Las 5 caras de

los empleados
actuales
Comprender a nuestros equipos:
Con quin trabajamos ycmo
mejorar la colaboracin
Noviembre de 2016
La prxima vez que ests en la oficina,
echa un vistazo a tu alrededor a
tus empleados y compaeros. No
encontrars un solo tipo de trabajador.
En su lugar, encontrars una gran
variedad de empleados que abarcan
diferentes estilos de trabajo, tipos de
personalidad, conjuntos de aptitudes y
generaciones. Algunos trabajan mejor
en grupos grandes, mientras que otros
se concentrarn mejor a solas. Vers que,
a la vez que los empleados ms jvenes
buscan las ltimas y mejores herramientas
Las 5 caras de los empleados actuales 2
de comunicacin, puede que las
generaciones mayores solo quieran usar
el correo electrnico.
Pero ten en cuenta que es posible que
tu compaa se expanda ms all de los
empleados de la oficina. Lo ms probable
es que tengas trabajadores a distancia,
contratistas independientes y socios
comerciales, todos ellos trabajando fuera
de la oficina.
Noviembre de 2016 Las 5 caras de los empleados actuales 3

Los equipos de hoy en da

son muy diversos y tienen
diferentes estilos de trabajo.

De qu generacin son los empleados Con qu frecuencia trabajan?

de hoy en da?

Millennials 34 % 42 %

Generacin X 34 %
Baby boomers 29 % 21 %
18 %
Generacin
silenciosa 2% 11 %
8%

Post-millennials 1%
menos 40 41-49 50-59 60
de 40 o ms
(en los empleados de EE.UU. en 2015) Horas a la semana trabajadas en promedio por los trabajadores
estadounidenses (tiempo completo, de ms de 18 aos)

Cunto tiempo tardan en llegar a la oficina? Dnde quieren trabajar?

El tiempo de El 80-90% 50%

desplazamiento de los empleados de los empleados

promedio hasta el lugar de EE.UU. afirma de EE.UU. tiene un

que le gustara empleo compatible
de trabajo en EE.UU. es trabajar a distancia, parcialmente con el

de 26.4 minutos al da. por lo menos medio

tiempo.
teletrabajo.

Los millennials superan a la generacin X como la generacin ms numerosa en los trabajadores de EE.UU.,
2015, Centro de investigaciones Pew
La semana laboral de 40 horas dura en realidad 7 horas ms, 2014, Gallup
Encuesta sobre la comunidad estadounidense, 2015, Oficina del Censo de los Estados Unidos
ltimas estadsticas del teletrabajo, 2016, GlobalWorkplaceAnalytics.com
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En los ltimos aos, puede que
vieras cmo se amplan an ms las las necesidades de seguridad y
diferencias en las preferencias de tus
empleados. Hay ms millennials que
nunca en las plantillas, el trabajo a
distancia se convirti en algo habitual
y las herramientas que usamos para
colaborar se extendieron ms all del
correo electrnico y las llamadas de
conferencia.
que quieren, a la vez que satisfaces
productividad de tu organizacin?
Empieza por entender a los empleados
y cmo quieren colaborar.
Veamos ejemplos de cinco empleados
con estilos de trabajo diferentes para
entender mejor qu tecnologa y
herramientas necesitan para trabajar.

Con todos estos estilos de trabajo,

preferencias y ubicaciones diferentes, AQU EST TU EQUIPO:
es fcil ver por qu no deberamos
esperar que todos los empleados scar, director financiero
colaboren de la misma forma. Pero
probablemente eres consciente de las Vernica, directora de informacin
prdidas de productividad, los costos y
los riesgos de seguridad relacionados Hctor, especialista en redes sociales
con la adopcin de demasiadas
aplicaciones empresariales. Paula, desarrollo empresarial

Las organizaciones usan una media Isabel, contratista independiente

de 730 aplicaciones basadas en la
nube.

Cundo es el momento de planear la

siguiente compra de tecnologa de la
empresa? Cmo proporcionas a los
empleados las diversas herramientas

Informe sobre la nube de abril de 2015, 2015, Netskope

Noviembre de 2016
scar,
director financiero
DEPARTAMENTO: FINANZAS
UBICACIN: TRABA JA EN L A SEDE CENTRAL DE L A COMPAA
scar es un empleado antiguo en la compaa
y estuvo en la organizacin durante ms de
20 aos. Pas de un puesto de principiante a
dirigir un equipo completo de empleados. En
la actualidad, asesora al personal de direccin
sobre el estado financiero de la organizacin.
En relacin con la tecnologa, scar pas
por muchos cambios a lo largo de los aos.
Cuando escucha que la tecnologa nueva
podra ayudarlo a l y a sus compaeros a
hacer su trabajo, es reacio a adoptar otra
herramienta nueva. Prefiere usar el telfono,
Las 5 caras de los empleados actuales 5
tener conversaciones en persona y usar
el correo electrnico para comunicarse
con sus compaeros, y evita usar las
aplicaciones de mensajera instantnea en
el trabajo.
En relacin con las soluciones de
colaboracin online, el 97% de los
empleados usa el correo electrnico
como herramienta de comunicacin. El
78% usa un sitio de intranet
y el 45% prefiere usar una herramienta
de colaboracin social.
Encuesta de 2016 sobre comunicaciones digitales en el lugar
de trabajo: Las compaas necesitan replantearse cmo se
comunican con sus empleados, 2016, TheEmployeeApp
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Qu necesita
scar?
En los ltimos aos se produjo un scar supervisa a muchos empleados
crecimiento espectacular en relacin con jvenes que a menudo se ponen en
la colaboracin. Los empleados estn contacto con l con mensajes instantneos.
en muchos ms equipos que nunca Como scar rara vez inicia sesin en la
y necesitan herramientas especficas herramienta de mensajera instantnea,
para colaborar en nuevos y diferentes depende de la integracin de las
escenarios. Pero recuerda que, cuando aplicaciones con su correo electrnico
decidas qu herramientas son las para recibir los mensajes que, de otra
adecuadas para tu organizacin, tambin forma, perdera. Con Office 365, los chats
debers pensar en empleados como de Skype Empresarial van directamente
scar, que pasaron por varios cambios de a las conversaciones de Outlook, con lo
herramientas empresariales. que se mantiene la comunicacin entre
empleados integrada y breve.
Como solucin a largo plazo que
se adapte a diferentes escenarios,
necesitas un conjunto de programas
con herramientas de comunicacin
integradas. Si las herramientas de
mensajera instantnea, telfono, correo
electrnico y calendario funcionan en
conjunto, los diferentes empleados
podrn comunicarse como prefieran. i
Noviembre de 2016
Vernica,
directora de informacin
DEPARTAMENTO: TI
UBICACIN: TRABA JA EN L A SEDE CENTRAL DE L A COMPAA
Vernica es el cerebro que est detrs de la
infraestructura de TI de la empresa. Mientras
su equipo se asegura de que todos los
empleados tienen al da y en funcionamiento
el hardware y software que necesitan para
trabajar, Vernica est a cargo de las compras
y decisiones de planeamiento de TI y asesora
al personal de direccin sobre el software
que, en su opinin, es la mejor opcin
para la compaa. Debido a la multitud de
aplicaciones instaladas en la organizacin,
el equipo de Vernica trabaja con muchos
proveedores externos.
Las 5 caras de los empleados actuales 7
Adems de recuperar las contraseas
perdidas de los empleados y administrar
las actualizaciones y la implementacin de
software, el equipo de Vernica supervisa
la ciberseguridad de la compaa. Se
dieron cuenta de que los empleados usan
aplicaciones no admitidas, especialmente en
relacin con el uso compartido de archivos
basado en la nube.
Segn una encuesta del ao 2013
realizada por Symantec, el 77% de las
empresas experimentaron situaciones de
nube no autorizada.
Evitar los costos ocultos de la nube, 2013, Symantec
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Qu necesita
Vernica?
Vernica y el resto del departamento Incluso si no estn en sus escritorios,
de TI necesitan asegurarse de que los Vernica y su equipo reciben solicitudes de
empleados disponen de las herramientas TI. Desde restablecer contraseas perdidas
que necesitan. Si los empleados usan a eliminar datos de un dispositivo perdido,
las herramientas que proporciona el o agregar un usuario nuevo al sistema de la
departamento de TI, Vernica podr compaa: la movilidad es imprescindible.
dejar de preocuparse por los riesgos La aplicacin Office 365 Admin les
de seguridad relacionados con el uso permite hacer todo esto y ms, en todas las
de aplicaciones no admitidas. Algunos aplicaciones que usan los empleados, con
empleados necesitarn herramientas la supervisin de un nico proveedor.
de anlisis empresarial. Para otros, es
imprescindible disponer de herramientas
de uso compartido de archivos
basadas en la nube y aplicaciones de
comunicacin instantnea.

Cuando un solo proveedor puede

proporcionar todos estos programas,
todo el mundo gana. Los empleados
tendrn que recordar menos contraseas
y aprender a usar menos interfaces
entre las que cambiar. Vernica tendr
que administrar menos proveedores de
aplicaciones y se enfrentar a menos
complicaciones de seguridad.
Noviembre de 2016 Las 5 caras de los empleados actuales 9

Hctor,
Especialista en
redes sociales
DEPARTAMENTO: MARKETING
UBICACIN: TRABAJA EN LA SEDE
CENTRAL DE LA COMPAA Y DESDE CASA

Hctor es exactamente la persona en la

que muchos administradores piensan
cuando escuchan el trmino futuro
empleado y acaba de incorporarse a
la plantilla. Hctor creci en la era de la
tecnologa y su puesto no exista hace
10aos. Hctor se adapta a la tecnologa
nueva con facilidad y a menudo busca las
ltimas herramientas organizativas y de
comunicacin para probarlas l mismo.

Como especialista en redes sociales, el

trabajo de Hctor no siempre acaba a
las 5p.m. A menudo comprueba sus
proyectos y correo electrnico desde
casa y suele volver a conectarse y trabajar
por la noche. Trabaja, al menos, 45 horas
semanales y apuesta fuerte por el xito
de la compaa.

Los millennials de EE.UU. trabajan,

en promedio, 45 horas semanales.
En China y Singapur, este promedio
aumenta hasta las 48 horas
semanales.

Carrera profesional de los millennials: Visin de 2020, 2016,

Manpower Group
Noviembre de 2016 Las 5 caras de los empleados actuales 10

Qu necesita
Hctor?
Para el trabajo y estilo de colaboracin como
millennial de Hctor, es importante que la
tecnologa est actualizada. Hay que buscar un
conjunto de herramientas que tenga algunas, si
no todas, las aplicaciones admitidas que Hctor
necesita. Al hacerlo, sus niveles de productividad
y colaboracin se mantendrn altos, a la vez que Una tarde, cuando Hctor estaba visitando
se liberar al departamento de TI de los temores las redes sociales, vio que un competidor
de seguridad que vienen con las aplicaciones estaba a punto de anunciar un producto
no admitidas. Las aplicaciones de mensajera importante. En lugar de esperar a la
instantnea son las favoritas de los millennials y maana siguiente para intercambiar
las usan para aumentar la comunicacin fluida. documentos por mensajera interna, pudo
conectarse a los archivos que necesitaba
El 45% de los millennials afirma que las en SharePoint y elaborar un informe para
herramientas de mensajera instantnea son que su jefe lo revisara inmediatamente.
su herramienta de colaboracin preferida en
el lugar de trabajo.

Adems, piensan en las herramientas y

directivas de implementacin que permiten que
los empleados usen sus telfonos celulares para
obtener acceso a aplicaciones relacionadas con
el trabajo y fomentan un entorno de trabajo
flexible. Segn un estudio de la Universidad de
Bentley, el 77% de los millennials piensa que un
horario laboral flexible los hara ms productivos
y el 89% suele consultar el correo electrnico
desde casa despus de su jornada laboral.

La mente del millennial se va al trabajo, 2014, Universidad

de Bentley
Noviembre de 2016
Paula,
Desarrollo empresarial
DEPARTAMENTO: VENTAS
UBICACIN: TRABA JA EN LOS DESPL A ZAMIENTOS
Y EN L A OFICINA ESPORDICAMENTE
Paula est en el equipo de ventas y
normalmente va de una ciudad a otra, se
rene con clientes actuales y potenciales
y con socios comerciales, y asiste a
conferencias.
Es una vendedora estratgica y
extrovertida que trabaja codo con codo
con compaeros de varios departamentos
en las cuentas de clientes especficos.
Su rol depende de mantener una
comunicacin constante con ellos y
Las 5 caras de los empleados actuales 11
tambin con sus clientes. Cuando no
est en una reunin de negocios, trabaja
mano a mano con su equipo en la oficina
para desarrollar propuestas y evaluar
los clientes potenciales. En el pasado,
tena que intercambiar por correo
electrnico las versiones de los archivos
con su equipo, adems de responder
frecuentemente a llamadas y correos
electrnicos desde su celular.
Noviembre de 2016
Qu necesita
Paula?
Paula necesita comunicarse y colaborar con su
equipo como si estuviera en la oficina. Para ella,
esto es mucho ms que una simple llamada
telefnica. Teniendo en cuenta que el 55% de
la comunicacin se produce con el lenguaje
corporal, implementar una herramienta de
videoconferencias le permitir colaborar con su
equipo de forma ms eficiente.
Se espera que el software y los servicios
de conferencias web alcancen los
3600millones de dlares en 2020.
Paula tambin se beneficiara de la edicin y
uso compartido de documentos basados en la
nube. En lugar de depender del intercambio
de las versiones de los documentos entre ella
y su equipo, la posibilidad de crear de forma
conjunta un documento y almacenarlo online
reducir la confusin y la ayudar a organizarse
en los desplazamientos. Tambin trabaja en
varias cuentas con diferentes equipos de apoyo
interno y, al tener un rea de trabajo donde
puede crear conversaciones de chat ms largas
con cada equipo, har que est incluso ms
organizada y conectada que con docenas de
mensajes instantneos privados.
2011, Psychology Today
2016, 2016, Frost & Sullivan
Las 5 caras de los empleados actuales 12
Cuando se sube a un tren para ir a una
reunin de ventas de una semana de
duracin, los equipos de las diferentes
cuentas estn terminando de recoger
propuestas y presentaciones comerciales
para sus reuniones. Desde el tren, se
puede conectar con el equipo de cada
cuenta con conversaciones de equipo en
Microsoft Teams. Dentro de la aplicacin
MicrosoftTeams, crearon un canal para
cada cuenta de cliente que les ayuda a
seguir conectados con lo que est pasando
con ese cliente. Todas las herramientas que
necesitan para colaborar son accesibles
desde la aplicacin: co-autora de archivos,
videollamadas, chat, herramientas de
planeacin, etc. El grupo podra colaborar
para editar de forma conjunta los lotes
de presentaciones en tiempo real con
PowerPoint Online sin siquiera salir de la
aplicacin Teams.
Es la comunicacin no verbal una cuestin de nmeros?,
Infografa y tendencias de mercado de conferencias web de
Noviembre de 2016 Las 5 caras de los empleados actuales 13

Isabel,
contratista
independiente
DEPARTAMENTO: DISEO
UBICACIN: TRABAJA A DISTANCIA
DESDE UNA OFICINA EN CASA

Se contrat a Isabel para cubrir un

puesto temporal de seis meses para
ayudar con los trabajos de cambio
de imagen de la organizacin. Es una
diseadora autnoma que decidi
dejar en espera otros proyectos
freelance y comprometerse con
este proyecto durante el semestre
siguiente. Tiene acceso a algunas
aplicaciones y documentos internos
de la empresa, pero determinar qu
se comparti con ella y qu se puede
compartir es algo complicado. Isabel
usa su propio porttil y dispositivo
mvil para comunicarse con sus
compaeros dentro de su compaa.

El 49% de las organizaciones

afirma que su necesidad de
trabajadores eventuales seguir en
aumento en los prximos
3 a 5 aos.

Empleados por encargo, 2015, Deloitte

Noviembre de 2016 Las 5 caras de los empleados actuales 14

Qu necesita
Isabel?
Aunque Isabel necesita comunicarse con el
equipo interno como si fuera una empleada
indefinida, el hecho es que no est a tiempo
completo en la organizacin. El equipo
de TI necesita saber qu documentos
compartidos con Isabel se pueden revocar si
fuera necesario y necesitan una manera de Isabel trabaja mejor por las noches,
realizar un seguimiento de lo que recibi y normalmente cuando el resto de los
lo que no. empleados de la compaa cerraron la
sesin por la diferencia de zona horaria.
Un sistema de uso compartido de archivos Mientras trabaja duro en el rediseo
seguro que permita a los administradores de un logotipo, se da cuenta de que no
establecer diferentes niveles de permisos recibi los nuevos archivos de fuentes. En
para cada clasificacin de empleado le lugar de quedarse atascada, los descarga
permitir ser ms productiva, a la vez que de la carpeta de SharePoint Online de
cumple con todas las medidas de seguridad la organizacin a la que se le concedi
y cumplimiento establecidas. De esa forma, acceso como contratista.
los contratistas pueden obtener acceso de
forma segura a los archivos que necesitan,
mientras que el departamento de TI puede
estar tranquilo. Cuando Isabel acabe su
contrato, un sistema de archivos basados en
la nube permitir que el departamento de
TI elimine sus permisos sin siquiera afectar a
los dispositivos personales de Isabel.
Noviembre de 2016
Une a tu variado
equipo con un
conjunto de
aplicaciones
integrado.
Al final del da, todo el equipo necesita
trabajar en conjunto. Con un conjunto
de herramientas de colaboracin,tus
empleados podrn usar las herramientas
que prefieran, sin poner en peligro
la seguridad, la productividad o el
presupuesto.Al reducir el nmero de
proveedores implicados en las aplicaciones
empresariales que usas, el equipo de TI
estar tranquilo y tus empleados tendrn
menos contraseas que recordar.
15
Un conjunto de herramientas, como las
que estn disponibles con los planes de
Office 365, puede ayudar a superar las
dificultades de colaboracin que tuvieron
tus empleados en el pasado. En su lugar,
podrn disfrutar de las ventajas de una
solucin universal con:
Facilidad de uso
Con un conjunto de herramientas, los
empleados reacios a adoptar nuevas
tecnologas podrn cambiar de una
aplicacin a otra sin tener que conocer una
interfaz nueva o realizar un seguimiento de
varias contraseas.
Colaboracin externa
Es posible colaborar con las personas
externas a la organizacin con el acceso
externo seguro para diferentes aplicaciones
en Office 365. Y lo mejor? Cuando finalice
un contrato o asociacin, el departamento
de TI puede revocar los permisos a distancia.
Noviembre de 2016
Reuniones de Internet ms productivas
En lugar de depender de llamadas solo
de voz, las videollamadas basadas en la
nube con Skype Empresarial permiten a los
empleados de todo el mundo colaborar
como si estuvieran en la misma sala. Con
las funciones de pantalla compartida y chat
integradas en todas las reuniones, ya no
dependers de aplicaciones de terceros.
El fin del control de versiones
En lugar de intercambiar versiones de los
archivos, la co-autora de documentos en
Word Online permitir que los comentarios
sean directos y concisos. Si es necesario
buscar una revisin, el historial de cambios
en un documento se puede recuperar
fcilmente.
Las 5 caras de los empleados actuales 16
Conversaciones fluidas
Los empleados pueden elegir el medio
para conversar que mejor funcione para su
equipo, tanto si se prefiere el chat, el correo
electrnico o la red social empresarial.
Acceso seguro en la nube a los archivos
Con acceso basado en la nube a los archivos
admitido en toda la organizacin desde
cualquier lugar donde los empleados
tengan acceso a Internet, trabajar
a distancia de forma segura es una
posibilidad real.
Noviembre de 2016 Las 5 caras de los empleados actuales 17

Es el momento de ver cmo un

conjunto de herramientas basadas
en la nube puede potenciar la
colaboracin en tu equipo diverso.

Obtn ms informacin sobre lo que

pueden hacer por tu organizacin las
herramientas de Office 365. Empieza con
Microsoft Teams para ver cmo crea un
rea de trabajo digital para los empleados
de alto rendimiento:

https://www.youtube.com/watch?v=nKU-FMzZFF0
Noviembre de 2016 Las 5 caras de los empleados actuales 18

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Algunos ejemplos solo se ofrecen como demostracin y son ficticios. No se

pretende ni deduce ninguna asociacin real.

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