Combinacin de Correspondencia

Esta opcin se utiliza cuando se desea enviar una carta personalizada a

muchos destinatarios.

Esto funciona creando una carta y asignndole los destinatarios de manera

automtica.

Para este trabajo deber utilice los archivos Base de Datos Combinar y Carta
Tipo para combinacin.

Archivo Carta Tipo par combinacin.

El archivo formato carta contiene la carta que ser enviada a cada uno de
ellos pero sin estar asignados los nombres, escriba el siguiente prrafo:

Seguir los siguientes pasos para generar de manera automtica las cartas
para cada una de las personas que se encuentran en la lista de contactos.

1. Abrir el archivo que contiene la carta, seleccionar la Pestaa

Correspondencia y de ella la opcin Iniciar combinacin de
Correspondencia y de todas las opciones que se muestran seleccionar la
que dice Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.
Una vez seleccionada la opcin se deben
seguir los 6 pasos que se sealan a
continuacin

1. Seleccionar el tipo de documento que

desea realizar:

Para este ejemplo se trabajar con una Carta, una vez seleccionada esa
opcin presionar Siguiente

2. Seleccin del Documento Inicial.

Como se est trabajando sobre el

documento que contiene la carta se
selecciona la opcin Utilizar el documento
actual; presionar siguiente
3. Seleccin de Destinatarios

Como ya se tiene un documento Word

con la tabla que contiene a los
destinatarios a partir de la
opcin Examinar para abrir el
documento que contiene a los
destinatarios
Al abrir el archivo con los contactos aparecer la siguiente pantalla

Contiene la lista de destinatarios, donde todos aparecen cliqueados esto

quiere decir que a todos se les generar una carta, si hay alguno al que no se
le quiera generar la carta basta con descliquearlo.

Una vez aceptada la lista de destinatarios debe presionar la opcin Siguiente

4. Escriba la carta

Lo que se debe hacer en este punto es asignar en qu lugar de la carta

deben ir cada uno de los datos de los destinatarios.

Para comenzar con este proceso debe partir colocando el cursor en el

lugar donde va a ir el estilo de la persona, en este caso una ms arriba de
asunto. Luego debe seleccionar la opcin Ms Elementos, donde se
habilitar una ventana que muestra los campos que pueden ser
ingresados en la carta, como lo muestra la siguiente imagen
 Ahora se deben asignar los campos para que la carta quede personalizada.

Debemos seleccionar los campos:

Estilo, presionar la tecla Enter

Para generar una nueva lnea y volvemos a seleccionar Mas
Elementos y ahora insertamos el campo Nombre
Luego Apellido
Esto se repite hasta ingresar cada uno de los campos

Utilizando los botones << y >> podr moverse a cada una de las cartas.

5. Para finalizar la generacin de las cartas presione la opcin siguiente

complete la combinacin

Esta opcin permite imprimir directamente las cartas o bien generar un

archivo en el cual se encuentren todas las cartas
Para finalizar correctamente la
combinacin de correspondencia se
deber generar un archivo que
contenga todas las cartas, para ello
debe seleccionar la opcin Editar
cartas individuales, mostrandose la
ventana que aparece ms abajo y se
debe seleccionar la opcin todas y

precionar aceptar

Al seleccionar esta opcin se crear un nuevo documento Word que

contendr cada una de las cartas, grabelo en un directorio donde lo pueda
encontrar para su posterior impresin.