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4.1 introduccin.
4.2 concepto e importancia....
4.3 principios...
4.4 Tipos de control..
4.5 Proceso bsico de control....
4.5.1 Establecimiento de estndares
4.5.2 Medicin..
4.5.3 Correccin de desviaciones..
4.5.4 Retroalimentacin.
4.5.5 Puntos crticos de control ...
4.6 Tcnicas y herramientas de control....
4.7 Sistema de informacin gerencial ..
4.7.1 Evolucin, definicin y taxonoma del sistema de informacin..
4.7.2 Tecnologa de informacin y comunicacin en los negocios....
4.7.3 Rol de los sistemas de informacin en los negocios....
4.7.4 Perspectivas de los sistemas de informacin
4.7.5 Enfoques actuales de los sistemas de informacin..
Conclusiones
INTRODUCCION
4.3 PRINCIPIOS
PROCESO
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
TIPOS DE ESTANDARES
1.- Estndares estadsticos: Se elaboran con base en el anlisis de datos de
experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas
competidoras.
2.-Estandares fijados por apreciacin: Se refiere a ciertas actividades cuyo
carcter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud
del personal otras, pero cuya importancia es vital; su fijacin, como ya se dijo,
es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.
4.5.2 MEDICIN
La medicin de desempeo frente a los estndares debera hacerse
apropiadamente de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de
que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas. El administrador que
est alerta y tiene visin de futuro puede, en ocasiones, predecir posibles
desviaciones de los estndares; sin embargo, en ausencia de tal capacidad
estas deben descubrirse tan pronto como sea posible.
Harold Koontz, Heinz weihrich, Mark cannice
Consiste en medir la ejecucin y los resultados mediante la aplicacin de
unidades de medida deben ser definidas de acuerdo con los estndares.
Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto,
la efectividad del proceso de control depender directamente de la
informacin recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable
(exacta), valida ( que mida realmente el fenmeno que intenta medir), con
unidades de medida apropiadas y fluida ( que se canalice por los adecuados
canales de comunicacin).
Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario
comparar los resultados medidos en relacin con los estndares
preestablecidos, determinndose as las desviaciones, mismas que debern
reportarse inmediatamente.
Much Galindo
4.5.3 Correcciones de desviaciones
Los estndares deben reflejar los diversos cargos en la estructura de una
organizacin, ya que si el desempeo se mide apropiadamente, es ms fcil
corregir las desviaciones.
La correccin de desviaciones es el punto en que el control puede verse como
una parte de todo el sistema de administracin y relacionarse con las otras
funciones gerenciales. Los administradores pueden corregirlas al modificar sus
planes o metas ( esta es una puesta en prctica del principio del cambio de
rumbo en la navegacin o evaluar planes derivados), o al ejercer su funcin de
organizacin a partir de la resignacin o aclaracin de las tareas, tambin
pueden corregirlas mediante la asignacin de personal adicional, una mejor
seleccin y capacitacin de los subordinados.
Harold Koontz, Heinz weihrich, Mark cannice
4.5.4 Retroalimentacin
Es bsica en el proceso de control, ya que atraves del proceso de la
retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo. De la calidad de la informacin, depender el grado y
rapidez con que se retroalimenta el sistema.
Much Galindo
El control gerencial es, en esencia, el mismo proceso de control bsico que se
encuentra en los sistemas fsicos, biolgicos y sociales. Muchos sistemas se
auto controlan mediante la realimentacin de informacin que muestra las
desviaciones de los estndares e inicia los cambios; en otras palabras, los
sistemas utilizan parte de su energa para realimentar informacin que
compara el desempeo con un estndar e inicia una accin correctiva.
PUNTOS CRITICOS
Sistemas de informacin:
- Contabilidad
- Auditoria: Financiera y Administrativa
-Presupuestos
-Informes
-Formas
-Archivos memorias
Graficas diagramas
-proceso, procedimientos, Gantt, etc.
Estudio de mtodos
Estudio de mtodos
-Tiempos y movimientos estndares
Mtodos cuantitativos
-Redes
-Modelos matemticos
-Investigaciones de operaciones
-Estadstica
-Clculos probabilsticos
-Programacin dinmica
Reportes e informes:
Existen mltiples tipos de reportaje e informes; bsicamente pueden
clasificarse en:
a) Informes de control que se utiliza para el control directo de las operaciones.
b) Reportes de informacin que presentan datos mas extensos a fin de que la
gerencia pueda formular planes.
Al disear, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
1.-Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar
confusiones.
2.- Concentracin sobre las excepciones. Debe revelar indicadores
importantes, puntos dbiles y fuertes ms que situaciones comunes.
3.- Claridad y concisin. Los informes muy largos, detallados y genricos,
originan confusin y desatencin por parte de quien los recibe.
Informes de las operaciones:
Informes de control: Usados para el control directo de las operaciones
Reportes de informacin. Utilizados para planeacin y determinacin de
normas.
Informes sobre la apreciacin de renglones:
Informes de actividad individual. Coincidiendo el rengln y la responsabilidad.
Informes de actividad conjunta: Renglones bajo responsabilidad conjunta.
Informes estticos. Limitaos a un anlisis de la fortaleza financiera y de la
estructura con la fecha dad.
Informes dinmicos:
Informes de control financiero. Miden la condicin financiera real contra la
condicin planeada.
Informes de cambio y de condicin financiera. Resumen y analizan cambios en
la condicin financiera durante un periodo dado.
4.-Complementarse con presentaciones graficas, audio visuales y verbales.
5.- Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con
una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse
constantemente
6.- Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario
contar con informacin oportuna y peridica.
7.-Evaluacion de la informacin. Es necesario evaluar frecuentemente la
utilidad que redita la informacin.
FORMAS
Son elementos indispensables para la transmisin y registro de datos relativos
las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de
formas que se utilizan e las empresas que van desde una tarjeta de control
de asistencia hasta una pliza de contabilidad.
Facilitan la transmisin de informacin a la vez que sirven para registrar
adecuadamente las operaciones. Al disear las formas es conveniente
observar los siguientes lineamentos:
a) Aprovechamiento adecuado de los espacios
b) Claridad y concisin
c) Uniformidad de diseo
d) Disear un diagrama de control de formas
e) Disear un catalogo de formas
f) Disear solo las necesarias (evitar papeleo excesivo)
g) Asegurarse de que los asuntos y las actividades importantes se registren
adecuadamente
h) Que el costo de su implantacin se justifique
Control interno
Se refiere a la aplicacin de los principios de control a todo el funcionamiento
de la organizacin; sus propsitos bsicos son:
a) La obtencin de informacin
b) La proteccin de los activos de la empresa
c) La promocin de la eficiencia en la operacin
Much Galindo.
SISTEMAS DE INFORMACIN
4.7 SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
Para organizar y explotar de manera ms efectiva la informacin, es necesario
un sistema de informacin gerencia, que es un sistema formal para la
recopilacin, integracin, comparacin anlisis y dispersin de informacin
interna y externa de la empresa de manera oportuna, eficaz y permanente.
Un sistema de informacin gerencial est constituido por componentes,
actividades y flujos de informacin. Los componentes del sistema de
informacin gerencial incluyen a los gerentes, sus necesidades de informacin,
las fuentes de datos, el banco de datos, la informacin y sus decisiones. Las
actividades consisten en determinar las necesidades de datos y las actividades
consecuentes de reunin, organizar transformar y analizar los datos.
Para disearlo es necesario establecer objetivos, identificar restricciones,
determinar necesidades de informacin y sus fuentes, y desarrollar el sistema.
Los administradores tomaran decisiones ms efectivas en la medida en que:
- Obtengan avisos ms temprano de alerta respecto a los problemas que se
avecinan
- -Obtengan la informacin que les ayude en la toma de decisiones.
- El sistema tome de manera automtica las decisiones que no requieran de
informacin o sancin de los administradores.
- Se automaticen las operaciones rutinarias de oficina.
Se deben establecer objetivos especficos para ayudar a lograr estos
propsitos. Estos propsitos se relacionan con los objetivos del sistema de
informacin gerencial y los objetivos de la compaa.
Las limitaciones del diseo del sistema de informacin gerencial pueden ser
impuestas de manera externa o interna.
Benavide Peada Javier
Los sistemas de informacin comprenden todos aquellos medios a travs de
los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al
funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organizacin. Los
sistemas de informacin que pueden utilizar una empresa son mltiples y
variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada
empresa.
Los sistemas de informacin comprende tcnicas tales como: contabilidad,
auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados,
archivos formas y reportes e informes.
Es importante establecer un sistema de informacin es aplicar los principios de
excepcin, de contabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que
realmente reditu beneficios su utilizacin.
Es trascendental tomar en cuenta la implantacin de un sistema de
informacin, ya que muchas veces el deseo de controlar puede originar
papeleo excesivo, burocratizacin y obstaculizar la eficiencia.
Much Galindo