QUE ES LA OFIMTICA?

Podemos definir la ofimtica como el conjunto de tcnicas informticas, teleinformticas y

de mecanizacin orientadas a la automatizacin del trabajo y a facilitar las
tareas propias de una oficina.

Se basa sobre todo en el tratamiento de textos, en la gestin de gran cantidad de datos,

en la realizacin de clculos y en el tratamiento de imgenes.

LA HISTORIA Y EVOLUCIN DE LA OFIMTICA

La ofimtica empez a desarrollarse en la dcada de 1970, cuando los equipos de oficina

incluyeron microprocesadores, debido a la necesidad de mecanizar las tareas ms
repetitivas del trabajo. Fue entonces cuando en las oficinas empezaron a sustituirse las
mquinas de escribir y las calculadoras por los ordenadores personales.

La evolucin de la ofimtica consiste en el desarrollo de un conjunto eficiente

de programas informticos para realizar diversas tareas en la oficina como, por ejemplo,
la creacin y edicin de documentos, el almacenamiento y anlisis de informacin y la
comunicacin en general. Los programas que se utilizan en ofimtica estn diseados
para que cualquier persona pueda usarlos sin necesidad de conocimientos especializados
de informtica, y por eso tienen un amplio mbito de uso.

Las herramientas ofimticas permiten hacer muchas y diversas tareas y, en la

actualidad, es fundamental que estn conectadas a una red local (LAN) y a Internet. La
ofimtica constituye una pieza fundamental en la transformacin de la sociedad, en la cual
el tratamiento de la informacin desempea un papel muy importante.

LAS CARACTERSTICAS DE LA OFIMTICA

El desarrollo de la ofimtica se debe al avance de la informtica y al de las nuevas

tecnologas, que han permitido llevar a cabo una mayor sistematizacin del trabajo
administrativo. El ordenador ocupa un lugar imprescindible en cualquier oficina, donde se
precisa de una serie de recursos informticos creados de forma expresa para la
organizacin y la aceleracin de determinadas tareas, como el tratamiento de textos o la
gestin de datos.

La ofimtica es una de las piezas imprescindibles en la estrategia de una empresa u

organizacin. Por este motivo, la decisin sobre cmo informatizar un trabajo
administrativo puede condicionar el futuro de una empresa.
LOS OBJETIVOS DE LA OFIMTICA

Los objetivos y los beneficios de la aplicacin de la ofimtica en una oficina son

innumerables, a continuacin citaremos algunos de los ms importantes:

Elimina los trabajos redundantes y las tareas innecesarias, como la mecanografa

repetida de documentos y la utilizacin manual de archivos.
Aumenta la eficacia, tanto en cantidad como en calidad.
La organizacin del trabajo en torno a una red de ordenadores
permite homogeneizar y estructurar las distintas tareas.
El empleo adecuado de nuevas tecnologas de informacin permite a las
empresas reducir la informacin flotante, es decir, disminuir la demora e
incertidumbre que se produce al no poder acceder a la informacin que est en trnsito
o que ha sido mal archivada.
Permite aprovechar los recursos humanos para tareas que requieren decisiones,
iniciativa y rpida comunicacin.

FUNCIONES DE LA OFIMTICA

Las funciones principales de la ofimtica son las siguientes:

Ordenar y gestionar la informacin.

Realizar clculos.
Crear y editar textos.
Crear y editar imgenes.
Crear tablas de datos.
Crear grficos a partir de conjuntos de datos.
Crear presentaciones.
Almacenar e imprimir documentos.
Enviar y recibir documentos.
En conjunto, son las tareas propias de un sistema administrativo, que se basa en la
recogida de datos, en la planificacin de los procesos productivos y en la comunicacin
con el resto de departamentos de una empresa.

LOS EQUIPOS INFORMTICOS PARA LA AUTOMATIZACIN DEL TRABAJO

Para la automatizacin del trabajo en una oficina, no es necesario disponer de grandes

equipos, es suficiente trabajar con un conjunto de ordenadores que estn conectados
entre s y, si existe, a un servidor, para formar una red local, de manera que dichos
aparatos puedan compartir la informacin.

Consideramos, pues, que el primer paso en la automatizacin del trabajo es la unificacin

de todas las funciones y de toda la informacin de una oficina, adems de la adopcin
de la tecnologa, tanto en software como en hardware, necesaria para realizar las
funciones a las que se dedica la ofimtica.

Un ordenador tpico utilizado en una oficina est formado por:

Las interfaces de transmisin: son las conexiones a la red telefnica y a la red local.
Las interfaces hombre-mquina: son los sistemas de entrada y salida de datos, entre
los que se incluyen el teclado, la pantalla y el ratn, entre otros dispositivos.
Los sistemas lgicos: formados por una unidad central de procesamiento (CPU), una
memoria de trabajo y una memoria auxiliar.
Dos de las tareas fundamentales que podemos realizar con la introduccin de la
informtica en la oficina son el procesamiento de textos y la gestin de datos.

En lo que se refiere a los programas de tratamiento de texto, sus funciones principales

son:

La edicin: incluye las operaciones de escribir, borrar, intercalar, etc., y permite

generar el texto.
La composicin: permite la redistribucin de las palabras, de forma que se reserven
espacios para informaciones grficas, mrgenes, etc.
Con estas dos funciones se pueden generar diferentes versiones a partir de un texto de
base.

La gestin de grandes volmenes de datos con los que se trabaja en una organizacin
se ve facilitada por el poder de clculo y procesamiento de los ordenadores actuales, y por
las aplicaciones desarrolladas para ejecutar estas funciones. Entre las aplicaciones ms
comunes para gestionar datos, encontramos las hojas de clculo y las bases de datos.

LOS PROFRAMAS UTILIZADOS EN OFIMTICA

La ofimtica se basa en un conjunto de programas informticos que conforman un

software especializado en tareas de oficina. Los programas ms conocidos son
los procesadores de textos, las hojas de clculo y las bases de datos.

EL PROCESADOR DE TEXTO

Antes de la aparicin de los ordenadores, la mquina de escribir era el instrumento

imprescindible para presentar cualquier documento en letra impresa. El problema de este
sistema era que, como la rectificacin era difcil, a menudo se deban repetir las pginas
para obtener una buena presentacin.

Los procesadores de textos solucionan estos problemas, ya que permiten escribir,

corregir y modificar documentos de forma fcil y cmoda, sin necesidad de reescribirlos.
Estos programas, adems, pueden combinar el texto con imgenes y otros elementos
(como grficos, tablas, etc.). Tambin nos permiten elegir la tipografa y el tamao de letra,
as como dar formato a los prrafos y resaltar determinadas partes (uso de negrita,
subrayado, color y cursiva).

Otras ventajas de estas aplicaciones es que una vez redactados los textos,
podemos guardarlos y reutilizarlos. Tambin los podemos enviar por correo
electrnico sin necesidad de utilizar el papel.

Los procesadores de textos suelen incluir plantillas que facilitan la realizacin de

determinados documentos, como un currculum, una carta, una solicitud o un informe.
Muchos procesadores incluyen tambin un corrector ortogrfico.

Algunos ejemplos de procesadores de textos son OpenOffice Writer, Microsoft Word y el

bloc de notas, el ms sencillo de todos ellos.

La hoja de clculo

Las hojas de clculo son programas informticos que sirven para introducir y trabajar
con datos numricos o alfanumricos, y realizar con ellos clculos de tipo matemtico,
lgico, estadstico y financiero.

Los datos numricos se disponen en tablas compuestas por celdas ordenadas

en filas y columnas. Una celda representa la unidad bsica de informacin y es el lugar
en el cual escribimos los datos con los que queremos trabajar y las frmulas que efectan
los clculos.

Las hojas de clculo tambin permiten guardar, manipular y analizar los datos
almacenados, adems de introducir pequeas lneas de texto y frmulas que relacionen
unos datos con otros. Adems, las hojas de clculo pueden realizar grficos
estadsticos con los datos archivados, para ayudar a comprender los parmetros con los
que trabajamos.

Algunos ejemplos de programas de hoja de clculo son OpenOffice Calc, Microsoft

Excel y Gnumeric. La base de datos

La base de datos
Una base de datos, que se conoce tambin con el nombre de banco de datos, es un
programa creado para trabajar con un conjunto de informacin relacionada y agrupada
segn una determinada estructura. Una base de datos se emplea, por ejemplo, para
guardar de forma ordenada los datos de los clientes de una empresa o las fichas de libros
de una biblioteca. Sirve para almacenar y clasificar una gran cantidad de informacin, a
la cual se puede acceder despus de forma rpida y fcil.
Muchas de las bases de datos trabajan a partir de tablas. Una base de datos simple
puede estar formada por una sola tabla, pero la mayora trabajan con varias a la vez.
Pongamos, por ejemplo, el caso de una empresa que vende coches: podra tener una
tabla con informacin sobre el producto (un coche en concreto), otra tabla con informacin
sobre los pedidos y una tercera con la informacin de los clientes. Como todas las tablas,
las de una base de datos se dividen en filas y columnas. Podemos distinguir en ellas:

El registro: se corresponde con una fila de la tabla. Rene los datos correspondientes
a una persona o concepto.
El campo: se corresponde con una columna de la tabla. Compila el resto de la
informacin.
Para crear una base de datos, primero hemos de disearla y construirla: tenemos que
decidir qu informacin necesitamos, distribuirla en las tablas adecuadas y relacionar
dichas tablas entre s. En el ejemplo de la empresa de venta de coches, hemos hablado de
que haba una tabla con la informacin sobre los productos (los coches): en esta tabla
cada fila o registro contendra informacin sobre un coche en concreto, y cada columna
incluira algn dato sobre ese vehculo, como el nombre del modelo o el precio.

Algunos ejemplos de programas de base de datos son OpenOffice Base y Microsoft

Access.

OTROS PROGRAMAS
Existen otros programas que podemos incluir en el grupo de las aplicaciones ofimticas.
Los ms frecuentes son:

Los gestores de correo electrnico, como Mozilla Thunderbird y Microsoft Outlook.

Los creadores de presentaciones, como OpenOffice Impress y Microsoft PowerPoint.
Los editores grficos, como Corel Photo Paint, OpenOffice Draw, GIMP, Adobe
Photoshop y muchos otros.
Los gestores de correo electrnico
Los gestores de correo electrnico son aplicaciones que sirven para
poder escribir, recibir y enviar mensajes a travs de conexiones a redes informticas.
Adems, permiten organizar la bandeja de entrada, nuestros contactos y los mensajes ya
enviados.

Los gestores de correo electrnico han llegado a convertirse en programas que tambin
sirven para organizarnos la agenda, el calendario y anotar nuestras tareas.
Los creadores de presentaciones
Los creadores de presentaciones sirven para mostrar informacin a un pblico
mediante diapositivas. Son programas de edicin que nos permiten combinar en pocos
pasos imgenes, textos con formato y grficos. Tambin disponen de un sistema para
mostrar el contenido de la presentacin en forma continua. Como el objetivo principal de
una presentacin es mantener la atencin de la audiencia, permiten agregar diversos
efectos con los que la informacin puede aparecer o desaparecer de las diapositivas con
las que trabajamos.
Los editores grficos
Los editores grficos son los programas que nos permiten crear y editar imgenes
digitales (fotos, esquemas o documentos escaneados) y almacenarlas en el ordenador
con un formato de archivo grfico rasterizado (JPEG, PNG, GIF o TIFF) o vectorial (EPS,
PDF, etc.).

Algunas de las funciones de un editor grfico son:

Dibujar lneas con pinceles de distintos colores, tamaos, formas y presin.

Rellenar una regin con un solo color, un degradado de colores o una textura.
Escribir textos sencillos sobre las imgenes.
Arreglar imperfecciones de una fotografa (arrugas, araazos, etc.).
Combinar capas con contenidos o imgenes diferentes.
Aplicar filtros para lograr efectos variados.

EL TRABAJO EN RED
Una de las innovaciones ms importantes de la ofimtica es el uso de Internet y del correo
electrnico. Internet proporciona un acceso rpido y eficaz a todo tipo de informacin,
mientras que el correo electrnico permite enviar mensajes de texto al instante y a
cualquier punto del mundo. Con un e-mail, adems, se puede adjuntar ficheros de
cualquier tipo, que llegan al receptor junto al mensaje.

La ofimtica facilita tambin la interconexin entre todas las personas que trabajan en la
misma empresa mediante las redes de rea local (LAN). Las LAN son estaciones
informticas que mantienen una misma conexin informtica para todos los usuarios,
ordenadores, impresoras y bases de datos de la empresa. Su caracterstica principal es la
facilidad de encaminamiento de la informacin de un puesto de trabajo a otro y el gran
caudal de informacin que puede transmitirse por segundo.

El objetivo de estas redes locales es el de compartir datos que normalmente se encuentran

en unidades de disco. Con los ordenadores se puede acceder as a una serie de
programas y datos comunes que se encuentran en los ficheros centrales.