MODULO DE DISTRIBUCIN DE PLANTA

TERCERA ENTREGA

TEMA
16-10-2017
CASO DISTRIBUYAMOS

PRESENTADO A:
ING. ANDRES IGNACIO ZAMUDIO CASTRO

TUTOR

PRESENTADO POR:

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO
FACULTAD DE INGENIERA Y CIENCIAS BSICAS
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
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 CONTENIDO

Pg.

1.INTRODUCCION 2
2.OBJETIVO GENERAL 3
3. JUSTIFICACIN 3
4. METODOLOGA 4
5. DIAGNSTICO 5
6. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS 7
7. CRITERIOS DE EVALUACIN 11
8. RECOMENDACINES 11
9. CONCLUSIONES 12

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 INTRODUCCIN

1. El siguiente documento es un informe del caso presentado en la

empresa DISTRIBUYAMOS S.A en el rea de logstica, en el informe nos
evidencia la gran variedad de dificultades que se presentan en cuanto al
control de los inventarios, en el almacenamiento, y la distribucin, la falta de
seguimiento a los procesos, desconocimiento de los procedimientos , y los excesos
de confianza en la toma de decisiones que les ha generado mltiples problemas,
para dar una posible solucin que sea idneo y se adapte al sistema, se requiere
hacer un anlisis y posterior a esto un diagnstico general que permita identificar
cules son las posibles causas, que afectan el buen funcionamiento del sistema
logstico.

Las compaas en las ltimos tiempos en su intento de mantenerse en el mercado

han mejorado considerablemente sus procesos productivos, invierten en tecnologa
y optimizan los recursos de acuerdo a su capacidad econmica, la logstica es un
rea estratgica, entender esto es lo que les lleva a reducir sus costos, aumentar la
productividad, mejorar la calidad y ser ms eficientes y efectivos en cada una de las
etapas de los procesos.

Tener claro el concepto de Logstica y que medios se van a utilizar para dar
soluciones oportunas y eficaces a las diferentes situaciones presentadas en el
desarrollo normal de las operaciones y los procesos en la compaa, esto con el fin
de garantizar el cumplimiento de las promesas de servicio y la total satisfaccin del
cliente con la entrega de los productos a su destino final con las condiciones
pactadas entre las partes desde el comienzo.

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 2. OBJETIVO GENERAL

Analizar el caso Distribuyamos con la finalidad de implementar la metodologa que

pueda dar la posible solucin a todos los problemas del modelo logstico con el que
cuenta la Agencia de San Bernardo del Viento, considerando las consecuencias
positivas y negativas de la implementacin de la misma.

3- JUSTIFICACIN

Estudiar y analizar la problemtica recurrente que se presenta en las empresas

industriales, respecto a su organizacin en espacios y procesos, es una de las
grandes apuestas en la industria de la produccin por ende planear, implementar,
evaluar y verificar la metodologa presentada a continuacin cuyo resultado es dar
solucin a la problemtica de inventarios, acopio y distribucin es la meta de
Distribuyamos S.A, por lo tanto se evidencia la necesidad de redistribuir y
transformar los espacios para optimizar la cadena de procesos, acortando
distancias y optimizando recursos.

El presente anlisis busca la forma de obtener una solucin al problema que se est
presentando en la empresa Distribuyamos S.A Empresa que debido a su
crecimiento y cantidad de SKU que maneja ha estado presentando dificultad en sus
operaciones por un inadecuado manejo de inventario. Capacitacin de personal,
demoras en el despacho y falencias en el transporte.

A continuacin se expone inicialmente un anlisis de la problemtica para as mismo

realizar la eleccin de la metodologa ms adecuada para dar una solucin ptima
solucin segn nuestro criterio.

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 4. METODOLOGA

La logstica en la agencia de San Bernardo del Viento est pasando por una
situacin difcil ya que el inventario, que es un tema sensible est siendo
amenazado por falta de control que empieza a manifestarse en actividades como el
acopio y el despacho as como en el almacenamiento en el cual se evidencian
situaciones crticas debido a que no se halla la mercanca fcilmente; el transporte
es tercereado y susceptible de tener personal medianamente idneo y confiable
adems se presentan falencias en la trazabilidad, por lo tanto, se presenta
acumulacin de tareas que atiborran los escritorios del personal. El alcance de las
decisiones del director de agencia no ha sido definido desde el comienzo del
ejercicio de su cargo ms an cuando una de las directrices del presente periodo
es la estandarizar los procesos, los procedimientos y los ciclos de operacin en
cada una de las regionales. De acuerdo al anterior anlisis presentado procedemos
a plantear la siguiente metodologa para dar una solucin ptima a la problemtica
de la sede de san Bernardo del viento.
1. Definir el objetivo principal que se busca solucionar, en este caso la
optimizacin y el correcto funcionamiento de la operacin logstica de San
Bernardo del Viento.

2. Definir y analizar la problemtica que se presenta en la compaa a travs de un

diagrama de Causa y efecto, o modelo Ishikawa.

3. Realizar un diagnstico de acuerdo al anlisis de los problemas evidenciados

en el diagrama de causa y efecto, que permitan conocer con claridad cada uno de
los aspectos identificados.

4. Plantear Alternativas de solucin que permitan mitigar cada uno de los

problemas identificados en las diferentes reas de la compaa.

5. Definir cada uno de los recursos que son necesario para el desarrollo de las
alternativas de solucin como lo son personal humano y recursos locativos

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 5. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

En el manejo de las organizaciones tanto de servicios como en las de produccin y

muchas otras se establecen casi como reglas universales, el constante cambio a
sus procesos, ideas y a sus conocimientos, la constante evolucin que se ha forjado
con el bagaje de muchas de ellas en la experimentacin de cambios en sus
procesos, materias primas y la ms importante la manera de operar y que muchos
no determinan importante ya que sus estadsticas afirman que si funcionaron as
durante X aos deben seguir as muchos ms.

Realizando un exhausto anlisis de la situacin problmica, denotamos adems de

las fallas descritas en el texto, se evidencias corresponsabilidades de la
organizacin empezando por lo ms alto de ella.

La poltica de DISTRIBUYAMOS S.A. en el proceso de seleccin en cuanto a sus

colaboradores de reclutar e incorporar personal de poco recorrido, basados en la
estructura de planes de carrera al interior de la organizacin sin brindar a ellos
formacin a nivel de especializacin y eso llevara a que posiblemente no estn a la
vanguardia de las nuevas metodologas y ayudas tecnolgicas ofrecidas por el
amplio campo de la administracin y operacin empresarial.

DISTRIBUYAMOS S.A. no presta la debida atencin al capacitar sus colaboradores

en cuanto a la induccin de sus procesos y funcionamiento administrativo para ellos
es una situacin normal y puede ser una actividad bi-funcional al recibir induccin y
estar incorporndose al da a da de las actividades al mismo tiempo.

Siendo enfticos en la labor de la presidencia, podemos observar que es all donde

radica la mas de grande de las fallas dentro del equipo de trabajo, ya que solo se
dispone a recibir resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la intencin de
formar un EQUIPO DE TRABAJO en donde se desarrollen estrategias conjuntas
integrando todos los departamentos para lograr un engranaje perfecto. Claramente
vemos que el departamento de ventas realiza su proyeccin con excelentes
resultados, pero no tienen en cuenta los proyectos de expansin, que estn
estancados por falta de personal en el rea de distribucin

Ya identificado el nivel de responsabilidad de parte de la cabeza del organigrama

se encuentra la primera fisura de la compaa debido al diagnstico antes relatado
y se trata de los soportes falsos, demostrados en cada uno de los indicadores, en
especial en el de inventarios y despacho, que con el tiempo sern los grifos abiertos
por donde se desangrara la compaa. Identificado el problema de acopio se refleja
una gran falla en el centro de distribucin, ya que tras la inauguracin de la nueva
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planta, nuevamente se denota la ineficacia en la toma de decisiones por parte de
los gerenciales y vicepresidentes quienes, dejan sin seguridad vigilancia y
administracin los despachos y el almacenamiento del producto, pero gracias a ello
y a su desagradable fin, es de gran urgencia incidir en los cambios estructurales
administrativos y operacionales.

MAL MANEJO DE DPTO

DISTRIBUCION
INCORPORAR NUEVAS
DEFICIENTE GESTION
TECNOLOGIAS

D O
DPTO RECUERSOS
AUMENTO DEL STOCK
HUMANOS
DE PRODUCTOS
ATRAZO EN
CERTIFICACION DE
HERRAMIENTAS
CALIDAD EN SALIDA DE
VANGUARDISTAS
PRODUCTOS
SENTIDO DE
EL MEJOR
PERTENENCIA DE LOS
DISTRIBUIDOR
COLABORADORES
LOGISTICO
LA DISTRIBUCION NO
SE MANEJA CON
RESPONSABILIDAD

DISTRIBUYAMOS
S.A.

RECONOCIDA POR EL
PERDIDA MASIVA DE
MOVIMIENTO DE 4

F A
CLIENTES POR
PORTAFOLIOS DE
INCOMPLIMIENTO E
NEGOCIO
INCONFORMIDADES
AMPLIO
PERDER CREDILBILIDAD
CONOCIMIENTO DEL
EN EL MERCADO
DEPARTAMENTO DE
BAJAS EN LA VENTAS
VENTAS
DESPIDOS MASIVOS
POSEE EL CENTRO DE
PERDIDA DEL CAPITAL
DISTRIBUCION MEJOR
DOTADO DE LA ZONA

Fuente: Politcnico Grancolombiano, Gestin de inventarios y almacenamiento

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 6. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCION

Para nosotros la incorporacin de alternativas de solucin a la problemtica de

DISTRIBUYAMOS S.A. la enfocamos en un plan de trabajo a futuro, ya que la generacin
de una nueva infraestructura es prometedora con avances de ltima tecnologa, de ese
modo se plantea el conjunto de alternativas y la implementacin de la mejor opcin entre
ellas.
En el primer anlisis de alternativa enfatizamos en que centros se deberan incluir en la
distribucin y definimos que aparte de los ya establecidos inventario almacenamiento y
despachos, en la nueva distribucin deberan incorporase, SUPERVISIN DE PLANTA
con un Ingeniero Industrial a cargo del sincrnico funcionamiento de las operaciones,
generando informes fsicos y de las tics hacia las partes asociadas al proceso. De esta
manera se estara al tanto de las operaciones retrasadas declinadas y con deficiencias de
tiempo de entrega, siempre y cuando la interfaz del proyecto con la implementacin de una
fuerte ERP que involucre a cada uno de los colaboradores a nivel administrativo y de ventas,
y como medida de salvamento seria de vital importancia incluir en la compaa el
departamento de transporte que cumpla con todas las normas establecidas por el ministerio
y las polticas de operacin que requiere el producto, con la incursin de este departamento
aseguramos el flujo de mercanca tanto interno como externo en un 80 % dependiendo
solamente el 20% de las variables externas producidas por el diario transcurrir.
El espacio y capacidad que cada centro necesita no se debe exceder a las capacidades
de cubicaje que el departamento de ventas, relacione en su histrico de ventas y con el
resultado que arroja el estudio de mercados que este departamento le muestra a la
presidencia, en palabras coloquiales hablaramos de un incremento de planta de un 33% y
a esto el incremento de ventas de promedio mensual de 35% a este ritmo la nueva planta
quedara obsoleta en un tiempo muy corto, la alternativa propuesta se enfoca breve mente
en dar buen manejo al departamento de transporte el cual nos asegure un flujo real de
producto con ayuda de las nuevas instalaciones que cuentan con Crossdocking,

Que nos reducira el almacenaje de producto que es de importacin y solo debe redirigirse
al cliente sin ingresar al depsito, asistido por ayudas Warehouse Management System
para administrar en tiempo real los inventarios, espacio, equipamiento y actividades en
almacenes y centros de distribucin, y una Zona de picking, la cual asegura la no utilizacin
de espacios para almacenar producto deteriorado u dado de baja por mala manipulacin.
Para el caso de Distribuyamos S.A y observando todos los inconvenientes de retraso
organizacional en las diferentes reas, pero esencialmente en el rea de inventarios que
es donde presenta una problemtica focalizada. Se debe dividir en pasos especficos los
cuales nombraremos a continuacin para una correcta configurar espacio de cada centro.

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 Se observa que todo est basado en facturas pero no se sabe la totalidad
de productos por eso se hace importante que para empezar a ordenar todo
se debe hacer un plano de planta que mostrara el diseo de la bodega
Identificar cada una de las sesiones de la bodega ( darle nombre a cada
sesin)
Clasificar mediante hojas de vida cada producto para tener un control
exacto de las existencias, es decir cmo se va a clasificar el inventario.
Etiquetar los estantes por orden de producto (por orden alfabtico) nmero
de productos o categora de los mismos.
actualizar todo el sistema de seguimiento del inventario para que coincida
con el diseo.
Crear un proceso para el inventario entrante, es decir elaborar una poltica y
un procedimiento sobre cmo funciona el proceso de inventario para que
todo el personal que labora en la compaa tenga acceso a l, dentro de las
mismas polticas establecer responsables de toda la cadena (facturacin,
seguimiento de inventarios, quien lleva mercancas a los estantes y como
se enva los productos al cliente.
Evaluacin peridica del diseo y de cada aspecto del inventario esto
servir para determinar los cambios que se puede hacer para mejorar el
sistema y el procesamiento del inventario y que con el paso de los aos no
se sufra por lo obsoleto que se convierta el sistema
La localizacin de los centros de distribucin, surge de la necesidad de
organizar la forma de trabajo, de tal manera que se pueda asegurar el
cumplimiento a raz de una demanda cada vez ms especializada. La
implementacin de este mtodo de organizacin tambin ofrece una
reduccin de costos en las empresas y evita cuellos de botella ya que la
misin es corregir los desajustes, para adaptarse al comportamiento de
oferta y demanda.

En este punto, la mejor forma de organizar los centros de distribucin seria, ubicar
las oficinas de Pablo (Administrador del mdulo de inventario) y de Carlos (Director
de logstica) relativamente cerca de la bodega donde se tiene el inventario fsico de
las referencias, esto con el fin de facilitar la supervisin de las actividades
programadas de los operarios, adems de esto, partiendo de que Manuel (Gerente
regional), Palomari (Director nacional de logstica) y Carvacio (Vicepresidente
administrativo) no se encuentran en el centro ubicado en San Bernardo del Viento,
se debe inmediatamente reforzar la comunicacin tanto vertical como horizontal

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entre el personal de la compaa, sin dejar atrs, la importante tarea de auditoras
internas dentro de periodos ms constantes en el ao financiero que est en curso.

CONTROLES PRIMARIOS
Se ajustaran los manuales de funciones segn las necesidades y el alcance de las
decisiones a tomar por cada cargo y ajustar el programa de capacitacin conforme
las exigencias de la operacin y los requerimientos y experiencia del personal.

INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

La gestin de inventarios y almacenamiento es un rea crtica para el buen

funcionamiento de una empresa, esta requiere de una estructura y metodologa
aplicada de acuerdo a los productos o servicios que se empleen.

Para lograr mejorar y controlar los procesos logsticos de san Bernardo del viento
se debe iniciar en la implementacin de un nuevo sistema que facilite la operacin,
reduzca tiempos de ejecucin de los procesos y mejore el control.

La metodologa ABC, Calcula y controla el coste de las actividades y ayuda en la

gestin y planificacin de las actividades de almacenamiento. Esta metodologa
consiste en clasificar los diferentes tipos de SKU basada en actividades (Funcin,
estilo, color tamao, etc); Debido a que resulta complejo su control se deben
establecer prioridades, por esto al combinarla con el principio de Pareto (Regla 80-
20) Donde el 80% de las ventas representa el 20% de los productos y el 20% de
ventas representa el 80% de los productos restantes, esto nos ayuda para lograr
establecer prioridades y enfatizar en aquellos productos que representa mayor
utilidad en la empresa y a quienes se les debe tener mayor enfoque.
Para este caso se debe realizar 2 tipos de clasificacin, una por ventas (De mayor
rotacin) y otra por Costos (Control de almacenamiento de productos costosos para
evitar prdidas)

Tipo A: 80% Ventas representa 20% productos.

Tipo B: 15% Ventas representa 75% productos.

Tipo C: 5% Ventas representa 5% productos.

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 Fuente: Politcnico Grancolombiano, Gestin de inventarios y almacenamiento

DESPACHOS Y DISTRIBUCIN

Se establecern controles de despachos ms exhaustivos, por medio de programas

computarizados que permitan controlar l envi de materiales de acuerdo a los
pedidos y las novedades que se hagan en tiempo real.
As mismo por medio de cmaras y personal de seguridad se vigilara en ingreso,
almacenamiento y salida de mercancas.

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 7. CRITERIOS DE EVALUACION

Las alternativas propuestas en el caso DISTRIBUYAMOS S.A deben ser

controlados por:

la creacin de indicadores de gestin desarrollados en cada departamento.

Auditoras internas por personal externo.
Registros de operacin diaria en fsico y mediante ERP certificado por jefe
de cada rea.
Evaluacin diagnostica sobre la eficiencia de la planta.

8. RECOMENDACIONES

Los indicadores de gestin en un proceso de insercin tomaran sus cronogramas

en un periodo no mayor a un bimestre, en donde los encargados de las reas
plasmaran en informes directamente a las gerencias de cada rea.
De la mano de la presidencia generar actividades referentes a la capacitacin de
personal, con temas de clima laboral, trabajo colaborativo y nuevas tendencias
ofimticas, de ayuda en los procesos de flujo de informacin

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 9. CONCLUSIONES

En las condiciones actuales del mercado y teniendo en cuenta la competitividad las

empresas buscan continuamente la mejora en sus procesos y son cada vez un poco
ms sensatos en la organizacin de la gestin y la logstica en general como parte
esencial no solo para reducir costos (perdidas, daos en sus productos) si no para
causar un impacto positivo en cada uno de sus clientes bien sean externos o
internos, se busca la homogenizacin de cada uno de sus procesos bien sea
sistema de almacenaje y bases de trabajo
Esta dado para que la empresa DISTRIBUYAMOS S.A tenga una serie de
herramientas aplicables a sus operaciones logsticas, para que se convierta
despus de la implementacin de las mismas en una empresa competitiva, que de
buenos resultados para los inversionistas, con un ambiente laboral envidiable y que
proporcione principalmente a sus clientes unos productos de alta calidad, con
entregas a tiempo y sin perdidas adicionales por mala programacin o por
inconvenientes en su cadena de abastecimiento con criterios que nos indiquen su
comportamiento como:
Funcionalidad: Que las cosas queden donde se puedan trabajar
efectivamente.
Econmico: Ahorro en distancias recorridas y utilizacin plena del espacio.
Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos.
Comodidad: Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores
y el traslado de los materiales.
Iluminacin: No descuide este elemento dependiendo de la labor especfica.
Aireacin: En procesos que demanden una corriente de aire, ya que
comprometen el uso de gases o altas temperaturas etc.
Accesos libres: Permita el trfico sin tropiezos.
Flexibilidad: Prevea cambios futuros en la produccin que demanden un
nuevo ordenamiento de la planta.
Se requiere organizar la metodologa de trabajo con el fin de suplir la
demanda que la empresa presenta y que cada da est cambiando de
manera constante, adicionalmente evitando retrasos en la entrega de sus
pedidos, de esta manera se lograr que la empresa Distribuyamos cierre
las brechas existentes presentadas en sus operaciones

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