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FASE 2.

TRABAJO DE RECONOCIMIENTO UNIDAD 1 - IDEA DE PROYECTO

Por:

ERVIN HERNAN CARVAJAL RODRGUEZ


CDIGO: 7690909

PROYECTO DE GRADO
302581 - 24

Presentado a:

Mg. ANDREA ISABEL BARRERA SIABATO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD


ESCUELA DE CIENCIAS BSICAS, TECNOLOGA E INGENIERA - ECBTI
CCAV - Neiva
Octubre, 2017
UNAD - 102023 COMERCIO Y NEGOCIOS INTERNACIONALES / TRABAJO INDIVIDUAL Pg. 1

INTRODUCCIN

En mi reciente vinculacin laboral con la empresa Transportes del Huila S.A. como
auxiliar supernumerario, he tenido la oportunidad de ver el funcionamiento y dinmica
interna que acompaa el diario desarrollo de actividades en esta empresa en la cual me
he sentido a gusto en mi labor.

Gran impacto me ha causado la gran cantidad de documentos que requieren ser impresos
para las diversas diversas actividades en los servicios de transporte en especial los
entregados a los conductores al momento de realizar los servicios de transporte.

Al ser la empresa de cubrimiento nacional he llegado a imaginar que algunos de estos


documentos podran ser mejor aprovechados y que otros podran ser diseados para que
se economizara el uso de papel y de impresiones que a muy corto plazo siempre terminan
siendo desechadas como residuos regulares.

Aprovechando el tpico de la materia Proyecto de Grado, considero esta la posibilidad


de emprender un proyecto encaminado a la reduccin y progresiva sustitucin del papel
como medio de soporte a los servicios de transporte a medios ms dinmicos y eficientes
y que ayuden tanto a agilizar los procesos internos de la empresa como la reduccin en
el consumo de papel y la generacin de impresiones.

Acorde a lo anterior en el presente escrito planteamos la idea del proyecto, ya que


consideramos que tiene la pertinencia aplicativa en la materia que desarrollamos y
principalmente la intencionalidad de mejorar o cambiar radicalmente un proceso en la
empresa Transportes del Huila S.A.
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OBJETIVOS

Objetivo General

Realizar la aplicacin de una idea de proyecto para la reduccin y aprovechamiento de


documentacin impresa de los servicios de transporte prestados por la empresa Transportes
del Huila s.a.

Objetivos Especficos

Realizar la aplicacin del proceso de planteamiento de un proyecto en una situacin


planteada que pueda tener viabilidad mediante la aplicacin de procesos para el
mejoramiento a una situacin o problemtica planteada.

Establecer la situacin problemtica planteada con relacin a las posibilidades de solucin


que pueda tener la reduccin y aprovechamiento de documentacin impresa de los
servicios de transporte prestados por la empresa Transportes del Huila s.a.
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Planteamiento del Problema

Nombre del Proyecto:

REDUCCIN Y APROVECHAMIENTO DE DOCUMENTACIN IMPRESA DE LOS


SERVICIOS DE TRANSPORTE PRESTADOS POR LA EMPRESA
TRANSPORTES DEL HUILA S.A.

Tipo de Temtica:

Proyecto aplicado de Procesos tecnolgicos, enmarcado en el diseo de gestin de redes


de suministro con aplicacin a logstica y gestin de operaciones.

Situacin Actual:

Actualmente los servicios de transporte prestados por Transportes del Huila S.A.,
requieren por condiciones comerciales y de ley que sean soportados por una serie de
documentos que de forma recurrente son impresos y dependiendo del caso estos
documentos son escaneados para ser enviados a otros lugares para ser entregados y
diligenciados por transportadores, usuarios del servicio y clientes de los usuarios
prestadores de los servicios.

Diariamente dependiendo del volumen o tamao de la sucursal encontramos que se


realizan (Al menos en la ciudad de Neiva) alrededor de 100 impresiones en papel tamao
carta especialmente en un nmero igual o levemente inferior de hojas de papel. De estas
podran decirse que de igual forma se reciben de otras sucursales un nmero equivalente
al 30% impresas y que podran reducirse si simplemente se adoptaran procesos que
permitieran una reduccin del uso de este tipo de documentos.

Algunas de las principales causas que generan esta situacin de consumo e impresin
de documentos son las siguientes:

Inexperiencia en el manejo de documentos electrnicos.

Reimpresin de documentos al ser enviados por medios electrnicos a otras reas


lejanas donde no pueden enviarse o entregarse de forma fsica e inmediata.

Solicitud de parte de los clientes de la presentacin fsica de soportes o cumplidos


que permitan certificar el cumplimiento de los servicio de transporte.

Ausencia de sistemas electrnicos que reemplacen la elaboracin de documentos


impresos en forma fsica.
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El mantener de forma tradicional el sistema de papeleo para soportar el servicio


prestado por los diversos proveedores de transporte para el cobro de sus cuentas.

Polticas gubernamentales que obligan a las autoridades de control vial de carga y


pasajeros a exigir documentos fsicos para evidenciar la legalidad de los servicios de
transporte.

Acorde a lo anterior podemos identificar como principales causas las mencionadas


anteriormente y que por ende generan el consumo de recursos tales como:

- Energa elctrica utilizada por los equipos como impresoras, escner y equipos de
cmputo.

- Consumo de Papel blanco tamao carta y oficio.

- Costos econmicos en adquisicin de tonner para impresoras y recargas de tonner.

- Costo econmico en mantenimiento de impresoras y equipos de cmputo.

Con todo lo mencionado anteriormente, apreciamos un rea de oportunidad para generar


ideas que permitan cambiar la situacin actual y que de forma directa pueden servir de
referente a otras empresas del sector que pueden tomar esta misma idea y con esto
contribuir con el mejoramiento de las condiciones del medio ambiente al reducir el
consumos de algunos recursos que intervienen en esta parte de la operacin y derivar
adems en la reduccin de costos econmicos para algunos conceptos en los que incurre
la empresa en el cumplimiento de sus labores regulares.
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PREGUNTA DE INVESTIGACIN

Es posible lograr la reduccin y aprovechamiento de documentacin impresa de


los servicios de transporte prestados por la empresa Transportes del Huila s.a.?

Se plantea este interrogante en razn a la situacin actual que presenta la empresa


Transportes del Huila S.A. en la utilizacin de materiales como papel e impresiones que
generan costos que pueden ser onerosos para la empresa, adems de la posibilidad de
contribuir con el medio ambiente con la reduccin en el uso de materiales que requieren
material orgnico y materiales que a largo plazo pueden ser contaminantes.
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JUSTIFICACIN

En la actualidad los procesos de calidad y servicio estn enmarcados en componentes


relacionados de forma directa e indirecta hacia conceptos de eficiencia, ahorro y
conservacin del medio ambiente.
Como tarea primordial como empleados de una empresa, adems del compromiso
laboral que nos infiere nuestro trabajo, est el cuidar y realizar un buen uso de los
recursos que la empresa destina para el cumplimiento de sus procesos. Es por esto que
al establecer una metodologa de aprovechamiento en pro de la reduccin de material
impreso y su aprovechamiento pleno, en la reduccin de costos que pueden ser
destinados al mismo proceso en la utilizacin de sistemas electrnicos que a largo plazo
permitan la eliminacin del papel como base de los procesos que la empresa requiere en
la actualidad.
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CONCLUSIONES

La aplicacin de procesos para la reduccin en la utilizacin de materiales para


impresin documental en las empresas es una realidad que permite establecer una
mejor alternativa en el tratamiento de la informacin y soporte a procesos en especial
para aquellas empresas relacionadas con temas de logstica, distribucin y servicio.

En la actualidad los procesos de registro en documentacin fsica, aumentan el trmite


y costo de su manutencin, ya que adems de generar documentos, estos deben ser
archivados y conservados en medio magntico, para conservar las respectivas
evidencias escritas que soporten la veracidad de la informacin, generando costos
adicionales en conservacin de informacin que podran ser obviados con
aplicaciones de manejo de informacin como lo ejecutan actualmente reconocidas
empresas de transporte y mensajera internacional.

La pertinencia de la materia Proyecto de Grado nos permite establecer un parmetro


visional para atender una necesidad que consideramos fundamental para el
mejoramiento de procesos en la empresa Transportes del Huila S.A.
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UNAD - 102023 COMERCIO Y NEGOCIOS INTERNACIONALES / TRABAJO INDIVIDUAL Pg. 9

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