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Equipo#2.
Integrantes:
Srta. Bravo Aragundi Katiuska.
Sr Daza Espinales Patricio.
Sr. Macas Moreira Cristhian.
Srta. Quinapallo Almeida Gabriela.
Srta. Toro Pasmay Mara Elena.
Sr. Vlez Carreo Beimer Johan.
Srta. Vera Mera Antonella
Srta. Rodrguez Mendoza Katherine (coordinadora)
Ctedra: Administracin I.
Existe una premisa administrativa que seala que solo lo que se mide se puede mejorar.
El control permite asegurar y mantener un sistema de calidad tanto en los productos y en
los servicios de las empresas como en los procesos que utilizan para producirlos o crearlos.
Las empresas operan en medios cambiantes y son altamente sensibles respecto de lo que
sucede externamente, de ah que los planes, los procesos, los programas, las estructuras e
incluso el comportamiento de los miembros del equipo de trabajo varan conforme se acta.
Esto obliga a las empresas a establecer controles para conocer el grado de variabilidad entre
lo que se planeo y lo que se est logrando o se logro; esta informacin les permite
analizarlos comportamientos y tomar las acciones correctivas correspondientes, de tal
forma que logren concretar lo mejor posible sus planes antes organizados y antes estudiado.
Como se puede apreciar en las definiciones citadas, el propsito del control es mantener a
la empresa u organizacin en el equilibrio deseado de ingreso, egresos, utilidades,
produccin, calidad de sus productos, etc. Todo sistema requiere equilibrio para funcionar
un ejemplo muy sencillo en el termostato de un calentador de agua domestico, el cual tiene
como funcin controlar la temperatura del agua conforme lo desea el usuario; as, si la
temperatura sube de un nivel programado, el termostato (instrumento de control) cierre la
salida del gas en combustin, mientras que cuando la temperatura es infectar a la deseada,
el termostato permite la salida del gas.
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una
perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la
verificacin a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos
planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por niveles directivos
donde la estandarizacin trminos cuantitativos, forma parte central del proceso de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no slo a nivel
directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organizacin
hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medicin
cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace nfasis en los factores sociales y culturales
presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio
comportamiento individual quien define en ltima instancia la eficacia de los mtodos de
control elegidos en la dinmica de gestin. Todo esto lleva a pensar que el control es un
mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y
cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los
objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un
Autora: Catedrtico: Ing. Luis Briones Saltos.
Ctedra: Administracin I. Nivel: primero.
proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde
se evalan el factor culturales, organizativos, humanos y grupales de toda la organizacin.
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente
con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el
ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin no existe un
mecanismo que se cerciore si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de
control es general y es utilizado para evaluar el desempeo general de un plan estratgico.
El hombre desde tiempos remotos tuvo la necesidad de medir los fenmenos y elementos
de su entorno, para tal efecto requiri de patrones que le sirvieran como marco de
referencia y le permitieran cuantificar para conocer y comparar los resultados; fue as como
surgieron los parmetros, estndares e indicadores:
PARAMETROS
Son unidades que sirven para medir el comportamiento de un proceso y su resultado:
producto y/o servicio. Los parmetros se obtiene de los sistemas de medicin universal:
metro, kilogramo, litro, pesos, etc.
ESTANDARES
Los estndares son la norma de comportamiento deseada en los resultados de la
operacin de un proceso, y de caractersticas cuantitativas que debe tener un producto
servicio.
INDICADORES
Son manifestaciones de la alteracin de la normalidad o precisiones cuantitativas. El
cero defecto es un punto de referencia de la calidad y por ende, en muchas ocasiones es
un parmetro y un estndar
Los parmetros e indicadores son la esencia del control y totalmente necesarios
para poder administrar una empresa, ya que permiten detectar, diagnosticar o
pronosticar problemas.
Una manera para generar parmetros e indicadores es la utilizacin de las formulas
de productividad, llamados tambin coeficientes-indicadores; relacionando con lo que
se consume y lo que se produce.
Estos puntos tambin se aprecian en el diagrama circular, que indica un proceso que pasa
forzosamente por etapas que fundamentan las posteriores. Adems, tienen una
retroalimentacin, que indica que si se debe evaluar la efectividad del control en el tiempo.
Los gerentes deben repetir todo el proceso una y otra vez en un ciclo de retroalimentacin
sin fin (proceso continuo). As, el control no es un logro de una sola vez o resultado. Es
continuo en el tiempo (es decir, es dinmico) y requiere atencin diaria, semanal y mensual
de los gerentes para mantener los niveles de desempeo en el estndar (es decir, es
ciberntico). CIBERNTICO se deriva de la palabra griega kubernetes que significa
timotel, es decir, uno que dirige o mantiene el rumbo. El proceso de control que se muestra
en la figura 2 es ciberntico porque la atencin constante al circuito de retroalimentacin es
necesaria para mantener en curso la actividad en la empresa.
La primera fase para establecer un buen control consiste en conocer su propsito. Muchas
empresas crean controles para obtener informacin, la cual nunca utilizan o tienen manera
de interpretar; tambin ocurre que los controles establecidos son irrelevantes en la empresa.
Hay la tendencia de hacer una asociacin entre control y poder. Es as que ciertos mandos
medios en su deseo de incrementar su poder sobre algunas unidades, realizan una continua
solicitud de informacin. Se dice que una empresa que tiene exceso de controles esta
enfermedad de controlitis es de las principales enfermedades morales de organizaciones.
Los controles son vitales, pero se debe seleccionar y elaborar muy bien con objetivos
claros. El principio y la premisa de excepcin establecen que solo se debe observar la
deviacin a la norma, dando por correcto lo que no est sealado, manifestado en la entidad
Como ya se mencion, desde tiempos remotos el hombre tuvo la necesidad de medir los
fenmenos y elementos de su entorno; para el efecto requiri de patrones generales que le
sirvieran de marco de referencia y le permitieran llevar a cabo una cuantificacin para
conocer y comprar resultados. Posiblemente el ser humano sea el nico ser vivo que utiliza
para planificar, sistematizar, tomar decisiones, etc. El Sistema Mtrico Decimal tiene como
fin organizar las medidas ara una utilizacin universal; por desgracia, o todos los pases del
mundo lo aceptan. Sin embargo, en ese afn por medir y comprar resultados entre la
produccin de un pas y otro se dan los parmetros, estndares e indicadores de la entidad.
PARMETROS
Los parmetros son unidades que sirven para medir el comportamiento de un proceso y su
resultado; permiten detectar desviaciones a partir de una norma o estndar. Los parmetros
se basan en los sistemas de medicin universal o en desarrollos por las empresas, siempre y
cuando estn bien establecidos y sean objetivos, y se utilicen de manera consistente y clara.
Los parmetros son la base del control; y aunque todo se pueda medir, esto no quiere decir
que todo se deba medir. El punto central de un parmetro radica en la objetividad de la
unidad de medida; adems debe ser la medida apropiada. Un parmetro se considera
ESTANDARES
INDICADORES
Los parmetros los estndares y los indicadores son la esencia del control y son totalmente
necesarios para administrar una empresa, organizacin es incluso la salud.
SNTOMAS Y CAUSAS
Los estndares e indicadores permiten detectar problemas; esto es, toda la desviacin a la
norma. Sin embargo, las desviaciones y otros indicadores reflejan los sntomas del
problema, pero no indican la excusa del mismo. El administrador, con la informacin que
obtiene por los indicadores, diagnostica o pronostica problemas, pero es preciso que
tambin identifique las fuentes casuales de estos.
Insumos Productos
Dinero Ventas
Trabajo Clientes
Materia prima Bienes
Materiales Procesos Servicios
Energticos Utilidades
Edificios Resultados
Objetivos, metas Tiempo_ _ _ _ _ Etctera
Etctera
Resultados/Metas programadas
Productos/Insumos
40/160
80/80
SCORE CARDS
Los score cards son instrumentos de medicin de las principales variables de los cuatro
puntos crticos de la empresa que informan de manera permanente sobre su
comportamiento. Hoy en da las empresas utilizan el concepto monitoreo de gran
importancia para indicar la accin de observar y rastrear resultados mas profundos en
forma continua con el fin de retroalimentar la alta direccin y a los tomadores de decisiones
del comportamiento presente de la/las variables existentes a considerar en una decisin.
Los score cardas se parecen a los tableros electrnicos que estn a disposicin de los
espectadores de un estadio deportivo e indican los resultados del partido, el tiempo
transcurrido, las fallas cometidas y la efectividad de cada jugador. Todos estos datos
enriquecen la direccin, el control y la administracin general de una empresa. Robert
Kalpan y David Norton sealan que son cuatro los factores crticos por controlar, el
ejemplo del automovilista que solo conduce su auto con un solo instrumento, muchas
empresas, aun grandes, tienen una cultura de solo evaluar la parte financiera existente por
medio de razones y dems instrumentos utilizados, descuidando mediciones en otras reas
como seria la calidad de los productos y la satisfaccin de clientes y usuarios; adems, sin
medir el clima organizacional o satisfaccin del capital intelectual necesario en la entidad.
Aunque los sistemas de control estn bien desarrollados y tengan estndares de eficiencias
claros, tambin deben ser enriquecidos con el establecimiento de acciones correctivas a
problemas, segn la variabilidad y el grado de la falla. Las medidas correctivas
preestablecidas tienen por objeto sealar lo que se debe hacer cuando se presenta una falla,
lo que es de gran utilidad para muchos operarios que por lo general no tienen ni la
experiencia ni la formacin profesional tcnica muy necesarias para saber qu hacer ante un
problema en una mquina, un proceso productivo o proceso administrativo funcional diario.
Ya se ha mencionado el caso de los famosos Imeca y los niveles de contingencia que van
acompaados de las acciones que deben tomarse para disminuir el problema y meter en
control la variable afectada. De igual forma, un ejemplo extremo de alta ingeniera esta en
los aviones que tienen sistemas de autocorreccin automatizados, los cuales, al presentarse
un problema o riesgo de presin dentro de la cabina, activan automticamente un
instrumento que compensa la prdida de la presin en segundos, sin sentirlos los pasajeros.
Las medidas correctivas previas son un arma de dos filos; por un lado, resuelven
problemas con anticipacin, sobre todo los ms comunes, y ayudan a una administracin
ms cientfica y sistemtica, pero tambin generan que el personal, los supervisores y los
gerentes regionales solo se apeguen al manual y se queden paralizados sin saber qu hacer
ante fallas no programadas. De ah que, no obstante se tenga un alto grado de control en las
empresas, es conveniente involucrar constantemente al personal en las toma de decisiones e
incluso utilizar programas de simulacin para entrenarlo en la resolucin de posibles
problemas, incluso aquellos con probabilidad de ocurrencia, como terremotos o incendios.
Los controles tambin ser objeto de evaluacin continua, ya que un control mal diseado se
llega a convertir en fuente de problemas e incluso hace que los problemas prevalezcan. Un
ejemplo muy claro y til, es que en el sector pblico todava persisten o existen los
controles que se generaron bajo diferentes circunstancias o leyes/reglamentos de forma
consecuente, lo que genera trabajo innecesario y problemas a los usuarios de los servicios.
Es necesario que los encargados del diseo del proceso administrativo y los controles se
formulen las siguientes preguntas continuamente:
Control
Control.