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Contenido

Ajuste de los detalles de los recursos ................................................................................ 3


Especificacin de costos basados en tasas de personal y materiales ..................................................... 4
Aplicar perfiles a las asignaciones ........................................................................................................................ 9
Distribuir horas mediante perfiles personalizados ....................................................................................... 11
Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y das festivos para el proyecto ...................................... 12
Resolucin de conflictos entre recursos .......................................................................... 15
Redistribuir asignaciones de recursos............................................................................................................... 16
Uso de tiempo extra ................................................................................................................................................ 22
Asignar un medio tiempo parcial de persona a una tarea ........................................................................ 24
Creacin de Hitos...................................................................................................................................................... 25
Seguimiento del proyecto ................................................................................................ 28
Definir y guardar una lnea base ......................................................................................................................... 29
Actualizar una lnea de base ................................................................................................................................. 30
Seguimiento del porcentaje completado de las tareas .............................................................................. 31
Mostrar la ruta crtica de su proyecto ............................................................................................................... 32
Mostrar la ruta crtica en otras vistas de tareas............................................................................................. 32
Campos personalizados ......................................................................................................................................... 33
Fast-tracking ............................................................................................................................................................... 40
Crashing........................................................................................................................................................................ 42
Valor acumulado................................................................................................................ 45
Anlisis de valor acumulado ................................................................................................................................. 46
Mostrar valor acumulado ....................................................................................................................................... 47
Interpretar valor acumulado ................................................................................................................................. 48
Algunos consejos sobre el uso del valor acumulado .................................................................................. 50
Informes ............................................................................................................................. 53
Crear un informe de proyecto.............................................................................................................................. 54
Cambiar los datos de un informe ....................................................................................................................... 55
Cambiar el aspecto de un informe ..................................................................................................................... 56

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Crear un informe propio ........................................................................................................................................ 60
Compartir un informe.............................................................................................................................................. 61
Informes visuales....................................................................................................................................................... 62
Crear la curva s del valor planeado .................................................................................................................... 63
Trabajar con varios proyectos .......................................................................................... 66
Vincular proyectos para crear un proyecto maestro ................................................................................... 68
Evite los nombres de recursos duplicados en proyectos vinculados .................................................... 69
Comparar proyectos ................................................................................................................................................ 70
Proteger proyecto con contrasea..................................................................................................................... 72
Organizar proyectos ................................................................................................................................................ 73
Plantillas ............................................................................................................................. 75
Empezar con una plantilla ..................................................................................................................................... 76
Guardar un archivo de proyecto como plantilla ........................................................................................... 77
Guardar un archivo de proyecto como PDF ................................................................................................... 78
Guardar y publicar un proyecto en Project Web App ................................................................................. 79
Macros ................................................................................................................................ 81
Qu son las macros? .............................................................................................................................................. 82
Crear una macro ........................................................................................................................................................ 83
Ejecutar una macro................................................................................................................................................... 84
Modificar una macro ............................................................................................................................................... 85
Eliminar macros ......................................................................................................................................................... 86
Insertar dibujos en su proyecto ....................................................................................... 88
Insertar una flecha .................................................................................................................................................... 89
Insertar un crculo ..................................................................................................................................................... 90
Inserte un cuadro de texto .................................................................................................................................... 91
Cambiar el color de un dibujo ............................................................................................................................. 92

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1 Ajuste de los
detalles de los
recursos

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Especificacin de costos basados en tasas de
personal y materiales
En la mayora de los proyectos, los costos de recursos de personal (tambin llamados recursos
de trabajo) son los que componen la mayor parte de los costos. Si tiene planeado realizar un
seguimiento de estos costos en su proyecto, deber comenzar por especificar tasas de pago
para el personal involucrado. A continuacin, cuando asigne este personal para trabajar en
tareas, Microsoft Project usar dichas tasas para calcular el costo de sus asignaciones.

A continuacin se explica cmo especificar tasas de pago de personal:

1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos.

2. Si no puede ver la tabla Entrada, haga clic en Ver > Tablas > Entrada.

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3. En el campo Nombre del recurso, especifique el nombre de la persona o seleccione el
nombre en caso de que dicha persona ya figure en la hoja de recursos.
4. En el campo Tipo, asegrese de que se muestre Trabajo.

5. En el campo Tasa estndar, escriba la tasa de pago estndar para dicha persona. Por
ejemplo, 25,00 USD/h o200,00 USD/da.

Presione la tecla de tabulacin para ir a este campo en caso de que no se muestre.

6. Si tiene previsto realizar un seguimiento de las horas extra de su proyecto y el personal


puede trabajar horas extra, especifique la tasa de horas extra en el campo Tasa horas
extra.
7. En el campo Acumular, la acumulacin predeterminada de costos es Prorrateo, aunque
puede seleccionarInicio o Final para acumular costos de recursos basados en tasas al
inicio o al final del proyecto.

NOTA La configuracin de la acumulacin de costos determina cundo Microsoft Project


calcula los costos totales para los recursos basados en tasas asignados a las tareas.

1. Asignacin del recurso a una tarea. Microsoft Project calcula automticamente el Costo
de recursos para dicha asignacin.

SUGERENCIA Para especificar ms de una tasa por recurso, vea Especificacin de tasas
variables para recursos de material o de personal al final de este artculo.

Especificacin de tasas unitarias para los materiales

Para realizar un seguimiento de los costos de los materiales que necesitar para completar el
proyecto (denominados recursos de material), puede calcularlo a partir de las tasas unitarias
especificadas. Por ejemplo, puede especificar una tasa unitaria para el cemento o el hierro de
refuerzo que se va a utilizar para el proyecto de construccin.

1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos.

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2. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso de material o seleccione
el recurso de material en caso de que ya se hayan especificado los recursos.
3. Para especificar un nuevo recurso de material, haga clic en la flecha del campo Tipo y
seleccione Material.

1. En el campo Material, especifique el nombre de la unidad. Por ejemplo,


especifique lit (para los litros), cu.m(para los metros cbicos) o ea (para cada uno).
2. En el campo Tasa estndar, especifique la tasa unitaria para el recurso de material.

Presione la tecla de tabulacin para ir a este campo en caso de que no se muestre.

1. En el campo Acumular, la acumulacin predeterminada de costos es Prorrateo, aunque


puede seleccionar Inicio o Final para acumular costos de recursos basados en tasas al
inicio o al final del proyecto.

2. Asignacin del recurso a una tarea. Microsoft Project calcula automticamente el Costo
de recursos para dicha asignacin.

Especificacin de tasas variables para recursos de material o de personal

En caso de que un conjunto simple de tasas de pago estndar y de horas extra no sea suficiente
para una persona, o si tiene ms de una tasa para un recurso de material, puede usar las tablas
de tasas de costos para especificar tasas variables (denominadas tasas mixtas).

Por ejemplo, puede especificar tasas variables para el tipo de trabajo que el recurso vaya a
realizar, la ubicacin del trabajo, el nivel de habilidades para el trabajo en tareas especficas o
para mostrar las tasas de distintos grados de material, o para llevar un seguimiento de los
cambios de tasas de materiales.

1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos.

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2. Haga clic con el botn secundario en el recurso de material o de trabajo y
seleccione Informacin.

3. En el cuadro Informacin del recurso, haga clic en la pestaa Costos.

1. En Tablas de tasas de costo, haga clic en la pestaa A (Predeterminada).


2. Para un recurso de trabajo, lleve a cabo lo siguiente:
a. En la columna Tasa estndar, escriba una tasa.
b. En la columna Tasa horas extra, especifique una tasa (opcional).
c. Especifique tantas nuevas tasas estndar y de horas extra como necesite en las
filas siguientes.
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3. Para recursos de material, lleve a cabo lo siguiente:
a. En la columna Tasa estndar, escriba una tasa.
b. En la columna Tasa estndar de la fila siguiente, especifique una nueva tasa o un
porcentaje de cambio. Por ejemplo, escriba +10% para incrementar la tasa
anterior en un 10%.
c. Especifique tantas nuevas tasas o cambios de tasa como necesite en las filas
siguientes.
4. En la columna Fecha efectiva, especifique las fechas en las que surtirn efecto las nuevas
tasas.
5. Para especificar conjuntos de tasas adicionales para un recurso de material o de personal,
escriba las fechas en las que surtirn efecto las tasas en el resto de pestaas (B, C, D o E).

NOTA

Tambin puede especificar costos por uso para los recursos de material o de trabajo en
las tablas de tasa de costo. Estos costos son costos puntuales que no estn basados en
las tasas. Por ejemplo, una tasa de entrega de materiales. Especifique un importe de
costo en la columna Costo por uso del recurso de material o de trabajo.
Una vez especificadas las tasas del recurso de material o de trabajo, puede cambiar las
tasas de recursos de cualquier asignacin aplicando otra tabla de tasa de costo en la
vista Uso de tareas (haga clic con el botn secundario en el recurso asignado
> Informacin > pestaa Costos).
Puede agregar la columna Tabla de tasas de costo a la vista Uso de tareas si va a usar
las tablas de tasas de costo de forma regular. En la vista Uso de tareas, haga clic en la
flecha que se encuentra junto al encabezado Agregar nueva columna y
seleccione Tabla de tasas de costo.
El cambio de la tasa estndar para un recurso en la tabla de tasas de costo
predeterminada (en la pestaa A (Predeterminada)) afecta al costo de las tareas
completadas que tienen el mismo recurso asignado. Para evitar este problema, cambie
las tasas estndar de las otras tablas de tasas de costos (B, C, D o E) no aplicadas de
forma predeterminada.

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Aplicar perfiles a las asignaciones
Una vez que hemos definido una tarea en Microsoft Project y le hemos asignado un
recurso, Project calcula el trabajo de la tarea segn la frmula Trabajo = Duracin X
Unidades de asignacin, por defecto la distribucin del trabajo a lo largo de la
duracin de la tarea es "Uniforme" es decir, distribuye por partes iguales el trabajo en la
duracin de la tarea, si nos interesa esta distribucin se puede modificar.

En la vista "Uso de tareas" haz doble clic en el recurso, te aparecer la ventana


"Informacin de la asignacin", en el campo "Perfil de Trabajo" puedes seleccionar la
distribucin del trabajo que ms te convenga, por defecto est en Uniforme, pero
puedes optar por:

Creciente
Decreciente
Dos picos
Pico inicial
Pico final
Campana
Campana achatada

El perfil por defecto es uniforme con lo que si por ejemplo suponemos una tarea de 3
das de duracin con un recurso asignado y 12 horas de trabajo la distribucin sera de 8
horas para el primer da, 4 para el segundo y 0 para el tercero (suponiendo un
calendario estndar de 8 horas laborables al da).

A continuacin se muestran los tipos de perfiles

PERFIL DE TRABAJO WORK CONTOUR FORMA

Uniforme Flat -----


Creciente Back Loaded
Decreciente Front Loaded
Dos Picos Double Peak
Pico Inicial Early Peak
Pico Final Late Peak
Campana Bell
Campana Achatada Turtle

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Distribuir horas mediante perfiles personalizados

1. Cmbiese a la vista de Uso de recursos

2. De doble clic sobre la actividad del recurso

En la imagen de arriba dimos doble clic sobre la tarea Estudio de alternativas


tecnolgicas

3. En el campo Perfil de trabajo seleccione el que requiera modifique


manualmente en el lado derecho directamente sobre las horas la distribucin
que necesite.

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Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y das
festivos para el proyecto
Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los das y horas laborables generales del proyecto,
as como los perodo no laborable normales (por ejemplo, fines de semana y noches) y das de
descanso especiales (como los das festivos).

Agregar un da de descanso para un recurso

1. Haga clic en la pestaa Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario
laboral.

2. En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para calendario, haga clic en el
recurso cuyo calendario desea cambiar.
3. Haga clic en la pestaa Excepciones.
4. Escriba un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Da de descanso, y las horas de
comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.
5. Si la excepcin se repetir en toda una parte de la programacin, haga clic en Detalles.
6. Bajo el Patrn de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a
continuacin, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrn de periodicidad.

NOTA Los detalles del patrn de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrn
diario, semanal, mensual o anual.

7. En Intervalo de repeticin, seleccione la hora de comienzo de la excepcin mediante el


cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.
8. Escriba o seleccione la informacin correspondiente, segn la hora de finalizacin seleccionada.

Si seleccion Terminar despus de, escriba o seleccione el nmero de repeticiones de la


tarea.
Si seleccion Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea
repetitiva.

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Agregar un da festivo al calendario del proyecto

1. Haga clic en la pestaa Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar


calendario laboral.

2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario
del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado
es Estndar (Calendario del proyecto). Tambin puede seleccionar la opcin 24
horas o Turno de noche.
3. En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, haga clic en la
pestaa Excepciones.
4. Escriba un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Festividad de la empresa,
y las horas de comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.
5. Si la excepcin se repetir en toda una parte de la programacin, haga clic en Detalles.
6. Bajo el Patrn de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a
continuacin, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrn de periodicidad. Los
detalles del patrn de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrn
diario, semanal, mensual o anual.

NOTA Los detalles del patrn de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear
un patrn diario, semanal, mensual o anual.

7. En Intervalo de repeticin, seleccione la hora de comienzo de la excepcin mediante el


cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.
8. Escriba o seleccione la informacin correspondiente, segn la hora de finalizacin
seleccionada.

Si seleccion Terminar despus de, escriba o seleccione el nmero de


repeticiones de la tarea.
Si seleccion Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que
finalice la tarea repetitiva.

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Agregar das festivos y de vacaciones de repeticin

1. Haga clic en Proyecto > Cambiar perodo laborable.

2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desee cambiar.


o Para das festivos, use el calendario de proyectos actual. Contiene las palabras (Calendario de
proyectos) al final del nombre.
o Para das de vacaciones, use el calendario de recursos del usuario. Tiene el mismo nombre que dicho
usuario.

1. En la pestaa Excepciones, agregue un nombre, una fecha de inicio y una fecha de fin para cada da
festivo o da de vacaciones.
2. Haga clic en Detalles.
3. En Patrn de repeticin, seleccione la frecuencia de repeticin del da festivo o de vacaciones.
4. En Intervalo de repeticin, agregue el primer da no laborable en el cuadro Inicio.
5. Haga clic en Finalizar despus de o Finalizar el.
o Finalizar despus de: elija cuntas veces se repite.
o Finalizar el: seleccione cundo finaliza la repeticin.

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2 Resolucin de
conflictos entre
recursos

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Redistribuir asignaciones de recursos
Parte de los recursos de trabajo tienen demasiado trabajo asignado? Los
conflictos o sobreasignaciones de recursos pueden resolverse mediante la
caracterstica de redistribucin de recursos de Project. La redistribucin
retrasa las tareas o tarea dividida de forma tal que los recursos asignados a
dichas tareas ya no estn sobrecargados.

Cuando se redistribuye, Project no cambia las asignaciones a las tareas.


Project redistribuye solo los recursos de trabajo, recursos genricos y recurso comprometido. No
distribuye los recursos material, recursos de costos ni recurso propuesto.

NOTA A causa de estos cambios en las tareas, la redistribucin puede retrasar la fecha de
finalizacin de algunas tareas y, en consecuencia, la fecha de finalizacin del proyecto.

SUGERENCIA Los recursos sobreasignados se marcan de color rojo en las vistas de recursos, incluido
el Organizador de equipo. En el grfico de Gantt, los recursos sobreasignados se indican mediante
una cifra roja en la columna Indicadores.

Antes de realizar la redistribucin, es posible que desee modificar algunas opciones de configuracin.

Prioridades de tareas, que indican la importancia de una tarea y si est disponible


para su redistribucin.
Prioridades de proyectos, que determinan si un proyecto est disponible para su
redistribucin.
Opciones de redistribucin, que le ayudan a especificar de qu forma Project
determina qu tareas se redistribuyen y en qu grado.

Distribuir el trabajo del proyecto mediante redistribucin

1. Haga clic en la pestaa Recursos.


2. En el grupo Redistribuir, haga clic en una de las opciones siguientes.

3. Redistribuir seleccin Use esta opcin para redistribuir solo las tareas seleccionadas. Para
seleccionar varias tareas contiguas, seleccione la primera tarea de la seleccin y, a continuacin,
presione MAYS mientras selecciona la ltima tarea de la seleccin. Para seleccionar varias tareas
que no son contiguas, seleccione cada tarea presionando CTRL mientras selecciona la tarea.

Esto resulta til cuando puede ser aceptable sobreasignar recursos en ciertas tareas del plan del
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proyecto, pero los administradores del proyecto desean resolver la sobreasignacin para otras tareas
especficas.
4. Redistribuir recurso Use esta opcin para redistribuir solo las tareas con recursos especficos
asignados. Haga clic en Redistribuir recurso y, a continuacin, seleccione el recurso que tiene
asignadas las tareas. Use CTRL para seleccionar varios recursos.
Si el recurso seleccionado est trabajando en tareas que tienen varios recursos, las dems
asignaciones no se movern.

5. Redistribuir todo Use esta opcin para redistribuir todos los recursos de todas las tareas del plan
de proyecto.
6. Opciones de redistribucin Use esta opcin para modificar la configuracin que usa Project para
la redistribucin. Vea la seccin sobre cmo modificar la configuracin de redistribucin en este
artculo.

7. Borrar redistribucin Use esta opcin para deshacer los efectos de la redistribucin anterior.

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8. Siguiente sobreasignacin Use esta opcin para ir a la siguiente tarea con recursos
sobreasignados. Use esta opcin para ver ms fcilmente los efectos de la redistribucin en tareas
especficas.

Modificar configuracin de redistribucin

Es posible modificar la redistribucin para especificar de qu forma Project determina qu tareas se


redistribuyen y en qu grado.

1. Haga clic en la pestaa Recursos. En el grupo Redistribuir, haga clic en Opciones de redistribucin.

2. En el cuadro de dilogo Redistribuir recursos, en Redistribucin, seleccione cmo desea realizar la


redistribucin.

Automtica Si elige la redistribucin automtica, desactive la casilla de verificacin Borrar valores


de redistribucin antes de redistribuir. Cuando esta casilla est desactivada, Project redistribuye
nicamente las asignaciones nuevas y no redistribuidas. Esta casilla de verificacin est activada de
forma predeterminada, pero cuando se produce la redistribucin automticamente, dejarla activada
puede ralentizar considerablemente el trabajo de la programacin, ya que se redistribuyen todas las
tareas.

En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, haga clic en el perodo de tiempo o base
que desee utilizar para detectar sobreasignaciones. Por das es el valor predeterminado. Este valor
establece el punto en el que debe intervenir la redistribucin: cuando tenga una sobreasignacin
justo de un minuto, un da, una semana o un mes.

Manual La redistribucin manual (el valor predeterminado) se produce solo al hacer clic
en Redistribuir todo. La redistribucin automtica se produce instantneamente al cambiar una
tarea o un recurso. Utilice la redistribucin automtica si desea volver a programar tareas cuando se
asigne ms trabajo a los recursos del que se puedan ocupar.

3. En mbito de la redistribucin de, seleccione la redistribucin del proyecto completo o solo las
tareas de un intervalo de tiempo especfico.
4. En el cuadro Orden de redistribucin, seleccione el orden de redistribucin que desee:
o Seleccione Slo identificador para redistribuir las tareas en orden ascendente segn sus nmero de
Id. antes de tener en cuenta cualquier otro criterio.
o Seleccione Estndar para examinar primero las dependencias predecesor, el margen de demora, las
fechas, las prioridades y las restricciones para detectar si se deben redistribuir las tareas y cmo llevar a
cabo esta accin. (ste es el valor predeterminado.)

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o Seleccione Prioridad, estndar para comprobar las prioridades de las tareas en primer lugar y solo
despus examinar los criterios estndar.
5. Para evitar que se retrase la fecha de fin del proyecto, active la casilla de verificacin Redistribuir
solo conforme al margen de demora disponible.

NOTA Si activa esta casilla de verificacin, puede que reciba mensajes de error que indiquen que
Project no puede redistribuir toda la programacin. Quiz Project no redistribuya la programacin
porque no exista el margen de demora necesario en una programacin para volver a programar las
asignaciones sin agotar el tiempo del margen de demora.

6. Para que la redistribucin se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea independiente del resto
de los recursos que trabajen en la misma tarea, active la casilla de verificacin La redistribucin
puede ajustar asignaciones individuales.
7. Si desea redistribuir para interrumpir tareas mediante la creacin de divisiones en el trabajo restante
de las tareas o las asignaciones, active la casilla de verificacin La redistribucin puede crear
divisiones en el trabajo restante. Si se asigna un recurso a varias tareas a la vez y se sobrepasa lo
que puede controlar la programacin del recurso, se puede dividir una tarea que an tenga trabajo
pendiente y se puede trabajar en ella cuando lo permita la programacin del recurso.
8. Para incluir los recurso propuesto, active la casilla de verificacin Redistribuir tareas con el tipo de
reserva propuesta.
9. Para permitir que la redistribucin cambie manualmente tareas programadas, active la casilla de
verificacin Distribuir tareas programadas manualmente.
10. Si desea borrar los resultados de la redistribucin anterior antes de volver a redistribuir, haga clic
en Borrar redistribucin.
11. Si realiza la redistribucin manualmente, haga clic en Redistribuir todo y si lo hace
automticamente, haga clic en Aceptar.

NOTA

Para borrar la redistribucin inmediatamente antes de emprender cualquier otra accin, haga clic
en Deshacer Redistribuir. Si no deshace la redistribucin, tambin puede hacer clic en Borrar
redistribucin para borrar los resultados de la redistribucin anterior.
Si redistribuye tareas de proyectos que se programan a partir de una fecha de finalizacin, se aplican
los valores de retraso negativos desde el final de la tarea o asignacin y, por tanto, se adelanta la fecha
de finalizacin de la tarea o de la asignacin de recursos.
Para ver los cambios realizados en las tareas despus de la redistribucin, en la ficha Vista, en el
grupo Vistas de tareas, haga clic en la parte inferior del botn Diagrama de Gantt y, a continuacin,
en Ms vistas. Haga clic en Gantt de redistribucin y, a continuacin, en Aplicar.

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Establecer las prioridades de las tareas

Establecer la prioridad de las tareas permite especificar la importancia de una tarea y su


disponibilidad para la redistribucin. El valor de prioridad que especifique es un valor
subjetivo comprendido entre 1 y 1000, que permite especificar el nivel de control que
tiene sobre el proceso de redistribucin. Por ejemplo, si no desea que Project
redistribuya una tarea en particular, establezca su nivel de prioridad en 1000. De manera
predeterminada, los valores de prioridad se establecen en 500; es decir, un nivel medio
de control. Las tareas que tienen una prioridad inferior se retrasan o dividen antes que
las que tienen un nivel ms alto.

1. En el campo Nombre de tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea cuya


prioridad desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Informacin de la tarea.

2. Haga clic en la pestaa General y, a continuacin, escriba o seleccione una


prioridad en el cuadro Prioridad.

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Establecer las prioridades de los proyectos

Asimismo, puede establecer la disponibilidad de todo un proyecto para su redistribucin


estableciendo su prioridad. Por ejemplo, si comparte recursos con otro proyecto que
acta como grupo de recursos y no desea redistribuir las tareas en uno de los archivos
que comparte, establezca el nivel de prioridad de dicho archivo compartido en 1000.

1. Haga clic en la pestaa Proyecto. En el grupo Propiedades, haga clic


en Informacin del proyecto.

2. Escriba o seleccione una prioridad en el cuadro Prioridad.

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Uso de tiempo extra
Con Microsoft Project se puede reducir la duracin de las tareas mediante la asignacin de horas
extras a los recursos que la realizan. Cuando se aaden horas extras a un Recurso en una Tarea,
no se aaden ms horas de Trabajo a la Tarea, sino que se est indicando que del total de horas
de Trabajo de la Tarea, una cantidad son de horas extras.

Por tanto, lo primero que se aaden son las horas de Trabajo de la Tarea, a travs de la Duracin
(si tenemos un Calendario Estndar, entonces multiplica por 8 h cada da de Duracin) o
directamente a travs del Trabajo.

A continuacin se asigna el/los Recurso/s a la Tarea, indicando para cada uno de ellos el reparto
de las horas de Trabajo antes asignadas a la Tarea. Se observar que asignar un mximo de 8
horas diarias por Recurso si se tiene un Calendario Estndar.

Y finalmente se asigna a cada Recurso de la Tarea la cantidad de Trabajo en Horas Extras que se
considere. Microsoft Project lo asigna de la siguiente forma: cada da, la cantidad de Horas
normales (no Extras) de Trabajo por Recurso no puede superar 8h. al da; la cantidad de Horas
Extras de Trabajo por Recurso al da NO tiene lmite; y, la cantidad de Horas Extras se reparte
Uniformemente entre los das de trabajo de la Tarea.

Para asignar hora extra a una actividad

1. De un clic en la pestaa vista y luego active la casilla Detalle

2. En el formulario inferior de un clic en el lado derecho y seleccione la vista trabajo


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3. Seleccione la tarea en la parte superior que le aplicar la hora extra y en la columna
Trabajo horas extra seleccione el recurso y asigne las que requiera.
4. De un clic en aceptar

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Asignar un medio tiempo parcial de persona a
una tarea
Supongamos que desea asignar tiempo parcial de alguien a un proyecto. Puede
establecer cunto tiempo desea que una persona pase con el cuadro Asignar recursos.

1. En el diagrama de Gantt, seleccione la tarea.


2. Haga clic en la pestaa Recurso > Asignar recursos.
3. En el cuadro Asignar recursos, elija los recursos que desea asignar y haga clic en
Asignar recursos.

En el ejemplo siguiente, Amy es el recurso. Al introducir 50% en el cuadro Unidades, se


le asigna ahora para trabajar el 50 por ciento en la tarea Construir la valla. Bob tambin
est en la tarea pero dado que la columna Unidades est en blanco, a Bob se le asigna
automticamente el 100 por cien a la tarea.

Sugerencia A veces, al asignar recursos a una tarea, la duracin o la longitud de la


tarea puede cambiar de manera inesperada. Si esto ocurre, active la configuracin
condicionada por el esfuerzo de la tarea. La configuracin de la tarea o del recurso
tambin podra estar causando cambios de programacin inesperados. Para
comprobarlo, mire todos los factores de programacin que pueden afectar a la tarea.
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Creacin de Hitos

Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se


usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin
cero se muestran automticamente como un hito. Tambin puede marcar como hitos otras
tareas de cualquier duracin.

Agregar un hito

Antes de que el proyecto se ponga en funcionamiento, probablemente desear marcar sus objetivos
principales con hito. La manera ms rpida de crear un hito es agregar una tarea sin duracin al plan
del proyecto.

1. Haga clic en la pestaa Vista y, a continuacin, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama
de Gantt.

2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vaca o seleccione una tarea que desee convertir en un
hito.
3. Escriba 0 en el campo Duracin y, a continuacin, presione Entrar.

El smbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.

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Agregar un hito con una duracin

A veces un hito lleva tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobacin al final de una fase
puede tardar una semana, de modo que ese hito debera tener lugar con el tiempo
como una tarea normal.

1. Haga clic en la pestaa Vista y, a continuacin, en el grupo Vistas de tareas,


haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vaca o seleccione una tarea que
desee convertir en un hito.

3. Seleccione el hito y, a continuacin, haga clic en Tarea. En el grupo Propiedades,


haga clic en Informacin de tarea.

4. Haga clic en la pestaa Opciones avanzadas y, a continuacin, especifique la


duracin del hito en el cuadro Duracin.

5. Active la casilla Marcar la tarea como hito y, a continuacin, haga clic


en Aceptar.

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En el Diagrama de Gantt, el smbolo del hito aparece en el ltimo da de la tarea. No
aparece como una barra, aunque tenga duracin.

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3 Seguimiento del
proyecto

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Definir y guardar una lnea base
Si su jefe le pregunta por los progresos realizados en un proyecto en comparacin con el plan
original, seguro que lo ltimo que le apetece decir es "no lo s". Para evitar esta situacin, antes
de avanzar en un proyecto, defina y guarde un plan previsto a modo de instantnea de la
programacin original.

1. Haga clic en Proyecto > Establecer lnea base > Establecer lnea base.

2. Seleccione la lnea base que desea definir.

SUGERENCIA Si lo desea, puede seleccionar hasta 11 lneas base para un nico proyecto. Se
recomienda esta opcin cuando es necesario comprobar con frecuencia el estado del proyecto.

3. Haga clic en Proyecto completo.

No necesita realizar ningn paso especial para guardar la lnea base. Cuando guarde su
proyecto, la lnea base se guardar con l.

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Actualizar una lnea de base
Si agrega una tarea a su proyecto despus de que se haya establecido una lnea base, podr
agregar la nueva tarea a esta lnea base.

1. Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la lnea base.


Si contiene subtareas, asegrese de seleccionarlas tambin.

2. Haga clic en Proyecto > Establecer lnea base > Establecer lnea base y seleccione la
lnea base que desea actualizar.

3. En el cuadro de dilogo Establecer lnea base, seleccione la lnea base que desea
actualizar.

4. En Para, haga clic en Tareas seleccionadas.

5. Para agregar subtareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir lneas
base para especificar cmo desea agregar las subtareas a las tareas de resumen
correspondientes.

o Para todas las tareas de resumen Se resumen los datos de lnea base
actualizados de las nuevas tareas para todas las tareas de resumen asociadas, no
solo para las ms prximas.

o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Solo se actualizan los datos


de lnea base para las tareas de resumen seleccionadas. Por lo general, elegir
esta opcin para que solo reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de
resumen ms prximas.

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Seguimiento del porcentaje completado de las
tareas
Controlar el progreso puede parecer complicado, pero le mostramos una forma rpida de
mostrar el porcentaje completado con la barra de progreso del diagrama de Gantt.

1. En el diagrama de Gantt, haga clic en una tarea y haga clic en Tarea y el porcentaje
completado que desee mostrar.

Por ejemplo, para mostrar una tarea como completada al 25%, haga clic en Tarea > 25%
completado.

2. Para ver el progreso de una tarea, seale la lnea oscura del interior de la barra.

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Mostrar la ruta crtica de su proyecto
Todas las tareas son importantes, pero solo algunas de ellas son crticas. La ruta crtica es
una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de finalizacin del
proyecto. Si una tarea de la ruta crtica est retrasada, se retrasa todo el proyecto.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Formato y seleccione la casilla de verificacin Tareas crticas.

Mostrar la ruta crtica en otras vistas de tareas

Puede ver la ruta crtica en cualquier vista de tareas resaltndola.

1. Haga clic en la pestaa Vista y seleccione una vista del grupo Vistas de tareas.
2. En la pestaa Vista, seleccione Crtico en la lista Resaltar.
La ruta crtica se muestra en amarillo.
3. Para ver solo las tareas de la ruta crtica, haga clic en la flecha Filtrar y seleccione Crtico.

SUGERENCIA En un diagrama de red, las tareas de la ruta crtica se muestran automticamente en


rojo. No es necesario resaltarlas.

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Campos personalizados
Puede crear o agregar campos a una tabla para personalizar los datos del proyecto que muestra
Microsoft Project 2013. Si es programador, puede usar tambin los campos para modificar
Project 2013 y adaptarlo a las necesidades de su organizacin.

Si desea agregar un campo a una vista, haga clic en la pestaa Formato. En el grupo Columna,
haga clic en Insertar columna.

Un campo contiene un tipo de informacin y forma parte de una tabla, de una vista de
formulario o del rea de fase temporal de una vista de uso. Project 2013 tiene varios tipos de
campos:

Campos de tareas y de fases temporales de tareas.

Campos de recursos y de fases temporales de recursos.

Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones.

NOTA Algunos campos solo estarn disponibles si usa Project Professional.

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Ejercicio 1:

Crear un campo personalizado que muestra unos semforos de colores en funcin de la


proximidad de una fecha de finalizacin de una tarea a la fecha actual.

1. De un clic a campos personalizados desde la pestaa proyecto

2. Seleccione en el lado derecho Nmero y cambie el nombre de uno de ellos que se


muestre en la lista a Prximo a finalizar.

3. De un clic en el botn frmula y escriba la siguiente:

[Fin]-[Fecha actual]

4. Acepte los mensajes y aplicndola tambin opcionalmente a las Filas de resumen de


grupo y tarea.

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5. En Indicadores grficos del formulario anterior de campos personalizados Nmero4,
introducir los siguientes Criterios y por este orden:

Menor o igual que 4 (en rojo)


Menor o igual que 6 (en naranja)
Mayor que 6 (en verde)

tal como se muestra en la imagen siguiente

Importante: Ms Project aplica los criterios de la lista para cada fila de tareas empezando por el
de ms abajo y terminando por el de ms arriba.

Nota.- Se puede marcar la opcin que Las filas de resumen hereden los criterios de las filas
que no son de resumen, si queremos que tambin se muestren semforos en las cabeceras o
tareas de resumen.

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Ejercicio 2:

Mostrar el avance de una tarea hasta la fecha actual

1. De un clic a campos personalizados desde la pestaa proyecto

2. Seleccione en el lado derecho Nmero y cambie el nombre de uno de ellos que se


muestre en la lista a avance.

3. De un clic en el botn frmula y escriba la siguiente:

4. De un clic en aceptar e inserte el campo en una tabla si desea.


5. Para convertir los datos a porcentaje, haga lo siguiente:
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Genere otro campo personalizado de tipo texto y asgnele el nombre de % de
avance actual y escriba la siguiente frmula

Nota: Nmero 1 es el campo avance que gener en los pasos anteriores.

Inserte el campo en su tabla

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Ejercicio 3

Mostrar un mensaje para las tareas que no tienen recursos asignados

1. De un clic a campos personalizados desde la pestaa proyecto

2. Seleccione en el lado derecho Marca y cambie el nombre de uno de ellos que se muestre
en la lista a Recursos asignados.

3. En el botn frmula escriba la siguiente:

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4. De un clic en aceptar e inserte el campo

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Fast-tracking
"consiste en la paralelizacin de tareas, es decir tareas que
inicialmente eran secuenciales, pasan a realizarse en paralelo, de esta
forma se comprime la planificacin
El Fast Tracking conlleva un riesgo ya que estamos adelantando tareas que no debera comenzar
antes de que finalizasen otras, si es necesario acelerar fechas no tendremos ms remedio que
asumir el riesgo

Imaginemos que tenemos un proyecto con cuatro tareas principales:

Diseo
Desarrollo
Implantacin
Pruebas

Y que la tarea Diseo se compone de las siguientes subtareas:

Toma de requerimientos
Seleccin de hardware
Seleccin de software

En un principio las tareas las podemos tener vinculadas como se muestran en la siguiente
imagen:

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Note que en las tareas de Diseo, estn vinculadas la "Toma de Requerimientos", "Seleccin de
hardware" y "Seleccin de software", esto hace que la duracin total de la tarea Diseo sea de 7
das, si aplicamos el Fast-Tracking a las tareas de Seleccin de Hardware y Seleccin de Software,
ya que una vez finalizada la toma de requerimientos esas dos tareas podran comenzar, la
planificacin quedara de la siguiente forma:

Al "paralelizar" las dos tareas vemos como la duracin de la tarea diseo se reduce en dos das
pasando de 7 a 5 das.

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Crashing
Crashing es una tcnica utilizada en la gestin de proyectos con el objetivo de acortar la
duracin de un proyecto. Este objetivo se logra mediante la asignacin de un mayor nmero de
recursos a las actividades (dinero, trabajadores, mquinas, etc) de modo de disminuir la duracin
de las actividades. Por tanto, el concepto crashing involucra un anlisis costo beneficio, en el
sentido de que un menor tiempo en el proyecto tiene asociado mayores costos para la empresa.

Para poder realizar este anlisis se requiere conocer: estimaciones de tiempo (duracin
normal y duracin crash) y estimaciones de costo (costo normal y costo crash).

En principio, tiene sentido reducir el tiempo de aquellas actividades que son crticas (holgura
igual a cero) debido a que si reducimos el tiempo de una actividad no crtica no reduciremos el
tiempo para completar el proyecto. Sin embargo, se debe tener especial cuidado dado que en la
medida que reducimos el tiempo en las actividades crticas, algunas actividades que inicialmente
no eran crticas pueden pasar ahora a ser crticas.

Ejemplo CPM - Crashing

Considere el siguiente proyecto donde el tiempo que requiere cada actividad est en semanas:

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Determine:

1. La duracin del proyecto a travs del mtodo de ruta crtica o CPM.


2. En cuntas semanas como mnimo se puede realizar el proyecto?.
3. Cul es ser el costo del proyecto hasta la semana 29?
4. Dibuje el grfico de Crashing.

En primer lugar utilizamos el mtodo CPM para identificar la ruta crtica.

La ruta crtica (actividades con holgura igual a cero) est conformada por las actividades A-C-F-
G con una duracin total de 33 semanas. Ntese que el costo del proyecto en condiciones
normales se obtiene simplemente sumando el costo normal de cada actividad. (En nuestro
ejemplo Costo Normal = $9,700).

Luego, nos enfocamos en identificar la forma ms eficiente de reducir el tiempo para completar
el proyecto. Para ello determinamos el costo asociado en reducir la duracin de una actividad en
una semana la cual sea la ms barata.

1. Se reduce la duracin a 1 semana de dicha actividad (la ms barata)


2. Se vuelve a calcular la ruta crtica y se suma el costo por da de esa semana al monto
total.
3. Se vuelve a observar cual es la tarea ms barata y a esa se le reduce un da de actividad
(siempre y cuando su max crash time lo permita)
4. Se vuelve a calcular la ruta crtica y se incrementa el costo de esa tarea al monto total y
as sucesivamente hasta llegar a la semana deseada.

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Se puede concluir que el tiempo mnimo requerido para completar el proyecto es 12 semanas.
Conceptualmente esto significa que al menos una ruta crtica tomar ese tiempo y no puede ser
reducida ms. El siguiente grfico resume la informacin anterior:

El grfico muestra el costo asociado para completar el proyecto en un determinado tiempo. En


base a esta informacin el jefe de proyecto puede buscar la opcin que resulte ser ms eficiente
para las necesidades de la empresa.

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4 Valor
acumulado

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Anlisis de valor acumulado
El valor acumulado es una eficaz caracterstica de seguimiento y presupuesto de Project. A pesar
de la gran cantidad de acrnimos intimidantes que lo definen (como AC, CPTR, TPI, VA y
similares), no resulta especialmente complicado. El valor acumulado le ayuda a responder a
preguntas como Mirando la cantidad de trabajo realizada hasta ahora en este proyecto, cunto
dinero se supona que hemos gastado?, lo cual lleva a otras preguntas como "Terminaremos a
tiempo?"

Un ejemplo sencillo Supongamos que est trabajando en un proyecto de jardinera para 10


casas en una calle sin salida, y tiene previsto terminar todo el proyecto de las 10 casas en un
plazo de 10 meses. Adems, tiene que completar el jardn de una casa cada mes. Veamos
algunos de los detalles de este proyecto.

10.000 $ es el presupuesto total para las 10 casas.

Hay presupuestados 1.000 $ para cada casa, lo que significa que planea gastar 1.000 $ al
mes en todo el proyecto. Esto incluye el dinero gastado en plantas, herramientas y un
jardinero.

Pide su cuenta para un informe despus de que hayan transcurrido 2 meses. El contable
le dice que se han gastado $1,500 en el proyecto hasta el momento. Piensa "Muy bien,
estoy ahorrando dinero.

Despus se da cuenta de su error. Tras un perodo de 2 meses, se debera haber realizado


el 20 por ciento del proyecto, porque 2 meses suponen el 20 por ciento de los 10 meses
que haba planificado originalmente gastar en el proyecto. Sin embargo, solo se ha
realizado realmente un jardn y medio, no 2.

Por tanto, despus de dos meses, debera haber gastado el 20 por ciento x 10.000 $ (o
2.000 $) en el proyecto para terminarlo a tiempo, y se deberan haber completado dos
jardines y no 1.500 $ para un jardn y medio. Ahora se da cuenta de que realmente
est por detrs del presupuesto. Es hora de hablar con el jardinero.

Este es el truco (y la parte genial) del valor acumulado. Enlaza el tiempo con el dinero porque
multiplica la moneda por el tiempo programado (o el porcentaje completado, en la jerga de los
directores de proyecto profesionales).

La leccin? Como dice el refrn, El tiempo es oro. Ahora todava puede fomentar bastante
su destreza con el valor acumulado. Tiene que leer sobre . . .

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Mostrar valor acumulado
Project muestra la informacin de valor acumulado de dos maneras: con vistas y con informes.
Sin embargo, primero tiene que realizar algunas acciones para configurar el valor acumulado
para informes.

Definir una lnea base

Definir una fecha de estado

Especificar el mtodo de valor acumulado para el porcentaje acumulado (opcional)

Uso de informes

1. Haga clic en Proyecto > Informes > Ms informes.

2. Haga clic en Costos y, a continuacin, en Valor acumulado.

Uso de vistas

1. Haga clic en Vista > Tabla y, a continuacin, en Ms tablas.

2. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado, Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacin del valor acumulado.
Si no est seguro de qu tabla elegir, seleccione Valor acumulado.

3. Haga clic en Aplicar.

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Interpretar valor acumulado
Hay tres valores clave en la raz del anlisis de valor acumulado y necesita bastante conocer al
menos tres de estos valores para usar el valor acumulado.

Valor planeado Este es el costo (o costo previsto) presupuestado de tareas estimado al inicio del
(PV) Esto tambin se plan de proyecto, basado en los costos de Recursos asignados a dichas tareas,
le conoce con el ms cualquier coste fijo asociado a las tareas, hasta la fecha de estado que elija.
acrnimo CPTP.
Por ejemplo, el presupuesto planificado total para una tarea de 4 das es de $100
y empieza un lunes. Si establece la fecha de estado al siguiente mircoles, ver
que el PV es 75 $. Sin embargo, con este valor, no sabe qu xito tiene el
proyecto.

Costo real (AC) Esto Este es el coste real requerido para completar todas las tareas, o parte de ellas,
tambin se le conoce hasta la fecha de estado. Por ejemplo, si la tarea de 4 das realmente incurre en
como CRTR. un costo total de $35 cada uno de los 2 primeros das, el AC para este perodo es
de 70 $ (pero el PV ser todava de 75 $).

Sin embargo, con este valor, no sabe qu xito tiene el proyecto. Por ejemplo, si
planific terminar ms trabajo para los mismos $70, eso no suena bien. Tiene que
saber (o adivinarlo) el valor acumulado para evaluar por completo la eficiencia del
proyecto.

Valor acumulado (VA Este es el valor del trabajo llevado a cabo por la fecha de estado, medida en la
EV) Esto tambin se le moneda.
conoce como CPTR
Por ejemplo, si despus de que se haya completado el porcentaje del 60% de
2 das de una tarea, puede prever haber gastado el 60 por ciento del
presupuesto total de la tarea, o $60. Si resulta que ha gastado 80$, puede decir
con seguridad que ha sobrepasado el presupuesto y que se encuentra por detrs
de la programacin.

Un tema importante que ejecuta estos trminos de valor acumulado comunes es la fecha de
estado. El anlisis de valor acumulado supone que desea ver el progreso en el proyecto antes de
punto especfico a tiempo que elija.

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Dado que una imagen vale ms que mil palabras, miremos esto de manera grfica. Este es un
grfico en el que se muestra una acumulacin firme del costo a lo largo de la vigencia de un
proyecto. La lnea de puntos muestra unos gastos fijos durante la vigencia del proyecto.

Una vez que ha comenzado el trabajo en el proyecto, un grfico de los valores clave del anlisis
de valor acumulado puede tener el siguiente aspecto.

La fecha del estado determina los valores que Project calcula. El costo real (AC) de este proyecto
ha superado el costo presupuestado. El valor acumulado (VA) refleja el valor verdadero del
trabajo realizado. En este caso, el valor del trabajo realizado es menor que el importe gastado
para realizar dicho trabajo.

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Algunos consejos sobre el uso del valor
acumulado
Haga esto Cmo

Tomar medidas Cuanto antes en el ciclo de vida de un proyecto identifique dichas discrepancias entre los
pronto costos reales, los costos presupuestados y el valor acumulado, antes puede realizar pasos
para poner remedio al problema.

Trabajar ms Dicho y hecho. Cuanto ms trabajo realice antes de la siguiente fecha de estado para
determinar el valor acumulado, mejor. Puede que no ayude la simple contratacin de ms
trabajadores, pero s la contratacin de trabajadores ms baratos. O bien, puede que
necesite, "andar de un lado a otro" para averiguar por qu los trabajadores no estn
siendo productivos. O quiz el problema se produce con los directores que estn
produciendo maquinaria que necesita ms mantenimiento de lo esperado. Podra haber
muchos motivos pero lo fundamental es que, usando un "enfoque numrico" con el valor
acumulado ayudar a detectar tendencias negativas.

Trabajar de No ande detrs de los problemas de productividad en las tareas que sean menos
manera ms importantes que otras. Compruebe las tareas en la ruta de acceso crtica primero por el
inteligente mayor impacto en los nmeros de valor acumulado positivos.

Volver a Un anlisis de valor acumulado al final de un proyecto tiene realmente poco valor. Los
ejecutar sus orgenes de los problemas del proyecto se encuentran con probabilidad al principio y
informes probablemente han tenido mucho impacto para corregir sin incurrir en grandes costos y
frustraciones por parte de su equipo, director y otras partes interesadas. Habitese a
ejecutar informes de valor acumulado mensualmente, si los va a realizar.

No sufra al Si ve problemas muy pronto en el proyecto, podra deberse solo a costos de puesta en
principio marcha, o a los costos de formacin, la incorporacin de todo el mundo, la colaboracin
temprana abundante pero necesaria con el equipo y otras tareas domsticas. No pase por
alto estos primeros sntomas de problemas, si bien pueden ser ms comprensibles en la
primera etapa del proyecto que posteriormente.

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Ejemplo:

Calcular los parmetros del valor ganado de la siguiente imagen:

(AC)

(PV)

(EV)

1. VC = EV AC
2. VP = EV PV
3. IRP = EV /PV
4. IRC = EV / AC

5. VC = 20,000 30,000 = -10,000


6. VP = 20,000 35,000 = -5,000
7. IRP = 20,000 / 25,000 = 0.8
8. IRC = 20,000 / 30,000 = 0.67

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Resultado:

EV = Earned value - Costo Programado del Trabajo Realizado (CPTR)

AC = Actual Cost - Costo Actual (CRTR)

PV = Planned value Valor planeado (CPTP)

VC = Varianza de costo
VP = Varianza de programacin
IRP = ndice de rendimiento de programacin
IRC = ndice de rendimiento de costo

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5 Informes

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Crear un informe de proyecto
Con Project 2013, podr crear y personalizar informes grficos muy llamativos utilizando
los datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningn otro software. A
medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarn para reflejar la informacin
ms reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente.

Haga clic en la pestaa Informe.

1. En el grupo Ver informes, haga clic en el tipo de informe que desee y elija un
informe concreto.

Por ejemplo, para abrir el informe Informacin general del proyecto, haga clic
en Informe > Paneles de informacin > Informacin general del proyecto.

El informe Informacin general del proyecto combina grficos y tablas para mostrar en
qu punto se encuentra cada fase del proyecto, los prximos hitos y las tareas cuya
fecha de vencimiento ya se ha cumplido.

Project proporcione docenas de informes que puede usar directamente, pero no por eso
debe sentir que tiene opciones limitadas. Puede personalizar el contenido y el aspecto
de cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero.
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Cambiar los datos de un informe
Puede seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un informe.

1. Haga clic en la tabla o grfico que desee cambiar.

2. Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para seleccionar


los campos que desee mostrar y filtrar la informacin.

SUGERENCIA Al hacer clic en un grfico, aparecern directamente, adems, tres

botones a la derecha del grfico. Utilice los botones Elementos de grfico y Filtros

de grfico para seleccionar rpidamente elementos como etiquetas de datos y


filtrar la informacin destinada al grfico.

Ejemplo

En el informe Informacin general del proyecto, podr cambiar el grfico completado al


% de manera que se muestren las subtareas crticas en vez de las tareas de resumen de
nivel superior:

1. Haga clic en cualquier parte del grfico % completado.

2. En el panel Lista de campos, vaya al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas crticas.

3. En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2. En este ejemplo, ser el


primer nivel del contorno que tenga subtareas en vez de tareas de resumen.

El grfico cambia segn se seleccionan opciones.

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Cambiar el aspecto de un informe
Con Project, puede controlar el aspecto de sus
informes, desde un sencillo blanco y negro a una
explosin de colores y efectos.

SUGERENCIA Puede hacer que un informe sea


parte de una vista en dos paneles y as ver cmo el
informe cambia en tiempo real a medida que
trabaja en los datos del proyecto. Si desea ms informacin, consulte Dividir una vista en
dos paneles.

Haga clic en cualquier parte del informe y luego en Herramientas de informe |


Diseo para ver las opciones de modificacin del aspecto de todo el informe. Desde
esta pestaa, podr cambiar la fuente, el color o el tema de todo el informe. Tambin
podr agregar nuevas imgenes (incluyendo fotos), formas, grficos o tablas.

Al hacer clic en elementos individuales (grficos, tablas, etc.) de un informe, aparecern


nuevas pestaas en la parte superior de la pantalla con opciones para dar formato a esa
parte.

Pestaa Herramientas de dibujo | Formato. Formas de formato y cuadros de


texto.

Pestaa Herramientas de imagen | Formato. Agregar efectos a imgenes.

Pestaas Herramientas de tabla | Diseo y Herramientas de tabla |


Distribucin. Configurar y retocar tablas igual que en otros programas de Office.

Pestaas Herramientas de grfico | Diseo y Herramientas de grfico |


Formato. Configurar y retocar grficos.

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SUGERENCIA Al hacer clic en un grfico, aparecern directamente, adems, tres
botones a la derecha del grfico. Haga clic en el botn Estilos de

grfico para cambiar rpidamente el color o estilo del grfico.

Ejemplo

Supongamos, por ejemplo, que decide renovar el aspecto del grfico % completado, en
el informe Informacin general del proyecto.

1. Haga clic en cualquier punto del grfico % completado y luego en Herramientas


de grfico | Diseo.

2. Seleccione un nuevo estilo en el grupo Estilos de grfico. Al hacerlo, se quitarn


las lneas y se agregarn sombras a las columnas.

1. Vamos a darle profundidad al grfico. Haga clic en Herramientas de grfico |


Diseo > Cambiar tipo de grfico.

1. Haga clic en Columnas > Columna 3D apilada.


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1. Agregar un color de fondo. Haga clic en Herramientas de grfico |
Formato > Relleno de forma y seleccione un nuevo color.

1. Cambiar los colores de la barra. Haga clic en las barras para seleccionarlas, luego
en Herramientas de grfico | Formato > Relleno de forma y seleccione un
nuevo color.

2. Mueva los nmeros que hay fuera de las barras. Haga clic en los nmeros para
seleccionarlos y luego arrstrelos hacia arriba.

Con solo unos clics, notar una gran diferencia. Y apenas hemos rascado la superficie de
las opciones de formato.

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Crear un informe propio
1. Haga clic en Informe > Nuevo
informe.

2. Seleccione una de las cuatro


opciones y haga clic
en Seleccionar.

3. Dele un nombre a su informe y


empiece a aadir informacin.

En blanco Crea un lienzo en blanco.


Utilice la pestaa Herramientas de
informe | Diseo para agregar grficos,
tablas, texto e imgenes.

Grfico Project crea un grfico donde


se comparan valores de Trabajo real,
Trabajo restante y Trabajo predeterminado. Utilice el panel Lista de campos para
seleccionar diferentes campos a comparar y utilizar los controles para cambiar el color y
formato del grfico.

Tabla Utilice el panel Lista de campos para seleccionar qu campos se muestran en la


tabla (Nombre, Iniciar, Finalizar y % completado aparecen de forma predeterminada). El
cuadro Nivel de contorno permite seleccionar cuntos niveles del contorno del proyecto
se mostrarn en la tabla. Puede cambiar el aspecto de la tabla en las
pestaas Herramientas de tabla | Diseo y Herramientas de tabla | Distribucin.

Comparacin Coloca dos grficos uno junto al otro. En un principio, los grficos
tienen los mismos datos. Haga clic en un grfico y seleccione los datos que desee en el
panel Lista de campos para empezar a distinguirlos.

Cualquiera de los grficos que cree desde cero son totalmente personalizables. Puede
agregar y eliminar elementos o cambiar los datos segn sus necesidades.

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Compartir un informe
1. Haga clic en cualquier parte del informe.

2. Haga clic en Herramientas de informe | Diseo > Copiar informe.

3. Pegar el informe en cualquier programa que permita mostrar grficos.

SUGERENCIA Es posible que tenga que cambiar el tamao y organizar el informe al


pegarlo en el nuevo lugar.

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Informes visuales
En Project 2013, tambin puede ver datos especficos de proyectos en un informe visual
en Excel o Visio, siempre que tenga estos programas instalados. Para ello, haga clic
en Informe > Informes visuales, seleccione un informe de Excel o Visio para sus datos
de proyecto y haga clic en Ver. Excel crear un archivo de cubo de procesamiento
analtico en lnea (OLAP) local y mostrar los datos en un grfico dinmico de Excel o en
un diagrama dinmico de Visio.

En el cuadro de dilogo Informes visuales, podr elegir una de las siguientes plantillas
de informes.

Plantillas de informes de Excel

Informe de costo previsto Informe de disponibilidad de


Informe de trabajo previsto trabajo del recurso
Informe de costo presupuestado Informe de resumen de trabajo de
Informe de trabajo presupuestado recurso
Informe de flujo de efectivo
Informe de valor acumulado a lo largo del
tiempo
Informe de resumen de costo del recurso
Informe de trabajo restante del recurso

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Crear la curva s del valor planeado
El MS Project nos muestra la Curva S mediante una grfica, en la cual se representa el
Valor Planeado del proyecto (PV), estos datos se obtienen luego de haber establecido la
Lnea Base del proyecto. Para emitir la Curva S del proyecto realizamos los siguientes
pasos:

1. Tenemos que modificar la fecha de estado para que coincida con fecha de fin
del proyecto. Para ello vamos a la pestaa Proyecto, nos ubicamos en el grupo
de Propiedades y hacemos clic en la opcin de Informacin del proyecto. En la
ventana de Informacin del proyecto en el campo Fecha de estado ingresamos
la fecha final del proyecto. (Si no desea mostrar la curva s de todo el proyecto
seleccione de fecha de estado otra fecha)

2. Ahora en la Pestaa crear un informe, nos ubicamos en el Grupo Informes y


hacemos clic en la opcin Informes visuales.

3. Ahora dentro de los informes de Microsoft Excel seleccionamos el Informe de


horas extra de valor acumulado, y clic en Editar Plantilla.

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4. Luego seleccionamos el campo Valor planeado, y clic en Editar Plantilla.

5. Finalmente obtenemos la Curva S del proyecto.

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Inicialmente la grfica tendr como ttulo Informe de horas extras del valor
acumulado, hay que editarlo para que salga con el ttulo Curva S del Proyecto.

Algunas veces la grfica sale como un punto () y no como una curva, para ello
en el mismo archivo Excel vaya a la pestaa Uso de la Asignacin con VA, y en la
columna de Trimestre verificar que cada trimestre se presente con signo (-) para
que as muestre la informacin por semana, luego regresar al libro Grfico1 y la
grfica se vea como una curva.

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6 Trabajar con
varios proyectos

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Los proyectos pueden escaprsele de las manos rpidamente. Sin darse cuenta, un
simple proyecto de construccin se convierte en un collage de proyectos ms pequeos,
como diseo, excavacin, cimientos y marketing. Puede tener un mayor control sobre su
proyecto si crea proyectos ms pequeos en Microsoft Project 2010 y los vincula en un
nico archivo de Project para mostrar dnde encajan en su proyecto principal.

Considere un proyecto principal como una serie de proyectos consolidados que


muestran una jerarqua entre varios proyectos relacionados. Los proyectos insertados
dentro de un proyecto principal se denominan subproyecto.

Cuando se inserta un subproyecto, un pequeo icono de Project lo distingue de las


tareas de resumen que forman parte del proyecto principal.

En el proyecto principal, los subproyectos aparecen como tarea de resumen que


pueden organizarse fcilmente en un esquema.

Haga clic en el signo ms situado junto a un subproyecto para expandir sus tareas y
poder verlas.

Cada subproyecto representa una fase distinta u otro grupo funcional en el proyecto
principal.

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Vincular proyectos para crear un proyecto
maestro
Para ayudar a mantener los proyectos de gran tamao mejor organizados, puede
vincular varios archivos de proyecto entre s para crear una organizacin proyecto
maestro/subproyecto (conocida tambin como dependencias externas). Por ejemplo, un
proyecto maestro en el campo de la construccin podra tener archivos de subproyecto
para tareas de fontanera, electricidad y carpintera. Aqu puede ver cmo:

1. Cree archivos de proyecto independientes para cada subproyecto y, a


continuacin, abra o cree el proyecto que desee que se convierta en el proyecto
maestro.

2. En el proyecto maestro, haga clic en Ver > Diagrama de Gantt.

3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar
el subproyecto. Puede insertar un subproyecto en cualquier lugar de la lista de
tareas del proyecto maestro.

4. Haga clic en Proyecto > Subproyecto.

5. En el cuadro Insertar subproyecto, seleccione el subproyecto que desee insertar.

o Para insertar varios subproyectos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga


clic en los subproyectos en el orden en que desee insertarlos.

o En la mayora de los casos, desear dejar activada la casilla Vincular a


proyecto para que los cambios en el subproyecto aparezcan reflejados en
el proyecto maestro y viceversa. Sin embargo, si solamente desea copiar el
subproyecto en el proyecto maestro sin vincular los archivos de forma
dinmica, desactive la casilla.

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6. Haga clic en Insertar o, para insertar un proyecto en formato de solo lectura,
haga clic en la flecha del botnInsertar y, a continuacin, haga clic en Insertar
slo lectura. Al insertar un proyecto de solo lectura, se crea un vnculo entre los
dos proyectos, pero se evita que actualice el subproyecto desde el proyecto
maestro. Sin embargo, si actualiza el archivo del subproyecto directamente, los
cambios aparecen reflejados en el proyecto maestro. La opcin Insertar slo
lectura solamente se encuentra disponible cuando la casilla Vincular al
proyecto est activada.

Evite los nombres de recursos duplicados en


proyectos vinculados
Si vincula proyectos que tengan recursos con el mismo nombre, se crearn nombres de
recursos duplicados, lo que podra resultar confuso. Para evitarlo, desactive la
casilla Vincular al proyecto en el cuadro de dilogo Insertar proyecto. A continuacin,
la primera aparicin de un nombre de recurso y su informacin de recurso, como las
tasas de pago o los calendarios de los recursos, sobrescribirn las futuras apariciones.

NOTA Cuando se actualiza un subproyecto no vinculado desde dentro del


proyecto maestro, el cambio no se refleja en el archivo del subproyecto original.

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Comparar proyectos
Puede revisar las diferencias entre la versin actual y una versin anterior o posterior del
mismo proyecto en un informe detallado.

Al comparar proyectos se crea un informe de comparacin para mostrar las diferencias


entre los dos proyectos, como por ejemplo si se agregaron nuevas tareas.

Para comparar los proyectos:

1. De un clic en la pestaa crear un informe y luego en comparar proyecto

2. Seleccione el archivo del otro proyecto a comparar y luego la tabla.

3. Se generar el reporte de los cambios

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Proteger proyecto con contrasea
Puede proteger un proyecto (archivo) con una contrasea si as lo desea

1. De un clic en Guardar Como del men archivo


2. Seleccione la ruta donde lo guardar
3. En el cuadro Guardar Como de un clic en opciones generales

4. Asigne la contrasea y vuelva a repetirla

5. Pulse aceptar

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Organizar proyectos
Podemos abrir mltiples ventanas de libros en Project y arreglarlas de manera diferente
para tener una mejor visualizacin de los datos. Para organizar las ventanas de los
proyectos que estn abiertos sigue los siguientes pasos.

Haz clic en el botn Organizar todo que se encuentra dentro del grupo Ventana en la
ficha Vista y se mostrar el cuadro de dilogo Organizar ventanas.

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7 Plantillas

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Las plantillas de proyecto realmente pueden ayudarle a gestionar su trabajo de una
manera oportuna y eficiente. Le ayuda a ahorrar tiempo en las tareas que introduce en
varias ocasiones y por esto mejora su productividad.

Empezar con una plantilla


Dispone directamente de decenas de plantillas de Project correspondientes a Office.com.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

2. Busque las plantillas en el cuadro o haga clic en la plantilla que desee de la lista
siguiente.

3. En el cuadro de dilogo de vista previa, haga clic en Crear.

Asegrese de que los recursos, las tareas y las duraciones de la plantilla son adecuadas para el
proyecto. Naturalmente, tiene toda la libertad para cambiarlos segn desee.

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Guardar un archivo de proyecto como plantilla
Si guarda como plantilla un archivo de proyecto, no solo estar ganando tiempo. Las plantillas
aplican estrategias que han resultado beneficiosas en proyectos anteriores y, de este modo,
garantizan el xito de los proyectos futuros. A modo de ejemplo, estas tareas pueden ser
relaciones de tareas de eficacia demostrada, personas o cualquier otro tipo de recursos
especialmente productivos, o mtodos de visualizacin y creacin de informes para facilitar la
comunicacin con los cargos superiores en caso de problemas o eventos importantes. Para
guardar un proyecto como plantilla, haga lo siguiente:

1. Haga clic en Archivo > Exportar.

2. En la seccin Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo.

3. En la seccin Plantillas, haga clic en Plantilla del proyecto.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de la plantilla.

5. Asegrese de que la opcin Plantilla del proyecto aparece en el cuadro Guardar como
tipo.

1. Haga clic en Guardar.

2. En el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin, active las casillas de los datos
que desea quitar del archivo de proyecto y haga clic en Guardar.
Por ejemplo, puede excluir el salario de los miembros de un equipo o cualquier otra
informacin de costos.

3. Haga clic en Aceptar.

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Guardar un archivo de proyecto como PDF
Cuando guarde su archivo de proyecto como documento PDF o XPS, podr compartirlo con
cualquier otra persona que disponga de un equipo, incluso en el caso de que no tenga Project
instalado.

1. Elija la vista que desee.


2. Haga clic en Archivo > Exportar > Crear PDF o XPS.
3. En la lista Guardar como tipo, seleccione Archivos PDF o Archivos XPS y haga clic
en Aceptar.

Recuerde que los documentos PDF o XPS son instantneas de un proyecto, por lo que no podr
cambiarlos ni convertirlos de nuevo en archivos MPP de Project.

Sugerencias de formato

Project 2013 no admite todas las caractersticas de formato de los documentos PDF o XPS, pero
puede usar algunas opciones de impresin para cambiar el aspecto de los documentos finales.

Haga clic en Archivo > Imprimir y cambie cualquiera de estas opciones:

Fechas
Orientacin
Tamao de papel
Configurar pgina
En el cuadro de dilogo Configurar pgina puede cambiar las opciones de estas pestaas:

Mrgenes
Leyenda
Vista

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Guardar y publicar un proyecto en Project Web
App
Si decide guardar los cambios de un proyecto en Project Web App, no significa que todos los
dems usuarios puedan ver los cambios de forma automtica. La publicacin permite compartir
cambios con los miembros de un equipo y poner a su disposicin los datos de un proyecto para
generar informes.

NOTA No podr guardar archivos si est usando una versin de evaluacin de Project
Professional 2013.

Guardar un proyecto en Project Web App

Compruebe que ha iniciado sesin en Project Web App y que an no ha guardado el proyecto.

Para ms informacin sobre el inicio de sesin, vea cmo iniciar sesin en Project Web App.

1. Haga clic en Archivo > Guardar.

2. En Guardar en Project Server, haga clic en Guardar.

3. Escriba un nombre para el proyecto.


La informacin especificada sobre la organizacin aparecer en la columna Nombre de
campo personalizado.

4. Haga clic en Guardar.

Publicar un proyecto

Cuando guarde el proyecto en Project Server por primera vez, deber publicar la programacin
correspondiente para que los dems usuarios puedan ver los cambios.

1. Archivo > Informacin.

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2. Haga clic en Publicar.

o Si es la primera vez que publica un proyecto, deber indicar si desea asociarlo con
un sitio de SharePoint para poder agregarle documentos (como declaraciones de
objetivos), y supervisar los problemas y los riesgos de dicho proyecto.

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8 Macros

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Qu son las macros?
Una macro es un conjunto de comandos que se almacenan en un mdulo de Visual Basic para
Aplicaciones y que se puede ejecutar siempre que sea preciso para llevar a cabo la tarea
especfica. Las macros se graban del mismo modo que el sonido en una grabadora de casete.
Posteriormente, sta se ejecuta para que repita o "reproduzca" los comandos grabados.

Antes de grabar una macro

Antes de grabar una macro, planifique los pasos y comandos que desee que sta lleve a cabo.

Si cometiera un error durante la grabacin de la macro, tambin se grabarn las correcciones


que efecte. Cada vez que se graba una macro, sta se almacena en el archivo global
(Global.mpt) de forma predeterminada, lo que la hace disponible para futuros proyectos.

No obstante, es posible seleccionar otra ubicacin donde almacenarla con el proyecto.

Ejemplos en los que se puede utilizar una macro

Los clculos complejos que necesitan ser repetidos para variados conjuntos de entradas,
una accin particular que se lleva a cabo una y otra vez, etc.

Las macros, si se utilizan con eficacia, pueden reducir significativamente la cantidad de


tiempo dedicado a la realizacin de tareas domsticas y de ese modo mejorar la propia
productividad.

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Crear una macro
1. Abra su proyecto donde crear la macro
2. En la pestaa Vista de un clic en Macros y luego en Grabar macro

3. Asigne un nombre a la macro


4. Escriba una combinacin de teclas si lo desea para ejecutarla
5. Seleccione la ubicacin para guardarla
6. Especifique una descripcin (opcional)
7. Seleccione los tipos de referencia y pulse aceptar.

8. Realice las actividades que requiera de la macro.


9. Al terminarlas regrese a macros y pulse en detener grabacin.

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Ejecutar una macro
1. De un clic en la pestaa vista y luego en Macros de un clic en ver Macros

2. Seleccione de la lista la macro a ejecutar


3. De un clic en el botn ejecutar

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Modificar una macro
Para modificar una macro solo se puede mediante el uso del cdigo de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA), ya que es el lenguaje interno para la suite de office.

Por lo tanto se recomienda que si usted no sabe utilizar dicho lenguaje mejor borre su
macro y vuelva a grabarla.

Para modificar la macro:

1. De un clic en la pestaa vista y luego en Macros de un clic en ver Macros

2. Seleccione de la lista la macro a modificar


3. De un clic en el botn modificar

Se abrir el editor de Visual Basic en el cual tendr que modificar el cdigo de la macro.

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Por ltimo guarde la macro.

Eliminar macros
1. De un clic en la pestaa vista y luego en Macros de un clic en ver Macros

2. Seleccione de la lista la macro a eliminar


3. De un clic en el botn eliminar

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9 Insertar dibujos
en su proyecto

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Project tiene una caracterstica de dibujo que puede usar para construir simples
diagramas o agregar formas o cajas de texto en el rea diagrama de Gantt.

Por ejemplo podra dibujar un crculo en una tarea importante para llamar la atencin en
una presentacin, o suponga que quiere sugerir el corte de una tarea del proyecto.
Puede apoyarse de los dibujos de Microsoft Project.

Insertar una flecha


1. De un clic en la pestaa Formato y en el grupo de dibujo de un clic en la flecha

2. Dibuje la flecha sobre el diagrama de Gantt.

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Insertar un crculo
1. De un clic en la pestaa Formato y en el grupo de dibujo de un clic en valo

2. Dibuje en el diagrama el valo para representar una tarea importante o para


especificar un comentario

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Inserte un cuadro de texto

1. De un clic en la pestaa Formato y en el grupo de dibujo de un clic en cuadro de


texto

2. Dibuje sobre el diagrama de Gantt para escribir su nota

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Cambiar el color de un dibujo

1. Seleccione el dibujo y de clic con el botn derecho y de un clic en Propiedades

2. Modifique las propiedades que requiera como color de relleno o lneas.

3. De un clic en Aceptar

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