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Organizacin del ~~fantenimiento

l. PROPIO O SUBCONTRATADO

Esta suele ser la primera pregunta que se hace la persona que debe decid r
sobre este asunto.

La contestacin es fcil: debe _o_:_g;[1izarse bajo el supuesto de que todo sea


subcontratado, para decidir despus cul es el mnimo de personas que deseo
tener en base a criterios econmicos o de estrategia.

Si el trabajo a realizar no requiere en ningn caso el trabajo continuo de


una persona, parececlro, bajo criterios econmicos, q 0,_d_ebe estar sub-
e on tratado.

Si el trabajo no va tener una continuidad a medio e!_azo,_estamos en el mis


mo caso del !Jr!'O anterior.

La duda puede surgir cuando estamos ante un volumen de trabajo que ocu-
.i. pa la jornada completa de varias personas. En mi opinin, debe ser personal
' propio el que se ocupa de la definicin y control del mantenimiento, o al me
nos este ltimo. Y subcontratado el que ejecuta los traba~-- .

Lo que ocurre es que depende de las caractersticas de la empresa propie-


taria de las instalaciones a mantener, el que prevalezcan unos u otros criterios.
Su convenio colectivo, por ejemplo, puede inlluir en gran medida. Lo al<']~o
que sea el mantenimiento respecto a la actividad principal de la empresa, tam-
bin es un factor importa_nte.

Pero creo que el mejor criterio es el de plantearse todo el <:squema de_acti


vidad~ _rabajos Y..<:ostes, y decidir a po~t~riori .

. Hov en da se tiende a la subcontratacin, posiblemente por las caracters


tic as de la legislacin laboral, y concretamente las posibles dificultades a bo ia
ra de tener que rescindir contratos laborales.

e.
t e\
Tambin es cierto, en favor de esta tendencia, que en un mercado con ex-
ceso de oferta, es posible encontrar precios muy interesantes en el mercado
'('Ci<'] de empresas.
yoblc.,..., e\{\ ...._~~\UI.l
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CR\S::, / 1 ~\v. <.lo. . ~.,._., ( ~._,\",>-,. k. \39
Organizacin del Mantenimiento
La Gestin del Manten/mienta

no ol~idemos que Jos aspectos derivados del control deben ser o~jeto de Por ejemplo, la lista no debe incluir calderas, bombeos, plantas de fro, etc,
Pero alternativa con- sino "climatizacin". Es decir, lo primero que tendr en cuenta el que trata de
especial atencin, y que no parece prudente optar a pnon por una .
;:reta, salvo que las caractersticas de nuestra empresa o comurudad lo reqweran. -defmir el mantenimiento, es que hay que suministrar climatizacin.

subcontrataci_~
Lo que s me parece claro es que la tendencia debe ser a la Ms ejemplos podran ser: ascensores, energa elctrica, alumbrado, con-
en todos aquellos casos en los que las condiciones laborales pu~daJ_> penrnnr traincendios, agua potable, evacuacin de residuos, aire comprimido, etc. Es Je-
que nuestros empleados no tengan ~simos elementos de mouvac!On o pue- cir, debemos aclarar perfectamente _LOS SERVICIOS que prestan las instalacio-
nes existentes. Dicho de otra forma, debemos hacer un anlisis tal y como lo
dan alejarse de objetivos de productlvtdad.
hara el que recibe el senicio. Es evidente que a un usuario no leir;ieresa sa-
. mos el mas mnimo riesgo de que nuestros empleados se parezcan ber e mo ie llega la eneriiia-elctrica: lo g u e quiere es <;u e le llegue.
St corre 6 b l . fun . arios de la
a las carie atoras que haca el cine de los aos O so re os . ct,on .
Administracin, estaremos ante un ejemplo concreto que aconseJara en cualqmer A continuacin, surge Jo que en muchos casos es un grave problema: L\
caso la subcon tra tacin. DOCUMENTACIN TECNICA. Esta parte es la que se refiere a "las tripas" de las
if!_SJala_fi_cm.e~ Y~!!__~arder -~s totalmente tcniC(-;~----- -
Si le encargamos a alguien que nos organice el mantenimiento de nu~stras
instalaciones, este concepto debe ser tratado antes de comenzar a trabaar _en Ese suministro de energa elctrica al que nos referamos antes, tendr al me-
ll Puede haber decisiones 0 formas de hacer que nos lleven a tener plantilla nos unos planos que describan las con=iones de las conducciones, !os equipos.
~~~ia casi sin darnos cuenta y desde luego sin que nos Jo hayamos propues- los cuadros, sus caractersticas, marcas y modelos, etc. Con ellos, un tcnico de-
_m._La razn es que, como veremos en otro captulo, la form~ de contratar~~~ be poder identificar la realidad fisica con lo que contienen, es decir, debe poder
trabaos uede llevarnos a un contrato laboral cuando ensabamos ~e~ "seguir la instalacin" si le hace falta. Puede deducir dnde est la causa de un pn~
bamos ante uno de prestacion de servicio. Si esto sucede, la marcha atras stem- blema, cmo restablecer un senicio daado, qu elementos debe comprar, etc.
pre acarrea dificultades, smsabores y gastos innecesarios.
En su versin ms completa, estaremos ante un Proyecto, que constar de
f: In tentemos pues que antes de contratar el primer trabajo tengamos claros una memoria descriptiva yjustificativa de clculos, de unos planos, y-de un
los princip os de lo que queremos. Lo vamos a ver a Jo largo del libro. Empezar pliego de condiciones. Incluso es posible que e.-.:ista un >resupuesto, aunque

a encargar reparac1ones 0
"chapucillas" sin una gua clara puede llevarnos a
como documentacin de las instalaciones es difcil que se haya dejado.
donde no queremos.
Entre unos simples planos y un Proyecto completo exjste todo un .ab:anico
d<:J):Qsibilidades. e indmo pode m os no disponer..de_nada___Esto ltimo exigira
2. ACTIVIDADES una labor previa de documentacin en la que al menos hara falta levantar unos
esquemas y una descripcin tcnica de Jo =isteute _
Si vamos a organizar un mantenimiento, habr que seguir u? ciert~ mtodo.
Pu~den valer muchos, y aqu comentamos uno que nos ayudara a clarificar or-
Debera ser normal que !as instalaciones estuvieran realizadas de acuerdo a
denar nuestro trabajo. un Proyecto_ La licencia de Apertwa requiere este documento. Pero que sea pre-
El primer paso consiste en un anlisis de todo lo que <!~be se~ o bj~ ceptivo no es sinnimo de que Jo encontremos cuando nos haga falta. Tambin
mantenimiento. Pero es recomendable hacerlo desde el punto de ,.,sta
del ser- es posible que el Proyecto =ista pero que la instalacin no se corresponda
qactamente con L
vicio a prestar: EL INVENTARIO DE SERVICIOS.

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La Gestin del.ldantenimiento

La inexistencia de una DOCUMENTACIN TCNICA correcta puede dar no poseerlos. Si adems se carece de ellos, porque el funcionamiento no bubier.1
Jugar a problemas a la bo~~~~solver:u~ aver"cJ des~e l~eg~, a _la ho~ de
sido autorizado debido a carencias, irregulatidades, etc, el asunto pn e de su
subcontratar el mantenimiento. En la avena, porque sera mas difcil localizar dramtico.
el problema~sO.iscausa5, ideZidir lo que hay que hacer. En la s:t~ontratacin,
ya que puede ser ca usa de excusas ms o menos reales st el serviao no responde Si nos hemos hecho e o de unas instalaciones carentes de documentos, siem
pre es posible tratat con la Administracin el r.roblema, y acordar la solucin
como esperamos. ms idnea. Normalmente los Organismos Oficiales colal!ora n en la bsqueda
~ Lo recomendable, si no disponemos de esta documentacin, es levantar unos de soluciones que no perjudiquen al u su ario, siempre que el apartado de ric S
esquemas como decamos antes. Pero hacerlo al marge~ de cualquier otro tra _gos para las personas est resuelto satisfactonamente.
bajo, es decir, no supeditar resultados o reconocer carenclliS ante la empresa q~e
nos vava a prestar el sen-icio de mantenimiento. Cualquier profesiOnal media Supongamos que ya tenemos el inventatio de servicios que debemos facili
name~te cualificado puede hacer un inventario tcnico de una instalacin, que tar. la documentacin tcnica que
-describe cmo son las instaJadones gue pres-
tan los servicios ,, hemos compro~ado que la situacin legal es correcta.
sea el soporte adecuado para quien vaya a mantenerla.
Ahora deberemos fijar las CARACTERSTICAS DE CADA SERVICIO.
Otro punto pr"'io son los permisos o DOCUMENTACIN LEGAL.

El Proyecto de la instalacin debe tener la ftrma de un Facultativo. Tambin Es decir: cmo quiere el usuario que funcione el servicio que se le presta>
debe estar visado por su Colegio Profesional.
Para empezar habr que establecer unos horarios. A continuacin habr que
Debe existir una licencia de Obra otorgada por el Ayuntamiento, y uno o determinar quin va a manejar la puesta en marcha/parada de la instalacin. Este
varios Permisos de Industria que se corresponden con algunas de las instala aspecto es delicado si la instalacin puede tener problemas al arrancar. No e?Jo
mismo accionar unos interruptores que dan paso al suministro de energa elc-
dones. trica de una planta de oficinas, que poner en marcha una planta de clinaatizacin.
Tambin es preceptiva la Licencia de Apertura, donde se contemplan una
Si el mantenimiento va a requerir la presencia de algn tcnico, es deseable
serie de detalles tcnicos y de uso.
que ":a_ ste quien maneje las ins~Iaciones. Si no va a ser as, es evidente que
Si se trata de una industria, adems de lo anterior puede haber otros per debera mtentarse que lo haga el usuario, pero bajo una grua de instrucciones
de operacin lo mas clara posible. Y siempre indicando que se ponga en con
misos derivados de la acti~idad de que se trate.
tacto con e1 servicio de mantenimiento si aJgo no sucede c.wno est pre'\ti.sto.
Es importante comprobar que el objeto a mantener cuenta con las autorizaciones ( Es asombroso lo que puede Uegat a daarse una instalacin cuando alguien con
preceptivas para su puesta en marcha. En caso contrario, hay qne negociar con V su mejor intencin, pero sin el menor conocimiento tcnico. ha intentado so-
lucionar un aparente problema. .
la Administracin competente, la solucin al problema.

Estas autorizaciones son importantes, al menos para nuestra tranquilidad en La siguiente cuestin ser determinar las caracteristicas del servicio que es
caso de que ocurra algn tipo de incidente, Cualquier Tribunal que interVen pera el usuario. Curiosamente, en muchos casos Yrt a ser necesario que seamos
ga, si lo sucedido lo requiere, va a reclamar los documentos que amparan el o?sotms los que propongamos una alternativa concreta. Primero porgue defi-
funcionamiento de la instalacin. Y es evidente que constituye un mal comienzo rur un servicio para alguien que no es tcnico, es ms complicado de Jo que P_!

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que el de una central nuclear, pero el fondo del problema es el mismo: se re-
,-q uiere tener cJara Ja siguiente secuencia:

Deteccin del problema.


Ejemplos de lo anterior podran ser: . Forma de hacer el aviso a quien debe arreglarlo.
'. '.
1-- Control de la reparacin. .

--
- S
u
un ascensor en una casa de tres pisos puede estar un da parado por ave-
ra, e incluso un fin de semana. En una casa de veinte pisos, la situacin
Control del estado final.

Secuencia qne puede simplificarse todo lo que queramos.


'-
-~-

~ -~ -
,,.
~ empieza a ser ms crtica, aunque depende del nmero de ascensores.
'- Una plataforma hidrulica puede estar parada un fm de semana, si la in-
dustria no la necesita, pero puede ser necesaria la reparacin en pocas Este esquema es bsico para que las cosas funcionen bien. No tenJos du-
horas en un da laborable. da de que un subcontratista poco escrupuloso se aprovechar de las cosas mal
La energa elctrica normalmente requiere solucin inmediata. definidas para encubrir sus carencias. Cualquier reclamacin por nuestra par-
La climatizacin requiere una respuesta ms urgente en verano que en in- te ser parada utilizando los resortes que proporciona la confusin de un pro-
"ierno, normalmente. cedimiento de aviso y control mal montado.
El fallo en el suministro de agua no es lo mismo en una nave dedicada al
manejo de alimentos, que en una vivienda. Por ltimo, tenemos que suponer que el servicio que se nos presta va a tener
deficiencias: no somos atendidos en el plazo estipulado, o se tarda mucho en ;:,::_-
Se trata por tanto de definir principalmente el grado de urgencia con que de- parar, o seleja la instalacin en un estado lamentable, o el nmero de averas por
ber atenderse el servicio en caso de avera. Su importancia radica en que de el mismo motivo es muy frecuente. Ser necesario definir el canal apropiado pa-
eUo depende una parte muy importante del coste de mantenimiento. ra analizar lo que est pasando y efectuar. si es el caso, las oportunas reclama.
dones. Incluso si las averas son frecuentes, puede ser necesario analizar la par-
As podemos Uegar a tener definido el tipo de servicio que se requiere. te de la instalacin afectada, por si se est reparando mal, o se est manejando
mal, o se est manejando para lo que no est previsto, o est mal diseada. etc.
En otro captulo veremos cmo se contratan los servicios de mantenimien-
to. Ahora vamos a suponer que ya los tenemos contratados. Dispondremos por Hasta ahora no hemos vuelto a la problemtica de PROPIO o SUBCONTRA-
tanto de unos CONTRATOS. TADO, porque parece evidente que las actividades:

Debemos planificar quin avisa a la subcontrata cuando haya un problema; INVENTARIO DE SERVICIOS.
quin vigila la ejecucin del trabajo; quien comprueba el trabajo realizado. DOCUMENTACIN TCNICA.
Normalmente esta planificacin hay que hacerla antes de redactar el contrato, DOCUMENTACIN LEGAL
,. porque puede ser necesario incluirla en L Tambin puede ocurrir que en el c~~ CARACJ'ERSTICAS DE CADA SERVICIO.
trato va est establecido el procedimiento de a\~so, pero de una forma genen- CONTRATOS.
ca qu~ requiera mayor precisin para ponerla en prctica. AVISOS Y CONTROL
REClAMACIONES.
Surge por tanto la necesidad de establecer quin se responsabiliza de las
AVERAS. Evidentemente no es lo mismo el caso de una comunidad de vecinos estn muy ligadas a la propiedad.

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Esto no excluye que subcontratemos parte de estas actividades. Por ejemplo: terminado tipo de =isiones peridicas (independientemente de las averas) y
que puede ser aconsejable complementarlas con otras que ayuden a disminuir
Se puede encargar la confeccin de una propuesta de INVENTARIO DE SER el nmero de averas y a mantener en buen estado el conjunto de la instalacin.
alargando incluso su 'ida estirnida. El conjunto de ambos tipos de re~isiones
VICIOS. aunque la propiedad debe refrendarla.
lo denominbamos PREVENTIVO.
Se puede encargar la rreparacin_de..t!n inventario tcn_ico y un anlisis de
Partiendo de la DOCUMENTACIN TCNICA, habr que defmir este man
la documentacin legal existente, aunque cualquier gestin para obtener lo que
tertimiento. La forma de hacerlo la veremos en el captulo correspondiente.
falte debe realizarla la propiedad (con el grado de asesoramiento que sea ne-
Pero va a ser necesario aclarat cules son las revisiones preceptivas y decidir las
cesario). opcionales.
Tambin se puede encargar una o uesta de caractersticas de cada servt Un tercero puede aconsejarnos, pero decidiremos nosotros en base a las al
. co, gue deber se!refre_nda.~P_?rla prop~ ternativas que pueda presentamos. En el captulo dedicado al MANTENL.\nENTO
PREVENTIVO, se exponen una serie de criterios que pueden senir para eva-
,No es muy normal que ~~~s cursen terceras personas, sino el usua luar la cantidad de re\isiones a efectuar.
ro o alguien que los centrali!:.'::_ )
__../ ~~ Este tipo de trabajos no requiere de un sistema de avisos, ni de be afectar ha.
Tampoco es habitual que la~lamaciones las fecten terceros. bitualmente al usuario, por lo que se trata de una acthidad ligada casi exclusi-
vamente a la organizacin de mantenimiento. Ser importante, como veremos,
la prom macin. la necesidad de coordinar las re,isiones con el uso de las in>-
talaciones v el control.

El problema en todo lo anterior es estratgico, porque una parte importan- A 1gujeo debe planificar el mejor momento para cada r~isin, dentro de
te del conocimiento que se de_ri"_4eLm_anejo diario c[e los ~tos, es lo que ne nnas lneas generales que normalmente se establecen en los contratos.
cesitamos para futuras decisiones en el campo de los gastos que dedicamos al
mantenimiento. Los informes fros pueden no ser bastante~ara considerar que Si los contratos estn bien hechos, deben prepararse de forma que se pague
controlamos realmente la situacin. por revisin efectuada' de manera que si no hay re~isin, no hay pago. y esto
de be ser as, porque las re\isiones adicionales a las preceptivas, puede intere
Nuevamente inteniene el concepto del volumen, y deber ser la propiedad sarnos no hacerlas, bien sea por necesidades de la produccin, bien sea por
la que po[tga el punto medio ~()nd~_q uieran ft1ncion de los riesgos_y costes problemas econmicos. Lgicamente alguien deber controlarlo.
que est dispuesta _a asumir.
La RESOLUCIN DE AVERAS es la actividad mas diredameme ligada al usua
Pasamos ahora a actividades claramente snbcontratables. ro. Independientemente de lo que se o.-pone en el captulo dedicado a este ti
-------
po de mantenimiento, deben tenerse en cuenta los comentarios efectuados an
La siguiente en orden de importancia es el MANTENThflENTO PREVENTIVO. tes al hablar de las caractersticas del senicio.

En el punto 1.2 definamos el concepto, que ms adelante ligbamos al de las


Por ltimo, nos queda una actividad de gran importancia, la ECONMICA,
inspecciones legales. Recordemos aqu que es preceptiva la realizacin de de puesto que hay que pagar las facturas.

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La Ge..;;tin del Jlantenimiento

Pero el pago debe supeditarse al cumplimiento de los contratos. Esto supo- tir captaciones, lo que implica la necesidad de garantizar la potabilidad y obte-
ne que alguien debe decir que lo que se ha hecho, se ha hecho bien; que los ner y mantener los permisos correspondientes. N o debe olvidarse que una red
repuestos son correctos; que hay o no algn descuento por incumplimiento; que de agua necesita un mantenimiento preventivo igual que cualquier otra insta-
se han recibido los documentos que estipula el contrato (ya los veremos), etc. lacin, aunque en este caso las revisiones se hagan cada mucho tiempo.

L'na llamada al concepto del pago: el sistema pactado en contrato para efec- Las tuberas envejecen como nosotros, y poco a poco tienen fugas y dismi-
tuar el abono de los servicios y sus plazos, deben ser respetados escrupulosa- nuyen su seccin til por depsitos diversos. En el caso del agua calieme, es fre-
mente. Si no es posible, hay que modificarlos de forma pactada. Lo que no tie- cuente un envejecimiento prema m ro de tuberas galvanizadas por mantener
ne lgica es que pretendamos un cumplinaiento estricto del servicio contrata- temperaturas demasiado elevadas.
do, y luego demoremos sistemticamente e] pago del m j smo lo cp e desgra-
ciadamente se da con bastante frecuencia. El suministro de energa elctrica es otro aspecto ilnportante a consider.u-. No
slo hay que mantener las instalaciones elctricas: hay que procurar que no falte
Muchos proveedores aguantan de forma estoica nuestras deficiencias para "no la energa. Aqu caben diversas alternativas: un suministro, dos (uno de ellos de emer-
enfadamos" v que lo paguen despu~porque apretemos ms en las exigencias gencia), grupos electrgenos, cogeneracin, etc. Ser un problema de lo que nos
contrae~ (en las que siempre queda algo subjetivable). Pero no es tico rti con-
cueste la alternativa frente a la repercusin que tiene un fallo en el suministro.
veniente que incumplamos nuestra nica obligacin contractual operativa, que
es el pago de las facturas en un perodo de tiempo concreto. No es conveniente
Otro elemento de inters es el combustible. Normalmente para calefaccin,
porque la relacin cliente/proveedor debe ser fluida y libre de malas "sensacio-
nes" en una actividad que debe estar presidida todo lo posible por la confianza. aunque puede ser tambin para producir vapor en determinados proceses, ca-
Jentar hornos, cogenerar energa, etc.
Muchos responsables de mantertimiento hacen valer su poder reteniendo
facturas o retrasndolas con excusas muchas veces absurdas. Estas prcticas ~ La eliminacin de residuos est evolucionando mucho en los ltimos aos, ha>-
nos deben decir que talresponsabilidad no est en el sitio adecuado. Un pago \.Y ta el punto de que puede llegar a ser un factor determinante en la viabilidad de al-
debe tramitarse de acuerdo con lo pactado. Si no es conforme, debe devolver- gunas empresas. Natnralmente nos referinaos a los denominados residuos indus-
se con las razones que hay para ello, pero nada justifica una retencin. triales, ya que la eliminacin de los urbanos se limita nont1almente a la conexin
a las redes pblicas, parte de cuyo trazado es responsabilidad de la propiedad.
En principio, estas son las actividades que deben tenerse en cuenta a la ho-
ra de pensar en cmo organizar un mantenimiento. Repitiendo lo dicho en el A esta problemtica le dedicamos un captulo especfico, por lo que pode-
comienzo del libro, estas ideas no resuelven por s solas el problema: forman mos decir de momento que su produccin y elinainacin estn normalizadas
parte del camino que hay que recorrer hasta adoptar soluciones concretas. por disposiciones legales, y que cada da es mayor la presin sobre su cumpli
miento.
3- SUMINISTROS Y RESIDUOS
Normalmente, la organizacin del manteninaiento se encarga de otras acti-
'
"! 4. ORGANIGRAMAS
i
vidades conexas. l
~
Con lo indicado hasta aqu, pueden hacerse diversas composiciones a la me-
\1~redDebe garantizar el suministro de agua, mediante el contrato oportuno y la
apropiada (conducciones, bombeos, etc.). No es frecuente, pero Plll"den exi>-
dida de los criterios de la propiedad. Pero tambin es ~iable aportar varias pro-
puestas que resuelven los problemas enumerados, aunque no debe pensa~se

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