PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN

PROSEDUR TINDAKAN PREVENTIF

: 445/ADMEN.III.1.6.1.SOP/28/PKM-
No. Dokumen
BK/07/2017
SOP No. Revisi :-
Tanggal Terbit : 24 Juli 2017
Halaman : 1/4
REWANG NAFTALI SALMON, SKM
PUSKESMAS BIAK KOTA
NIP. 19621106 198802 1 002
Pengertian 1. Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya persyaratan yang
ditentukan dalam proses kerja, baik dari input, selama proses,
maupun output yang dihasilkan.
2. Tindakan Perbaikan adalah segala tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang terjadi untuk mencegah terulangnya
ketidaksesuaian.
3. Tindakan Pencegahan adalah segala tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang potensial akan terjadi untuk
menghindari terjadinya ketidaksesuaian.
4. Closed Out adalah suatu kondisi dimana tindakan perbaikan atas
ketidaksesuaian sudah dilakukan dan dinyatakan selesai
Tujuan Prosedur ini digunakan sebagai pedoman untuk:
1. Menganalisa dan memecahkan masalah, serta mencegah kesalahan
yang berulang dengan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian
yang terjadi,
2. Menetapkan langkah yang sistematis dalam tindakan perbaikan yang
berhubungan dengan mutu,
3. Mengenali potensi penyebab ketidaksesuaian dan menghilangkan
dengan melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari
terjadinya suatu ketidaksesuaian,
4. Sarana dalam melakukan perbaikan berkelanjutan.
Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Biak Kota Nomor
445/ADMEN.III.1.6.1.SOP/28/PKM-BK/07/2017 tentang Prosedur
Tindakan Korektif Dan Prodesur Tindakan Preventif
Referensi 1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 001 Tahun 2012 tentang
Sistem Rujukan Pelayanan Kesehatan Perorangan (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 122).
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 Tahun 2013 tentang
Pelayanan Kesehatan Pada Jaminan Kesehatan Nasional.
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun
2015 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 tahun
2015 tentang Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.
5. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:
828/MENKES/SK/IX/2008 tentang Petunjuk Teknis Standar
Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan di Kabupaten/Kota.
6. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
296/Menkes/SK/III/2008 tentang Pedoman Pengobatan Dasar di
Puskesmas.
7. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:
HK.02.02/MENKES/514/2015 tentang Panduan Praktik Klinis Bagi
Dokter di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama.
Langkah-langkah 1.Ketidaksesuaian yang diidentifikasi dalam prosedur ini untuk
dilakukan tindakan korektif antara lain:
Ketidaksesuaian yang didapat dari pengaduan pelanggan.
Ketidaksesuaian yang berasal dari terjadinya produk tidak sesuai.
 Hasil pengukuran kepuasan pelanggan yang nilainya kurang dari
nilai minimal yang ditentukan.
Kesalahan-kesalahan berulang yang terjadi pada pelayanan
puskesmas baik saat perencanaan, pelaksanaan, maupun pasca
pelayanan.
Ketidaksesuaian yang ditemukan oleh pihak eksternal, termasuk
hasil audit eksternal (Badan Sertifikasi).
Tidak tercapainya target Sasaran Mutu (Penetapan Kinerja).
2.Identifikasi dan Potensi Ketidaksesuaian
Pegawai menemukan terjadinya ketidaksesuaian untuk tindakan
perbaikan dan menguraikannya pada formulir Permintaan
Tindakan Perbaikan atau mengidentifikasi adanya
kecenderungan akan terjadinya suatu ketidaksesuaian potensial
untuk tindakan pencegahan dan menguraikannya pada formulir
Permintaan Tindakan Pencegahan, dan untuk selanjutnya
disampaikan ke Koordinator UKM/UKP terkait.
3. Penetapan Tindakan Pencegahan
Koordinator UKM/UKP terkait meninjau kecenderungan akan
terjadinya ketidaksesuaian yang diidentifikasi dengan
melakukan investigasi guna menentukan akar masalah yang
menyebabkan terjadinya kecenderungan tersebut yang bisa
berupa: keluhan, usulan atau saran dari pasien, hasil pengukuran
kepuasan pelanggan, usulan atau saran dari rekanan, hasil rapat
tinjauan manajemen, usulan atau saran dari pegawai dan
informasi lainnya.
Berdasarkan akar masalah yang telah diidentifikasi, ditentukan
kebutuhan akan tindakan pencegahan untuk memastikan
ketidaksesuaian yang potensial yang akan terjadi agar dapat
dicegah lebih dini. Kemudian Koordinator UKM/UKP terkait
menunjuk personil yang akan melakukan tindakan pencegahan
dan menentukan target waktu penyelesaian yang akan diambil.
Setiap kecenderungan akan terjadinya ketidaksesuaian potensial
dimuat pada formulir Permintaan Tindakan Pencegahan yang
salinannya didistribusikan ke Penanggung Jawab Manajemen
Mutu untuk dimonitor pelaksanaan tindakan pencegahannya.
Penanggung Jawab Manajemen Mutu mendaftar setiap
kecenderungan akan terjadinya ketidaksesuaian potensial pada
formulir Monitoring Tindakan Pencegahan/Perbaikan untuk
pemantauan pelaksanaan tindakan pencegahan.
Dalam melaksanakan tindakan pencegahan, Koordinator
UKM/UKP terkait harus memastikan bahwa tindakan yang
diambil adalah sesuai dengan ketentuan dan kebutuhan
sehingga efektif dalam menghilangkan potensi penyebab
ketidaksesuaian, serta menentukan target waktu penyelesaian
atas tindakan tersebut. Masalah-masalah yang terkait dalam
tindakan pencegahan yang ada dapat dipecahkan melalui
forum/rapat yang telah ditetapkan.
4. Penetapan Tindakan Perbaikan
Koordinator UKM/UKP terkait meninjau ketidaksesuaian yang
terjadi yang diidentifikasi dengan melakukan investigasi guna
menentukan akar masalah yang menyebabkan terjadinya
ketidaksesuaian.
Berdasarkan akar masalah yang telah diidentifikasi, ditentukan
kebutuhan akan tindakan perbaikan untuk memastikan
 ketidaksesuaian yang telah terjadi tidak terulang kembali,
berdasarkan penyebab ketidaksesuaian tersebut.
Koordinator UKM/UKP terkait menunjuk personil yang akan
melakukan tindakan perbaikan dan menentukan target waktu
penyelesaian tindakan perbaikan yang akan diambil.
Setiap laporan ketidaksesuaian yang dimuat dalam formulir,
yang salinannya didistribusikan ke Penanggung Jawab
Manajemen Mutu untuk dimonitor pelaksanaan tindakan
perbaikan yang akan diambil.
Penanggung Jawab Manajemen Mutu mendaftar
ketidaksesuaian yang terjadi dalam formula Monitoring
Tindakan Pencegahan/Perbaikan untuk memudahkan
pemantauan pelaksanaan tindakan perbaikan.
Masalah/ketidaksesuaian yang ada dapat dipecahkan melalui
forum/rapat yang telah ditetapkan.
5. Verifikasi Tindakan Perbaikan/Pencegahan
a. Penanggung jawab tindakan :
Tindakan pencegahan dilakukan sesuai dengan batas waktu
yang telah ditetapkan dalam formulir Permintaan Tindakan
Pencegahan.
Tindakan perbaikan dilakukan sesuai dengan batas waktu yang
telah ditetapkan dalam formulir Permintaan Tindakan
Perbaikan.
Koordinator UKM/UKP terkait dan Penanggung Jawab
Manajemen Mutu memantau pelaksanaan tindakan pencegahan
atau perbaikan melalui Monitoring Tindakan
Pencegahan/Perbaikan.
Satu minggu setelah tanggal batas waktu yang telah ditetapkan
untuk pelaksanaan tindakan pencegahan atau perbaikan
Penanggung Jawab Manajemen Mutu melakukan verifikasi atau
menugaskan personil untuk melakukan verifikasi terhadap
pelaksanaan tindakan pencegahan atau perbaikan dan
melengkapi formulir Permintaan Tindakan Perbaikan atau
Permintaan Tindakan Pencegahan sesuai jenis tindakannya.
Apabila ternyata tindakan pencegahan atau perbaikan belum
dilakukan, maka Penanggung Jawab Manajemen Mutu akan
mengeluarkan Surat Peringatan dan meminta penetapan target
waktu pelaksanaan tindakan pencegahan atau perbaikan
kembali. Surat Peringatan ditembuskan kepada Kepala
Puskesmas.
Apabila tindakan pencegahan atau perbaikan telah memuaskan,
Penanggung Jawab Manajemen Mutu perlu dilengkapi dengan
Monitoring Tindakan Pencegahan/Perbaikan dengan pernyataan
closed out.
Efektivitas hasil tindakan pencegahan atau perbaikan
diverifikasi oleh Penanggung Jawab Manajemen Mutu atau
personil yang ditunjuk. Jika hasil tindakan pencegahan atau
perbaikan belum memuaskan dan efektif menghilangkan
potensi penyebab ketidaksesuaian maka masalah tersebut
dibawa ke dalam Tinjauan Manajemen untuk dicarikan solusi
dari Kepala Puskesmas.
Apabila tindakan pencegahan atau perbaikan yang diambil
adalah mengubah metode dan tata cara pelaksanaan proses yang
telah ditetapkan, maka Penanggung Jawab Manajemen Mutu
 merevisi SOP atau dokumen yang terkait, sesuai dengan SOP
Pengendalian Dokumen.
Semua arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan tindakan
pencegahan disimpan oleh Wakil Manajemen Mutu dan Unit
terkait.
Unit terkait 1. Kepala Puskesmas
2. Koordinator Upaya Kesehatan Perorangan
3. Koordinator Upaya Kesehatan Masyarakat
4. Perwakilan masing-masing Sub Unit