Cmo definir objetivos para crear proyectos

por TuProyectoEn5Pasos | Los Objetivos | 78 Comentarios

Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola, objetivo es un fin o un intento; segn la Wikipedia, un objetivo es
un elemento programtico que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar
cumplimiento a los propsitos.

Los objetivos son declaraciones escritas sobre los resultados que queremos alcanzar en un tiempo determinado, de esta
forma nos aseguramos que todos los implicados dirigen sus esfuerzos en la misma lnea de accin. Los objetivos son
pues los fines hacia los que est orientada la actividad del proyecto.La definicin de los objetivos es uno de los pasos
para crear proyectos en el que se deben de implicar todos los integrantes del equipo de trabajo, realizando una
planificacin detallada y adquiriendo el compromiso de participacin de todos.

Al determinar los objetivos del proyecto tenemos que distinguir entre objetivos principales o generales y objetivos
especficos.

Los objetivos generales indican el propsito central del proyecto, con lo que son a largo plazo.

Los objetivos especficos son pasos que hay que ir dando para consolidar la consecucin de los objetivos generales hacia
los que apunta el proyecto.

Los objetivos generales se van afinando durante el proceso de diagnstico y la posterior puesta en comn. Van
apareciendo ideas vagas e imprecisas que se irn concretando durante el proceso. Al avanzar en la definicin del
problema y sus soluciones, los objetivos se irn ajustando, se irn definiendo claramente, evitando de esta manera que
los objetivos generales sean imposibles o muy difciles de alcanzar.
INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL
Actualmente,
las empresas que se mantienen a la vanguardia en el mundo comercial globalizado lo hacen gracias a la incorporacin de
robustos sistemas de
informacin empresarial (SIE) a sus procesos medulares de operacin.
Sistema
Entregar informacin realmente til para la toma de decisiones, ser funcional y satisfacer realmente las necesidades
de la empresa
Sistema de informacin Empresarial (SIE)
Un sistema de informacin, es la base para un Sistema de Informacin empresarial, slo que ste es ms robusto, ya que
de forma global integra todos los procesos medulares de una organizacin.
Sistemas de informacin en las organizaciones
Enterprise Resource Planning (ERP) (planeacin de recursos empresariales) es un sistema de informacin integral que
integra los principales procesos
operativos de una empresa, logra la optimizacin, la reduccin de tiempos, de costos y mejora el rendimiento; adems,
incrementa la productividad de la empresa.
Sistema de informacin
Un sistema de informacin se alimenta de datos, que son su materia prima para
procesarla y transformarla en informacin, la cual es til para cualquier empresa en la toma de decisiones
SIE
Integra, optimiza y facilita la gestin de los procesos de operacin que una empresa realiza en sus principales reas
Solucin de
problemas
Un seguimiento lgico de pasos determinados, obtendr la forma de resolver ms certera, ms idnea y, sobre todo, la
que ocupe el menor nmero de recursos y tiempo posibles para resolver dicho problema.
Caractersticas:
Mejora la precisin de pronsticos.
Incrementa las ventas.
Mejora el servicio al cliente.
Reduce los costos de materia prima e inventarios
Reduce los costos en logstica y transporte.
Mejora la planificacin cooperativa.
Mejora la visibilidad de las operaciones logsticas
 CAPITULO 5

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

5. DEFINICIN

La conservacin de archivos se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los
documentos que alberga un archivo. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Las entidades productoras o las
que custodian documentos oficiales dentro del mbito municipal, sern responsables del manejo directo y conservacin-
preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin
contenida en ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la Nacin expuestos en el Reglamento
General de la Nacin.

Para garantizar la conservacin del material documental es necesario que los archivos municipales desarrollen
programas especficos de trabajo, con un enfoque integral y dirigidos hacia acciones de tipo preventivo, que garanticen
la integridad fsica y funcional de los documentos desde su misma produccin hasta su disposicin final en le archivo
histrico, bajo el concepto de Archivo Total.

El comit de conservacin de Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nacin de Colombia y el
Laboratorio de Restauracin mediante la evaluacin del estado actual del patrimonio documental colombiano, la
posicin de los archivos en la estructura de las instituciones, las graves deficiencias existentes formulando, diseado e
implementado una estrategia de carcter integral enfocada a garantizar la integridad fsica y funcional de los
documentos durante las diferentes fases del ciclo vital, a partir del momento de su emisin, durante su proceso de
vigencia hasta su disposicin final en el archivo histrico, esta estrategia es el Sistema Integrado de Conservacin.
Las entidades son responsables por la adecuada conservacin de su documentacin, para ello deben incluir en sus
programas de gestin documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su produccin. As, se requieren adoptar las

5.1 NORMATIVIDAD:
En desarrollo de la ley 80 de 1989 El Archivo General de la Nacin plantea como normatividad y directriz, mediante el
reglamento General de Archivos, que las acciones de restauracin sobre documentos oficiales, solo podrn realizarse en
los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General de la Nacin de Colombia.
En tal forma, los tratamientos, mtodos y procedimientos, debern limitarse, en una primera etapa, a aquellas acciones
que se inscriben dentro de los planteamientos del Sistema Integrado de Conservacin y en ningn caso pueden exceder
el nivel de la conservacin preventiva.

Normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y[1]
la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas), caractersticas
dimensionales, fsicas y magnticas".
Es recomendable la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exento de lignina cuyo valor
de est en rango de 7.0 a de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de
archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de Impresin deben poseer estabilidad qumica, ser
insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la informacin generada o guardada en medios magnticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en
relacin con su preservacin y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperacin,
copiado y reproduccin libre de virus informticos.
La manipulacin, las prcticas de migracin de la informacin y la produccin de backups, sern adaptadas para
asegurar la reproduccin y recuperacin hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de
grabacin de la informacin.

6. PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES:

Los programas de tipo preventivo se enfocan fundamentalmente al manejo y control de los principales factores externos
de deterioro que interactan entre si y que inciden en la conservacin del material de archivo. Estos factores son los
medio-ambientales, los biticos, los desastres y los antropognicos.

El contexto poltico, administrativo, de personal e infraestructura que ha caracterizado la historia de los bienes
documentales del pas, presenta como denominador la acumulacin e interaccin reiterativa de los cuatros factores de
deterioro.

Ambientales:

Involucran elementos como la temperatura, la humedad relativa, la luz, los contaminantes atmosfricos y el polvo, los
cuales por la accin permanente o por las fluctuaciones degradan los diferentes soportes.
Su campo de accin no solo se circunscribe a las reas de depsito, involucran a todos aquellos elementos de tipo
medio-ambiental que por fluctuaciones o accin permanente, degradan directa o indirectamente los diferentes soportes
y tcnicas de registro. Las alteraciones producidas por estos agentes se manifiestan en los documentos de muy diversas
formas y pueden condensarse en: debilitamiento y pulverizacin de los soportes, reblandecimiento de encolados,
manchas, deformacin de los soportes, fragilidad, perdida de resistencia estructural, decoloracin de los soportes y
registros, acumulacin de suciedad y oxidacin.

Biticos:

nteractuando con los anteriores, aparecen los agentes biolgicos (microorganismos, insectos y roedores) los cuales
alteran y degradan los diferentes soportes, ocasionando erosiones superficiales, manchas de diferentes coloraciones,
debilitamientos estructurales, faltantes,galeras, cavernas, entre otros.
Interactuando con los medios-ambientales, propician la aparicin de todos estos agentes biolgicos que alteran y
deterioran el material documental.

Desastres:

A las deficientes condiciones administrativas y fsicas, en las que se hallan los archivos del pas, se suma el alto riesgo de
perdida total, por falta de programas y sistemas de prevencin, deteccin y control en caso de desastres (incendios,
terremotos e inundaciones).

Antropognicos:

Se constituye en el factor de alteracin ms nocivo para los bienes documentales. Su accin deteriorante involucran
todos aquellos manejos y mtodos, de carcter permanente, dados durante los procesos bsicos de organizacin,
manipulacin y depsito. Los deterioros son debidos principalmente al uso indiscriminado de deficientes medios de
agrupacin (clips, ganchos de cosedora, etc.), unidades de almacenamiento (carpetas, cajas, etc.) Y depsito; ausencia
total de efectivos programas de mantenimiento, malas manipulaciones y ocasionalmente acciones de tipo vandlico,
ejercidas por personal mal intencionado. Los consecuentes indicadores o manifestaciones, abarcan desde deterioros de
tipo fsico-mecnico (roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones, fragmentacin, abrasiones, inscripciones, entre
otros) hasta deterioros de tipo fsico- qumico (hidrlisis cida, oxidacin, entre otros).

Para controlar los factores de deterioro mencionados existen los programas de conservacin preventiva o de
preservacin del material documental que abarcan acciones directas e indirectas dirigidas a detectar, controlar y
erradicar los mecanismos y factores externos e internos de deterioro de los documentos. Estos programas incluyen
principalmente los de sensibilizacin, monitoreo de condiciones ambientales, reproduccin, mantenimiento,
almacenamiento y primeros auxilios, los cuales han sido desarrollados en publicaciones del Archivo General de la
Nacin.

Es importante implementar programas y destacar en ellos:

sensibilizacin dirigida tanto al personal directivo como al tcnico administrativo y al usuario de la documentacin.
Con l se busca crear conciencia respecto de la importancia de los documentos para la administracin y la cultura
reconociendo su valor administrativo, legal, fiscal o contable y su carcter de testimonio histrico.

- El de mantenimiento: orientado a promover condiciones adecuadas para la conservacin de documentos,

fundamentalmente las que tienen que ver con disposiciones de reas de depsito y trabajo, control de humedad,
temperatura, luz y polvo.

- El de almacenamiento: tiene que ver principalmente con los proceso de manipulacin y depsitos de la
documentacin. Se debe tener en cuenta la adecuada manipulacin de los documentos, el empleo de sistemas y
materiales tales como tranca libros, carpetas, cajas, cinta de faya, utilizacin de estanteras y planotecas.

7. Recomendaciones para el mantenimiento de los documentos:

Limpieza:

- Controlar la entrada de polvo y contaminantes, verificando el buen funcionamiento de ventajas, ductos de ventilacin,
celosas, puertas y evitar el empleo de tapetes y cortinas que propician la acumulacin de polvo.

- Establecer cronogramas peridicos de limpieza. Las personas encargadas de esta deben utilizar elementos mnimos de
seguridad industrial (batas de trabajo, guantes, tapabocas y gorros desechables) y usar como equipo aspiradora-dotada
de boquilla de tela de algodn, brochas de cerda suave y bayetillas de algodn.

- Para la limpieza de estantera y muebles se debe emplear aspiradora evitando el roce con los documentos, tambin se
puede realizar con alcohol antisptico. No usar sobre la documentacin.

- Limpiar los pisos con aspiradora o con un trapero humedecido en pequeas cantidades de varsol.

- La limpieza de los documentos se debe realizar en un espacio aislado del depsito, proporcionando ventilacin y el
mobiliario adecuado.
- Emplear la aspiradora dotada de boquilla, para la limpieza exterior de las unidades y nunca sobre los documentos
sueltos.

- Para la limpieza interna de la documentacin utilizar brochas de cerda suave, evitando la propagacin de polvo.

- Durante el proceso de limpieza, eliminar siempre el material metlico como clips y ganchos y si son indispensables,
sustituirlos por material plstico.

- Si se detecta material afectado por hongos, insectos, humedad o roedores, limpiarlo cuidadosamente en un lugar
diferente al que se ha desarrollado la limpieza y con una brocha exclusiva para ese trabajo. Si presenta humedad hay
que dejarlo secar y aislarlo en un lugar que tenga buenas condiciones de ventilacin e higiene. Nunca envolver en
plstico.

8. CONSERVACIN PREVENTIVA PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO

8.1 Planes de prevencin

La planificacin frente a posibles desastres y siniestros es una de las estrategias fundamentales para la proteccin de los
fondos que custodian los archivos. Los programas deben estar especialmente dirigidos a la prevencin de incendios o
inundaciones, que se puedan presentar por causas naturales, accidentales o actos de vandalismo. La razn bsica para
adelantar es tipo de tareas radica en la posibilidad de evitar y disminuir los costos que a todo nivel implicara un
siniestro. Estos van desde la prdida, el dao de los acervos documentales, el edificio y los equipos, hasta los riesgos de
prdidas humanas a que pueden estar expuestos los funcionarios y usuarios. Aunque no siempre es posible evitar los
siniestros si se puede atenuar su impacto mediante la preparacin y elaboracin de un plan de deteccin, prevencin,
atencin, reaccin y recuperacin. Este debe ser adelantado de manera conjunta con personas y entidades expertas en
el campo, como los bomberos y la defensa civil entre otros, programndose simulacros de evacuacin, manejo de
extintores e implementacin del esquema de sealizacin de la edificacin.

Un plan de prevencin, atencin y recuperacin en caso de desastre incluye, entre otros los siguientes procesos:

9. Unidades de conservacin:

9.1 Las carpetas

Son dos hojas de cartulina o manila, cartn prensando o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que
permiten ampliar su capacidad. La proyeccin de la tapa posterior se llama pestaa; viene del mismo tamao de la
carpeta, o de la mitad, la tercera parte, la cuarta o la quinta parte de esa extensin. La ms usada es la de corte de un
tercio. La rotulacin de la carpeta se hace sobre la pestaa. Tiene una capacidad mxima para 100 documentos.

9.2 Los legajos

Son dos tapas de cartulina con gancho legajador para asegurar los documentos.

9.3 Las bolsas

Llamadas tambin sobres o fundas. Su uso esta determinado por el volumen del material o por su consulta peridica,
como las historias clnicas, los registros mdicos y de personal. Las que ms usan tienen separadores o compartimiento
dentro de ellas. Se elaboran en plsticos, cartn, tela, y hule.

9.4 Las cajas

Las cajas son un instrumento que nos permite la conservacin de los documentos, cuando son las adecuadas, estas
vienen con un proceso de desedificacin la cual se le realiza al material en el cual esta elabora, en este caso el cartn.
Son de gran utilidad en el archivo Central e Histrico.
10. Deposito adecuado

1. El terrero debe estar sin riesgos de humedad subterrnea

2. disponer de un espacio suficiente para albergar la documentacin.
3. Establecer los procesos de tablas de retencin y tablas de valoracin.

11. FONDOS ACUMULADOS

Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio
archivstico determinado de organizacin y de conservacin.

Los fondos acumulados son producto de la carencia de poltica archivstica del estado

En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los documentos y a travs de ellos es posible
reconstruir lo trmites y por ende el orden original en que se produjeron los documentos, as como tambin la red de
relaciones entre las dependencias.

A travs de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se lograr hacer la clasificacin
aplicando los principios archivsticos de procedencia y orden original.

11.1 TABLAS DE VALORACIN

Se utiliza para fondos acumulados es decir que no tiene criterios archivsticos esta tabla permite:

1. identificar el origen de la empresa fondo, organigrama, manuales de funciones y procedimientos

2. conocer el fondo acumulado
3. Anlisis de la informacin
4. identificar los asuntos que contiene cada documento
5. Clasificacin de los documentos atendiendo la estructura orgnica u organismos productores.
6. Ordenacin de los documentos se realizara previamente clasificados los documentos teniendo en cuenta las unidades
documentales.
7. Elaboracin y preservacin de la TVD.
8. El jefe de Archivo preparara la propuesta de TVD, en las series y subseries documentales.
9. Aprobada la TVD, el representante legal elaborara un acto administrativo.
11.2 TABLAS DE RETENCIN

Es un formato donde se relaciona los documentos que se producen y se determina el ciclo vital del documento es decir
si se elimina o se conserva, lo que permite una mejor organizacin y cada dependencia lo debe tener para su
documentacin producida. La tabla de retencin nos facilita lo siguiente:
11.2.1 Para la consulta y prestacin de servicios de documentos debe estar fuera del almacenamiento tanto por razones
de seguridad como regulacin y mantenimiento de las condiciones ambientales en el rea de depsito.

11.2.3 Las reas de depsito debe tener los siguientes aspectos.

Estantera
Tener un diseo acorde con las dimensiones de las unidades de contendr, evitar bordes o aristas que produzcan daos
sobre los documentos.

Deber tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100 Kg./metro lineal
La estantera total no deber tener ms de 100 MT. De longitud

Los estantes deber contar son sistemas de fijacin de piso

La balda superior deber estar a un mximo de 180 cm. Para facilitar el acceso a la documentacin.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm. del piso.

11.4 DISTRIBUCIN DE ESTANTERAS

No debe ir recostada sobre los muros y se debe dejar un especio entre 20cm. Entre estos y la estantera.
No debe ir recostada para que los microorganismos como hongos bacterias no lo afecten.

Para unidades de conservacin como libros legajos carpetas se recomienda el empleo de separadores metlicos con el
fin de evitar el deslizamiento y la deformacin de la documentacin almacenada.

Archivadores verticales

Deben elaborarse en materiales estables para la conservacin y proyectarse de acuerdo con la produccin documental.
11.5 Los Contenedores

Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de proteccin, acordes
con las caractersticas de tamao y funcin.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios
sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable la
conservacin de los mismos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone de stos, se aplicar al cartn un
recubrimiento que impida la acidificacin por contacto.
El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con
el peso y tamao de la documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o materiales metlicos.
La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo de 4 cm.
Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o
fotografa entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendr en cuenta lo siguiente:

Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear
materiales plsticos.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y
qumicamente inerte; cada rollo estar en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanteras diseadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su
preservacin.
Los diskettes y CD. podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno u otro polmero
qumicamente estable y que no desprenda vapores cidos o contener molculas cidos retenidas en su estructura. Cada
unidad de conservacin contendr solo un disquete o CD.

11.6 CONDICIONES AMBIENTALES

Material Documental: Soporte en papel.

- Temperatura de 15 a 20 C con una fluctuacin diaria de 4 C.

- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria del 5%.

Material documental: Fotografa.

Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 C.

Humedad relativa de 40% a 50%
 Color: Temperatura menor a 10 C.
Humedad relativa de 25% a 35%

Grabaciones: Temperatura 10 a 18 C
Humedad relativa de 40% a 50%

Medios magnticos: Temperatura 14 a 10 c

Humedad relativa de 40% a 50%

Discos pticos: Temperatura 16 a 20 C.

Humedad relativa de 35% a 45%

Microfilm: Temperatura 17 a 20 C.
Humedad relativa de 30% a 40%

11.7 Ventilacin.
El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe
establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.

La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una adecuada ventilacin a travs de
ellos.

11.8 Filtrado de aire.

Deber contar con medios de filtracin del aire de ingreso tanto de partculas slidas como de contaminantes
atmosfricos. Los niveles de stos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin.

11.9Iluminacin en depsitos.

Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux.

Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 Uwe/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores.
Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO2, Solfa clan o Multipropsito y extractores de
agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua.
Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades deber estar acorde con las dimensiones del
depsito y la capacidad de almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atencin de desastres y
las rutas de evacuacin y rescate de las unidades documentales.

11.10 Mantenimiento.

Finalmente, la limpieza de las instalaciones y estantera se debe realizar con productos que no incrementen la humedad
ambiental. Para las unidades de conservacin se requiere de un programa de limpieza en seco.

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no incremente la humedad ambiental.
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear
aspiradoras.
Para una mayor organizacin se debe contar con un software para llevar sistematizada toda la informacin y de esa
forma evitar tanto soporte papel que recibe y produce la empresa.

12. LOS DIFERENTES ARCHIVOS

Es muy importante el cuidado y la conservacin que se le va a dar a los documentos del archivo central.
El depsito debe contar con las instalaciones adecuadas tanto para el archivo central como para el archivo de gestin,
histrico, para eso nos basamos en el acuerdo 49 de 2000.
Las estanteras, los archivadores deben ser metlicos.
En el archivo de gestin se utilizan archivadores verticales, legajos, guas y carpetas.
En el archivo central se utiliza estanteras metlicas abiertas (pueden ser rodantes), se conservan los documentos en
legajos sin ganchos, en cajas con sus rtulos correspondientes organizados ya sea por series, onomstico, geogrfico,
numrico.
En el archivo histrico ya se conservan los documentos por un medio magntico como es el proceso de microfilmacin
el cual se le realiza a los documentos histricos.

13.RESTAURACIN DE DOCUMENTOS
Para la ejecucin de procedimientos de intervencin documental en los niveles de conservacin preventiva,
conservacin y restauracin, donde la conservacin fsica y funcional se establece como una funcin archivstica ms en
cualquiera de las fases por las cuales atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de su tipo de
soporte, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
Unidad del soporte y de la imagen grfica: Partiendo del punto de vista tecnolgico, el documento est conformado por
un soporte, sea cual sea su material de elaboracin, y por una serie de elementos grficos que transmiten la informacin
consignada. En los documentos como en pocos materiales estos dos elementos se encuentran ntimamente ligados, el
soporte integra en su estructura los materiales que forman la imagen, grfica, uno no existe sin el otro, as se crea una
simbiosis donde los dos elementos interactan y se transforman. Por lo tanto es muy difcil separar el soporte de los
elementos sustentados. Es as que no se puede pretender tratar ninguno de ellos sin afectar aunque sea de manera
exigua al otro. En consecuencia todo tipo de intervencin debe preservar tanto el soporte como la informacin que ste
contiene.

14. DOCUMENTOS DE OTROS FORMATOS

14.1 Documentos en medios magnticos

Se basa en la preservacin del entorno tcnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software
de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata ms de un tipo de estrategia de
recuperacin despus de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservacin adecuada.
Ofrece el potencial de tratar con la obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos soportes no se han deteriorado
ms all de su legibilidad. Puede aumentar el acceso a soportes y formatos de ficheros obsoletos, pero en ltima
instancia es un callejn sin salida, pues ninguna tecnologa puede mantenerse funcional de forma indefinida. Esta
estrategia no puede ser llevada a cabo por una institucin a ttulo individual debido a los altos costes que puede suponer
tanto en equipamiento como en personal.

Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos haya un
lugar adecuado para su conservacin.

14.2 CONSERVACIN DE LOS DIFERENTES SOPORTES

La naturaleza del medio fsico en el cual los datos digitales estn almacenados presenta uno de los mayores retos a la
conservacin del contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, su a menudo rpida
obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradacin fsica. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razn ms
habitual que provoque un fallo prematuro en los medios. La moderacin de la temperatura
y la humedad son dos acciones que se sabe alargan la vida til de muchos soportes de almacenamiento pero el sistema
de conservacin de soportes debe tener las capacidades adecuadas incluyendo:
Suficiente capacidad de almacenamiento. Aunque esta capacidad puede ser aadida en cualquier momento es
importante tener en cuenta que el sistema debe tener espacio suficiente para almacenar los datos previstos durante
todo el ciclo de vida de los mismos.
El sistema debe ser capaz de duplicar los datos a medida que sea requerido sin prdida de informacin y manteniendo la
consistencia e integridad de los documentos, as como transferir los datos a un nuevo soporte con las mismas
condiciones.
Control de errores: algn nivel de control de errores es normal en todos los sistemas informticos de almacenamiento.
Dado que los documentos deben ser almacenados por largos perodos y a menudo con muy poco uso por parte de
personas, el sistema debe ser capaz de detectar cambios o prdida de datos y tomar las acciones apropiadas.
Las opciones disponibles en este momento de soportes a largo plazo incluyen:
Disco magntico: permite un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de modificarlos y una capacidad de
almacenamiento superior a los 200 Gb y en constante incremento. Su vida til estimada se sita en torno a los cinco
aos. Cinta magntica: el acceso a los datos es lineal con lo cual es ms lenta la bsqueda
y localizacin de los mismos. En general no permite modificacin de los datos, sino la reescritura de los mismos. La vida
til y la capacidad de almacenamiento es similar a los discos magnticos.
Discos pticos (CD y DVD): permiten un acceso aleatorio y en algunos casos la modificacin de los datos. Su vida til es
mayor que en los casos anteriores variando desde los cinco a diez aos de los productos con menos calidad a varias
dcadas para los de mayor calidad. Mantenimiento, soporte y programas de reemplaza miento. Los componentes del
sistema deben ser reemplazados cada pocos aos. Los elementos de hardware normalmente tienen una vida til de en
torno a los cinco aos antes de que el soporte tcnico pueda ser difcil de obtener. Los soportes de almacenamiento
tambin necesitan una actualizacin regular (reescribir los datos) y un reemplazamiento peridico por nuevos soportes.
Transferir los datos a nuevos soportes de forma peridica. Los sistemas de almacenamiento descansan en una segura y
completa rplica de los datos ms que en alargar la vida til de los soportes. Los datos deben ser copiados de soporte a
soporte para evitar el impacto del deterioro de los materiales. A medida que nuevos tipos de soportes prueban su
utilidad para el almacenamiento, los datos deben ser transferidos desde los soportes ms antiguos. Esto debe realizarse
antes de que los componentes de hardware o software necesarios para acceder a los datos sean retirados. La
planificacin de la transferencia de los datos es un reto para la gestin de la conservacin cualquiera que sea el sistema
usado. Por ejemplo, un pequeo archivo con una utilizacin limitada que almacena los datos en CD, debe mantener un
seguimiento de la edad y la situacin en que se encuentran los mismos, as como tener presente que en algn momento
la tecnologa de CD deber ser reemplazada digamos, por ejemplo, por DVD.

Establecer condiciones de almacenamiento y manejo apropiadas. Los soportes de almacenamiento digital deben ser
almacenados en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro natural. El principal riesgo para los soportes es la
excesiva humedad y temperatura, suciedad u otras particularidades que puedan entorpecer el acceso a los datos, y en el
caso de soportes pticos, la luz que puede daar los datos inscritos. Las cintas magnticas en la actualidad estn
protegidas de tal forma que el borrado accidental debido a su exposicin a un campo magntico no suele ser un grave
problema. Tales cintas pueden ser utilizadas como sistema de almacenamiento digital. Normalmente se las dispondr en
una sala acondicionada con una temperatura controlada y una humedad relativa establecidas entorno a los 18 grados
centgrados y 40% respectivamente, un flujo continuo de aire limpio con una limpieza diaria que evite la acumulacin de
polvo y basura. Estas condiciones no deben fluctuar ms de dos grados y un 10% de humedad relativa en un perodo de
24 horas. Los soportes pticos tales como los CD deben ser almacenados en unas condiciones similares, incluyendo
adems una estancia semioscura para limitar su sensibilidad a la luz. Si bien se ha afirmado que las temperaturas
extremadamente bajas, en torno a los cero grados, pueden ser perjudiciales para los soportes, esto no ha sido
demostrado.
Por otro lado, tambin pueden ayudar otros factores relativos al control del medio ambiente en que se almacena los
objetos. Como bsicos podramos sealar:
Mantener una temperatura en torno a los 20 C.
Mantener la humedad relativa en torno al 40%.
Evitar las oscilaciones rpidas o prolongadas de temperatura y humedad.
Evitar la exposicin a campos magnticos y a fuentes de humos.
Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento, as como el fumar.
Almacenar los medios de forma vertical.
Utilizar siempre las cajas originales.
No abrir las cajas que protegen las cintas.
Evitar la suciedad.
Mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estn usando.
No tocar la superficie de los soportes, por ejemplo la cara grabable de los CD.
Los CD deberan marcarse slo en la parte superior y utilizando marcadores adecuados.

14.3 Copias de seguridad:

Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las
estrategias de preservacin, las copias de seguridad en s mismas no son una tcnica de mantenimiento a largo plazo, ya
que se ocupa exclusivamente con la cuestin de prdida de datos debido a un fallo de hardware, bien debido a causas
normales, bien a desastres naturales bien a destruccin malintencionada. En ocasiones, se combina con
almacenamiento remoto de tal forma que el original y las copias no estn sujetas a los mismos eventos desastrosos. Las
copias de seguridad deberan ser consideradas la estrategia
de mantenimiento mnima para incluso los materiales ms efmeros y con menos valor que dispongamos.

14.4 Como recuperar la informacin sistematizada

La importancia de la tipologa y necesidad de los metadatos. Tambin en el momento de la conservacin existe un

consenso entre los expertos6 al afirmar que es una buena prctica la creacin de metadatos en el momento mismo de la
produccin de los documentos o, como mnimo, crear unos metadatos bsicos que luego sern aumentados en la fase
de catalogacin e identificacin.
Adems de los metadatos dirigidos a describir el objeto digital y permitir as su recuperacin, existen los metadatos
dirigidos a la conservacin del material. Los metadatos de conservacin describen los medios para proporcionar acceso a
los datos, junto con aquellos elementos de metadatos requeridos para gestionar los procesos de conservacin.
Informacin sobre el contenido, consistente en detalles sobre la naturaleza tcnica del objeto que indica al sistema
cmo representar los datos con un tipo especfico y un formato. A medida que las tecnologas de acceso cambian, estos
metadatos de representacin tambin cambian y necesitan ser actualizados.
Es la parte de la gestin de documentos digitales que trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los
mismos. Si bien no hay un acuerdo en cuanto a la definicin de qu se considera conservacin a largo plazo, el lapso de
tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio como para implicar cambios tanto en la tecnologa como en la
comunidad de usuarios. Nuevas versiones de bases de datos, hojas de clculo y procesadores de texto se pueden
esperar al menos cada dos o tres aos, con correcciones y actualizaciones incluso ms a menudo. En general, preservar
la apariencia de un documento digital es difcil cuando se trata de texto, pero es casi imposible cuando se trata de
entornos multimedia, donde hay una intensa interrelacin entre hardware/software