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Sociedad de Servicios Informticos en Red, Lazos S.A.

Manual de Usuario
Oficina de Partes

Perfil Recepcionista

Abril 2013

http://www.lazos.cl

Tabla de Contenidos

1 INTRODUCCIN ................................................................................................................................. 1

1.1 RESUMEN ............................................................................................................................................. 1


1.2 ACCESO AL SISTEMA ............................................................................................................................... 2

2 FUNCIONALIDAD: REGISTRAR CORRESPONDENCIA ............................................................................ 3

3 FUNCIONALIDAD: CORRESPONDENCIA POR ENVIAR .......................................................................... 6

3.1 PANTALLA: CORRESPONDENCIA POR ENVIAR ............................................................................................... 6


3.2 PANTALLA: COMPROBANTES GENERADOS ................................................................................................... 8
3.3 PANTALLA: EJEMPLO DE COMPROBANTE ..................................................................................................... 9
3.4 PANTALLA: EDITAR CORRESPONDENCIA .................................................................................................... 10

4 FUNCIONALIDAD: CORRESPONDENCIA ENVIADA ............................................................................. 13

4.1 PANTALLA: CORRESPONDENCIA ENVIADA ................................................................................................. 13


4.2 PANTALLA: DETALLE DE LA CORRESPONDENCIA .......................................................................................... 15

5 FUNCIONALIDAD: CORRESPONDENCIA PROCESADA ........................................................................ 18

5.1 PANTALLA: CORRESPONDENCIA PROCESADA ............................................................................................. 18


5.2 PANTALLA: DETALLE CORRESPONDENCIA .................................................................................................. 20

6 FUNCIONALIDAD: BUSCADOR .......................................................................................................... 23

6.1 PANTALLA: DETALLE CORRESPONDENCIA .................................................................................................. 26

7 FUNCIONALIDAD: REPORTE EXCEL ................................................................................................... 28

8 FUNCIONALIDAD: ESTADSTICA ........................................................................................................ 29


1 INTRODUCCIN

1.1 Resumen

Oficina de Partes es un sistema que forma parte del Sistema de Gestin de Gobierno de Lazos
S.A., que permite realizar el registro, recepcin y despacho de correspondencia. Adems, en
este sistema es posible realizar un seguimiento de la informacin y verificar etapas y
responsables de cada envo y recepcin.

El objetivo de este manual es ayudar y guiar a los usuarios con el perfil Recepcionista a
utilizar las funcionalidades de esta Oficina de Partes que le permitirn registrar y distribuir la
correspondencia recibida.

1.2 Acceso al Sistema

Para acceder al sistema, luego de autentificarse en el sitio con el nombre de usuario y


contrasea, se debe presionar en la opcin <Sistemas> del men superior y luego seleccionar
la opcin <Partes> del men desplegable (Ver Figura 1).

Figura 1: Pantalla "Acceso Funcionalidad"

Se desplegar un men lateral a la izquierda de la pantalla, y al presionar sobre la opcin


Perfil Recepcionista se mostrar un men de opciones con las funcionalidades disponibles.

2 FUNCIONALIDAD: Registrar Correspondencia

La funcionalidad Registrar Correspondencia permite a los usuarios con el Perfil


Recepcionista, registrar en el sistema el ingreso de correspondencias, recibida de remitentes
externos a la institucin.

Para acceder, seleccione la opcin < Registrar Correspondencia> presente en el men lateral
izquierdo del perfil Recepcionista.

Figura 2: Pantalla Registrar Correspondencia

Esta pantalla se divide en 3 secciones:

Informacin General: en esta seccin el usuario, debe ingresar el Nmero de


Documento, Fecha de Documento; seleccionar de una lista desplegable el Tipo de
Documento e ingresar un texto descriptivo en el campo Materia. De esta seccin solo
el campo Nmero de Documento no es obligatorio.

Datos de Envo: en esta seccin se deben completar los siguientes datos:

Remitente: en este campo el usuario debe ingresar el nombre de quien enva la


correspondencia, para ello debe comenzar a digitar el nombre del remitente y
el sistema desplegar un listado de opciones con aquellos remitentes que
coinciden con el valor ingresado, tambin se puede ingresar remitentes aunque
stos no estn previamente registrados en el sistema. Este campo es
obligatorio, permite el ingreso de uno o ms remitentes y las opciones que
despliega corresponden a todos los remitentes externos registrados como tal en
el sistema.

Destinatario: en este campo el usuario debe ingresar el nombre del


destinatario, es decir, a quien va dirigida la correspondencia, la que puede ir a
un usuario en particular o un rea especfica donde un encargado de rea ser
el responsable de hacer llegar la correspondencia a los usuarios finales. Para
ello debe comenzar a digitar el nombre del destinatario y el sistema desplegar
un listado de opciones con aquellos destinatarios que coinciden con el valor
ingresado. Este campo es obligatorio, permite el ingreso de uno o ms
destinatarios y las opciones que despliega corresponden a todos los
destinatarios internos registrados como tal en el sistema.

Correspondencia Digital: en esta seccin se debe adjuntar un archivo digital. En caso


que no exista, podr adjuntar el archivo con el botn <Seleccionar Archivo> (el
nombre del botn vara dependiendo del navegador). Posterior al ingreso del archivo
deber presionar el botn <Adjuntar>. Nota: este campo es de carcter opcional.
Se debe tener en consideracin que los archivos permitidos son: .PDF, .JPG, .ZIP,
.RAR, .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX.

Luego de ingresar toda la informacin necesaria, se debe presionar sobre el botn


<Guardar>. Al realizar esta accin, se desplegar un mensaje de confirmacin. Si el usuario
est seguro que desea registrar los datos debe presionar sobre la opcin Aceptar. En caso
contrario, en el botn <Cancelar>.

Una vez que acepta el mensaje del botn <Guardar>, la informacin se registra en el sistema
y se despliega una pantalla resumen con todos los datos ingresados por el usuario, como se
muestra en la Figura 3.

Figura 3: Pantalla "Detalle Correspondencia Registrada"

Para salir de esta pantalla, se debe presionar el botn <Volver>, Con esta accin retornar a
la funcionalidad Registrar Correspondencia.

3 FUNCIONALIDAD: Correspondencia por Enviar

La funcionalidad Correspondencia por Enviar permite a los usuarios del Perfil


Recepcionista, enviar la correspondencia ya registrada en el sistema.

Para acceder seleccione la opcin <Correspondencia por Enviar> presente en el men lateral
izquierdo del perfil Recepcionista.

Figura 4: Pantalla "Correspondencia por Enviar"

3.1 Pantalla: Correspondencia por Enviar

La Figura 5 representa la pantalla en la cual se despliega un listado de correspondencia por


enviar. Aqu el usuario puede revisar y editar la informacin asociada a cada registro y puede
enviar la correspondencia a los destinatarios que corresponden.

Esta pantalla se divide en 2 secciones:

Filtros de Bsqueda: Por defecto se muestra un campo de texto que permite realizar una
bsqueda ingresando un valor. El filtro desplegar todos los registros que contengan el
texto ingresado en cualquiera de sus columnas. Si el usuario necesita realizar una
bsqueda especfica puede presionar sobre el botn <Ms Opciones>. Al realizar esta
accin, se desplegar una tabla con los siguientes filtros, como se muestran en la Figura
5.

Si necesita realizar una nueva bsqueda puede presionar en el botn <Limpiar


Formulario>. Si no necesita los filtros, puede ocultarlos presionando el botn <Cerrar Ms
Opciones>.

Figura 5: Pantalla Filtros de Bsqueda

Al presionar el botn <Filtrar>, se desplegar una tabla con el resultado de los registros
encontrados en base a los filtros utilizados por el usuario, en caso que no haya seleccionado
ningn filtro se desplegarn todos los registros de correspondencia por enviar para el periodo
seleccionado. Ver Figura 5.

Tabla de Resultados: La Figura 5 muestra el resultado de una bsqueda realizada en base


a ciertos criterios seleccionados por el usuario. En este caso, se realiz una bsqueda por
los campos Folio y Estado. Estos resultados se despliegan en la tabla de resultados que

muestra todos los registros de correspondencia por enviar en estado Registrada y con el
Folio E-5.
En la columna opciones de esta tabla, se despliega el icono Lapiz ( ). Al presionar sobre
ste, el usuario puede acceder al detalle del registro de correspondencia, accediendo a editar
toda la informacin registrada. Revisar punto 3.4

Para realizar el envo de la correspondencia, el usuario tiene 2 opciones:

Enviar Seleccionadas: en este caso el usuario debe seleccionar uno a uno los registros
presionando en la casilla de verificacin que se despliega en la primera columna de la
tabla. Tambin puede seleccionar y eliminar la seleccin usando las opciones
Todas/Ninguna ( ) disponibles en la parte superior de la tabla.
Al presionar el botn <Enviar Seleccionadas>, se registrar el envo solo de aquellos
registros seleccionados.

Enviar Todas: en este caso no es necesario seleccionar ningn registro, solo presionar
el botn <Enviar Todas> y se registrar el envo de todas las correspondencias
desplegadas en la tabla de resultados.

En ambos casos, luego del envo se generar un comprobante de envo para cada uno de los
reas asociadas a los destinatarios de la correspondencias despachadas, estas se agrupan
por reas generandos nuevas copias independientes. Ver punto 3.2.

Al final de la pgina el usuario va a encontrar un paginador que permite navegar por las
distintas pginas de resultados.

3.2 Pantalla: Comprobantes Generados

La Figura 6 muestra la pantalla que permite descargar todos los comprobantes generados para
cada uno de los destinatarios a quienes va dirigida la correspondencia por enviar. Se despliega
una tabla que muestra el Nmero de Comprobante, el Destinatario y la opcin de descargar
este comprobante para cada uno de los registros. Estas se agrupan por rea generandos
nuevas copias independientes.

Tambin est la opcin de descargar todos los comprobantes generados, presionando el botn
<Descargar Todos>. Para salir de esta pantalla, debe presionar en el botn <Volver>.

Figura 6: Pantalla "Listados de Comprobantes Generados"

3.3 Pantalla: Ejemplo de comprobante

La Figura 7 muestra un ejemplo de Comprobante de Correspondencia generado para cada uno de los
destinatarios. El usuario debe imprimir este comprobante y adjuntarlo a la correspondencia a entregar.

Figura 7: Pantalla "Comprobante Generado"


3.4 Pantalla: Editar Correspondencia

Esta pantalla permite al usuario revisar y editar toda la informacin asociada al registro de la
correspondencia por enviar.

Se accede presionando en el icono Lapiz ( ) que se despliega en la columna Opciones de la tabla de


Resultados descrita en el punto 3.1.

Figura 8: Pantalla "Editar Correspondencia"


Esta pantalla despliega por defecto la informacin ingresada al momento de registrar la


correspondencia. Se divide en 4 secciones:

Informacin General: en esta seccin el usuario, puede editar informacin a excepcin


de los campos Folio y Fecha de Registro que no son editables.

Datos de Envo: aqu el usuario puede modificar el Remitente y el Destinatario o


agregar nuevos. Para eliminar, debe presionar sobre el icono Eliminar ( ) que se
despliega la izquierda del remitente o destinatario que desea eliminar. Para agregar
uno, es necesario que digite las iniciales del remitente o destinatario y se desplegar
una lista de opciones donde debe seleccionar el que corresponda.

Debe tener en consideracin que si la correspondencia entregada es devuelta por un


Encargado de rea, sta volver a quedar disponible en la bandeja Por Enviar donde
si la selecciona podr modificarla y volver a procesarla. Al editarla por defecto se
desplegar con todos los destinatarios originales, ante lo cual deber eliminar los
destinatarios a los que ya se ha entregado la correspondencia y no la han devuelto
presionando sobre el icono Eliminar ( ) y posteriormente agregar los destinatarios
a los que si deba ir dirigida la correspondencia.
Si se enva la correspondencia con los destinatarios por defecto se generarn
correspondencias duplicadas para los otros destinatarios que ya recibieron dicha
correspondencias. Para saber quin devolvi la correspondencia puede revisarlo en la
seccin Histrico como se visualiza en el ejemplo de la Error! No se encuentra el
origen de la referencia.. En esta seccin desplegar el responsable y el motivo de la
devolucin de la correspondencia.

Correspondencia Digital: en esta seccin se debe adjuntar un archivo digital. En caso


que no exista, podr adjuntar el archivo con el botn <Seleccionar Archivo> (el
nombre del botn vara dependiendo del navegador). Posterior al ingreso del archivo
deber presionar el botn <Adjuntar>. Nota: este campo es de carcter opcional.
Se debe tener en consideracin que los archivos permitidos son: .PDF, .JPG, .ZIP,
.RAR, .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX.

Histrico: Esta seccin despliega una tabla con el historial, indicando Fecha, Estado,
Observaciones y Responsable de cada accin.

Para registrar los cambios en el sistema, se debe presionar sobre el botn <Guardar>. Una
vez que acepta el mensaje del botn <Guardar>, la informacin se registra en el sistema y se
despliega una pantalla resumen con todos los datos ingresados por el usuario, como se
muestra en la Figura 9.

En esta pantalla tambin es posible cancelar el envo de la correspondencia registrada. Para


ello, se debe presionar sobre el botn <Cancelar Correspondencia> y aceptar el mensaje de
confirmacin. Con esta accin la solicitud queda en estado Cancelada.

Figura 9: Pantalla "Resumen - Edicin Correspondencia"

Para salir de esta pantalla, el usuario debe presionar el botn <Volver>. Con esta accin
retornar a la funcionalidad Registrar Correspondencia.

4 FUNCIONALIDAD: Correspondencia Enviada

La funcionalidad Correspondencia Enviada permite a los usuarios con el Perfil


Recepcionista, revisar y registrar la entrega de la correspondencia.

Se accede presionando la opcin <Correspondencia Enviada> del men lateral izquierdo del
perfil Recepcionista.

Figura 10: Pantalla Correspondencia Enviada

4.1 Pantalla: Correspondencia Enviada

La Figura 10 muestra la pantalla que despliega un listado con toda la correspondencia que fue
enviada y que est pendiente el registro de la entrega. Aqu el usuario puede revisar y
registrar la entrega de la correspondencia a sus respectivos destinatarios.

Esta pantalla se divide en 2 secciones:

Filtros de Bsqueda: se muestra un campo de texto que permite realizar una bsqueda
ingresando un valor (Ver Figura 10). La bsqueda con este filtro desplegar todos los
registros de la tabla que contengan el texto ingresado en cualquiera de sus columnas. Si el
usuario necesita realizar una bsqueda especfica puede presionar sobre el botn <Ms

Opciones>. Al realizar esta accin se desplegar una tabla con los siguientes filtros, como
se muestran en la Figura 12:

Si necesita realizar una nueva bsqueda puede presionar en el botn <Limpiar


Formulario>. Si no necesita los filtros, puede ocultarlos presionando el botn <Cerrar Ms
Opciones>.

Figura 11: Pantalla "Filtros de Bsqueda"

Al presionar el botn Filtrar, se desplegar una tabla con el resultado de los registros
encontrados en base a los filtros utilizados por el usuario. En caso que no haya seleccionado
ningn filtro se desplegarn todos los registros de correspondencia enviada.

Tabla de Resultados: La Figura 11 muestra el resultado de una bsqueda realizada en base a


ciertos criterios seleccionados por el usuario.

En la columna opciones de esta tabla, se despliega el icono Lupa ( ). Al presionar sobre


ste, el usuario puede acceder a la pantalla que permite revisar y registrar la entrega del
registro seleccionado. Revisar punto 4.2

Para realizar el registro de entrega de correspondencia, el usuario tiene 2 opciones:


Confirmar Seleccionadas: en este caso el usuario debe seleccionar uno a uno los
registros presionando en la casilla de verificacin que se despliega en la primera
columna de la tabla. Tambin puede seleccionar y eliminar seleccin usando las
opciones Todas/Ninguna ( ) disponibles en la parte superior de
la tabla. Al presionar el botn <Confirmar Seleccionadas>, se registrar la entrega
solo de aquellos registros de correspondencia seleccionados.

Confirmar Todas: en este caso no es necesario seleccionar ningn registro, solo


presionar el botn <Confirmar Todas> y se registrar la entrega de toda la
correspondencia del listado.

Al final de la pgina se despliega un paginador que permite navegar por las distintas pginas
de resultados.

4.2 Pantalla: Detalle de la Correspondencia

Esta pantalla permite al usuario revisar y registrar la entrega de correspondencia. Se accede


presionando en el icono Lupa ( ) que se despliega en la columna Opciones de la tabla de
resultados descrita en el punto 4.1.

Figura 12: Pantalla "Detalle Correspondencia"

Esta pantalla se divide en 4 secciones:

Resumen: en esta seccin se despliega informacin como Folio, Fecha de Registro,


Nmero de Documento, Tipo de Documento, Fecha del Documento, Estado, Materia,
Remitente, Destinatario y un link que permite la descarga del archivo en digital, en
caso que se haya adjuntado al momento de hacer el registro respectivo de la
correspondencia. Toda esta informacin no es editable.

Acciones: en esta seccin se ingresa la informacin asociada a la entrega de la


correspondencia. La accin marcada por defecto es Entregada. En el campo
Observaciones se puede ingresar algn comentario relacionado a la entrega y adems
se puede adjuntar archivos, por ejemplo: El comprobante de entrega firmado
respectivamente por los destinatarios. Estos campos son opcionales.
Se debe tener en consideracin que los archivos permitidos son: .PDF, .JPG, .ZIP,
.RAR, .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX.

Histrico: Esta seccin despliega una tabla con el historial, indicando Fecha, Estado,
Observaciones y Responsable de cada accin.

Para registrar los cambios en el sistema, se debe presionar sobre el botn <Guardar>. Al
realizar esta accin, se desplegar un mensaje de confirmacin. Si el usuario est seguro que
desea registrar los datos debe presionar sobre la opcin Aceptar. En caso contrario, sobre la
opcin Cancelar. Una vez que acepta el mensaje del botn <Guardar>, la informacin se
registra en el sistema y se despliega la pantalla Su correspondencia ha sido procesada
exitosamente (Figura 10).

Para salir de esta pantalla, el usuario debe presionar el botn <Volver>. Con esta accin
retornar a la funcionalidad Correspondencia Enviada.

5 FUNCIONALIDAD: Correspondencia Procesada

La funcionalidad Correspondencia Procesada permite a los usuarios del Perfil Recepcionista,


revisar toda la correspondencia que ha ingresado en la Oficina de Partes, con estado
Entregada y Cancelada.

Se accede presionando la opcin <Correspondencia Procesada> del men lateral izquierdo


del perfil Recepcionista.

Figura 13: Pantalla "Correspondencia Procesada"

5.1 Pantalla: Correspondencia Procesada

La Figura 13 muestra la pantalla que despliega toda la correspondencia procesada en este


sistema de Partes. Aqu el usuario puede revisar informacin detallada y consultar el estado
de la correspondencia.

Esta pantalla se divide en 2 secciones:

Filtros de Bsqueda: Por defecto se muestra un campo que permite realizar una bsqueda
ingresando un valor (Ver Figura 13). La bsqueda con este filtro, desplegar todos los
registros de la tabla que contengan en cualquiera de sus columnas, el texto ingresado. Si

el usuario necesita realizar una bsqueda especfica puede presionar sobre el botn <Ms
Opciones>. Al realizar esta accin, se desplegar una tabla con los siguientes filtros,
como se muestran en el siguiente ejemplo de la Figura 14:

Figura 14: Pantalla "Filtros de Bsqueda"

Si necesita realizar una nueva bsqueda puede presionar en el botn <Limpiar Formulario>.
Si no necesita los filtros, puede ocultarlos presionando el botn <Cerrar Ms Opciones>.

Al presionar el botn <Filtrar>, se desplegar una tabla con el resultado de los registros
encontrados en base a los filtros utilizados por el usuario. En caso que no haya seleccionado
ningn filtro se desplegarn todos los registros de correspondencia procesada.

Tabla de Resultados: La Figura 14 muestra el resultado de una bsqueda realizada en base a


ciertos criterios seleccionados por el usuario.

En la columna Opciones de esta tabla, se despliega un icono Lupa ( ). Al presionar sobre


este cono, el usuario puede acceder a la pantalla que permite revisar toda la informacin
asociada del registro seleccionado (Revisar punto 5.2).

Al final de la pgina se despliega un paginador que permite navegar por las distintas pginas
de resultados.

5.2 Pantalla: Detalle Correspondencia

Esta pantalla permite al usuario revisar el detalle de la correspondencia y consultar el estado


de sta. Se accede presionando en el icono (Lupa) ( ) que se despliega en la columna
Opciones de la tabla de resultados descrita en el punto 5.1.

Figura 15: Pantalla "Resumen Correspondencia"

Esta pantalla se divide en 2 secciones:

Resumen: en esta seccin el usuario, puede revisar informacin como Folio, Fecha de
Registro, Nmero de Documento, Tipo de Documento, Fecha del Documento, Estado,
Materia, Remitente, Destinatario y un link para descargar los archivos adjuntos en
cada una de las etapas por las que pas el documento. Toda esta informacin no es
editable.

Histrico: Esta seccin despliega una tabla con el historial, indicando Fecha, Estado,
Observaciones y Responsable de cada accin.

Para salir de esta pgina se debe presionar el botn <Volver>. Con esta accin retornar a la
funcionalidad Correspondencia procesada.

6 FUNCIONALIDAD: Buscador

La funcionalidad Buscador permite a los usuarios con el Perfil Funcionario, buscar cualquier
tipo de correspondencia procesada, ya sea despachada desde la institucin o correspondencia
recepcionada externa a la institucin.

Se accede presionando la opcin <Buscador> del men lateral izquierdo del perfil
funcionario.

Figura 16: Pantalla "Buscador"

En esta pantalla se despliegan diferentes filtros que facilitan la bsqueda de correspondencia


a travs de ciertos criterios, como por ejemplo tipo de correspondencia, fecha o tipo de
documento:

1) Filtros de Bsqueda: las opciones disponibles son las siguiente:


Tipo de Correspondencia: este campo es obligatorio y el usuario debe indicar si
desea buscar correspondencia despachada desde la institucin o correspondencia
recepcionada externa a la institucin.
General: al aplicar este filtro, la bsqueda retorna todos aquellos registros de
correspondencia que contengan el valor ingresado en cualquiera de sus columnas.

Fecha Doc.: este campo busca por la fecha en que la correspondencia fue
registrada en el sistema
Tipo Documento: las opciones de este campo se despliegan del tipo de documento
seleccionado por el usuario.

Al presionar el botn <Buscar>, se desplegar una tabla con el resultado de los registros
encontrados en base a los filtros utilizados por el usuario.

El usuario adems puede realizar una bsqueda utilizando las opciones avanzadas. Para esto

debe presionar sobre el icono Ms ( ) presente en la Figura 16.

Figura 17: Pantalla "Opciones de Bsqueda"

La Figura 17 muestra los filtros que se despliegan como opciones avanzadas y que permiten
realizar una bsqueda ms especfica:

N Documento: al aplicar este filtro se desplegar, en caso de existir, el registro de


correspondencia exacto que coincide con el nmero de documento ingresado
Remitente: con este filtro se desplegarn todos los registros de correspondencia que

haya enviado el remitente seleccionado. Para que se habilite este campo es necesario
seleccionar antes, el Tipo de Correspondencia, ya que el listado que se despliega
despende de esto.
Destinatario: con este filtro se desplegarn todos los registros de correspondencia que
haya recibido el destinatario seleccionado. Para que se habilite este campo es
necesario seleccionar antes, el Tipo de Correspondencia, ya que el listado que se
despliega despende de esto.

Para cerrar las opciones avanzadas debe presionar el icono Menos ( ).

2) Tabla de Resultados: La Figura 18 muestra el resultado de una bsqueda realizada en base a


ciertos criterios seleccionados por el usuario.

Figura 18: Pantalla "Lista de Resultados"


En la columna Ver de esta tabla, se despliega el icono Lupa ( ), al presionar sobre ste, el
usuario puede acceder a la pantalla que permite revisar toda la informacin asociada del
registro seleccionado. Revisar punto Error! No se encuentra el origen de la referencia..

Al final de la pgina se despliega un paginador que permite navegar por las distintas pginas
de resultados.

6.1 Pantalla: Detalle Correspondencia

Esta pantalla permite al usuario revisar el detalle de la correspondencia. Se accede


presionando en el icono Lupa ( ) que se despliega en la columna Ver de la tabla de
resultados descrita en el punto anterior.

Figura 19: Pantalla "Detalle Correspondencia"


Esta pantalla se divide en 2 secciones:

Resumen: en esta seccin el usuario, puede revisar informacin como Folio, Fecha de
Registro, Nmero de Documento, Tipo de Documento, Fecha del Documento, Estado,
Materia, Remitente, Destinatario y un link para descargar los archivos adjuntos en caso
que existan. Toda esta informacin no es editable.

Histrico: Esta seccin despliega una tabla con el historial, indicando Fecha, Estado,
Observaciones y Responsable de cada uno de los cambios de estado.

Para salir de esta pgina se debe presionar el botn <Cerrar>.


7 FUNCIONALIDAD: Reporte Excel

La funcionalidad Reporte Excel permite a los usuarios con el Perfil Recepcionista generar y
descargar un Reporte Excel con todos los registros de correspondencia recibida, de acuerdo a
los filtros de bsqueda utilizados.

Se accede presionando la opcin < Reporte Excel> del men lateral izquierdo del perfil
Recepcionista.

Figura 20: Pantalla "Generar Excel"

Para Generar el reporte, se deben seleccionar los filtros que se muestran en la Figura 20.

Si el usuario no selecciona ninguno de los filtros que se muestra en la Figura 20 superior, aparte de los
que se encuentran predefinidos por el sistema, el Excel se generar con toda la correspondencia
registrada en el periodo actual.

8 FUNCIONALIDAD: Estadstica

La funcionalidad Estadstica permite a los usuarios con el Perfil Recepcionista, analizar la


correspondencia que recibe la institucin.
Se accede presionando la opcin <Estadstica> del men lateral izquierdo del perfil
Recepcionista.

Figura 21: Pantalla "Estadstica"


Esta pantalla se divide en 4 secciones:

Correspondencia por Mes: en esta seccin se despliega un grfico de lneas que


permite conocer y comparar la correspondencia que recibe la institucin cada mes.

Correspondencia por Divisin: en esta seccin se despliega un grfico que permite


conocer el porcentaje del total de correspondencia recibida por la institucin en el
periodo actual que pertenece a cada Divisin.

Correspondencia por Tipo: en esta seccin se despliega una tabla con el listado de
tipos de correspondencia y la cantidad de documentos recibidos en cada categora.

Correspondencia por Remitentes: en esta seccin se despliega una tabla con todos los
remitentes registrados y que envan correspondencia y la cantidad de documentos que
ha enviado cada uno de ellos.