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Orientaes para eventos

por Site Secom publicado 31/01/2014 16h22, ltima modificao 29/01/2015 15h28

O planejamento de um evento exige uma anlise criteriosa do contexto em que est

inserido e todas as informaes so importantes para facilitar sua formatao e garantir

seu xito. Por envolver diversos parceiros, as decises devem ser compartilhadas e

aprovadas por todos, para que cada um possa desenvolver as atividades sob sua

responsabilidade.
Conhea os principais pontos a serem observados na preparao de um
evento:

1. PROJETO BSICO
Faa uma breve descrio do evento, considerando:

Data;
Horrio;
Local - Descrio do local de realizao do evento (auditrio, ginsio, estdio etc.);
Perfil do pblico e nmero de pessoas aguardadas;
Justificativa e objetivos - Qual a motivao da realizao do evento para o Pas, o Governo
Federal e o solicitante;
Transversalidades - rgos e parceiros envolvidos (Governo Federal, Estadual, Municipal,
sociedade civil etc.);
Contedo da comunicao - Pontos a se destacar, dados relevantes, selos e marcas etc.;
Oportunidades de comunicao relacionadas ao tema do evento;
Cronograma de execuo - Prazos para confirmao da ao, criao e envio de convites,
produo de materiais de comunicao visual e informativos, contratao de servios e
equipamentos, montagem e desmontagem etc.;
Lista de convidados e participantes;
Equipamentos e materiais audiovisuais.

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2. PROPOSTA DE ROTEIRO
Apresente uma proposta para a realizao do evento, destacando:

Previso de durao;
Autoridades convidadas;
Constituio da mesa/palco;
Pronunciamentos e discursos;
Assinaturas de atos, decretos, cartas de inteno, protocolos etc.;
Apresentaes audiovisuais (apresentaes, maquetes, vdeos etc.);
Apresentaes artsticas (msica, dana etc.)
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3. CONVITES
Aps definir com os envolvidos no evento o teor do convite, decida:

A lista de convidados;
A quantidade de convites a serem enviados;
O responsvel pelo contedo do texto;
O responsvel pela criao e produo dos convites;
A data para envio;
Se ser impresso ou eletrnico e a partir da definir como ser a distribuio: e-mail, remessa
ou entrega;
O responsvel pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmaes;
O responsvel pela impresso das listas de convidados para a recepo do evento;
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4. LOCAL DE REALIZAO

Visite o espao escolhido para o evento, solicite uma planta baixa ao administrador do

local e faa uma vistoria

verificando os seguintes pontos:


Nmero de pessoas que o espao comporta;
Condies de segurana, em conformidade com as exigncias dos rgos competentes;
Condies de acesso para portadores de necessidades especiais;
Estacionamento;
Toaletes;
Equipamentos de ar condicionado ou refrigerao;
Equipamentos e servios disponibilizados;
Sala reservada para autoridades;
Local reservado para a Imprensa e servios de apoio (copa, gravao, traduo etc.);
Interferncias visuais, tais como placas, pinturas, painis etc., que possam interferir no
ambiente do evento;
Possibilidades de disposio e instalao para as peas de ambientao e peas publicitrias,
considerando o fluxo do pblico.

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5. MONTAGEM DO PALCO
Defina com o grupo o formato e o responsvel pela contratao, montagem e
acompanhamento.
Dependendo do local e do formato do evento, podero ser utilizados palcos, palanques ou
tablados, que devem ser confeccionados e dispostos de acordo com o ambiente, levando em
considerao:
1. Nmero de pessoas que o utilizaro;
2. Equipamentos que estaro dispostos no espao;
3. Posicionamento das peas de ambientao e comunicao;
4. Condies de acesso, segurana e visibilidade.

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6. EQUIPAMENTOS E MATERIAIS AUDIOVISUAIS
A partir da definio dos recursos a serem utilizados no evento, relacione todos os

equipamentos e materiais

necessrios e defina com o grupo o responsvel pela contratao, montagem e

acompanhamento e testes.

Sonorizao: microfones, caixas de som, mesa de edio etc.;

Imagem: gravao, mesa de edio, DLink etc.;

Iluminao: cnica, servio etc.;

Registro: fotografia, filmagem, transmisso etc.;

Equipamentos: telo, projetor, computador, multimdia, aparelhos de DVD etc.;

Materiais audiovisuais: Filme, vdeo, slide, apresentao etc.

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7. DISTRIBUIO DE MATERIAL
O material criado para ser entregue ao pblico pode ser promocional ou informativo e deve

servir como apoio na transmisso da mensagem. A distribuio deve levar em

considerao o nmero de convidados e os locais de maior concentrao de pblico e no

atrapalhar o andamento do evento. Defina com o grupo quem ser responsvel pela

criao, aprovao, produo e distribuio dos materiais.

Importante:
Verifique com o responsvel se todos os cabos e ligaes necessrias esto disponveis e

teste todos os equipamentos de udio e vdeo antes do evento.

O material a ser exibido (BETA, XDCAM, DVD, CD, apresentaes etc.) deve ser testado

nos equipamentos que sero utilizados no evento.

Em eventos ao ar livre ou em espaos abertos preciso prever pontos de gua e toaletes

para o pblico.
Peas de comunicao visual que estiverem prximas ou atrs de pessoas em destaque

no evento devem receber ateno redobrada. A imagem mal colocada pode gerar uma

conotao inapropriada.

Nas peas de comunicao visual e ambientao utilize material fosco e evite cores claras,

para que as luzes no provoquem brilho excessivo, prejudicando o registro de imagens

feito pela imprensa.

https://www.secom.gov.br/atuacao/eventos/comunicacao-visual-do-evento