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GUA DE USUARIO PARA EL SISTEMA MICROSIP MDULO VENTAS

Programados con los ms altos estndares de calidad, los sistemas Microsip se ofrecen
en mdulos opcionalmente integrables entre s, estableciendo soluciones para el manejo
de la informacin de las reas Operativas y Administrativas. Todas las aplicaciones
administrativas en Microsip se caracterizan por su funcionalidad, flexibilidad,
confiabilidad y sobre todo, por ser muy sencillas de manejar. La interfase grfica tipo
"Outlook" le ofrece un manejo amigable y fcil de usar, que se traducir en giles
sesiones de trabajo para el personal involucrado.

El proyecto de implementacin de los mdulos Microsip en su empresa, tiene como

propsito el ordenar la operacin actual del negocio, aprovechando las ventajas que
esta tecnologa ofrece, para mejorar significativamente el control y la administracin.

A continuacin le incluimos los aspectos ms importantes de cada mdulo para que, los
usuarios cuenten con una gua rpida de referencia para la operacin eficiente del
sistema.

Esta gua, de ningn modo constituye un manual especializado del sistema, as tampoco
debe considerarse como un soporte para llevar a cabo la capacitacin a su personal. Ni
4 Head Consulting ni Microsip hacen entrega de un libro o de un manual por escrito
para la configuracin y operacin de los mdulos adquiridos. El mismo sistema incluye
para cada mdulo una seccin de ayuda (cono ? en el men o en la barra de
herramientas), indexada y totalmente detallada, con la capacidad de resolver
satisfactoriamente la gran mayora de las dudas de usuario que pudiesen surgir. En todo
momento el usuario final deber referirse en primer lugar a esta facilidad. El segundo
punto de apoyo ser la persona que funge como Administrador del Sistema. Esta
persona usualmente es la misma que fue designada Lder de Proyecto para la
implementacin de Microsip, segn lo acordado en la junta de organizacin/arranque.

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ndice

1. Acceso a Microsip.. 3

2. Configuracin (Preferencias de la Empresa) 4

3. Men Otros. 13

4. Men Listas. 16

5. Men Clientes... 20

6. Men Artculos.. 29

7. Men Documentos.... 37

8. Reportes.. 62

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1. Acceso a Microsip

Para ingresar a Microsip dar doble clic en el icono de Microsip 2011 (2010 o
anteriores).

Aparecer la ventana de inicio de sesin de Microsip. Ingresar nombre de usuario y

contrasea y dar clic en Aceptar.

Aparecer una ventana de Citas, dar clic en Cerrar. Posteriormente aparecer la barra
Microsip, en ella se debe dar clic en el icono de Ventas.

Mdulo de Ventas

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2. Configuracin (Preferencias de la Empresa)

Cuando es la primera vez que se abre el mdulo de Ventas, se abrir una ventana de
Preferencias de la Empresa, con las siguientes pestaas.

General

En esta pestaa se configuran la integracin con otros mdulos, polticas de crdito,

Factores de redondeo en precios, configuracin del Cliente eventual, integracin de
artculos comprometido, etc.

Integracin inventarios y Cuentas

por Cobrar (si es necesario)

Verificacin de
polticas de
comisin,
cliente eventual,
unidades
comprometidas,
limite de crdito
excedido etc.

Redondeo de
precios

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Facturacin

En esta pestaa, se configura la modalidad de facturacin utilizada por la empresa

(CFD, CFDI, CBB, Factura Pre- Impresa), y se dan de alta los folios de los documentos
fiscales (Facturas y Devolucin de ventas).

Para facturacin con CFDI es necesario contar con un PAC autorizado que proporcione
los timbres (folios). El PAC proporcionar un archivo para cargarlo seleccionar el
proveedor y dar clic en el botn de Configurar servicio.

Seleccionar el proveedor al
que se le compraron los
timbres fiscales

Es necesario configurar el tipo

de documento y serie que Dar clic para
utilizar. Se necesita configurar cargar archivo
por lo menos para factura y nota proporcionado
de crdito. por el PAC

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La direccin del servicio debe de aparecer, de no ser as el proveedor la debe

especificar. Lo siguiente es dar clic al botn de importar para buscar el archivo (.pfx) y
la contrasea proporcionados por el proveedor. Con esta informacin dar clic en el
botn de Probar conexin para verificar que ha quedado configurado el servicio
correctamente.

Dar clic para

probar que la
Para cargar el configuracin y
archivo .pfx e comunicacin
ingresar la con el PAC
contrasea sean correctas

Para la facturacin con CBB y CFD es necesario cargar los folios dando clic en el cono
de Folios Fiscales.

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Modalidad de
Facturacin

Clic para desplegar pantalla

de captura de folios Fiscales
Indicar serie y
punto de reorden
de los documentos

Al dar clic en Folios Fiscales se despliega la ventana para dar de alta los folios fiscales,
ya sea CBB o CFD. En el caso de ser CBB despus de ingresar los datos requeridos una
ventana del explorador de Windows se abrir para cargar el cdigo bidimensional
proporcionado por el SAT. Es necesario cargar esta imagen, de lo contrario no se
podrn cargar los folfios para facturacin CBB.

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Datos proporcionados
en el portal del SAT al
momento de solicitar
los folios para
facturacin impresa con
CBB. *Si no existe serie
escribir @ en el
campo de serie.

Para la facturacin con CFD simplemente hay que llenar los datos correspondientes.

Datos proporcionados en el
portal del SAT al momento
de solicitar los folios para
facturacin impresa con
CFD. *Si no existe serie
escribir @ en el campo
de serie.

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Documentos no fiscales

Para configurar los folios de los documentos como cotizacin, pedido, remisin y
devolucin de remisin. Elegir el documento, escribir una serie y el siguiente folio a
utilizarse.

Siguiente folio que

Microsip asignar
automticamente.

La serie puede ser

hasta de tres
letras. Es opcional
Indicar el tipo de
documento al que se
asignar serie y folios

Informacin Contable

En esta pestaa se configuran las cuentas contables, plizas de venta y plizas de

devolucin si es que se cuenta con el modulo de Contabilidad de no contar con este
mdulo no es necesario configurar esta pestaa.

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Correo Electrnico

En esta pestaa se configura Microsip para que se puedan enviar los documentos desde
este mdulo, como cotizaciones y facturas. Es necesario capturar la direccin del
servidor, nmero de puerto de salida, usuario y contrasea. Se puede escribir un
mensaje que quede como predeterminado para los documentos a enviar por correo
electrnico.

Direccin de
salida del
servidor
Puerto
de Salida
Mensaje
predeterminado
por tipo de
documento

Tipos de documentos
a enviar por correo

Generalidades en el uso del mdulo de Ventas

La vista principal de los mdulos Microsip est diseada con un estilo tipo "Outlook",
donde las regletas de mens se deslizan/intercambian segn la operacin a realizar.
Todas las operaciones pueden realizarse tambin a partir del men principal y existen
comandos abreviados de teclado para la mayora.

Iconos ms utilizados en el mdulo

A continuacin se presenta un listado de los iconos con uso ms frecuente en cada una
de las ventanas del mdulo.

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Abre una ventana vaca para crear un nuevo documento. Comando en

teclado Ctrl + N.

Sirve para buscar un documento dependiendo del men en el que se encuentre.

Comando en teclado Ctrl + B.

Guarda el documento y deja lista la ventana para continuar generando

un nuevo documento. Comando en teclado con la tecla F12.

Guarda y cierra la ventana del documento. Comando en teclado con la

tecla F11.

Modificar, cuando se quiere editar algn dato de un documento ya creado es

necesario dar clic en este cono. El comando en teclado es Ctrl + M.

Correo Modificar Anterior - Siguiente

Imprimir

Ayuda
Cancelar Eliminar

En este cono se selecciona el perodo de la vista, es decir se

selecciona el rango de fechas del cual se desea ver la informacin. Esto muestra un
listado de los documentos dependiendo el periodo seleccionado. (Todos meses, ltimos
das, ltimos meses, perodo, perodo de captura, da de hoy).

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Para cambiar el periodo de captura en el mdulo se debe dar clic en el cono de

cambiar perodo e introducir el rango de fechas que comprenderan el perodo a
habilitar para generar documentos.

Nota: Si se desea capturar algn movimiento fuera del periodo establecido el sistema
mandar un mensaje indicando que se encuentra en una fecha no comprendida en el
perodo de Captura.

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La pantalla del mdulo de Ventas cuenta con diversos mens, los cuales se encuentran
del lado izquierdo de la pantalla. Empezaremos de abajo hacia arriba iniciando con el
men Otros. Este men contiene las opciones para dar de alta pases, estados,
ciudades, monedas y tipos de cambio.

3. Otros

Alta de Pases, Estados y Ciudades.

Para dar de alta un pas, dar clic en el cono de Pases y despus en Nuevo. Hay que
llenar los campos de nombre del pas y el nombre abreviado. Para establecer como
predeterminado, seleccionar la casilla. De la misma manera para estados y ciudades. La
diferencia es que para los estados se pedir seleccionar el pas al que pertenece y en
ciudades el estado al que pertenece.

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Nombre y
nombre
abreviado En estado
seleccionar el
pas y en
ciudad
seleccionar el
estado.

Monedas

Para dar de alta una nueva moneda. Dar clic en el cono de Monedas y luego en Nuevo.
Seleccionar el nombre, smbolo y texto importe en letra.

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Nombre
Smbolo

Texto
importe
en letra

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Tipo de Cambio

Puede ser ingresado diariamente o cada que se requiera. El sistema utilizar el tipo de
cambio que haya ingresado ms recientemente. Para dar de alta un nuevo tipo de
cambio dar clic en el cono de tipo de cambio y en Nuevo. Seleccionar la moneda, la
fecha, el tipo de cambio con la Moneda Local y si es distinto para cobros.

Moneda de la
Fecha de cual se
aplicacin ingresa el tipo
del tipo de de cambio
cambio
Tipo de cambio a
moneda nacional

4. Listas

Contiene configuracin para Vas de Embarque, Impuestos, Vendedores, Polticas de

Comisiones y Polticas de Descuentos. Esta configuracin ya es ms especfica
dependiendo de la operacin de la empresa.

Vas de Embarque

Para dar de alta una nueva va de embarque hay que dar clic en el cono de Vas de
embarque y en Nuevo. Se desplegar una pantalla en la que simplemente debe de
llenar el nombre de la va.

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Nombre

Impuestos

Para dar de alta impuestos hay que dar clic al cono Impuestos y luego en Nuevo. Se
despliega la ventana para llenar los campos de Nombre del Impuesto, elegir el tipo de
impuesto, la tasa y si es IVA el tipo de IVA que es.

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Nombre
Tipo de
Impuesto

Tasa (%) y Tipo

de IVA

Vendedores

Si se cuenta con vendedores y desea obtener reportes de sus ventas o hasta calcular las
comisiones de estos, es necesario darlos de alta. Para dar de alta un nuevo proveedor
dar clic en el cono y despus en Nuevo. Los datos que hay que ingresar son el nombre
del vendedor y la poltica de comisin que le corresponde. En el siguiente paso se
detalla cmo dar de alta una poltica de comisin.

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Nombre del Poltica de

vendedor comisiones
para el
vendedor

Polticas de comisiones

Microsip puede calcular las comisiones de los vendedores a partir de los artculos
vendidos y los clientes atendidos. Para dar de alta una nueva poltica dar clic en el cono
de Polticas de comisiones y despus en Nuevo. Puede haber una comisin general por
cliente atendido o artculo vendido, pero tambin se puede detallar una comisin por
tipo de cliente, cliente, grupo, lnea o artculo.

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Nombre de la Comisin
poltica general sobre
artculos o
Tipo de clientes
clculo, por
artculos Se puede detallar
vendidos o una comisin o
clientes aumentar a la
atendidos. comisin general
por tipo de cliente,
grupo, lnea o
artculo

5. Clientes

En este men encontramos las Condiciones de Pago, Zonas de Clientes, Tipos de

Clientes y Clientes.

Condiciones de Pago

Para crear las condiciones de pago. Dar clic en el cono y despus en Nuevo. Primero
hay que escribir el nombre de la condicin de pago. Despus se deben elegir los plazos.
En caso de crear de Contado simplemente dar clic en el botn Contado. Si van a existir
varios pagos en plazos se escriben los das en que deben realizarse y el porcentaje
correspondiente al total del importe. Ej. 3 pagos, uno de 30% al realizarse la venta, otro
de 35% a los 15 das y otro de 35% a los 30 das. Del lado derecho se puede especificar
la opcin de otorgar descuentos por pronto pago.

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De estar integrado con el mdulo de Cuentas por Cobrar esta informacin es importante
ya que la informacin que la cobranza depender de la condicin de pago de los
documentos generados en el mdulo de Ventas.

Desc.
Nombre Por
pronto
Das de los pago
pagos y
porcentajes

Contado
Plazos

Zona de Clientes

En esta opcin se crean las zonas en las que se desea clasificar a los clientes. Esto es
opcional y se configura segn las necesidades de la empresa. El objetivo es poder
clasificar a los clientes en zonas para poder tener reportes que puedan dar informacin
valiosa. Para dar de alta una nueva zona simplemente dar clic en Nuevo. Escribir el
Nombre de la condicin. Si no se cuenta con el Mdulo de Contabilidad, no es necesario
llenar los campos de Cuentas Contables.

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Zonas de
Clientes

Nombre de
la Zona de
Clientes

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Tipos de Clientes

Tiene la misma finalidad que Zona de Clientes, clasificar a los Clientes segn el criterio
de la empresa. Tambin sirve para Los pasos son los mismos a seguir que en Zona de
Clientes.

Tipos de Clientes

Nombre de
la Zona de
Clientes

Clientes

Es donde se pueden consultar, modificar o dar de alta nuevos clientes. Al crear un

Nuevo Cliente la primera pestaa es la de General. Ah se ingresan los datos del Cliente
como Nombre, Contactos, RFC, Condiciones de Pago, Moneda, Lmite de Crdito,
Claves, Vendedor Asignado o hasta una Imagen.

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Nombre
de la Condiciones
empresa o de pago, Tipo
Persona y Zona de
Fsica Cliente

Datos del
Cliente. Claves, en el rol
(Contactos, seleccionar clave
RFC, moneda y principal
lmite de
crdito)

La siguiente pestaa es la de Direcciones. Ah se llenan los campos del Domicilio Fiscal,

Ciudad (creada con anterioridad), Cdigo Postal, Telfonos, Fax, E-mail y si se utilizan
las direcciones de consignatarios.

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Clic en el botn Ciudad,

de Domicilio para Telfono, Fax,
despliega para CP y E-mail.
llenar campos.

Para agregar
direcciones de
consignatarios

En la pestaa de Notas se puede escribir cualquier anotacin referente al Cliente. Tan

completa como se desee.

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Notas

La pestaa de Artculos y Datos Particulares quedar pendiente ya que su configuracin

es ms avanzada y depende de las necesidades de la empresa. Al terminar de llenar los
campos Guardar y Cerrar o Guardar y Nuevo para seguir dando de alta Clientes nuevos.

En la pestaa de Historial se despliegan otras sub pestaas. La primera es la de Saldos.

Si se cuenta integrado el mdulo de Ventas con el de Cuentas por Cobrar, se podr
revisar el saldo del cliente. Simplemente hay que configurar los das entre perodos que
se quieren mostrar.

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Sub
pestaa de
Saldos Configurar los das
entre periodos y
botn de Mostrar

Se despliega
la informacin
en saldos,
vencido y por
vencer. Abajo
la rotacin de
las cuentas.

La siguiente sub pestaa es la de Auxiliar. Aqu se configura el perodo que se quiere

revisar y la informacin que se mostrar es todos los movimientos que han afectado al
cliente, ya sean cargos y crditos.

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Informacin de
los conceptos
de cargo y
Seleccionar crdito que se
perodo a han efectuado
analizar al cliente.

Resumen de
saldo inicial,
cargos, crditos
y saldo final.

La sub pestaa de Cargos enumera todos los cargos que se le han generado al cliente y
como va sumando al saldo. En la parte inferior se muestra el saldo actual.

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Cargos y
saldo actual

6. Artculos

En este men se encuentran Almacenes, Grupos de Lneas, Lneas de Artculos y

Artculos.

Almacenes

Para crear un nuevo almacn dar clic en Nuevo. Se llenan los campos de Nombre,
Domicilio, Ciudad, CP, Telfono, Clave y si se desea establecer como predeterminado.

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Nombre y
Nombre Domicilio,
abreviado Ciudad, CP
y Telfonos

Predeterminado
y Almacn
Principal

Lneas y Grupos de Lneas

Esta opciones nos ayudan a clasificar los artculos, (otro nombre sera Familias).
Simplemente clic en Nuevo para crear los las lneas/grupos necesarios. Considere que:
un artculo slo puede pertenecer a una lnea. A su vez, una lnea slo puede pertenecer
a un grupo de lneas.

Estas clasificaciones, principalmente sirven para organizar nuestra informacin y para

enriquecer los datos plasmados en los reportes del sistema. Es muy recomendable que
aproveche estas herramientas para sacar mayor partido de la informacin que capture.

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Nombre de Lnea

Grupo de Lnea,
creado
anteriormente

Artculos

En Artculos se crean todos los servicios o productos del catlogo de la empresa. Para
crear uno nuevo dar clic en Nuevo. Los campos a llenar en la pestaa General son
Nombre, Imagen (opcional), Lnea a la que pertenece, Unidad de Medida y Compra y
Claves (pueden ser propias o inclusive cdigos de barra).

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Claves de
artculo, puede
haber una
principal y las
Nombre e alternas que se
Imagen deseen.

Lnea de artculo El artculo puede ser o no

y Unidades de almacenable. Habilitar la casilla
medida dependiendo del caso. Si es
juego (kit), habilite la casilla para
ingresar los componentes en la
pestaa de Componentes.

En la pestaa de Ventas se asignan las listas de Precios y los Impuestos. Se pueden

tener tantas listas de precios como se desee.

Precios por lista

de precio (sin
impuesto)

Se seleccionan los
impuestos gravables
que apliquen al
artculo.

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Para crear listas de precios es necesario entrar al Administrador del Sistema, seleccionar
la empresa y en el men Herramientas seleccionar Listas de Precios.

Seleccionar la empresa,
ir al men herramientas
y seleccionar Listas de
precios.

Se abrir una ventana donde se pueden crear listas nuevas con el botn Nuevo o
acomodarlas en el orden prioritario deseado.

El sistema cuenta con dos listas de precios disponibles: "precio de lista" y "precio
mnimo". Importante: El sistema bloquea las ventas que quieran registrarse por debajo
del precio mnimo.

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Nombre de la Propiedades
empresa

Nuevo

Continuando con el Artculo viene la pestaa de Notas. Como en casos anteriores, se

pueden escribir todas las anotaciones que se deseen. Existe el campo de notas para
Ventas y para Compras.

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En la pestaa de Historial se encuentran dos sub pestaas informativas, Existencia y

Kardex. En la sub pestaa de Existencia se puede consultar la existencia de los artculos
en algn almacn o consolidado de todos los almacenes (si se encuentra integrado con
el mdulo de Inventarios).

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Se selecciona
el almacn a Detalle de las
consultar o existencias
consolidado.
Detalle de
costos

Rotacin en
el inventario

La sub pestaa de Kardex muestra todos los movimientos, de entrada y de salida, que
le han ocurrido al artculo.

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Seleccionar
perodo a
analizar y
almacn. Movimientos
realizados

Resumen de
inventario inicial,
entradas, salidas e
inventario final.

7. Documentos

En este men es donde comienza propiamente el proceso de ventas.

El proceso de ventas puede comenzar en cualquiera de los documentos con los que
cuenta el sistema (cotizacin > pedido > remisin > factura), pero siempre debe
cumplirse el requisito de hacerlo en ese mismo orden y nunca "hacia atrs".

Cotizacin

Si empieza por realizar una cotizacin. Dar clic a Cotizacin y despus a Nuevo para
abrir una nueva cotizacin. Lo primero es capturar el nombre del cliente que ya existe
en la base de datos. Se puede ingresar la clave o el nombre del cliente. Tambin es
posible dar clic en la pestaa lateral del campo para buscar en el catlogo de Clientes.

El cliente tendr ciertas condiciones predeterminadas de pago y de venta, as como de

descuento, segn el tipo (dicho perfil se encuentra configurado previamente en el

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sistema); el vendedor deber seleccionar los artculos existentes en la base datos y

especificar las cantidades solicitadas..

Nombre y datos
del cliente
precargados en el
sistema

Precios
predeterminados
y descuentos de
acuerdo al tipo de
Artculos cliente
precargados
Descuento
en el sistema
adicional

Una vez seleccionados deber ingresar a la pestaa de otros datos, la cual contiene
campos que el vendedor podr modificar si el caso lo amerita: condiciones de pago y va
de embarque. Tambin puede incluirse una breve descripcin de la operacin u otras
condiciones. En caso de que la mercanca se enve a una direccin de consignatario,
seleccionar dicha direccin dando clic al botn de Direccin en la parte derecha de la
ventana.

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Si se entrega a
una direccin de
consignatario se
puede seleccionar
la direccin.
Campo de
condiciones
de pago

Descripcin
de la venta

Para enviar este documento por correo electrnico en formato PDF se debe dar clic en
envo de documentos por correo (icono con sobre, junto al de imprimir o en men:
archivo) y llenar los campos necesarios (direcciones de envo, datos de remitente,
mensaje).

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Botn para enviar cotizacin Direcciones de correo

por correo, antes deber al que ser enviado
seleccionarse la forma ya
sea cotizacin pedido etc., y
posteriormente enviarla

Botn de
Enviar

Tambin se puede imprimir el documento dando clic en el botn de Solicitud de

Impresin. Despus hay que seleccionar la forma y la impresora. Se puede elegir
imprimir a archivo para tener un documento PDF guardado en la computadora.

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Marcar para
imprimir en
archivo (pdf)
Botn de
solicitud de
impresin
Escoger
formato de
impresin
El sistema generar un archivo
en PDF que contendr las
condiciones de pago para ese Vista previa para
cliente y generalidades verificar formato

Pestaa para
seleccionar la forma

Seleccionar
forma
deseada

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Datos del
cliente

Descuentos de
acuerdo a tipo
de cliente y
Artculos Cond. de pago

Total
cotizado

Una vez que el cliente acepta la cotizacin ya sea parcial o total, el vendedor deber
generar el pedido. Existen dos formas de convertir una cotizacin en pedido, la primera
desde la misma cotizacin:

Dar doble clic en la cotizacin que se convertir en pedido para abrirla. Ya dentro de la
cotizacin ir a la pestaa de Otros Datos. Ah se encuentra la seccin de Documentos
relacionados, para convertir la cotizacin en pedido est el botn de Ordenar
Pedido. Al dar clic a este botn la informacin de la cotizacin automticamente pasar
al Pedido.

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Dar clic para

convertir la
cotizacin en
pedido.

Slo quedar revisar la informacin por si hay alguna modificacin y agregar fecha de
entrega y nmero de orden de compra si se desea.

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Es opcional la
fecha de entrega y
el nmero de
orden de compra

Siempre el vendedor
deber verificar que la
cuenta de almacn sea la
que corresponda al caso

La segunda forma de convertir una cotizacin en pedido es la siguiente:

Dar clic en el cono de Pedidos y despus en Nuevo. Ingresar el cliente, ya sea por
nombre o clave. Posteriormente ir a la pestaa de Documentos Relacionados. En la
esquina derecha est la seccin de Cotizaciones pendientes del cliente en la cual se
pueden seleccionar una o ms cotizaciones y ordenarlas en el pedido. De la misma
manera una vez ordenada la cotizacin se puede editar la informacin y complementar
con fecha de entrega y nmero de orden de compra.

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Contizaciones
Una vez pendientes del
ordenada la cliente
cotizacin
aparecer de
este lado. Se
puede
agregar ms
de una por Botn para
pedido.
Seleccionar ordenar
cotizacin cotizacin

Al igual que la cotizacin se puede enviar por correo o imprimir siguiendo los mismos
pasos mencionados para la cotizacin.

Remisin

De la misma manera que una cotizacin se convierte en pedido, un pedido se puede

convertir en remisin. Tambin existen dos formas para convertir pedidos en remisiones
o facturas. *Nota: Si no se utiliza la remisin, un pedido puede convertirse directamente
en factura de la misma manera.

La primera forma es desde el pedido, entrar al pedido en cuestin e ir a la pestaa de

Documentos relacionados. En la parte inferior derecha de la ventana se encuentra la
seccin Surtir pedido. Ah hay dos botones, el botn de Remitir convierte el pedido
en remisin. El botn de Facturar convierte el pedido directamente en factura sin pasar
por remisin. Existe tambin la casilla de Surtir en forma parcial, si se habilita dicha
casilla al dar clic en cualquiera de los dos botones (Remitir o Facturar) se abrir una
ventana con todos los artculos para verificar los artculos y las cantidades de cada uno
que se entregarn al cliente. Esto es en caso de que no se surta de manera completa el

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pedido al cliente. Al terminar se puede agregar el nmero de recepcin del cliente en la

pestaa de General.

Si se habilita Botn de
esta casilla al dar Facturar
clic a cualquier convierte en
botn se abrir la factura el pedido.
siguiente
ventana. Botn de Remitir
convierte en
remisin el pedido

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La columna de disponible informa

sobre las existencias de cada artculo
en el almacn. La columna de surtir
indica la cantidad especificada en el
pedido.
Marcar los
artculos
que
efectivamen
te se estn
entregando
al cliente.

Botn de Aceptar una vez verificadas las cantidades,

Cancelar, Surtir todo para automticamente generar el
pedido con las cantidades especificadas e Inicializar
para volver a empezar a marcar los artculos.

La segunda forma de convertir un pedido en remisin es la siguiente:

Dar clic en el cono de Pedidos y despus en Nuevo. Ingresar el cliente, ya sea por
nombre o clave. Posteriormente ir a la pestaa de Documentos Relacionados. En la
esquina derecha est la seccin de Pedidos pendientes del cliente en la cual se
pueden seleccionar uno o ms pedidos y surtirlos en la remisin o factura. De la misma
manera una vez surtido el pedido se puede editar la informacin y complementar con
nmero de recepcin del cliente.

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Seleccionar el pedido
que se desea surtir,
se puede seleccionar
Aqu se ms de un pedido
muestran
los pedidos
surtidos en
la remisin

Botn de Surtir
Si se habilita esta para generar
casilla al dar clic a remisin y de
Surtir se abrir la Abrir para abrir el
siguiente ventana. pedido
seleccionado.

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La columna de disponible informa

sobre las existencias de cada artculo
en el almacn. La columna de surtir
indica la cantidad especificada en el
pedido.
Marcar los
artculos
que
efectivamen
te se estn
entregando
al cliente.

Botn de Aceptar una vez verificadas las cantidades,

Cancelar, Surtir todo para automticamente generar el
pedido con las cantidades especificadas e Inicializar
para volver a empezar a marcar los artculos.

Al igual que la cotizacin y el pedido, la remisin se puede enviar por correo o imprimir
siguiendo los mismos pasos mencionados anteriormente.

Facturas

Una factura puede ser creada directamente en esta seccin o que venga relacionada de
un pedido o una remisin. En el paso anterior se explic cmo un pedido se puede
convertir en factura, de la misma manera una remisin se puede convertir en factura.

La primera forma es abriendo la remisin en cuestin e ir a la pestaa de Documentos

relacionados. En la parte inferior izquierda de la ventana se encuentra la seccin
Factura de la remisin. Ah se encuentra el botn de Facturar remisin que
convierte la remisin en factura. Al terminar se puede editar la informacin de cobranza.
*Nota: Si viene de una remisin no se pueden efectuar cambios en el nmero de
artculos. Si viene de un pedido si es posible ya que para el sistema la factura est
tambin remitiendo los artculos.

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Botn de Facturar
remisin convierte la
remisin en factura

La segunda forma de convertir una remisin en factura es la siguiente:

Dar clic en el cono de Facturas y despus en Nuevo. Ingresar el cliente, ya sea por
nombre o clave. Posteriormente ir a la pestaa de Documentos Relacionados. En la
esquina inferior izquierda est la seccin de Documentos por facturar del cliente en
la cual se pueden seleccionar pedidos o remisiones que se deseen facturar. De la misma
manera una vez facturado se puede editar la informacin de cobranza. *Nota: Si el
documento que se est seleccionando para facturar es un pedido se podr seleccionar la
casilla de Surtir en forma parcial.

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Se muestran los documentos que

se incluyen en la factura

Surtir en forma
Seleccionar parcial para
el documento cuando el
que se desea documento
facturar, se seleccionado es
puede un pedido
seleccionar
ms de un Botn de Facturar para
documento. generar factura y de Abrir
para abrir el documento
seleccionado.

En caso de estar integrado con el mdulo de Cuentas por Cobrar se puede liquidar
una parte de la factura o esta en su totalidad desde el mdulo de Ventas. Una vez
completa la informacin de la factura ir a la pestaa de Cobranza y en la esquina
superior derecha est la seccin Cobro. Ah se incluye el importe que el cliente est
entregando de contado (sea la totalidad o una parte). Se puede aadir una descripcin
y al terminar dar clic al botn de Liquidar factura.

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Botn para
liquidar, manda
la informacin
de este cobro a
crditos en el
mdulo de
Cuentas por
Cobrar.
Introducir importe y si se
desea una descripcin
adicional al movimiento

Para Modalidad de Facturacin con CFD:

Una vez completa la informacin de la factura se puede Guardar y cerrar, enviar por
correo electrnico o imprimir de la misma manera que se ha descrito para los
documentos anteriores. La diferencia es que al dar clic en el botn de Imprimir o
Enviar la factura es guardada, y en el caso del CFD se certifica y crea el archivo digital
llamado XML. En la ventana de la factura aparece una nueva pestaa correspondiente al
XML. Este archivo se puede exportar a la carpeta que se desee dentro de su
computadora. Simplemente dar clic en el botn de Exportar y posteriormente elegir la
carpeta de la computadora donde se quiere guardar el archivo.

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Pestaa creada
cuando se guarda,
imprime o enva
una factura con
CFD.

Botn de Exportar para

seleccionar carpeta y
guardar el archivo digital.

Para el CFD la impresin de la factura es simplemente una representacin impresa

del archivo digital XML. Dar clic en el botn de imprimir, se desplegar la ventana de
imprimir forma. Ah se debe seleccionar la impresora y en la pestaa de Forma el
formato de factura CFD previamente cargado. Se puede ver la Vista Previa o
directamente imprimir en papel. Tambin se puede guardar el archivo en formato PDF
para archivo o envo al cliente. Eso se hace habilitando la casilla de Imprimir en
archivo y posteriormente clic al botn Imprimir.

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Pestaa de forma para

seleccionar el formato de
Factura con CFD.

Seleccionar Habilitar para

impresora guardar la
factura en
formato PDF
en la
computadora
Imprimir en papel o
en archivo (PDF)
Vista previa para
revisar la factura antes
de imprimir.

Lo recomendado es tener configurado el correo electrnico para enviar al cliente PDF y

XML en un solo paso. Para hacerlo dar clic en el botn de Enviar y ya en la ventana de
Enviar documento introducir direccin de correo electrnico a la que se enviar
(pueden ser ms de una separadas por comas), nombre del remitente, direccin de
correo electrnico del remitente y el mensaje al cliente. En la parte inferior seleccionar
los archivos a enviar (XML y PDF) y en la pestaa de Forma seleccionar el formato de
factura CFD.

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Pestaa de Forma Direcciones de correo

para seleccionar el electrnico, ms de una
formato de CFD. separados por comas.

Nombre y
direccin de
correo del
remitente
Mensaje para
el cliente, es
libre
Verificar que se
haya seleccionado
bien el formato a
enviar en PDF.
Seleccionar los
documentos a enviar
(PDF y XML)

*Nota: En esta modalidad las facturas se pueden modificar despus de haber sido
guardadas, impresas o enviadas. Mientras no se enve el reporte mensual al SAT a dicha
factura pueden hacerse modificaciones a los datos de la factura.

Para la modalidad de facturacin con CBB:

Esta modalidad no es de facturacin electrnica, es una nueva modalidad de facturacin

impresa que puede realizarse en Microsip. Una vez completa la informacin de la factura
se puede Guardar y cerrar, enviar por correo electrnico o imprimir de la misma manera
que se ha descrito para los documentos anteriores. En este caso no se genera un
archivo XML. Para imprimir dar clic en el botn de imprimir, se desplegar la ventana de
imprimir forma. Ah se debe seleccionar la impresora y en la pestaa de Forma el
formato de factura CBB previamente cargado. Se puede ver la Vista Previa o
directamente imprimir en papel. Tambin se puede guardar el archivo en formato PDF
para archivo o envo al cliente. Eso se hace habilitando la casilla de Imprimir en
archivo y posteriormente clic al botn Imprimir.

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Pestaa de forma para

seleccionar el formato de
Factura con CBB.

Seleccionar Habilitar para

impresora guardar la
factura en
formato PDF
en la
computadora
Imprimir en papel o
en archivo (PDF)
Vista previa para
revisar la factura antes
de imprimir.

Para enviar por correo electrnico dar clic en el botn de Enviar y ya en la ventana de
Enviar documento introducir direccin de correo electrnico a la que se enviar
(pueden ser ms de una separadas por comas), nombre del remitente, direccin de
correo electrnico del remitente y el mensaje al cliente. En la parte inferior seleccionar
PDF, no olvidar seleccionar en la pestaa de Forma el formato de factura CBB.

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Pestaa de Forma Direcciones de correo

para seleccionar el electrnico, ms de una
formato de CBB. separados por comas.

Nombre y
direccin de
correo del
remitente
Mensaje para
el cliente, es
libre
Verificar que se
haya seleccionado
bien el formato a
enviar en PDF.
Seleccionar el formato
PDF

Para la modalidad con facturacin CFDI:

Esta modalidad es similar al CFD, la diferencia es que ahora se necesita contar con los
servicios de un tercero autorizado (PAC) que timbre la factura. Para esto se necesita
contar con una conexin a Internet ya que el timbrado y certificado con el SAT se hace
en el instante. Una vez completa la informacin si solamente se guarda la factura se
generar el XML ms no estar certificada. Para certificarla es necesario ir a Imprimir y
dar clic en Vista previa para esperar a recibir la confirmacin del PAC que
efectivamente fue realizado con xito el proceso de certificacin.

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Pestaa de forma para

seleccionar el formato de
Factura con CFDI.

Seleccionar Habilitar para

impresora guardar la
factura en
formato PDF
en la
computadora
Imprimir en papel o
en archivo (PDF)
Vista previa para
revisar la factura antes
de imprimir.

*Nota: A diferencia del CFD estas facturas no son modificables, si hubiera una error la
factura debe ser cancelada en Microsip y posteriormente seguir el proceso de
cancelacin en el portal del SAT.

Para enviar por correo electrnico realizar los mismos pasos, dar clic en el botn de
Enviar y ya en la ventana de Enviar documento introducir direccin de correo
electrnico a la que se enviar (pueden ser ms de una separadas por comas), nombre
del remitente, direccin de correo electrnico del remitente y el mensaje al cliente. En la
parte inferior seleccionar los archivos a enviar (XML y PDF) y en la pestaa de Forma
seleccionar el formato de factura CFDI.

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Pestaa de Forma Direcciones de correo

para seleccionar el electrnico, ms de una
formato de CFDI. separados por comas.

Nombre y
direccin de
correo del
remitente
Mensaje para
el cliente, es
libre
Verificar que se
haya seleccionado
bien el formato a
enviar en PDF.
Seleccionar los
documentos a enviar
(PDF y XML)

Devolucin de Remisin

Cuando se gener una remisin y el cliente devuelve toda o una parte de la mercanca
se crea una devolucin de remisin (En caso de estar integrado con el mdulo de
Inventarios esto ocasionar que los artculos regresen al almacn). Para hacerla
simplemente dar clic en el cono de Devolucin de Remisin y en Nuevo. Primero
aparece una pequea ventana que pide indicar el folio de la remisin que se va a
devolver e indicar si ser total o parcial. Si es parcial los artculos aparecern en ceros,
indicar la cantidad de cada artculo que se devolver.

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Indicar el folio Dar clic en Aceptar para

de la remisin completar los datos del
que se va a documento en la siguiente
devolver ventana.

Indicar si ser total o

parcial, en caso de no
devolver todos los
artculos remisionados
originalmente

*Nota: No se podr devolver una remisin si ya fue facturada. El paso a seguir sera
devolver primero la factura para poder devolver la remisin posteriormente.

Devolucin de ventas

Este documento tambin es de carcter fiscal (nota de crdito) ya que est indicando
una devolucin de una venta que pudo ya haber sido o no cobrada. Dar clic en el cono
de Devolucin de ventas y se desplegarn dos opciones, Sobre una factura o
abierta. La abierta deja todos los campos libres para genrar una nota de crdito al
cliente que se dese por el concepto que requiera. Ej. Un descuento despus de la
venta.

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Tel. Soporte: (55)5349-0083
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Ingresar el
cliente por Se puede
clave o ingresar la
nombre factura a la
que est
Indicar al relacionada la
almacn al devolucin
que afectar Indicar el/los
la devolucin conceptos para
la devolucin Si est integrado con Cuentas
por Cobrar marcar la casilla para
que se aplique el crdito en el
mdulo.

Para las devoluciones sobre una factura indicar el folio y posteriormente si es total o
parcial. Si es parcial los artculos aparecern en ceros, indicar la cantidad de cada
artculo que se devolver.

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Indicar el folio Dar clic en Aceptar para

de la factura completar los datos del
que se va a documento en la siguiente
devolver ventana.

Indicar si ser total o

parcial, en caso de no
devolver todos los
artculos facturados o
remisionados
originalmente

De la misma manera que las facturas y dependiendo de la modalidad de facturacin se

pueden imprimir o enviar por correo electrnico.

*Nota: Si se encuentra integrado con Cuentas por cobrar y ya se le efectu un crdito

a la factura que se quiere devolver, el sistema no permitir devolver la factura. Es
necesario primero cancelar el crdito en Cuentas por cobrar para poder devolver dicha
factura.

8. Reportes

El objetivo de los reportes del mdulo de ventas es presentar informacin valiosa para
el usuario con respecto a distintos criterios que afectan a las ventas. Mientras la
informacin con la que se alimenta la base de datos sea ms completa, ordenada y
clara, la informacin presentada en los reportes se podr aprovechar mejor. A
continuacin enumeramos los reportes bsicos con una breve explicacin de la
informacin que proporcionan.

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Men de Reportes
despliega los reportes que
incluye Microsip, dar clic en
el que se desea generar. Si
existen reportes a medida
se encuentran en Otros
Reportes

Ventas por artculo

Presenta las ventas de cada artculo expresadas en unidades e importe en un perodo de

tiempo determinado. Se pueden reportar todos los artculos, filtrar por lnea o grupo de
lneas o un artculo especfico. Se puede detallar por cliente, tipo de cliente, vendedor o
almacn. A su vez se puede mostrar por un perodo de tiempo, comparar dos perodos,
un perodo comparado con anual o mensuales en importe o unidades.

Ventas por cliente

Presenta las ventas realizadas a cada cliente expresadas en importe en un perodo de

tiempo determinado. Se pueden reportar todos los clientes, filtrar por zona o tipo de
cliente o cliente especfico. Se puede detallar por artculo, lnea, grupo, vendedor o
almacn. A su vez se puede mostrar por un perodo de tiempo, comparar dos perodos,
un perodo comparado con anual o mensuales en importe o unidades.

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Ventas por vendedor

Presenta las ventas realizadas por cada vendedor expresadas en importe en un perodo
de tiempo determinado. Se pueden reportar todos los vendedores o vendedor
especfico. Se puede detallar por artculo, lnea, grupo, cliente, tipo de cliente o
almacn. A su vez se puede mostrar por un perodo de tiempo, comparar dos perodos,
un perodo comparado con anual o mensuales en importe o unidades.

Margen de utilidad

Si se cuenta integrado con el mdulo de Inventarios este reporte presenta el margen

de utilidad de cada artculo expresado en importe y en porcentaje en un perodo de
tiempo determinado. Se pueden reportar todos los artculos, lneas, grupos o artculo
especfico. Se puede seleccionar que muestre un consolidado de los almacenes,
consolidado detallado por almacn o algn almacn en particular.

*Nota: Es importante que los costos en el mdulo de Inventarios o Compras sean

reales para que la informacin expresada en este reporte tambin lo sea.

Mayores ventas

Este reporte presenta las mayores ventas en un perodo de tiempo segn distintos
criterios: da, artculo, lnea, grupo, cliente, tipo de cliente, vendedor o almacn. Los
datos son presentados de mayor a menor segn el porcentaje que representan del total
de las ventas segn el criterio seleccionado y el perodo de tiempo que se especific.
Para las opciones de artculos tambin detalla las unidades adems del importe.

Mejores artculos

Presenta los artculos, lneas o grupos en orden de mejores ventas, utilidades, unidades
vendidas o margen de utilidad en un perodo determinado.

Artculos inactivos

Presenta los artculos, lneas o grupos que en un perodo determinado han permanecido
inactivos, sin movimiento alguno dentro de los almacenes.

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Pendientes de surtir por artculo

Presenta los artculos que estn pendientes por surtir a una fecha determinada
expresados en unidades e importe. Se pueden presentar todos los artculos, los
agrupados en un grupo o lnea o un artculo determinado. Si se desea se puede detallar
por cliente y tambin filtrar por almacn o consolidado.

Pendientes de surtir por Cliente

Presenta los clientes que tienen artculos pendientes por surtir a una fecha determinada
expresados en importe. Se pueden presentar todos los clientes, los agrupados en algn
tipo, zona, por vendedor o un cliente especfico. Si se desea se puede detallar por
artculos y tambin filtrar por almacn o consolidado.

Listas de Precios

Imprime hasta 3 listas de precios agrupadas por columnas por artculo. Se pueden
presentar todos los artculos, los agrupados por lnea, grupo o un artculo especfico. Se
puede especificar que se presente el precio con o sin impuestos.

Comisiones de los vendedores

Presenta las comisiones que han acumulado los vendedores en un perodo de tiempo
determinado. Se pueden presentar todos los vendedores, los seleccionados o uno
especfico. El detalle puede ser por documentos y a su vez se pueden detallar los
artculos que incluyen dichas facturas. Se pueden calcular las comisiones por facturas
liquidadas o ventas realizadas.

Diario de Ventas

Presenta el tipo de documento seleccionado (cotizacin, pedido, remisin, factura,

devolucin de remisin o devolucin de venta) que se haya generado en un perodo de
tiempo determinado. Se puede filtrar por el estatus del documento y pedir que se
detallen los artculos.

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Reportes de Cobros

Presenta las facturas que cuenten con algn cobro realizado desde el mdulo de ventas
en un perodo de tiempo determinado. Se puede especificar por cliente.

Envos de mercanca

Presenta las ventas que se han realizado por cada va de embarque en un perodo
determinado. Se pueden detallar por documento (factura o remisin).

Impuestos

Detalla los impuestos generados en un perodo de tiempo. Seleccionar el tipo de

impuesto, IVA, IEPS o ISR. Seleccionar el tipo de documento que gener los impuestos,
facturas o devoluciones.

Simulacin de cambio de precios

Sirve para simular el cambio de precios en base a una lista de precios determinada para
todos los artculos, lneas, grupos o artculo especfico. Indicar el porcentaje de variacin
que se quiere simular. Se puede elegir la opcin de redondeo y el factor a redondear.

Impresin de reportes

Todos los reportes se pueden imprimir como cualquier documento, en papel o en

archivo (Excel, PDF o HTML). Simplemente ir a la pestaa de Impresora, seleccionar la
impresora si es en papel o habilitar la casilla de Imprimir en archivo para guardar el
archivo en el formato deseado. Es recomendable guardar los reportes en Excel ya que
de esa manera se pueden modificar, graficar o combinar con otros reportes.

En el cuadro de dilogo del reporte que solicite, capture las fechas,

parmetros y filtros de la informacin que est buscando, para que el sistema
le muestre slo aquello que es de su inters.

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Seleccionar la
impresora para
la impresin en
papel Habilitar la casilla
de Imprimir en
archivo para
guardar el reporte
en el formato
Se pueden digital deseado
imprimir todas (Excel, PDF o
las pginas o HTML)
las
seleccionadas.

Vista previa para revisar el reporte,

Imprimir para imprimir en papel o en
archivo.

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