Apostila Excel 2010

Dicas de uso

Carlos Eduardo Martinez Taka

TAKATRAINING

1
Sumrio
1 Introduo ao Excel............................................................................................................. 3
1.1 Interface do usurio orientada a resultados............................................................... 3
1.2 Mais linhas e colunas e outros limites novos.............................................................. 3
1.3 Novos formatos de arquivos ....................................................................................... 3
1.4 Inserir e excluir colunas e linhas ................................................................................. 3
1.5 Uso de frmulas .......................................................................................................... 4
1.5.1 Estatsticas.............................................................................................................. 4
1.5.2 Filtragem de dados................................................................................................. 7
1.5.3 Classificao de clulas .......................................................................................... 8
1.5.4 Formatao Condicional ........................................................................................ 9
1.5.5 Utilizao de Subtotais ........................................................................................... 9
1.6 Grfico ....................................................................................................................... 10
1.6.1 Criar um Grfico ................................................................................................... 10
1.6.2 Criar Mini-Grfico................................................................................................. 10
1.6.3 Ferramentas de Grfico ....................................................................................... 10
1.6.4 Alterar o tipo de grfico ....................................................................................... 10
1.6.5 Alterar o layout do grfico. .................................................................................. 10
1.6.6 Alterar a aparncia de um grfico........................................................................ 10
1.6.7 Criar e usar um modelo de grfico ....................................................................... 11
1.6.8 Para que serve uma tabela dinmica ................................................................... 11
1.6.9 Criar uma tabela dinmica utilizando dados da planilha ..................................... 11
1.6.10 Grfico Dinmico ................................................................................................ 13
1.7 Segmentaes ........................................................................................................... 16
1.7.1 Criar Segmentadores em uma tabela dinmica ................................................... 17
1.7.2 Criar Segmentadores em um grfico dinmico.................................................... 17

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1 Introduo ao Excel
1.1 Interface do usurio orientada a resultados
A nova interface do usurio orientada a resultados facilita o trabalho no Microsoft
Office Excel. Os comandos e os recursos que eram normalmente colocados em barras de
ferramentas e menus complexos agora esto mais fceis de serem localizados nas guias
orientadas a tarefas que contm grupos de comandos e recursos.
Qualquer que seja a tarefa executada na nova interface do usurio formatao ou
anlise de dados o Excel apresentar as ferramentas mais teis para a concluso bem-
sucedida da tarefa.

1.2 Mais linhas e colunas e outros limites novos

Especificamente, a grade do Office Excel 2010 de 1.048.576 linhas por 16.384 colunas,
o que significa 1.500% de linhas e 6.300% de colunas a mais em relao ao Microsoft Office
Excel 2003. Para aqueles que so curiosos, as colunas agora terminam em XFD, e no em IV.

1.3 Novos formatos de arquivos

Formato de arquivo com base em XML No 2010 Microsoft Office system, a Microsoft est
apresentando novos formatos de arquivos para Word, Excel e PowerPoint, conhecidos como
os formatos Office Open XML. Esses novos formatos de arquivo facilitam a integrao com
fontes de dados externas e tambm oferece tamanhos reduzidos e recuperao aprimorada
de dados.

1.4 Inserir e excluir colunas e linhas

Para inserir ou excluir colunas:
1. Para inserir, clique em uma clula direita de onde deseja inserir uma nova coluna. Na guia
Pgina Inicial no grupo Clulas, clique na seta em Inserir e, em seguida, clique em Inserir
Colunas na Planilha.
2. Para excluir, clique uma clula na coluna. Na guia Pgina Inicial no grupo Clulas, clique na
seta em Excluir. Clique em Excluir Colunas na Planilha.
Para inserir ou excluir outra coluna depois de ter feito isso uma vez, pressione F4.

Para inserir ou excluir linhas:

1. Para inserir, clique em uma clula direita de onde deseja inserir uma nova coluna. Na guia
Pgina Inicial no grupo Clulas, clique na seta em Inserir e, em seguida, clique em Inserir
Linhas na Planilha.
2. Para excluir, clique uma clula na coluna. Na guia Pgina Inicial no grupo Clulas, clique na
seta em Excluir. Clique em Excluir Linhas na Planilha.
Para inserir ou excluir outra linha depois de ter feito isso uma vez, pressione F4.

3
1.5 Uso de frmulas

1.5.1 Estatsticas
Suponha que voc deseje descobrir o nmero mdio de dias para concluir uma etapa
de um projeto ou a temperatura mdia de um dia especfico em um perodo de dez anos. H
vrias maneiras de calcular a mdia de um grupo de nmeros.

1.5.1.1 Average (Mdia)

A funo Average (MDIA) mede a tendncia central, que o centro de um grupo de

nmeros em uma distribuio estatstica. Estas so as trs medidas de tendncia central mais
comuns:
Mdia que a mdia aritmtica, calculada pela adio de um grupo de nmeros, dividida, em
seguida, pela quantidade desses nmeros. Por exemplo, a mdia de 2, 3, 3, 5, 7 e 10 30
dividido por 6, que 5.
Para uma distribuio simtrica de um grupo de nmeros, essas trs medidas de
tendncia central so as mesmas.
Para uma distribuio enviesada de um grupo de nmeros, elas podem ser diferentes.

A B

1 Dados

2 10

3 7

4 9

5 27

6 0

7 4

Frmula Descrio (Resultado)

=MDIA(A2:A7) Calcula a mdia de todos os nmeros na lista acima (9,5)
=MDIA(A2:A4;A7) Calcula a mdia do primeiro, segundo, terceiro e do ltimo nmeros na lista (7,5)

4
1.5.1.2 Matemticas

1.5.1.2.1 Sum e SumIf (Soma e Somase)

A B

1 Vendedor Fatura

2 Cardoso 15.000
3 Cardoso 9.000
4 Ruivo 8.000
5 Ruivo 20.000
6 Cardoso 5.000
7 Couto 22.500

Frmula Descrio (Resultado)

=SOMA(B2:B3;B5)
=SOMA(B2;B5;B7)
=SOMASE(A2:A7,"Cardoso";B2:B7)
=SOMASE(B2:B7,">=9000";B2:B7)
Adiciona duas faturas de Cardoso e uma de Ruivo
(44.000)
Adiciona faturas individuais de Cardoso, Ruivo e Couto
(57.500)
Soma das faturas de Cardoso (29.000)
Soma de grandes faturas maiores ou iguais a 9.000
(66.500)

5
1.5.1.3 Calcular porcentagem

A B C D E

1 Regio Vendedor Tipo Vendas %

2 Sul Cardoso Bebidas 3.571 8,1%

3 Oeste Ribeiro Laticnios 3.338 7,6%

4 Leste Ruivo Bebidas 5.122 11,7%

5 Norte Ruivo Laticnios 6.239 14,2%

6 Sul Couto Produo 8.677 19,8%

7 Sul Ribeiro Carne 450 1,0%

8 Sul Ribeiro Carne 7.673 17,5%

9 Leste Ruivo Produo 664 1,5%

1 Norte Ribeiro Produo 1.500 3,4%

1 Sul Couto Carne 6.596 15,0%

Frmula Descrio (Resultado)

Divide o valor de cada venda pela soma de todas as
vendas. Deve ser copiada para baixo a partir da clula E2.
E2 8,1%
E3 7,6%
E4 11,7%
E5 14,2%
=D2/SOMA(D$2:D$11)
E6 19,8%
E7 1,0%
E8 17,5%
E9 1,5%
E10 3,4%
E11 15,0%

6
1.5.1.4 Condicionais

1.5.1.4.1 If (Se)
A

1 Dados
2 15
3 9
4 8
5 Rodas dentadas
6 Acessrios

Frmula Descrio (Resultado)

=SE(A2=15; "OK"; "No OK") Se o valor na clula A2 for igual a 15, retornar "OK". (OK)
=SE(E(A2<>A3;A2<>A4);"OK";"No OK") Se 15 no for igual a 9 e 15 no for igual a 8, retornar
"OK". (OK)

1.5.1.5 Procura e Referncia

1.5.1.5.1 Vlookup (Procv)

A B C

1 Densidade Viscosidade Temperatura

2 0,457 3,55 500
3 0,525 3,25 400
4 0,616 2,93 300
5 0,675 2,75 250
6 0,746 2,57 200

Frmula Descrio (Resultado)

=PROCV(1;A2:C10;2) Usando uma correspondncia aproximada, procura o
valor 1 na coluna A, localiza o maior valor menos que ou
igual a 1 na coluna A, que 0,946 e, ento, retorna o valor
da coluna B na mesma linha. (2,17)
=PROCV(0,616;A2:C10;3) Usando uma correspondncia exata, procura o valor
0,616 na coluna A, e, ento, retorna o valor da coluna C
na mesma linha. (300)

1.5.2 Filtragem de dados

A filtragem de dados muito importante para uma anlise de listagens complexas ou
extensas.

1.5.2.1 Filtrar texto

1. Selecione um intervalo de clula que contenha dados alfanumricos.

7
 2. Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique em Classificar e Filtrar e em seguida, clique em
Filtrar.

3. Clique na seta no cabealho da coluna.

1.5.2.2 Como utilizar caracteres curinga

Os seguintes caracteres curinga podem ser utilizados como critrios de comparao

para filtros de texto.

Use Para localizar

Qualquer caractere nico
? (ponto de interrogao) Por exemplo: antoni?
Localizar: "antonio" e "antonia"
Qualquer nmero de caracteres
* (asterisco) Por exemplo: *este
Localiza "Nordeste" e "Sudeste"
Um ponto de interrogao, asterisco ou til
~ (til) seguido de ?, * ou ~ Por exemplo: fy06~?
Localizar "fy06?"

1.5.3 Classificao de clulas

Voc possui uma planilha contendo as avaliaes de desempenho de seus vendedores
com relao a critrios como unidades vendidas e gostaria de orden-las de forma que pudesse
identificar as melhores ou piores notas em cada critrio?

8
1.5.3.1 Classificar

1. Selecione uma coluna de dados alfanumricos em um intervalo de clulas ou certifique-se

de que a clula ativa est em uma coluna da tabela que contenha dados alfanumricos.
2. Na Pgina Inicial, no grupo Edio, clique em Classificar e Filtrar e, em seguida, clique em
Filtrar.
3. Siga um destes procedimentos:
4. Para classificar em ordem alfanumrica crescente, clique em
Classificar de A a Z.
5. Para classificar em ordem alfanumrica decrescente, clique em
Classificar de Z a A.
6. Como opo, voc pode fazer uma classificao que diferencie letras maisculas de
minsculas.

1.5.4 Formatao Condicional

Voc tem em suas mos o relatrio de vendas do ltimo ms e gostaria de identificar
com facilidade os produtos cujas vendas ultrapassaram R$3.500.000,00? Ou os melhores
vendedores?

1.5.5 Utilizao de Subtotais

Voc pode calcular automaticamente os subtotais e os totais gerais em uma lista para
uma coluna usando o comando Subtotal no grupo Estrutura de Tpicos, na guia Dados.
Os Subtotais so calculados com uma funo de resumo (um tipo de clculo que
combina os dados de origem em um relatrio de tabela dinmica ou em uma tabela de
combinao ou quando voc est inserindo subtotais automticos em uma lista ou banco de
dados.
Voc pode exibir mais de um tipo de funo de resumo para cada coluna.
Se a planilha for definida para calcular as frmulas automaticamente, o comando
Subtotal recalcular os valores de subtotal e gerais automaticamente, conforme voc edita os
dados dos detalhes.
O comando Subtotais tambm destaca a lista para que voc possa exibir e ocultar as
linhas de detalhes de cada subtotal.
1. Certifique-se de que a coluna tenha um rtulo na primeira linha, contenha fatos semelhantes
em cada coluna e que o intervalo no tenha linhas ou colunas em branco.
2. Selecione uma clula no intervalo.
3. Siga um destes procedimentos:

9
 4. Voc pode inserir um nvel de subtotais para um grupo de dados, como mostrado no exemplo
a seguir.
5. Classificar a coluna que compe o grupo.

1.6 Grfico

1.6.1 Criar um Grfico

1. Selecione os dados que deseja plotar.
2. Clique na guia Inserir, no grupo Grfico, selecione o tipo de grfico que deseja utilizar e clique
no subtipo de grfico.

1.6.2 Criar Mini-Grfico

1. Posicione o cursor onde deseja inserir o mini-grfico.
2. Clique na guia Inserir, no grupo Grfico, selecione o tipo de mini grfico que deseja utilizar.
3. Na caixa de dilogo localize os dados que sero utilizados para criar o mini grfico.
4. Confirme a clula aonde deseja posicionar o mini-grfico.
5. Clique no boto OK.

1.6.3 Ferramentas de Grfico

Depois que o grfico for inserido, em Ferramentas de Grfico aparecero, com trs
guias: Design, Layout e Formatar. Essas guias contm os comandos necessrios para trabalhar
com grficos.
Quando concluir o grfico, clique fora dele. As Ferramentas de Grfico desaparecero.
Para restaur-las, clique dentro do grfico. Isso far as guias reaparecerem.

1.6.4 Alterar o tipo de grfico

Depois de criar um grfico, possvel faz com que ele compare os dados de diferentes
maneiras. Na guia Design, no grupo Dados, clique em Alternar Linha/Coluna.

1.6.5 Alterar o layout do grfico.

possvel adicionar ttulos de grfico e de eixo, adicionar uma tabela de dados, excluir
linhas da grade ou adicionar rtulos de dados rapidamente alterando o layout do grfico.
1. Clique no grfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Layouts de Grfico, clique no boto
Mais para ver todos os layouts. Clique no layout desejado.
2. Outra maneira de aplicar layouts clicar na guia Layout e fazer selees individualmente.

1.6.6 Alterar a aparncia de um grfico

1. Para alterar as cores do grfico, clique no grfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Estilos
de Grfico, clique no boto Mais para ver todas as cores disponveis. Em seguida, clique
nas cores desejadas.

10
1.6.7 Criar e usar um modelo de grfico
1. Clique no grfico que deseja salvar um modelo.
2. Na guia Design, no grupo Tipo, clique em Salvar como Modelo.
3. Digite um nome para o modelo.

1.6.8 Para que serve uma tabela dinmica

Vamos supor que voc compilou uma grande lista de dados por exemplo, nmeros
das vendas de cada produto que sua empresa fabrica. Mas agora, voc est pronto para extrair
algumas informaes significativas dos dados. Por exemplo, voc pode querer responder s
perguntas a seguir:
Quais so as vendas totais de cada produto por regio?
Quais produtos esto vendendo mais durante um perodo de tempo?
Quem seu vendedor com melhor desempenho?

Para responder a essas e a outras perguntas, voc pode criar um relatrio de tabela
dinmica uma tabela interativa que extrai, organiza e resume automaticamente os dados. Voc
pode, em seguida, usar o relatrio para analisar os dados por exemplo, fazer comparaes,
detectar padres e relacionamentos e analisar tendncias.

1.6.9 Criar uma tabela dinmica utilizando dados da planilha

Voc est com a planilha de vendas dos ltimos 2 meses e gostaria de analis-las para
fazer comparaes, detectar padres e relacionamentos, etc?
Quando os dados estiverem prontos, coloque o cursor em qualquer local nos dados.
Isso incluir todos os dados da planilha no relatrio. Ou selecione apenas os dados que deseja
usar no relatrio.

1.6.9.1 Noes bsicas

Em um lado est a rea de layout pronta para receber o relatrio de tabela dinmica, e
no outro lado est a Lista de Campos de Tabela Dinmica. Essa lista mostra os ttulos de coluna
dos dados de origem. Como mencionado anteriormente, cada ttulo um campo: Pas,
Vendedor, e assim por diante.
Voc cria um relatrio de tabela dinmica, movendo qualquer um dos campos para a
rea de layout do relatrio de tabela dinmica. possvel fazer isso marcando a caixa de seleo
ao lado do nome do campo, ou clicando com o boto direito do mouse em um nome de campo
e selecionando um local para o qual mover o campo.

11
Crie um relatrio de tabela dinmica

Utilize a planilha mostrada a seguir:

1. Selecione uma clula ou um intervalo de clulas.

2. Clique na guia Inserir. No grupo Tabelas, clique na seta em Tabela Dinmicas e, no menu,
clique em Tabela Dinmica.
3. A caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica aberta.
4. A opo Selecionar uma Tabela ou Intervalo j est selecionado para voc.
5. A opo Nova Planilha tambm est selecionada para voc como o local onde o relatrio ser
colocado.
6. Clique em OK.
7. esquerda est a rea de layout pronta para receber o relatrio de tabela dinmica, e direita
est a Lista de Campos de Tabela Dinmica (Tabela Dinmica Field List). Essa lista mostra os
ttulos de coluna dos dados de origem: cada ttulo um campo na lista.

12
 8. Na lista de campos, marque as caixas de seleo ao lado dos campos que voc deseja adicionar
ao relatrio.
9. Os campos so automaticamente adicionados ao relatrio. Os campos que no so numricos
so adicionados rea Rtulos de Linha do relatrio.
Conforme voc adiciona mais campos no-numricos, o Excel coloca-os dentro de
campos que j existem no relatrio de tabela dinmica, criando uma hierarquia. Os campos
numricos so adicionados direita.

1.6.10 Grfico Dinmico

Um relatrio de grfico dinmico oferece uma representao grfica dos dados em um relatrio da
tabela dinmica. Voc pode alterar o layout e os dados exibidos em um relatrio de grfico dinmico
da mesma forma que em um relatrio da tabela dinmica.

1.6.10.1 Criar um relatrio de grfico dinmico

1. Clique no relatrio de tabela dinmica.

2. Na guia Inserir, no grupo Grficos, clique em um tipo de grfico.

Voc pode usar qualquer tipo de grfico, exceto XY (de disperso), de bolhas ou de
aes.

Um relatrio da tabela dinmica de dados de vendas

13
 Um relatrio de grfico dinmico dos mesmos dados

Os relatrios de grfico dinmico tm alguns elementos especializados alm das sries, categorias,
marcadores de dados e eixos dos grficos normais do Microsoft Excel.

Campo de pgina

Campo de dados

Campo de srie

Itens

Campo de categoria

Campo de pgina Um campo que voc usa para filtrar dados por itens especficos. No exemplo, o
campo da pgina Regio exibe dados de todas as regies. Para exibir dados de uma nica regio, voc
pode clicar na seta suspensa ao lado de (Tudo) e selecionar a regio.

Campo de dados Um campo dos dados de origem de base que fornece valores para serem
comparados ou medidos. No exemplo, Soma de vendas um campo de dados que resume as vendas

14
trimestrais em cada regio de acordo com cada esporte. O marcador de dados da primeira categoria
(Tri1) alcana quase 250 no eixo dos valores (y). Essa quantia a soma de vendas de Tnis, Safri e
Golfe no primeiro trimestre. Dependendo dos dados de origem usados para o relatrio, voc poder
alterar a funo de resumo para Mdia, Contagem, Produto ou outro clculo.

Campo de srie Um campo que voc atribui a uma orientao de srie em um relatrio de grfico
dinmico. Os itens no campo fornecem as sries de dados individuais. No exemplo, Esporte um
campo de srie com trs itens: Tnis, Safri e Golfe.

Item Os itens representam as entradas exclusivas em um campo e aparecem nas listas suspensas
dos campos de pgina, campos de categoria e campos de srie. No exemplo, Tri1, Tri2, Tri3 e Tri4 so
itens no campo de categoria Trimestre, enquanto Tnis, Safri e Golfe so itens no campo de srie
Esporte.

Campo de categoria Um campo dos dados de origem que atribudo a uma orientao de
categoria em um relatrio de grfico dinmico. Um campo de categoria fornece as categorias
individuais para os quais os pontos de dados so colocados em grfico. No exemplo, Trimestre um
campo de categoria.

1.6.10.2 Como um relatrio de grfico dinmico representa dados

Um relatrio de grfico dinmico sempre tem um relatrio da tabela dinmica associado. Os dois
relatrios tm campos que correspondem entre si. Quando voc altera a posio de um campo em
um relatrio, o campo correspondente no outro relatrio tambm movido.

O exemplo a seguir mostra a correspondncia entre os campos de cada tipo de relatrio:

Campos de pgina

Campos de dados

Campo de linha, corresponde ao campo de categoria

15
 Campo de coluna, corresponde ao campo de srie

Quando voc cria um relatrio de grfico dinmico a partir de um relatrio da tabela dinmica, o
layout do relatrio de grfico dinmico ou seja, a posio de seus campos determinado
inicialmente pelo layout do relatrio da tabela dinmica. Quando voc cria primeiro o relatrio de
grfico dinmico, voc determina o layout do grfico arrastando campo da janela Lista de campos da
tabela dinmica para as reas para soltar na planilha de grfico. O Microsoft Excel cria
automaticamente um relatrio da tabela dinmica associado que utiliza um layout correspondente.

1.7 Segmentaes

Em verses anteriores do Microsoft Excel, voc pode usar filtros de relatrio para filtrar dados em um
relatrio de Tabela Dinmica, mas no fcil ver o estado de filtragem atual ao filtrar vrios itens. No
Microsoft Excel 2010, voc tem a opo de usar segmentaes para filtrar os dados. As segmentaes
de dados oferecem botes nos quais voc pode clicar para filtrar dados de Tabela Dinmica. Alm da
filtragem rpida, as segmentaes de dados tambm indicam o estado de filtragem atual, tornando
mais fcil entender o que exatamente mostrado em um relatrio de Tabela Dinmica filtrado.

Segmentaes de dados so componentes de filtragem fceis de usar, com um conjunto de botes

que permite filtrar rapidamente os dados de um relatrio de Tabela Dinmica, sem a necessidade de
abrir listas suspensas para localizar os itens que voc deseja filtrar.

Ao usar um filtro de relatrio de Tabela Dinmica comum para filtrar vrios itens, o filtro indica
somente que vrios itens foram filtrados, e voc precisa abrir uma lista suspensa para localizar os
detalhes da filtragem. Entretanto, uma segmentao de dados identifica de forma clara o filtro
aplicado e fornece os detalhes para que voc possa entender facilmente os dados exibidos no relatrio
de Tabela Dinmica filtrado.

16
As segmentaes de dados normalmente esto associadas Tabela Dinmica na qual foram criadas.
Entretanto, voc tambm pode criar segmentaes autnomas que so mencionadas nas Funes de
Cubo do Processamento Analtico Online (OLAP), ou que possam ser associadas a qualquer Tabela
Dinmica posteriormente.

Um cabealho de segmentao de dados

indica a categoria dos itens da segmentao.
Um boto de filtragem no selecionado
indica que o item no est includo no filtro.
Um boto de filtragem selecionado indica
que o item est includo no filtro.
Um boto Limpar Filtro remove o filtro
selecionando todos os itens da segmentao de
dados.
Uma barra permite a rolagem quando h
mais itens do que so vistos atualmente na
segmentao de dados.
Controles para mover e redimensionar
borda permitem alterar o tamanho e a localizao da
segmentao de dados.

1.7.1 Criar Segmentadores em uma tabela dinmica

1. Para criar segmentaes numa tabela dinmica, execute os seguinte passos:
2. Posicione o cursor em qualquer parte da tabela dinmica;
3. Clique na guia Opes da Ferramentas de Tabela Dinmica;
4. Clique no comando Inserir Segmentao de Dados.

1.7.2 Criar Segmentadores em um grfico dinmico

1. Para criar segmentaes numa tabela dinmica, execute os seguinte passos:
2. Posicione o cursor em qualquer parte do Grfico dinmico;
3. Clique na guia Analisar da Ferramentas do Grfico Dinmico;
4. Clique no comando Inserir Segmentao de Dados.

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