Control de inventario con DataSoft 6.0

DataSoft 6.
Gua del Usuario
ALMACN INTERNO
Tarija, junio del 2012

TABLA DE CONTENIDO
1. ALMACEN INTERNO ........................................................................1
2. IMPLEMENTACIN ..........................................................................1
3. CONFIGURACION MANEJO DEL INVENTARIO ...........................................2
4. DEFINICIN DESTINOS DE LAS SALIDAS ..............................................2
5. DEFINCIN DE LOS DEPSITOS ..........................................................3
6. ORGANIZACIN DEL INVENTARIO .......................................................3
7. FICHA DEL TEM ............................................................................4
8. BARRA HERRAMIENTAS TEMS............................................................4
8.1 Buscar/Filtrar .................................................................................................................................. 4
8.2 Desbloquear ...................................................................................................................................... 5
8.3 Imagen del tem .............................................................................................................................. 5
8.4 Movimiento del tem ...................................................................................................................... 5
8.5 Kardex del tem............................................................................................................................... 5
9. REGISTRO DE LAS ENTRADAS.............................................................6
9.1 Notas de Cotizacin ........................................................................................................................ 6
9.2 Nota de Orden de Compra ............................................................................................................ 7
9.3 Nota de Compra ............................................................................................................................... 8
10. REGISTRO DE LAS SALIDAS ............................................................. 10
10.1 Nota de Salida .................................................................................................................................11
11. REPORTES DE ALMACN .................................................................. 12
12. ENTREGAS Y DEVOLUCIONES HERRAMIENTAS ........................................ 13
12.1 Notas de Entrega .......................................................................................................................... 13
12.2 Devoluciones.................................................................................................................................... 14
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Optimiza Sus Recursos
1. ALMACEN INTERNO
Diseado para llevar un control interno de sus tems inventariados. Los tems son Comprados a
Proveedores y consumidos en diferentes Centros de Costo. Especial para controlar el flujo del
inventario para empresas pblicas, industrias, constructoras, etc.
FLUJO DE INFORMACIN
2. IMPLEMENTACIN
Se llama implementacin al proceso de configurar y adecuar el sistema a las condiciones y
requerimientos del usuario. El sistema estar implementado cuando se registren las Entradas y Salidas y
se obtengan los informes de control, diagnstico y evaluacin de manera rutinaria.
DataSoft es un paquete de mdulos, entre ellos este Almacn Interno, que est diseado para ser
adaptable a diferente requerimientos de trabajo: Empresas Pblicas, Constructoras, Industrias, etc...
Esta gua seguir el flujo requerido para una implementacin del sistema. Se explicaran las
caractersticas y posibilidades de cada etapa.
Lo primero es definir donde almacenaremos la informacin. Podemos tener un archivo de datos
(data) que contenga informacin de Contabilidad y a la vez del Almacn Interno o podemos tener dos
archivos de datos, uno con la informacin Contable y el otro con la informacin del Almacn Interno.
Esta es la primera decisin que debe tomar. Vea la Gua_InicioDataSoft60.pdf para mayor informacin
sobre los archivos de datos.
Tarija-Bolivia Barrio Luis de Fuentes, calle Mario Cossio #E-1122. Telf.: 77176391 - 6631880
omnidata.tarija@gmail.com
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3. CONFIGURACION MANEJO DEL INVENTARIO

Seleccione Configurar Manejo Inventario para abrir la ventana de
Configuracin De Administracin Del Inventario Perpetuo donde puede
seleccionar entre una u otra pestaa:
Es una exigencia del sistema seleccionar su mtodo de control antes de registrar las Notas de
Compra y/o Salida.
Si cambia el mtodo habiendo ya registrado Notas de Compra y/o Salidas, el sistema le obliga a
eliminarlas. Por omisin el mtodo seleccionado es el CPP. (Ver Anexos: Mtodos de Control de
Inventario).
Haciendo Clic en Modificar, la ventana se pone en modo edicin pudindose cambiar la seleccin,
luego clic en Aceptar o Cancelar para salir del modo edicin.
La Numeracin de la Notas toma importancia cuando se est manejando varios depsitos. Se pueden
escoger entre:
.- Numeracin Correlativa General
.- Numeracin Correlativa Por Depsito
Lea las aclaraciones y seleccione la manera de numerar sus Notas.
4. DEFINICIN DESTINOS DE LAS SALIDAS

Las Salidas tienen un Destino: El Centro de Costo que es donde se consume el tem.
Para definir la organizacin que vamos a utilizar se debe hacer clic en el icono ubicado en la
Barra de Herramientas del sistema. Donde podr crear la estructura de Categoras/ SubCategoras/
Centros de Costo. Esta estructura es jerrquica y de tres niveles.
El sistema exige que cada Categora y SubCategora tenga al
menos un Centro de Costo. Ya que cuando creemos una Nota de
Salida la debemos Vincular a un Centro de Costo en particular.
Por Omisin se crea Una Categora con Una SubCategora y
Un Centro de Costo con el nombre de la empresa.
Una SubCategora puede contener uno o varios Centros de
Costos, los Centros de Costo son indispensables y se utilizan para
crear vnculos con las Notas de Salida. Como puede observar, se
puede organizar la informacin de diferentes maneras,
dependiendo del detalle que desea. A mayor detalle, mayor es el
3
trabajo de ingresar la informacin. Todos deseamos que el sistema nos d la informacin que queremos
pero hay que definir cmo estar organizada sta informacin.
El sistema debe trabajar obligadamente por lo menos con Un Centro de Costo y recomendamos que
las Categoras, SubCategoras y Centros de Costo tengan similar estructura que el Plan de Cuentas
(Activo Realizable/Cuentas del Inventario).
5. Defincin de los Depsitos

Puede manejar los depsitos que Ud. desee.
Recomendamos utilizar lo estrictamente necesarios
y mejor an, si puede trabajar con un solo depsito,
lo recomendamos.
Para definir los depsitos utilice el icono ,
ver siguiente,. Ingrese al menos UN depsito. Por
omisin el sistema crea un depsito llamado nico.
Seleccinelo y Modifique su descripcin si es necesario.
6. Organizacin del Inventario

Debemos escoger la
opcin Fichas del
Inventario e ingresamos
a la ventana de tems
Inventariados.
Los tems deben
estar organizados en
Grupos y SubGrupos en
una estructura jerrquica
de dos niveles.
Creamos los Grupos
y SubGrupos y Haciendo Clic en el icono ubicado en la barra de herramientas. Se abren las ventanas
de Grupos y SubGrupos:
Por omisin el sistema crea Un Grupo y Un SubGrupo. Seleccione y Modifique su descripcin si es
necesario.
Observe que la ventana GRUPOS tiene sus botones Insertar/Modificar/Eliminar al igual que la
ventana SUBGRUPOS. Cuando inserte un SubGrupo debe tener seleccionado el Grupo, as este registro
de SubGrupo estar vinculado a este Grupo.
Organice sus tems inventariados. Dependiendo de esta organizacin podr obtener informacin de
su almacn. El sistema requiere que por lo menos tenga UN SubGrupo.
Para las empresas Pblica recomendamos utilizar el Clasificador vigente.
4
7. Ficha del tem

Para cada tem es necesario crear una Ficha de Inventario donde se identifica este tem por un
Cdigo nico y Una Descripcin, adems de informacin adicional como a qu SubGrupo pertenece,
Unidad de medida, Cantidad Inicial y Precio Unitario de Costo de Apertura, etc.
Haga clic en el icono ubicado en la
Barra de Herramientas para abrir la ventana
de la Ficha De tem Inventariado.
En esta ventana se muestran los botones
Insertar/Modificar/Eliminar la ficha del
inventario. Haga clic en Insertar para
registrar una nueva ficha.
La Pestaa Identificacin contiene la
informacin de identidad del tem. Cada tem
tiene un Cdigo de identificacin que es nico
y debe contener caracteres alfanumricos. El
usuario deber decidir cmo codificar a sus
items, citamos los siguientes ejemplos:
a. 02.009 Pertenece al Grupo 2 y
secuencialmente se asigna el 009.
b. PAPESABOF Papel Sbana, tamao
Oficio
La Pestaa de Flujo de Cantidades

contiene la informacin resumen del Movimiento del tem, La cantidades de Compras y Salidas son
calculadas automticamente, lo que se debe ingresar es la Cantidad de Apertura o Inicial que
corresponde a la cantidad que hay del tem en el momento de comenzar a operar con el sistema. Si no
tiene cantidad de inicio djelo en blanco.
Utilice el icono para Ingresar una cantidad para un depsito y para Modificar la lnea
seleccionada. Estos botones se activan en modo
Edicin (cuando se inserta y/o modifica una
ficha).
Una vez creada la ficha y habiendo
definido su inventario inicial, si es que hay, puede comenzar a Comprar y Sacar tems mediante las notas
de Compras y Salida y Transaferir items de depsito a depsito mediante las Notas de Transferencia, si
tiene definido ms de un depsito.
8. Barra Herramientas tems

Ofrece variadas opciones para manejar las Ficha de los
tems
8.1 Buscar/Filtrar
Abre la ventana de Bsqueda donde
se puede filtrar la informacin segn la cadena
de caracteres que contenga la Descripcin o el
Cdigo del tem. Luego seleccionar el tem y clic
en el botn Buscar o doble clic sobre la lnea.
5
8.2 Desbloquear
Desbloquea todas las lneas seleccionadas. Cuando se cierra la ventana de Fichas de
tems, todos los registros se Bloquean para evitar su modificacin o eliminacin. En el listado se
presenta como Lnea Tickeada. Si se desea Modificar una ficha previamente hay que desbloquearla,
si tiene el privilegio de poder hacerlo.
8.3 Imagen del tem
Utilice el icono para abrir la ventana de Imagen del tem. Puede insertar, desde el
portapapeles, la imagen relacionada con este tem.
8.4 Movimiento del tem
Abre una ventana que permite construir ventanas con informacin del movimiento del
tem seleccionado. Defina los parmetros y clic en Construir.
El icono imprime las lneas seleccionadas en un informe en tamao carta vertical.
8.5 Kardex del tem

Visualiza el movimiento del tem seleccionado en formato Kardex dependiendo del
mtodo seleccionado. Solicita seleccionar el depsito si tiene ms de uno.
Puede agrandar la ventana para ver la informacin de los saldos valorados.

Si utiliza el mtodo CPP tendr el icono que le permite reconstruir el Kardex para este
tem. Utilice esta utilidad en caso necesario.
El icono imprime las lneas seleccionadas en un informe en tamao carta horizontal.
6
9. Registro de las Entradas

En las entradas de tems al almacn se puede generar
diferentes notas que registran este proceso.
9.1 Notas de Cotizacin
Permite registrar las Cotizaciones.
Estas notas NO son indispensables para registrar el ingreso al almacn. Genera las Notas
de Cotizacin dirigida al Proveedor participante y otra para uso interno de la empresa. Puede
insertarse tems que an no tengan un cdigo, (que no tenga ficha). No producen movimiento en el
inventario y no son indispensables ya que no son necesarias para registrar una entrada al inventario.
7
9.2 Nota de Orden de Compra

Permite registrar las Notas de Orden de Compra.
Puede crearse jalando la informacin de una Nota de Cotizacin o puede construirse sin
tomar en cuenta a esta nota. Estas notas NO son indispensables para registrar el ingreso al
almacn. Genera la Nota de Orden de Compra para UN proveedor. Puede insertarse tems que an
no tengan un cdigo y puede Crearse las fichas de los tems sin cdigo.
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9.3 Nota de Compra

La Nota de Compra es realmente el registro de Ingreso al Almacn. Puede Jalarse desde
una Nota de Orden de Compra o puede ser construida sin tomar en cuenta
a esta nota. Para jalar la informacin desde una Orden de Compra esta no
debe contener tem sin cdigo.
Abre la ventana de NOTAS DE COMPRA. Las Notas de Compra
corresponden a los registros de Entradas o Ingresos al almacn.
Esta ventana muestra una lista de las Notas registradas y una barra en la
parte superior, que contiene los siguientes iconos:
Configurar Pgina, le permite cambiar los Mrgenes y las Firmas de la Nota de

Compra a imprimir. Realice los ajustes, si es que lo ve conveniente, cambiando los Mrgenes y
firmas de la Nota de Compra.
Imprimir Nota, Despliega el Men Imprimir Nota donde puede seleccionar el formato
deseado y/o realizar los ajustes que vea conveniente a estos informes.
DesBloquear Nota, Al cerrar esta ventana, todas las notas son Bloqueadas. Con este
icono puede Desbloquear las Notas Seleccionadas para poder realizar Modificaciones.
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Kardex Del Proveedor y Cuentas Por Pagar, Maneja y

controla las cuentas por pagar as como visualiza el Kardex del Proveedor
seleccionado. Despliega el Men que le permite realizar las siguientes
acciones:
a. Abrir Kardex Del Proveedor, Abre una ventana donde muestra el Kardex del proveedor,
todo el movimiento de Compras y Cancelaciones. Desde esta ventana se realizan las
Cancelaciones a las Cuentas por Pagar y se manejan los Saldos por Pagar.
b. Cancelaciones A Proveedores, abre una ventana donde se puede elegir parmetros para
generar reportes sobre las Cancelaciones realizadas a las Cuentas Por Pagar.
c. Saldos Por Pagar, Solicita informacin para generar el informe de los Saldos Por Pagar a
una Fecha determinada. A quienes debemos y cuanto.
Nota de Compra, La ventana de Nota de Compra se abre, cuenta con todas las
herramientas para construir una Nota que refleje fielmente la transaccin.
Esta Nota de Compra contiene los siguientes iconos con sus acciones correspondientes:
Insertar Nueva Nota. Permite crear una nueva Nota De Compra. Se debe ingresar la
informacin de la cabecera y luego el Detalle. La Nota debe registrar fielmente la transaccin. Si
es al contado o crdito, la factura recibida, el cheque emitido, etc.
Modificar Nota. Permite Modificar la Informacin de la Cabecera de la Nota.
Eliminar Nota. Se puede Eliminar una Nota siempre y cuando sea la ltima y no tenga
Detalle de tems.
Jalar Informacin desde Orden de Compra. Una vez creada la Nota, jala la
informacin de una Orden de Compra seleccionada y reemplaza a la que actualmente hay en la Nota
de compra.
Insertar Lneas. Permite insertar lneas de los tems que se Compran.
Una lnea debe contener el Cdigo del tem, la Cantidad y Precio Unitario. Lo que debe estar claro
es cuando se construye una Nota de Compra es que cada tem que se registra constituir un lote de
ese tem en almacn.
Eliminar Lnea. Elimina la Lnea seleccionada siempre y cuando no se hayan

realizado Salidas con este Lote.
Kardex del tem. Construye una ventana con la informacin del Kardex del tem
de la lnea seleccionada para el depsito de la Nota de Compra.
Transaccin Bancaria. Abre la ventana de Transacciones Bancarias donde puede

registrar la transaccin vinculada a esta Nota de Compra. La transaccin actualiza
automticamente el Libro Bancos de la cuenta selecciona.
Facturas Recibidas. Abre la ventana de facturacin

donde se puede registrar la/s facturas/s recibidas. Esta informacin
actualiza automticamente el Libro Compras IVA.
Imprimir Nota. Men desplegable con opciones para ordenar la
impresin de la Nota de Compra en diferentes formatos. Se puede
configurar la Pgina que son los parmetros para la Nota que se desea
imprimir. Modifique estos parmetros hasta que obtenga la Nota
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adecuada a sus necesidades. Observe que Configurar Pgina para las dos primeras opciones de este
men se encuentran en la Ventana de NOTAS DE COMPRA.
Informacin de Compra. Se registra el monto de la compra, en
especial cuando la compra es al Crdito. Observe que el Monto de Compra es
generalmente igual al Total Monto (Precio Unitario de Compra igual al Precio
Unitario de Costo). Para otro caso, es posible que estos montos no igualen.
Ms aun cuando se realiza la Compra al Crdito y ese crdito es en diferente moneda. Si la
informacin es exacta el sistema trabajar con ptimos resultados.
10. Registro de las Salidas

Las Salidas del almacn son registradas por las Notas de Salida.
Abre la ventana de Notas de Salida De Almacn. Las Notas de Salida
corresponden a los registros de Salidas del almacn.
Esta ventana muestra una lista de las Notas registradas y una barra
en la parte superior que contiene los siguientes iconos:
Definicin de Solicitantes, Abre la ventana Solicitantes donde puede registrar a los

Solicitantes que incluir en la informacin de las Notas de Salida.
Men Imprimir Nota, despliega las diferentes opciones para
imprimir la Nota de Salida, adems de la posibilidad de configurar la
Pgina para cada formato de Nota.
DesBloquear Nota, Al cerrar esta ventana, todas las notas
son Bloqueadas. Con este icono puede Desbloquear las Notas
Seleccionadas para poder realizar Modificaciones.
Nota de Salida, La ventana de Nota de Salida se abre, cuenta con todas las
herramientas para construir una Nota que refleje fielmente la transaccin.
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10.1 Nota de Salida

La ventana de Nota de Salida contiene los siguientes iconos con sus acciones
correspondientes:
Insertar Nueva Nota. Permite crear una nueva Nota De Salida. Se debe ingresar la
informacin de la cabecera y luego el Detalle. La Nota debe registrar fielmente la transaccin. A
qu Centro de Costo, Quin lo solicit, fecha, etc.
Modificar Nota. Permite Modificar la Informacin de la Cabecera de la Nota.
Eliminar Nota. Se puede Eliminar una Nota siempre y cuando sea la ltima y no tenga
Detalle de tems.
Insertar Lneas. Permite insertar lneas al detalle de la Nota de los
tems que Salen. Una lnea debe contener el Cdigo del tem, la Cantidad y Precio Unitario.
SELECCIN DEL ITEM
Mtodo PEPS o UEPS
Para el mtodo PEPS o UEPS: Seleccionar el Item y luego seleccionar el Lote con saldo.
Abre la ventana para seleccionar el tem, el lote y la cantidad de salida.
Busque y selecciones el tem que sale.
Ingrese la cantidad de Salida, Observe que dependiendo de la seleccin del lote se tendr
una cantidad mxima a salir que es igual a la Cantidad de Saldo del lote seleccionado. Si se requiere
salir una mayor cantidad: Primero saque de un lote y vuelva a repetir el procedimiento de Insertar
lnea y seleccione otro lote. El precio de Costo del tem es atomticamente asignado y es el valor de
compra del lote seleccionado.
SELECCIN DEL ITEM
Mtodo CPP
Para el mtodo CPP:

Seleccionar el Item con saldo.
Abre la ventana para
seleccionar el tem y la cantidad
de salida.
Busque y seleccione el
tem que sale. Ingrese la cantidad
de Salida. El precio de Costo del
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tem es asignado segn el valor de Costo Promedio Ponderado (CPP).
Eliminar Lnea. Elimina la Lnea seleccionada.

Kardex del tem. Construye una ventana con la informacin del Kardex del tem
de la lnea seleccionada para el depsito de la Nota de Salida.
Imprimir Nota. Men desplegable con opciones para ordenar la impresin de la Nota de
Salida en diferentes formatos. Se puede configurar la Pgina que son los parmetros para la Nota
que se desea imprimir. Modifique estos parmetros hasta que obtenga la Nota adecuada a sus
necesidades. Observe que este men es el mismo que puede usar desde la ventana Notas de salida
de Almacn.
11. Reportes de Almacn

Abre la ventana Reportes de Almacn para generar informes.
Manipule las diferentes opciones para obtener el informe que desea.
Encontrar ms de lo que necesita.
Por omisin, el Destino de la Impresin es en Pantalla desde donde podemos enviar el informe a
impresora, imprimirlos.
Para analizar la informacin requerimos poder ver dos o ms informes, a la vez. Para esto podemos
cambiar el destino de la Impresin escogiendo Ventana.
Clic en el men Opciones y seleccionar:
Opciones\Destino de la Impresin\Clic en Por Ventanas, cerrar
Esto le permitir que cada informe se muestre en una ventana particular. Podr ver, a la vez, los
informes que desee, pero no podr imprimirlos. Ver: Guia_InicioDSoft60.pdf para mayores detalles.
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12. Entregas y Devoluciones Herramientas

Esta utilidad le permite controlar lo que se Entrega a un empleado,
Herramienta-Equipo-tiles, y su respectiva Devolucin.
Diseado para controlar tems que son Entregados a los encargados por
un periodo temporal y luego deben ser Devueltos.
Estos tems son diferentes a los anteriormente tratados y deben ser
marcados como Herramientas en su Ficha de Inventario:
El proceso consiste en registrar la salida del tem mediante las Notas de Entrega, luego, cuando se
realiza la Devolucin esta puede ser de las siguientes maneras:
.- Devuelto
La herramienta es devuelta sin nada que resaltar.
.- Dar de Baja
La herramienta es dada de Baja por haberse daado, consumido, etc.
.- A Cuenta
La herramienta es dada de Baja pero el monto del costo de la herramienta es cargado al
encargado.
12.1 Notas de Entrega
Listado de las Notas de Entrega registrados en la
base de datos
La barra de herramientas posee diferentes opciones
para manejar las Entregas y
Devoluciones:
Solicitantes de los tems. Abre una ventana

donde podemos registrar a los solicitantes.
Despliega el Men de Impresin de las
Notas de Entrega y de los reportes de Control de los
solicitantes y de los tems.

Desbloquear Lneas Seleccionadas.
14
Abre La Nota de Entrega desde donde podemos realizar las acciones de

Insertar/Modificar o Eliminar una Nota de Entrega. Permite Insertar tems y eliminarlos.
12.2 Devoluciones
Abre la ventana de Control de las Devoluciones de lo Entregado:
Aqu podemos realizar las siguientes acciones:

Hacer Devuelto La herramienta es devuelta sin nada que resaltar. Pone a las Lneas
Seleccionadas como Devueltas
Limpiar Devolucin Quita el atributo de Devuelto.
Dar de Baja La herramienta es dada de Baja por haberse daado, consumido, etc.
A Cuenta La herramienta es dada de Baja pero el monto del costo de la herramienta es
cargado al solicitante encargado.
Seleccin Imprime lo seleccionado
Men Ver: Aqu podemos escoger:
Ver Solo Saldos>0 Muestra solo los tems que no se termino de
Devolver. Que tienen Saldo No Devuelto.
Ver Todos Muestra todos los tems que se entregaron.

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3. CONFIGURACION MANEJO DEL INVENTARIO

4. DEFINICIN DESTINOS DE LAS SALIDAS

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5. Defincin de los Depsitos

6. Organizacin del Inventario

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7. Ficha del tem

La Pestaa de Flujo de Cantidades

8. Barra Herramientas tems

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El icono imprime las lneas seleccionadas en un informe en tamao carta vertical.

8.5 Kardex del tem

Puede agrandar la ventana para ver la informacin de los saldos valorados.

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9. Registro de las Entradas

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9.2 Nota de Orden de Compra

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9.3 Nota de Compra

Configurar Pgina, le permite cambiar los Mrgenes y las Firmas de la Nota de

Optimiza Sus Recursos

Kardex Del Proveedor y Cuentas Por Pagar, Maneja y

Modificar Nota. Permite Modificar la Informacin de la Cabecera de la Nota.

Eliminar Lnea. Elimina la Lnea seleccionada siempre y cuando no se hayan

Transaccin Bancaria. Abre la ventana de Transacciones Bancarias donde puede

Facturas Recibidas. Abre la ventana de facturacin

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10. Registro de las Salidas

Definicin de Solicitantes, Abre la ventana Solicitantes donde puede registrar a los

Optimiza Sus Recursos

10.1 Nota de Salida

Modificar Nota. Permite Modificar la Informacin de la Cabecera de la Nota.

Para el mtodo CPP:

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tem es asignado segn el valor de Costo Promedio Ponderado (CPP).

Eliminar Lnea. Elimina la Lnea seleccionada.

11. Reportes de Almacn

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12. Entregas y Devoluciones Herramientas

Solicitantes de los tems. Abre una ventana

solicitantes y de los tems.

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Abre La Nota de Entrega desde donde podemos realizar las acciones de

Aqu podemos realizar las siguientes acciones:

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