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CASOS PRCTICOS

AUDITORA OPERATIVA

AUTOR: Wilder Alejandro Romero




NDICE

1. Casos prcticos
1.1. Auditora operacional al rea de compras
1.1.1. El propsito de este mdulo
1.1.2. Objetivo y alcance del rea de compras
1.1.3. Propsito de la auditora operacional en el rea de compras
1.1.4. Examen
1.1.5. Entrevistas
1.1.6. Anlisis de la informacin e indagaciones especficas
1.1.6.1. Diagnstico
1.1.6.2. Informacin
1.2. Auditora operacional de ventas
1.2.1. Objetivo y alcance del rea de ventas
1.2.2. Objetivo de la auditora del rea de ventas
1.2.3. Investigacin
1.2.4. Entrevistas
1.2.5. Examen a la informacin
1.2.6. Diagnstico
1.2.7. Informe

Recomendaciones
Bibliografa
Bibliografa Complementaria


2 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMTICAS

1. Casos prcticos

1.1. Auditora operacional al rea de compras

El departamento de compras es una de las reas estratgicas de una organizacin moderna, no


solo en lo relacionado con el costo de los materiales o inventarios, sino que el abastecimiento
de materias primas, puede generar diferenciacin de la organizacin frente a sus competidores,
recordemos el caso de TOYOTA y su metodologa de Inventarios Justo a Tiempo, por lo tanto,
puede influir en los costos totales, como en la calidad de los productos.

1.1.1. El propsito de este mdulo es:

Determinar el objetivo y el alcance del proceso de compras.


Partiendo de los objetivos de la empresa, determinar el objetivo de la auditora
operacional en el proceso de compras.
Establecer las herramientas y procesos a utilizar por parte de la auditora para el
rea de compras.
Guiar en la forma en que se debe presentar el informe relacionado con el rea de
compras.

1.1.2. Objetivo y alcance del rea de compras

El rea de compras tiene como objetivo la adquisicin de elementos en el menor tiempo


posible, y con los ms altos estndares de calidad solicitados por cada una de las reas.
Comprende las siguientes actividades:

Establecer objetivos y metas en compras


Establecer el plan de compras y programar las compras de acuerdo de acuerdo a
las solicitudes de cada una de las reas
Gestionar de manera eficiente los recursos tanto materiales como humanos, que
conforman el rea de compras
Mantener una actualizacin constante de precios, relacionados con los
elementos de mayor consumo por parte de la organizacin y conservar y analizar
datos histricos.

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Gestionar de manera eficiente las solicitudes de materiales y servicios solicitados
por cada una de las reas de la organizacin.
Realizar una revisin de las polticas de la organizacin, para la solicitud y compra
de materiales o servicios de la organizacin.
Realizar un sondeo del mercado, estableciendo los mejores proveedores en
cuanto a precios y calidad.
Analizar las diferentes alternativas para la adquisicin de cada elemento o
material.
Revisar el cumplimiento de condiciones, trminos y tiempos, de cada una de las
solicitudes de las reas de la organizacin.
Gestionar las devoluciones o reclamaciones que se puedan presentar con los
proveedores
Realizar una coordinacin con las reas relacionadas como: almacn (en cuanto
al manejo de las mercancas y la recepcin de las mismas), tesorera (polticas de
pago a proveedores), ventas, etc.

1.1.3. Propsito de la auditora operacional en el rea de compras

El propsito de la auditora en esta rea comprende el anlisis de la gestin del rea, con el
propsito de examinar y detectar las posibles falencias del proceso, en cuanto a eficiencia,
eficacia y economa, con el propsito de realizar las respectivas recomendaciones o sugerencias.

Para ello, el auditor debe conocer a cabalidad el alcance del proceso de compras, sus
particularidades y desafos, puede hacer una revisin de las auditoras anteriores si las hubiere y
de las recomendaciones que se hayan hecho al proceso.

Es necesario que el auditor conozca de primera mano, la forma cmo se lleva a cabo el proceso,
para esto, se hace necesaria una visita al rea, para realizar una observacin e inspeccin del
proceso.

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1.1.4. Examen

Al realizar un examen al proceso de compras, se debe iniciar con la revisin de la informacin


relacionada con este, se deben consultar los indicadores relacionados con el proceso, en cuanto
a niveles de compras, precios, proveedores, proyecciones que se hagan de las compras, planes,
con el fin de determinar si son idneos y realizar las recomendaciones pertinentes

Realizar comparativos entre periodos para establecer el comportamiento de las compras,


realizar clculos y anlisis con razones financieras y dems anlisis con el fin de establecer los
comportamientos de las compras en la organizacin.

1.1.5. Entrevistas

Se deben establecer cuestionarios que permitan, a travs de entrevistas, establecer cmo


funciona el proceso de compras y cmo se estn aplicando las polticas de la compaa para este
proceso. Estas entrevistas debern hacerse tanto con las personas que deciden las polticas de
compras como con las que las ejecutan. En algunos casos es conveniente establecer el mismo
procedimiento con los proveedores.

1.1.6. Anlisis de la informacin e indagaciones especficas

Se debe realizar un anlisis de toda la documentacin relacionada con el proceso de compras,


desde los anlisis estadsticos, proyecciones, pasando por el plan de compras, como tambin, la
revisin que se realiza a los proveedores, precios, modelos de contratacin y casos especiales
que llamen la atencin del auditor.

En los casos en que se tenga que importar mercanca, se deben revisar los controles
establecidos para realizar los trmites con la aduana y los procedimientos relacionados con las
importaciones.

Realizar flujogramas, con el fin de realizar un anlisis del proceso, este mtodo permite el
anlisis de aspectos que puedan mejorarse, se debe acompaar este anlisis con memorandos
descriptivos, d la operacin de compras.

Revisar el presupuesto de compras, en caso de que la organizacin tenga uno, con especial
nfasis en las variaciones principales, y revisar las causas de estas variaciones.

Se debe hacer una revisin de las polticas de rotacin de proveedores si se tiene, esto en caso
de que los volmenes de compras lo permitan, tambin se debe establecer una supervisin del
personal de rea de compras, revisar las prcticas laborales, manuales de procedimientos,
polticas, etc.

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1.1.6.1. Diagnstico

Revisar toda la informacin recopilada, esto le permitir al auditor realizar las sugerencias
adecuadas a los problemas detectados en el examen, que afecten la eficiencia, eficacia y
economa del proceso, estos informes deben discutirse con los interesados, con el fin de
aprovechar el conocimiento que puedan tener sobre el proceso y realizar una motivacin, en
bsqueda de la eficiencia eficacia y economa del proceso.

1.1.7. Informacin

Estos son formas en las que un auditor puede recopilar informacin, en el transcurso de una
auditora operacional.

Carencia de polticas u objetivos, o lo impracticable de los mismos, para la


ejecucin del proceso.
Existencia y aplicacin de los presupuestos en el proceso de compras.
Desvinculacin del departamento de compras, con las dems reas de la
organizacin.
Ausencia de polticas del personal de compras, delegacin de autoridad poco
clara o nula.
Falta de informacin referente a los proveedores.

1.2. Auditora operacional al rea de ventas

El rea de ventas no es solo estratgica para la organizacin, sino que es parte de la misin de la
organizacin, esto es porque a travs de esta se obtienen los ingresos de la misma. Los ingresos
son el fundamento de una organizacin, con lo que la organizacin hace frente a gastos y
costos. Por esta razn, cualquier mejora en la eficiencia del proceso se transforma en una
mayor cantidad de ingresos.

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1.2.1. El propsito de este mdulo

Establecer el objetivo de la operacin de ventas.


Sealar la metodologa que puede utilizarse para efectuar la auditora
operacional de ventas.
Dar orientaciones acerca de algunos instrumentos, tcnicas y procedimientos de
que puede disponer el auditor para llevar a cabo la auditora operacional de
ventas y respecto a la necesidad de que al efectuar este trabajo el auditor
mantenga una actitud mental que permita estar constantemente aprovechando
su labor, utilizando dichos elementos para enfocar su trabajo a promover la
eficiencia en la operacin.
Orientar respecto a la manera como se puede informar de los resultados
obtenidos en la auditora operacional de ventas.

1.2.2. Objetivo y alcance del rea de ventas

Las ventas le permiten a la organizacin la consecucin de sus metas u objetivos econmicos,


pero a la par, satisface las expectativas y necesidades de los clientes, es importante que estos
dos elementos, vayan de la mano ya que un desbalance afecta directamente los ingresos.

Establecer los polticos y objetivos del rea de ventas, acordes con los objetivos
organizacionales.
Las polticas deben estar relacionadas con el volumen y la frecuencia de las ventas, las
comisiones en ventas, etc.
Los objetivos estn ms relacionados con el tipo de servicio que se le d al cliente, los
ingresos, el nivel de ventas, los productos a vender, las distribuciones, etc.
Control eficiente de los recursos tanto humanos como de materiales, que se involucran
en el proceso de ventas.
Realizar una planeacin coherente de las ventas a realizar, esto es cantidades, precios,
calidad de productos, orientados al pblico objetivo y con los precios objetivos.
Identificar necesidades del pblico objetivo, basndose en las investigaciones que se
realizan al mercado y vinculando a los dems departamentos, para alcanzar los objetivos
de la organizacin.
Establecer las condiciones del mercado en cuanto a la competencia, sus productos,
precios, servicio, calidad, etc.
Vincularse activamente en el establecimiento de precios.
Crear estrategias de mercadeo.
Establecer polticas de financiacin, orientadas a la satisfaccin del cliente.

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Promociones en ventas
Analizar el proceso completo de ventas, desde el momento en que se realiza el pedido
por parte del cliente, hasta que se hace la entrega del producto y el seguimiento a este a
travs de los servicios post-venta.
Llevar un seguimiento detallado de los clientes, para establecer fidelidad a la marca y
establecer posibles clientes y necesidades.
Realizar un pronstico de ventas
Realizar un anlisis estadstico del comportamiento de las ventas, los clientes, el
producto, la marca, etc.
Creacin de nuevas marcas y fidelizacin del cliente.
Entrenamiento permanente de los vendedores, en todos los aspectos de las ventas,
producto, marcas, lneas de crdito, garantas, etc.

1.2.3. Objetivo de la auditora del rea de ventas

El objetivo del anlisis al rea de ventas es el de realizar un examen al proceso de ventas, toda
vez que es el rea responsable de la consecucin del objetivo misional de la organizacin, con el
fin de evaluar la eficiencia, eficacia y economa de la organizacin, fruto de este anlisis se
espera una mejora en la eficiencia del proceso que se traduce en reduccin de gastos e
incremento en los ingresos.

El auditor debe realizar un conocimiento completo del rea de ventas, que incluye aspectos
tanto internos como externos de la organizacin, como lo son: el mercado, el cliente, la
competencia, el producto, la marca, los vendedores, etc.

1.2.4. Investigacin

Es necesario realizar un anlisis concienzudo de la informacin relacionada al proceso de ventas,


tanto externo como interno, comparando tendencias, mercado, proyecciones, con el objetivo
de evaluar el comportamiento del proceso y sus posibles fallos o debilidades, para alcanzar
niveles aceptables de eficiencia, eficacia y economa.

1.2.5. Entrevistas

Se deben establecer cuestionarios, que permitan a travs de entrevistas, establecer cmo


funciona el proceso de ventas y como se estn aplicando las polticas de la compaa para este
proceso, ya que las polticas tienen afectacin directa sobre la satisfaccin de las necesidades
del cliente y la fidelizacin de este. Es importante realizar flujogramas del proceso, para analizar
paso a paso el desarrollo del proceso.

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1.2.6. Examen a la informacin

Revisin de la diversa informacin que se posea sobre el proceso como: archivo,


reportes, informes, etc.
Determinar el conocimiento de los objetivos por parte del personal de ventas, ya
que su desconocimiento afecta el buen desarrollo del proceso, estos objetivos se
deben coordinar con las proyecciones realizadas.
Se deben crear basados en el anlisis y estudio del mercado, presupuestos de los
productos ofertados por la compaa, y que estn acordes con los objetivos
planteados.
Establecer los productos ms importantes y estratgicos para la organizacin, y
en estos determinar: el mercado objetivo, estrategias publicitarias, planes, ciclo
de vida del producto (hasta su disposicin final), tendencias en ventas, polticas
de fijacin de precios, mrgenes de utilidad, niveles de inventarios y manejo de
estos respecto de las ventas.
Establecer estadsticas para determinar el comportamiento de las devoluciones,
demoras en las entregas, incumplimientos en los pedidos y sus efectos en las
ventas.
Realizar un anlisis de los canales de distribucin, para determinar costos y
posibles falencias.

Tambin es importante realizar un anlisis de la distribucin del trabajo, en cada uno de los
integrantes del proceso.

1.2.7. Diagnstico

Como se mencion anteriormente, las discusiones con el personal implicado en las actividades
propias del proceso, ayudan a la evaluacin, siempre que se hagan en coordinacin con el
equipo de auditora y que estas estn presididas por el auditor responsable del examen.

1.2.8. Informe

Finalmente, en la metodologa ser necesario utilizar un proceso de comprobacin continua de


la informacin obtenida de las diversas fuentes y, siempre que sea posible, la cuantificacin del
efecto de los problemas detectados o de los posibles cambios en los mtodos de ventas que
procuren mayor eficiencia que los establecidos en la empresa.

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Estos son algunos de los elementos que se deben informar a los responsables, resultado del
anlisis y el examen realizado:

Falta de definicin de objetivos para la operacin de ventas y carencia de


polticas; incumplimiento con objetos y polticas; falta de vigilancia.
Fallas en la estructura orgnica del departamento de ventas.
Descoordinacin con otros departamentos relacionados con la operacin de
ventas.
Desconocimiento del mercado y de la competencia.
Ausencia de estudios de mercado en el lanzamiento de nuevos productos.
Prdida de penetracin en el mercado.
Inexistencia de listas de precios.
Inadecuado sistema de remuneraciones a vendedores.
Carencia de un sistema integral de informacin.
Estadstica de las ventas, por los criterios de clasificacin necesarios en la
empresa.
Determinacin de lneas o artculos improductivos por precios bajos y/o
deficiente estructura de los costos.
Presupuestos inexistentes o inadecuados. Falta de explicacin de desviaciones.
Incentivos inadecuados en funcin al volumen de compras de los clientes y falta
de informacin sobre los costos relativos.
Sistema de distribucin inadecuado.
Productos o lneas con mrgenes de utilidad poco satisfactorios.

Es importante, en todos los casos, que se procure cuantificar el efecto, precisar las
consecuencias y determinar las causas de los problemas detectados y dar sugerencia para
resolverlos.

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1.2.9. Recomendaciones

En la auditora operacional se hacen necesarios una serie de procedimientos que orientados y


guiados por el auditor, quien basado en su experiencia y conocimientos, pueden llevar a feliz
trmino la auditora.

El objetivo de los anteriores casos prcticos, es el de, mostrar la forma en cmo debe llevarse
una auditora operacional, para esto se deben seguir los pasos tal y como se mostraron
anteriormente.

La idea es que estos casos prcticos, sirvan de gua para la aplicacin de la auditora
operacional, en cualquier proceso u organizacin, para esto se deben tener presente las
siguientes recomendaciones:

Establecer claramente el propsito y objetivo de cada proceso a trabajar, en el caso de


una auditora al total de la organizacin, se deben revisar no solo los objetivos
organizacionales, sino adems, las metas, misin y visin.
Se debe establecer con claridad el alcance del proceso, utilizando las herramientas
anteriormente mencionadas.
La comprensin del proceso es indispensable para su anlisis, para esto es indispensable
observar de primera mano, el desarrollo del mismo.
Revisar toda la informacin de la que se disponga, esto es: informes, archivos,
estadsticas, recomendaciones, otras auditoras, etc.
Realizar entrevistas no solo a los encargados del proceso, sino a terceros vinculados a
este, le proporcionan al auditor una mirada ms amplia sobre el proceso a analizar.
Revisin de la documentacin especfica, como polticas, manuales de procedimientos,
flujogramas, etc.
Importante revisar las recomendaciones con los participantes del proceso, sus aportes
son valioso para profundizar en el anlisis del proceso y para generar los informes.

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GLOSARIO DE TRMINOS

Administracin: Disciplina la cual se encarga de la planeacin, organizacin y direccin de la


organizacin.
Auditora: Acumulacin y evaluacin de evidencia con el fin de establecer correspondencia
entre la informacin y los parmetros establecidos
Auditora Operacional: Examen del proceso administrativo y de las operaciones de una
organizacin
Archivo Corriente: Soportes de la labor del auditor y el proceso de auditora
Archivo General: Correspondencia interna recibida y enviada durante el proceso de auditora
Archivo Permanente: Documentos de utilizacin contina del cliente, susceptibles de cambio
frecuentes
Archivo: Organizacin de documentos fsicos y digitales en el proceso de la auditora
Auditora Administrativa: Examen constructivo de una empresa o de una parte de la gerencia
Auditora de Cumplimiento: Examen de las operaciones financieras administrativas y
econmicas de una empresa, para establecer el cumplimiento de las normas y leyes.
Benchmarking: Proceso para evaluar productos, servicios y procesos de trabajo en las
organizaciones
Cadena de Valor: Modelo que permite detallar las actividades de una organizacin que genera
valor al cliente.
Cadena Productiva: Grupo de operaciones necesaria para producir un bien y servicio
Cdula Analtica: Procedimiento de auditora que se aplica sobre partidas seleccionadas
Cdula Sumaria: Contiene datos generales de cifras, procedimientos, conclusiones y
observaciones
Cdulas de auditora: Se registra los procedimientos de auditora y los resultados obtenidos
Ciclo Operacional: Intervalo de tiempo en el que una organizacin realiza sus operaciones
Cdigo de tica: Manual de conducta profesional para satisfacer requerimientos de los usuarios
Conclusin: Juicios de carcter profesional
Control de Calidad: Mtodo para garantizar la calidad del trabajo de auditora
Cuadro de Mando Integral: Metodologa que mide las actividades de una organizacin
Dictamen: Informe del contador pblico sobre un trabajo de auditora
Desarrollo organizacional: Desarrollo de las organizaciones humanas
Diagrama de flujo: Smbolos grficos que representan etapas de un proceso
Documentacin de Auditora: Registro de los procedimientos de auditora desarrollados.
Documentacin soporte: Documentos generados por las reas administrativas.
Economa: Administracin de la riqueza para la satisfaccin de la sociedad
Eficacia: Logro de los objetivos o metas planteados con los mejores resultados posibles
Eficiencia: Logro de objetivos y metas con el mnimo de recursos disponibles
Empresa: Organizacin o institucin dedicada a actividades que perciben un beneficio
econmico

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Entropa: Prdida de eficacia de los sistemas
ERP: Sistemas de informacin de la Gerencia
Escuelas de administracin: Grupos de autores que comparten principios y teoras similares
Estructura Hbrida: Rene caractersticas de diversos tipos e estructuras
Estructura Lineal: Forma organizacional simple, utilizada por pequeas empresas
Estructura matricial: Equipo integrado por varias reas de la organizacin para cumplir un
determinado proyecto
Estructura Organizacional: La forma en que las reas estn organizadas al interior de una
entidad con el fin de alcanzar los recursos
Evidencia: Cualquier tipo de dato o informacin que utiliza el auditor para sustentar su opinin
Informe: Diagnstico del auditor soportado en la evidencia recopilada durante el trabajo de
auditora
Manual de procedimientos: Documento que describe las funciones cada unidad administrativa
Mapa de Procesos: Grfico de los procesos de una organizacin
Marcas de Auditora: Smbolos que explican el trabajo del auditor
Memorando de Planeacin: Medio de comunicacin y evidencia de la planeacin de la auditora
Normas de Auditora: Lineamientos que direccin la manera de realizar un trabajo de auditora
Organizacin: Persona jurdica creada para la consecucin de objetivos.
Papeles de trabajo: Documentos y/o planillas diseadas y utilizadas durante el trabajo de
auditora
Plan de auditora: Resumen de la auditora elaborado en la etapa de planeacin
Procedimiento: La forma organizada en la que se realiza un trabajo
Procedimientos analticos: Comparacin de tipo financiero, de la organizacin con ella misma y
con otras organizaciones
Procedimientos sustantivos: Pruebas realizadas para obtener evidencia
Proceso: Eventos que se realizan con un fin determinado
Procesos estratgicos: Procesos realizados por la administracin que proporcionan directrices a
los dems procesos
Programa de Auditora: Es el listado completo de los procedimientos de auditora
Pruebas de control: Pruebas diseadas para conocer el diseo y el funcionamiento del sistema
de control interno
Pruebas sustantivas: Pruebas sobre saldos y transacciones para detectar errores materiales

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REFERENCIAS

Bibliografa

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