AO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

UNIVERSIDAD SAN PEDRO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION

PRESENTADO POR:
1. ESPINOZA SEMBRERA Shirley
2. MARINO VEGA Delia
3. MEJIA ROMERO Emily
4. PAIVA PAJUELO Fabiola
5. SHIGUAY ANGELES THALIA

TEMA: GESTION DE COMPRAS

CURSO: GERENCIA DE LOGISTICA

DOCENTE: MG. COLCHADO HUIZA DONI

CICLO: VIII
DEDICATORIA

Este trabajo es dedicado a Dios por

darnos la bendicin y oportunidad en la

vida, a nuestros padres por apostar en

nuestra educacin, a nuestros profesores

por el apoyo acadmico y a las personas

que de distintas maneras nos ayudaron

a hacer posible el trabajo.

INDICE
 INTRODUCCION

Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados y se

enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros.

Debido a esto, reducir los costos es bsico para el desempeo eficiente y eficaz de
cualquier entidad. Ninguna organizacin encuentra que sea econmico fabricar todo el
material que utiliza. Las ventajas de la especializacin son demasiado importantes. La
funcin de compras a menudo gasta ms dinero que cualquier otra funcin de la empresa,
as que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar
los mrgenes de beneficio.

La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en un elemento estratgico

de la organizacin. La prctica de la estrategia de compra es asegurar que la empresa
tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor
valor total.

Es importante no confundir los trminos aprovisionar y comprar; hay que distinguir que
la funcin de aprovisionamiento tiene un carcter ms amplio dentro del que se encuentra
el concepto de compra.

La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa
necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de
tiempo, calidad y precio.

Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo, debido a la naturaleza y
diversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin, sin dejar de tener en cuenta
el dinamismo del entorno econmico, los cambios tecnolgicos y las crecientes
exigencias de calidad.

La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de

obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones ms
avanzadas tales como la innovacin y prospeccin de nuevos mercados, subcontratacin
de tcnicas irrealizables por la empresa, participacin en el desarrollo de productos, tareas
que exigen cada vez ms una mayor tecnificacin de los compradores.
 CAPITULO I

GESTION DE COMPRAS

DEFINICIN: La gestin de compras es una de las tareas ms importantes en la cadena

de suministros. Una empresa puede mejorar sus mrgenes de beneficio siguiendo una
poltica de aprovisionamiento adecuada.

Podemos definir la gestin de compras como la operacin comercial que incluye un

proceso cuya magnitud y alcance depende del tamao de la empresa, ubicacin o sector
de la empresa. El principal objetivo de la funcin de compras es la reduccin de costos,
obtencin de utilidades y eficiencia en el servicio. En trminos generales es obtener
mediante negociaciones los recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de
la misin de la organizacin. Para un efectivo cumplimiento de la misin de la
organizacin se sealan unos objetivos especficos al departamento de compras que
parten de un principio: Cuidar los fondos de la compaa y obtener utilidades.
Materiales apropiados al precio adecuado.
La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.
Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisicin
de materiales y servicios.
La Logstica se ocupa del proceso de adquisicin y almacenamiento de productos que
pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, entre otros, desde los proveedores
hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. El aprovisionamiento,
abarca tres reas: Compras, almacenamiento y gestin de inventarios. La gestin del
aprovisionamiento implica la toma de decisiones que contribuyan al logro de un eficiente
y eficaz funcionamiento del sistema logstico. Las compras como funcin empresarial
presentan un carcter ms restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios
que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en
trminos de tiempo, calidad y precio.Pero para lograr una gestin de compras eficiente
debe quedar bien identificada la cadena de suministros de la entidad. Para lograrlo, las
empresas deben involucrar en su estrategia, el trnsito por un camino de tres etapas: la
integracin funcional de cada rea de la organizacin, la integracin interna entre las reas
funcionales formando una cadena de suministro interna y la integracin externa entre los
proveedores, la cadena de suministro interna y los clientes.
LOS PROBLEMAS MS FRECUENTES EN LA GESTIN DE LAS
COMPRAS SON:

No tener definida una sistemtica en la negociacin.

No hacer una seleccin de los proveedores.
No hacer una evaluacin de los proveedores.
No conocer los productos que se compran.
No tener control en las previsiones de ventas, en la planificacin de la
produccin y en las compras.

BUENAS PRCTICAS EN LA GESTIN DE COMPRAS

1. Definir los procesos para la gestin del aprovisionamiento. Se deben tener los
procesos identificados, definidos y documentados, para poder analizarlos
peridicamente con el objetivo de detectar posibles oportunidades de mejora.
2. Identificar las necesidades. Se debe detectar las necesidades y comunicarlas para que
sean gestionadas por el departamento de compras.
3. Elegir las fuentes de suministros. Se deben conocer estas fuentes para poder elegir las
que cumplan mejor con los requisitos establecidos.
4. Negociacin y contratacin.

Las tendencias actuales en la gestin de compras son:

1. Investigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. Conseguir los
mejores proveedores ampliando el mbito de bsqueda. Las grandes cadenas estn
localizando proveedores en todo el mundo. Por tanto, no hay que esperar a los
proveedores sino desarrollar una activa labor de bsqueda con criterios amplios.
2. Aumentar la informacin: sobre los productos, costes y proveedores que maneja
el departamento de compras.
3. Disminuir el nmero de proveedores. Para reducir costes de compra y de
gestin. Por ejemplo, los fabricantes de automviles han reducido de forma
drstica el nmero de proveedores.
4. Aumentar las compras a cada proveedor. Para tener mayor poder de
negociacin para ser un comprador importante.
5. Cooperar y coordinarse con el proveedor para disminuir costes. La
coordinacin con los suministradores es fundamental para conseguir los productos
en el momento del tiempo oportuno al mnimo coste.
 Por ejemplo un supermercado que descarga muy rpido los camiones que vienen
de los proveedores en vez de dejarlos esperando como otras cadenas. Esto supone
una importante reduccin de costes que se reparten entre la cadena y el
suministrador. Los distintos sistemas que permiten realizar los pedidos de
productos por ordenador son otra forma de cooperar que disminuye los costes.

La gestin de compras no es una actividad ms en las empresas, constituyndose en un

elemento estratgico. Su fin es asegurarse de contar con los mejores proveedores para
abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.

Dicho esto, la gestin de compras "tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que
la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en
trminos de tiempo, calidad y precio".

Las funciones que cumple la gestin de compras son fundamentalmente dos:

Funcin adquisicin

Esta primera funcin se refiere a la adquisicin por parte de la empresa de los siguientes
rubros: materias primas e insumos; materiales indirectos; repuestos; maquinarias,
equipos, herramientas, mobiliario, etc.; tiles de oficina; servicios (transporte de
mercancas, por ejemplo); y otros necesarios para la operacin de la empresa.

Funcin apoyo a las operaciones

La funcin de prestar apoyo a las operaciones de la empresa implica actuar en los lmites
de la organizacin con su ambiente. Adems procura influir en ese ambiente, a travs de
la adquisicin y control de las fuentes de aprovisionamiento necesarias para el
mantenimiento del proceso de operaciones.

As, una empresa tpica obtiene por parte de sus proveedores los materiales, componentes
y productos que estn destinados a revenderse luego de un proceso de transformacin o
de agregacin de valor.

Los materiales (materias primas e insumos y materiales indirectos) son trasladados

fsicamente dentro de la instalacin industrial. A dichos materiales se agrega valor
conforme son transformados en el proceso de produccin.
Luego los bienes producidos son transportados a travs de una red de distribucin fsica
para agregarles valor en tiempo.

Objetivos especficos de la funcin de compras:

1. Formular un plan de programacin de las posibles compras a realizar en el perodo
teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las reas de la empresa.
2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus
condiciones precios, servicios, informacin general y dems informaciones
necesarias.
3. Coordinacin del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su
operacin y recurso humano necesario.
4. Tramitacin de las requisiciones y solicitudes para adquisicin de artculos y
servicios que se requieren en las diversas reas.
5. Estar muy atentos a que los artculos o mercanca solicitada por las reas o
secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, as
como su calidad y presentacin.
6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de
la mercanca o servicio.
7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.
8. Participacin activa en la negociacin con proveedores para obtener calidad,
mejor precio y agilidad en el despacho del producto.
9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de produccin, ventas, tesorera,
bodegas, almacn, etc.
10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las reas o
secciones de la empresa hacen, as como el proceso de devolucin.
11. Para aquella mercanca especializada hay necesidad del certificar el recibo total
en almacn, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de
calidad.
12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de proveedores de los materiales
o servicios pedidos.
 CAPITULO II

Relacin con otras reas de la empresa

La direccin general: a travs de la fijacin de polticas generales, procedimientos y

anlisis de las tendencias y cambios en el entorno, en lo que involucre a las compras de
la empresa.

Finanzas: en la fijacin de las polticas financieras con las compras, requerimientos de

fondos y presupuestos del rea.

Produccin: a travs de informacin sobre plazos de entrega, costos de materias primas,

calidad disponibles, fuentes de aprovisionamiento, para el cumplimiento de los programas
productivos del sector.

Recepcin y almacenes: en la administracin de la logstica de movimientos y

coordinacin de necesidades de espacio, segn la planificacin de entregas y embarques
de mercaderas.

Contabilidad: para el control de inventarios, provisiones de las compras de bienes y/o

servicios ingresados en un periodo a la empresa.

Operacin Del rea De Compras:

El departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales adecuados y en la
cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del
producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener slo el inventario
pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer
en costos de almacenamiento que estn constituidos por el inters sobre la inversin, la
obsolescencia y los costos de espacio.
 CAPITULO III

PLANEAMIENTO DE LA GESTIN DE COMPRAS

Es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la

empresa. Dicho planeamiento responde a las siguientes preguntas, que llevan a la toma
de decisiones y a la ejecucin de acciones de compra.

La planificacin de las compras ayudar a conseguir los objetivos estratgicos de la

institucin, conseguir precios ms competitivos, efectuar compras oportunas y
aumentarla productividad de la organizacin. Adems, una adecuada planificacin sirve
para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones del
sector pblico.
Planificar las compras significa definir qu necesita la organizacin, cunto y para cundo
lo necesita, dentro de un perodo de tiempo determinado. Adems en la planificacin se
identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimacin de sus
principales parmetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.
Tambin se programan con anticipacin las compras requeridas, lo que permite organizar
de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.
La planificacin de compras slo es posible si existe un compromiso organizacional de
todas las partes.

Qu comprar?

Calidad respecto a las necesidades.

Sustitutos de los productos utilizados.
Precios teniendo en cuenta la calidad

En que cantidad comprar?

Segn las necesidades.

Segn la cantidad econmica.
Segn los descuentos y rebajas.

Cmo comprar?

Procedimiento de compra e importancia monetaria

 Poltica de compra: son pautas que generan las empresas para determinar cules
sern las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendr la empresa,
entre otros criterios, que sern aplicados al momento en que la organizacin
proceda a la adquisicin de productos para sus operaciones habituales

Cundo comprar?

Necesidades de los consumidores

Necesidades de produccin

A quin comprar?

Eleccin de los proveedores

Interpretaciones comerciales
Comprar, fabricar o alquilar

Presupuestos de compras

Implica determinar el nmero de unidades que se debe adquirir para hacer frente al
consumo, de manera que haya una produccin normal y para tener una cantidad razonable
como inventario, de manera que no implique mayores costos por almacenaje ni riesgos
por prdida o deterioro.

Surgen desde las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe efectuarse el
presupuesto de compras.

se prev los saldos de los materiales existentes en los almacenes.

para proyectar el futuro esquema de deudas habrn de asignarse las partidas a los
principales proveedores.

Consideraciones:

costos y seguros de almacenaje

disponibilidad de capital de trabajo
inters de capital inmovilizado
perecibilidad de los materiales.
QU VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Precios competitivos para los compradores.

Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por
tanto, menos papeleo, rdenes de compra, coordinaciones (ya sea va telefnica,
correo electrnico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio,
etc.
Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto
implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la
mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfaccin.
Adecuada distribucin de la carga de trabajo de los recursos humanos en el
tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo
los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de perodos con
grandes sobrecargas de trabajo.
Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los
recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades.
Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan ser posible definir
pedidos con un tamao y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y
sus costos asociados.

POLTICAS DE COMPRA

Se denomina poltica de compras a los criterios generados desde la direccin de una

empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipos de proveedores, etc. Que
se aplican para realizar todas las adquisiciones de la compaa.

Presupuestos de compras, Surgen desde las necesidades de materiales a comprar, por lo

que debe efectuarse el presupuesto de compras. Se prev los saldos de los materiales
existentes en los almacenes. Par proyectar el futuro esquema de deudas habr de
asignarse las partidas a los principales proveedores.

Consideraciones:

Costos y seguros de almacenaje

Disponibilidad el costo de trabajo
Inters del capital inmobiliario
Peresivilidad de las compras
DETECCIN DE LA NECESIDAD DE COMPRAR Y REQUERIMIENTO
DE BIENES/SERVICIOS

si las compras son programadas, el mismo depsito puede anticiparse y detectar esa
necesidad en funcin de los niveles de stock disponible y necesario.

el rea de compras, teniendo conocimiento del ciclo productivo y las diferentes

necesidades de materias primas, materiales, productos terminados y otros bienes o
servicios, elabora un plan de compras anual, semestral, y as hasta llegar a una
planificacin diaria, incluida en el presupuesto de la empresa.

SELECCIN DE PROVEEDORES:

la bsqueda, evaluacin y seleccin de proveedores es una tarea que debe realizarse

continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores
precios y condiciones de compra.

SE DEFINEN LOS POSIBLES PROVEEDORES EVALUANDO LOS SIGUIENTES ASPECTOS: precios y

condiciones de pago plazos de entrega capacidad tcnica y controles de calidad que
aplican permanencia en el mercado el sector de compras realiza pedidos de cotizaciones
a los proveedores que se encuentren en condiciones de cumplir con las especificaciones
estipuladas. luego, en funcin de las cotizaciones que se presenten, selecciona al
proveedor que resulte capaz, responsable y con quien se llegue a un acuerdo sobre factores
de calidad, garanta, servicio, tiempo de entrega, precio y condiciones financieras.

ALIANZAS ESTRATGICAS CON PROVEEDORES: ambas partes tienen, entonces, un inters

mutuo. la mejora de la relacin derivar en: aumento de la calidad, solicitados en la
compra disminucin del costo, ya que al ajustar los procesos de produccin bajo mejora
continua de ellos, incorporando tecnologa y especializacin y una planificacin
coordinada, tiende a disminuir los costos de los productos y generar mayor
competitividad en el mercado reduccin del tiempo de entrega, porque sta se ajusta a las
posibilidades y necesidades de ambas partes. se reduce el costo de almacenamiento y se
optimiza el transporte de los productos, otra forma de relacin proveedor-cliente es el
abastecimiento en una sola fuente.
SEGUIMIENTO Y RECEPCIN DE LOS PEDIDOS:
el rea de compras debe realizar un seguimiento de los pedidos realizados a los
proveedores, constatando el plazo de entrega y la cantidad y calidad de los insumos que
recibe. antes de la entrega de la mercadera, el rea que la recibe debe estar informada del
momento y transporte en que va a llegar para poder programar los ingresos de los
diferentes proveedores.

ALMACENAMIENTO Y REGISTRO DE LAS COMPRAS: el almacn acomoda

los nuevos bienes y los registra actualizando el inventario de existencias (sistema de
stock) para informar a las reas solicitantes sobre su arribo. en el almacn se custodian
fsicamente los bienes hasta tanto sean entregados a las reas solicitantes. como se explic
anteriormente, los sistemas computarizados proveen hoy informacin .en el momento
sobre el registro de las entradas y salidas de stock.

MODALIDADES DE COMPRA

No todas las empresas compran de la misma manera. Los distintos factores que hacen a
su negocio llevan a las empresas a comprar de diferentes formas en funcin de obtener
las mejores ventajas y al menor costo posible.

Algunas de las principales modalidades de compras son:

Compras habituales de pedidos locales

Se denominan compras locales que se realizan cerca del establecimiento empresario, es

el procedimiento normal de abastecimiento de una empresa para satisfacer las
necesidades de aprovisionamiento a largo plazo, a fin de aprovechar la capacidad de
produccin de empresa.

Compras en el exterior:

En los casos en que los proveedores locales no puedan satisfacer las condiciones se
recurre a proveedores de otros pases. Esta prctica es cada vez ms habitual por los bajos
costos que esto implica.

Compras de bienes de uso:

Se refiere a la adquisicin de aquellos bienes que aumentan el activo fsico de la empresa.

Este tipo de bienes no son de renovacin frecuente y se les asigna un valor de vida til en
funcin del desgaste y las innovaciones permanentes, que le van restando valor hasta
hacerlo poco significativo.

Compra de servicios:

son de una determinada importancia, se instrumenta a travs de contratos por un lapso

determinado para que personal externo brinde apoyo puntual en actividades de
produccin o administracin

compras por fondo fijo:

Se trata de compras menores o servicios pequeos, Q ue no justifican el costo y el tiempo

ni la intervencin del rea de Compras.

Compras por licitaciones:

Este tipo de compras puede realizarse en un mbito pblico (empresa, institucin

pblica) o privado (empresas u organizaciones no gubernamentales) a travs de un
concurso competitivo abierto.
 Conclusiones

La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las

organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan
entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa
que reducciones de costos relativamente pequeas pueden tener un mayor impacto
sobre los beneficios que iguales mejoras en otras reas de la organizacin.
Para las empresas de hoy es importante manejar exitosamente su cadena de
suministros y uno de sus procesos ms importantes consiste en gestionar
efectivamente sus compras, estableciendo polticas de aprovisionamiento
adecuadas que le permitan asegurar un abastecimiento de bienes y servicios que
permitan alcanzar el excelente desempeo de las operaciones en un mercado
competitivo.
Un administrador del departamento de compras actual debe ampliar sus
conocimientos sobre conceptos, metodologas y estrategias para la adquisicin de
bienes y servicios, basndose en las nuevas tecnologas de la informacin.
Con el trabajo realizado nos concientizamos ms de la importancia del rea de compras
en una empresa pasando de la teora a la prctica y hacen de a que en el anlisis de este
proceso nos damos cuenta que hay una perfecta planificacin en la que intervienen
demasiadas personas con varios subprocesos que finalmente conforman un solo grupo el
cual hace que se vean reflejados los buenos resultados en esta organizacin
El seguimiento y control es parte vital en el proceso de compras, as como a planeacin
y los indicadores los cuales hacen del rea de compras un proceso ms efectivo. la
planeacin y programacin de compras sirve para: evitar demoras, optimizar costos,
controlar la calidad y los inventarios.
Este trabajo es un resumen de la mayora de los temas estudiados en clase, los cuales nos
servirn mucho en la prctica diaria en nuestros trabajos y en la aplicacin de nuestra
carrera como administradores.
 BIBLIOGRAFIA
https://es.slideshare.net/luzmerycalsinquispe/gestion-de-compras-logistica
https://es.over-blog.com/Que_es_una_gestion_de_compras-1228321767-
art126518.html
http://www.monografias.com/trabajos94/gestio-compras/gestio-compras.shtml
 ANEXO
ANEXO 1

FUNCIN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

CON LA ORGANIZACIN

ANEXO 2
ANEXO 3

ANEXO 4