gastos de representacin Ficha Tcnica sentacin, los cuales contribuyen con una expresamente prohibida por esta ley. mayor generacin de ingresos gravados Como manifiesta el destacado tributarista Autora : Laura Gaby Rosales Ochoa (*) con el impuesto a la renta (en adelante, IR) Garca Mulln: Ttulo : Tratamiento tributario de los gastos de as como mantener la fuente productora; En forma genrica, se puede afirmar que representacin es decir, se cumple con el principio de todas las deducciones estn en principio Fuente : Actualidad Empresarial N. 330 - Primera causalidad, por ende, son deducibles para regidas por el principio de causalidad, o Quincena de Julio 2015 determinar la renta neta del ejercicio, y sea que solo son admisibles aquellas que asimismo otorgan el derecho a poder apli- guarden una relacin causal directa con car el crdito fiscal del impuesto general a la generacin de la renta o con el mante- 1. Introduccin las ventas (en adelante, IGV), adems de nimiento de la fuente en condiciones de Actualmente las empresas optan por diver- cumplir con los criterios de razonabilidad, productividad1. sas estrategias de marketing con el objetivo proporcionalidad y generalidad. de mejorar su posicin en el mercado y Por tanto, un gasto ser deducible en la El presente artculo tiene como objetivo mantener fieles a sus clientes, o en todo medida que exista causalidad entre el desarrollar el tratamiento sobre los gastos caso, lograr llamar la atencin de poten- gasto realizado y la generacin de la renta de representacin, tanto para fines del IR ciales clientes; una de las formas de realizar o mantenimiento de la fuente productora. y del IGV y las respectivas aplicaciones ello es agasajarlos con cenas, almuerzos o prcticas, sin dejar de mencionar jurispru- diversas invitaciones, o tambin enviar- 3. Deducibilidad del gasto de dencia que ha producido el Tribunal Fiscal les obsequios tales como portalaptops, para contar con una mayor informacin representacin portalpices, agendas, lapiceros, llaveros, y darse una idea clara de cmo se ha ido La Ley del Impuesto a la Renta, en su ar- termos, botellas de licor, carteras, etc., desarrollando la consideracin y aplica- tculo 37, inciso q), indica que son gastos dichos gastos se conocen como de repre- cin de dicho gasto. deducibles:
Los gastos de representacin propios del
giro del negocio son deducibles para fines Portalaptop del IR, siempre que anualmente no exceda Termos y tazas del medio por ciento (0.5%) de los ingre- sos brutos2, hasta un mximo de cuarenta (40) Unidades Impositivas Tributarias.
Carpetas, Asimismo, el inciso m) del artculo 21 del
agendas Reglamento de la LIR seala que no se Plumas encuentran comprendidos en el concepto Hielera material canasta con bordado impresas de gastos de representacin, los gastos de viaje y las erogaciones dirigidas a la masa de consumidores reales o potenciales, tales como los gastos de propaganda. Llaveros
4. Cmo acreditar la entrega de
los obsequios a los clientes? En caso de que el gasto de representacin se trate de obsequio de bienes, debe emi- tirse el correspondiente comprobante de 2. El gasto de representacin Cabe indicar que las empresas debern pago con la leyenda de forma transversal Se considera gasto de representacin pro- demostrar la causalidad de dichas ad- transferencia a ttulo gratuito, consignar pio del giro del negocio a los efectuados quisiciones, respecto de la generacin referencialmente el valor de venta que por la empresa con la finalidad de ser de rentas gravadas; por tanto, para la hubiera correspondido a la operacin3, representada fuera de sus oficinas, locales deduccin del gasto, es indispensable ello conforme con lo regulado en el nu- o establecimientos. Aquellos destinados acreditar el gasto con el comprobante de meral 8 del artculo 8 del Reglamento de a presentar una imagen que le permita pago correspondiente. Comprobantes de Pago. mantener o mejorar su posicin de mer- Recordemos que para que un gasto se Adems de los comprobantes de pago, cado, incluidos los obsequios y agasajos considere deducible para poder deter- tambin se debe acreditar de forma fe- a clientes o tambin a proveedores. As, haciente la entrega o destino real de los minar la renta neta de tercera categora, no se considera gasto de representacin obsequios. Esta exigencia es muy impor- necesariamente deber cumplir con el aquellos desembolsos dirigidos a la masa tante, por el hecho de que son clientes de consumidores reales o potenciales, es denominado principio de causalidad, el plenamente identificados con quienes decir, clientes o posibles clientes, tales cual se encuentra regulado en el artculo como los gastos de propaganda o de 37 de la Ley del Impuesto a la Renta (en 1 GARCA MULLN, Juan Roque. Manual del Impuesto a la Renta. promocin. adelante, LIR), que seala que para esta- Santo Domingo, 1980. Pg. 122. blecer la renta neta de tercera categora 2 Para la determinacin de los ingresos brutos, se deber considerar, los ingresos menos las devoluciones, descuentos, bonificaciones y se deducir de la renta bruta los gastos dems conceptos similares que sean de costumbre de la plaza. (*) Abogada por la Facultad de Derecho y Ciencia Poltica de la Universi- dad Nacional Mayor de San Marcos (UNMSM). Miembro honorario necesarios para producirla y mantener 3 Evidentemente, los valores venta como referentes deben ser el valor de mercado generalmente, salvo valores diferentes que objetivamen- del Grupo de Estudios Fiscales (GEF) de la referida universidad. su fuente, en tanto la deduccin no est te los justifiquen.
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I Actualidad y Aplicacin Prctica la empresa tiene operaciones recurren- 5. Uso del crdito fiscal por los 6. Pronunciamientos del Tribu- tes, por ello se debe formar, o forjar, la gastos de representacin nal Fiscal prueba de estos gastos, de esta forma se evita cualquier futuro cuestionamiento Respecto del crdito fiscal, est consti- El Tribunal Fiscal se ha pronunciado sobre por parte de los funcionarios de la Sunat tuido por el IGV consignado separada- los gastos de representacin aceptados dentro del contexto de un procedimiento mente en el comprobante de pago, y como deducibles, y se observa que todo de verificacin regular o de fiscalizacin. solo otorgan derecho a crdito fiscal las parte de los casos concretos donde se adquisiciones de bienes, las prestaciones forman los criterios, por ello, veamos As, es recomendable que la empresa o utilizaciones de servicios, contratos de algunos de ellos: forme una carpeta por cliente con toda construccin o importaciones, que renan la informacin relevante que sustente su- los requisitos siguientes: RTF N. 00099-1-2005 (07-01-05) ficientemente los comprobantes de pago que acreditan el gasto, as como el nmero a. Que sean permitidos como gasto o La entrega de obsequios en forma de operaciones que se tiene por periodo costo de la empresa, de acuerdo con selectiva, califica como gasto de re- que demuestre la importancia del cliente la legislacin del impuesto a la renta, presentacin para los resultados econmicos de dicha aun cuando el contribuyente no est Se confirma la apelada en el extremo referido empresa que tiene el inters de descartar afecto a este ltimo impuesto. a los reparos por gastos de representacin, dado que la entrega de agendas, atlas, al- riesgos fiscales sobre su gasto del IR como Tratndose de gastos de representacin, cancas o cuentos realizadas por la recurrente su derecho al crdito fiscal del IGV. el crdito fiscal mensual se calcular a sus clientes en forma selectiva, no califica segn el procedimiento que para tal como un gasto de propaganda sino como Como se puede tener claro, la pretensin un gasto de representacin (obsequios a de sustentar un determinado gasto como efecto establezca el reglamento. clientes), por lo que ha excedido el lmite deducible nicamente con el comproban- b. Que se destinen a operaciones por las establecido por ley (El subrayado es nuestro). te de pago constituye un despropsito, que se deba pagar el impuesto. RTF N. 05995-1-2008 (09-05-08) una irresponsabilidad por parte de los Ahora bien, al revisar lo sealado por el contribuyentes que aplican este gasto numeral 10 del artculo 6 del Reglamento Para la deduccin de los gastos de como deducible, ya que es susceptible representacin se identificar a los de la Ley del IGV se precisa que los gastos consumidores reales o potenciales de ser cuestionada su fehaciencia, no de representacin propios del giro o nego- generando certeza a los agentes de Sunat. Se confirma la apelada en cuanto al reparo cio, otorgarn derecho a crdito fiscal, en al crdito fiscal por exceso de gastos de re- Aqu, unos ejemplos de qu documentos la parte que, en conjunto, no excedan del presentacin incurridos en visitas por clientes pueden formar la carpeta para los gastos medio por ciento (0.5%) de los ingresos de distribuidoras a la fbrica de la recurrente. brutos acumulados en el ao calendario Se indica que dichos gastos no se encuentran de representacin: dentro de los alcances del segundo prrafo del hasta el mes en que corresponda aplicar- inciso m) del artculo 21 del Reglamento de Las cartas de atencin enviadas a los los, con un lmite mximo de cuarenta la Ley del Impuesto a la Renta, toda vez que clientes. (40) UIT acumulables durante un ao dichos gastos no han sido destinados a con- El cargo de recepcin de los clientes, calendario. sumidores, sino a mayoristas y distribuidores. Se indica que del procedimiento para visitas quienes debern consignar el sello de De lo anterior podemos inferir que si en a fbrica de clientes de distribuidora se tiene la empresa beneficiaria y/o identifica- que la estrategia tiene como nico objetivo la un determinado mes antes de finalizar el cin de la persona que ha recibido los identificacin de los sujetos con la recurrente, ejercicio el gasto no resulta deducible, el de lo cual se deduce que estos gastos estn obsequios con la firma respectiva. contribuyente deber repararlo, debien- destinados a presentar una imagen que le Invitaciones a participar del agasajo do adicionar el exceso como una diferen- permite a la recurrente mantener o mejorar de ser necesario. cia de tipo permanente en la Declaracin su posicin de mercado, los que califican como gastos de representacin. Se revoca la Correos electrnicos de coordinacin Jurada Anual del Impuesto a la Renta. apelada en cuanto al reparo al crdito fiscal con los clientes. por gastos incurridos por visitas a la fbrica Vemos que solo en el caso del IGV la de- Reservas (escritas o electrnicas) de las de la recurrente por instituciones (grupos de duccin del crdito fiscal va de la mano individuos que proviene de sectores o unida- mesas en restaurantes para almuerzos con el gasto. Por tanto, si se han superado des comunes, como gremios, etc), por cuanto o desayunos de negocios. los lmites que establece la normativa, dichos gastos se encuentran dentro del inciso Cuadros sobre las operaciones de ya no se podr utilizar ni el gasto como m) del citado artculo, toda vez que se trata deducible por el impuesto a la renta ni el de gastos dirigidos a masas de consumidores venta que se haya tenido a lo largo reales o potenciales, que tiene por objeto pu- de un periodo tributario. crdito fiscal del IGV. blicitar y posicionar las marcas de la empresa. Se Otros. dispone que la resolucin de multa, girada por Por ejemplo, si un determinado contribu- la infraccin tipificada en el numeral 1 del art- Un tpico que sucede en no pocas opor- yente cumple los lmites hasta el mes de culo 178 del Cdigo Tributario sea reliquidada tunidades es el del gasto en un almuerzo agosto, las adquisiciones de bienes des- de acuerdo con lo antes expuesto. de negocios en un restaurante que emita tinadas a ser entregadas como gasto de RTF N. 03058-3-2012 (02-03-12) factura sin el detalle que corresponde representacin por los meses de setiem- Que es del caso indicar que resulta al consumo. En este caso particular, la bre, octubre, noviembre y diciembre ya razonable admitir que el pago de las empresa debe exigir a los gerentes que no son aceptadas como tal, por ende, se cuotas de membresa a una asociacin solo acepten recibir facturas que estn estara incumpliendo el requisito sealado que carece de finalidades tales como las debidamente detalladas de los bienes en el literal a) del artculo 18 de la Ley recreativas, deportivas o culturales, sino que ms bien tiene dentro de sus obje- y servicios que se consumieron, obede- del IGV, lo cual implicara que se debera tivos, el constituir punto de encuentro ciendo rigurosamente el mandato del reparar tambin el crdito fiscal de esas entre personas que directa o indirec- artculo 8 del Reglamento de Compro- adquisiciones, habindose configurado tamente forman parte del mbito em- bantes de Pago. En este punto, no cabe la comisin de la infraccin sealada en presarial, y que por tanto representan clientes actuales o potenciales, suscep- la frase por consumo para sustentar un el numeral 1 del artculo 178 del Cdigo tibles de demandar bienes o servicios; gasto de representacin; caso contrario, Tributario, por haber utilizado un crdito pueda ser considerado como un gasto dicho comprobante de pago podra ser fiscal sin tener derecho a ello (aplicacin que guarda una relacin de causalidad susceptible de observaciones por parte indebida de un crdito), aparte del pago con la generacin y mantenimiento de de la administracin. del IGV que no se cancel.
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rea Tributaria I Es as que la norma nos fija los montos la empresa por ms de un ao o que sean la fuente generadora de renta, siendo adems que dicho propsito adems se que se deben tener en cuenta para que clientes frecuentes. encuentra expresamente contemplado sea considerado como deducible el gasto El acto realizado por la empresa constitui- y aceptado en la normatividad del Im- de representacin. puesto a la Renta, como gasto deducible r un acto de liberalidad, el cual no es un para la determinacin de la renta neta gasto deducible, conforme con lo sealado de tercera categora (bajo el rubro de en el literal d) del artculo 44 del Texto gastos de representacin). nico Ordenado de la Ley del Impuesto a Se confirma la apelada en este extremo por- Caso N. 2 la Renta, el cual nos menciona lo siguiente: que la recurrente respecto de los gastos por afiliacin al Club Empresarial, no ha aportado elementos de prueba que sustenten sus No son deducibles para determinacin de la afirmaciones, ni ha demostrado que el pago La microempresa Elopsa SAC desea dar renta imponible de tercera categora: de las cuotas de asociacin, respecto de sus un incentivo por la celebracin de Fiestas Las donaciones y cualquier otro acto de accionistas, tena efectiva vinculacin con la Patrias a sus clientes, el cual consiste en liberalidad en dinero o en especie, salvo lo generacin y mantenimiento de la fuente entregar S/. 1,000.00 a cada uno de sus dispuesto en el inciso x) del artculo 37 de productora de renta. 30 clientes como un premio a su fide- la Ley. lidad. Dicho grupo de clientes ha sido 7. Casos prcticos seleccionado por el gerente mediante Finalmente, debemos sealar que la en- criterios personales. trega de dinero a clientes no constituye un gasto de representacin y que adicio- Al respecto nos consultan lo siguiente: nalmente no se cumple con los principios Caso N. 1 El desembolso de dinero realizado se sealados por la norma. considera un gasto de representacin? Qu criterios debe cumplir un gasto para estar debidamente justificado? La empresa Distribuidores SA, dedicada Caso N. 3 a la venta de cuadernos escolares, realiz Solucin la entrega de agendas a su cartera de clientes que se encontraran contratando Para el presente caso debemos remitirnos al numeral 2 del literal m) del artculo 21 La empresa Grfica SAC dedicada a la con la empresa por ms de un ao. venta de tiles de oficina, decide realizar del reglamento de la ley del impuesto a la Al respecto nos consultan lo siguiente: renta, el cual nos menciona lo siguiente: la entrega de regalos a un grupo de sus clientes a modo de reforzar la fidelidad Esta entrega constituye un gasto de re- A efecto de lo previsto en el inciso q) del con su empresa. presentacin o un gasto de publicidad? artculo 37 de la Ley, se consideran gastos de Nos consultan lo siguiente: Existe algn lmite para este gasto? representacin propios del giro del negocio: Los gastos destinados a presentar una Se debe emitir comprobantes de Solucin imagen que le permita mantener o mejorar pago por la entrega de obsequios a En atencin a la consulta debemos se- su posicin de mercado, incluidos los obse- clientes? alar, que el numeral 2 del literal m) del quios y agasajos a clientes. (El subrayado es nuestro) Los regalos que se realizan, estn artculo 21 del Reglamento de la Ley del afectos al pago del IGV? Impuesto a la Renta, nos menciona lo siguiente: La entrega de dinero que realizar la Solucin empresa no podra constituir un gasto de A efecto de lo previsto en el inciso q) del ar- representacin, puesto que vemos que en En atencin a la consulta debemos sealar tculo 37 de la Ley, se consideran gastos de el dinero no se ve expresada la imagen que se calificar la entrega de regalos a los representacin propios del giro del negocio: de la empresa, a la vez debemos sealar clientes, como una transferencia de bienes () Los gastos destinados a presentar una lo mencionado en el ltimo prrafo del a ttulo gratuito, la cual constituye a efectos imagen que le permita mantener o mejorar artculo 37 del Texto nico Ordenado de del IGV un retiro de bienes, segn el inciso su posicin de mercado, incluidos los obse- c) del numeral 3 del artculo 2 el Regla- quios y agasajos a clientes. (El subrayado la Ley del Impuesto a la Renta, que nos es nuestro) menciona lo siguiente: mento de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo, Para efectos de determinar que los gastos el cual nos dice que es retiro de bienes: De lo sealado en la norma, podemos ver sean necesarios para producir y mantener la que sern gastos de representacin, aque- fuente, estos debern ser normalmente para Todo acto por el que se transfiere la llos gastos que estn dirigidos a un grupo la actividad que genera la renta gravada, propiedad de bienes a ttulo gratuito, tales as como cumplir con criterios tales como como obsequios, muestras comerciales y especfico; en el presente caso, la cartera de razonabilidad en relacin con los ingresos bonificaciones, entre otros. clientes de la empresa, que adicionalmente del contribuyente, generalidad para los sirvan para la representacin de la marca, gastos (). incluyendo los obsequios y agasajos. Teniendo en cuenta lo sealado, nos remi- timos a la norma, la cual nos seala en el Asimismo, tenemos que el literal q) del Debemos sealar que si se efecta la en- numeral 1 del artculo 6 del Reglamento artculo 37 del Texto nico Ordenado trega de este dinero, se estara realizando de Comprobantes de Pago: de la Ley del Impuesto a la Renta, nos un desembolso de S/. 30,000.00, monto menciona que sern deducibles: que no sera razonable si se toma en cuenta que es una microempresa. Estn obligados a emitir comprobantes de pago: Los gastos de representacin propios del Adicionalmente, no podemos ver que () las personas naturales o jurdicas, so- giro o negocio, en la parte que, en conjunto, exista una generalidad en este ingre- ciedades conyugales, sucesiones indivisas, no exceda del medio por ciento (0.5 %) de so, puesto que los beneficiados seran sociedades de hecho u otros entes colecti- los ingresos brutos, con un lmite mximo vos que realicen transferencias de bienes a escogidos a eleccin y no a modo que ttulo gratuito u oneroso (El subrayado de cuarenta (40) Unidades Impositivas Tributarias. cumplan todos un solo criterio, como lo es nuestro). puede ser por ejemplo que contraten con
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I Actualidad y Aplicacin Prctica Por lo cual se debe realizar la emisin de los correspondien- Entonces S/. 1 254 965.00 x 0.5% = S/. 6 275.00 tes comprobantes de pago, por los regalos que se realicen a - Lmite 2: 40 UIT = S/. 152 000.00 los clientes y adems consignar como leyenda transferencia gratuita segn lo seala el numeral 8 del artculo 8 del Determinemos el exceso: Reglamento de Comprobantes de Pago. Por otro lado, nos consultan si dichos regalos estaran afectos Gasto realizado 8 474.00 al pago del IGV, para lo cual nos remitiremos al numeral 2 del Lmite - 6 275.00 artculo 3 de la Ley del Impuesto General a las Ventas, que nos Exceso 2 199.00 menciona que a efectos de este impuesto se considera venta: Comparacin del gasto con los lmites El retiro de bienes que efecte el propietario, socio o titular de la empresa o la empresa misma, incluyendo los que se efecten como El monto total que corresponde al gasto por los obsequios rea- descuento o bonificacin, con excepcin de los sealados por la Ley y lizados es de S/. 8 474.00, dicho monto es mayor al 0.5% del el Reglamento. (El subrayado es nuestro) ingreso anual, por lo tanto, el gasto en exceso de S/. 2 199.00 no es aceptado a fines del impuesto a la renta, dicho monto De tal modo, si se realiza un retiro de bienes para realizar un debe ser adicionado en la declaracin anual del IR. regalo a un grupo seleccionado de sus clientes, dicho retiro Asimismo, el IGV, que ser asumido por la empresa, no se acepta construir una venta a efectos del IGV y estar afecto al mismo. como gasto por tratarse de retiro de bienes, por lo que tambin se adiciona va declaracin anual (art. 44, inc. k) TUO de la LIR).
Tratamiento respecto del IGV
Caso N. 4 En lo que respecta al IGV debemos tener en cuenta que se tendr derecho al crdito fiscal por las adquisiciones de los obsequios en la medida que dichos gastos no se excedan del 0.5% de los La empresa El Inca SA, que se dedica a la comercializacin de ingresos acumulados en el ao hasta el mes que corresponda acabados para la construccin, con la finalidad de mantener su aplicarlos hasta un mximo de 40 UIT. cartera de clientes y mantener una buena imagen en el mercado para hacer frente a sus competidores, decide obsequiar a sus 200 Resumen de ingresos de enero a setiembre 2014 mejores clientes una botella de whisky valorizada en S/. 50.00 que incluye el IGV. Dichos obsequios se entregaron en el mes Ventas Otros ingresos de setiembre de 2014 y se cuenta con los siguientes datos de Mes V. vta. IGV Total S/. Intereses los ingresos de enero a diciembre de 2014: Enero 130 000 23 400 153 400 1 500 Febrero 100 000 18 000 118 000 1 800 Marzo 110 000 19 800 129 800 1 900 Resumen de ingresos de enero a diciembre 2014 Abril 105 000 18 900 123 900 1 700 Ventas Otros ingresos Mayo 90 000 16 200 106 200 2 050 Mes V. vta. IGV Total S/. Intereses Junio 80 000 14 400 94 400 1 820 Enero 130 000 23 400 153 400 1 500 Julio 95 000 17 100 112 100 1 590 Febrero 100 000 18 000 118 000 1 800 Agosto 88 000 15 840 103 840 1 790 Marzo 110 000 19 800 129 800 1 900 Setiembre 95 000 17 100 112 100 1 695 Abril 105 000 18 900 123 900 1 700 Total S/. 893 000 160 740 1 053 740 15 845 Mayo 90 000 16 200 106 200 2 050 Junio 80 000 14 400 94 400 1 820 El monto del gasto realizado es de 200 unidades a un valor de Julio 95 000 17 100 112 100 1 590 venta de S/. 42.37 que hace un total de S/. 8 474.00. Agosto 88 000 15 840 103 840 1 790 Setiembre 95 000 17 100 112 100 1 695 - Lmite 1: 0.5% de los ingresos brutos acumulados menos Octubre 110 000 19 800 129 800 1 845 los descuentos, bonificaciones, devoluciones y similares. Noviembre 115 000 20 700 135 700 1 490 - Ingresos brutos acumulados a setiembre = S/. 893 000.00 Diciembre 116 000 20 880 136 880 1 785 + S/. 15 845 = S/. 908 845 Total S/. 1 234 000 222 120 1 456 120 20 965 Entonces: S/. 908 845 x 0.5% = S/. 4 544.23 Se pide determinar el monto del gasto deducible a fines del - Lmite 2: 40 UIT = S/. 152 000.00 impuesto a la renta, as como la incidencia con respecto al IGV y los registros contables respectivos. Determinemos el exceso
Solucin Gasto realizado 8 474.00
Tratamiento respecto del impuesto a la renta Lmite - 4 544.23 Exceso 3 929.77 Debemos determinar si el monto de lo obsequiado excede o no a los lmites correspondientes: En el presente caso, en vista de que el gasto realizado por concep- A efectos de la deducibilidad del gasto, el lmite se determina to de representacin se excede al 0.5% del ingreso acumulado en funcin a los ingresos anuales, en vista de ello, cualquier a setiembre, la adquisicin de los obsequios genera derecho a exceso se adiciona va declaracin jurada. crdito fiscal hasta el monto del 18% de S/. 4 544.23, por el El monto del gasto realizado es de 200 unidades a un valor de IGV del exceso de S/. 3 929.77 no hay derecho a crdito fiscal. venta de S/. 42.37 que hace un total de S/. 8 474.00 Emisin de comprobante de pago - Lmite 1: 0.5% de los ingresos brutos menos los descuentos, En vista de tratarse de transferencia de propiedad de los bie- bonificaciones, devoluciones y similares. nes, se debe emitir un comprobante de pago con la leyenda - Ingresos brutos = S/. 1 234 000.00 + S/. 20 965.00 = Transferencia Gratuita y precisar el valor de venta que hubiera S/. 1 254 965.00 correspondido a la operacin.
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