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manual de Estilo de la alcalda de medelln
Captulo
MANUAL DE PROTOCOLO
Y EVENTOS
L
a definicin de Protocolo es tan amplia como
los contextos en los que se trate. En el con-
texto de la etiqueta, el ceremonial y la orga-
nizacional de certmenes, podemos definirlo
como el conjunto de normas que regulan los usos, cos-
tumbres y tradiciones de un grupo social, en un contexto
determinado.
Certmenes y Eventos
U
n evento es, desde la comunicacin, un
momento de verdad, un encuentro
cara a cara con los pblicos objetivos a
los que hemos invitado para presenciar
y escuchar un mensaje especial. En un evento las
personas tienen los cinco sentidos puestos en recibir
un mensaje, por lo tanto en l todo comunica.
Importancia y beneficios
eventos protocolarios
Etapa 1:
Planeacin (Pre Evento)
Cmo alcanzar un objetivo?, qu que-
remos?, cmo lo vamos a lograr?, quin lo
hace y con qu recursos?
Asesoras personalizadas
Todos los eventos deben contar con el visto bueno de Protocolo, dependencia encargada de definir, ejecu-
tar y vigilar el cumplimiento de las polticas para los eventos de la Alcalda de Medelln. Los eventos sern
revisados en las asesoras personalizadas, un espacio en el que se recomienda, se hace seguimiento y acom-
paamiento a todo el proceso.
Visita de avanzada
Banderas. Si son eventos proto- narios cerrados o en botella plstica ben reservar las primeras sillas para
colarios las banderas de Colombia, para escenarios abiertos. Recomen- ubicacin adecuada de las personali-
Antioquia y Medelln (solamente la dacin: usar botellas de agua produ- dades principales en otro lugar duran-
bandera de la ciudad debe tener es- cida por entes descentralizados de te el tiempo de la proyeccin.
cudo) deben estar ubicadas al lado la Alcalda como: EPM, Arv, INDER, Sala VIP. Para los eventos que lo
derecho del escenario, de cara al p- Plaza Mayor, etc, en caso de usarse requieran en razn de la investidura
blico. Debern ir siempre detrs del agua de marcas comerciales, se les o peticin de las personalidades in-
atril del maestro de ceremonias y las debe retirar la etiqueta. vitadas, debe estar dotada con la co-
autoridades que intervendrn. modidad y atencin necesarias para
Sonido. Nmero de micrfonos de brindar un momento memorable a sus
Imagen institucional. Se debe ase- acuerdo con el desarrollo programa- visitantes.
gurar la imagen institucional de la do para el evento. Para el Alcalde de-
Alcalda (pendn, backing, etc), ubi- ben reservarse dos, uno para su uso Sala de reuniones. Para todos los
cada estratgicamente para lograr el y otro de respaldo en caso de fallas. eventos se debe contar con una sala
mayor impacto visual tanto para los En las inauguraciones que incluyan la de reuniones reservada para el Alcal-
presentes como para las imgenes de siembra del rbol de la Vida, se debe de para antes o despus del evento.
fotografa y video. tener uno en el sitio previsto para tal Debe estar dotada con material de
fin. trabajo.
Mesa principal. Organizada en or-
den de precedencia y con el respec- Atril. Recomendado que tenga el Baos. El lugar debe disponer de un
tivo identificador para cada persona. logo de la Administracin Municipal. bao exclusivo para los integrantes de
la mesa principal con su debida dota-
Fila de honor. Para los eventos en Proyeccin de videos. Para even- cin.
los cuales hay fila de honor en lugar tos en los cuales hay proyeccin de
de mesa principal, se deben marcar videos u otra presentacin, se debe Carpas. Recordar que si se va reali-
claramente los sitios para cada per- evitar que la pantalla se ubique detrs zar el evento al aire libre se deben ubi-
sonalidad. de la mesa principal a la misma altura car carpas blancas, tanto para cubrir
de los oferentes. En caso de coincidir la sobretarima como para el pblico
Agua. En vaso de vidrio para esce- por condiciones del escenario, se de- asistente.
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manual de Estilo de la alcalda de medelln
Etapa 2:
Desarrollo (Evento)
Desmontar el evento.
Revisin de inventario. Devolver los recursos prestados como
elementos logsticos (pendones y dems material publicitario).
El responsable del evento debe realizar un informe final con
registro fotogrfico.
Diligenciar formato evaluacin del evento (Ver formato: eva-
luacin de eventos, consultarlo en www.medellin.gov.co/Isolu-
cion).
Funciones del
responsable del evento
Garantizar el correcto funcionamiento del evento desde Brindar la informacin del evento (breve + clara + veraz +
todos sus componentes. cercana + pertinente + correcta).
Solicitar asesora personalizada al rea de Relaciones Seguir cada uno de los pasos del pre- evento, evento y post
Corporativas y Protocolo de la Alcalda de Medelln. - evento.
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manual de Estilo de la alcalda de medelln
Protocolo
La palabra protocolo viene del latn protocollum, que a su vez proviene del
griego protkollom que significa primera hoja encolada y pegada al principio
de un manuscrito importante.
El prefijo proto: primero, precedencia o superioridad.
U
na primera definicin dice que el protoco- El conjunto de ritos, ceremonias, reglas de eti-
lo es una regla ceremonial diplomtica, queta, urbanidad y ceremonial.
establecida por decreto o por costumbre. Jos Mara Franco
Conjunto de normas que rigen el desarrollo de
los actos oficiales, especialmente aquellos que
Es un conjunto de normas ceremoniales que rigen hacen referencia o en los que intervienen los
las relaciones con y entre determinadas personas mximos representantes de los Estados o de
en razn del cargo y la dignidad. los que actan en su nombre.
Javier lvarez Carmen Soto Dez
Arte de hacer bien las cosas. Protocolo es una muestra de amabilidad y de respeto.
Javier Maqueda Lafuente Margarita Zuleta
Importancia y beneficio
Las normas de protocolo tienen la finalidad de prevenir tensiones, malestares, incomodidades, roces
o costosas equivocaciones en las relaciones sociales. Es conocido como el lubricante que facilita la
convivencia social.
Beneficia y aumenta la imagen positiva de una persona, grupo o entidad gubernamental, no guberna-
mental y corporativos.
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Ceremonia y smbolos
La Bandera Nacional
Ley 12 de 1984: por la cual se adoptan los smbolos patrios de la Repblica de Colombia
1. Cuando se utilice la bandera de Co- 3. Para los eventos con el seor Presi-
lombia siempre ocupar el lugar des- dente se debern utilizar las banderas
tacado. Si junto a ella se utilizan las de Colombia, Antioquia y Medelln con
banderas de Antioquia y Medelln, la los escudos bordados; si son eventos
bandera de Colombia tendr la posicin con autoridades locales se deber uti-
central. lizar solo la bandera de Medelln con
escudo.
Tipos de Banderas
Banderas de mesa: se utilizan en las Bandera interior: se utiliza para Bandera exterior: se usan en
salas de juntas cuando se firma un con- eventos en tarimas y escenarios en in- los edificios pblicos. Podrn tener
venio de cooperacin y para recibir las teriores o exteriores. mayores dimensiones.
visitas diplomticas internacionales
Para un evento nacional e internacional, las banderas se colocan mirando hacia el pblico de la siguiente manera:
Precedencias
Antigedad: aplica cuando hay dos o ms perso- Alternacin: se basa en el Derecho Internacio-
nas con el mismo cargo o rango. En este prevalece nal Pblico. Aplica por ejemplo para ubicar las
la persona que lleve ms tiempo ocupando dicho banderas en la visita de un embajador. La bandera
cargo. Ejemplo: cuando se renen los honorables de Colombia se pone al frente del embajador y la
concejales. del pas visitante se ubica al frente de la mxima
autoridad.
Representatividad: cuando hay eventos don-
de se cuente con la presencia de personalidades Jurisdiccionalidad: cuando un evento se realice
del Estado y de la empresa privada, los primeros dentro de una jurisdiccin, tendr la mayor prece-
tendrn mayor precedencia. Ejemplo: eventos or- dencia quien pertenezca a dicha jurisdiccin. Ejem-
ganizados por el sector privado en los que estn plo: en una reunin de varios alcaldes en Medelln,
invitados representantes del sector pblico. tendr la precedencia el alcalde de la ciudad.
Alfabtico: cuando hay una gran cantidad de Responsabilidad: cuando un evento tiene un
pases u organizaciones que participan en un even- responsable, ste ser el anfitrin, en este caso
to. Ejemplo: cuando asisten delegados de varios ocupar el lugar de honor.
pases.
1. Alcalde de Medelln
2. Contralor de Medelln
3. Personero de Medelln
4. Honorable Concejo de Medelln
5. Gabinete Municipal
6. Entes descentralizados
1 A
Regla de la derecha
El lugar de honor es a la derecha del anfitrin o pun-
to central de referencia. Es decir, la segunda perso-
na en el orden de precedencia.
Invitado de honor
Es aquella persona a la que se dirige fundamental-
mente el acto o a aquellos otros que con su pre-
sencia contribuyen a realzar la dignidad del evento.
Ocupa el lugar de la derecha del anfitrin.
La alternacin
Completa y precisa el principio de la proximidad. sta
se establece alternando de derecha a izquierda del
anfitrin a los invitados segn su precedencia.. 3 1 A 2 4
Cuando somos anfitriones en un evento prece- En los actos protocolarios quien preside el evento debe llegar pun-
demos la mesa principal o la fila de honor (en la tal.
mitad). En caso de que venga una autoridad con El anfitrin siempre habla al inicio del evento, excepto cuando
mayor rango, el anfitrin cede su puesto y se ubica cede su precedencia a la mxima autoridad. La persona con mayor
en la derecha. Cuando es un evento con la Alcalda rango interviene al final.
el seor Alcalde de Medelln preside la mesa prin- Se debe ubicar al ingreso del saln o escenario y recibir a los in-
cipal o la fila de honor. vitados.
Invitaciones
Son manifestaciones de hospitalidad, amabilidad y respeto. Es una carta de presentacin que pone el
tono y refleja la categora del evento.
Los grados de formalidad en las invitaciones son: formal con tarjeta fsica, formal por telfono o perso-
nalmente, semiformal con tarjeta ms sencilla o informal, acogindose a la originalidad de quien invita.
Para eventos formales la Alcalda de Medelln se rige por el Manual de Identidad Grfica. En l se esta-
blece la distribucin de textos, tipografa y logos.
rbol de la Vida
En la visita de inspeccin se deber seleccionar con un experto ambiental el sitio dnde se realizar
la siembra del rbol de la Vida, para que las raices crezcan sin afectar la estructura de la nueva obra. Se
recomienda que la siembra sea al ingreso del equipamiento.
Previo al evento se deber verificar la logstica para la siembra del rbol.
Elementos
Gayacn o Cmbulo
Tierra y abonos Placa de rbol
Pala Agua ms paitos
Ritual
Al iniciar el acto de entrega de una obra o equipa-
miento para la Vida siempre se deber realizar la siem-
bra simblica del rbol.
En el sitio seleccionado un grupo representativo de
la comunidad beneficiada se reunir alrededor del rbol,
mientras las autoridades llegan al sitio de la siembra.
Cuando inicia el evento la comunidad como un gesto de
corresponsabilidad sembrarn en conjunto ste nuevo
Juntos construimos una mejor ciudad.
smbolo de la Vida.
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manual de Estilo de la alcalda de medelln
Desanude
de cintas
E
s un smbolo esencial para las inaugu-
raciones o entrega de obras a la comu-
nidad.
En el evento se deber ubicar la cinta que repre-
senta la bandera de Medelln (blanco y verde, en
ese orden), la cual debe ir con un nudo fcil de
halar por cualquiera de sus puntas y en ambos
lados sostenida por personas de la comunidad.
En el desanude participan las autoridades del
evento y un grupo representativo de la comuni-
dad. Hay que recordar que la cinta representa a
la bandera de Medelln por lo tanto nunca debe
ser cortada.
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El organizador enva a Protocolo la propuesta de texto que incluye una frase memora-
ble en defensa de los valores de la Vida, nombre de la obra, nombre del Alcalde, lista
de los integrantes del Concejo de Medelln, fecha de entrega, escudo de armas y logo
vigente de la Administracin. Ver ejemplo.
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manual de Estilo de la alcalda de medelln
En el acto protocolario la placa de obra debe estar cubierta con la bandera de nuestra
ciudad, para simbolizar que esta obra se construy gracias a los recursos de la Admi-
nistracin Municipal.
Ritual
El seor alcalde acompaado de las autoridades que participan del evento y de la co-
munidad beneficiada oficializan la apertura del equipamiento con la develacin, la cual
consiste en halar un extremo de la bandera, apoyado de un mecanismo que permite
deslizar fcilmente la tela y descubrir la placa en su totalidad.
recomendaciones
Creada por Decreto Municipal en 1979, en sus categoras Oro y Plata, para reconocer a
personas e instituciones que en su actividad sobresalgan por su trayectoria y aportes a la edu-
cacin y la cultura en la ciudad y el pas.
AL MRITO FEMENINO
Creada mediante Acuerdo 27 de 1966 por el Concejo de Medelln para reconocer y exaltar
pblicamente a las mujeres de la ciudad y del pas que trabajan por el bienestar de la comuni-
dad.
AL MRITO TURSTICO DIEGO ECHAVARRIA MISAS
Mediante Decreto expedido en 1992, la Alcalda de Medelln cre la Medalla al Mrito Turs-
tico Diego Echavarra Misas, para ser concedida a las personas o instituciones que se destacan
por contribuir de forma invaluable al desarrollo y progreso turstico de la ciudad y el pas.
La Administracin Municipal cre esta distincin en 1985 para exaltar y reconocer el trabajo
de mdicos e instituciones de salud que sobresalgan por su aporte en beneficio de la calidad de
vida de las personas que residen en esta ciudad.
CIUDADANO EJEMPLAR
Creada por Decreto 1600 de 1998 para ser entregada a personas sobresalientes de Mede-
lln como muestra de reconocimiento a acciones y hechos especiales que contribuyan y reper-
cutan de manera amplia, significativa e histrica al desarrollo de la capital antioquea.
EMBAJADOR DE PAZ
Mediante Decreto 2359 del 3 de diciembre de 2001, la Alcalda de Medelln cre la medalla
Embajador de Paz para Jvenes Talento, como un estmulo a los nios y jvenes que con su
trabajo artstico proyectan la buena imagen de la ciudad en el pas y en el exterior.
HESPED DE HONOR
Se declara Husped de Honor a las ilustres personalidades que visitan la ciudad, a quienes
adems se les entregan las Llaves de la ciudad como un gesto de amistad y hospitalidad.
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manual de Estilo de la alcalda de medelln
Actos de nacionalizacin
L
as nacionalizaciones son con- el nacionalizado y finalizar con las pa-
feridas mediante la Constitu- labras del seor Alcalde o Secretaria
cin Nacional a las alcaldas. General.
En el caso de la Alcalda de Medelln, Se debe entregar el decreto de na-
estas solicitudes llegan por escrito cionalizacin redactado por la Secre-
al rea de Relaciones Corporativas tara General, firmado por el Alcalde
y Protocolo, previo visto bueno de la y diseado por la direccin de comu-
Secretara General. nicaciones.
El Alcalde toma juramento a la
Para estos actos es necesario organi- persona que ser nacionalizada, y
zar un acto solemne, en el que es ne- le entrega la Constitucin Nacional,
cesario tener en cuenta las siguientes el Plan de Desarrollo Municipal y el
recomendaciones: Decreto de Nacionalizacin. Seguida-
mente, le impone pin de la bandera de
Incluir los himnos Nacional y de An- Colombia y el escudo de la Alcalda
tioquia, al principio y al final respecti- de Medelln.
vamente, y las palabras de quien ser
Actos de posesin
A
nte el Consejo de Gobierno tener en cuenta las siguientes reco-
se posesionarn los inte- mendaciones:
grantes del Gabinete Muni-
cipal, previo visto bueno del Alcalde. Saludo e introduccin del maestro
de ceremonias (resea de hoja de vida
Se debe solicitar con anticipacin la de quien toma posesin).
hoja de vida de quien tomar posesin. Himno Nacional.
As mismo se debe solicitar a la Sub- Toma del juramento por parte del
secretara de Talento Humano de la Alcalde de Medelln.
Secretara de Servicios Administrati- Firma del libro de posesiones.
vos el libro de posesiones. Imposicin del escudo de la Alcalda
de Medelln por parte del Alcalde.
La persona que toma posesin debe Palabras de quien toma posesin.
ser informada con anterioridad, ha- Palabras del Alcalde.
ciendo extensiva la invitacin a sus Himno de Antioquia.
familiares y amigos. Agradecimiento y despedida.
E
stas visitas son coordinadas por medio de la Agencia de Cooperacin e In-
versin de Medelln y el rea de Relaciones Corporativas y Protocolo de la
Alcalda. Con anterioridad el Alcalde aprueba estas visitas para ser incluidas
en su agenda.
En el despacho del Alcalde o en el saln Consejo de Gobierno se deben ubicar las ban-
deras de mesa de Colombia y del pas que representa el embajador. Estas banderas
deben ser situadas de forma alternada a la manera como estn ubicados los diplom-
ticos en la mesa principal. Esto quiere decir que el Alcalde deber tener al frente la
bandera del pas que representa el embajador y, ste la bandera de Colombia.
Visitas protocolarias
Informar, con 15 das de anticipacin, al rea de Relaciones Corporativas y Protocolo de las
visitas protocolarias planeadas que tendrn las diferentes dependencias de la Alcalda de Me-
delln y los entes descentralizados.
Diligenciar el formato Bitcora para Eventos, con la informacin de la visita (objetivo, perfil
de los visitantes, agenda, entre otros.) (consulta el formato en www.medellin.gov.co/Isolucion).
Si son visitas internacionales es importante coordinarlas con apoyo de la Agencia de Coope-
racin e Inversin de Medelln, ACI.
El rea de Relaciones Corporativas y Protocolo evala las visitas y determina el tipo de kit
institucional que se les entregar a los visitantes nacionales o internacionales. El kit se puede
complementar con souvenires propios de la entidad organizadora.