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En las organizaciones que se caracterizan por estar orientadas al xito, a la eficiencia y al logro de
los objetivos por sobre todo, es frecuente ver que existen personas que son capaces de realizar
proactivamente cualquier funcin, sin ningn tipo de gua, y slo con instrucciones bsicas, eso
gracias a la organizacin que tienen.
En otras palabras es organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su
organizacin; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.
La estructura organizacional se disea para determinar QUIN realizar CULES tareas y QUIN
ser responsable de QU resultados (Todo esto ayuda a eliminar los obstculos que surgen de la
confusin o incertidumbre respecto de la asignacin de actividades, y tambin ayuda a tender
redes de toma de decisiones y comunicacin que apoyan los objetivos empresariales).
2. Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecucin de una sola actividad. El trabajo se realizara ms fcilmente si se subdivide en
actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras ms especfico y menor sea el
campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.
6. Difusin: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben
publicarse y ponerse, por escrito a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa
que tengan relacin con las mismas.
Es de carcter continuo, no se puede decir que esta por terminado puesto que la
compaa y los recursos con los que cuenta estn sometidos a cambios constantes como
la expansin, los nuevos productos, la contratacin entre otros. Por lo tanto la
organizacin tiene la necesidad de generar cambios.
Es un elemento decisivo para el fracaso o xito de la empresa.
Define las funciones y responsabilidades para eliminar la duplicidad de esfuerzos.
Ayuda a establecer mejor la opcin para lograr los objetivos de la empresa.
Suministra mtodos para que se puedan desempear las actividades de manera eficiente.
2. Proceso de la organizacin
Etapas de la Organizacin
En la divisin del trabajo se asignan y determinan las actividades para que las funciones
se desarrollen mejor. Para lograrlo se toman en cuenta las siguientes fases.
DEPARTAMENTALIZACIN
a) Secuencia de la departamentalizacin.
2. Clasificar.
Coordinacin
Nace con la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficazmente
una actividad designada. Durante las etapas de la organizacin es forzoso equilibrar las
funciones planteadas en la empresa para que los resultados con las funciones se
desarrollen con facilidad.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN
De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos
de departamentalizacin; los ms usuales son:
1.- Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades
anlogas segn su funcin primordial para lograr la especializacin y, con ello una mayor
eficiencia del personal.
Ventajas:
a) Cuando hay una tarea especializada o una secuencia de tareas especializadas que
exigen un seguimiento ms interno que permita agrupar a los especialistas bajo una
jefatura nica y comn.
b) Cuando hay una exigencia de producto o servicio de calidad superior, la
departamentalizacin funcional "garantiza el mximo de utilizacin de las habilidades
tcnicas actualizadas de las personas".
c) Permite la economa de los recursos, por la utilizacin mxima de las personas y
mquinas y por la produccin en masa.
d) Orienta a las personas hacia una actividad especfica, concentrando su competencia de
manera eficaz, y simplifica el entretenimiento del personal.
e) La departamentalizacin funcional es ms indicada para circunstancias estables y de
poco cambio, que requieran un desempeo continuo de tareas rutinarias.
f) Es aconsejada para empresas que tengan pocas lneas de productos o servicios que
permanezcan inalterables por largo tiempo.
g) La departamentalizacin funcional refleja uno de los ms altos niveles de auto
orientacin de una organizacin, de introversin administrativa.
Desventajas:
Ventajas:
3.- Geogrfica o por territorios: Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u
otras cuyas actividades estn dispersadas fsica o geogrficamente. Se usa con ms
frecuencia en ventas y en produccin; no se usa en finanzas, porque usualmente est
concentrada en las oficinas centrales. Las firmas comerciales recurren a este mtodo
cuando emprenden operaciones similares en diferentes reas geogrficas, como en el
montaje de automviles, detallistas y mayoristas en cadena y refineras de petrleo.
Ventajas:
4.- Clientes: Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos
compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente
en los almacenes, aunque puede tambin utilizarse con base en determinados mercados.
Ventajas:
Ventajas:
Desventajas:
ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Ventajas:
Desventajas:
a) Es rgida e inflexible.
b) La organizacin depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
c) No fomenta la especializacin.
d) Los ejecutivos estn saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a
labores directivas sino de operacin simplemente.
Ventajas:
a) Mayor especializacin.
b) Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
c) La divisin del trabajo es planeada y no incidental.
d) El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
e) Disminuye la presin sobre un solo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta
la organizacin.
Desventajas:
La organizacin staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la
tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de
contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los
departamentos de lnea.
Este tipo de organizacin no disfruta de autoridad de lnea o poder para imponer sus
decisiones.
Por lo general este tipo de organizacin no se da por s sola, sino que existe combinado
con los tipos de organizacin anteriormente mencionados y, por lo general, en empresas
de mediana y gran magnitud.
Ventajas:
a) Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de direccin.
Desventajas:
a) Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por medio
de cuadros y manuales, puede producirse una confusin considerable en toda la
organizacin.
b) Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un
respaldo inteligente en la aplicacin de sus recomendaciones.
LOS COMITS
El empleo de los comits es una de las tcnicas que con ms amplia y progresiva extensin
se usa hoy en la organizacin, pese a todas las objeciones que suelen oponrseles.
Comits consultivos: su misin es discutir algn asunto, con el fin principal de aportar
puntos de vista a quien habr de decidir o de ejecutar, pero sin que el comit tenga
facultades, ni para decidir, ni para ejecutar: su dictamen puede ser utili-zado o no, por la
persona a quien corresponden las facultades para decidir y ejecutar.
Comits ejecutivos: son los que se integran para impulsar y cuidar de que se lleve a cabo
alguna funcin.
En razn del tipo de funcin que realizan los comits se pueden dividir adems, en lineales
o staff. Pueden ser tambin formales o informales, permanentes o transitorios.
Sus fines
Los comits suelen emplearse para alguno de los siguientes fines, principalmente:
a) Contar con un grupo que ayude a la deliberacin que conduce a llegar a una decisin.
b) Limitar la autoridad.
c) Representar los intereses de los diversos grupos de una institucin.
d) Coordinar mejor planes y polticas.
e) Transmitir informacin.
f) Consolidar la autoridad.
g) Motivar a los funcionarios inferiores a la mayor partici-pacin en las tareas
administrativas, etc.
Los comits como ejecutores suelen ser poco recomenda-bles: de ordinario conviene
responsabilizar de la ejecucin de las decisiones del mismo comit a uno o varios
funcionarios concretos.
a) El de polticas de operacin y
b) El comit financiero.
Estos comits, en los que toman parte todos los gerentes operacionales, se encuentran
inclusive por encima del presiden-te de la empresa.
ORGANIZACIN MATRICIAL
Las organizaciones matriciales necesitan gerentes que demuestren ser muy competentes
en co-municacin, trabajo en equipo y manejo personal. La coordinacin se consigue
mediante reuniones exhaustivas, formales e informales, o en conversaciones directas. Los
equipos que constan tanto de gerentes de productos y funcionales como de-empleados
deciden quin har qu y cundo.
Ventajas:
a) Los individuos pueden ser elegidos de acuerdo a las necesidades del proyecto.
b) El uso de equipos de proyectos que son dinmicos y capaces de ver los problemas de
una manera diferente, como especialistas.
c) Los gerentes de proyecto son directamente responsables de completar el proyecto
dentro de un plazo especfico y presupuesto.
Desventajas:
Los lmites en una organizacin virtual, tanto interna como externamente, son mucho ms
abiertos que en una organizacin en red debido al uso de tecnologas de la informacin
avanzadas que enlazan perfectamente a todos los socios.
Ventajas:
Ventajas:
La forma divisional rene a la agrupacin a base del mercado para las unidades de la parte
superior de la lnea media. Se crean divisiones segn los mercados a los que se atiende y
cada divisin se ocupa de sus propias actividades de compras, ingeniera, fabricacin y
marketing.
Ventajas:
ORGANIZACIN EN RED
Los recursos humanos se convierten en el pilar absoluto de la empresa. Son la clave para
marcar la diferencia. Se concibe la empresa como una organizacin que aprende.
Los empleados pasan de ser trabajadores por y para la produccin de bienes y servicios
a ser trabajadores por y para la produccin de conocimiento. Se establecen mecanismos
de informacin y de conocimiento que permitan a la organizacin crear una red interna de
comparticin y acceso a todas las fuentes de informacin posible. Asimismo, se integran
los sistemas de informacin con los sistemas de inteligencia empresarial que permiten una
alineacin de la informacin que fluye en la compaa con la estrategia a seguir.
Ventajas:
Desventajas:
TECNICAS
Organigrama
Permitiendo descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin, facilitar la
comunicacin la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos a todo el
personal y reas funcionales.
Tipos de organigrama
o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular,
en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma
escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los
manuales de organizacin recomiendan su empleo [2].
Estructura de un Manual
Ventajas:
Para elaborar un cuadro de distribucin del trabajo es necesario seguir los siguientes
pasos:
a) Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.
b) Se hace una lista de las grandes
funciones que corresponden a
ese grupo o seccin (Ver
Cuadro).
c) Se vacan dichas listas en la
forma de carta de distribucin
y la entrevista.
d) Se complementa la
informacin con la observacin
y la entrevista.
e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada
persona.
f) Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse,
etctera.
g) Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.