Insertar datos entre Word y Access.

Si disponemos de una consulta en Access cuyos datos queremos

reflejar en un documento de Word podemos optar tambin por
incrustar o vincular ambos documentos. Para insertar datos de Access
en Word seguiremos los pasos que vienen a continuacin.

1. Abremos Microsoft Word y hacemos clic en el botn desplegable de

la barra de herramientas de acceso rpido, en la parte superior
izquierda de la ventana. Elegimos la opcin Mas comandos...

2 En la ventana Opciones de Word que se nos abrir seleccionamos la

opcin Todos los comandos, en la casilla de Comandos disponibles.
Seguidamente elegimos la opcin "Insertar base de datos" y
pulsamos el botn "Agregar". Aceptamos.

3 Hacemos clic en el lugar del documento donde deseamos incluir la

tabla o consulta de Access y pulsamos el botn "Insertar base de
datos" que acabamos de aadir a la barra de herramientas de acceso
rpido.

4 Se nos abrir una ventana donde pulsaremos en el botn "Obtener

datos". Seleccionamos la consulta de base de datos . Haga clic en "
Aceptar". Haga clic en " Abrir ".
5 Clic en el botn "Insertar datos" . Marque la casilla junto a "Insertar
datos como campo ". Haga clic en " Aceptar".

Crear correspondencia entre Word y Access

Podemos usar una tabla o consulta como origen de datos de

combinacin de correspondencia

Para crear una operacin de combinacin de correspondencia,

podemos utilizar el Asistente para combinar correspondencia de
Microsoft Word. Este asistente tambin est disponible en Microsoft
Office Access 2007 y nos permite configurar un proceso de
combinacin de correspondencia que utilice una tabla o una consulta
en una base de datos de Access como origen de datos para cartas
modelo, mensajes de correo electrnico, etiquetas postales, sobres o
directorios.
Abrimos la base de datos de origen y, en el panel de exploracin,
seleccionamos la tabla o la consulta que deseamos utilizar como el
origen de datos de la combinacin de correspondencia.

En la ficha Datos externos, del grupo Exportar, hacemos clic en Ms

y, a continuacin, hacemos clic en Combinar con Microsoft Office
Word.

Se inicia el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft

Word.
Seleccionamos si deseamos crear el vnculo en un documento
existente o en uno nuevo y, a continuacin, hacemos clic en Aceptar.

Si optamos por vincular a un documento existente, en el cuadro de

dilogo Seleccione un documento de Microsoft Word, buscamos y
seleccionamos el archivo y luego haremos clic en Abrir.

Se inicia Word. Dependiendo de la opcin que hayamos elegido, Word

abrir el documento que haya especificado o un documento nuevo.
En el panel Combinar correspondencia, bajo Seleccione el tipo de
documento, hacemos clic en Cartas y, a continuacin, haremos clic
en Siguiente (Paso 1 de 6).

En el paso 2, seleccionamos la opcin Utilizar el documento actual y

hacemos clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.
En el paso 3, se crea el vnculo entre el origen de datos en Access y
el documento de Word. Dado que el asistente se inici desde Access,
este vnculo se crea automticamente. En Seleccione los
destinatarios, observaremos que la opcin Utilizar una lista existente
est seleccionada y que el nombre de su origen de datos aparece en
Utilizar una lista existente.

Origen de datos de la combinacin de correspondencia

Haremos clic en Editar lista de destinatarios si deseamos

personalizar el contenido de la tabla o de la consulta.

Editar lista de destinatarios

Podemos filtrar, ordenar y validar los datos. Haremos clic en Aceptar

para continuar.

Hacemos clic en Siguiente: escriba la carta para continuar. Escribimos

la carta, insertando los campos de combinacin donde sea necesario
y siguiendo las instrucciones en el panel Combinar correspondencia y,
en el paso 5, hacemos clic en Siguiente: complete la combinacin.