UNIDAD 2.

LA
COMUNICACIN
ESCRITA
I. CONCEPTO DE COMUNICACIN ESCRITA
Es aquella que, en el momento de iniciarse, emisor y
receptor no tienen necesariamente que coincidir en
el espacio y en el tiempo.
Al no haber ocasin de retroalimentacin inmediata,
ni tampoco posibilidad de contar con la comunicacin
no verbal, el emisor ha de prestar especial atencin
al redactar el mensaje (el documento escrito), para
que el receptor (el lector) lo comprenda con el
sentido que quiso darle el emisor.
Son Comunicacin Escrita?
ASPECTOS FUNDAMENTALES ELLO SIGNIFICA QUE DEBE..

Adecuacin Estar bien presentada: respetar los

mrgenes y distribuir el texto de un modo
esttico.
Respetar las normas ortogrficas y
sintcticas de la lengua. Cuidar la limpieza,
la calidad del papel y la calidad de
impresin.
Utilizar un lenguaje sencillo y corts. Se ha
de evitar los vulgarismos y expresiones
propias de la lengua familiar.
El vocabulario usado debe adaptarse al
receptor.
El texto debe ser breve: se expresarn el
mximo de ideas con el mnimo de palabras.
Deben usarse frases cortas y eliminar todo
aquello que no es necesario.
Coherencia Ser claro y ordenado. Destacar la idea o
ideas principales y ordenarlas segn el
propsito que queremos conseguir.
Un solo prrafo para expresar una idea y
separar lo prrafos con punto y aparte.
Cohesin Conectar las oraciones de cada prrafo para
evitar que el lector pierda informacin.
Conectar los prrafos entre s con el fin de
apreciar las relaciones de orden, causa,
efecto, tiempoentre dos o ms ideas
II. COMO SE ELABORA UN DOCUMENTO
ESCRITO
Los comunicados escritos van a transmitir una imagen de nosotros mismos y un estilo
propio, por eso deben obedecer a un plan concebido de forma lgica y coherente.
Las etapas para elaborar un texto escrito son:
Analizar la situacin: A quin me dirijo? quin lo leer?, qu espero del
receptor?, qu imagen de empresa quiero transmitir?
Generar las ideas: Buscar informacin y relacionarla con las ideas que queremos
transmitir.
Seleccionar la informacin: Tomar decisiones acerca del mensaje y de la
cantidad de informacin, es decir, seleccionar la idea principal del mensaje. Qu
sabe el receptor?, cul ser la idea bsica del mensaje?
Ordenar el contenido: Lo ordenamos en: introduccin, desarrollo y conclusin.
Redactar el mensaje: Para escribir es importante pensar en el contenido y en el
destinatario.
Revisar el escrito: Corregir los errores y mejorar todo aquello que sea necesario
con el objeto de adecuar el texto al lector.
Revisar el texto: Finalmente, leer el texto para comprobar si est acabado o si,
por el contrario, necesita retoques. el receptor lo entender?, tiene la
informacin que se quiere transmitir?, su comprensin y lectura son fciles?,
conseguir transmitir al lector todo lo que me propongo?
III. QU DOCUMENTOS ESCRITOS PODEMOS
USAR?
En el mbito laboral se utiliza frecuentemente la comunicacin escrita,
tanto en las relaciones de la empresa con el exterior como en las propias
relaciones internas.
Vamos a conocer alguno s de los documentos escritos, ms usuales en la
actividad empresarial.
PRINCIPALES TIPOS DE DOCUMENTOS:
CARTAS:
CARTAS COMERCIALES GENERALES.
CARTAS CIRCULARES
CARTAS DE SOLICITUD.
CARTAS DE OFERTA.
CARTAS DE PEDIDO.
CARTAS DE RECLAMACIN.
INFORMES:
INFORMES COMERCIALES.
INFORMES DE MERCADO.
INFORMES PERSONALES.
DOCUMENTOS PRIVADOS:
INSTANCIAS O SOLICITUDES.
CERTIFICADOS.
CURRCULOS.
OFICIOS.
DOCUMENTOS BREVES O DE RGIMEN INTERIOR:
AVISOS.
MEMORANDUM.
SALUDA.
OTROS DOCUMENTOS:
DOCUMENTOS MERCANTILES:
PROPUESTA DE PEDIDO.
ALBARN
FACTURA.
CHEQUE.
LETRA DE CAMBIO.
OTROS DOCUMENTOS DE EMPRESA:
ACTAS
FOLLETOS.
MANUALES.
IMPRESOS.
CARTELES.
LAS CARTAS
Es el tipo de documento escrito ms habitual.
Definicin: Es un tipo de documento escrito en el
que se transmite informacin dirigida a un particular o
a otra empresa.
Pueden ser comerciales, circulares, de solicitud.
NOTA: Un documento correcto y bien presentado
ser mejor aceptado que uno que tenga fallos o
est mal presentado. Debes poner la mxima
atencin en que los textos que redactes sean
claros y no contengan errores gramaticales ni
faltas de ortografa.
CARTA COMERCIAL: Es el medio de comunicacin muy eficaz y muy utilizado en el
mbito laboral. Por eso es muy importante conocer este medio para desenvolvernos
sin dificultad en nuestro puesto de trabajo.
La primera impresin que produzcan nuestras cartas ser decisiva y, por ello, es
muy importante cuidar la presentacin.
La calidad del papel ha de ser adecuada, tamao DINA A-4, y color blanco o muy
tenue.
Utilizar siempre sobres blancos.
La separacin entre prrafos debe ser mayor que la que hay entre lneas.
Evitar tachaduras y todo aquello que pueda producir mal aspecto.
Nunca escribir en el reverso de la carta.
Dejar mrgenes adecuados.
Estas cartas se componen de tres partes:
ENCABEZAMIENTO: Compuesto por el membrete, datos y direccin del destinatario,
referencias, fecha y saludo (estimados/as, distinguido/a, seor/a)
(membrete: es el nombre de la persona o empresa del que la escribe. Al papel de la
empresa que lleva el membrete se le llama papel timbrado)
CUERPO: Est compuesto por la introduccin de la idea principal, su desarrollo y
conclusin.
CIERRE: Est compuesto por la despedida, antefirma, firma, identificacin y cargo del
firmante. Algunas frmulas de despedida son:
en espera de sus noticias, les saludamos muy atentamente
se despide atentamente
Agradecindoles su atencin, nos despedimos muy atentamente
LA CARTA CIRCULAR: Es una carta de tipo general
dirigida a determinados colectivos para informarles
de algn asunto. Se deben escribir en papel timbrado
(con el membrete de la empresa) y presentar de
forma cuidadosa, redactadas de forma que parezcan
cartas escritas nica y exclusivamente para la
persona que la reciba.
LA CARTA DE SOLICITUD: Cuando enviamos el
curriculum a alguna empresa, tenemos que
acompaarlo con una carta de solicitud del puesto de
trabajo. Si en el anuncio imponen requisitos o
condiciones especiales, deberemos manifestar que
estamos en posesin de ellos.
Es una enumeracin detallada y ordenada de hechos
concretos o actividades y es la respuesta a una
pregunta planteada por una institucin o persona que
busca informacin.
LOS INFORMES
Es un documento que se elabora a peticin de una persona,
departamento o entidad. Contiene una exposicin detallada y
ordenada de hechos o actividades.
Existen diferentes tipos de informes:
Informe descriptivo o expositivo:
Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva.
Ejemplo: Informe sobre un accidente de trabajo ocurrido en la
empresa.
Informe valorativo:
Junto al anlisis de los hechos da una visin personal,
incluyendo recomendaciones y terminando con una
conclusin.
Ejemplo: Informe que aportan los representantes de los
trabajadores sobre la necesidad o no de realizar un despido
colectivo.
Informe demostrativo:
Refleja la constatacin de unos hechos y su prueba. Informe
sobre la investigacin de unos hechos concretos.
Tcnicas o pautas para redactar un informe:
Redaccin de forma directa e impersonal.

Evitar frases largas.

Ha de ser comprensible, breve y concreto.

Evitar ambigedades.

Debe ser monogrfico, es decir, tratar un solo

tema.
Debe aportar soluciones alternativas a problemas
concretos.
DOCUMENTOS PRIVADOS
Es una solicitud que tenemos que efectuar a un organismo pblico
o, por el contrario, a un organismo privado. Para ello, se utiliza
unos documentos especficos, como por ejemplo, la instancia.
La instancia es un documento en el que formulamos un peticin a
un organismo o entidad pblica o privada. Est formada por:
ENCABEZAMIENTO: Est formado por la abreviatura del
tratamiento de la persona a la que se dirige: Sr, Excmo. Sr.
CUERPO OEXPOSICIN: En l se exponen la razones de la
solicitud o peticin. Va siempre precedido de la palabra
EXPONE. Cada uno de los prrafos del cuerpo o exposicin
comenzar con la palabra QUE.
PETICIN: Donde se expone la solicitud. Va siempre precedido
de la palabra SOLICITA seguida de dos puntos.
DESPEDIDA: Formada por la fecha, firma e identificacin del
solicitante.
PIE: Al final de la hoja pondremos, en maysculas, el tratamiento
y cargo del destinatario.
COMUNICADOS BREVES Y DE RGIMEN
INTERIOR

La falta de comunicacin entre los distintos

departamentos de la empresa, puede dar lugar a graves
problemas. En ocasiones puede resultar difcil transmitir
una noticia de forma interna en una empresa; por ello
existen unos documentos especialmente concebidos para
este fin. EL MEMORNDUM, EL AVISO O ANUNCIO Y EL
SALUDO.
EL MEMORNDUM: Es una comunicacin breve entre
diversos departamentos o personas de una misma
empresa para dar una informacin determinada. El
contenido del memorndum debe estar referido a un solo
tema. No se usan las acostumbradas formas de saludo y
despedida de una carta corriente.
EL AVISO O ANUNCIO: Es una comunicacin breve
con la que se quiere informar de algo que se desea
que llegue a conocimiento general en la empresa.
Debe ser breve y estar redactado en lenguaje
sencillo, que sea comprensible para todos los
empleados de la empresa.
Podemos iniciar el documento con la palabra
anuncio, aviso o con expresiones como a todo el
personal
Todos los avisos irn fechados y firmados o sellados
por el departamento que los emite.
En las empresas suelen haber tablones de anuncios
destinados a colocar este tipo de comunicados.
A todo el personal:

Se ruega a todos los empleados que, con el fin de proceder a

las distribuciones de vacaciones de las verano y poder
complacer a la mayora sin perjuicio de la produccin, se
pongan en contacto con los respectivos jefes de departamento.

Valencia, 20 de octubre de 2017

FIRMA O SELLO

Departamento de personal
EL SALUDA: Es una comunicacin breve que lleva
impresa la palabra saluda precedida del nombre o
cargo del remitente. Las personas con cargos
pblicos o privados, utilizan este documento para
notificar a sus amigos, clientes o colaboradores
ciertos hechos de carcter social
EL DIRECTOR GENERAL DE INDUSTRIAS SUR

SALUDA

A D MARA GARCA TORRES y le comunica que el da 25 de noviembre,

a las 9 horas, en el saln Azul del Hotel Alhambra, tendr lugar la
convencin anual de delegados, en la que se expondr el plan de ventas
para el prximo ejercicio.

LUIS MIGUEL MORENO LPEZ

Aprovecha la ocasin para ofrecerle su consideracin
Ms distinguida

Valencia, a 20 de octubre de 2017

OTROS TIPOS DE COMUNICACIN
Adems de todos los documentos que hemos estudiado, la empresa utiliza otros
documentos, unos relacionados directamente con la actividad mercantil de la
empresa y otros que ha de utilizar en determinadas ocasiones por diferentes motivos.
DOCUMENTOS MERCANTILES:
Propuesta de pedido: En ella, la empresa consigna los gneros o servicios que
le solicita al cliente.
Albarn: Acompaa a la entrega de las mercancas. El cliente ha de devolver una
copia firmada dando su conformidad con el pedido recibido.
Factura: Acredita legalmente la compraventa de mercancas o el valor de los
servicios prestados.
Cheque: Documento de pago que contiene el mandato de pagar a la vista ,la
cantidad que figura en l, dado por la persona que lo suscribe (librador) a una
entidad de crdito (librado) en la que ha depositado previamente fondos para
atender el pago.
Letra de cambio: Documento de pago que elabora el vendedor (denominado
librador) y que dirige al comprador (librado), el cual se obliga a pagar la letra de
cambio el da de su vencimiento a la persona o entidad que se la presente al
cobro (denominada tenedor o tomador) que suele ser un banco.
OTROS DOCUMENTOS DE EMPRESA:
Certificados: Acreditan y dejan constancia, por escrito,
d algn hecho o circunstancia. Ejemplo, un certificado
de un curso.
Carteles: Suelen utilizarse para llamar la atencin
sobre algn tema concreto. Por ejemplo, para recordar
a los trabajadores las normas de seguridad e higiene.
Manuales: Son libros que explican el funcionamiento de
mquinas o herramientas o que establecen
procedimientos de trabajo que se deben seguir.
Folletos: Documentos de informacin que pretenden
persuadir al lector sobre algn aspecto determinado.
Impresos: Tienen un formato establecido previamente y
su objetivo es constatar hechos, registrar e identificar
datos.
Acta: Es un escrito que tiene por objeto dejar
constancia de las cuestiones tratadas y acordadas y de
lo acontecido en una junta o reunin.
IV.CMO PRODUCIR O REPRODUCIR
DOCUMENTOS?
MEDIOS UTILIZADOS PARA LA PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS:
Escritura manual.
Mquina de escribir.
Ordenador.
Burofax. Permite enviar documentos de forma rpida a
cualquier punto del pas con total garanta de su entrega
y contenido.
MEDIOS UTILIZADOS PARA LA REPRODUCCIN DE
DOCUMENTOS:
Fotocopiadora.
Fax.
Escner.
REGISTRO Y CONTROL DE LA
DOCUMENTACIN.
El directivo de la empresa es quien propone cmo y quin
controla la recepcin y transmisin interna y externa de la
informacin y de la documentacin de la empresa.
El control de la documentacin en la empresa puede llevarse a
cabo mediante la utilizacin de sistemas de registro que tendr
lugar en los:
Registros de entrada de correspondencia.
Registros de salida de correspondencia.
Registros de correspondencia y documentacin interna en la
empresa.
El control de la informacin consiste en verificar si todo ocurre
conforme el plan de comunicacin adoptado y a las
instrucciones emitidas por la direccin.
Los controles de la documentacin se llevan a cabo desde los
niveles directivos y tienen como finalidad informar, motivar,
determinar qu acciones correctoras son las ms adecuadas y
cmo han de aplicarse.