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PRINCIPAIS OBJETIVOS
Cooperar com organizaes.nacionais e internacionais, pblicas e privadas, em
tudo que se relacione com arquivos;
Promover, por todos os meios, a valorizao, o aperfeioamento e a difuso do
trabalho de arquivo, organizando ciclos de estudos, conferncias, cursos,
seminrios, congressos, mesas-redondas;
Estabelecer e manter intercmbio com associaes congneres;
Prestar consultoria, assistncia e servios tcnicos.
QUADRO ASSOCIATIVO
Podem ser admitidos como Scios da AAB, sem qualquer discriminao, alm das pessoas
que exercem atividades arquivsticas, as que se interessem pelos objetivos da Associao.
As empresas pblicas e privadas podem se filiar AAB na qualidade de pessoa jurdica,
como scios contribuintes.
I
Associao dos Arquivistas Brasileiros - AAB
Av. Presidente Vargas, 1733- sala 903 CEP; 20.210-030 Centro - Rio de Janeiro
Tel/Fax; 55 (21) 2507-2239 / 3852-2541
arquivo & administrao
v. 5, n. 1 jan./jun.2006
SUMARIO
ISSN 0100-2244
A Revista Arquivo & Administrao acaba de obter a certificao como peridico de padro
"Qualis", que classifica os veculos de divulgao de produo cientfica, tcnicae artstica dos Programas
. de Ps-Graduao-CAPES. Esta notcia nos enche de orgulho porque arecebemos justamente no ano em
que a AAB completa seus 30 anos. Sem dvida, foi o maior presente que a Associao pode receber.
Neste nmero contamos com a colaborao de quatro baluartes da Aiquivstica contempornea.
Comeamos por Theo Thomassen, com o texto "Uma primeira introduo a Arquivologia".
O professor Theo Thomassen esteve recentemente no Brasil participando do XIV Congresso
Brasileiro de Arquivologia, que este ano teve como tema "A Arquivologia e a Construo Social do
Conhecimento". O Congresso foi realizado no perodo de 23 a 28 de abril, na cidade do Rio de Janeiro, e
aproximou a nossa comunidade arquivstica aos especialistas da rea do Conhecimento com atuao em
outros pases.
O professor Theo Thomassen, terico de renome internacional, participou do Congresso na
plenria de 24 de abril sobre o tema "A Arquivologia como campo cientfico: cenrio atual e perspectivas".
Dentro do projeto da AAB de traduzir para o Portugus artigos relevantes destinados
comunidade arquivstica do pas, na oportunidade, a Associao solicitou autorizao para publicar seu
artigo "A first introduction to Archival Science", um texto clssico da moderna Arquivologia, e publicado
em 2002 pelo peridico por ele fundado "Archival Science". O texto, aps algumas alteraes do autor,
visando uma segunda edio, foi traduzido para o portugus e posteriormente revisto pela professora
Maria Odila Fonseca.
Em seguida, a Revista tambm apresenta uma outra contribuio decorrente do XIV Congresso
Brasileiro de Arquivologia. A professora Maria Luiza de Almeida Campos participa deste exemplar com
o texto "Indexao e descrio em arquivos: a questo da representao e recuperao da informao",
propondo uma reflexo sobre os princpios tericos e metodolgicos da indexao para a recuperao da
informao arquivstica. Doutora em Cincia da Informao pelo Instituto Brasileiro de Informao
Cientfica e Tecnolgica - IBICT/UFRJ, entre tantos atributos, Maria Luiza professora do Programa de
Ps-Graduao da Universidade Federal Fluminense e possui atividades de ensino e pesquisa na rea de
organizao e recuperao da informao.
Roseli Curi Rondinelli e Claudia Lacombe Rocha so responsveis pelo texto "Gesto
arquivstica e preservao de documentos digitais na Brasil: Estado da arte". Roseli formada em Histria
e Arquivologia. Mestre em Cincia da Informao e atualmente representa o Brasil no "Caribean
Theo Thomassem
RESUMO
Este artigo, escrito para fins acadmicos, deve ser entendido como um texto bsico, conciso, no qual, no
entanto, os conceitos fundamentais da Arquivologia esto definidos e explicados de forma coerente.
1. Documento Arquivstico
1
A primeira das muitas verses deste artigo foi escrita em agosto de 1995, com o intuito de satisfazer a
necessidade que a Escola de Arquivo da Holanda tinha de um texto bsico que pudesse dar suporte aos seus
diferentes programas de educao e treinamento em Arquivologia. Em 1999, foi publicado em holands
como: "Een korte introductie in de archivistiek", in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M.
Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek ('s-Gravenhage, 1999) 11-20. Em
2002, uma traduo para o ingls foi publicada como: "A First Introduction to Archival Science",
Archival Science, Vol. 1, 2001, pp. 4-16. In 2006 a Japanese translation was published as: "A First
Introduction to Archival Science", in: Introduction to Archival Science. Memory and Records into the
Future, Tokyo, Records Management Society of Japan, 2006, pp. 47-64. Esta verso para o Portugus
uma reviso dos textos anteriores e deve ser considerada uma segunda edio. Dos numerosos colegas
que comentaram uma ou mais verses deste texto, meno especial tem que ser feita a: Peter Horsman,
Hans Scheurkogel, Hans Hofman, Eric Ketelaar, Herman Coppens e Kent Hayworth, que comentaram
a traduo inglesa.
Podemos descrever a estrutura interna dos documentos como as relaes entre os elementos que
os constituem. Esta estrutura interna tambm chamada s forma. Quanto melhor a forma do documento
refletir suas funes, melhor ele pode servir como evidncia. Ns distinguimos a forma flska aforma
intelectual ou composio interna, isto as relaes lgicas entre as informaes registradas. A forma
fsica do documento corresponde inteiramente caractersticas como: formato, nmero de pginas,
qualidade do suporte, a escrita e coisas afins. De modo geral, funo e forma fsica esto mutuamente
relacionadas: eventos registrados em papel so diferentes daqueles eventos registrados em pergaminho,
e aquilo que foi escrito a lpis tem status diferente daquilo que foi impresso. A forma intelectual do
documento a maneira pela qual a informao registrada foi estruturada. Ns fazemos uma distino entre
forma material e estgios de elaborao. Aforma material o modo pelo qual o documento foi redigido,
formulado, o que, mais uma vez, depende da funo para a qual foi criado. Documentos de mesma funo
tem, freqentemente, a mesma forma material. Algum que quer se comunicar atravs de uma mensagem
escrita informal escrever uma carta ou memorando; algum que quer dar carter de evidncia a um
comunicado escrito, cria um documento legal; aqueles que desejam reportar algo oficialmente escrevem
relatrios ou atas, e aqueles que desejam tomar-se membros de uma organizao, preenchem um formulrio
de inscrio.
Os estgios de elaborao de um documento so as fases de processamento a que ele submetido
em seu prprio processo de desenvolvimento. Ns podemos, grosso modo, distinguir, rascunho, minuta,
cpia fiel e original; todos tm funes diferentes num mesmo processo. De todos estes estgios do
processamento apenas os originais tm o objetivo de serem enviados. Para garantir sua confiabilidade
so freqentemente autenticados por meio de selos ou assinaturas.
Arelao lgica entre os dados registrados muitas vezes determina a configurao do documento:
uma carta consiste, por ordem, de um cabealho, uma data, um ou mais relatos e uma assinatura. Esta
uma estruturao fsica e tambm intelectual. No entanto, a estruturao fsica e intelectual tambm podem
ser independentes. Com documentos digitais este sempre o caso: o computador escreve a informao em
setores disponveis de um disco, sem levar em considerao as relaes funcionais entre as informaes.
Quandoodocumentolido,um programa que assegura que a informao aparea na tela em relao lgica.
Alm dos conceitos da forma e de estrutura h um terceiro conceito que constitui parte dos
instrumentos analticos da Arquivologia: o conceito de contexto.
O contexto arquivstico so todos os fatores ambientais que determinam como documentos so
gerados, estruturados, administrados e interpretados. Os fatores ambientais que determinam diretamente
os contedos, formas e estrutura dos registros podem ser diferenciados em contexto de provenincia,
contexto administrativo e contexto de uso. Estes fatores so, cada um a seu tempo, determinados pelo
contexto scio-poltico, cultural e econmico.
O contexto de provenincia o contexto de produo dos documentos, e est referido a como o
ente produtor dos documentos organizado (contexto organizacional), como suas funes esto
estruturadas (o contexto funcional) e como seus processos de trabalho so delineados (contexto de
procedimentos administrativos). O contexto organizacional pode ser percebido na estrutura organizacional
(a estrutura interna da organizao, bem como suas relaes externas), nos agentes com suas interaes e
mandatos. Na sociedade industrial do sculo 19, a estrutura organizacional, a qual espelhava diretamente
a estrutura das funes dos negcios, na maioria dos casos determinava a estrutura do arquivo. O contexto
funcional consiste da misso, funes e objetivos do produtor dos documentos, as tarefas por meio das
quais desempenha sua misso e as atividades que desenvolve para executar tais tarefas. O contexto funcional
o que, em maior escala, determina o contedo do arquivo. O contexto de procedimento administrativo
(o que se refere estrutura do processo) pode ser decomposto em processos de trabalho, atividades, aes
e transaes. Processos de trabalho determinam a estrutura lgica do arquivo, atividades geram os dossis
e aes e transaes geram os documentos individuais. Nas ltimas dcadas, quando a estrutura das
organizaes se tornou sujeita mudanas seguidas e rpidas, a relao entre arquivos e processos de
trabalho se tomou progressivamente mais estvel e estreita que a relao com o produtor dos documentos.
Em processos temporrios que transcendem os limites das organizaes formais, a ligao entre a
informao e a organizao que a gerou freqentemente coitada, enquanto que a ligao entre informao
e processo de trabalho permanece intacta.
O contexto de administrao o contexto de administrao de documentos e sua conservao.
Ele constitudo de todos os procedimentos, mtodos, conhecimento, meios e documentos com os quais
A diferenciao nas tarefas dentro de uma organizao , por si s, razo para a espontnea criao
e estruturao de informao. Um contracheque salarial portanto, parece bem diferente de um oramento
que no tenha regras formais de estruturao. Decises so anotadas em livros de atas, e os documentos
que dizem respeito a uma transao formam dossis. Quanto mais formal e complexa uma organizao se
toma, mais o fluxo descontrolado de informao e a estruturao espontnea dos documentos se tomam
um obstculo. Para permitir que os documentos de arquivo desempenhem adequadamente sua funo de
apoio em relao aos processos de trabalho (como uma forma de comunicao), medidas so tomadas para
regular o fluxo de documentos. Critrios so definidos para determinar que documentos podem ser
considerados arquivsticos: revistas e cartes de aniversrio so separados de cartas contendo encomendas
e da correspondncia com o contador. Documentos criados pela prpria organizao so estruturados em
formas determinadas, garantindo clara evidncia de sua funo e autenticidade. O fluxo de documentos
regulado para se assegurar que os documentos que so gerados por um determinado processo de trabalho
permaneam ligados, de modo que possam ser facilmente recuperados e usados.
O ltimo item provavelmente o desafio mais difcil. Na prtica, a mesma informao usada
em vrios processos de trabalho, ou seja, a informao gerada para uma finalidade pode ser usada, mais
tarde, para uma finalidade completamente diferente. Consequentemente, cada sistema de arquivamento
a simplificao de uma realidade complexa. Conquanto os processos de trabalho podem se sobrepor uns
aos outros, o critrio geralmente usado para os sistemas de arquivamento o de que os mesmos deveriam
ser o menos ambguos possvel.
Em organizaes de qualquer tamanho, o acesso e confiabilidade dos arquivos s podem ser
garantidos por um arqui vista, o qual deve preservar o sistema de arquivos, manter os documentos em boa
ordem e fornecer rapidamente a todos os outros membros da equipe as informaes de que eles precisam
para executar suas tarefas. Como resultado, a gesto de documentos se toma um novo processo de trabalho
endossado pela organizao: aquele relativo conservao sistemtica de arquivos. A estrutura do arquivo,
ou a estrutura dos instrumentos de pesquisa que do acesso ao arquivo, no mais, portanto, uma
A informao que est ligada aos processos de trabalho tambm tem, necessariamente, um carter
processual ela mesma. Em transaes de negcios, documentos mudam sua funo e, por causa disso,
firequentemente mudam sua forma: sendo assinado, um texto de rascunho se toma um original autntico.
Um documento pode progredir de uma forma material para outra: adicionando uma disposio, uma
autoridade pode converter um requerimento num mandado. Arquivos atestam fases consecutivas de um
mesmo processo de trabalho (preparao, execuo e avaliao, por exemplo,) e podem tambm ser usados
em outros processos. Arquivos so arrumados e reamunados enquanto so trabalhados. A medida que
8. Arquivologia
A Arquivologia diferente de outras cincias por seus objetos, seus objetivos e suas
metodologias. Seus objetos so: informao relacionada a processos, os processos atravs dos quais esta
informao gerada e estruturada e as circunstncias sob as quais estes processos so moldados e
executados. Seus objetivos so a anlise de documentos como produtos e produtores de atividades sociais,
e, a um nvel pragmtico, o estabelecimento, desenvolvimento e conservao da qualidade de documentos
e arquivos (disponibilidade, legibilidade, integridade, relevncia, representatividade, temtica,
autenticidade e confiabilidade). Sua metodologia usar processos de trabalho como estruturas
RESUMO
A gesto da informao arquivstica envolve processos de descrio dos diversos pontos de
acesso passveis de serem recuperados em unidades ou massas documentais. Atualmente, esta necessidade
de descrio pelos diversos pontos de acesso ocorre em qualquer idade da documentao, devido pelo
menos um fator - a automatizao dos processos de organizao da documentao arquivstica. Com a
implantao de bases de dados, documentos eletrnicos, o profissional arquivista se v diante de uma
problemtica: no mais possvel, em muitos casos, organizar somente fisicamente as massas
documentais acarretando um nico acesso intelectual ao documento ou a seu conjunto, mas necessrio
tambm "re-apresentar" esses documentos em meio informatizado atravs de pontos de acesso visando o
tratamento de informao com fins de recuperao. Estes pontos de acesso so identificados a partir de
processos que vem sendo denominados de indexao e descrio arquivstica, e possuem interpretaes
diferentes dependendo do espao informacional onde estes documentos esto inseridos. Neste artigo,
pretendemos problematizar estes dois processos situando o "lcus" onde estes dois conceitos so formados,
ou seja, as bibliotecas e os arquivos.
1. Consideraes Iniciais
Com o advento das novas tecnologias de informao uma questo vem sendo colocada no mbito
das atividades arquivsticas, ou seja, o tratamento e a recuperao das informaes de documentos/massas
documentais frente s novas formas de armazenamento intelectual dos documentos.
Uma das principais funes das instituies arquivsticas possibilitar o acesso aos documentos
e conseqentemente s informaes que nele esto contidas. Esta funo abarca conceitos como preservao,
3
Cf: ISAD (G), p.3,1999.
4
Conceito aqui entendido, segundo Dahlberg (1978), como uma "unidade de conhecimento",
constitudo por um referente, caractersticas e forma verbal.
Quanto indexao e seu planejamento (poltica de indexao), muitas das questes relacionadas
ao fazer bibliotecmico se aplicam atividade arquivstica. E aqui trataremos de abordar algumas delas
que j tratamos em diversas publicaes relacionadas ao fazer bibliotecmico e arquivstico.5
Uma poltica de descrio tem por objetivo estabelecer princpios e critrios que serviro de
guia na tomada de deciso, na otimizao dos servios, racionalizao dos processos e consistncia das
operaes nele encontradas. Desta forma, podemos afirmar que as instituies arquivsticas podem ser
abordadas como sistemas de recuperao de informao (SRI).
Ao se estabelecer uma poltica de descrio tem que se levar em conta, alguns fatores que so
imprescindveis ao planejamento de qualquer SRI: a) Identificao da organizao qual estar vinculado
o servio de informao; b) Identificao da clientela a que se destina o servio; c) Recursos humanos,
materiais e financeiros.
Quanto identificao da organizao a que o sistema se vincula, o conhecimento de seus
objetivos e atividades fundamental para a determinao do tipo de servio a ser implantado, visto que
esse conhecimento permitir determinar as formas de descrio a usar, bem como os nveis de exaustividade
e especificidade6 exigida quando analisamos aspectos relacionados temtica do documento.
A finalidade principal de um servio de informao de fornecer aos usurios a informao na
forma e momentos exigidos por ele. Desta maneira, a identificao da clientela um pr-requisito para o
planejamento de qualquer sistema.
Atravs do estudo de usurios, obteremos:
5
Em nossas atividades de pesquisa, ensino e consultorias temos desenvolvido diversos
manuais instrucionais e de servios em diversas instituies. Nestes manuais discutimos os
aspectos tericos e metodolgicos dos processos de indexao. Em muitas dessas instituies
temos desenvolvido parceria com a Prof. Hagar Espanha Gomes.
' Pode-se definir exaustividade como a medida da extenso em que os tpicos tratados em
um documento so reconhecidos e representados na indexao e especificidade um princpio
relacionado ao nvel de representao documento. Ser especfico significa representar o
contedo de um dado no mesmo nvel do documento.
5. Conhecimento das exigncias dos usurios quanto forma de apresentao dos resultados
da busca
No que diz respeito, aos recursos financeiros, materiais e humanos, a limitao quanto s
despesas constitui um fator importante no planejamento de um servio de informao.
As limitaes de recursos financeiros levam o profissional de informao, no caso da poltica
de indexao, a tomar algumas medidas de economia tais como; adaptar uma linguagem j existente ao
invs de se desenvolver uma nova; se for necessria uma linguagem de indexao, usar, na sua elaborao,
termos simples, especificidade moderada, estrutura mnima.
Um sistema dever ser desenvolvido com o grau de sofisticao que seja necessrio ao
atendimento das exigncias do usurio. O uso de mecanismos para aumentar a revocao ou a preciso
aumentar, conseqentemente, o custo do sistema.
O nvel de exaustividade na indexao tambm um fator de aumento de custo. Para a indexao
dos documentos deve ser estabelecido um nvel timo de exaustividade.
O nvel de especificidade dever ser mantido de acordo com as exigncias feitas ao sistema.
Ser anti-econmico usar vocabulrio muito especfico quando o tipo de documentos e as solicitaes
feitas ao sistema so mais gerais.
A disponibilidade de equipamentos influenciar o tipo de organizao do sistema bem como a
escolha da linguagem de indexao.
A existncia de recursos humanos adequados outro fator a ser considerado. Quando h carncia
de pessoal deve-se optar por um sistema que exija uma manuteno mnima e um menor esforo na
indexao, necessrio utilizar ao mximo os benefcios de uma indexao automtica associado
indexao atributiva.
Uma poltica de indexao deve atentar para os seguintes critrios para garantir consistncia e
qualidade:
O Processo de Indexao
Cada etapa do processo de indexao afetada por variveis que vo influenciar praticamente
todo o processo de recuperao da informao. Tais variveis se referem aos nveis de exaustividade e
especificidade requeridos pelo sistema, linguagem de indexao, capacidade de revocao e preciso do
sistema.
O nvel de exaustividade da indexao uma deciso poltica estabelecida pela
administrao do sistema de recuperao, de acordo com o propsito do mesmo. necessrio
lembrar, que, pesquisas sobre o desempenho de sistemas de recuperao tm
demonstrado que um nvel alto de exaustividade na indexao produz uma alta revocao e uma baixa
preciso.
1
Revocao a extenso de documentos recuperados a partir de uma solicitaio de busca.
7. Referncias Bibliogrficas
I - INTRODUO
A proliferao dos documentos digitais nas instituies pblicas e privadas brasileiras ocorrida
a partir da dcada de 1990, reforou a necessidade de se proceder gesto arquivstica e preservao
desses documentos. Isto por que, ao contrrio dos documentos em papel, os digitais so extremamente
vulnerveis interveno humana, obsolescncia tecnolgica e degradao do suporte. Ora,
considerando-se que o documento arquivstico fonte de prova das atividades exercidas pela instituio
que os cria, os fatores mencionados acima comprometem as qualidades essenciais desse tipo de documento
quais sejam sua fdedignidade e autenticidade. Conseqentemente, governo, sociedade e cidados ficam
ameaados pela falta de documentos capazes de sustentar seus direitos e deveres.
Ainda em relao s peculiaridades do documento digital frente ao documento tradicional,
observamos que o suporte papel foi substitudo pelo magntico ou tico; os smbolos deixaram de ser o
alfabeto e desenhos para serem dgitos binrios; a leitura, antes direta, passou a ser indireta, isto ,
dependente de software e de hardware e a visualizao simultnea de suporte e informao deixou de
existir, ou seja, no caso dos documentos digitais, informao e suporte so perfeitamente separveis.
A dificuldade de se identificar o documento arquivstico em meio diversidade e enormidade
de informaes digitais produzidas e acumuladas por uma instituio, mais uma questo que se coloca
quando se fala em documentos digitais. Isto porque esse tipo de documento alm de ser uma unidade
lgica e no fsica, pode se apresentar tanto como seu equivalente em papel, isto , memorando,
relatrio, ofcio, contrato etc, quanto como unidades complexas (hipertextos) ou conjuntos
dinmicos, muitas vezes de contedo mutvel, que se comunicam entre si e/ou com o usurio (bases de
dados).
No que diz respeito preservao, o documento digital traz uma contradio: para ser preservado,
precisa ser reproduzido. O binmio obsolescncia tecnolgica/fragilidade do suporte exige intervenes
como migraes, emulaes, refreshing, de maneira a garantir o acesso informao gerada em meio
1
Rosely Curi Rondinelli chefe do Servio de Arquivos do Museu do ndio - Funai e representante do
Brasil no CLAID (Caribean Latinamerica InterPARES Dissemination).
2
Claudia Lacombe Rocha tcnica do Arquivo Nacional e Presidente da Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos - CTDE, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
3
"...rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem
por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um
Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial aos documentos de arquivo." (Informao retirada do site http://
www.arauivonacional.gov.br/conarq. em 21/12/2005).
'Neste artigo o termo documento eletrnico usado como sinnimo de documento digital.
. reunies mensais com os membros da Cmara para discusso dos temas estudados e definio
de estratgias de ao.
Neste primeiro momento, a CTDE apresentou os seguintes produtos:
. elaborao de um conjunto de perguntas mais freqentes, sob a tica arquivstica, acerca dos
documentos digitais, com as respectivas respostas;
A partir do ano de 2003, a CTDE deu incio elaborao de uma srie de instrumentos
fundamentais para o efetivo cumprimento de seus objetivos. Para tanto seguiu acompanhando a literatura
arquivstica internacional, especialmente os artigos e relatrios produzidos pelo projeto internacional
originrio da Universidade de British Columbia, no Canad, denominado InterPARES5. Ariqueza terico-
metodolgica desse projeto, construda a partir da diplomtica arquivstica contempornea, permitiu a
definio de conceitos fundamentais para os trabalhos da CTDE tais como: documento arquivstico digital,
fidedignidade, autenticidade, autenticao e outros. Esses conceitos compem um glossrio que se
constitui em um dos instrumentos elaborados pela CTDE e sobre os quais passaremos a falar:
H que esclarecer que, nesta primeira fase, o ReqBras tem sua rea de concentrao na
gesto arquivstica de documentos digitais embora no deixe de mencionar tambm a questo da
preservao.
A metodologia que vem sendo utilizada para a elaborao do ReqBras a seguinte:
redao dos itens que compem o ReqBras por trs membros da CIDE, em reunies semanais
realizadas no Museu do ndio, e posterior discusso dos referidos itens por todos os membros da Cmara,
tanto em reunies presenciais realizadas mensalmente nas diferentes instituies que integram a CTDE,
como por meio de correio eletrnico;
A inteno da primeira parte do ReqBras deixar claro que o sucesso de um SEGAD est
diretamente ligado condio de que sua implantao se d a partir de um programa
de gesto arquivstica de documentos devidamente planejado e assimilado por todos,
permitindo assim que se faa a necessria diferena entre Sistema Eletrnico de Gesto
Arquivstica de Documentos (SEGAD), Sistema de Informao e Gerenciamento Eletrnico de
Documentos (GED).
No que diz respeito aos metadados, tomou-se por base os modelos da Austrlia6,
do Reino Unido7, do MoReq e da Norma ISAD-G, sendo os metadados agrupados em quatro reas,
a saber:
A partir da fez-se um levantamento dos metadados de cada rea e definiu-se quais deveriam ser
relacionados e complementados aps a definio dos requisitos funcionais.
Uma vez concludo, o ReqBras ser aberto consulta pblica e, posteriormente, submetido
aprovao do CONARQ. Espera-se assim que o modelo de Requisitos para a Gesto Arquivstica
de Documentos Digitais no Brasil, se tome um padro a ser exigido pelo governo no momento da
construo ou aquisio de softwares de gesto arquivstica de documentos pelas instituies pblicas.
A adoo de tal medida representar o posicionamento definitivo do Brasil em favor da preservao de
documentos arquivsticos digitais autnticos, colocando-o em sintonia com o que vem sendo feito nos
pases mais avanados e com o programa Memria do Mundo, da UNESCO.
6
National Archives of Australia, Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth
Agencies. 1999.
'Public Record Office, Requirements for Electronic Records Managements Systems.
2002.
BIBLIOGRAFIA:
Brasil. Resoluo n" 1 do Conselho Nacional de Arquivos, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre a
necessidade de adoo de planos e ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que
considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. Disponvel em: http://
www.arquivonacional.gov.br/conarQ/cam tec doc ele. Acessado em: 5/12/2005.
Brasil. Resoluo no20do Conselho Nacional de Arquivos, de 16 de julho de 2004. Dispe sobre a
insero dos documentos digitais nos programas de gesto arquivstica de rgos e entidades pblicos.
Disponvel em: http://www.arauivonacional.gov.br/conaiTq/cam tec doc ele. Acessado em: 15/12/2005.
Brasil. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE. Disponvel em: http://
www.arauivonacional.gov.br/conarQ/cam tec doc ele. Acessado em: 20/12/2005.
Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Disponvel em: (http://www.arquivonacional.gov.br/conarq.
Acessado em: 20/12/2005.
Findings on the Preservation of Authentic Electronic Records. Final Report to the Historical Publications
and Records Commission. US - InterPARES Project, September 2002.
RESUMO
Este artigo apresenta como algumas correntes do pensamento arquivstico contemporneo entendem e
tratam a questo da preservao nos tempos atuais. Para isso foram escolhidos 13 textos de 11 autores de
diferentes escolas e nacionalidades, tidos como de produo relevante na rea. Realizou-se uma anlise
crtica sobre a forma e o contedo com que os autores tratam da preservao de acervos, de documentos e
de informao nos textos escolhidos. Foram observadas as posies tcnicas, cientficas e polticas
expostas pelos autores, e comparados os enfoques, conceitos e os entendimentos sobre a questo da
preservao.
ABSTRACT
This article displays how some contemporary currents of the Archival Science understand and treat the
subject of the preservation in the current times. For that there were chosen 13 texts of 11 relevant authors
of different schools and nationalities. It was made a critical analisys on the form and in the content of
each article to understand how the manner that the authors treat the preservation of collections,
documents and information in its own texts. Technical, scientific and politics positions were observed
if and when exposed by the authors, in the way to establish a comparison among the focuses, concepts
and the understandings on the subject of the preservation.
INTRODUO
Como se apresentou a questo da preservao nos textos analisados? Tratou-se de localizar nos
textos as expresses "preservao", "conservao", "restaurao" e "conservao preventiva" e as suas
derivaes (conservador, restaurador, preservar...).
Uma tabela relaciona todos os textos lidos e analisados, registra dados objetivos como datas, ttulos,
autoria, a quantidade de pginas e o tipo dos textos em pauta (livro, conferncia, artigo), bem como apresenta
um resumo de cada um dos textos na tentativa de dar uma idia geral dos objetivos com que estes foram
produzidos e do contexto em que foram escritos.
As trs ltimas colunas da tabela apresentam a quantidade identificada das expresses
preservao, conservao e restaurao em cada um dos textos. Esta estratgia foi central na
produo deste trabalho, uma vez que o uso dessas expresses foi o sinal considerado para localizar uma
possvel abordagem do assunto. preciso frisar que algumas vezes essas expresses, apesar de localizadas
em algum texto, foram desconsideradas por estar sendo usadas fora do contexto, ou seja, com outro sentido
que no o de preservao, conservao ou restaurao de documentos, acervo ou informao
arquivsticos.
A expresso conservao preventiva no foi encontrada em qualquer dos textos. Todos os termos
que aparecem grifados em negrito foram feitos pelo autor deste trabalho.
De posse desses dados quantitativos, trabalhou-se com as frases onde as expresses foram
utilizadas para verificar as idias do que os autores expunham. Com isso, pretendeu-se tornar
possvel compreender o que os autores entendiam e explicitavam sobre a questo da
preservao na Arquivstica. Evidentemente que, em razo dos objetivos deste artigo, as idias anteriores
que sustentam as frases pinadas para esta anlise, bem como as suas subseqentes e
respectivas concluses, somente podero ser obtidas e compreendidas na leitura integral de cada um dos
textos.
Nas consideraes finais, tratou-se de se posicionar frente ao que foi levantado.
Os artigos analisados
Ttulo Autor
Ano Quant Tipo Resumo Res Con Pre
da i-dade t s. s.
obra de
pgina
s
Aiquivdogia Maria 2005 124 livro Mapeia os territrios disciplinares da 4 6 16
e Cincia da Odila Cincia da Informao e da
hfbnnao Fonseca Arquivologia e analisa a produo de
artigos em peridicos e de teses e
dissertaes em programas de ps-
graduao, relacionando-os com as
reas em que foram produzidos.
Uma mudana nas razes mesmas pelas quais arquivos devem ser preservados, uma mudana
que desloca as razes da preservao dos arquivos de uma justificativa jurdico-
administrativa, ancorada em conceitos de estado, para uma justificativa scio-cultural,
ancorada em polticas e usos pblicos mais amplos.
Aqui, percebe-se que o autor sugere uma ampliao do entendimento da Arquivologia como
"saber de Estado", ainda que reconhea ser esta a sua origem. Nesse mesmo sentido de compreenso maior
do que seja arquivo, Ketelaar citado na pgina 61, onde diz que arquivo "uma expresso do valor que
a sociedade associa preservao do presente para uso futuro. Arquivar, ento, no relativo histria,
mas ao futuro." E esse sentido de uso futuro que faz com que Cook saliente (Fonseca, p. 62) que hoje o
arquivista deve interferir na preservao dos documentos antes mesmo deles serem criados, sugerindo
uma ampla reformulao do dispositivo metodolgico:
A prpria teoria arquivstica, existente para Cook, dever ser reformulada nessa circunstncia:
Ao propor que o arquivista contemporneo atue como um "mediador ativo", Cook, citado por
Fonseca (p. 64) sinaliza nitidamente para o componente poltico da atuao do arquivista, uma vez que
este teria sob sua responsabilidade a escolha dos acervos a serem preservados:
Os dois ltimos usos dos termos identificados na obra de Fonseca referem-se citao do
CEPAD - Comisso Especial de Preservao do Acervo Documental nos debates da reforma
administrativa de 1985 no Brasil (p. 69) e ao ttulo de uma dissertao de mestrado defendida na UnB em
2000.
TEXTO 6-EmThe devebpment of archival science and its europeans dimension no h meno
a qualquer das expresses em anlise.
TEXTO 7 - Em A first introduction to archival science, Thomassen, ao tratar das funes dos
documentos, salienta o aspecto da "memria dos indivduos, das organizaes e da sociedade". Diz que,
apesar de a sociedade no criar documento algum, incentiva a sua criao e a sua preservao. Diz que
importante para a sociedade que os documentos de valor cultural sejam preservados (p. 375). Na pgina
379, ao abordar a questo do contexto da produo dos documentos, Thomassen diz que h que se considerar,
tambm, o contexto fsico e material dos documentos, como o acondicionamento e armazenagem de
diferentes tipos e as responsabilidades da preservao.
O prximo uso da expresso conservao ocorre na pgina 22 quando os autores tratam dos
suportes e tipos de arquivos, detendo-se nos arquivos eletrnicos. Reconhecem que os suportes em si
mesmos no caracterizariam um campo de pesquisa, mas que estes seriam uma dimenso a ser considerada
em cada uma das funes arquivsticas. Sobre isso, Couture e Ducharme recorrem a Hedstrom que, por sua
vez, apresenta, na forma de perguntas, cinco domnios de pesquisa em arquivos eletrnicos. O quarto
domnio de pesquisa (p. 24) questiona "se os arquivos eletrnicos mudariam as prticas arquivsticas de
armazenamento e conservao de documentos. Os arquivos eletrnicos iro afetar o custo da conservao
dos documentos e seu acesso?". Para Hedstrom, isto remeteria tambm ao problema da autenticidade e da
integridade dos documentos de arquivos, em uma viso diplomacista. J, ao recorrerem a Bearman e Trant,
Couture e Ducharme dizem que aqueles autores vem seis campos de pesquisa na gesto de arquivos
eletrnicos, onde o quinto domnio trata "de todos os aspectos da conservao a longo termo" (longo
prazo), como a migrao de dados, a obsolescncia de equipamentos etc. As expresses voltam a aparecer
no texto nas tabelas apresentadas ao fim, com o resumo do artigo.
TEXTO 9 - Em Archival science facing the information society o uso da expresso preservao
aparece na pgina 26, no corpo de uma pergunta, quando Delmas questiona se a Arquivstica, ou gesto
de arquivos, uma cincia que estudaria, entre outros aspectos, os princpios e mtodos aplicados para
que os documentos de arquivos possam garantir a preservao, o conhecimento e a valorizao de direitos,
interesses, know-how e memria de instituies legais e individuais. Mais uma vez, a preservao usada
como expresso que se refere de modo indireto preservao de documentos, uma vez que aborda a
preservao no dos documentos em si, mas da conseqncia de seu uso. Na pgina 29, ao tratar de um
novo uso dos arquivos, Delmas diz que antigamente a preservao dos arquivos visava preservar ttulos
de propriedade e direitos, depois como memria institucional e como fonte da histria. Hoje, o uso dos
arquivos remete a uma enorme gama de possibilidades. O que significa que hoje as diferenas de suporte
no so mais determinantes. H que se considerar, entre outros aspectos e funes, a preservao
independentemente do suporte da informao. A preservao somente tem sentido se for para comunicar
a informao (p. 36).
Entendimento que, sem dvida, se aceito, introduz uma preocupao adicional para os arqui vistas
e conservadores. Mais adiante, e nesse mesmo sentido, ao chamar de "Bloco mgico" (p. 31) o
Este seria o Mal de Arquivo. No mnimo, esta abordagem relativiza os problemas convencionais
da conservao dos documentos, ao somar aos problemas tradicionais, aspectos freudianos da questo.
CONSIDERAES FINAIS
Ao fim, alm da surpreendente quantidade de citaes das expresses selecionadas pelos autores
estudados (81 citaes em 13 textos, quando esperava-se bem menos), a realizao deste trabalho serviu
para conhecer o estado da questo na Arqui vstica contempornea.
Observou-se que muitos aspectos abordados pelos autores analisados confirmam algumas idias
e concepes que comeam a tomar corpo na rea, entre elas, a questo da necessidade de mais profundas
e amplas discusses para uma melhor definio dos termos referidos: preservao, conservao e
restaurao. No entanto, possvel dizer que este grau de dubiedade e de indefinio terminolgica, de
certa forma, oconre na Arqui vstica como um todo.
Foi possvel perceber que os autores pouco se referiram ao que at ento, predominava, quando
se tratava de preservao: o ponto de vista patrimonialista e cultural na conservao dos acervos. O que
indica que a preservao comea a se libertar das diretrizes que determinavam que suas preocupaes
estavam limitadas em oferecer garantias para a manuteno das fontes histricas e da memria social. Nos
artigos analisados, alm das questes sobre identidade nacional e cultural, foram mencionadas a preservao
da informao, as garantias para a gesto do Estado, a comprovao dos direitos, a preocupao com a
preservao dos documentos para o atendimento dos objetivos da administrao pblica, da memria das
coisas do Estado e da atuao dos governos, como tambm a gesto da informao latu sensu e a preservao
da informao social, tecnolgica e cientfica.
interessante tambm observar que a questo da preservao dos documentos eletrnicos
mencionada pela maioria dos autores que trataram do tema preservao. Ou seja, tambm na preservao,
o advento dos documentos eletrnicos suscita mudanas tericas, conceituais e metodolgicas. Entretanto,
BIBLIOGRAFIA
COOK, Terry. Archival science and postmodernism: new formulations for old concepts. Archival
Science, 2000. v. 1, n. 1, p 3-24.
COUTURE, Carol & DUCHARME, Daniel. La recherche en archivistique: un tat de la question.
Archives. 1998-1999. v. 30, n. 3 e4.
COUTURE, Carol & MARTINEAU, Jocelyne. La formation em archivistique et le profil de I'archiviste
contemporain. Archivum. Paris: CIA, 2000. n.45, p. 19-37.
DELMAS, Bruno. Archival science facing the information society. Archival Science 1. Netherlands:
Kluver Academic Publishers, 2001. p. 25-37.