aumentaron por el incremento en los intereses de mora en
expensas comunes. Por otro lado, los gastos extraordinarios disminuyeron en un 46%
debido a que no se presentaron tantas prdidas en retiro de bienes.

EXCEDENTES

Aunque se presentaron nuevamente excedentes del ejercicio estos fueron destinados a


gastos realizados principalmente en mantenimiento, reparaciones, adecuaciones e
instalaciones que no haban sido presupuestados en vigencias anteriores.

2.13.4. Ejecucin Presupuestal.

Los ingresos operacionales presentan una diferencia marcada del 39% en lo


correspondiente a ingresos por intereses en cuotas de administracin debido a que en el
2010 se presupuest este rubro pero realmente no se poseen cifras ciertas de base para
su clculo, por su carcter circunstancial.

En cuanto a los Costos Fijos la variacin obedece a que la mayora de los rubros fueron
deficitarios en el 2010 y porque no se hizo el pago correspondiente al amparo de
terremotos mostrando una diferencia de $23.028.338 en este rubro.

Los Gastos Variables se comportaron de manera similar y unos rubros se compensaron con
otros de manera tal que la variacin solo alcanz el 0.11%.

Los gastos extraordinarios aumentaron por reversin de cuentas por cobrar a la Fiscala
por valor de $6.425.544 por cobros no realizados en las respectivas vigencias y la reversin
de $4.185.580 por inexistencia de 5 parqueaderos.

2.13.5. Flujo de Efectivo.

El saldo en efectivo o disponible se ha mantenido estable presentando un ligero aumento


de $2.155.937.

2.13.6. Anlisis de Cartera.

Actualmente se est dando cumplimiento al Estatuto Vigente en lo que tiene que ver con
el cobro de expensas comunes, donde se expresa que el propietario que no cancele dentro

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 17

de los primeros 10 das del mes, constituir una mora y se le liquidarn intereses a razn
de una y media (1.5) veces el Inters Bancario Corriente (IBC) (Tasa de Usura).
Adicionalmente al cumplir 60 das de mora se iniciar cobro pre-jurdico y cumplidos los 90
das se iniciar el debido proceso para cobro jurdico. La facturacin es enviada
mensualmente y en ella se detalla el estado de cuenta con intereses, sanciones y multas si
existieren o saldos a favor si se diera el caso.

Cabe anotar que en la vigencia pasada, la deuda que presentaba la D.N.E. a travs de la
Fiscala como tenedor del bien, fue conciliada en Noviembre de 2011 y enviada en calidad
de acreedor como parte en el proceso liquidatorio de la D.N.E. Por esta razn, las cifras
correspondientes a esta deuda se mencionan en un cuadro aparte de la cartera de
propietarios.

Comportamiento de Cartera D.N.E. Fiscala - Diciembre de 2011.

DEUDA D.N.E. POR LOCALES COMERCIALES


CUOTA MULTAS
INTERESES
AO ORDINARIAS INASISTENCIA TOTAL
CAUSADOS
CAUSADAS ASAMBLEA
2008 74.040.000 12.212.691 86.252.691
2009 6.170.000 22.847.479 2.024.000 31.041.479
2010 17.949.270 3.085.000 21.034.270
2011 19.211.571 3.675.700 22.887.271
TOTAL 80.210.000 72.221.011 8.784.700 161.215.711

DEUDA D.N.E. POR GARAJES


CUOTA MULTAS
CUOTA INTERESES
AO ORDINARIAS INASISTENCIA TOTAL
EXTRAORDINARIA CAUSADOS
CAUSADAS ASAMBLEA

2008 1.980.000 1.980.000


2009 1.980.000 396.000 159.401 2.535.401
2010 2.247.300 1.114.388 82.500 3.444.188
2011 2.141.700 1.748.659 97.350 3.987.709
SUBTOTAL 8.349.000 396.000 3.022.448 179.850 11.947.298

OTRAS EXPENSAS
OCTUBRE DE 2008 ADMINISTRACION UNISA 8.263.000
NOVIEMBRE DE 2009 POLIZA JUDICIAL 740.196
SEPTIEMBRE DE 2009 OTROS GASTOS PROCESALES 143.276
MAYO DE 2010 GASTOS POR COBRO JURIDICO 6.300
JULIO DE 2011 APELACION CASO D.N.E. 50.000

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18 Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012

SUBTOTAL 9.202.772

TOTAL 21.150.070
161.215.711
TOTAL LOCALES, GARAJES Y OTRAS EXPENSAS 182.365.781

Comportamiento de Cartera Propietarios - Diciembre de 2011.

SALDOS ENVIADOS PARA INICIAR PROCESO JURIDICO CON ABOGADO

SALDOS CON MAS DE 12 MESES

Cuotas C D
Apto Admn. Intereses Multas y Sanc. Total MORA MORA
1403A $ 5.429.201 $ 837.027 $ 6.266.228 25 756
904B $ 5.040.467 $ 1.162.008 $ 6.202.475 23 702
1003A $ 3.452.483 $ 569.549 $ 4.022.032 16 481
403B $ 3.398.506 $ 514.680 $ 107.675 $ 4.020.861 16 473
$ 20.511.596

SALDOS CON MAS DE 120 DIAS

Cuotas C D
Apto Admn. Intereses Multas y Sanc. Total MORA MORA
603A $ 1.122.542 $ 1.122.542 5 156
803A $ 1.110.960 $ 50.515 $ 1.161.475 5 155
1303A $ 1.080.157 $ 1.080.157 5 150
304A $ 971.486 $ 42.469 $ 1.013.955 5 135
802A $ 875.272 $ 33.501 $ 908.773 4 122
$ 5.286.902

SALDOS ENVIADOS PARA INICIAR PROCESO PREJURICO CON ABOGADO

SALDOS DE 90 DIAS

Cuotas C D
Apto Admn. Intereses Multas y Sanc. Total MORA MORA
902A $ 817.737 $ 817.737 4 114
1002B $ 689.676 $ 20.359 $ 710.035 3 96
702B $ 646.050 $ 12.210 $ 658.260 3 90
$ 2.186.032

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 19

SALDOS DE 60 DIAS

Cuotas C D
Apto Admn. Intereses Multas y Sanc. Total MORA MORA
303A $ 554.469 $ 18.142 $ 572.611 3 77
1104B $ 544.308 $ 544.308 3 76
302A $ 490.713 $ 62.044 $ 552.757 2 68
903B $ 444.654 $ 4.310 $ 448.964 2 62
502A $ 430.700 $ 3.983 $ 434.683 2 60
602B $ 429.582 $ 8.678 $ 438.260 2 60
$ 2.991.583

SALDOS EN CONVENIO

Apto Observaciones
904B Cuota Mensual ms $300,000 hasta cubrir saldo.
603A Cuota Mensual ms $250,000 hasta cubrir saldo.
303A Cancela total deuda a Marzo 31 de 2012
803A Cancela deuda completa en cuanto tenga liquidez.
902A Cuota Mensual ms $250,000 hasta cubrir saldo.
1303A Cuota Mensual ms $250,000 hasta cubrir saldo.

2.14. Otros.

Al trmino del ejercicio del cargo de la administradora anterior, se recibi mediante


acta de entrega, el inventario de todos los bienes, fondos, documentos y enseres
pertenecientes a la copropiedad y se firmaron las respectivas actas por parte de las
partes.
Se presentaron informes de gestin, financieros y seguimiento a tareas mensualmente
al consejo de administracin.
La revisora fiscal emiti sus informes mensualmente al consejo de administracin.
La contabilidad de la copropiedad se ajusta al PUC de acuerdo al Decreto 2649 y 2650.
Los libros oficiales se entregan impresos y registrados ante la DIAN de conformidad
con los requerimientos de ley.
Las declaraciones tributarias fueron presentadas cada mes dentro de los trminos de
ley y ajustadas a los registros contables presentados y se realizaron las modificaciones
y registros necesarios ante la DIAN y la Secretaria de Gobierno.
Las decisiones del Consejo constan en actas debidamente numeradas y firmadas.
Se public el Acta No. 10 correspondiente a la Asamblea General Ordinaria de Marzo
26 de 2011.
Se realizaron todas las funciones inherentes a la Administracin.

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20 Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012

3. ASPECTOS DE ADECUACIONES LOCATIVAS, REPARACIONES Y MANTENIMIENTO

3.1. Mantenimiento y Mejoras.

Mantenimiento mensual a: Ascensores, planta elctrica, puerta vehicular, puertas


peatonales, motobombas (bimensual).
Arreglo de la humedad del tubo del piso 11 del bloque B.
Se ubicaron tarros de basura grandes en escaleras de acceso de cada torre.
Se ubicaron avisos para las mascotas en zonas de acceso y parque infantil.
Se instalaron rejillas en bao recepcin torre A.
Se instalaron chapas en closet recepcin torre A.
Se instalaron carteleras de informacin nuevas en ambas torres.
Se arreglaron chapas en gabinetes de incendio que estaban malas.
Se botaron escombros del parque infantil.
Se reacomodaron las sillas de cemento del parque infantil y se realizo mantenimiento
y pintura de los juegos.
Se instalaron dos reflectores para iluminar los extremos del parque infantil.
Se compr los muebles de oficina para administracin.
Se compraron sillas para los porteros.
Se compraron ventiladores para las recepciones.
Se instalaron lmparas en zona de recepcin en torre B para ahorro de energa.
Se remplazaron los telfonos monederos para ambas torres.
Se hizo fumigacin contra roedores y rastreros en zonas comunes de acuerdo a la l
Se retiraron materas exteriores de las torres por estar en mal estado.
Se hizo mantenimiento a todos los plafones de las zonas comunes.
Se realiz trabajo de tuberas de desage para evitar la inundacin del Apto 303 A.
Se realiz mantenimiento y pintura de los cuartos de shuts en cada piso de ambas
torres.
Se realiz la compra de tapetes para ascensores.
Se compro tanque precargado para la Torre A.
Se instalaron citfonos y alarma en los ascensores.
Se organizaron bodegas del edificio.
Se compraron carros de mercados para las dos torres.
Se realiz mantenimiento preventivo y correctivo de la subestacin de energa.
Se realizaron compras de navidad.

3.2. Adecuaciones y Obras Civiles Importantes.

Descripcin Proveedor Valor

Puerta vehicular con sistema de apertura y Instaltec Ltda. $7.192.000


cierre de brazo hidrulico

Cambio sistema de apertura y cierre de puertas Instaltec Ltda. $3.712.000


peatonales a sistema de electroimn

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 21

Adecuacin de Shuts segn la norma vigente JDM Ingeniera $7.188.000


para Unidades Tcnicas de Basuras.

Adecuacin Saln de Reuniones Administracin Alberto Paz $5.703.000


y Consejo,

Arreglo de fachadas en balcones Torre A Pintamos & Ms $1.328.842

Impermeabilizaciones tanques de Alberto Paz $12.435.000


almacenamiento, jardineras y filtro aguas
lluvias parque infantil

Cambio acometida cable 13.200 V Poste Emcali No se tiene el costo


Subestacin Elctrica. todava

Es de anotar que en el proyecto de impermeabilizaciones conjuntamente se realiz un proyecto de ornato


con el fin de dotar las jardineras nuevamente de un jardn acorde con las necesidades del edificio y que fuera
de un fcil mantenimiento.

3.3. Proyectos y/o Tareas Pendientes y/o Susceptibles De Mejorar.

Lograr el amparo contra terremoto.


Modificar el Reglamento de Propiedad Horizontal.
Modernizacin Ascensores.
Embellecimiento del parque mediante cerco natural en la periferia.
Instalar detectores de humo.
Pararrayos.
Ascensor a Stano Torre B.
Exclusas de seguridad puertas peatonales.
Circuito cerrado de televisin para mejorar la seguridad.
Lavado y Pintura de fachada del edificio.
Mejorar la numeracin de parqueaderos y controlar as el uso indebido de los mismos.
Bloqueo parqueaderos D.N.E.
Mantenimiento red de televisin edificio.
Implementacin manual de convivencia.
Definir mdulos de contribucin.
Infracciones al Reglamento:
o Ventanales y cambio de uso 1004-A, 1304-A.
o Cambio destino terrazas 1404-A, 1402-A.
o Cambio uso de vivienda a comercial 1201-B.
Proyecto disminucin tasa de intereses.
Independizar servicio acueducto Fiscala.
Tablero de llaves.
Construccin Kiosco.
Impermeabilizaciones filtraciones garajes.
Sensores y adecuaciones para ahorro de energa segn Emcali-Enertcnica.
Restauracin carpintera recepciones.
Organizar cableado telefnico.

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22 Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012

Recuperacin andenes y tala de arboles.


Entrega bienes comunes por D.N.E.

Se deja constancia que el Informe de Gestin presentado contiene toda la informacin exigida por
la Ley y que los conceptos jurdicos y sustentaciones fueron extractadas fielmente del Reglamento
de Propiedad Horizontal y la Ley 675 de 2001 de Propiedad Horizontal.

Agradecemos a todos y cada uno de los propietarios y residentes del Edifico Los Conquistadores
que hicieron posible el logro de los objetivos propuestos, esperamos que nuestra gestin conjunta
haya contribuido al desarrollo, bienestar y convivencia del Edificio.

______________________ ______________________
Sandra Patricia Pelez T. Harry Arturo Zea R.
Presidente Administrador
Consejo de Administracin Edificio Los Conquistador

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