DEPARTEMENT DE SUPPORT AUX

ACTIVITES ACADEMIQUES
Auteurs : C. Algoet
Date : 20/03/2017
Destinataires : Doctorants
Caractre du document : Public

Dpt dune thse lectronique dans DI-fusion

Guide destination des doctorants
________________________________

Contenu
1 Introduction .................................................................................................................................... 1
1.1 DI-fusion, le dpt institutionnel de lULB .................................................................................. 1
1.2 Bref historique, le dpt des thses lULB depuis 1991 ......................................................... 1
1.3 Intrts/Avantages de DI-fusion ................................................................................................ 2
2 Procdure de soumission : aide lencodage ............................................................................... 3
2.1 Prparation de votre thse ........................................................................................................ 3
2.2 Connexion DI-fusion ............................................................................................................... 4
2.3 tapes de l'encodage ................................................................................................................ 4
2.3.1. Ecran daccueil ....................................................................................................................... 4
2.3.2. Choix du type de document ................................................................................................... 5
2.3.3. Description de la Thse : cran Dcrire ................................................................................. 5
2.3.4. Chargement des fichiers : cran Charger .............................................................................. 7
2.3.5. Vrification : cran Vrifier ..................................................................................................... 8
3 Personnes de contact .................................................................................................................... 9

________________________________

1 Introduction

1.1 DI-fusion, le dpt institutionnel de lULB

DI-fusion (http://difusion.ulb.ac.be) est l'outil de rfrencement de la production scientifique de

l'Universit libre de Bruxelles ; il constitue la bibliographie acadmique de l'Universit et vise recueillir une
version lectronique des publications et travaux scientifiques des professeurs et chercheurs de l'Universit,
des fins de recherche et enseignement, d'archivage institutionnel et de communication au public.

DI-fusion est une archive ouverte , accessible gratuitement en ligne. Les documents contenus dans
DI-fusion sont, dans la mesure du possible, disponibles en texte intgral en libre accs. L'accs aux
documents dans DI-fusion est ouvert au public dans le respect des droits d'auteur : accs internet, intranet
de l'ULB ou bloqu.

1.2 Bref historique, le dpt des thses lULB depuis 1991

Le 10 juin 1991, le Conseil dadministration a pris la dcision de rendre obligatoire le dpt dun
exemplaire de chaque thse aux Bibliothques, au format papier. En octobre 2012, le Conseil de la

Septembre 2015 Dpt des thses dans DI-fusion Guide pour les doctorants 1
Recherche a impos que tous les doctorants ayant dfendu une thse une date postrieure au 31
dcembre 2003 remplissent une fiche descriptive incluant un rsum et donnent accs au minimum un
fichier table des matires. Le Conseil dadministration a exig qu partir du 17/09/2007, tous les doctorants
dposent dans le systme darchivage lectronique des thses Bictel/e , leur thse notice
bibliographique et texte complet soutenue lULB avec fruit, en permettant le libre accs tout ou partie
de la thse, et en donnant, au minimum, un accs intranet leur table des matires. A partir du 15/09/2015,
la thse lectronique devient la version officielle et dfinitive qui fait foi et doit tre archive dans DI-fusion
(et non plus dans Bictel/e) ; la thse au format papier nest plus conserve par lUniversit.

Date de soutenance Thse papier Thse lectronique

1991-2004 Dpt obligatoire aux Dpt libre

Bibliothques

2004-17/09/2007 Dpt obligatoire aux Dpt obligatoire dune fiche

Bibliothques descriptive et au moins la table
des matires

17/09/2007 14/09/2015 Dpt obligatoire aux Dpt obligatoire dune fiche

Bibliothques descriptive et de tout le contenu
de la thse. Accs intranet, au
minimum, la table des
matires

A partir du 15/09/2015 Plus de dpt aux Dpt obligatoire dune fiche

Bibliothques descriptive et de tout le
contenu de la thse. Accs
intranet, au minimum, la
table des matires

Les retombes de cette initiative sont une mise en valeur de notre production scientifique, une plus
grande visibilit et une valorisation accrue de la recherche au niveau mondial. La facilit daccs et la
rapidit de diffusion via Internet augmente considrablement le public potentiel du document. Un inventaire
complet des thses de doctorat est galement impratif dans le cadre du financement de linstitution.

1.3 Intrts/Avantages de DI-fusion

Rfrencement : les publications encodes constituent la bibliographie acadmique de lUniversit, utilise

des fins de diffusion de la recherche et dvaluation.

Visibilit : les documents dposs sont accessibles en texte intgral et sont indexs par les moteurs de
recherche, augmentant ainsi leur impact au niveau national et international.

Prennit : les documents dposs en Open Access sont archivs au sein du rseau de prservation
SAFE-PLN (www.safepln.org).

Facilit : un seul encodage des publications dans DI-fusion permet des usages multiples tels que
lextraction de listes de publications compatibles avec le CV-ULB, le FNRS et listes de publications
intgrables dans des sites web.

Septembre 2015 Guide du dpt des thses dans DI-fusion 2

2 Procdure de soumission : aide lencodage

2.1 Prparation de votre thse

Pour chaque thse prsente dans DI-fusion, les informations encoder sont constitues d'une part de
donnes bibliographiques (nom, titre, rsum, mots-cls, membres du jury,...), et d'autre part dun ou
plusieurs fichiers contenant le texte de la thse.

Quand dposer dans DI-fusion?

Lors du dpt de votre thse au secrtariat, ladministrateur de thses dans votre

facult vous informera des modalits de dpt dans DI-fusion. Par dcision du Conseil dAdministration,
tous les doctorants sont tenus de dposer dans DI-fusion, obligatoirement et au plus tard 1 jour avant la
soutenance publique de la thse, la totalit de leur document, en donnant, au minimum, accs leur table
des matires (accs public ou limit l'Intranet de l'Universit). Vous tes par ailleurs libre de choisir l'accs
au reste de votre thse (accs public, accs limit l'Intranet de l'Universit ou accs bloqu, pour une
certaine dure, ou ad aeternam). Le Recteur ne signera pas votre diplme si votre thse na pas t
encode dans DI-fusion.

Au moment de la soumission dfinitive de votre thse dans DI-fusion, vous serez invit(e)
tlcharger le document intitul Dpt lectronique dune thse universitaire Licence non exclusive de
reproduction et communication au public , ci-aprs dnomm Contrat. Vous devez alors imprimer le
Contrat, le complter, le signer, le faire signer au(x) promoteur(s) de votre thse, et le remettre ensuite
ladministrateur de thses de votre facult/cole/institut.

Ladministrateur de thses de votre facult vrifiera la conformit de la thse dpose dans DI-fusion
avant dajouter un cachet ce Contrat, et de lajouter en fichier joint votre thse dans DI-fusion, en accs
bloqu.

Une prsentation particulire ?

Aucune feuille de style ne vous est impose. Il vous faut juste suivre les recommandations
formules par votre Facult/Ecole/Institut en matire de prsentation des thses.

Quelle version dposer ?

La version lectronique de la thse dposer dans DI-fusion doit tre la version dfendue lors de
votre soutenance publique ; elle peut contenir les ventuels addenda demands par votre jury et pourra
donc lgrement diffrer de la version papier, remise avant la soutenance prive. La version lectronique
dpose dans DI-fusion sera donc la version officielle et dfinitive de votre thse.

Le format PDF requis

Le format PDF est requis afin de permettre un accs ais au texte. Par ailleurs, en utilisant le logiciel
Adobe Acrobat pour la conversion des documents en format PDF, il vous est possible de les protger, par
exemple contre l'impression. Vous trouverez de laide dans la section support de DI-fusion :
www.bib.ulb.ac.be/fr/bibliotheque-electronique/depot-institutionnel-di-fusion/supports/index.html#c9397.

Septembre 2015 Guide du dpt des thses dans DI-fusion 3

2.2 Connexion DI-fusion

Dans certains cas, vous aurez dj utilis DI-fusion dans le cadre de votre doctorat, pour lencodage
de vos publications et pour extraire vos listes de publications conformes au FNRS ou au CV-ULB. La
procdure pour vous connecter DI-fusion est identique celle utilise dans ce cadre-l.

Si vous navez jamais utilis DI-fusion, allez sur la page http://difusion.ulb.ac.be, cliquez sur Mon DI-
fusion et entrez le login/mot de passe de votre NetID. (si vous navez pas encore de NetID, vous pouvez
lactiver via la page https://idsapp.ulb.ac.be/pam/).

2.3 tapes de l'encodage

Pour que votre encodage soit complet et prt tre approuv, vous devez :

encoder toutes les informations bibliographiques obligatoires demandes (nom, prnom, titre,
rsum, mots-cls,)
charger au minimum :
o un fichier au format PDF de type Table des matires en accs public ou limit
l'Intranet de l'Universit
o un fichier au format PDF de type uvre complte ou partie de luvre en accs
public (disponible sur internet) ou limit l'Intranet de l'Universit ou bloqu ( pas
visible = accessible uniquement par vous-mme)

Lensemble des fichiers uvre complte ou partie duvre et la Table des matires doivent,
ensemble, constituer la thse complte.

Les tapes dencodage dune thse dans DI-fusion sont similaires celles des autres publications.
Nhsitez pas consulter les vidos daide disponibles sur la page Guide du dposant du site web
consacr DI-fusion : www.bib.ulb.ac.be/fr/bibliotheque-electronique/depot-institutionnel-di-fusion/guide-du-
deposant/.

2.3.1. Ecran daccueil

Sur cet cran, vous trouverez les rubriques suivantes :

"Rfrences bibliographiques en cours"

Cette rubrique reprend toutes les rfrences sur lesquelles vous travaillez actuellement, sans tre all au
bout du processus de soumission. Cela peut-tre de nouvelles rfrences, ou bien danciennes rfrences,
soumises une premire fois, mais que vous ditez (p.e. pour y ajouter un fichier, ...)

Exception : votre thse soumise compltement reste dans cette rubrique jusqu ce quelle soit approuve
par ladministrateur de thses de votre facult. Aprs approbation, elle rejoindra la rubrique Rfrences
bibliographiques dans DI-fusion.

"Rfrences bibliographiques dans DI-fusion"

Cette rubrique reprend les rfrences soumises dans DI-fusion o vous tes auteur. Si un de vos co-auteurs
est en train d'diter l'une des rfrences, vous ne pourrez pas l'diter en mme temps ; licne crayon sera
grise.

Septembre 2015 Guide du dpt des thses dans DI-fusion 4

Pour commencer lencodage de votre thse, cliquez sur Soumettre une nouvelle rfrence .

2.3.2. Choix du type de document

Cet cran vous permet de choisir le type de document que vous allez encoder dans DI-fusion, dans le
cas prsent, veuillez choisir Thse de doctorat .

Un second menu vous propose le type de thse que vous allez encoder.

Dans le cas qui vous concerne, veuillez choisir Thse prochainement dfendue lULB ; ou, le
cas chant, Thse prochainement dfendue lULB en co-tutelle .

2.3.3. Description de la Thse : cran Dcrire

Cette tape vous permet dencoder les informations bibliographiques de votre thse :

Titre : titre complet de votre thse.

Autre titre (facultatif) : si ncessaire, pour indiquer le titre de votre thse dans une autre langue.

Doctorant : entrez les premire lettres de votre nom pour le slectionner dans la liste. Si votre nom
napparat pas dans la liste, veuillez contacter lquipe de DI-fusion ladresse di-fusion@ulb.ac.be. En

cliquant sur licne , vous pouvez afficher les dtails vous concernant. Ladresse mail rfrence provient
de la base de donnes de lULB ; il est possible de la modifier. Cest ladresse mail mentionne que vous
recevrez les messages lis au dpt de votre thse dans DI-fusion.

Intitul du diplme : choisir lintitul de votre diplme dans le menu droulant.

Date de la soutenance : entrez la date de soutenance publique de votre thse sous la forme AAAA/MM/JJ.
Vous devez obligatoirement entrer une date complte et dans le futur

Anne acadmique : ce champ sera rempli automatiquement aprs avoir encod une date de soutenance.

Langue : langue principale de votre thse.

Septembre 2015 Guide du dpt des thses dans DI-fusion 5

Membres du jury : vous encodez les noms des membres du jury pour la soutenance de votre thse en
prcisant leur rle (Prsident, Promoteur, Co-Promoteur, Membre du jury). Tous les membres du jury
doivent avoir une adresse mail valide car ils recevront la confirmation que votre thse a bien t dfendue
avec fruits. Si un membre du jury na pas dadresse mail, il est possible den ajouter une en ditant les

informations (en cliquant sur licne ).

Liste de codes CRefs : choisissez un ou plusieurs domaines de recherche qui correspondent votre
document. Pour cela, saisissez un mot reprsentatif de votre domaine de recherche pour afficher les codes
CRef dcrivant votre publication. Toutes les classifications sont consultables sur le site CRef. Si votre
thse porte notamment sur un ou plusieurs domaines de recherche lis aux tudes de genre (tude sur les
femmes, sociologie de la famille, strotypes, discriminations ou violences sexistes, LGBT, etc.), veuillez
entre autres slectionner le code CRef 5358 Etudes-femmes. Si vos publications sont en majorit dans le
mme domaine de recherche, vous pouvez dfinir jusqu' 5 codes CRefs favoris qui seront
automatiquement ajouts dans le champ "CRef" lors de l'encodage de vos rfrences. Pour des informations
complmentaires sur cette fonctionnalit, vous pouvez consulter la vido daide :
http://www.bib.ulb.ac.be/fr/bibliotheque-electronique/depot-institutionnel-di-fusion/supports/index.html#c9204

Editeur : nom de l'institution, lieu de soutenance et la Facult/Ecole/Institut.

Institution de co-tutelle (champ prsent uniquement si vous avez choisi Thse prochainement dfendue
lULB en co-tutelle): nom de l'universit, de la facult, du dpartement et l'intitul du diplme de l'institution
de co-tutelle

Mention(s) (facultatif) : champ supplmentaire facultatif et rptable, par exemple pour mentionner dautres
universits partenaires de la thse ; la source ventuelle de financement, etc.

Nombre de pages/volumes (facultatif) : indiquez le nombre de pages et de volumes.

Mots-cls : pour amliorer l'accs la thse, il est conseill d'introduire des mots-cls (mots ou expressions
dcrivant votre thse) qui ne se trouvent pas dj dans le rsum ou le titre de celle-ci. Utilisez un mot-cl
ou expression par champ. Ces mots-cls seront de prfrence introduits en franais et en anglais.

Rsum : il est souhaitable d'encoder le rsum de la thse non seulement en franais, mais aussi en
anglais. Ceci multipliera les chances que votre thse se trouve dans les rsultats de recherche lances tant
dans une langue que dans l'autre, sur Google Scholar notamment. Vous trouverez des informations
complmentaires sur lindexation par les moteurs de recherche en parcourant les informations suivantes :
http://blogusoperandi.blogspot.be/2013/04/de-di-fusion-google-scholar.html.

Note (facultatif) : vous pouvez mentionner ici toute information complmentaire.

Identificateurs (facultatif) : si vous connaissez un numro ou un code unique qui identifie votre document,
entrez-le dans ce champ-ci.

Septembre 2015 Guide du dpt des thses dans DI-fusion 6

2.3.4. Chargement des fichiers : cran Charger

Lorsque vous chargez un fichier, vous devez galement choisir un type d'accs. Ces accs seront
automatiquement renseigns sur votre Contrat. Rappelons que vous tes tenu de dposer la totalit de
votre thse pour des raisons darchivage. La table des matires au moins doit par ailleurs tre
accessible, en accs public (internet) ou limit l'Intranet de l'Universit. Vous tes libre de donner accs
ou non au reste de votre thse.

Les diffrents types d'accs au(x) fichier(s) proposs sont :

disponible sur Internet : vous donnez un accs libre au fichier dpos

accs restreint l'Intranet de l'Universit : vous limitez l'accs du fichier dpos la
communaut de l'Universit libre de Bruxelles
Pas visible : vous bloquez laccs au fichier dpos : vous seul y avez accs.

Vous pouvez galement opter pour des accs diversifis aux diffrentes parties de votre thse. Vous
pouvez par exemple choisir un accs public votre table des matires et bloquer laccs au reste de votre
thse ou encore mettre une partie en accs public et une autre en accs limit lIntranet de lUniversit.

Dans le cas o vous slectionnez diffrents accs, vous pouvez, en plus davoir dpos le ou les
fichiers de la thse complte, ajouter les fichiers correspondant aux chapitres auxquels vous souhaitez
ouvrir laccs.

Lensemble des fichiers dposs par vous sera repris dans le Contrat, lequel mentionnera les accs que
vous aurez choisis pour chaque fichier.

Remarques :

- Les noms des fichiers que vous dposez dans DI-fusion ne doivent comporter : ni espace, ni signes
spciaux, ni caractres accentus. Le systme refusera tout fichier ne respectant pas ces rgles : si
un message derreur saffiche, renommez votre fichier en supprimant les espaces, les caractres
spciaux et accentus, puis chargez-le nouveau.
- Priode d'embargo : priode durant laquelle vous bloquez laccs au fichier. A la fin de la priode,
laccs sera automatiquement ouvert en fonction de laccs que vous aurez choisi (Internet ou
Intranet de lULB).
- Vous pouvez choisir les conditions dutilisation des textes de votre thse auxquels vous donnez
accs. Les Licences Creative Commons vous permettent de partager votre travail en indiquant
clairement les limites des utilisations autorises. Le recours une licence non commercial (NC)
vitera que des diteurs pseudo-scientifiques semparent de votre texte et le publient des fins
commerciales. Pour plus dinformation sur ces licences, cliquez sur lien suivant :
https://dipot.ulb.ac.be/dspace/help/#upload

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2.3.5. Vrification : cran Vrifier

Cette page vous permet de revoir les informations que vous avez encodes pour dcrire votre
document. Si vous constatez des erreurs, vous pouvez apporter les corrections ncessaires en cliquant sur

Reprendre l'enregistrement

Vous pouvez continuer vous connecter l'interface d'encodage de Mon DI-fusion et complter ou
modifier vos donnes, tant que vous navez pas encore termin la soumission de votre thse et que :

1. la date de votre soutenance publique n'est pas dpasse

2. votre thse na pas encore t approuve par ladministrateur de thses de votre facult

Si vous avez soumis compltement votre thse, que les conditions 1 et 2 infra sont encore valides, et
que vous vous rendez compte que vous devez encore apporter des modifications votre thse avant quelle
ne soit approuve, contactez votre administrateur de thse en facult :il/elle pourra apporter ces
modifications ou supprimer compltement la thse, dont il vous faudra alors recommencer lencodage.

Attention : une fois votre thse approuve par ladministrateur de thses de votre facult, il nest
plus possible de la modifier puisquil sagit de la version officielle et dfinitive de votre thse.

Soumission dfinitive de la thse

Pour terminer la soumission de votre thse, vous devez cliquer sur le bouton Terminer . Le
Contrat saffiche alors dans un nouvel onglet : vous devez le tlcharger, limprimer, le complter, le signer,
le faire signer au(x) promoteur(s) de votre thse, et le remettre ladministrateur des thses en facult.

Approbation de la thse

Aprs la soutenance publique de votre thse avec fruit, ladministrateur de thses de votre facult
ajoutera un cachet au Contrat, le joindra votre thse en accs bloqu, et approuvera votre thse dans DI-
fusion.

Remarque : si vous avez gar le Contrat, il est possible de le tlcharger nouveau, et ce

nimporte quel moment aprs la soumission complte de votre thse : partir de la page daccueil de DI-

fusion, cliquez sur le titre de la thse, puis sur le bouton .

Si une modification imprative devait malgr tout avoir lieu, prenez contact avec le gestionnaire des
thses au Dpartement de Support aux Activits Acadmiques (DSAA) : Aurlie Rocq, 02/650.25.88,
arocq@admin.ulb.ac.be.

Lorsque votre thse devient visible dans linterface de recherche de DI-fusion, un courriel vous est
envoy automatiquement, ainsi quaux membres du jury, au secrtariat du Recteur et au Dpartement
Enseignement.

Septembre 2015 Guide du dpt des thses dans DI-fusion 8

3 Personnes de contact
Si vous avez des questions concernant la procdure de soumission, vous pouvez contacter
ladministrateur de thses de votre Facult, Ecole ou Institut :

Facult de Lettres, Traduction et Communication

Sandie Delnoy - 02/650.21.32, Sandie.Delnoy@ulb.ac.be
Facult de Philosophie et Sciences Sociales
Catherine Frenay - 02/650.46.30, Catherine.Frenay@ulb.ac.be
Facult de Droit et de criminologie
Valrie Thomas - 02/650.22.63, Valerie.Thomas@ulb.ac.be
Solvay Brussels School of Economics and Management
Vronique Lebe - 02/650.46.97, veronique.lebe@ulb.ac.be
Facult des Sciences Psychologiques et de lducation
Fabienne Mordant - 02/650.66.93, fabienne.mordant@ulb.ac.be
Facult des Sciences
Hanan Amrani - 02/650.29.46, Hanan.Amrani@ulb.ac.be
Facult de Mdecine
Catherine Leclercq - 02/650.64.58, Catherine2.Leclercq@ulb.ac.be
Facult d'Architecture (La Cambre-Horta)
Valrie Peclow - 02/650.24.60, Valerie.Peclow@ulb.ac.be
Ecole polytechnique de Bruxelles
Lucyna Mudyn - 02/650.53.63, lmudyn@admin.ulb.ac.be
Ecole de Sant Publique
Catherine Buziaux - 02/650.40.88, Catherine.Buziaux@ulb.ac.be
Institut de Pharmacie
Franoise Leplat - 02/650.53.36, fleplat@ulb.ac.be
Institut des Sciences de la Motricit
Anne Moncousin - 02/ 555.33.58, anne.moncousin@ulb.ac.be

Si vous avez des questions dordre juridique, lies la Proprit intellectuelle, vous pouvez contacter
Fiona Demeur (Dpartement Recherche), Fiona.Demeur@ulb.ac.be

Si vous avez des questions lies lencodage, vous pouvez contacter Aurelie Rocq (Dpartement de
Support aux Activits Acadmiques) au 02/650.25.88 arocq@admin.ulb.ac.be

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