MANUALES ADMINISTRATIVOS

INEGRANTES:
Cabello Loaiza Michelle Alejandra
Frias Izaguirre Andrea

Hernndez Soto Javier Alberto

Li Yanling

Lpez Franco Karla Stephanie

Ramrez Corona Jacqueline

Ruiz-Esparza Leyva Silvia Ailyn

INTRODUCCIN
Los manuales administrativos son necesarios para
una empresa ya que estos sirven de apoyo para
poder tener una mejor organizacin dentro de la
organizacin, puesto que la estructura de esta,
resultan demasiado complejas.
Las empresas cada da crecen mas por lo tanto
incrementa la necesidad y modificacin de los
manuales.
Es por lo anterior que se considera necesario que
uno de los proyectos inmediatos que se deben
emprender en la empresa, es la preparacin de
manuales.
CONCEPTO
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Son documentos que
Sirven como medio de comunicacin y
coordinacin.
Registran y transmiten de manera ordenada y
sistemticamente informacin de una organizacin.
Registran y transmiten instrucciones y lineamientos
necesarios para el mejor desempeo de sus
tareas.
OBJETIVOS
 Presentar una visin de conjunto de la
administracin.

Precisar funciones de cada unidad administrativa

para definir responsabilidades, evitar duplicidades y
detectar omisiones.

Contribuir a la correcta realizacin y uniformidad de

las labores encomendadas a todo personal.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de
funciones al evitar la repeticin de instrucciones y
directrices.

Agilizar el estudio de la organizacin.

Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de

personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobacin y aplicacin

de las modificaciones necesarias en la
organizacin.
 Determinar la responsabilidad de cada unidad y
puesto respecto de la organizacin.

Mostrar claramente el grado de autoridad y

responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos
que la componen.

Promover el aprovechamiento racional de los

recursos humanos, materiales, financieros y
tecnolgicos disponibles.
 Funcionar como medio de relacin y coordinacin
con otras organizaciones.

Servir como vehculo de orientacin e informacin

a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios y usuarios o clientes con los que
interacta la organizacin.
CLASIFICACIN BSICA
 Por su
naturaleza
Por su
contenido

Por su
mbito

Clasificacin
 Macro
administrativos

Micro Meso
administrativos administrativos

Por su
naturaleza
MICROADMINSITRATIVOS
Corresponden a una sola organizacin.
General o especficos.

MACROADMINSITRATIVOS
Informacin de mas de una organizacin.

MESOADMINISTRATIVOS
Una o mas organizaciones con el mismo sector de
actividad.
Sector publico.
 De organizacin
De procedimientos
De calidad
De historia de la
organizacin
De polticas
Por su

De contenido mltiple
De puestos
contenido

De tcnicas
De ventas
De produccin
De finanzas
De personal
De operacin
De sistemas
 DE ORGANIZACIN
General o especifico.
General. Antecedentes, legislacin,
atribuciones, estructura, organigrama, misin y
funciones organizacionales.
Especifico. Descripcin de puestos, directorio de
puestos.

DE PROCEDIMIENTOS
Incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica
y secuencial de operaciones enlazadas entre si para
realizar una funcin, actividad o tarea especifica
en una organizacin.
 DE CALIDAD
Documentos que describen y expresan los
elementos del sistema de calidad.

DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIN
Son documentos que cuentan la historia de una
organizacin.
Creacin, crecimiento, logros evolucin, situacin y
composicin.
 DE POLTICAS O DE NORMAS

Guas bsicas que sirven como marco de

actuacin para realizar acciones, disear sistemas
e implantar estrategias.

DE CONTENIDO MLTIPLE
Concentran informacin relativa a diferentes
aspectos.
Razones para agrupar varios aspectos:
Accesibilidad, viabilidad econmica, necesidad de
integracin de varios temas, instruccin del nivel
directivo.
 DE PUESTOS
Conocido como manual individual o instructivo de
trabajo.
Precisa la identificacin y las relaciones, funciones
y responsabilidades asignadas a los puestos de una
organizacin.

DE TCNICAS
Detalla los principios y criterios necesarios para
emplear las herramientas tcnicas que apoyan la
ejecucin de procesos o funciones.
 DE VENTAS
Conjunto de informacin especifica para apoyar la
funcin de ventas.

DE PRODUCCIN
Auxiliar que dirige y coordina procesos de
produccin en todas sus fases.
Uniforma criterios y sistematiza lneas de trabajo
en reas de fabricacin.
 DE FINANZAS
Respaldan el manejo y la distribucin de los
recursos econmicos en todos los niveles de una
organizacin.

DE PERSONAL
Tambin llamados manuales de relaciones
industriales, de reglas de empleado o de empleo.
Contiene informacin sobre condiciones de trabajo,
organizacin y control de personal, lineamientos,
capacitacin y desarrollo, higiene y seguridad y
prestaciones.
 DE OPERACIN
Se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar
funciones altamente especializadas o cuyo
desarrollo demanda un conocimiento especifico.

DE SISTEMAS
Elemento de soporte que permite el funcionamiento
optimo de sistemas de informacin, administrativos,
informticos, etc.
Generales Especficos

Por su
mbito
 GENERALES
Contienen informacin global de una organizacin
segn su estructura, funcionamiento y personal.
Son mas limitados en el sector privado.

ESPECIFICOS
Informacin de un rea en particular y en general,
debe incluir descripcin de puestos.
MANUAL DE ORGANIZACIN
IDENTIFICACIN

Clave.
INDICE O CONTEIDO
Relacin de captulos aportados que constituyen el
cuerpo del documento.
PRLOGO Y/O INTRODUCCIN
Exposicin de lo que es el manual, su estructura,
propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de
mantenimiento vigente.
ANTECEDENTES HISTRICOS
Descripcin del origen de la organizacin o del
rea descrita en el manual.

Indica:

Cambios
Origen Evolucin
significativos
ESTRUCTURA ORGNICA
Descripcin ordenada de las unidades
administrativas de una organizacin segn sus
relaciones de jerarqua.

Debe de coincidir con el organigrama.

ORGANIGRAMA
MISIN
Este sirve como gua de referencia para orientar
sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
FUNCIONES
Especificacin de tareas inherentes a cada una de
las unidades administrativas de la estructura
orgnica.

En la presentacin de funciones es importante:

Ttulos
correspondientes La relacin
Mismo orden de la
a los utilizados en comience con
estructura.
la estructura verbo infinito
orgnica.
VERBOS COMUNES PARA INDICAR
FUNCIONES DE ACUERDO A SU NIVEL
JERARQUICO
Planear
Organizar
Dirigir
DIRECCIONES
Controlar

Integrar
Supervisar
Formular
SUBDIRECCIONES
Implantar

Operar
Programar
Participar
DEPARTAMENTOS
Sistematizar
VERBOS PARA DESCRIBIR FUNCIONES DE
ACUERDO A SU AMBITO DE COMPETENCIA.

Actualizar

Validar Apoyar

Globalizar Certificar

Elaborar
DESCRIPCIN DE PUESTOS
Contenido bsico de los puestos que integran cada
unidad administrativa.
Identificacin de puesto
Incluye:

Relaciones de autoridad

Funciones generales y especificas

Responsabilidades

Relaciones de comunicacin con otras

unidades internas y externas

Especificaciones del puesto

DIRECTORIO

Documento que consta con los nombres y puestos

de las personas comprendidas en el manual.
Puede contener:

Telfonos, correo electrnico y horarios de

atencin.
Direccin de instalaciones cuando forma parte de
un sector.

Es opcional en el manual.
 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACIN
NDICE O CONTENIDO

Es la relacin de los captulos o apartados que

constituyen el cuerpo del documento
PROLOGO Y/O INTRODUCCIN
Exposicin de lo que es el manual, su estructura,
propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de
mantenerlo vigente.

Contiene mensaje de alguna autoridad de la

organizacin, preferentemente del mas alto nivel
jerrquico.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicar el propsito que se pretende cumplir con los

procedimientos
REAS DE APLICACIN O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Se refiere a la esfera de accin que cubren los

procedimientos
RESPONSABLES

Son las reas, unidades administrativas y/o

puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus faces
POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN

Criterios o lineamientos generales de accin que se

formulan de manera explicita para orientar y
facilitar las operaciones que llevan a cabo las
distintas instancias que participan en los
procedimientos
CONCEPTOS

Palabras o trminos de carcter tcnico que se

emplean en el procedimiento.

Por su grado de especializacin, requiere mayor

informacin para hacer mas accesible al usuario la
consulta del manual.
PROCEDIMIENTO

Presentacin por escrito, en forma narrativa y

secuencial, de cada una de las operaciones que
se realizan en un procedimiento

Trata de explicar en que consisten, como, donde y

con que se hacen. Tambin seala a los
responsables de efectuarlas.
FORMULARIOS, IMPRESOS E INSTRUCTIVOS
Son las formas impresas que se utilizan en un
procedimiento; se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como apndices.
DIAGRAMAS DE FLUJO
Es la representacin grafica de la sucesin en que
se realizan las operaciones de un procedimiento.

Los diagramas que presenta el manual en forma

sencilla y accesible describen claramente las
operaciones, lo que facilita su comprensin.
GLOSARIO DE TRMINOS
Es la lista y explicacin de los conceptos de
carcter tcnico relacionados con el contenido y las
tcnicas de elaboracin de los manuales de
procedimientos.
MANUAL DE CALIDAD
NDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos apartados que
constituyen el cuerpo de documento
ALCANCE

Cobertura de los requerimientos de calidad

especificados por el cliente y las normas
internacionales aplicables.
INTRODUCCIN

Exposicin de la situacin, filosofa y perspectivas

de crecimiento de la organizacin
POLTICA DE CALIDAD
Declaracin que establece el compromiso de
satisfacer a los clientes y lograr una buena relacin
con los proveedores por medio de una mejora
continua de precio, calidad servicio, comunicacin
e innovacin tecnolgica.
OBJETIVOS GENERALES
Explicacin de los propsitos especficos que la
organizacin establece para lograr:

o Una adecuada atencin de clientes

o Rentabilidad
o La mejorar de procesos
o El liderazgo en el mercado
o El desarrollo del capital humano
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Representacin grafica de la estructura orgnica de
la organizacin; muestra la composicin de las
unidades administrativas que la integran y sus
respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales
formales de comunicacin, lneas de autoridad,
supervisin y asesora.
RESPONSABILIDADES

Enunciados que formula cada unidad

administrativas de la organizacin por lo general en
el nivel de direccin y gerencia, en los que se
establece la responsabilidad general que asumen
en relacin con el sistema de calidad
DOCUMENTOS Y REFERENCIAS APLICABLES
Lista de normas que sustentan el sistema de
calidad de una organizacin
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD
Responsabilidad gerencial
Procedimientos

Revisin de contratos

Control del diseo, documentos y datos

Adquisiciones

Identificacin y rastreabilidad del producto

Control del proceso y del producto

Inspeccin y prueba
 Control del equipo de medicin
Accin correctiva y preventiva

Control de registros de calidad

Auditorias internas de calidad

Entrenamiento

Servicio

Tcnicas estadsticas
DEFINICIONES

Lista y explicacin de los conceptos de carcter

tcnico relacionados con los procedimientos del
manual de calidad
LISTA DE DISTRIBUCIN
Registro para controlar el numero de copias y
reas a las que se entrega el manual.
APNDICE PARA CODIFICACIN DE
PROCEDIMIENTOS

Clasificacin de procedimientos de una

organizacin segn el apartado de la norma de
calidad, rea de aplicacin y numero consecutivo
(ndice de procedimientos de cada rea)

Una vez que se dispone de toda la informacin del

manual de calidad, algunas organizaciones optan
por presentarla en un formato diferente del de la
capacitacin de informacin.
 PROCEDIMIENTO GENERAL
PARA ELABORAR MANUALES
ADMINISTRATIVOS
DISEO DEL PROYECTO
La tarea de preparar manuales administrativos
requiere de mucha precisin, los datos tienen que
asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusin en la interpretacin de su
contenido por parte de quien los consulta.
RESPONSABLES
Debe designarse a un coordinador, auxiliado
por un equipo tcnico, al que se le debe
encomendar la conduccin del proyecto en
sus fases de diseo, implantacin y
actualizacin
DELIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales
administrativos de una organizacin tienen que
definir y delimitar su universo de trabajo para estar
en posibilidad de actuar en l.
ESTUDIO PRELIMINAR

Para conocer las funciones y actividades que se

realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con
base en l se puede definir la estrategia global para
el levantamiento de informacin, identificando
las fuentes de la misma, actividades por realizar,
magnitud y alcances del proyecto, instrumentos
requeridos para el trabajo y en general, prever las
acciones y estimar los recursos necesarios para
efectuar el estudio.
 FUENTES DE INFORMACIN

Entre las ms representativas se pueden

mencionar:
*Instituciones
*Archivos de la organizacin
*Directivos y empleados
*reas de trabajo
*Clientes y/ o usuarios.
*Mecanismos de informacin
PREPARACIN DEL PROYECTO
Recabados los elementos preliminares para
llevar a cabo el manual, se debe preparar el
documento de partida para concretarlo, el
cual debe quedar integrado por:

a) Propuesta tcnica
b) Programa de trabajo
 a) Propuesta tcnica
-Antecedentes
-Naturaleza
-Justificacin
-Objetivos
-Acciones
-Resultados
-Alcance
-Recursos
-Costo
-Estrategia
-Informacin complementaria
 b) Programa de trabajo:

-Identificacin
-Responsable(s)
-rea(s)
-Clave
-Actividades
-Fases
-Calendario
-Representacin grfica
-Formato
-Reportes de avance
-Periodicidad
PRESENTACIN DEL PROYECTO A LAS
AUTORIDADES COMPETENTES

A LOS PARTICIPANTES
*rea (s) que intervendr directamente en su
aplicacin, por lo cual tienen la obligacin de conocer
el proyecto en forma detallada.
*reas afectadas por la implantacin del proyecto, ya
que tendrn que cambiar o adecuarse.
*rea responsable del manejo de los recursos
econmicos, para cuantificar el costo del proyecto en
forma ms especfica.
PRESENTACIN DEL PROYECTO A LAS
AUTORIDADES COMPETENTES

AL RESPONSABLE DE SU AUTORIZACION
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de
la organizacin o de la unidad administrativa
responsable de su ejecucin, para su aprobacin.
CAPACITACION DE LA INFORMACION

a) Capacitacin del personal

Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe

capacitarlo en todo el proceso que se seguir para
preparar el manual.
CAPACITACION DE LA INFORMACION

b) Levantamiento de la informacin

Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el

registro de hechos que permitan conocer y analizar
informacin especfica y verdaderamente til para el
manual, pues de lo contrario se puede incurrir en
interpretaciones errneas, lo cual genera retraso y
desperdicio de recursos.
INVESTIGACION DOCUMENTAL
Esta tcnica permite seleccionar y analizar los
escritos que contienen datos de intres
relacionados con el manual.

Para ello se estudian documentos como diarios

oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios etc.
OBSERVACION DIRECTA
Este recurso lo pueden usar los tcnicos en el rea
donde se desarrolla el trabajo para conocer los
metdos de trabajo y la cultura organizacional

Otra forma es que el jefe del rea la realice,

comente y discuta algunos puntos con los
subordinados y presentar su analisis al
investigador.
CONSULTA A SISTEMAS DE
INFORMACION
El acceso a estos sistemas que contengan datos y
recursos de apoyo para estructurar el manual nos
permite recabar informacin interna o de sistemas
externos enlazados a la organizacin por medio de
redes.
ENCUESTA
Esta tcnica implica la realizacin de:

Cuestionarios: constituidos por series de preguntas

escritas, predefinidas,secuenciadas y separadas
por captulos.

Entrevistas: reuniones individuales o grupales

donde se interroga de manera orientada a los
participantes.
INTEGRACION DE LA INFORMACION
Ya que tenemos la informacin de las reas
involucradas en el estudio , debe ordenarse y
sistematizarse para preparar el anlisis.

Se recomienda depositar la informacion en equipos

de cmputo para salvaguardar y agilizar su manejo.
AREAS PARA AGRUPAR LA
INFORMACION
Antecedentes: considerar desarrollo de las
estructuras organizacionales anteriores y sus
resultados para contar con un marco de referencia
histrico y comprender mejor la situacin actual.

Situacin actual: objetivos, estructura orgnica,

normas y polticas administrativas, funciones,
procedimientos, procesos, instrumentos jurdico-
administrativos, infraestructura tecnolgica, equipo,
condiciones de trabajo y ambiente laboral.
ELABORACION DE INFORME
Los resultados del estudio deben incluirse en un
informe que generalmente consta de los siguientes
elementos:

Introduccion:
resumen del propsito,enfoque,limitaciones y plan
de trabajo.

cuerpo o parte principal:

Seccion donde se anotan los hechos, argumentos,
y justificaciones.
 Conclusiones y recomendaciones

Apndices o anexos:
grficas, cuadros y dems instrumentos de anlisis
administrativo para apoyar la propuesta y
recomendaciones.
PRESENTACION
DEL MANUAL
PARA SU APROBACION
A NIVELES DIRECTIVOS
Se entrega un documento sintesis con una
extension de 30 cuartillas maximo.
El documento sintesis se puede organizar de la
siguiente manera:
Introduccion
Analisis de la estructura organizacional

Diagnostico de la situacion actual

Propuestas de mejoramiento

Estrategia de implantacion

Seguimiento, control y evaluacion

AL ORGANO DE GOBIERNO
Se debe presentar al consejo administrativo o su
equivalente para su aprovacion definitiva.
A OTROS NIVELES JERARQUICOS
El documento sintesis tambien sera exihibido a los
niveles departamentales de oficina o de area.
 REPRODUCCION DEL MANUAL
Unidades de medida a seguir:
Utilizar formatos intercambiables
Hoja tamao carta
Las graficas que seobrepasen el tamao carta deben
de doblarse
Imprimir solo de un lado de la hoja
Mostras divisiones claras con titulo entre los capitulos
En carpeta o engargolado
Que cuente con caratula, portada, indice, introduccion
y cuerpo
CARATULA
Nombre de la organizacin
Logotipo oficial de la organizacin

Nombre generico del manual en relacion a su

contenido
Nombre de la unidad asministrativa responsable
de su elaboracion y/o aplicacin
Ao
EJEMPLO
IMPLANTACION DEL MANUAL
METODOS DE IMPLANTACION
Para seleccionar el metodo de implementacion de
los manuales se toman en cuenta:
Tipo de Manual
Covertura

Naturaleza juridica y tamao de la org.

Recursos asignados

Personal de apoyo
METODOS DE IMPLANTACION

Instantaneo

Parcial
Proyecto En Paralelo
Piloto

Combinacion
de metodos
EXPLICACION
Intstantaneo- son los mas utilizados y son
relativamente sencillos
Proyecto Piloto- solo se implmenta en una parte de
la empresa para medir los resultados
Parcial-permiten el cambio gradual y controlado

En Paralelo-con manuales de cobertura amplia

Combinacion de metodo- Utiliza mas de un mtodo

DIFUSIN DEL MANUAL
Es conveniente elegir un programa para la
presentacion del manual.
Tambien se puede llevar a cabo por medio de
platicas
Se deben llevar a cabo campaas publicitarias

Se puede divulgar en la red

REVISION Y ACTUALIZACION
Se deben llevar a cabo sesiones periodicas para
mantenerlos actualizados.
Para ello es conveniente:
Evaluar como se ha mejorado a partir de implementar el
manual
Establecer un calendario para actualizar el manual

Designar un responsable de atender esta funcion

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
Traducir las acciones en indicadores para su
posible evaluacion.
Comparar los indicadores con los criterios
contenidos en el informe de presentacion de
proyecto.
Formular recomendaciones como medidas
correctivas
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
Para dar seguimiento se debe:
Determinar la manera de mantener un control en el
cumplimiento de las recomendaciones
Brindar el apoyo a las unidades o personas que lo
requieran
Considerar la participacin de especialistas cuando sea
necesario
Evaluar los resultados y logros obtenidos
VIDEO
CONCLUSIN
Para concluir,
La elaboracin y constante actualizacin y la
aplicacin de ellos proveen a la empresa una medida
de control y organizacin.
Gracias a la amplia clasificacin de estos es posible
ordenar cada una de las reas, los procesos que se
llevan a cabo en ellas y los individuos involucrados
en dichas actividades.
Tambin nos brindan un panorama mas claro de
como esta organizada la empresa y a su vez las
modificaciones necesarias para la mejora de la
actividad organizacional.