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Diagnstico Laboral 2017

Lectura Complementaria 3

El Diagnstico Organizacional: elementos, mtodos y tcnicas

Por Adriana Meza B.


Patricia Carballeda Gonzlez

1. Diagnstico Organizacional

Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que permite conocer la


situacin real de la organizacin en un momento dado para descubrir problemas y reas
de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas de la comunicacin


interna y externa de una organizacin en todos sus niveles y tambin las producciones
comunicacionales de una organizacin tales como historietas, metforas, smbolos,
artefactos y los comentarios que la gente de la organizacin hace en sus conversaciones
diarias. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la
profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos
disponibles y de los grupos o niveles especficos entre los que se van a aplicar.

El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer paso esencial para


perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organizacin.

2. Condiciones para llevar a cabo el diagnstico organizacional

Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional se deben cumplir
algunos requisitos bsicos:

Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la


intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (trmino
usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo
directamente interesado en que se lleve a cabo una transformacin en el sistema
y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que est dispuesto a
realizar los cambios resultantes del diagnstico.
El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la
obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico.
El consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma
absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a
las personas que proporcionaron la informacin.
Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los resultados del
diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo la informacin. El xito o fracaso
del diagnstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los
acuerdos que haga con el consultor
3. Elementos del diagnstico organizacional

Podemos dividir al diagnstico organizacional en tres etapas principales:

Generacin de informacin, la cual abarca a su vez tres aspectos:

La forma en que se recolecta la informacin, las herramientas y los procesos


utilizados.
La metodologa utilizada para recopilar la informacin, la cual sigue dos
corrientes, los mtodos usados para obtener informacin desde el cliente
(entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor
(observacin).
La frecuencia con que se recolecta la informacin, la cual depende de la
estabilidad del sistema.

Organizacin de la informacin, en donde es necesario considerar tres aspectos claves:

El diseo de procedimientos para el proceso de la informacin.


El almacenamiento apropiado de los datos.
El ordenamiento de la informacin, de modo que sea fcil de consultar.

Anlisis e interpretacin de la informacin, que consiste en separar los elementos


bsicos de la informacin y examinarlos con el propsito de responder a las cuestiones
planteadas al inicio de la investigacin.

4. Perspectivas del diagnstico organizacional

El diagnstico organizacional se puede realizar desde dos perspectivas principales: una


funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, mtodos y tcnicas. Son
complementarias entre s y dan origen a dos tipos de diagnstico: el diagnstico
funcional y el diagnstico cultural.

4.1 Diagnstico funcional

El diagnstico funcional (su nombre debido a una perspectiva funcionalista) examina


principalmente las estructuras formales e informales de la comunicacin, las prcticas
de la comunicacin que tienen que ver con la produccin, la satisfaccin del personal, el
mantenimiento de la organizacin, y la innovacin.

Usa un proceso de diagnstico en el cual el auditor asume la responsabilidad casi total


del diseo y la conduccin del mismo (objetivos, mtodos y la interpretacin de los
resultados).

Objetivos del diagnstico funcional

Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicacin y


los diferentes canales de comunicacin.
Evaluar los sistemas y procesos de comunicacin a nivel interpersonal, grupal,
departamental, e interdepartamental.
Evaluar los sistemas y procesos de la comunicacin externa de la organizacin,
entidades pblicas y privadas con las cuales existe interdependencia.
Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnologa de la comunicacin
organizacional.

Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicacin en la satisfaccin en el


trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Mtodos y tcnicas

Dentro de la perspectiva funcionalista los mtodos ms usados son la entrevista, el


cuestionario, el anlisis de las redes de comunicacin, la entrevista grupal, el anlisis de
experiencias crticas de comunicacin, y el anlisis de la difusin de mensajes.

Las tcnicas aplicables son:

Entrevista. Esta tcnica se complementa con el cuestionario y permite recoger


informacin que puede ser investigada hasta en sus mnimos detalles en una
conversacin personal con los miembros de una organizacin.
Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de informacin de mayor
cantidad de gente y de una manera ms rpida y ms econmica que otros
mtodos; y facilita el anlisis estadstico.
Anlisis de transmisin de mensajes. Consiste en un cuestionario
especializado que descubre el proceso de difusin de un mensaje en la
organizacin, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes
miembros de la misma. Este mtodo revela el tiempo que toma la difusin de un
mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la comunicacin, las redes
de comunicacin informal y la manera como se procesa la informacin.
El anlisis de experiencias crticas de comunicacin. Sirve para conocer las
experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organizacin y la
efectividad o inefectividad de las mismas.
Anlisis de redes de comunicacin. Analiza la estructura de comunicacin de
una organizacin y su efectividad. Se evala quien se comunica con quin, que
grupos existen en la organizacin, qu miembros actan como puente entre los
grupos, los bloqueos que sufre la informacin, el contenido de la comunicacin
y la cantidad de informacin difundida.
La entrevista grupal. Esta tcnica selecciona un cierto nmero de miembros
representativos de la organizacin para ser entrevistados como grupo. La
entrevista se suele centrar en aspectos crticos de la comunicacin
organizacional.

4.2 Diagnstico cultural

El diagnstico cultural es una sucesin de acciones cuya finalidad es descubrir los


valores y principios bsicos de una organizacin, el grado en que stos son conocidos y
compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento
organizacional.

Objetivos desde la perspectiva interpretivista


Evaluar el papel de la comunicacin en la creacin, mantenimiento y desarrollo
de la cultura de una organizacin.
Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que
tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofa y
valores.
Entender la vida organizacional y el papel de la comunicacin desde la
perspectiva de los miembros de la organizacin.

Categoras de anlisis del diagnstico cultural

Los valores y principios bsicos de una organizacin pueden determinarse a travs de


los campos en que se manifiestan, por lo que mientras ms manifestaciones culturales se
analicen, ms rico y acertado resultar el diagnstico.

Las manifestaciones conceptuales y simblicas estn constituidas por las siguientes


categoras y elementos:

Espirituales: Ideologa / filosofa, smbolos, mitos e historia.


Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de
interaccin.
Estructurales: Polticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos,
estructura del poder.
Materiales: Tecnologa, instalaciones, mobiliario y equipo.

Mtodos y tcnicas

El proceso del diagnstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En cuanto a su


aplicacin, bsicamente podemos hablar de dos enfoques: el cualitativo y el
cuantitativo.

Con el primero se busca la medicin precisa de ciertas variables establecidas de


antemano y su posterior comparacin, el segundo depende ms de la agudeza de la
percepcin del investigador al analizar los datos.

Tcnicas cualitativas aplicables:

Observacin. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse


en un miembro ms del grupo (observacin participante), o bien por observarlos
desde fuera (observacin no participante u ordinaria). El investigador debe
ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr
su aceptacin y evitar en lo posible que s presencia interfiera o perturbe de algn
modo las actividades cotidianas del grupo.
Entrevistas individuales. Es muy importante que en las entrevistas se logre lo
que se conoce con el nombre de "simpata". Esta implica el establecimiento de
un clima de confianza mutua, comprensin y afinidad emocional entre el
entrevistador y el entrevistado.
Anlisis de documentos. El investigador reunir una coleccin de documentos
diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la informacin que
contienen sobre la historia y caractersticas de la organizacin, y que lo llevarn
a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma.
Discusin en grupos pequeos. Sesiones de grupo con una discusin dirigida.
Dramatizacin. Proporciona datos sobre la percepcin que la gente tiene de
ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo.
Tcnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un material poco
estructurado, con instrucciones vagas y pidindole que lo organice a su manera,
cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.

Tcnicas cuantitativas aplicables:

Encuesta. La informacin recogida por medio de esta tcnica puede emplearse


para un anlisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la magnitud de
los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa. El
mtodo que puede utilizarse para levantar la encuesta es el cuestionario.

**Colaboracin Especial de: Lic. Adriana Meza B.* y Lic. Patricia Carballeda
Gonzlez.** *Egresada de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicacin; con
especialidad en Tecnologas de la Informacin y con experiencia de ms de 5 aos en
el campo de Comunicacin y Relaciones Pblicas; Mxico 2003 ** Egresada de la
Licenciatura de Ciencias de la Comunicacin; con especialidad en Administracin
con especializacin en Comercializacin Estratgica y con experiencia de ms de 7
aos en el campo de Comunicacin y Relaciones Pblicas; Mxico 2009.

http://www.infosol.com.mx/espacio/cont/investigacion/diagnostico.html

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