SISTEM ADMINITRASI SATUAN

dan
GUGUSDEPAN

By Goen sr
Administrasi Gudep

• Gudep sebagai pusat gerak dan

wadah pembinaan pramuka perlu
adanya dukungan administrasi
secara tertib namun sederhana.
• Agar pelaksanaan administrasi dapat
teratur, tertib dan berkesinambungan
diperlukan buku-buku catatan/
administrasi
 Administrasi Gugus Depan

• Berasal dari kata ‘ adminitration ‘ , dalam

pengertian sempit adalah suatu proses
kegiatan yang berhubungan dengan tulis
menulis/ ketatausahaan.
• Yang berfungsi sebagai :
a. Data Kongkret.
b. Alat Ukur aktifitas kegiatan.
c. Dukungan dan sarana yang
dimiliki
d. Perkembangan dan kemajuan
yang dicapai.
Administrasi Gudep

Jenis Administrasi

Administrasi
Administrasi Administrasi
Administrasi
Gugus
Gugus Depan
Depan Satuan
Satuan
Buku Administrasi Gudep
 Buku Induk dan Catatan Pribadi Pesdik
 Buku Inventaris.
 Buku Risalah Rapat/ Pertemuan.
 Buku Keuangan dan buku iuran.
 Buku Ekspedisi.
 Buku Kegiatan/ Latihan.
 Buku Harian.
 Buku Log/ Log Book
 Buku Agenda Surat
 Buku Sejarah dan Perkembangan
Satuan
Buku Administrasi Satuan

 Daftar hadir latihan.

 Daftar/ kartu perkembangan anggota.
 Daftar Tabungan.
 Form pendaftaran anggota/ Regristrasi
 Form Program latihan rutin.
 Form Program kerja Tahunan.
SISTEM ADMINITRASI SATUAN
dan GUGUSDEPAN

ANEKA FORMAT BUKU

ADMINISTRASI
BUKU INDUK
Buku yang menyimpan data peserta didik
Buku Registrasi Peserta Didik
Catatan/notulen rapat/risalah rapat:

• Catatan/notulen rapat, berisi permasalahan

gudep, progja dan sebagainya. setiap
pertemuan harus dicatat dan dicek hasil-
hasil rapat sebelumnya.
• Log book (buku catatan) merupakan catatan
peristiwa-peristiwa penting di dalam gudep,
setiap kegiatan dan pengambilan keputusan
yang penting harus tercatat pada buku
tersebut. (Log Book berisi: catatan waktu,
peristiwa, ilustrasi, gambar,
tempelan/guntingan berita dan sebagainya).
Notulen / Risalah Rapat
Contoh Log Book
Buku Inventaris
Buku Inventaris merupakan buku catatan
sarana pendukung yang berisi catatan alat-alat,peralatan
atau perlengkapan yang meliputi:
• Nama benda/alat/perlengkapan.
• Jenis/ Merk/ Tipe Barang
• Jumlah masing-masing perlengkapan.
• Harga
• Asal usul barang tersebut
• Waktu Pengadaan
• Kondisi masing-masing perlengkapan.
Buku Inventaris
Pencatatan barang
penting untuk
pemeliharaan dan
pengorganisasian
secara
terus-menerus,
sehingga membantu
mempermudah ketika
akan mengadakan
kegiatan
dan mempermudah
pemeliharaannya.
Buku agenda, dan expedisi
surat menyurat
Semua surat-surat, baik yang diterima maupun yang
dikirimkan harus dicatat dengan teliti. Arsip surat-surat
harus diatur dalam tata naskah (berkas) dan setiap tahun
diadakan penilaian dan pemilahan.
Menyusun Surat

Seperti apakah
menyusun format /
bentuk surat
yang baik ?
Buku Acara Kegiatan
Setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh gudep maupun satuan
harus dicatat dengan baik, hal itu akan sangat berguna untuk
bahan referensi bagi kegiatan yang akan datang.
Buku Program
Buku ini sangat
penting untuk
merencanakan dan
mengoperasikan
program agar dapat
sukses, susunlah
program secara detail,
tulis dan catat. Hal
tersebut berguna pula
untuk dipelajari guna
pengembangan di
masa ke depan.
Buku Tamu

Buku ini sebagai buku

pelengkap untuk
mengetahui siapa
sajakah yang pernah
berkunjung di gudep.
Dapat dijadikan alat
ukur intensitas suatu
gugusdepan
Satuan diijinkan untuk
Administrasi
mendapatkan keuangan
danasatuan
dari gudep, Mabi,
orangtua peserta
didik dan sponsor
lain melalui gudep
untuk kepentingan
operasional satuan.
Dana tersebut
dicatat secara
lengkap, kwitansi-
kwaitansi dan tanda
terima/pengeluaran
uang harus tertib,
lengkap dan dapat
Untuk menjamin agar keuangan terorganisasikan
Semua
denganpenerimaan/pendapatan dimasukkan
baik, ketentuan dan prosedur keuangandalam
rekening
harusbank segera (pada
dilaksanakan kesempatan
secara pertama).
ketat (disiplin).
Semua uang tersimpan dalam bank, hanya ada uang
tunai pada kas kecil.
Semua dana melalui bank, pengambilan uang harus
atas persetujuan Ketua Gudep yang ditandatangani
sedikitnya oleh 2 orang anggota yang telah
ditentukan.
Tanda terima atau kwitansi harus dibuat rangkap 2
(dua), pada setiap penerimaan/pengeluaran uang
ditulis jumlah uangnya dan tanda terima atau kwitansi
pembayaran harus disimpan.
Pemeriksaan dan Laporan
Setiap akhir tahun diperlukan adanya pemeriksaan
keuangan dan di audit oleh Badan Pemeriksa
Keuangan Gudep bila dianggap perlu dibantu auditor
yang independen
CONTOH BENDERA / STEMPEL GUDEP

GUGUS DEPAN

44 cm

32 cm
SEKIAN