Caractersticas de um cronograma realmente

eficaz

O tempo

Embora o tempo seja um conceito criado pelo Homem, afinal no temos certeza de quando e como foi, de fato,
o incio do Universo. Estamos to habituados a ele que tomamos como verdade absoluta os calendrios e
relgios que usamos, sem nos darmos conta que so cclicos e com isso, infinitos.

Nossa ligao com a contagem do tempo to intrnseca que viramos noites, entramos em conflitos e at
possvel que tenhamos problemas emocionais como estresse e ansiedade, por causa de uma data de projeto.
Mas a certeza permanece, a nica coisa finita no tempo somos ns mesmos.

Como ainda no ser nesse artigo que mudaremos os conceitos da humanidade e as leis do universo, vamos ao
conceito de Cronograma.

Cronograma

Cronograma uma palavra composta por duas partes: Cronos + Grama. A primeira vem do grego khronos, que
significa tempo. Na mitologia, Kronos era um dos tits, pai de Zeus, o mais importante dos deuses gregos. Ele
prprio foi criado a partir do pulsar do universo, uma coisa sem forma que pairava sobre o nada, uma aluso
direta ao infinito, que o tempo. J a segunda parte, grama significa alguma coisa escrita ou desenhada.
Trocando em midos, cronograma significa desenhar o tempo.
Como se sabe, desde sempre o tempo foi contado atravs das estaes do ano. So esses sinais dos tempos que
fazem os animais migrarem no inverno, no vero, na cheia e na seca.

O mesmo conhecimento passou a ser usado pela humanidade principalmente com o advento da agricultura,
pois era preciso ter medidas mais exatas do tempo para saber quando plantar e quando colher. Nessa poca
nasceu a astronomia e as constelaes passaram a ser usadas para acompanhar as fases do ano, certamente um
mtodo mais eficiente que contar luas, outra medida tambm utilizada no passado.

Muito depois da elaborao do calendrio gregoriano, em 1917, um engenheiro chamado Henry Gantt criou
um mtodo para distribuir etapas de um projeto graficamente e nasceu o famoso Grfico de Gantt. Nele, as
atividades so posicionadas verticalmente conforme sua sequncia e o tempo demonstrado pelo eixo
horizontal, ou seja, as atividades mais largas levam mais tempo e as mais abaixo so as ltimas a serem
realizadas. Apesar de muito simples, o grfico de Gantt possibilitou a organizao de grandes projetos, como o
faz at os dias atuais.

O Mtodo do Diagrama de Precedncia (MDP) possibilitou a anlise do Caminho Crtico do projeto, que
corresponde a sequncia mais longa de atividades. No difcil deduzir que qualquer atraso nas atividades do
caminho crtico tem impacto direto no prazo final e que, por isso, ele deve ser protegido como a pedra angular
de todo o projeto.
Caractersticas do Cronograma Eficaz

O incio do artigo falando de filosofia, pois preciso uma boa dose de percepo da realidade para fazer um
bom cronograma.

H muitas falcias a serem observadas para evitar que os prazos deixem de ser cumpridos, como: acreditar que
as mdias do passado funcionaro no projeto atual, que as pessoas trabalharo sempre no mesmo ritmo, que
no haver absentesmo, que os materiais sero entregues conforme acordado, que adicionar folgas aos prazos
evitar atrasos e principalmente, que no nenhuma mudana ser solicitada ao projeto original.

Para trazer tona formas de mitigar esses problemas didaticamente, foram eleitas cinco caractersticas que
devemos observar sempre que montamos um novo cronograma:

1. Usa tcnicas de estimativas contextuais

Cada projeto nico e por isso, os tempos utilizados nos projetos passados jamais se repetiro exatamente
iguais.Por exemplo: No empreendimento anterior, levou-se x horas por metro quadrado. Ele ocorreu numa
regio de fcil acesso geogrfico e a equipe de trabalho estava habituada quele tipo de construo. No novo
empreendimento, preciso usar balsas para transportar os materiais, h apenas um fornecedor capaz de
entregar a areia e a equipe, contratada localmente, tem um alto ndice de pessoas inexperientes. Qual a
probabilidade de haver variao de prazo?
Deve-se, portanto, ajustar cuidadosamente os tempos considerando as variveis sensveis a cada contexto. Para
isso, elegem-se fatores de ajuste, que so categorias de situaes tipicamente mutveis nos projetos em que a
empresa atua. Pode-se tomar como base: geografia, mo-de-obra, logstica, fornecedores, materiais especficos,
grau de customizao do empreendimento etc.

2. Usa os relacionamentos lgicos corretamente

Os relacionamentos lgicos so utilizados para determinar qual o tipo de dependncia utilizado entre cada uma
das atividades do projeto. Eles so quatro no total:
Trmino-incio (TI) Uma atividade termina e a prxima comea;
Incio-incio (II) Duas atividades comeam juntas;
Trmino-trmino (TT) Duas atividades terminam juntas;
Incio-trmino (IT) Uma atividade comea numa data fixa e todas as outras devem terminar antes dela
comear.
Este ltimo tipo o mais polmico entre os estudantes de gesto de projetos, mas nele reside o grande segredo
para montagem de cronogramas com datas fixas e grande nmero de dependncias, caractersticas tpicas dos
empreendimentos de engenharia civil.

Ora, se uma obra levar 500 dias e, para que termine na data, precisa comear impreterivelmente em 10 de
maro. No mais muito mais lgico que as atividades de contratao de mo-de-obra e aquisio de materiais
sejam subordinadas a esta data? o que chamamos popularmente de planejar de trs pra frente.

Usando este tipo de relacionamento lgico nos pontos de incio fixo, o gestor consegue perceber com quantos
dias de antecedncia deve atuar nas atividades predecessoras e, com isso, ter uma viso clara do potencial
impacto de atrasos no projeto.

Deve-se, portanto, utilizar os relacionamentos lgicos da forma mais conveniente ao acompanhamento de cada
projeto.
3. Paralelismo e Compresso
J sabemos que o caminho crtico o caminho mais longo de tarefas concatenadas, mas os cronogramas no
so estanques sequncia de atividades. possvel paralelizar atividades do caminho crtico, ainda que isso
gere retrabalho.
Somos condicionados a pensar de forma sequencial e a evitar, a todo custo, adiantar atividades que dependem
de outras anteriores. No entanto, muitas vezes paralelizar a nica forma de alcanar o prazo.

Por exemplo: Se a empresa pretender construir um estande numa feira, com paredes mveis a serem
adesivadas. E, por algum motivo qualquer, a montagem da estrutura demorada demais para que se aguarde
sua finalizao. Pode-se, ao risco de retrabalho, iniciar a adesivagem ainda com as paredes no cho. Isso
aumenta a eficincia do projeto, embora possa gerar retrabalho.

Outro mecanismo bastante utilizado a Compresso, que se refere adio de recursos (geralmente humanos)
para encurtar o tempo de uma atividade. Sabe-se tacitamente que nem sempre possvel obter real eficincia
adicionando pessoas e que, certas vezes, elas at atrapalham. Essa deciso, no entanto, deve ser avaliada no
contexto de cada projeto. Deve-se, portanto, ter em mente que h formas de acelerar o desenvolvimento das
atividades do caminho crtico, com vantagens e desvantagens em cada caso.

4. Corrente crtica
De forma simplista, a corrente crtica pode ser entendida como a alocao de folgas (ou buffers) em pontos
estratgicos do projeto, como finais de etapas ou entregas.O que est por trs do conceito do posicionamento
das folgas muito mais relacionado natureza humana do que se pode imaginar.
O ser humano costuma repetir dois comportamentos peculiares quando se trata de datas: a Lei de Parkinson e a
Sndrome do Estudante.A Lei de Parkinson diz que o esforo se enquadra no tempo disponvel. Ou seja, se
dermos 5 dias para algum fazer uma atividade, ela levar, no mnimo os 5 dias.

Ainda que perguntemos s pessoas o tempo necessrio para realizar algo, por padro, respondero um prazo
que comporte todas as variveis que podem impactar sua entrega, sendo no apenas pessimistas no prazo, mas
tambm consumindo todo o tempo combinado.

Isso ocorre devido a Sndrome do Estudante, comportamento comum que nos faz deixar para ltima hora a
realizao das tarefas que nos so atribudas. Esta sndrome facilita que no cumpramos as atividades com
antecedncia, concretizando o atraso.

Deve-se, portanto, ter em mente essas duas heursticas e criar mecanismos para evitar que os recursos humanos
estimem prazos gordurosos. Apenas assim conseguiremos ter um controle parte das folgas nos projetos.

5. monitorado sistematicamente
De todas as caractersticas de um cronograma eficaz, a principal o monitoramento.Monitorar verificar
periodicamente se algo que fora planejado est sendo cumprido dentro dos parmetros especificados. No caso
do cronograma, refere-se s datas de concluso das atividades, as folgas, atrasos e aos recursos necessrios.
O monitoramento sempre aparece junto de seu irmo gmeo, o Controle. Controlar tomar aes
preventivas e corretivas para manter o trabalho dentro do planejado.Que se saiba, portanto, que mais
importante que fazer planos cumpri-los.