Procedimiento

Control y Seguimiento

Para un correcto control de los documentos el dueo del proceso en conjunto con
Sistemas de Gestin deben asegurarse de:

Resguardar los documentos, para ellos es necesario tener un respaldo

contra perdida.
Contar con los documentos impresos y electrnicos actualizados.
Seguimiento al programa anual de revisiones de la matriz y documentos

Para este ltimo punto sistemas de gestin enviar un recordatorio para indicar el
ejercicio anual de revisin y confirmar con los dueos de proceso si algn
documento requiere cambios.

Modificaciones

Deber comunicar las modificaciones, actualizaciones y/o cambios realizados a

sistemas de gestin para verificar la integridad del sistema corroborando que los
documentos:

Son revisados por el personal involucrado.

Estn aprobados para su uso.
Fueron comunicados de manera efectiva a todos los involucrados y se cuenta
con registros de la comunicacin.
Se incluyen en un programa de capacitacin si as se requiere y documentar
los resultados
Los procedimientos y documentacin adicional se encuentra publicada en un
medio de fcil acceso para los usuarios.

Adicionalmente la matriz de documentos y registros debe ser actualizada con los

datos que garanticen su vigencia.

Revisin

Los dueos de proceso como propietarios de los documentos debern verificarlos

anualmente, para reconocer si se encuentra vigentes. En caso de que en la
revisin se determine la necesidad de un cambio, se debe comunicar a sistemas
de gestin y seguir el proceso de modificacin y actualizacin. De lo contrario los
documentos y la matriz son actualizados con la fecha del ao en curso.