Catalogo de cuentas

Al tratarse de una herramienta de trabajo indispensable en el desarrollo e

implantacin de cualquier sistema contable, resulta importante familiarizarce con
las principales cuentas que se manejan en una organizacin, el orden y la forma
de agruparlas en base a su naturaleza en cuentas de Activo, cuentas de Pasivo,
cuentas de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos y cuentas de Gastos

Observar: que el Activo, se clasifica en Activo Circulante por la tendencia a

convertirlo en efectivo en un periodo corto; Activo Fijo, formado por bienes
tangibles cuyo uso se estima por un periodo prolongado; y Activo Diferido o
Cargos Diferidos, para los gastos que se difieren para formar parte de varios
ejercicios.

Que el Pasivo se clasifica en funcin a su vencimiento, en Pasivo Circulante

cuando es menor a un ao; Pasivo Fijo, cuando su pago es exigible a ms de un
ao; y Pasivo Diferido o Crditos Diferidos, para los conceptos que se consideran
un pasivo en un momento determinado, pero que se convierten en ingresos con el
transcurso del tiempo.

Al igual las cuentas de Capital se agrupan separando las aportaciones iniciales de

los socios (Capital Social), de los resultados propios de cada ejercicio (Utilidad o
Prdida del Ejercicio); que las cuentas de Ingresos se clasifican en funcin a la
actividad que dio origen a ese ingreso, que las cuentas de Costo, forman un solo
grupo que representa el costo de los productos o servicios vendidos. Y que las
cuentas de Gastos se clasifican en grupos homogneos, relativos a las principales
funciones de toda organizacin, siendo estos gastos, ya sea erogaciones
normales de la empresa o gastos espordicos.

Concepto

El Catlogo de Cuentas es una lista ordenada y pormenorizada de cada una de las

cuentas que integran el Activo, el Pasivo, el Capital Contable, los Ingresos y los Egresos
de una entidad; esto es, es un listado de las cuentas que en un momento determinado
son las requeridas para el control de operaciones de una entidad quedando sujeto, por
ende, a una permanente actualizacin

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Algunas entidades o empresas utilizan un Catlogo de Cuentas y, por separado, un
instrumento para su manejo; el primero se limita a una clasificacin de las cuentas de
mayor y el segundo consiste en un documento explicativo que describe las operaciones
que se cargarn y acreditarn a cada cuenta.

Importancia

Es importante tener un Catlogo de Cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer
cuando la empresa se expanda o se desarrolle. Recordemos que la Contabilidad, a travs
de un proceso de captacin de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con
claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un Catlogo adecuado a la
operacin del negocio, con flexibilidad para irse adecuando ordenadamente segn las
necesidades del negocio. Para el registro de las operaciones en sistemas electrnicos de
procesamiento de datos, esto es indispensable, ya que de no contar con un Catlogo y un
cdigo, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la informacin que
se le programe. En sistemas de Registro Directo (mquinas de contabilidad) o manuales,
tambin es necesario porque facilita el trabajo por tener un orden y una identificacin
numrica de las cuentas. Un Catlogo de Cuentas debe tener un orden y es preciso que
las cuentas se agrupen por su naturaleza: cuentas de Activo, cuentas de Pasivo, cuentas
de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos, cuentas de Gastos. Esto facilita su
localizacin al clasificar la operacin, al hacer el registro y el resumen

Carcteristica

Hasta 20 dgitos y 9 niveles, en el nmero de

cuenta.

Para una fcil puesta en marcha ofrece 8 catlogos de cuentas predefinidos.

gil acceso a la informacin financiera, se puede consultar desde el catlogo

El auxiliar de cada cuenta

Los saldos histricos en moneda contable y en moneda extranjera.

Editar plizas y muchas funciones ms.

Para la eficiente generacin de los reportes y declaraciones fiscales, as como una eficaz operacin, las cuentas se
clasifican por:

Su naturaleza: acreedora o deudora

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Su tipo: Activo circulante, fijo, gastos de operacin, costos de ventas, inventarios

Elaboracin de catalogo de cuentas

Es una lista o numeracin pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y
Capital Contable, as como los ingresos y egresos de una entidad econmica. La elaboracin de este catlogo
puede ser de forma:
.acirmuN - Consiste en fijar un nmero progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de
acuerdo con la estructura de los estados financieros.

Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los nmeros dgitos, para
cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados
Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 conceptos como mximo, y as
sucesivamente.
Alfabtica.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando
grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros.
Numrica alfabtica o alfanumrica.- Se usan las letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero
en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleara
adems de la primera letra, otra que le sirva de distincin y que forma parte del nombre de la
cuenta para facilitar su identificacin.
Combinado.- Se ocupan dos o ms sistemas anteriores.
Todo esto depender siempre de las necesidades de la negociacin o empresa, y esto indica que a
las cuentas que se manejen, se le asignara un nmero en forma ordenada para su fcil manejo y
control.
CUALES SON LOS OBJETIVOS DE UN CATALOGO DE CUENTAS.
La elaboracin de un catalogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:
Facilitar le elaboracin de estados financieros.
Estructurar analticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, en el
caso de las empresas industriales y de las de servicio.
Agrupar operaciones homogneas y facilitar su contabilizacin
En caso de auditora, aligerar al auditor su labor.
Se hace necesario utilizar smbolos, letras, enumeracin, a efecto, de simplificar el agrupamiento
y estructuracin de los diversos conceptos que integran el catalogo de cuentas.
Facilita su manejo, incluso su memorizacin.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de
instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las
cuentas que en el futuro debern agregarse al sistema.
Objetivos:
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin
de un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.
Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el sistema mtrico
decimal. Se comienza por asignar un nmero ndice a cada grupo de cuentas tanto del Balance
General como del estado de resultado, de la manera siguiente

Balance General
01. Activo
02. Pasivo
03. Capital
Estado de Resultado

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04. Ingreso
05. Costos
06. Gastos de operacin
07. Gastos financieros
08. Productos financieros
09. otros gastos
10. otros productos
11. utilidad del ejercicio
12. perdida del ejercicio

Sistema de polizas

Las plizas son documentos de carcter interno en la que se registran las

operaciones yse anexan los comprobantes de dichas operaciones. las plizas es una
evolucin delos mtodos de registro manual que consiste en trminos generales en
emplear un documentoindividual para registrar cada operacin teniendo como
caracterstica que permite una mayordivisin del trabajo.
3. Las plizas se hacen con un original y con los ejemplares segn las necesidades
dela empresa. En las plizas se debe hacer constar las firmas de las personas que
intervienen en suformulacin, revisin y autorizacin con el fin de fijar
responsabilidades. Concluida la anotacin de los registros de las plizas se debe de
archivar en numeracinprogresiva con el objeto de poder localizarla con mayor
facilidad. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en
los registros de lasplizas y con los totales se forman un solo asiento de
concentracin que pasaal diario general. Los asientos de concentracin que recibe
el diario general se pasan al libro mayor y de este setoman los datos para la
elaboracin de los estados financieros.
4. Ventajas de las plizas Mayor divisin del trabajo. No permite que los diarios
o registros de plizas se registren operaciones que no estnpreviamente autorizados,
realizados y registrados por personas responsables. Facilitan la anotacin de los
mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones,pues los datos se
toman de las copias de las plizas.
5. Desventajas El registro de plizas se lleva en forma tabular es fcil cometer
errores, como equivocarse en lascolumnas. Para negocios de poco movimiento
representa un costo muy elevado.

6.
Sistema de pliza nica: en el sistema de pliza nica se emplea una sola clase de p
liza para registrar cualquier tipo de operacin, es decir, igual se anota en ella una o
peracin de caja que se puede registrar una de diario. Esta pliza no es sino una hoj
a de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que
puede adoptar diferentes medidas, como son el tamao oficio, el medio oficio, el de
carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionad
as.
7.
Conforme se van celebrando las operaciones, se registran a mquina en estas hojas d
e papel indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fech
a de la operacin, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de

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 crdito, los importes de los cargos y de los crditos, finalmente, la explicacin o la r
edaccin de la operacin registrada.Una vez escritos en la pliza los datos menciona
dos, debern anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operacin efec
tuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de crdito a las cuentas correspond
ientes.
8.
Finalmente, cuando ya se ha registrado la operacin y anexado los comprobantes de
la misma, se harn constar en la parte inferior de la pliza las firmas de las personas
que intervinieron en la elaboracin de ella, en su revisin y la de quien autorizo la o
peracin. Esta fase del trabajo consistente en anexar los comprobantes y hacer const
ar las firmas de las personas que intervinieron, constituye la comprobacin de opera
ciones a que hizo referencia al principio.
9. Cualquier documento o registro de carcter contable, el rayado y los datos que
deben contener lasplizas pueden ser muy variables, segn la clase de pliza de que
se trate, de los datos de carcterinterno que se requieren en las mismas y, en general
de laorganizacin de la empresa donde se haestablecido dicho sistema.

10. Sin embargo, tratndose de la pliza nica los datos que debe contener son los
siguientes: El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de
que se trate. El nombre de la pliza. El numero de la misma. Columna para la
fecha de operacin. Espacio de redaccin para notar el nombre de las cuentas de
que se afecten, as como la redaccindel asiento. Dos columnas de valores,
destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los crditos. Tres espacios
destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulacin
dela pliza, y que son las siguientes: La persona que la hizo, La persona que la
reviso y La que autorizo.
11. Una vez que la plizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que
intervinieron en suformulacin, revisin y aprobacin, debern anotarse en un libro
que lleva el nombre de registro deplizas, el cual tiene un rayado tabular con
columnas de valores destinadas a las cuentas de masmovimiento y el espacio de
varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.
12. La nica diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al
registro de plizas, estriba en que,en este ultimo, se incluye dentro del rayado una
pequea columna destinada a notar el numero de cadapliza registrada. Con
respecto al numero de la pliza, es conveniente hacer notar que este se
asignacuando la pliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo. De lo
anterior se deduce que, si unapliza carece de nmeros, este solo hecho indicara que
no se ha anotado en el registro de plizas y, portanto, que la operacin asentada en
ella aun no ha quedado contabilizada en los libros

13. Al final del periodo de concentracin debern obtenerse la sumas de cada una de
las columnas devalores del rayado, as como tambin analizar el espacio de varias
cuentas para formular con esostotales un asiento de concentracin en el diario
general
14. Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos: Errores que se
cometen en las plizas, y Errores que se cometen en el registro.

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 Registros electrnicos

La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran

cantidad de prcticas mercantiles dismiles que han exigido a travs de los aos, el
mejorar la calidad de la informacin financiera en las empresas.
Hoy en da este procesamiento es fundamental para las empresas.
Las nuevas tecnologas estn contribuyendo a que la informacin contable se mueva
de una manera ms rpida y fcil.
Estas pueden cambiar las formas en que se recopila, almacena, procesa, distribuye y
analiza la informacin.
La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras: la contabilidad
financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna.
La contabilidad financiera muestra la informacin que se facilita al pblico en general,
y que no participa en la administracin de la empresa, como son los accionistas, los
acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta
informacin tambin es de mucho inters para los administradores y directivos de
la empresa.

Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la

empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.
La contabilidad de costos estudia las relaciones costos beneficios volumen de
produccin, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificacin y el control
de la produccin, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la poltica
del capital.
Esta informacin no suele difundirse al pblico.
Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genrico facilitar al pblico
informacin sobre la situacin econmico financiera de la empresa; y la contabilidad
de costos tiene como objetivo esencial facilitar informacin a los distintos
departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempear
sus funciones.