Manual Contabilidad Jet 2014

SISTEMA INFORMATICO DE
ADMINISTRACION EMPRESARIAL
JET
Mdulo de
Contabilidad Multiempresa
JET 2014
www.grupoinformaticaygestion.com
ACCESO AL SISTEMA
Al ingresar a este mdulo, el usuario deber ingresar su nombre y contrasea.
Por defecto para este Modulo son: Administrador 111111, Contabilidad 222222, Auxiliar 333333.
Advertencia
Mientras no cuente con la Serial de Activacin (Clave), le saldr este mensaje que indica que el Sistema se ejecutara en modo demo. En el
que podr registrar Asientos, Agregar, modificar el Plan de Cuentas, etc. Emitir Reportes, EEFFs, Cuadros comparativos, Mayores, etc. En
realidad todo, excepto Agregar y/o Modificar nuevas Empresas. El Formulario para realizar el registro de la Serial de Activacin le brindara
la ID de su Equipo, El cual deber enviarlo va email o telefnicamente, para que nosotros le podamos devolver la Clave para activar
totalmente este Modulo.
Este formulario lo hallara en el Men Principal, Herramientas, Registro de Licencia. No deben olvidar que esa licencia es para una PC, en el
que podrn realizar Contabilidades para n empresas. En promedio seria en 100 GB de disco duro, ingresaran 5000 empresas, cantidad
bastante suficiente.
LISTADO DE EMPRESAS
Al iniciar el programa usted hallara el Listado de Empresas, en esta ventana cuentan con 3 opciones:
Agregar, para este caso nos servira para AGREGAR, AADIR o CREAR una nueva empresa. En el resto del Sistema encontrara esta opcin
varias veces y como en este caso lo utilizaremos si es que queremos Agregar o Crear un nuevo Asiento, Cliente, Proveedor, Cuenta, Mayor,
Factura, etc.
Ver/Activar esta opcin le sirve al usuario para Ver la informacin completa de la empresa en cuestin. A la vez tambin sirve para
Activarla y as poder trabajar con los datos de la empresa elegida.
Salir Siempre para este y todos los casos nos servirn para cerrar la ventana en la que se trabaja. Salir en el Men principal del sistema que
se encuentra en la parte superior nos servir para Salir del sistema.
Al Agregar vera esta ventana en la que se le solicita al usuario los datos bsicos de la nueva empresa, la informacin que tendr que
detallar es el Nombre, NIT, Ciudad. Que son los datos que aparecern en todos los reportes del Sistema. Cuando termine de digitar esos
datos, deber hacer Doble Click en Codificar y Guardar y as de este modo se habr creado una nueva Base de Datos en Blanco para esta
nueva empresa.
Para trabajar con esta u otra empresa creada debe hacer doble click en Activar, El sistema confirmara si realmente quiere trabajar con los
datos de esta empresa, entonces ya podr realizar todos los registros, consultas y reportes.
ASPECTOS GENERALES
Los accesos para cada una de las opciones del sistema se encuentran en la Barra de Mens, a travs de estos Mens el usuario podr
acceder a: Los registros de Contabilidad, Compras y Ventas, Plan de Cuentas, Estados Financieros, Agenda, Herramientas y Salir.
MUY IMPORTANTE: Introduccin de Fechas, para todos los cuadros de Fechas, debe digitar solamente los 6 dgitos de la fecha, por ej.: 15
de Abril de 2012, deber digitar 150412 sin espacios, barras ni guiones.
Tecla ESC Escape cuantas veces sea necesaria para, durante un registro para volver al anterior valor, para cancelar un nuevo registro,
para salir de cualquier posible mensaje de error.
Para todas las ventanas de REGISTROS no debemos olvidar que el usuario siempre contara con este Men Contextual el cual es de
bastante utilidad ya que con las opciones que cuenta se podr fcilmente:
- Ordenar Ascendente o Descendente, bajo todos los criterios. Para este caso, podremos ordenar por Cdigo, Descripcin, Saldo,
Direccin, etc. Vale decir por cada una de las columnas que se pueda ver.
- Podremos realizar operaciones de Filtrado, en sus distintas modalidades.
- Imprimir nos permite imprimir ese formulario tal y como se ve.
- Copiar para realizar la fcil operacin de Copiar todo el registro, bloque de registros o todos los registros por ejemplo al Excel o a
Word.
- Las ltimas herramientas nos sirven para personalizar algunas ventanas con colores, fondos y otros formatos.
Barra de Herramientas, esta barra tambin nos permitir: Configurar la pgina antes de la impresin, as tambin el botn de Imprimir.
Bsqueda de algn dato en alguna columna, el botn de Copiar y Pegar que nos permite tomar cualquier valor del sistema para poder ser
exportado al Excel, Word, Texto. Los botones que nos sirven para Ordenar de manera ascendente o descendente. Los botones de Filtros.
Los botones que nos permiten EXPORTAR los datos contenidos ya sea en ventanas como en reportes tanto al Excel, Word o a un archivo
de Texto. Pero tambin estn las herramientas para el ZOOM cuando uno quiere agrandar los reportes y as facilitar su anlisis.
PLAN DE CUENTAS
El Plan de Cuentas del Jet consta de 4 niveles de Detalle, que va de la siguiente manera:
Tipo
Grupo
Cuenta de Mayor
Cuenta Operativa (Que es la cuenta con la que se hacen los Asientos contables)
Tipos de Cuentas El sistema trae por defecto los siguientes Tipos de Cuentas: 1 Activo, 2 Pasivo, 3 Patrimonio, 4 Ingresos, 5 Gastos, 6
Cuentas de Orden Deudor, 7 Cuentas de Orden Acreedor.
Grupos de Cuentas esta ventana nos permite configurar nuestra estructura del Plan de Cuentas a nivel Grupos. Es bastante intuitivo hace
falta simplemente elegir el Tipo de Cuenta, su correlativo y la Descripcin.
Cuentas de Mayor y Operativas, a travs de esta opcin accederemos a la ventana donde podremos Agregar, Modificar, Imprimir o
Eliminar, Cuentas de Mayor y/o Cuentas Operativas.
Esta ventana se divide en dos secciones una superior donde estn las Cuentas de Mayor y la Inferior que son las Cuentas Operativas o de
Detalle, que son dependientes de la Cuenta de Mayor elegida.
En el momento de Diseo de nuestro Plan de Cuentas se puede eliminar tanto Mayores como Cuentas, debe tomar en cuenta que si
Elimina un Mayor tambin se eliminaran sus cuentas Operativas que dependan de l.
El sistema ya viene con un Plan de Cuentas bastante Estndar que le facilitara configurarlo del modo que le sea ms til.
Es realmente sencillo personalizar su Plan de Cuentas, ya que al Agregar una nueva cuenta de Mayor solamente debe introducir el Tipo de
Cuenta, Grupo, el correlativo Correspondiente y el Nombre de la Cuenta de Mayor.
Estas Cuentas de Mayor aparecen en la parte superior de esta ventana, donde adems aparece una pestaa de nombre Grupo de Flujo de
Efectivo. Que es donde indicaremos a que Rubro del Estado de Flujo de Efectivo pertenecer esta parte del Plan de Cuentas; Ya sea: Por
Operaciones, Por Inversiones o Por Financiamiento. Estando libre al criterio del profesional el establecer ese detalle.
Entonces ya podr Adicionar las Cuentas Operativas o de Detalle, con las cuales podr realizar sus registros contables. Solamente digitando
en la parte inferior el Correlativo (Correl) que consta de tres dgitos 001, 002, etc. Y obviamente el nombre de la Cuenta, se sugiere no
repetir el mismo nombre de la Cuenta para dos o ms cuentas en distintos rubros del Plan de Cuentas.
Modelos de Asientos
Esta opcin nos sirve para predeterminar Asientos para poderlos generar automticamente, podemos agregar n modelos. Por ejemplo
para un asiento recursivo como son las ventas elegimos las cuentas a la que debitaremos y a las que acreditaremos asignndoles el
porcentaje que les corresponde en cada operacin. Ms adelante veremos el uso ya en los comprobantes.
Cuentas Tributarias Muy Importante

Esta opcin nos servir para parametrizar las cuentas las emplearemos en las operaciones tanto de Compras como de Ventas, con sus
porcentajes correspondientes. Notaran que tambin se toman en cuenta las cuentas de Descuentos en Compras y Ventas y tambin el
Credito Fiscal y Debito Fiscal segn como corresponda.
CONTABILIDAD
Registro de Contabilidad a travs de esta opcin podremos Agregar, Modificar, Confirmar Comprobantes Contables.
Esta ventana nos muestra los comprobantes realizados y listos para ser confirmados, hasta esta etapa an se puede modificar cuentas,
importes, Glosas, etc. Para confirmar comprobantes es necesario marcar el Ok del comprobante elegido. Una vez confirmado desaparecer
de esta lista y no se podr modificar.
Consulta de Comprobantes mediante de esta opcin podremos simplemente Consultar sin modificar los Comprobantes Confirmados.
Aunque contamos con la opcin de Levantar, que solamente lo puede activar un Administrador y as poder modificarse el contenido del
asiento.
Comprobantes Observados el sistema nos mostrara los Asientos Contables que pudieran tener algn error, como que el comprobante no
este balanceado o cuadrado entre l Debe y el Haber.
Recomendamos verificar primero este listado antes de emitir los Estados Financieros para tener la certeza de que no existe ningn comprobante con error.
Control de Tipos de Asientos el usuario tiene la posibilidad de Agregar o Modificar los Tipos de Asientos. Debe tomarse en cuenta que esta opcin est
restringida para un Administrador. Cada Cdigo de Tipo de Asiento corresponde al Correlativo de los Comprobantes, por ej.: Ingreso = I, Egreso = E. Se debe
tener cuidado en usar Letras de Cdigos DIFERENTES.
Administracin de Comprobantes esta opcin est destinada para los Administradores del Sistema, mediante el cual se podr Modificar el Tipo de Asiento,
Fecha, Cdigo, etc. As como tambin Eliminarlo.
Se recomienda tener bastante cuidado al manipular esta opcin, debe tomar en cuenta que: El Periodo corresponde al ao y mes de la
Fecha del Comprobante, el Tipo es la inicial de los Tipos de Comprobantes. El usuario debe verificar que estos datos coincidan de manera
tal que no se genere ningn problema. Para poder hacer alguna modificacin debe Marcar en Elim, el registro que desee modificar.
En caso de que hubiese algn dato no coincidente el sistema le har notar ello con un Ojo como se ve en el ejemplo. En el que no
coinciden Fecha + Periodo y Comprobante, siendo que el Comprobante es un I = Ingreso de 1101 Enero de 2011.
No se debe olvidar que para todos estos casos es muy til utilizar la Barra de Herramientas, para ordenar en forma ascendente o
descendente, o emplear el buscador o filtros.
Tabla de Cotizaciones
Esta ventana le mostrara la Tabla de Cotizaciones tanto del Dlar Americano como de la UFV. Esta tabla se actualiza una vez al da, nos
servir para realizar los Asientos de Actualizacin por Diferencia de Cambio y por Mantenimiento de Valor.
ASIENTOS CONTABLES
Esta es la parte ms importante del sistema, el registro de los Asientos Contables, para ello basta con digitar el Tipo de Asiento, Fecha, el
Tipo de Cambio se asigna automticamente, el Doc que vendra a ser el documento de respaldo a la operacin Factura, Cheque, NR, etc. El
Centro de Costo al que afectara este comprobante, en caso de que no haya se deja en blanco. Glosa General que aparecer en la Impresin
del Asiento.
Para completar el contenido del comprobante tenemos algunas opciones:
1- El llenado manual eligiendo el cdigo de cuenta o el nombre de la cuenta, glosa individual que es el que aparecer en los Mayores
individuales de cada cuenta, el importe en Amarillo que es en Bs. y las cifras den celeste su re expresin en Dlares Americanos.
2- Cuando se trata de Compras o Ventas tendramos que registrar tambin las facturas correspondientes, para ello clickeamos en
Compras en el botn correspondiente. Y veremos una ventana donde deberemos registrar los datos de las facturas. Adems
como dato final la cuenta a la que se va a afectar el gasto o ingreso y la cuenta de efectivo que se va a manejar.
Con esos datos tendremos lo suficiente para GENERAR Automticamente el asiento contable, le sugerimos probar las opciones de Impuestos al
Detalle y con Impuestos Global. As vera los impuestos detallados por factura, o de lo contrario con todos los impuestos acumulados. Como
se podr apreciar se pueden incluir en cada comprobante muchas Facturas.
El Comprobante quedo de la siguiente manera eligiendo Impuestos al Detalle.
3- Cuando empleamos el Editor de Comprobantes que es una herramienta para Copiar y Pegar Cuentas e importes desde Excel. Esto
se aplica cuando el asiento es bastante largo y complejo.
4- Empleando los Modelos de Asientos, de esta manera utilizaremos lo que anteriormente hicimos al predeterminar Asientos
Contables, con sus cuentas y sus porcentajes correspondientes. Ahora solo bastara con colocar el Total de la operacin elegir el
Modelo que utilizaremos y luego Generar.
5- Empleando los Importadores de Facturas de Compras o de Ventas, para este caso mantenemos abierta la ventana del
Comprobante Contable, sin cerrarla accedemos a los importadores de Facturas:
Para ambos casos el usuario deber hacer coincidir los datos contenidos en la Hoja de Excel, con el orden de los datos que se
consignan en la ventana, de tal modo que se pueda hacer Copiar y Pegar sin conflictos. Para ello hay que tomar en cuenta que Documento
se refiere al Cdigo de Comprobante Contable que para este ejemplo ser E-1101056 este dato se deber copiar a todos las filas de
facturas en la Hoja de Excel. Ntese que al final aparecen las cuentas tanto de Gasto/Ingreso como de Efectivo.
Una vez importado ese conjunto de datos de facturas, lo nico que resta es Generar el Asiento, y as podr tener su comprobante
completamente llenado.
Es probable que en cualquier proceso de Registro o modificacin necesite eliminar cuentas del asiento, facturas, cuentas, o cualquier
registro. Para ello bastara con hacer click en el RECUADRO de la parte derecha hasta que adquiera un color NEGRO, entonces bastara con
pulsar la tecla Delete o Suprimir de su teclado. Ojo que se puede PINTAR varias filas para eliminarlas de una sola vez.
LIBRO DE COMPRAS Y VENTAS IVA
El siguiente ejemplo se aplica tanto a las Facturas de Compras y Ventas. Tanto la opcin de Registro de Compras y Registro de Ventas, los
emplearemos para Adicionar y Modificar los datos de Facturas.
A continuacin accederemos a Libro de Ventas IVA, Libro de Compras IVA tanto para Imprimir estos Libros.
Para generar los archivos de texto de las facturas de Compras y Ventas para el sistema Da Vinci. Para esto simplemente digitaremos el
rango de fechas correspondiente al periodo, de este modo el Sistema Filtrara los datos de ese periodo. Entonces, haciendo un click en
Exportar al SIN el sistema generara el archivo de texto correspondiente en esta carpeta: C:\LCV. De una manera muy similar es el
tratamiento para el Registro de Bancarizacin.
Hay que tomar en cuenta que para Imprimir, es necesario elegir la Sucursal en cambio para enviar el archivo TXT no es necesario.
Adems como una solucin para lograr la CORRELATIVIDAD de las pginas de nuestros Libros impresos, tenemos la Opcin Nro. Pg. Inicial
donde escribiremos el nmero de pgina con el que necesitemos que se inicie nuestra Impresin.
O si tenemos que imprimir Libros SIN MOVIMIENTO simplemente elegimos la opcin Sin Movimiento.
ESTADOS FINANCIEROS Y REPORTES
En Anlisis por Cuentas Contables, podremos obtener Saldos Dinmicos a una Fecha dada, Saldos de Cuentas por Cuenta de Mayor y
Libros Mayores por Cuenta, Rangos de Fechas y/o Rangos de Cuentas. Con Subtotales por Meses o con todo el historial del Periodo de
corrido. Estados Financieros de la Contabilidad General nos permitir emitir los siguientes informes, as como los mismos pero en formato
para el Form. 605 v 3.
Un detalle que no se debe olvidar es que se pueden obtener reportes de EEFFs por Centros de Costos, y en los formatos que se puede ver
en el Panel de Informes. As como tambin los Informes para el FORM. 605 v.4 FACILITO. Invitamos al usuario a explorar las distintas
opciones de reportes, as tambin recordar que TODOS los reportes son EXPORTABLES al Excel, Word, Texto, PDF, etc.
En el caso de los dems reportes tienen un mismo formato de despliegue, aunque en los reportes avanzados de Saldos por Meses,
Movimientos de Cuentas. Son reportes dinmicos en los que el usuario tendr que interactuar.
Consideramos que con este breve Manual el Profesional Contable, podr utilizar el sistema de tal manera que no tenga problemas
importantes. Aunque existen algunas opciones que no las mencionamos como por ej. : Al hacer doble click en la cuenta en los
comprobantes el sistema despliega el Mayor de la Cuenta en cuestin, o que si hace doble click en el Cdigo de Cuenta el sistema abre una
ventana buscador de cuentas. As tambin estn las Listas de Clientes y Proveedores con sus NITs para evitar digitar todas las veces nombre
y NIT.
Este y otros detalles los tratamos en abundancia durante el periodo de capacitacin para que el Usuario sepa exactamente el Alcance del
Sistema.
Para estas u otras dudas estaremos siempre dispuestos brindarles la ayuda correspondiente. En La Paz, Santa Cruz, Sucre, Cobija,
Cochabamba, Oruro, Potos, Sucre, Tarija, Yacuiba, Villamontes, Puerto Suarez, Trinidad.
DIRECCION OFICINA CENTRAL
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Cuentas Tributarias Muy Importante

Para completar el contenido del comprobante tenemos algunas opciones:

El Comprobante quedo de la siguiente manera eligiendo Impuestos al Detalle.

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