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Universidad Nacional de Cajamarca

Fundada por Ley 14015 del 13 de febrero de 1962


Cajamarca - Per
--------***--------

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

DIRECTIVA N 004-2013-VAD-UNC.

DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE VIATICOS POR COMISION DE SERVICIOS, BOLSA DE VIAJE Y


RENDICION DE CUENTAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

1. OBJETIVO

Establecer Normas y Procedimientos que, orienten el otorgamiento de viticos y/o bolsa de viaje, as como el
cumplimiento oportuno de la rendicin de cuenta documentada por los viticos por Comisin de Servicios
Oficiales y/o bolsa de viaje dentro del Territorio Nacional, con cargo a los recursos pblicos y las fuentes de
financiamiento que tiene la Universidad Nacional de Cajamarca.

2. FINALIDAD
Contar con un instrumento normativo que oriente a las autoridades universitarias, directivos, funcionarios,
personal docente, administrativos (servidores pblicos) y personal bajo la modalidad de Contratacin
Administrativa de Servicios (CAS), de la Universidad Nacional de Cajamarca para solicitar, tramitar, utilizar y
presentar la rendicin de cuenta de viticos otorgados por Comisin de Servicios Oficiales y/o bolsa de viaje
dentro del territorio nacional.
Otorgar viticos para Comisin de Servicios Oficiales y/o bolsa de viaje, aplicando mecanismos que aseguren
su recepcin oportuna.
Asegurar la adecuada administracin de los recursos asignados por comisin de servicios oficiales y/o bolsa
de viaje en estricto cumplimiento a las normas; as como realizar una rendicin de cuentas en forma ptima y
oportuna.

3. ALCANCE

La presente Directiva, tiene alcance a todas las dependencias y Sedes provinciales de la U.N.C., as como sus
miembros componentes y su aplicacin ser de cumplimiento obligatorio por las Autoridades Universitarias,
Decanos, Coordinadores de las Sedes, Directores de Escuela, y Centros Productivos, Personal Docente, y
Administrativo, (servidores pblicos) y personal contratado bajo la modalidad de Contratos Administrativos de
Servicios (CAS) ; que realicen encargos para la U.N.C. en comisin de servicios oficial y/o bolsa de viaje dentro
del territorio nacional.

4. BASE LEGAL
Ley Universitaria N 23733
Ley N 28425 Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
Ley N 29951 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal vigente 2013.
Resolucin Directoral N 002-2007-EF-//.15 Aprueba Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15.
Decreto Ley N 25632 Ley Marco de Comprobantes de Pago.
Resolucin de Superintendencia N 286-2012/SUNAT que sustituye el numeral 1.5 del articulo 7 del
Reglamento de de Comprobante de Pago aprobado por Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT.
Resolucin de Superintendencia N 037-2002/SUNAT, que aprueba el Rgimen de Retenciones al IGV
aplicable a los proveedores y designacin de agentes de retencin y su modificatoria Resolucin de
superintendencia N 135-2002/SUNAT, aplicable a los proveedores.
Resolucin de Superintendencia N 037-2002/SUNAT, que resuelve designar y excluir Agentes de Retencin
del Impuesto a la Venta.

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Decreto supremo N 254-2012-EF dispone que durante el ao 2013, el valor de la UIT como indica de
referencia en normas tributarias se mantendr en S/. 3,700.00 (Tres Mil Setecientos y 00/100 nuevos soles).
Decreto supremo N 007-2013-EF, que regula el otorgamiento de viticos para viajes en comisin de
servicios en el territorio nacional.
Resolucin de Contralora N 320-2006-CG; Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.
Ley N 27815; Cdigo de tica de la Funcin Pblica, as como tambin la Resolucin Ministerial N 050-
2009-PCM.
Ley N 27785; Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de Contralora General de la Repblica.
Ley N 27444; Ley de Procedimiento Administrativo General.
Ley N 28175; Ley Marco del Empleo Pblico.
Ley N 29849 que establece la eliminacin del Decreto Legislativo N 1057 que regula el Rgimen Especial
de Contratacin Administrativa de Servicios CAS, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N
075-2008-PCM.
Estatuto de la UNC
Reglamento General de la UNC

5. GLOSARIO DE TRMINOS:
Para efectos de aplicacin de la presente directiva, debe entenderse como:
COMISIN DE SERVICIOS: Es el desplazamiento temporal programado o imprevisto que realiza el
comisionado fuera de Cajamarca (y/o Sede) o fuera de la provincia donde se ubica su centro de trabajo, por
mandato de la Autoridad competente para realizar acciones relacionadas con la labor institucional y segn su
especialidad y nivel adquirido, en cumplimiento de metas prevista y al logro de los objetivos institucionales.
VITICOS: Es la asignacin econmica que se otorga para los gastos de alimentacin, hospedaje y
movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), as como la utilizada para el desplazamiento en el lugar
donde se realiza la comisin de servicios.
BOLSA DE VIAJE: Es la asignacin econmica que se otorga para cubrir los gastos de inscripcin , pasajes
, alimentacin , hospedaje y movilidad local cuando el Funcionario o Servidor de la entidad se desplaza para
asistir a un evento de capacitacin: Curso , Seminario , Taller , Congreso , Simposium , viaje de estudios ,
etc. Por lo tanto, las bolsas de viaje se asignaran por capacitacin por asistencia, participacin, o como
ponente en cursos, seminarios, talleres, congresos, simposiums, viajes de estudios y o similares o afines.
La Bolsa de viaje no debe exceder los montos asignados en la escala de viticos
GASTOS VINCULADOS AL VIAJE: Desembolso autorizado que tiene por objeto sufragar gastos distintos a
los viticos y que resultan necesarios para el cumplimiento de las funciones del comisionado, tales como
fotocopias, comunicaciones, impresiones, revelados, entre otros. Y en el caso de usar movilidad oficial
(combustible, derechos, tasas, y servicios diversos).
COMISIONADO: Funcionario, servidor publico. (autoridades universitarias, decanos, directivos,
Coordinadores, personal docente; y administrativo) y personal bajo la modalidad de Contratacin
Administrativa de Servicios (CAS), de la Universidad Nacional de Cajamarca.
COMPROBANTES DE PAGO: Documento que acredita la transferencia de un bien, la entrega en uso o la
prestacin de un servicio. Solo se consideran comprobantes de pago a aquellos que cumplan con las
caractersticas y requisitos mnimos establecidos en el reglamento de Comprobantes de Pago: Facturas,
recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets o cintas emitidas por maquina
registradora (debe contener el N de RUC de la Institucin) y otros documentos similares que permita su
adecuado control tributario y que expresamente este autorizado por la SUNAT. Debiendo estar dichos
comprobantes a nombre de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA (RUC N
20148258601).
DECLARACIN JURADA: Documento sustentatorio del gasto nicamente cuando se trate de casos, lugares
o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de
conformidad con lo restablecido por la SUNAT. El monto de gastos que se sustenta a travs de este
documento no debe superar el equivalente al 30% del monto otorgado de acuerdo al Decreto
Supremo N 007-2013-EF.
RENDICIN DE CUENTAS: Es la presentacin de gastos debidamente documentado que el comisionado
realiza al termino de la comisin de servicios.

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6. PROCEDIMIENTOS

6.1. REQUISITOS PARA LA OBTENCION DE VIATICOS:

Documentos que acrediten la realizacin del Curso, eventos y otro similar de carcter oficial eventual y
transitorio al que asistir el comisionado.
Desempearse en un cargo cuyas funciones sean acordes con el curso o evento.
Aprobacin del Jefe inmediato e inmediato superior, indicando la duracin y condiciones del mismo.
Disponibilidad presupuestal.
suscribir la autorizacin del descuento en caso de incumplimiento. (Formato N 01)

6.2. AUTORIZACION DE VITICOS PARA LA COMISION DE SERVICIOS:


El documento de solicitud deber ser presentado en el siguiente orden:

De Vicerrectores y Decanos ante el Rector o en su caso ante el Vicerrectorado Administrativo.


De Directores Generales ante el Vicerrectorado de quien depende, o ante el Rector en caso dependieran
de l.
De Docentes ante el jefe de Departamento de la Facultad de la que dependen.
De Directores de Unidades Tcnica ante la Oficina General a la que pertenecen.
Del Personal Administrativo ante su jefe inmediato

El documento de solicitud deber ser presentado con cinco das hbiles de anticipacin, indicando el
motivo del viaje, los das que durar la comisin, fecha de salida, fecha de regreso y lugar a donde se
desplazar. Para ser elevado al Rectorado o en su caso al Vicerrectorado Administrativo para su autorizacin;
el cual si es aprobado ser derivado a la Oficina General de Economa para su atencin y trmite. En Caso de
la solicitud sea rechazada el documento ser devuelto al interesado.
En casos excepcionales de comisin de servicios ante las Instituciones Gubernamentales Supervisoras,
debidamente sustentados y autorizados por la autoridad se exonerara de dicho plazo.

6.3. DEL OTORGAMIENTO DE VIATICOS:

El clculo de los viticos se hace teniendo en cuenta la Remuneracin Mnima Vital vigente en la fecha de la
Comisin y, en aplicacin a las normas de austeridad vigentes a la fecha de emisin. La escala de Viticos
sern calculados conforme a la escala siguiente: (D.S. N 007-2013-EF).

OTRAS REGIONES DEL PAIS


REGION CAJAMARCA (2)
(Incluye Prov. San Ignacio,
CARGO Jan, Santa Cruz (1)

SIN CON SIN CON


MOVILIDAD MOVILIDAD MOVILIDAD MOVILIDAD

Rector 380.00 190.00 152.00 76.00

Vicerrectores, Secretario General,


Decanos, Director Postgrado,
Coordinadores de Sedes,
Directores Generales, Jefe de
Departamento Acadmico, 320.00 160.00 128.00 64.00
Directores de Escuela Acadmico
Profesional, Funcionarios,
Docentes, Personal Profesional,
Tcnicos, Auxiliares, CAS.

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(1) Se incluye a las Provincias de San Ignacio, Jan, Santa Cruz, porque para trasladarse a dichas ciudades, es necesario hacerlo va
Chiclayo.
(2) Por la cercana a las provincias y existir vas de comunicacin directas se considera un 40% de lo que se pagara a (OTRAS
REGIONES DEL PAIS)

La Unidad Tcnica de Contabilidad verificara que la autorizacin de la Comisin sea Rectoral o


Vicerrectoral y proceder a elaborar y adjuntar los formatos necesarios para el compromiso
presupuestal, tramitando el expediente a la Unidad Tcnica de Tesorera.
La Unidad Tcnica de Tesorera, efectuara el pago por concepto de viticos mediante cheque o por
abono en la cuenta bancaria del comisionado.
Queda prohibido autorizar viajes para realizar acciones por Comisin de Servicios en das NO
LABORABLES, sin considerar domingos y feriados.
Las Bolsas de viaje por concepto de Viaje de Estudios, deber ser como sigue:
Apoyo econmico a favor del estudiantes, pasajes va encargo interno incluye inscripcin,
pasajes terrestres, alimentacin y estada.
Asignacin econmico a favor del responsable del viaje estudios. como bolsa de viaje
- Numero de alumnos
- Asignatura
- Escuela Acadmico profesional
- Cdigo del alumno
- DNI
- Nombres y apellidos de los alumnos
Cuando por cualquier motivo se cancele o postergue la comisin de servicios y/o
Bolsa de viaje, el comisionado, comunicar a la Oficina General de Economa, con copia a la Unidad
Tcnica de Tesorera, en un plazo de 24 horas, exponiendo el motivo y las razones justificadas de la
anulacin o reprogramacin de la misma.
En caso de cancelacin de la Comisin, se proceder a la anulacin del cheque y en caso de haber
cobrado el cheque, y/o se haya hecho el abono a su cuenta, dentro de las 24 horas, se proceder a
devolver a la Unidad Tcnica de Tesorera, el importe del vitico otorgado, debiendo extenderse la
respectiva papeleta de Deposito a la fuente de financiamiento que le fue otorgado y proceder a la
reversin correspondiente en el SIAF. El comisionado informara a la Unidad Tcnica de Contabilidad
para la rebaja respectiva de la Cuenta 1205 Servicios y otros contratos por anticipado.

7. DE LA RENDICION DE CUENTAS DOCUMENTADA


El Comisionado es el nico responsable por lo declarado, consignado y /o documentacin presentada en la
correspondiente Rendicin de Cuentas.
La rendicin de Cuentas deber presentarse dentro de los diez (10 ) das hbiles contados desde la
culminacin de la comisin de servicios.

7.1 Presentara a travs de un Documento (Oficio o Carta simple) dirigido a la Oficina General de Economa,
Adjuntar de forma obligatoria la PAPELETA DE RENDICION (FORMATO N 0 4). Tambin copia
fotosttica simple del certificado del Curso, eventos y otro similar.
En todos los comprobantes en el reverso se indicara: Nombres y Apellidos completos, Firma, y Nmero de
DNI.

7.2 La Rendicin de cuentas de viticos se realiza mediante el Formato N 02 sustentados con los Comprobantes
de Pago Originales que cumplan con los requisitos establecidos por la SUNAT, segn Resolucin N 007-
99-SUNAT (facturas, boletas de venta, tickets y otros) indicando el nombre de la Universidad Nacional
de Cajamarca con el RUC N 20148258601., la fecha, debiendo presentarse sin enmendaduras, ni
borrones, consignando el servicio y /o consumo realizado.

7.3 En caso de incumplimiento la Unidad Tcnica de Contabilidad, informar mensualmente al Director de la


Oficina General de Economa de los comisionados que han incumplido, con la rendicin de cuentas, para las
sanciones administrativas del caso y la devolucin ntegra del monto recibido.

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7.4 En el caso de haber gastado menos del monto recibido como viticos deber devolver el efectivo no
utilizado a travs de la Unidad Tcnica de Tesorera. El que no se haya cumplido con la devolucin
oportuna de los viticos no utilizados y otros conceptos, estarn sujetos a los inters
correspondientes de acuerdo a la tasa de inters legal efectiva que publica la Superintendencia de Banca y
Seguros; a partir de la fecha de dicho requerimiento y hasta que se produzca su debida cancelacin. De
acuerdo a lo establecido en la Directiva de Tesorera Art. 68.1 de la Directiva N 001-2007-EF/77.15.

7.5 Los funcionarios, servidores administrativos y docentes que tengan RENDICIONES DE CUENTAS
PENDIENTES estarn impedidos de recibir nuevos anticipos de viticos.

7.6 Se reconocer reintegro de viticos de gastos y/o pasajes con autorizacin del seor Rector o Vicerrector
Administrativo, adjuntndose los documentos adicionales que sustente el gasto.

7.7 En la rendicin de cuentas obligatoriamente se adjuntaran los boletos de pasajes de la empres de


Transporte, cuando por casos excepcionales se extravi los boletos, se adjuntara una constancia emitida por
la respectiva empresa. Cuando por casos de traslado del comisionado en lugares donde no se cuente con
dichas empresas, se rendir con el comprobante de gasto, estando sujeto a verificacin posterior.

En las comisiones de servicio cuyo lugar de destino se pueda viajar por va area como terrestre por
austeridad se preferir esta ltima, salvo casos de urgencia comprobada. Esta medida no se aplicar a
los funcionarios de la Alta Direccin, indicando el tipo de cambio por el cual que hizo la compra de los
pasajes.

8. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

8.1 La Oficina General de Economa:

Constatara el uso real de los das empleados en la comisin de servicios, en el caso de ser menos
solicitara la devolucin por la diferencia del importe no utilizado, coincidiendo desde el da de
viaje y fecha retorno.
Deber comunicar bajo responsabilidad al Vice Administrativo en periodos mensuales, los
anticipos de viticos que se encuentren pendientes de rendicin y poder dar cumplimiento a la
disposicin 8.2 de la presente directiva.

8.2 Ante el incumplimiento de la devolucin de viticos no utilizados en el plazo sealado debe consignarse,
en el formato de entrega de los viticos, la autorizacin expresa de perceptor de los mismos para que la
unidad ejecutora efectu la retencin correspondiente a travs de la planilla nica de pagos,
independientemente de las medidas aplicables por dicho incumplimiento; segn Articulo N 68.3 de la
Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15.

8.3 Los casos no contemplados en la presente directiva, sern propuestos por el Vicerrectorado
Administrativo ante el Seor Rector para su resolucin.

La rendicin de cuentas constituye una declaracin de exclusiva responsabilidad del funcionario o


servidor comisionado que la formula. Dicha rendicin de cuentas ser revisada y podr ser verificada, en
tal virtud el reporte de documento e informacin que no corresponda, constituye falta grave, que dar
lugar a la aplicacin de las sanciones correspondientes.

Cajamarca 18 de febrero del 2013

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FORMATO N 01

AUTORIZACIN DE DESCUENTO DE HABERES:


Por el presente, Yo..,con DNI N
,(docente,administrativo,personal CAS), Facultad y/o
Dependencia...., Cdigo de Planilla N ., de la

Universidad Nacional de Cajamarca.

Declaro, tener conocimiento de la Directiva N 004-2013-VADM-UNC, Directiva para el otorgamiento


de viticos por comisin de servicios, bolsa de viaje y rendicin de cuentas de la U.N.C.

En tal sentido, mediante el presente AUTORIZO forma libre y sin ninguna presin, a la Unidad
Tcnica de Remuneraciones para que proceda a efectuar de mis haberes a travs de la Planilla
nica de Pagos u Honorarios Profesionales, el descuento de la cantidad recibida, en caso de no
rendir cuenta dentro de los diez (10) das calendarios contados a partir de la fecha de retorno, segn
Ley: Decreto Supremo N 007-2013-EF y el Articulo N 68.3 de la Directiva de Tesorera N 001-2007-
EF/77.15.

INDICE DERECHO FIRMA

Cajamarca, .de del 2013

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FORMATO N 02

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA


OFICINA GENERAL DE ECONOMIA

RENDICION DE CUENTAS
VIATICO N

NOMBRE : ..
CARGO : ..
DEPENDENCIA : ..
FECHA DE VIAJE : DEL .... AL ....
LUGAR DE VIAJE : DE .... A ....
OBJETO DEL VIAJE : ..
..
MONTO DEL DINERO RECIBIDO : (En Nuevos Soles)
1 Pasajes
2 Viticos

(A) Total
VIAJE REALIZADO POR :
Va area Va combinada
Va terrestre
En vehculo de la institucin
En vehculo de otra institucin
En vehculo de servicio pblico

GASTOS EFECTUADOS - En nuevos soles - (Adjuntar nmeros de comprobantes de pago autorizados por la SUNAT)

1 Pasajes
2 Alimentacin
3 Hospedaje
4 Declaracin Jurada
5 Otros
(B) Total gastos documentados

Cajamarca, . de . del 20..

__________________________________
FIRMA

(C) Total de gastos de viaje (S/.)

En el caso de que (A) sea mayor que (B), la diferencia se ingresar Caja de la UNC

Cantidad depositada en Caja (S/. ): Recibo de Ingreso N .. del //..

____________________________________________
V B OFICINA GENERAL DE ECONOMIA
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FORMATO N 03

DECLARACION JURADA

Yo, ....,con DNI N. , trabajador de la


Universidad Nacional de Cajamarca, de conformidad con la Ley de N 29951 - Ley de Presupuesto del Sector Pblico
para el Ao Fiscal 2013 y de acuerdo con el Decreto Supremo N 007-2013-EF que norma el procedimiento para el pago
de viticos, DECLARO BAJO JURAMENTO los gastos que a continuacin detallo, de los cuales no ha sido posible
obtener documentacin sustentatoria.

1. Movilidad local ..................................................... S/. ..

2. Alimentacin ..................................................... S/. ....

3. Gastos menudos (fotocopias, anillados, llamadas telefnicas, etc.) ... S/. ..

4. ............................................ S/. ..

T o t a l S/. .

Son: .............

Cajamarca, de del 2013

___________________________
NOMBRES Y APELLIDOS DEL COMISIONADO
DNI

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