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AUTORAS:
DIRECTORA:
2012
PORTADA
Mgs.
CERTIFICA:
Que el presente trabajo, denominado: Auditoria de gestin para la empresa Comercial Luna
realizado por las profesionales en formacin: Luna Jcome, Diana Carlota y Morocho Gordillo,
Mara Deysi; cumple con los requisitos establecidos en las normas generales para la
Graduacin en la Universidad Tcnica Particular de Loja, tanto en el aspecto de forma como de
contenido, por lo cual me permito autorizar su presentacin para los fines pertinentes.
f) _______________________
ii
DECLARACIN Y CESIN DE DERECHOS
NOSOTRAS, Luna Jcome Diana Carlota y Morocho Gordillo Mara Deysi declaramos ser las
autoras del presente trabajo y eximimos expresamente a la Universidad Tcnica Particular de
Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos y acciones legales.
Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposicin del Art. 67 del Estatuto orgnico
de la Universidad Tcnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice:
Forman parte de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos cientficos
y tesis de grado que se realizan a travs, o con el apoyo financiero, acadmico o institucional
( operativo) de la Universidad.
_____________________________ _____________________________
1900524198 1400352496
iii
AUTORA
_____________________________ _____________________________
iv
DEDICATORIA
v
AGRADECIMIENTO
Las autoras
vi
NDICE DE CONTENIDOS
Resumen ejecutivo
1.1.2 Ubicacin___________________________________________________________________________________________ 3
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
ix
Resumen ejecutivo
El tercer captulo contiene el desarrollo de la auditora de gestin, el mismo que inicia con la
orden de trabajo, notificacin, planificacin preliminar, planificacin especfica en los cuales se
prepararon y elaboraron los programas, cuestionarios de control interno, indicadores de gestin,
y elaboracin de encuestas.
x
CAPTULO I
ANTECEDENTES DE
LA EMPRESA
1.1 Descripcin de la empresa
Comercial Luna tiene sus orgenes en la iniciativa de una joven mujer emprendedora, la Sra.
Sonia Jcome, quien, el 28 de marzo del 2001, y con la finalidad de ofrecer a la poblacin del
Cantn Yantzaza y su provincia la oportunidad de adquirir productos de buena calidad y con
precios que los vuelvan asequibles a todos, decide ofrecer a su clientela productos como
lubricantes y artculos de ferretera, tanto en el local como a domicilio, siempre considerando y
brindando el mejor servicio y trato a los clientes, contribuyendo de tal manera al desarrollo y
crecimiento de la comunidad de Yantzaza.
En sus inicios empez a funcionar con un capital de $10.000, el que sera aportado por su
propietaria en su totalidad. Debido a este aporte la Sra. Sonia Jcome se convierte en duea
absoluta del almacn. As, se constituira como persona natural y establecera a la empresa
como un negocio familiar, siendo de esta manera administrado por ella en calidad de gerente.
Con el pasar de los aos y por su solidez y solvencia econmica, Comercial Luna es el principal
distribuidor en la zona, de las marcas sthil, de walt, husqvarna y oregn, es proveedor de las
juntas parroquiales de los Encuentros y Chicaa as como tambin de los municipios del cantn
Yantzaza, El Pangui, Centinela del Cndor, Gualaquiza y Zamora.
Actualmente Comercial Luna lleva diez aos en el sector ofreciendo sus productos, teniendo
como objetivo principal la compra venta de productos de ferretera, maquinaria y equipo de
minera en mltiples marcas como: bellota, de Walt, stihl, oregn, maquita, truper,
black&decker, husqvarna, hansa, etc. A medida que el negocio fue creciendo la demanda de
artculos aumentara, con el pasar de los meses incrementndose la gama de mercadera
ofrecida. Es as que, adems de lubricantes y artculos de ferretera, hoy en da se ofrecen
pinturas, lacas, motores, motosierras y equipo de minera.
Los proveedores potenciales para el almacn se encuentran ubicados entre las principales
empresas del Ecuador:
De igual manera, en el momento de realizar las ventas de los productos, tambin lo hace en dos
modalidades de pago: ya sea al contado, ofreciendo descuentos o a crdito, otorgando
facilidades de pago, cuyos plazos pueden variar entre los 1 y 2 meses con intereses,
dependiendo del monto de los artculos.
Comercial Luna posee un inventario de productos que le permite satisfacer las exigencias del
mercado. De tal modo, cuando un cliente solicita grandes cantidades de un artculo en
particular, resulta factible despacharlo inmediatamente. Asmismo, es importante recalcar que
tambin existe cierta mercadera que no se puede mantener en stock, debido a la inversin que
estas significan para lo cual se las comercializa nicamente bajo pedido.
1.1.2 Ubicacin
Comercial Luna no cuenta con un lugar propio para su funcionamiento, para realizar sus
actividades arrienda un local, propiedad del Sr. Bolvar Guaicha, est ubicado en la Av. Ivn
Riofro y 12 de febrero. Sin embargo, por el notable incremento de la demanda yde losproductos
se adquiri un lote de terreno ubicado en las calles Jos Arcentales y los geranios en donde se
encuentra en construccin un local propio para su funcionamiento.
3
1.1.3 Estructura organizacional
La empresa objeto del presente estdio cuenta con los siguientes niveles para su
funcionamiento:
Nivel directivo:
Gerente
Sub-Gerente
Nivel operativo:
Vendedores
4
Organigrama estructural y funcional
Comercial Luna no cuenta con estructura orgnica pero tomando como base fundamental su
estructura funcional se pone a consideracin de gerencia el siguiente organigrama estructural,
el mismo que se encuentra dentro del orden racional y tcnico.
GERENTE
SUBGERENTE CONTADORA
VENDEDOR 1 VENDEDOR 2
5
Grfico N 2. Organigrama funcional de la empresa Comercial Luna
GERENTE
Planifica la organizacin a futuro
estableciendo objetivos a corto y largo plazo
que se deben lograr.
Dirige motivando y conduciendo las
actividades del personal en direccin a los
objetivos de la organizacin.
Controla las actividades de los subordinados y
de toda la empresa
Ejerce la representacin legal de la empresa.
SUBGERENTE CONTADORA
Remplazar al gerente en las Emitir estados financieros
actividades desarrolladas por el oportunos, confiables y otras
mismo cuando se encuentre disposiciones vigentes.
ausente. Asesorar a la gerencia en planes
Brinda al trabajador las econmicos y financieros tales
herramientas adecuadas para la como presupuestos.
realizacin de sus funciones. Atender requerimientos de
Ofrece incentivos para el buen informacin de organismos de
desempeo de los empleados. control externo a la empresa,
Mantener excelentes relaciones como el SRI
con las entidades y personas a Cumplir y hacer cumplir las
las cuales se les brinda nuestros normas, procedimientos y dems
productos. disposiciones regulatorias para el
manejo econmico y control de la
empresa.
6
1.2 Base legal
Para la realizacin de las actividades financieras y administrativas, Comercial Luna, puesto que
acta como persona natural, se encuentra regulada por las siguientes entidades de control:
a. Impuestos mensuales:
b. Impuestos anuales:
Declaracin del impuesto a la renta, corresponde a la declaracin de rentas anuales, que debe
ser presentada por empresas y personas en el mes de abril de cada ao, para cumplir con las
obligaciones tributarias, se lo realiza mediante el formulario 102.
Comercial Luna, paga anualmente la patente municipal, que es una contribucin impuesta y
cobrada por los municipios sobre el volumen de negocios a toda persona dedicada a la
prestacin de cualquier servicio industria o negocio.
Comercial Luna est sujeta a las leyes y disposiciones establecidas en el Cdigo del Trabajo,
principalmente a las que tienen que ver con:
Captulo IV
Para obtener el permiso de funcionamiento del cuerpo de bomberos, Comercial Luna tuvo que
pasar por los siguientes procedimientos:
Informe de inspeccin.
Copia de RUC.
En lo que respecta al manual de funciones, vale sealar que ste fue elaborado conjuntamente
entre el equipo auditor y los directivos de la empresa, debido a que Comercial Luna no cuenta
con un documento formal que refleje de manera sistemtica y ordenada las funciones que
deben desempear los colaboradores, por lo que se volvi necesario elaborar un manual de
funciones que se base en la experiencia previa y en las actividades regularmente desempeada
por los colaboradores. Ver en Anexos.
8
1.3 Planeacin estratgica de la empresa
1.3.1 Misin
Ser una empresa que trabaja para servir y satisfacer las necesidades de nuestros clientes a
travs de una extensa lnea de artculos de ferretera en general y as como tambin en
maquinaria para la minera, de la mejor calidad y a precios competitivos, contando con la
atencin de un personal amable, rpido y comprometido con los clientes.
1.3.2 Visin
Ser lder en la venta de artculos de ferretera y maquinaria para la minera de la mejor calidad,
brindando el servicio de expertos para satisfacer las demandas y necesidades de nuestros
clientes.
1.3.3 Valores.
En lo que respecta a los valores que guan las actividades diarias de Comercial Luna, se
pueden sealar a los siguientes:
Humildad
Respeto
Responsabilidad
9
manera responsable y oportuna.
Servicio
Disciplina
Se valora a las personas comprometidas con su trabajo y consigo mismas para lograr a
travs de la perseverancia las metas propuestas.
Honestidad
Puntualidad
Actitud de los trabajadores para cumplir oportuna y eficientemente las tareas asignadas, a
efecto de valorar el tiempo propio y de los dems.
RESPETO
HONESTIDA
SERVICIO
D
Los valores
de
COMERCIAL
HUMILDAD DISCIPLINA
LUNA
RESPONSABI PUNTUALIDAD
LIDAD
10
1.3.4 Objetivos.
Trabajar para obtener una ventaja competitiva ante nuestros adversarios, ofreciendo productos
con altos estndares de calidad y as posesionarnos como lderes en el mercado.
Determinar el grado de satisfaccin del cliente para fidelizar a los clientes e incrementar el
mercado.
11
CAPTULO II
MARCO TERICO DE LA
INVESTIGACIN
1. Ll
2.
2.1 Antecedentes
La auditora existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que no existan
relaciones econmicas complejas con sistemas contables, limitndose soloa las verificaciones
de los registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y
las respectivas referencias de los registros.
Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditora es la actividad por la
cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin
misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionalidad de las cifras
que muestran los estados financieros emanados de ellos.
1
WHITTINGPANY., Principios de Auditoria, Edit. Mxico, McGraw-Hill
13
Grafico N4. Control de gestin
Gestin
operativa
Control
Gestin Gestin
administrativa financiera
Los elementos de gestin son los mecanismos de los que se sirve el control de gestin para
desarrollar con xito su funcin, entre los ms destacados tenemos:2
2
Manual de Auditora de Gestin de la Contralora General del Estado.Pag.20 Quito-Ecuador, Abril 2002.
14
Adicionales a estos elementos, son parte del control de gestin los siguientes: rendimiento
(eficiencia con eficacia mas economa), calidad (satisfaccin de la necesidad del usuario),
resultados (efectos de las distintas operaciones de la organizacin), impacto (repercusin en el
entorno de los productos o servicios prestados), excelencia general (buscar el logro de los
objetivos y la satisfaccin del cliente) y control interno ( proporciona confianza en la solidez de
las operaciones y actividades.
Una herramienta muy til para la gestin institucional, es la planificacin estratgica, toda vez
que constituye un proceso estructurado y participativo, mediante el cual una organizacin define
la visin, especifica la misin, expresar esta misin en objetivos y establecer metas concretas
de productividad y gestin.3
2.2.1 Definicin
3
Manual de Auditora de Gestin de la Contralora General del Estado.Pag.24 Quito-Ecuador, Abril 2002
4
Manual de Auditora de Gestin de la Contralora General del Estado.Pag.36 Quito-Ecuador, Abril 2002
15
2.2.2 Propsitos
Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son necesarios y si
se deben desarrollar nuevos.
2.2.3 Objetivos
2.2.4 Alcance
Es posible implicar toda la organizacin o parte de ella, de ser esta ultima manera, se entiende
a un proyecto, proceso o actividad especfica. La auditora de gestin evala cada aspecto de
operaciones, administracin y finanzas de la organizacin, es por ello, que para determinar el
alcance se debe considerar:
16
Verificacin del cumplimiento de las disposiciones legales que la regulan, procedimientos,
manuales y dems relacionados.
2.2.5 Enfoque
En este tipo de auditora debemos tener en cuenta los tres componentes de riesgo.
Riesgo inherente: de que ocurran errores importantes generados por las caractersticas de
la entidad u organismo.
5
Whittington Ray, O. & Pany, Kurt. (2005): Principios de Auditoria, Mxico D.F., Mc Graw Hill. Pg. 119-121
17
Riesgo de control: de que el sistema de control interno prevenga o corrija tales errores.
Riesgo de deteccin: de que los errores no identificados por los errores de control interno
tampoco sean reconocidos por el auditor.
Extensin de las pruebas sustantivas aplicables a la empresa hacia los terceros vinculados.
18
2.3 Proceso de la auditora de gestin
INICIO
FASE II Planificacin
Memorando de
Anlisis informacin y documentacin planificacin
Avaluacin de control interno por componente
Elaboracin plan y programas
Aplicacin de programas
Preparacin de papeles de trabajo
Hojas resumen hallazgos por componente
Papeles de trabajo
FASE IV Comunicacin de resultados
FASE V Seguimiento
Informe final
FIN
Objetivo:
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor nfasis a su
actividad principal; esto permitir una adecuada planificacin, ejecucin y consecucin de
resultados de auditora a un costo y tiempo razonables.
Actividades:
Resultados a obtener:
Indicadores de gestin.
20
2.3.2 FASE II. Planificacin
Objetivo:
Consiste en orientar las tareas hacia el cumplimiento de los objetivos establecidos para los
cuales debe fijarse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a
desarrollar. La planificacin debe contener los objetivos especficos y el alcance del trabajo a
desarrollarse; y, finalmente los resultados esperados.
Actividades:
Resultados a obtener:
Memorando de planificacin
Memorando de planificacin
Flujogramas de procesos
Objetivo:
21
Actividades:
Resultados a obtener:
Papeles de trabajo.
Objetivo:
El informe final presentado no solo contiene las definiciones existentes, sino tambin los
hallazgos positivos, as como tambin en las conclusiones se har conocer el precio del
incumplimiento con su efecto econmico, las causas y condiciones para el cumplimiento de la
eficiencia, eficacia y economa en la gestin y uso de recursos de la empresa auditada.
Actividades:
Comunicacin de resultados.
22
Resultados a obtener:
Informe de auditora
Objetivo:
Posterior a la auditora de gestin realizada, los auditores internos o externos debern realizar
el seguimiento correspondiente.
Actividades:
Resultados a obtener:
23
2.4 Indicadores para la auditora de gestin
2.4.1 Definicin
Es aquel que establece una fuente de medicin de cualquier proceso o componente, debe ser
claro en lo que se quiere medir, el nivel de profundidad y los medios de verificacin.
2.4.2 Objetivo
El principal objetivo de los indicadores de gestin, es poder evaluar el desempeo del rea
mediante parmetros establecidos en relacin con las metas, as mismo observar la tendencia
en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluacin. Con los resultados obtenidos se
pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al mejoramiento o correctivos que
conlleven a la consecucin de la meta fijada.
2.4.3 Caractersticas
Ser relevante.
Factible de medir.
Verificable.
Fcil interpretacin.
6
Manual de Auditora de Gestin de la Contralora General del Estado. Pag. 82 Quito-Ecuador, Abril 2002
24
2.4.4 Parmetros de los indicadores de gestin
Los parmetros son aspectos a evaluar en un enfoque sistmico de gestin de una unidad u
organizacin.
Efecto
Impacto
Eficacia
Eficiencia
Economa
Calidad
Cuantitativos y cualitativos
De uso universal
a) Cuantitativos.- son los valores y cifras que se establecen peridicamente de los resultados
de las operaciones, son un instrumento bsico.
Miden la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misin
institucional.
25
2.4.5.3 Globales, funcionales y especficos
Globales.- miden los resultados en el mbito de institucin y la calidad del servicio que
proporciona a los distintos usuarios.
Indicar que las personas que intervienen en el proceso son sujetos de evaluacin.
Se puede designar a una persona que verifique y valide a los indicadores, y aplique
acciones para evitar una desviacin negativa.7
7
Auditora. Gua Didctica Modalidad Abierta. Universidad Tcnica Particular de Loja. Loja-Ecuador edicin 2005.
Pg. 45-46
26
2.5.2 Control interno
8
Manual de auditora de gestin de la Contralora General del Estado. Pag. 43 Quito-Ecuador, Abril 2002
27
2.5.3 Componentes del control interno
Identificacin y anlisis de
Valoracin del factores que afectan a los
riesgo objetivos
CONTROL
INTERNO
Actividades de Polticas y procedimientos
Grupo de control
actividades que
ayudan a la
organizacin
28
2.5.3.1 Ambiente de control interno
Funda el tono de la organizacin, siendo influencia en la conciencia del control. Es la base del
resto de componentes. Entre sus factores destacan: integridad y valores ticos, compromiso
con la competencia, consejo de administracin, estructura organizacional, polticas y prcticas
de recursos humanos.
Es la identificacin y anlisis de los riesgos importantes a los que tendr que enfrentarse la
organizacin, creando una base de cmo respondern sus directivos.
Comprenden polticas y procedimientos que son tiles para verificar que las acciones de los
directivos se desempean dentro de lo esperado.
2.5.4.1 Cuestionarios
Preguntas que deben ser contestadas a manera de examen por los funcionarios y personal
responsable. Las respuestas deben ser afirmativas, negativas, no aplicables y si es necesario
con explicaciones adicionales. Posteriormente se validan y respaldan las respuestas.
2.5.4.2 Flujogramas
9
Contabilidad Intermedia. Pg. 199. Quito-Ecuador. Edicin 2004
29
2.5.4.3 Descriptivo o narrativo
2.5.4.4 Matrices
Se requiere la aplicacin combinada de los mtodos porque ninguno de estos por si solos
permiten la evaluacin eficiente de la estructura de control interno.
30
Grafico N 8 Simbologa de los flujogramas
SIMBOLOGA DESCRIPCIN
Proceso
Decisin
Documento
Documento pre-numerado
Tarjeta perforada
Papel perforado
Archivo
Conector
Inicio o fin
VERIFICACIN TCNICAS
Comparacin
Ocular Observacin
Rastreo
Indagacin
Verbal Entrevista
Encuesta
Anlisis
Conciliacin
Escrita
Confirmacin
Tabulacin
Comprobacin
Documental Clculo
Revisin selectiva
Fsica Inspeccin
Las marcas de auditora conocidas tambin como: claves de auditora o tildes son signos
particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de trabajo realizado de manera
que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido.
Estas marcas permiten conocer adems, cuales partidas fueron objeto de la aplicacin de los
procedimientos de auditora y cules no.
Las marcas al igual que los ndices y referencias, preferentemente deben ser escritas con lpiz
de color rojo, entre las principales marcas de auditora tenemos:
10
Manual de Auditora de Gestin de la Contralora General del Estado Pag.80 Quito-Ecuador, Abril 2002
33
Grafico N 10 Marcas de auditora con significado uniforme
Ligado
Comprado
Observado
Rastreado
Indagado
Analizado
Circularizado
Sin repuesta
Comprobado
Clculos
Inspeccionado
Notas explicativas
Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas, todo
esto de conformidad a las NAGA.
Su contenido incluir tan slo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.
35
2.8.3 Objetivos de los papeles de trabajo
Principales
Secundarias
Facilitar la supervisin y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un tercero.
Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas, sobre aspectos relativos a las
actividades de control de los sistemas de procedimientos contables.
Archivo corriente: en estos archivos se guardan los papeles de trabajo relacionados con la
auditora especfica de un perodo. La cantidad de carpetas que forman parte de este
archivo, vara de una auditora a otra, aun tratndose de un mismo cliente.
36
CAPTULO III
APLICACIN PRCTICA DE LA
AUDITORA DE GESTIN
3 Proceso de ejecucin de la auditora
AUDITORAS
Ciudad.-
De mis consideraciones:
3. Evaluar la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos humanos y materiales en las reas de
compras, ventas, contabilidad y bodega.
El tiempo estimado para la presente auditora ser de 60 das laborables, al trmino del presente
trabajo se servir presentar el informe correspondiente.
Atentamente,
GERENTE - PROPIETARIO
38
Notificacin de trabajo
Sra. N. T. 002
Sonia Jcome
Ciudad.
De mis consideraciones:
Por medio de la presente me dirijo a usted de la manera ms cordial para informarle que,
como es de su conocimiento se realizar la Auditora de gestin al almacn Comercial Luna
por el perodo comprendido en el 01 de enero al 31 de diciembre del ao 2010. Y por tanto
es conveniente indicar que los auditores Diana Luna y Deysi Morocho permanecern dentro
de sus instalaciones para realizar dicho trabajo, ante lo cual solicito la colaboracin del
personal para que se proporcione la informacin necesaria.
Atentamente,
Jefe auditor
39
Visita previa
COMERCIAL LUNA
Auditora de gestin
a. Informacin general
Ruc: 1900185289001.
Telfono: 2300238
Marcas que vende: sthil, DeWalt, husqvarna, oregn, bellota, maquita, truper, black&decker,
entre otras.
b. Base legal
Cdigo de trabajo
c. Misin
Ser una empresa que trabaja para servir y satisfacer las necesidades de nuestros clientes a
travs de una extensa lnea de artculos de ferretera en general y as como tambin en
maquinaria para la minera, de la mejor calidad y a precios competitivos, contando con la
atencin de un personal amable, rpido y comprometido con los clientes.
40
d. Visin
Ser lder en la venta de artculos de ferretera y maquinaria para la minera de la mejor calidad,
brindando el servicio de expertos para satisfacer las demandas y necesidades de nuestros
clientes.
f. Actividad principal
g. Objetivo general
Trabajar para obtener una ventaja competitiva ante nuestros adversarios, ofreciendo productos
con altos estndares de calidad y as posesionarnos como lderes en el mercado.
h. Objetivos especficos
Determinar el grado de satisfaccin del cliente para fidelizar a los clientes e incrementar el
mercado.
41
Establecer un presupuesto para publicidad, preferentemente en medios radiales, el mismo
que respalde el accionar del rea de ventas.
Atentamente,
Jefe auditor
Auditor Auditor
42
Planificacin preliminar
Comercial Luna
1) Tipo de examen:
2) Objetivos de la auditora:
3) Equipo de auditora:
Humanos:
43
Materiales
Computador
Fotocopias
Calculadora
4) Base legal:
Cdigo de trabajo
5) Estructura orgnica:
44
6) Misin:
Ser una empresa que trabaja para servir y satisfacer las necesidades de nuestros clientes a
travs de una extensa lnea de artculos de ferretera en general y as como tambin en
maquinaria para la minera, de la mejor calidad y a precios competitivos, contando con la
atencin de un personal amable, rpido y comprometido con los clientes.
7) Visin:
Ser lder en la venta de artculos de ferretera y maquinaria para la minera de la mejor calidad,
brindando el servicio de expertos para satisfacer las demandas y necesidades de nuestros
clientes.
8) Objetivos institucionales:
Determinar el grado de satisfaccin del cliente para fidelizar a los clientes e incrementar el
mercado.
9) Principales actividades:
Comercia Luna es una empresa en el mercado que ofrece productos de ferretera, maquinaria y
equipo de minera en mltiples marcas como: bellota, de walt, stihl, oregn, maquita, truper,
black&decker, husqvarna, hansa, maquinaria y equipo agrcola, motores, motosierras,
generadores, lubricantes para vehculos automotores as como tambin hoy en da se ofrecen
pinturas y lacas.
Comercial Luna es el principal distribuidor en la zona, de las marcas stihl, de walt, husqvarna y
oregn as como tambin es proveedor de las juntas parroquiales de los Encuentros y Chicaa;
del municipio del cantn Yantzaza as como de otros cantones vecinos como del Pangui,
Centinela del Cndor, Gualaquiza y Zamora.
45
Posee un inventario de productos que le permite satisfacer las exigencias del mercado. De tal
modo, cuando un cliente solicita grandes cantidades de un artculo en particular, resulta factible
despacharlo inmediatamente. As mismo es importante recalcar que tambin existe cierta
mercadera que no se puede mantener en stock, debido a la inversin que estas significan, para
lo cual se las realizan bajo pedido. Adems Comercial Luna cuenta con servicio de transporte
para la entrega de materiales.
10) Financiamiento:
Los gastos presentados en el desarrollo de la presente auditora sern financiados por las
aspirantes al ttulo de ingenieras en contabilidad y auditora.
Manejo de inventarios
12) Componentes:
Debido a que las dimensiones de Comercial Luna permiten hacer un diagnstico general de su
gestin, se considerar a toda la empresa como el componente a auditar.
13) Subcomponentes:
reade ventas
rea de compras
rea de contabilidad
rea de bodega
11 de Mayo 2011
46
Evaluacin preliminar
Cuestionario
Gestin institucional
Respuestas
N Preguntas Comentarios
Si No N/A
1 Prestacin de servicios
Comercial X
Industrial
En la entidad se ha implantado y se
2 encuentra en aplicacin la planificacin X
estratgica?
La empresa no
En la institucin se encuentra definido: cuenta con misin,
Objetivos procedi a
establecerlos.
La empresa de
La entidad cuenta para medir resultados y manera intuitiva ha
evaluar su gestin en trminos de eficiencia, manejado ciertos
4 X
eficacia y economa de parmetros e indicadores, pero no
47
La empresa no
Existen manuales de procedimientos para cuenta con
5 X
cada rea de la empresa? manuales que
normen cada rea.
Planes operativos?
6 X
Informe de actividades en cumplimiento
de metas?
Planes direccionales y estratgicos?
48
Resultado de evaluacin de control interno
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010
Gestin institucional
N Preguntas Ponderacin Calificacin
Las actividades principales de la entidad corresponden a:
1 1 1
Comercial
TOTAL 10 4
49
Matriz de evaluacin de control interno
1. Valoracin
Ponderacin total: 10 (PT)
Calificacin total: 4 (CT)
Calificacin porcentual 40% (CP)
Comentario:
Como podemos observar el grado de confianza para la gestin institucional es bajo, lo que
hace que su nivel de riesgo sea alto al encontrarse en un 40%, es decir en un rango entre el
15% y 50%; principalmente porque no existen manuales de procedimientos para cada rea de
la empresa, no existe una planeacin estratgica definida y al no contar con indicadores es
imposible medir sus resultados y evaluar sus resultados en trminos de eficiencia y eficacia.
50
Comercial Luna
Anlisis F.O.D.A
Condicin financiera slida. Ausencia de polticas de Variedad de marcas en sus Competencia con
control interno. productos para satisfacer negocios de productos
Posicionamiento en el
las preferencias de sus similares.
mercado por la venta de No se elaboran
clientes.
productos de marcas presupuestos. Polticas comerciales
reconocidas. Aumento de la demanda de restrictivas por parte del
Existe poca capacitacin a
artculos para la minera gobierno.
Los productos ofrecidos no los colaboradores.
impulsado por la minera de
son perecibles. Accesibilidad de
No cuentan con un local pequea y gran escala.
posibles compradores a
Destrezas del personal para propio.
No existen oferentes de las grandes
brindar un buen servicio al
Pueden existir productos de ferretera distribuidoras que
cliente.
inconvenientes por ser un cerca de Comercial Luna. ofrecen productos con
Infraestructura adecuada negocio familiar. precios ms
Yantzaza es uno de los
para la comercializacin de
No existe comisiones e cantones ms grandes de
econmicos.
los artculos.
incentivos para los Zamora Chinchipe.
Ubicacin en zona comercial. colaboradores.
51
Indicadores de gestin
Comercial Luna
01 de enero al 31 de diciembre 2010
Auditora de gestin
1. Manejo de inventarios:
52
ndices de auditora
Comercial Luna
H.I
Auditora de gestin
1-1
Hoja de ndices
Denominacin ndice
53
3.2 Fase II. Planificacin especfica
Programa de auditora
P.A
Auditora de gestin
1-6
54
3.3 Fase III. Ejecucin
Comercial Luna
C.C.I
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010
1/5
Cuestionario de control interno
rea de compras
55
10 Los valores que se generan a pagar por la Cuando es de
inmediatamente? 30 das.
56
Resultado de evaluacin de control interno
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010
rea de compras
N Preguntas Ponderacin Calificacin
1 Se hacen todas las compras sobre la base de solicitudes
1 0
escritas?
2
Existe control presupuestario de las compras? 1 0
3
Existe un catlogo de proveedores de la empresa? 1 1
57
Matriz de evaluacin de control interno
1. Valoracin
Comentario:
Como podemos observar el grado de confianza para el rea de compras est en un nivel
medio lo que hace que su nivel de riesgo sea del 58%, es decir, en un rango entre el 51% y
75% principalmente porque no existe un control adecuado en los presupuestos as como
tampoco existen los controles adecuados para la adquisicin de la mercadera.
58
Cuestionario de control interno
Comercial Luna
C.C.I
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010
3/5
Cuestionario de control interno
rea de ventas al contado
Respuestas
N Preguntas Comentarios
Si No N/A
1 Existe un registro de las ventas diarias? Si, es llevado
X
manualmente.
2 El dinero recaudado de las ventas diarias es
X Al siguiente da.
depositado en el banco de forma inmediata?
3 Se entrega factura por las ventas realizadas? Facturas y notas de
X
venta.
4 La asignacin de espacio fsico para la
X
mercadera permite su fcil localizacin?
5 Existe una tarifa oficial de precios y una No realizan
poltica predefinida de descuentos y descuentos y
59
9 El personal encargado de las ventas ha
tenido algn tipo de capacitacin durante el
X
ao 2010?
10 Hay una cantidad mxima o mnima de
ventas que se debe cumplir mensualmente ,
X
estrictamente establecida
11 Existe incentivos para los vendedores? X
12 Cuenta la empresa con un sistema de
X
publicidad?
60
Resultado de evaluacin de control interno
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010
rea de ventas al contado
N Preguntas Ponderacin Calificacin
TOTAL 12 4
61
Matriz de evaluacin de control interno
1. Valoracin
Ponderacin total: 12 (PT)
Calificacin total: 4 (CT)
Calificacin porcentual 58% (CP)
Comentario:
Como podemos observar el grado de confianza para el rea de ventas est en un nivel bajo lo
que hace que su nivel de riesgo sea del 33%, es decir en un rango entre el 15% y 50%
principalmente porque no existe un control adecuado en los presupuestos as como tampoco
existen los controles adecuados para la adquisicin de la mercadera.
62
Cuestionario del control interno
Comercial Luna
C.C.I
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
4/6
Cuestionario de control interno
rea de ventas a crdito
Respuestas
N Preguntas Comentarios
SI NO S/A
1
Existe mecanismos implementados para las ventas a X
crdito?
2
Existe soporte de informacin de las ventas a X
crdito?
3
Se requiere de garantes para la obtencin de la X
mercadera a crdito?
4 El plazo mximo
5
Se autorizan adecuadamente los saneamientos de X
crditos por retraso de pago?
6
Se inspecciona cul es el posicionamiento de la X
compaa respecto a la competencia?
7
Realiza el reclutamiento y seleccin de los X
vendedores?
63
Resultado de evaluacin de control interno
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010
rea de ventas a crdito
N Preguntas Ponderacin Calificacin
TOTAL 7 3
64
Matriz de evaluacin de control interno
1. Valoracin
Ponderacin total: 7(PT)
Calificacin total: 3 (CT)
Calificacin porcentual42% (CP)
Comentario
Como podemos observar el grado de confianza para el rea de ventas a crdito est en un
42% en el nivel de riesgo, lo que equivale a un riesgo alto de control y un nivel bajo de
confianza, debido que la empresa no cuenta con polticas de crdito, como tambin un trmite
legal para la concesin de crdito.
65
Cuestionario de control interno
Comercial Luna
rea de contabilidad
67
Cuadro No. 28 Matriz de evaluacin de control interno
1. Valoracin
Ponderacin total: 12(PT)
Calificacin total: 8(CT)
Calificacin porcentual 66.67% (CP)
Comentario:
En la evaluacin del control interno, el departamento de contabilidad demuestra un 66.67% de
riesgo en sus actividades u operaciones contables, debido principalmente al poco control que
existe sobre las entradas y salidas del dinero adems no se lleva un registro de cuentas
codificadas y clasificadas.
68
Cuestionario de control interno
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010 C.C.I
Cuestionario de control interno 5/5
rea de bodega
Respuestas
N Preguntas Comentarios
Si No N/A
1 Existe una persona encargada del manejo de
X
bodega?
2 Est prohibido el acceso a bodega a X Solo personal
personas ajenas al mismo? autorizado.
3 Ingresan a bodega todas las mercaderas No toda la
adquiridas o algunas se trasladan mercadera ingresa
X
directamente al lugar donde se utilizaran? directamente a
bodega.
4 Estn todas las existencias centralizadas en Existen dos
X bodegas.
una sola bodega o existen varias bodegas?
5 Est claramente fijada la responsabilidad al
encargado de bodega por la custodia de las X
existencias?
6 Verifica el encargado de bodega las
X
cantidades recibidas contra las facturas?
7 La bodega se encuentra ubicada dentro de Una bodega si y la
las instalaciones de la empresa o est situada X otra no.
en otro lugar?
8 La asignacin del espacio fsico para la X
mercadera permite su fcil localizacin?
9 Existe un adecuado control para las
X
existencias devueltas?
10 Se han contratado plizas de seguros para
X
cubrir riesgos en el manejo de inventarios?
11 Se lleva un registro de control de las veces
que se ingresa a bodega y del nombre de la X
persona que ingres?
12 La mercadera que se encuentra en bodega Es despachada ya
es despachada en el almacn o directamente X sea en el almacn o
desde bodega? en bodega tambin.
69
Resultado de evaluacin de control interno
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010
rea de bodega
N Preguntas Ponderacin Calificacin
TOTAL 12 5
Elaborado por: Diana Luna & Deysi Morocho
Revisado por: Mgs. Liz Valle
70
Matriz de evaluacin de control interno
1. Valoracin
Ponderacin total: 12 (PT)
Calificacin total: 5 (CT)
Calificacin porcentual 50% (CP)
Comentario:
Como podemos observar, el rea de bodega, demuestra un 41% en el nivel de riesgo, lo que
equivale a un riesgo alto de control y un nivel bajo de confianza, se debe que no existe el
espacio adecuado para la ubicacin de la mercadera, inadecuada segregacin de funciones y
tampoco se encuentra establecido un procedimiento para el control de las mercaderas.
71
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010 I.G
Aplicacin de indicadores de gestin 1-7
Objetivo: Incrementar la rentabilidad en ventas al contado y a crdito en un 12% respecto al ao anterior. (Ver fichas 1-3)
72
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
I.G
Aplicacin de indicadores de gestin
2-7
=3.71
73
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
I.G
Aplicacin de indicadores de gestin
3-7
Ficha 3. Das en ventas de cuentas no cobradas
Nombre del Factor crtico Clculo Unidad de Estndar Frecuencia Fuente Anlisis
Indicador de xito medida
Promedio en Polticas de Estados
das de cuentas crdito. Financier =(Indicador/estndar)*100
Nmero Anual
no cobradas Eficiencia en os 2009- = 163.33%
de das (60
durante el ao ventas. 2010. Brecha = 63.33%
=365/3.71 das)
2010 desfavorable
= 98 das
Disminucin de dias de
cuentas no cobradas
INTERPRETACIN:
Comercial Luna cobr sus crditos en un promedio de 98 das en el ao 2010 en relacin al
ao 2009 que fue de 60 das, debido a que los clientes no estn cumpliendo los pagos de acuerdo
60 dias logro a las fechas establecidas; obteniendo como resultado una brecha desfavorable del 63.33%
98 dias meta incumpliendo as con el objetivo deseado.
74
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
Aplicacin de indicadores de gestin I.G
4-7
Objetivo: Lograr la eficiencia en el manejo de inventarios disponibles en el ao 2010. (Ver Fichas 4-5)
Ficha 4. Rotacin de inventarios
Nombre del Factor crtico de Clculo Unidad de Estndar Frecuencia Fuente Anlisis
Indicador xito medida
Nmero de Estados ndice=(Indicador/estndar)*100
Rotacion de inventarios
INTERPRETACIN
De acuerdo con el inventario 254.200, existe un total de ventas de 577.433,15 y el margen de
ganancia en ventas por cada dlar invertido es de 2.27; el almacn trabaja con una tasa de
crecimiento del 30%; de manera que el inventario en relacin al ao 2009 es de 1.60, dando como
1,60% logro
resultado una brecha favorable del 41% lo cual indica que se cumpli el objetivo establecido.
2,27% meta
75
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010 I.G
Aplicacin de indicadores de gestin
5-7
Disminucion de das de
inventario INTERPRETACIN
Comercial Luna presenta una disminucin de 160 das en que el inventario permanece detenido en
relacin a 228 das que se presentan en el ao 2009, dando como resultado una brecha del 30%
favorable debido a que se ha cumplido con el objetivo establecido.
160
logro
das 228
meta
das
76
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de Diciembre 2010
I.G
Aplicacin de indicadores de gestin
6-7
Objetivo: Capacitar a los empleados en un 100% para un mejor desempeo de sus labores. (Ver fichas 6-7)
Disminucion de dias de
inventario INTERPRETACIN
Comercial Luna presenta un 33.33% de personal capacitado en el ao 2010, lo cual indica que no
se ha establecido la aplicacin de programas para preparar a los empleados para el mejor
33.33% desarrollo de sus actividades, dando como resultado una brecha desfavorable del 67%
meta
determinando el incumplimiento del objetivo establecido.
logro
100%
77
Comercial Luna
xito
Porcentaje de Eficiencia en Cuestionario ndice=(Indicador/estndar)*100
personal el manejo de Porcentaje 100% Anual de control =33%
interno
satisfecho por personal. Brecha = 67%
incentivos en =(1/3)*100 desfavorable
el ao 2010. =33.33%
78
Determinacin del tamao de la muestra para medir el grado de satisfaccin del cliente
en Comercial Luna.
Datos:
Nivel de confianza 95%
Desviacin estndar 5%
Error 5%
Nmero de clientes 741
La encuesta se aplicara cada: 5 personas
( )
( )( )
( ) ( )( )
( )( )
( ) ( )
n = 253
Se aplicarn 253 encuestas con la finalidad de determinar el grado en el que los clientes se
encuentran satisfechos.
79
GRFICA 1.
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
Evaluacin de resultados satisfaccin al cliente
Total de encuestados 253
ESCALAS DE MEDICIN
PREGUNTA N 1
E MB B R M
5 4 3 2 1
La atencin y amabilidad del
personal del almacn cubrieron
203 10 22 18 0
sus expectativas de manera:
Porcentaje de encuestados 80.23% 3.95% 8.70% 7.11% 0%
En el presente grfico se observa que el 80.23% del total de los clientes encuestados,
consideran que la atencin y la amabilidad del personal es excelente y el 3.95% que es muy
buena, lo cual indica que la atencin de Comercial Luna cumple las expectativas de compra de
los clientes.
80
GRFICA 2.
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
Evaluacin de resultados satisfaccin al cliente
Total de encuestados 253
ESCALAS DE MEDICIN
PREGUNTA N 2
E MB B R M
5 4 3 2 1
El asesoramiento en ventas del
personal del almacn Comercial 198 48 5 1 1
Luna es:
Porcentaje de encuestados 78.26% 18.97% 1.98% 0.40% 0.40%
18,97% 5
4
3
78,26%
2
1
En el presente grfico se observa que el 78.26% del total de los clientes encuestados,
considera que el asesoramiento que brinda el personal del almacn es excelente en las
marcas y caractersticas de los diferentes artculos.
81
GRFICA 3.
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
Evaluacin de resultados satisfaccin al cliente
Total de encuestados 253
ESCALAS DE MEDICIN
PREGUNTA N 3
E MB B R M
5 4 3 2 1
El servicio post-venta que
ofrece Comercial es: 228 23 2 1 0
El servicio post-venta de
Comercial Luna
0,40% 0,79% 9,09%
4
3
90,11% 2
1
En el presente grfico se observa que el 90.11% del total de los clientes encuestados,
considera que el servicio pos-venta del almacn es excelente y el 3.95% que es muy bueno, lo
cual indica que la atencin de Comercial Luna cumple las expectativas de compra de los
clientes.
82
GRFICA 4.
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
Evaluacin de resultados satisfaccin al cliente
Total de encuestados 253
ESCALAS DE MEDICIN
PREGUNTA N 4
E MB B R M
5 4 3 2 1
El tiempo de respuesta a su
pedido y entrega del mismo se 126 83 42 2 0
lo realiza de manera:
Porcentaje de encuestados 49.80% 32.81% 16.60% 0.79% 0%
Tiempo de respuesta a la
entrega del pedido
0,79%
16,60% 4
49,80%
3
32,81%
2
1
De acuerdo a las encuestas aplicadas a los clientes, se determina que el 49.80% considera
que el tiempo de respuesta a sus pedidos y entrega a domicilio no es bueno, lo cual indica que
no se est desarrollando de manera ptima.
83
GRFICA 5.
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
Evaluacin de resultados satisfaccin al cliente
Total de encuestados 253
ESCALAS DE MEDICIN
PREGUNTA N 5
E MB B R M
5 4 3 2 1
Los plazos y las condiciones de
pago otorgadas por Comercial 39 22 52 76 64
Luna le resultan:
Porcentaje de encuestados 15.42% 8.7% 20.55% 30.04% 25.30%
Plazos y condiciones de
pago
15,81%
12,65%
26,88%
4
3
44,65% 2
1
El 15.42% de clientes encuestados de Comercial Luna considera que los plazos y condiciones
de pago concedidas son excelentes, el 8.7% indica que son muy buenas, lo cual quiere decir
que los clientes no se encuentran conformes con los tiempos de pago establecidos.
84
GRFICA 6.
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
Evaluacin de resultados satisfaccin al cliente
Total de encuestados 253
ESCALAS DE MEDICIN
PREGUNTA N 6
E MB B R M
5 4 3 2
El personal le informa
adecuadamente de las
205 44 4 0 0
caractersticas de cada producto
que usted solicita de manera:
Porcentaje de encuestados 81.03% 17.39% 1.58% 0% 0%
18,97% 4
48,62%
3
25,69% 2
1
De acuerdo a los resultados obtenidos en las encuestas, el 48.62% de los clientes, considera
que la informacin acerca de los productos que ofrece Comercial Luna es excelente, el
17.39% muy buena lo cual indica que los clientes se encuentran satisfechos con este servicio.
85
GRFICA 7.
Comercial Luna
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
Evaluacin de resultados satisfaccin al cliente
Total de encuestados 253
ESCALAS DE MEDICIN
PREGUNTA N 7
E MB B R M
5 4 3 2
Se encuentra satisfecho con las
promociones y descuentos que 39 44 48 86 36
ofrece Comercial Luna:
Porcentaje de encuestados 15.42% 17.39% 18.97% 33.99% 14.23%
86
Cdula narrativa 1. Gestin institucional
Comercial Luna
C.N
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
1-6
Auditora de gestin
Se conoci que la gerente propietaria la Sra. Sonia Jcome inicio sus actividades de
compra y venta de artculos de ferretera en el ao 2001 con un capital de $10.000,00, es
as que hasta la fecha ha ido creciendo poco a poco gracias a la buena ubicacin del
negocio.
87
Cdula narrativa 2. Manejo del rea de compras
Comercial Luna
C.N
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
2-6
Auditora de gestin
Para el abastecimiento de los inventarios, no existe una persona especfica que realice
los pedidos a los proveedores, hay veces que lo realiza la Sra. gerente, el sub-gerente, o
La gerente expres que a veces no existe una buena comunicacin, ya que algunas
Una vez recibida la mercadera se le designa a una persona para que ingrese los
artculos en el sistema llamado visual fac, este sistema est especialmente dedicado para
la administracin y control de los inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
contabilidad, entre otros. El sistema ayuda cuando un cliente solicita grandes cantidades
88
Cdula narrativa 3. Ventas al contado
Comercial Luna
C.N
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
3-6
Auditora de gestin
Ventas al contado
89
Cdula narrativa 4. Ventas a crdito.
Comercial Luna
C.N
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010 4-6
Auditora de gestin
Ventas a crdito
Luego de haber explicado el proceso de ventas, que utiliza Comercial Luna cabe resaltar
que las ventas se realizan tanto al contado como a crdito. Para las facilidades de pago se
establecen plazos pueden variar entre 1 a 2 meses con intereses, dependiendo del monto
de los artculos.
El registro de las cuentas por cobrar lo realiza cada empleado indistintamente, el cual
apunta en un documento de Excel la deuda, en ese momento no existe una persona
encargada para la verificacin y validacin de la informacin, es decir, pueden existir
deudas que no se cobran y prdida de mercadera que representen altos costos para la
empresa.
Al momento que se registran los valores en Excel, slo ingresan el nombre del cliente y el
valor adeudado, no se ingresa la fecha en que incurre la deuda. Es por ello que como
expresa la gerente, no se sabe si la deuda es exigible o no.
En el cobro de las deudas una persona designada por la gerente, realiza una vez al mes,
llamadas a los clientes para recordarles el monto de la deuda y establece una fecha para el
cobro respectivo.
90
Cdula narrativa 5. Contabilidad
Comercial Luna
C.N
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010 5-6
Auditora de gestin
Comercial Luna, tiene una contadora, la misma que se encarga de realizar las
A pesar de que se cuenta con un sistema contable, este sistema no es suficiente debido a
fallos en el ingreso de informacin por parte de los vendedores. La contadora revisa la
correcta elaboracin de las facturas de compras y ventas.
Sin embargo, con todos los problemas antes descritos la contadora realiza los pagos
oportunos de los impuestos, evitando as problemas de futuras clausuras.
91
Cdula narrativa 6. Bodega
Auditora de gestin
Manejo de bodega
De la visita general realizada a la empresa, se visit el rea de bodega, la misma que tiene
ferretera, debido a que se tiene que buscar por toda la bodega muchas veces generando
molestias en el tiempo con los clientes. El problema que siempre se presenta, es que el
Otro problema que se suscita al no existir una persona encargada de bodega, es que
comercializa Comercial Luna no son perecibles, sin embargo se preciso vender primero la
mercadera antigua.
92
Hallazgo N 1 Gestin institucional
Comercial Luna
H.H
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010 1-7
Auditora de gestin
Existe una duplicidad de funciones, mal clima laboral, prdidas de tiempo de los
empleados al realizar ms de una actividad al mismo tiempo.
93
Hallazgo N 2 rea ventas
Comercial Luna
H.H
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
2-7
Auditora de gestin
que se determino en base a la revisin del indicador nmero siete en donde se hace
Comercial Luna.
donde se fij como uno de los objetivos para el 2010 el capacitar en su totalidad a los
venta.
cambios que surgen conforme al paso del tiempo, que da como resultado a futuro la
permanencia en la empresa.
94
Hallazgo N 3 rea ventas
Auditora de gestin
Los clientes no pagan a tiempo sus obligaciones para con la empresa, situacin que se
evidencia en base a la revisin de la factura nmero 3201 con fecha 25 de mayo del
2010, cuyo valor fue cubierto en su totalidad a los seis meses de haber realizado la
venta .
De acuerdo a las polticas de ventas a crdito planteados por Comercial Luna ( ver
otorgando facilidades de pago, cuyos plazos pueden variar entre los 1 y 2 meses con
El incremento de cuentas por cobrar se viene dando por la falta de buenas polticas de
95
Hallazgo N4: rea de ventas
Comercial Luna
H.H
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010 4-7
Auditora de gestin
incumplimiento.
del sector privado (decreto 78-89). Art.1 se crea la bonificacin e incentivo para los
productividad y eficiencia.
conlleva a que exista una desmotivacin y por ende una disminucin de las
ventas.
96
Hallazgo N 5: rea de ventas
Comercial Luna
H.H
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
5-7
Auditora de gestin
objetivos fijados por la entidad para el ao 2010 (ver pg. 11), donde se estableca la
necesidad de contar con un sistema publicitario que respalde el accionar del rea de
ventas.
recursos.
97
Hallazgo N 6: rea de contabilidad
informtico.
98
Hallazgo N 7. rea de bodega
Comercial Luna
H.H
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2010
7-7
Auditora de gestin
Comercial Luna.
El Cdigo de trabajo en su Art. 42, numeral 2) establece que se debe Instalar las
reglamentarias
solicitado.
99
3.4 Fase IV. Informe
INFORME DE:
100
NDICE DE CONTENIDOS DEL INFORME
CAPITULO I:
Informacin introductoria
1. Motivo de la auditora
2. Alcance del examen
3. Objetivos de la auditora
CAPITULO II:
1. Comentario
2. Conclusin
3. Recomendacin
101
CAPTULO I
Informacin introductoria
El presente trabajo de auditora de gestin a Comercial Luna por el perodo comprendido entre
el 01 de enero al 31 de diciembre del 2010, se realiz con la finalidad de evaluar los procesos
administrativos de las actividades desarrolladas dentro del almacn. De acuerdo a las normas
de auditora generalmente aceptadas, y normas tcnicas de control interno.
Motivo de la auditoria
Con orden de trabajo 001-2010 UTPL de fecha 11 de mayo de 2011 se da inicio a la auditora
de gestin a Comercial Luna por el periodo comprendido en el 01 de enero al 31 de diciembre
del 2010, la misma que se realiz con la finalidad de evaluar los procesos administrativos de
las actividades desarrolladas dentro del almacn. Por disposicin de la seora gerente se
procede a esta auditora.
Alcance de la auditora
Objetivos de la auditora
102
Base legal
Cdigo de trabajo
Estructura organizacional
La empresa objeto del presente estudio cuenta con los siguientes niveles para su
funcionamiento:
Nivel directivo:
Gerente
Sub-Gerente
Contadora
Nivel operativo:
Vendedores
Funcionarios principales
Hallazgo N 1
Los empleados de Comercial Luna realizan mltiples funciones debido a que no cuentan con un
manual en donde especifique las obligaciones de cada uno, tal es el caso del Sr. Walter
Carmona que aparte de desempearse como vendedor del almacn tambin maneja la bodega
y hace la gestin para el cobro de la mercadera vendida a crdito. Tal situacin se encuentra
en contradiccin con lo establecido en la norma de control interno 200-03 relacionadas a las
polticas y prcticas del talento humano (Contralora General del Estado, 2003), el cual seala
que: El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada
planificacin y administracin del talento humano de la institucin, de manera que se garantice
el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio. Tal
situacin se debe por el desconocimiento en la administracin del talento humano, as como al
descuido de la gerente en elaborar y socializar un manual de funciones. El no rectificar dicha
situacin conlleva a que exista una duplicidad de funciones, mal clima laboral y a prdidas de
tiempo de los empleados al realizar ms de una actividad al mismo tiempo. En tal caso, la falta
de la direccin del talento humano hace que los empleados no cumplan su trabajo a cabalidad,
pues direccionan sus esfuerzos a diferentes reas de la empresa sin concretarse en una sola
actividad, a su vez, se generan diversos desacuerdos por la falta de informacin oportuna.
Conclusin:
El no contar con un manual de funciones conlleva a que los empleados realicen una duplicidad
en funciones y a la prdida de tiempo en las actividades de la empresa.
Recomendacin:
104
Hallazgo N 2
Tal situacin se debera fundamentalmente a una falta de buenas polticas de cobro y manejo
de cartera; lo que de no regularse podra conllevar a la existencia de una cartera de crdito
incobrable, a una prdida de clientes y, por ende, a prdidas econmicas para le empresa. A lo
anterior vale agregar lo siguiente: puesto que la cartera de cuentas por cobrar es alta, es
preciso establecer polticas de crdito y reducir el crdito a slo determinadas personas.
Conclusin:
Al no tener una poltica bien establecida para las ventas a crdito y recuperacin de cartera
hace que los clientes no paguen dentro de los plazos establecidos sus deudas trae consigo la
posibilidad de prdidas econmicas para la empresa.
Recomendacin:
HallazgoN 3
105
Detrs de este incumplimiento se encuentran razones como el desinters por parte de la
administracin por incentivar econmicamente a sus colaboradores. A lo anteriormente dicho
cabe agregar los siguiente: la inexistencia de un plan de incentivos y comisiones para los
vendedores conlleva a que exista una desmotivacin y por ende una disminucin de las ventas.
Conclusin:
La inexistencia de un plan de incentivos y comisiones para los vendedores conlleva a que exista
una desmotivacin para los empleados de la empresa y por ende una disminucin de las
ventas.
Recomendacin:
Establecer una tabla de comisiones de carcter progresivo, es decir, que a menor volumen de
venta menor comisin y a mayor volumen, mayor comisin. Los porcentajes deben partir del
promedio de los precios con que son comprados los productos a las distribuidoras.
Hallazgo N 4
La empresa no cuenta con un sistema publicitario con el cual promocionar los servicios y
productos ofertados por Comercial Luna. Esto se pudo determinar en base a la evaluacin de
riesgo efectuada al rea de ventas, as como en base a la entrevista que se realiz a la gerente.
Situacin que contradice lo estipulado en la planeacin estratgica, as como los objetivos
fijados por la entidad para el ao 2010, donde se estableca la necesidad de contar con un
sistema publicitario que respalde el accionar del rea de ventas.
Detrs de esta carencia est el descuido por parte de la gerencia y la falta de recursos.
Situacin que trae consigo el desconocimiento por parte de la comunidad y posibles
compradores de los artculos y productos ofrecidos por la empresa.
Conclusin:
La empresa no cuenta con un sistema publicitario con el cual promocionar los servicios y
productos ofertados, lo que es preocupante, pues sin la publicidad las empresas no crecen ni
cumplen sus metas econmicas.
106
Recomendacin:
Hallazgo N 5
Las capacitaciones planificadas para el personal del rea de ventas no se realizaron, lo que se
determino en base a la revisin del indicador nmero seis en donde se hace una comparacin
entre los empleados capacitados con el total del personal de Comercial Luna. Contradiciendo a
lo establecido en la planificacin estratgica de la institucin donde se fij como uno de los
objetivos para el 2010 el capacitar en su totalidad a los colaboradores de Comercial Luna.
Tal situacin se debe a que existe el desconocimiento por parte de los administradores de las
ventajas de una capacitacin enfocada en aspectos transcendentales para el negocio y para el
incremento de ventas como son: atencin al cliente marketing, y tcnicas de venta. Tal situacin
hace que no se tenga un personal capacitado y que se desconozca sobre nuevas polticas y
tcnicas; cambios que surgen conforme al paso del tiempo y que da como resultado a futuro la
permanencia en la empresa.
Conclusin:
Recomendacin:
Capacitar alos empleados de una manera eficiente ya que de esta manera se eleva el nivel de
profesionalismo mediante sus formaciones para el personal de la empresa.
Hallazgo N 6
107
existen ni son aplicados manuales de sistema y procedimientos contables, adems no existen
controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero. Tal situacin se encuentra en
contradiccin con lo establecido en la ley de rgimen tributario interno (Art. 20), la que seala:
La contabilidad se llevar tomando en consideracin los principios contables de general
aceptacin, para registrar el movimiento econmico y determinar el estado de situacin
financiera. El hallazgo sealado se debera particularmente a que la persona encargada de la
contabilidad no est continuamente capacitndose por lo tanto no est actualizado, adems
que se ha podido establecer que el sistema contable no es el adecuado y, finalmente, que no se
realiza un control de inventarios fsicos con el informtico.
Conclusin:
La contabilidad que se est llevando en Comercial Luna tiene ciertas falencias, esto debido a
que el sistema utilizado no es el ms adecuado a las necesidades y caractersticas de la
entidad.
Recomendaciones:
Hallazgo N 7
108
numeral 2, donde se establece que se deben instalar las fbricas, talleres, oficinas, y dems
lugares de trabajo, sujetndose a las medidas de prevencin, seguridad e higiene del trabajo y
dems disposiciones legales y reglamentarias. Ello se debera a la falta de una persona
exclusivamente encargada del rea de bodega, lo que trae consigo las situaciones siguientes: a
que no se utilice el espacio disponible adecuadamente, a las prdidas o robos de mercadera, al
deterioro de mercadera y objetos, as como al retraso en la entrega de productos. A lo anterior
vale agregar que al estar la bodega de Comercial Luna en un total desorden, resulta difcil
encontrar determinados artculos, adems de que no se tiene un control de la mercadera fsica
disponible, originndose con todo ello el riesgo de tener prdidas significativas en la empresa.
Conclusin
Al contar con una bodega en completo desorden se corre el riesgo de atrasarse en las entregas,
de prdida de artculos y de ofrecer un mal servicio a nuestros clientes.
Recomendaciones
En base a todo lo anterior se recomienda a la gerente contratar una persona que se encargue
del rea de bodega, elaborar un manual de almacenamiento y operacin de bodega, utilizar la
infraestructura disponible, organizar y arreglar la bodega y, finalmente, dotar de la respectiva
sealizacin al rea en cuestin.
109
CONCLUSIONES
Y
RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
1. Los empleados de Comercial Luna realizan mltiples funciones, en razn de que no cuentan
con un manual donde se especifique las funciones de cada uno, situacin que se debe a un
cierto desconocimiento en la administracin del talento humano, as como al descuido de la
gerente en elaborar y socializar un manual de funciones. El no rectificar dicha situacin
conlleva a que exista una duplicidad de funciones y a prdidas de tiempo de los empleados.
En tal caso, la falta de la direccin del talento humano hace que los empleados no cumplan
su trabajo a cabalidad, pues direccionan sus esfuerzos a diferentes reas de la empresa sin
concretarse en una sola actividad, generndose diversos desacuerdos por la falta de
informacin oportuna.
2. Se determin que los clientes de Comercial Luna no pagan a tiempo sus obligaciones para
con la empresa, situacin que contradice lo establecido por las propias polticas de ventas a
crdito de la entidad. Ello se debera fundamentalmente a una falta de polticas de crdito y
recuperacin de cartera, lo que de no regularse podra conllevar a la existencia de una
cartera de crdito incobrable, a una prdida de clientes y, por ende, a prdidas econmicas
para le empresa.
7. Comercial Luna no cuenta con un sistema establecido de incentivos y comisiones para los
vendedores, lo que contradice lo dicho en la ley de bonificacin e incentivo para los
trabajadores del sector privado (decreto 78-89) Art. 1 se crea la bonificacin e incentivo para
los trabajadores del sector privado, con el objeto de estimular y aumentar su productividad y
eficiencia. En este sentido, la inexistencia de un plan de incentivos y comisiones para los
vendedores conlleva a que exista una desmotivacin y por ende una disminucin de las
ventas.
8. Comercial Luna no cuenta con un sistema publicitario con el cual promocionar los servicios
y productos ofertados, lo que es preocupante, pues sin la publicidad las empresas no crecen
ni cumplen sus metas econmicas. Detrs de esta carencia estara el descuido por parte de
la gerencia y la falta de recursos, situacin que trae consigo el desconocimiento por parte de
la comunidad y posibles compradores de los servicios y productos ofrecidos por la empresa.
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RECOMENDACIONES
2. Determinar una persona encargada para el cobro, de facturas, as como organizar el rea
de ventas. Esta persona no debe necesariamente ser contratada para tales labores
exclusivamente, sino que bien puede desempear dichas funciones, alguna de las
colaboradoras de la empresa. Slo es cuestin de establecer un horario en el cual
desempear tales actividades.
3. Establecer polticas de crdito y cobro, capacitar al personal de ventas para brindar los
crditos a los clientes y efectuar y ejecutar un cronograma de cobro de crditos. Todo debe
hacerse atendiendo las caractersticas y condiciones de la empresa y de los clientes
habituales de Comercial Luna, pues ello permitir definir las polticas ms adecuadas:
montos mximos, plazos, requisitos, etc.
5. Contratar una persona que se encargue del rea de bodega, elaborar un manual de
almacenamiento y operacin de bodega, utilizar la infraestructura disponible, organizar y
arreglar la bodega y, finalmente, dotar de la respectiva sealizacin al rea en cuestin. Sin
embargo, en caso que el presupuesto de la empresa no permita dicha contratacin habr
que organizarse para que un funcionario de la entidad desarrolle dicha actividad,
estableciendo horarios y polticas claras en relacin al mantenimiento de bodega. En este
sentido, tambin es recomendable que la empresa elabore un reglamento interno con
respecto al uso adecuado de la bodega.
113
6. Establecer y hacer conocer al personal la documentacin respectiva de los aspectos
generales de la empresa para la correcta coordinacin de actividades generando el
cumplimiento de la misin, visin y objetivos del almacn. Esta socializacin no debe ser un
camino de una sola va, sino que se debe aceptar las recomendaciones, crticas y opiniones
de cada uno de los colaboradores de Comercial Luna para que la misin, visin y objetivos
sean acordes a la realidad de la empresa.
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BIBLIOGRAFA
2. Blanco Luna, Y. (2003). Normas y procedimientos dela Auditora Integral. Bogot: Ecoe
Ediciones.
9. Redondo, R., Durn, D., & Llopart, X. (1996). Auditora de Gestin. Barcelona:
Universidad de Barcelona.
10. Whittington, R., & Pany, K. (2007). Principios de Auditora, Mc Graw Hill Mexico.
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ANEXOS