INSTRUCTIVO INFORME GESTIN CONTRACTIAL

SIRECI
Agosto de 2015

Introduccin

Las presentes instrucciones tienen como propsito orientar a los responsables del
diligenciamiento de los formatos del informe trimestral de Gestin Contractual que debe rendir la
Universidad a la Contralora General de la Repblica a travs del aplicativo SIRECI.

Las instrucciones aqu planteadas se basan en los siguientes documentos de la Contralora General
de la Repblica:
Instructivo gestin contractual en el sistema de rendicin electrnica de la cuenta e
informes SIRECI
Anexo Tcnico Formularios Gestin Contractual en el SIRECI

Los documentos anteriormente descritos se pueden consultar en el siguiente enlace:

http://www.contraloria.gov.co/web/sireci/lineamientos

Tenga en cuenta que la Contralora General de la Repblica puede cambiar los instructivos
sealados, por lo cual cada responsable de la informacin deber consultar peridicamente la
pgina de este ente de control. (http://www.contraloria.gov.co/web/sireci/inicio y
http://www.contraloria.gov.co/web/sireci/lineamientos)

1. Formatos de la modalidad de Gestin Contractual

El informe de gestin contractual por el sistema SIRECI, cuenta con cinco (5) formatos que
deben ser diligenciados por la Universidad, as:

F5.1: CONTRATOS REGIDOS POR LEYES 80/1993, 1150 / 2007 Y DEMS DISPOSICIONES
REGLAMENTARIAS Y CONTRATOS DE MNIMA CUANTA.
F5.2: CONTRATOS QUE SE RIGEN POR DERECHO PRIVADO
F5.3: RDENES DE COMPRA Y RDENES DE TRABAJO
F5.4: CONVENIOS / CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
F5.5: INTEGRANTES CONSORCIOS y UNIONES TEMPORALES

2. Responsables de la modalidad de Gestin Contractual

FORMATO RESPONSABLE OBSERVACIN

F5.1 Contratos regidos por leyes No aplica No aplica.
80/1993, 1150 / 2007 y Salvo que la Universidad haya llevado a
dems disposiciones cabo por algn motivo procesos bajo la Ley
reglamentarias y contratos 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y dems
de mnima cuanta. disposiciones reglamentarias
F5.2 Contratos que se rigen por Unidad de Cuenta Registrar contratos sin lmite de cuanta una
derecho privado (Vicerrectora Administrativa y vez sean suscritos, o sufran una
FORMATO RESPONSABLE
Financiera)
Seccin de Bienes y Suministros
(Gestin Financiera)
Gestin del Talento Humano
F5.3 rdenes de compra y Unidad de Cuenta
rdenes de trabajo (Vicerrectora Administrativa y
Financiera)
Seccin de Bienes y Suministros
(Gestin Financiera)
F5.4 Convenios / contratos Unidad de Cuenta
interadministrativos (Vicerrectora Administrativa y
Financiera)
F5.5 INTEGRANTES CONSORCIOS Unidad de Cuenta
y UNIONES TEMPORALES (Vicerrectora Administrativa y
Financiera)
Seccin de Bienes y Suministros
(Gestin Financiera)
OBSERVACIN
modificacin en tiempo o valor.
En el caso de Talento Humano se registran
los contratos de transitorios administrativos
Unidad de Cuenta, registra rdenes de
trabajo
Seccin de Bienes y Suministros, registra
rdenes de compra
Se registran las superiores a cinco (5)
SMMLV
Se registran sin lmite de cuanta, una vez
sean suscritos o sufran alguna modificacin
en tiempo o valor
Se registra la informacin, sin importar que
el contrato, orden de trabajo u orden de
compra haya sido registrado en otro
formato.

Las responsabilidades frente al informe son:

a. Unidad de Cuenta (Vicerrectora Administrativa y Financiera) Seccin de Bienes y

Suministros (Gestin Financiera) y Gestin del Talento Humano
Consultar trimestralmente los formatos en el aplicativo STORM user.
Registrar de manera ntegra, vers y clara la informacin en los formatos y que
correspondan al trimestre a rendir.
Realizar la revisin total de la informacin registrada en los formatos con las
diferentes fuentes (documentos soportes, PCT, otros considerados), con el fin de
minimizar los riesgos por errores u omisin.
Validar los formatos que estn bajo su responsabilidad en el aplicativo STORM user.
Enviar la informacin que est bajo su responsabilidad en los formatos
correspondientes a la Oficina de Control Interno en el tiempo establecido en la
solicitud de esta dependencia.
Realizar revisiones sobre las observaciones que plantee la Oficina de Control Interno, y
en caso de ser necesario realizar los ajustes pertinentes.
Solicitar a Gestin de Tecnologas Informticas y Sistemas de Informacin la
instalacin del aplicativo STORM user, cuando sea requerido.

Recuerde: La informacin reportada en los formatos es responsabilidad de cada

dependencia que la registra.

b. Oficina de Control Interno:

Solicitar la informacin a los responsables de los reportes de acuerdo a las fechas
establecidas por el SIRECI.
Recibir la informacin reportada por los responsables de los formatos.
 Revisar de manera aleatoria la informacin reportada por los responsables,
haciendo las observaciones pertinentes con el fin de que sea corregido el informe
en caso de requerirse.
Consolidar la informacin de los reportes entregados por los responsables
Validar la informacin consolidada y generar el archivo STR en el aplicativo STORM
user.
Enviar el archivo plano STR generado a travs del aplicativo STORM web.
Generar la certificacin: Acuse de la aceptacin de la rendicin de la cuenta

3. Forma de diligenciamiento de la modalidad de Gestin Contractual

3.1 F5.1: contratos regidos por leyes 80/1993, 1150 / 2007 y dems disposiciones
reglamentarias y contratos de mnima cuanta.
Este formato no debe ser diligenciado, pues aplica para las entidades que se encuentran
dentro del campo de aplicacin de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y dems disposiciones
reglamentarias; y que en el desarrollo de la Gestin Contractual que estn rindiendo, aplicaron
los procedimientos establecidos en las mismas.

Por lo anterior se deber diligenciar as:

Formulario con informacin: NO
Justificacin: la Universidad no ha aplicado procedimientos establecidos en Ley 80 de 1993, Ley
1150 de 2007 y dems disposiciones reglamentarias

Importante: En caso de que la Universidad haya llevado a cabo por algn motivo procesos
bajo la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y dems disposiciones reglamentarias se deber
diligenciar este formato.

3.2 F5.2: Contratos que se rigen por derecho privado

Este formato debe ser diligenciado con la informacin de los contratos que la Universidad
haya suscrito o a los cuales se haya realizado modificaciones en tiempo o valor en el trimestre
a rendir.

El reporte del SIRECI ofrece la posibilidad de informar los siguientes tipos de contratos:
1. Agencia
2. Arrendamiento y/o adquisicin de inmuebles
3. Cesin de crditos
4. Comisin
5. Comodato
6. Compraventa mercantil
7. Compraventa y/o suministro
8. Concesin
9. Consultora
10. Contratos de actividad cientfica y tecnolgica
11. Contratos de estabilidad jurdica
12. Depsito
 13. Factoring
14. Fiducia y/o encargo fiduciario
15. Fletamento
16. Franquicia
17. Interventora
18. Leasing
19. Mantenimiento y/o reparacin
20. Mediacin o mandato
21. Obra pblica
22. Permuta
23. Prestacin de servicios
24. Prestacin de servicios de salud
25. Prstamo o mutuo
26. Publicidad
27. Renting
28. Seguros
29. Transporte
30. Otros bajo este tipo se registran los dems que no se encuentren especificados en la
lista.

Consideraciones a tener en cuenta en el diligenciamiento:

o Los contratos se debern registrar una vez sean suscritos, es decir con la fecha de
suscripcin y no con la fecha del acta de inicio o de aprobacin de plizas.
o Se deben registrar todos los contratos sin lmite de cuanta, es decir no importa el valor,
deben ser registrados desde $1.
o Todos los contratos sin importar su numeracin debern ser registrados en el SIRECI (No
importa si la numeracin es de la Universidad o viene dada por otra entidad).
o Toda modificacin en tiempo o valor que tenga el contrato en el periodo a rendirse debe
ser reportada (por lo cual el contrato podr registrarse 2, 3, o ms veces)
o En el caso que el contrato haya sido registrado en un trimestre anterior y sufra una
modificacin en tiempo o valor, haya sido liquidado o terminado deber registrarse
nuevamente en el trimestre en que ocurri el evento.
o Por cada adicin en tiempo o valor se debe realizar un nuevo registro.
o Se debe registrar la fecha de inicio, terminacin y liquidacin una vez se tenga esta
informacin. Por lo cual, el contrato deber nuevamente registrarse cuando se tenga la
misma (2, 3, o ms veces).
o En la columna de PLAZOS, se deber tener en cuenta para su clculo la fecha de inicio y la
fecha de terminacin. En caso de que haya existido una modificacin en el tiempo
(prorroga o reduccin) se deber tener en cuenta en el nuevo registro.
o La columna de OBSERVACIN deber ser diligenciada para: informar sobre reducciones y
dems ajustes o aclaraciones a que haya lugar, respecto al contrato.
o Al momento de informar el objeto del contrato en el SIRECI y dada la limitacin en nmero
de caracteres en este campo, el objeto registrado deber resumirse, de tal forma que ste
guarde coherencia con el objeto registrado en el contrato.
o El valor del contrato inicial es en pesos, no debe llevar puntos ni comas. Este deber
corresponder a lo registrado en el contrato. El valor de las adiciones deber ser registrado
en su correspondiente columna y ests debern corresponder al documento que modifica
al contrato.
o La columna de OBSERVACIN deber ser diligenciada para: informar sobre reducciones en
valor o tiempo y dems ajustes o aclaraciones a que haya lugar, respecto a los contratos.
o Se debe registrar la informacin sobre Recursos provienen de contrato o convenio
interadministrativo, cuando los recursos del contrato provengan de este tipo de fuentes
o El Tipo de seguimiento se definir de acuerdo a lo estipulado en el respectivo contrato o si
no est estipulado en el mismo de acuerdo a lo establecido en el Estatuto de Contratacin
de la Universidad.
o La informacin de interventores y supervisores deber ser registrada, sino se tiene
informacin al respecto se deber dejar expreso en la columna de OBSERVACIONES.
o Si el contrato tiene ms de un interventor o supervisor se deber registrar un interventor y
en la columna OBSERVACIONES se aclarar el hecho y se informar el nombre de los
dems interventores o supervisores.
o Respecto a las FECHA SUSCRIPCIN CONTRATO, FECHA INICIO CONTRATO, FECHA
TERMINACIN CONTRATO, FECHA LIQUIDACIN CONTRATO, se deber tener en cuenta
que:
La fecha de suscripcin es de obligatorio diligenciamiento deber ser anterior a todas
las dems.
Fecha de inicio, su valor debe ser IGUAL o SUPERIOR a la fecha de suscripcin. Si no se
tiene esta fecha, porque el contrato se suscribi pero NO se inici durante el perodo a
rendir, esta columna se debe dejar vaca (en blanco)
Fecha de terminacin, Si se diligencia esta columna, su valor debe ser IGUAL o
SUPERIOR a la fecha de inicio. Si no se tiene esta fecha, porque el contrato no se ha
terminado durante el perodo a rendir, esta columna se debe dejar vaca (en blanco)
Fecha de liquidacin, Si se diligencia esta columna, su valor debe ser IGUAL o
SUPERIOR a la fecha de terminacin. Si no se tiene esta fecha, porque el contrato no
se ha liquidado durante el perodo a rendir, esta columna se debe dejar vaca (en
blanco).
o Si los contratos no presentan avances de ejecucin, dado que no se ha iniciado las casillas
de avance de ejecucin presupuestal y fsico se deber registrar en cero (0).
o El Porcentaje de avance fsico (programado y real) se har por el tiempo establecido en el
contrato, para lo cual se tendr en cuenta la fecha de inicio y la fecha de terminacin. Es
necesario estar pendiente de las modificaciones en cuanto a prrrogas o reducciones en
tiempo.
o El Porcentaje avance presupuestal (programado y real) se har a travs de PCT, teniendo
como base el presupuesto comprometido y el pagado.

Nota: En caso de que por error se omitiera algn contrato o su modificacin en el trimestre a
reportar o se registra un contrato con algn dato que no es correcto, esto deber ser
reportado en el trimestre siguiente, registrando en la Columna de OBSERVACIN el hecho
ocurrido y la causa de la omisin. Lo anterior sin perjuicio a lo que la Contralora General de la
Repblica pueda establecer al momento de realizar la revisin del informe.
3.3 F5.3: rdenes de compra y rdenes de trabajo
Este formato debe ser diligenciado con la informacin de las rdenes de trabajo u rdenes de
compra que la Universidad haya suscrito o se hayan presentado modificaciones en el
trimestre a rendir.

Consideraciones a tener en cuenta en el diligenciamiento:

o Las rdenes de trabajo u rdenes de compra se debern registrar una vez sean suscritas,
es decir con la fecha de suscripcin.
o Se deben registrar todas las rdenes de trabajo u rdenes de compra con cuanta superior
a CINCO (5) SMMLV a la fecha de suscripcin.
o Toda modificacin en tiempo o valor que tenga las rdenes de trabajo u rdenes de
compra en el periodo a rendirse debe ser reportada
o La columna de OBSERVACIN deber ser diligenciada para: informar sobre adiciones,
reducciones en tiempo y valor y dems ajustes o aclaraciones a que haya lugar, respecto a
las rdenes de trabajo u rdenes de compra.

Nota: En caso de que por error se omitiera alguna orden de trabajo u orden de compra o su
modificacin en el trimestre a reportar o se registra con algn dato que no es correcto, esto
deber ser reportado en el trimestre siguiente, registrando en la Columna de OBSERVACIN el
hecho ocurrido y la causa de la omisin o el error. Lo anterior sin perjuicio a lo que la
Contralora General de la Repblica pueda establecer al momento de realizar la revisin del
informe.

3.4 F5.4: Convenios / contratos interadministrativos

Este formato debe ser diligenciado con la informacin de los convenios o contratos
interadministrativos y/o convenios que la Universidad haya suscrito o se hayan presentado
modificaciones en el trimestre a rendir.

Consideraciones a tener en cuenta en el diligenciamiento:

o Los convenios o contratos interadministrativos y/o convenios se debern registrar una vez
sean suscritos, es decir con la fecha de suscripcin.
o Se deben registrar todos los convenios o contratos interadministrativos y/o convenios sin
lmite de cuanta, es decir no importa el valor debe ser registrado desde $1.
o Si la Universidad no dispone de recursos financieros para los convenios o contratos
interadministrativos y/o convenios se deber reportar en la columna de OBSERVACIONES
el aporte que realiza (en especie) la Universidad.
o Todos convenios o contratos interadministrativos y/o convenios sin importar su
numeracin debern ser registrados en el SIRECI.
o Toda modificacin en tiempo o valor que tenga los convenios o contratos
interadministrativos y/o convenios en el periodo a rendirse debe ser reportada (por lo
cual el contrato podr registrarse 2, 3, o ms veces)
o En el caso que los convenios o contratos interadministrativos y/o convenios haya sido
registrado en un trimestre anterior y sufra una modificacin en tiempo o valor haya sido
 liquidado o terminado deber registrarse nuevamente en el trimestre en que ocurri el
evento.
o Por cada adicin en tiempo o valor se debe realizar un registro.
o Se debe registrar la fecha de inicio, terminacin y liquidacin una vez se tenga esta
informacin. Por lo cual, deber nuevamente registrarse cuando se tenga la misma (2, 3,
veces)
o El Tipo de seguimiento se definir de acuerdo a lo estipulado en el respectivo convenios o
contratos interadministrativos y/o convenios o si no est estipulado en el mismo, de
acuerdo a lo establecido en el Estatuto de Contratacin de la Universidad.
o La informacin de interventores y supervisores deber ser registrada, sino se tiene
informacin al respecto se deber dejar expreso en la columna de OBSERVACIONES.
o Si los convenios o contratos interadministrativos y/o convenios no presentan avances de
ejecucin, dado que no se ha iniciado las casillas de avance de ejecucin presupuestal y
fsico se deber registrar en cero (0).
o El Porcentaje de avance fsico (programado y real) se har por el tiempo establecido en los
convenios o contratos interadministrativos y/o convenios, para lo cual se tendr en
cuenta la fecha de inicio y la fecha de terminacin. Es necesario estar pendiente de las
modificaciones en cuanto a prorrogas o reducciones en tiempo.
o Respecto a las FECHA SUSCRIPCIN CONTRATO, FECHA INICIO CONTRATO, FECHA
TERMINACIN CONTRATO, FECHA LIQUIDACIN CONTRATO, se deber tener en cuenta
que:
La fecha de suscripcin es de obligatorio diligenciamiento deber ser anterior a todas
las dems.
Fecha de inicio, su valor debe ser IGUAL o SUPERIOR a la fecha de suscripcin. Si no se
tiene esta fecha, porque el contrato se suscribi pero NO se inici durante el perodo a
rendir, esta columna se debe dejar vaca (en blanco)
Fecha de terminacin, Si se diligencia esta columna, su valor debe ser IGUAL o
SUPERIOR a la fecha de inicio. Si no se tiene esta fecha, porque el contrato no se ha
terminado durante el perodo a rendir, esta columna se debe dejar vaca (en blanco)
Fecha de liquidacin, Si se diligencia esta columna, su valor debe ser IGUAL o
SUPERIOR a la fecha de terminacin. Si no se tiene esta fecha, porque el contrato no
se ha liquidado durante el perodo a rendir, esta columna se debe dejar vaca (en
blanco).
o El Porcentaje avance presupuestal (programado y real) se har a travs de PCT, teniendo
como base el presupuesto comprometido y el pagado.

Nota: En caso de que por error se omitiera algn convenio o contrato interadministrativo y/o
convenio a o su modificacin en el trimestre a reportar o se registra con algn dato que no es
correcto, esto deber ser reportado en el trimestre siguiente, registrando en la Columna de
OBSERVACIN el hecho ocurrido y la causa de la omisin o el error. Lo anterior sin perjuicio a
lo que la Contralora General de la Repblica pueda establecer al momento de realizar la
revisin del informe.

3.5 F5.5: integrantes consorcios y uniones temporales.

 Este formato debe ser diligenciado con la informacin de los Consorcios o la Uniones
Temporales con que la Universidad haya suscrito contratos en el trimestre a reportar.

Consideraciones a tener en cuenta en el diligenciamiento:

o La informacin sobre consorcios o uniones temporales se debern registrar sin importar
que se hayan registrados en el formato F5.2: Contratos que se rigen por derecho privado o
F5.3: rdenes de compra y rdenes de trabajo
o La informacin reportada en los formatos F5.2 o F5.3, deber ser coherente en la
reportada en este formato F5:5.
o En caso de que la Universidad no haya suscrito contratos con consorcios o uniones
temporales deber registrar as:
Formulario con informacin: NO
Justificacin: la Universidad no ha desarrollado durante el trimestre contratos con
consorcios o uniones temporales

Nota: En caso de que por error se omitiera algn consorcio o unin temporal en el trimestre a
reportar o se registra con algn dato que no es correcto, esto deber ser reportado en el
trimestre siguiente, registrando en la Columna de OBSERVACIN el hecho ocurrido y la causa
de la omisin o el error. Lo anterior sin perjuicio a lo que la Contralora General de la Repblica
pueda establecer al momento de realizar la revisin del informe.

4 Instrucciones generales de forma

1. Diligencie solo los formatos que le corresponden a su dependencia y con la informacin

clara y precisa.
2. Se debe diligenciar la informacin en el formato correspondiente al trimestre a rendir, si
se utiliza un formato de otro trimestre el informe no permitir su validacin.
3. Los formatos proporcionan ayudas en cada una de las celdas, esto con el fin de establecer
si se debe o no registrar informacin, tipo de informacin y nmero de caracteres
permitidos.
4. Cuando la Universidad no tenga informacin o no se requiera el formato porque ste no
aplica, se deber seleccionar NO en la celda de FORMULARIO CON INFORMACIN y
seguidamente registrar por qu no se tiene o no aplica en la celda JUSTIFICACIN. En
este caso no se debe diligenciar ms informacin.
5. Si la Universidad tiene informacin y el formato aplica se selecciona SI en la celda de
FORMULARIO CON INFORMACIN y se registra la informacin solicitada en las dems
casillas No requiere que se diligencie la celda JUSTIFICACIN.
6. La columna OBSERVACIONES, permite que se puedan dar aclaraciones o aportar
informacin relevante sobre la informacin registrada en cada fila.
7. Si el formato permite adicionar filas (formatos variables) y usted requiere hacerlo para el
registro de la informacin, recuerde que puede utilizar la opcin Insertar de Excel, pero
asegrese que las filas adicionadas conserven el mismo formato, ayudas y las celdas
desplegables.
8. Se debe copiar y pegar las celdas para que no se pierda la lista de distribucin o se dae la
estructura del informe, lo cual no permitir que la informacin sea cargada en el aplicativo
 STORM. Por lo cual si requiere copiar y pegar recuerde conservar el formato original de la
celda.
9. Todas las celdas que permiten el registro de informacin deben ser diligenciadas, no
deben enviarse celdas vacas o sin informacin
10. Algunas celdas contienen listas desplegables, por lo cual deber tener en cuenta la
seleccin de la opcin ms apropiada; estas celdas no deben ser modificadas, ni utilizar
informacin diferente a la proporcionada en la lista.
11. La estructura de los formatos no debe ser modificada:
a. Cambiar ttulos (celdas en color azul)
b. Adicionar o eliminar columnas
c. Tipo de letra
d. Justificacin de celdas (No centrar)
12. La informacin que se debe registrar, debe ser:
Valores: Registre el valor en pesos (no debe utilizar formato con punto separador de
mil, ni signo pesos)
Nota: si no tiene informacin sobre valores, debe registrar 0.
Fechas: Registre fecha con el siguiente formato AAAA/MM/DD
Nota: Cuando no se tenga informacin sobre la fecha se debe registrar lo siguiente:
1900/01/01 como lo indica la ayuda o dejarla en blanco si corresponde.
Texto: Registre la informacin de acuerdo al nmero de caracteres permitidos.
13. La informacin suministrada por ustedes en los formatos correspondientes, ser revisada
aleatoriamente y consolidada en un solo archivo por la Oficina de Control Interno, puesto
que el SIRECI lo requiere as, en consecuencia se debe ser muy puntual con la fecha de
entrega.
Se recuerda que la Oficina de Control Interno no es responsable de la informacin
reportada.

5 Consultas o dudas
Los responsables de la informacin podrn consultar sobre lo descrito en el instructivo a la
Oficina de Control Interno Ext. 7186 y 7187, o al correo: controlinterno@utp.edu.co.

Se recuerda que tambin pueden acceder a informacin directamente con el SIRECI en los
siguientes nmeros telefnicos: 01 8000 910060 - (57) 1 - 647 7000 al correo:
soporte_sireci@contraloria.gov.co o consultar la pgina web:
http://www.contraloria.gov.co/web/sireci/inicio

Preparado por: Oficina de Control Interno.

Agosto de 2015