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AUDITORIA EMPRESARIAL AUDITORIA DE ESTOQUES PROF.º RICARDO COSTA SIMÕES

AUDITORIA EMPRESARIAL

AUDITORIA DE ESTOQUES

PROF.º RICARDO COSTA SIMÕES

FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF.º RICARDO SIMÕES

AUDITORIA DE ESTOQUES

Os estoques constituem o principal item de ativo de muitas empresas e, nestas, dedica-se geralmente um tempo considerável à verificação dos estoques. Uma vez que estes constituem itens tangíveis, os auditores têm de se preocupar em determinar quantidades e qualidades dos mesmos, assim como em conferir a exatidão dos cálculos referentes a seu valor.

Os estoques são bens destinados à venda ou fabricação, relacionados com os objetivos e atividades da empresa sendo importantes na apuração do lucro líquido de cada exercício social. As principais classes de estoques compreendem:

  • a) Matérias-primas - bens comprados e destinados à produção;

  • b) Produtos em processo bens que estão em processo de produção;

  • c) Produtos acabados - bens produzidos ou comprados e destinados à venda;

  • d) Mercadorias bens comprados e destinados à venda

As atividades envolvendo a área de estoques oferecem ao auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendações construtivas, visando ao aprimoramento dos controles e redução de custos da empresa auditada. Esse fato acontece em função da complexidade das operações de estoque, conforme exemplificado no quadro 01.

OBJETIVO

Avaliar os controles internos na área para identificar os graus de riscos de auditoria quanto ao sistema, no que diz respeito à sua localização física, legislação aplicável, corte da documentação, autenticidade e autorização dos registros, integridade, correta classificação e adequada apresentação e divulgação nas Demonstrações Financeiras.

FINALIDADE

  • a) Determinar sua existência, que poderá estar na companhia, em custodia com terceiros ou em transito;

  • b) Determinar se é pertencente à empresa;

  • c) Determinar se foram aplicados os princípios de contabilidade geralmente aceitos em base uniforme;

  • d) Determinar a existência de estoques penhorados ou dados em garantia; e

  • e) Determinar se estão corretamente classificados nas demonstrações financeiras e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas

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Atividades da área de estoques

Planejamento da Produção

Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de

Compra da Matéria-Prima

Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de

Recepção da Matéria-Prima

Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de

Contabilização da Matéria Prima

Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de

Armazenamento da Matéria Prima

Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de

Fabricação de Produtos

Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de

Contabilização dos Custos de Fabricação

Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de

Armazenamento dos Produtos Fabricados

Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de

Expedição dos Produtos Vendidos

Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de

Contabilização do Custo dos Produtos Vendidos

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PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade envolvida.

Seguem abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria.

  • a) Exame Físico Contagem de estoques de matérias-primas, em processo, acabados e materiais em consignação ou com terceiros.

  • b) Confirmação Confirmação de estoques de terceiros; Confirmação de estoques com terceiros; Confirmação de estoques em consignação.

  • c) Documentos Originais Exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos; Exame de Contratos de compra e vendas; Exame documental das apropriações de matérias-primas e mão-de-obra; Exame de atas e assembléia.

  • d) Cálculos Soma da contagem de estoques; Cálculo das quantidades pelo preço unitário; Calculo dos impostos; Apropriação das despesas gerais de fabricação.

  • e) Escrituração Exame da conta de razão de produtos acabados; Exame da conta de razão de importação em transito; Exame das ordens de fabricação; Follow-Up das contagens físicas.

  • f) Investigação Exame detalhado da documentação de compra; Exame minucioso das ordens de fabricação em aberto; Exame do cut-off de compras e vendas

  • g) Inquérito Variação do saldo de estoques; Inquérito sobre existência de produtos obsoletos

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  • h) Registros Auxiliares Exame do registro perpetuo de estoque inventario Exame das ordens de produção/fabricação.

  • i) Correlação Relacionamento das Vendas com a baixa dos estoques; Relacionamento das compras com os fornecedores.

  • j) Observação Classificação adequada das contas; Observação dos princípios de contabilidade e métodos de estoque utilizado pela empresa; Observação do registro correto de estoques obsoletos.

VERIFICAÇÃO DA EXISTÊNCIA FÍSICA

  • a) Leia as instruções da empresa para o levantamento do inventário e observe principalmente os seguintes detalhes: Planejamento;

Controle de etiquetas;

Corte das operações;

Movimentações externas e internas de produtos;

Identificação dos produtos.

  • b) Obtenha o valor aproximado do estoque em cada local da empresa e determine os locais que serão visitados pelos auditores. Comunique por escrito previamente os detalhes das contagens aos outros escritórios, da empresa de auditoria, participantes também do inventário.

  • c) Visite os locais, onde estão estocadas as matérias-primas e produtos, antes do dia das contagens, observe se os estoques arrumados adequadamente e atente para áreas problemáticas ou difíceis, para onde deverão ser designados auditores mais experientes.

  • d) Determine os auditores externos necessários para as contagens, faça uma reunião com eles, a fim de orientá-los sobre a natureza do inventário e características das operações da empresa e estabeleça as áreas que cada um deverá atuar;

  • e) Durante as contagens o auditor deve efetuar os seguintes procedimentos:

Verificar se os participantes estão seguindo as informações do inventário

físico; Efetuar testes de contagens, confrontando de imediato com as anotadas

pelos participantes e dirimir quaisquer porventura existentes; Preparar papel de trabalho de testes de contagens de itens de maior valor monetário para posterior comparação com as relações finais de inventário;

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Observar e perguntar quanto às matérias-primas e produtos obsoletos estragados ou de movimento lento (normalmente não movimentados nos últimos12 meses). Caso haja, prepare papéis de trabalho dando detalhes; Observar se foram adotados procedimentos adequados para os produtos faturados e não entregues e para as matérias-primas recebidas durante o inventário físico; Preparar papel de trabalho do cutoff (corte das operações) dos documentos de entrada e saída; Elaborar cutoff das etiquetas de contagens (emitidas, utilizadas, canceladas e em branco). f) Nos casos de estoques em poder de terceiros (em armazéns gerais, para beneficiamento, em consignação ou demonstração, etc.), peça confirmação ao custodiante cobrindo os seguintes pontos:

Que o estoque é de propriedade da empresa auditada; Que o estoque se encontra em boas condições; Que o estoque está livre de quaisquer ônus.

Na hipótese de os estoques em poder de terceiros serem de valor relevante, além da obtenção de confirmação por escrito, o auditor deve inspecioná-los fisicamente.

Modelo de carta de confirmação de estoques em poder de terceiros (Em papel timbrado da empresa auditada)

Salvador, 25 de janeiro de 2009

Prezados senhores:

Para fins de simples conferência, por favor confirmar diretamente com nossos auditores (colocar nome e endereço dos auditores externos ou independentes) se os estoques, abaixo discriminados, encontram-se em seu poder, são de nossa

propriedade, estão em boas condições e livres de quaisquer ônus em 31 de dezembro de 2008. Adicionalmente, caso haja alguma divergência com os registros

de V.Sas., solicitamos indicar na coluna de “OBSERVAÇÕES” a natureza dessa

divergência.

Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos,

Atenciosamente,

______________________ Assinatura, e carimbo .

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Confirmamos que os saldos abaixo discriminados encontram-se em nosso poder, são de sua propriedade, estão em boas condições e livres de quaisquer ônus em 31 de dezembro de 2008

QUANTIDADE

DESCRIÇÃO

OBSERVAÇÕES

_____ ___

de

______________

de ______

_________________________ Assinatura, e carimbo

g) Averigúe se os estoques de propriedade de terceiros, armazenados nas dependências da empresa, foram contados, confrontados com os controles extra-contábeis e excluídos das listagens finais de inventário. Caso o valor envolvido seja relevante, peça confirmação.

A contagem física é o meio pelo qual o auditor se satisfaz quanto à existência efetiva dos estoques, sendo necessária para assegurar que o registro contábil reflita com propriedade a existência física.

MODELO DE ETIQUETA

 

Nº 003816

Material:

Código:

Local

---------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Nº 003816

3º Contagem

Material:

Código:

Local

Quantidade contada _____________

unidade

___________________ Visto do Inventariante _____________________________________

 

Visto do Supervisor: _______________________________________

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Nº 003816

2º Contagem

Material:

Código:

Local

Quantidade contada _____________

unidade

___________________

Visto do Inventariante _____________________________________

 

Visto do Supervisor: _______________________________________

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Nº 003816

1º Contagem

Material:

Código:

Local

Quantidade contada _____________

unidade

___________________

Visto do Inventariante _____________________________________

Visto do Supervisor: _______________________________________

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CUIDADOS NO ACOMPANHAMENTO AOS INVENTÁRIOS

Ao executar trabalhos sobre inventários físicos o auditor deverá observar:

  • A ocorrência de erros de somas na coluna final da lista de inventários;

  • A ocorrência de erros de cálculos na multiplicação de quantidades pelo preço unitário;

  • Majoração do preço unitário para compensar diminuição nas quantidades ou diminuição no preço unitário para compensar aumento nas existências;

  • Se não está sendo contada e registrada a quantidade errada (a maior da contagem ou a menor da contagem);

  • Se em grandes pallets não se está contando em base de testes caixas que se encontram visível externamente, mas internamente encontram-se vazias;

RESPONSABILIDADES PELAS ETIQUETAS

Logo no início de seu trabalho de observação, cabe ao auditor estabelecer responsabilidades pelas etiquetas pré-numeradas de estoque, registrando o número de etiquetas usadas, das emitidas e não usadas e da não emitidas. Assim fazendo, o auditor conta com um elemento que o ajuda a evitar apresentação do estoque a maior, pelo preenchimento de etiquetas, não usadas, após o inventário físico. Além de registrar os números das etiquetas, o auditor deve pesquisar no local do levantamento, a fim de se certificar de que não só foram etiquetados todos os tens como todas as etiquetas emitidas foram distribuídas, não restando nenhuma que possa ser usada para fins escusos,

Durante a observação do levantamento, o auditor deve registrar informações relativas a recebimentos e embarques ocorridos imediatamente antes da data do mesmo, pois, assim se consegue coordenação do registro de compras, vendas e estoque em mãos. Posteriormente, podem-se confrontar esses dados com as últimas vendas e compras registradas no período.

MOVIMENTO

Estreitamente relacionado com a coleta de dados está o procedimento que visa assegurar ao auditor dados sobre o movimento de mercadorias durante a contagem de estoques. Qualquer descontrole nesse movimento de mercadorias para a área em que se efetua o levantamento, dentro dela ou para fora, pode levar a contagens errôneas. Durante todo o período de observação, o auditor precisa estar atento para os movimentos de estoque e se assegurar que os mesmo são devidamente registrados.

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CONTAGEM DE TESTE

Enquanto observa a realização do levantamento físico, o auditor deve fazer várias contagens de teste para verificar a exatidão do trabalho dos empregados do cliente. Nos papéis de trabalho devem constar várias contagens de teste, para posterior comparação com os resumos do levantamento. Cabe ao auditor aplicar seus critérios de julgamento para decidir sobre a necessidade de abrir caixas, pacotes, etc. a fim de ter certeza de que as quantidades declaradas são as realmente existentes. Em geral, o auditor concentra os testes nas categorias de mais alto valor monetário. Ele pode usar um programa de computador para identificar essas categorias ou outras que preencham determinadas especificações. Um programa de computador pode ser feito de modo que identifique os itens de pouca movimentação, os que tenham um saldo maior em relação ao período anterior, ou talvez aqueles cujos saldos excedam à quantidade normal de pedido, em determinada percentagem. Nesses pontos, o auditor, então, pode empregar sem tempo para obter a certeza que julga necessário.

Para a obtenção de melhores resultados, é recomendável ao auditor dispor de conhecimentos prévios dos itens componentes do inventario, critérios de avaliação dos estoques, sistema de armazenamento, locais de estocagem, existência de materiais em poder de terceiros ou de terceiros em poder da empresa.

OUTROS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Proceda da seguinte forma para os estoques obsoletos e de lento movimento:

Investigue se os procedimentos da empresa para distinguir esses bens dos estoques normais são satisfatórios;

Veja se foram

anotados bens dessa natureza nos papéis de trabalho do

inventário físico; Examine os registros perpétuos de estoques para matérias-primas e produtos sem movimento nos últimos 12 meses;

Verifique

se

os

estoques

obsoletos

e

de

lento

movimento foram

adequadamente avaliados no balanço patrimonial.

 

CONTROLES INTERNOS PERTINENTES

 
  • de

Segregação

funções,

entre

guarda

física

dos

estoques

e

a

de

 

contabilização;

  • Autorização de compra por pessoa de nível;

  • Utilização de requisição de materiais para produção;

  • Registros permanentes de estoque;

  • Determinação do ponto de reposição dos estoques;

  • Conciliação periódica entre o registro permanente e o razão;

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  • Contagens rotativas dos estoques;

  • Sistema de custos integrado com a contabilidade;

  • Segregação de funções entre o setor de compras e o de recebimento;

  • Contagem física quando da recepção e emissão de documento fiscal.

POSIÇÃO DOS ESTOQUES

O auditor deverá atentar para a localização dos estoques que poderão estar:

  • Na companhia;

  • Em custódia com terceiros;

  • Em trânsito;

  • Na Companhia, entretanto dados em garantia.

INFORMAÇÕES GERENCIAIS A SEREM OBSERVADAS

  • Normas, instruções e manuais;

  • Documentos de auditorias anteriores;

  • Relatórios.

INFORMAÇÕES ESPECÍFICAS A SEREM OBSERVADAS

  • Lay-out e localização dos almoxarifados e depósitos;

  • Quantidade de itens controlados pelos almoxarifados;

  • Volume médio mensal de entradas e saídas;

  • Tipos de entrada de material:

Compras; Transferências entre almoxarifados; Empréstimos; Devolução de sobras; Devolução de material retirado; Material manufaturado em oficinas da empresa; Material manufaturado em oficinas de terceiros.

  • Tipos de saídas de material:

Requisições; Transferências entre almoxarifados; Venda de sucatas e outros materiais; Recuperação de equipamentos

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CUIDADOS DO AUDITOR PARA IDENTIFICAR FRAUDES

Em seu trabalho o auditor deverá atentar para as seguintes operações que poderão indicar indícios de fraudes:

  • Substituição das unidades dos estoques (kg por gr, grosa por dúzias; dúzias por par, caixa por peça, por exemplo);

  • Alteração no critério de avaliação: por exemplo, receber peça por 100, entrar por 10 e dar saída por 100;

  • Obtenção de materiais por empréstimos ou em demonstração apenas para serem computados na ocasião em que o auditor estiver realizando levantamentos;

  • Extração falsa de requisição. Por conta da auditoria o almoxarife pode emitir requisições, falsificando assinaturas, para suprir a falta de estoques;

  • Extravio de fichas de controle. Retirada pelo almoxarife de ficha de controle de estoques, evitando a fiscalização do referido item;

  • Omissão de entradas nas devoluções. Almoxarife omite entrada de peças devolvidas para se apossar desses itens e vender ou dar outro destino;

  • Diminuição do valor da contagem; Diminuindo o valor da contagem, a companhia poderá estar tentando diminuir a sua apuração de resultado e com isto apurar menos imposto de renda ou pode simplesmente estar tentando ocultar entradas de mercadorias que se processaram clandestinamente, sem documentação hábil dentro da companhia podendo desta forma induzir o auditora a acreditar que existem caixa 2 na empresa.

  • Aumento do valor da contagem. Aumentando o valor do estoque através do inventário físico, a companhia poderá estar tentando aumentar a sua apuração de lucro (ou eliminar ou reduzir prejuízos). Poderá estar tentando ocultar saídas de mercadorias que se processaram sem a respectiva emissão dos documentos fiscais, evitando, dessa forma, o pagamento de impostos.

DOCUMENTAÇÃO FORNECIDA PELA EMPRESA

  • 1. Relatórios de contagens físicas;

  • 2. Declaração assinada pela empresa de que nesses relatórios, relativos à contagem:

Não existem estoques fictícios;

Que não foram omitidos estoques na contagem;

Que não foram incluídos estoques com preços adulterados;

Que todas as compras e/ou produções foram registradas;

Estão informados os estoques dados em garantia ou penhor.

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DEMONSTRAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLES

CONTÁBIL REGISTRO CONTROLE ENTRADAS ESTOCAGEM SAÍDA FASES/ SUBSISTEMAS
CONTÁBIL
REGISTRO
CONTROLE
ENTRADAS
ESTOCAGEM
SAÍDA
FASES/
SUBSISTEMAS
  • 1 - ADMINISTRAÇÃO

  • 1 - CLASSIFICAÇÃO

DO ESTOQUE

REQUISIÇÃO

  • 1 - ACEITAÇÃO DA

DO MATERIAL

  • 1 - IDENTIFICAÇÃO

MATERIAL

  • 1 - RECEPÇÃO DO

  • 5 - REGISTRO SAÍDA

RISCOS

PREVENÇÃO DE

  • 5 - SISTEMA DE

DOCUMENTAÇÃO

  • 5 - ACEITAÇÃO

DOS MATERIAIS

  • 6 - REGISTRO DA

MATERIAL

2-IDENTIFICAÇÃO

MATERIAL

  • 2 - ALOCAÇÃO

MATERIAL;

  • 2 -CONFERÊNCIA

  • 2 - SITUAÇÃO FÍSICA

VIGILÂNCIA

  • 4 - TRANSPORTE

ACESSO

  • 4 - CONTROLE DE

MATERIAL

  • 4 - ACEITAÇÃO DO

  • 3 - CONCILIAÇÕES

ESTOQUES

  • 4 - COMERCIALIZAÇÃO

  • 3 - CUSTEIO DOS

MATERIRAL

  • 3 - ENTREGA

MATERIAL

  • 3 - SISTEMA

QUANTIDADE

  • 3 - CONTROLE DA

  • 2 - APROPRIAÇÃO

DE ESTOCAGEM

  • 5 - INVENTÁRIOS

ESTOQUE

SEGUROS

  • 6 - POLÍTICA DE

ENTRADA