Benchmarking H. Hdez.

/ Julio 2005

BENCHMARKING

Herramienta que ayuda a comparar los productos o servicios con aquellos productos o servicios
mejores en su clase para identificar oportunidades de mejora.
Generalmente es usado en las fases de medicin y anlisis, una vez que se ha decidido mejorar el
producto o servicio.

Propsitos

- Definir el mejor de su clase con medidas reales

- Evaluar el desempeo actual en relacin con lo mejor
- Descubrir y entender nuevas ideas y mtodos para mejorar los productos y servicios
- Identificar las metas de desempeo a las que se deben enfocar los esfuerzos

Causas de fracaso

1. No se examinan los procesos internos previamente

2. Las visitas in situ son agradables pero no producen informacin o ideas
3. Las preguntas y los objetivos son vagos
4. El esfuerzo es demasiado amplio o contiene demasiados parmetros
5. El enfoque no se centra en el proceso
6. El equipo no se ha comprometido con el esfuerzo.
7. No se asignaron tareas y/o investigacin previa
8. Se seleccion un socio equivocado para comparar (Benchmarking)
9. El equipo falla al mirar fuera de la industria o empresa.
10. No se realiza accin de seguimiento

PROCESO DE BENCHMARKING

Identificar proceso para Benchmarking

Seleccione el producto o proceso y defina los defectos y las oportunidades.

Mida las capacidades actuales de los productos o procesos y establezca metas.
Entienda a detalle las necesidades de mejora de los productos o procesos.

Seleccionar la organizacin para el Benchmarking

Identifique las industrias / funciones que trabajen en los mismos productos / procesos.
Formule una lista de productores / servicios mejores en su clase.
Contacte las organizaciones a travs de las personas clave.

Preparar la visita
Investigue la organizacin, basndose en sus productos o servicios
Desarrolle un cuestionario detallado
Establezca la logstica y enve la documentacin preliminar a la organizacin

Visitar la Organizacin

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Sintase cmodo y en confianza acerca de su tarea previa.

Promueva la atmsfera ideal para maximizar los resultados.
Concluya agradeciendo a la organizacin, asegure un seguimiento si es necesario.
Pedir un informe completo y desarrollar un plan de accin
Revise las observaciones del equipo y compile los informes de visita.
Compile una lista de las mejores prcticas y comprela con las necesidades de mejora.
Temas de accin estructural, Identifique a quien corresponden, ir a la fase de mejora.
Retener y comunicar
Informe a los niveles gerenciales del negocio y a los lderes de Proyecto.
Anuncie los resultados y/o informes de visita en los servidores locales y/o en pizarrones.
Introduzca la informacin en la base de datos del proyecto.

Ejemplo:

Compaa: Armas S.A.

Tema: Las encuestas revelaron que los clientes preferan cachas de pistolas ms brillantes.

Socio: Lpiz Labial S.A.

Resultados: La empresa aprendi de los tubos de lpiz labial brillantes y pudo incorporar los
resultados para mejorar la satisfaccin de sus clientes

Lograr que su equipo ... Contribuye a una

cambie su pensamiento a frmula de xito
ser creativo

Mtodos de Benchmarking

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Benchmarking
Mtodo Ventajas
Entrevistas telefnicas Fcil de planear y conducir
Permite el contacto con un
nmero mayor de personas
Puede llevarse a cabo a casi
cualquier hora
Costo relativamente bajo.
Junta / visita in situ Establece una mejor
relacin
Proporciona tiempo de
mejor calidad.
Puede conllevar un buen
grado de informacin.
Permite una visin ms
clara de los procesos a
travs de visitas guiadas,
distr. de oficinas, etc.
Encuestas Provee informacin de una
poblacin mayor.
Fcil de disear.
Costo relativamente bajo.
Transferencia fcil de
informacin para anlisis.
Publicaciones / medios Informacin al alcance de la
mano.
Variedad de recursos.
La compilacin no es cara.
Gran cantidad de
informacin, proveniente de
muchos tipos de industria.
Categoras:
- Servicio al cliente - Confiabilidad
- Tiempo de entrega - Tiempo de Respuesta
- Nuevos Productos - Servicios tcnicos
- Calidad del producto - Tecnologa
Preguntas Sugeridas:
Qu empresa se catalogara como El Mejor en su Clase en el rengln de Categora?
Cul es la empresa El Siguiente Mejor en su Clase en el rengln de Categora?
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Desventajas
Las llamadas fras toman
mucho tiempo
Dificultad para contestar llamadas
Podran presentarse
interrupciones.
Las personas no estn
dispuestas a pasar mucho tiempo
en el telfono.
Caro (costo de viajes)
Se lleva mucho tiempo
Dificultades de horario
Baja probabilidad de respuesta
Impersonal
Dificultad para dar seguimiento a
las preguntas
Alguna informacin es
cuestionable en cuanto a su
veracidad.
Debe ser relativamente breve.
Poca posibilidad de respuestas
detalladas.
Se necesita validar las fuentes/
estadsticas.
Muchas referencias no claras.
Se lleva mucho tiempo,
particularmente cuando existe
una gama enorme de
informacin.
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Qu cosas especficas realiza esta empresa para alcanzar este alto nivel?

Que puntuacin se dara en Categora al proceso de nuestra empresa?

Qu se podra hacer en nuestra empresa para incrementar nuestro nivel en esta

Categora?

Referencia y Transferencia

La referencia utiliza el conocimiento adquirido para mejorar un proceso, observar otra rea con
un proceso similar y determinar si las mismas mejoras son aplicables

La transferencia es aplicar directamente lo que se aprendi de un proceso similar, a un proceso

interno.

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